PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN CONTABLE

Transcripción

1 Página 1 de PROPÓSITO Servir de instrumento para la toma de decisiones relacionadas con el control y optimización de los recursos de la Entidad, en procura de una gestión pública eficiente y transparente a través de informes financieros consolidados, razonables y oportunos. 2. ALCANCE Inicia con el traslado de los registros presupuestales a contabilidad, hasta la elaboración de los estados contables. La gestión contable es una actividad que hace parte del Proceso Gestión Financiera y de los tributos. La gestión contable es una actividad que está bajo la responsabilidad de la Secretaría de Hacienda. Ver Estructura Organizacional. 3. RESPONSABLES Secretario de Hacienda Profesional Universitario Contratista (Contador) Auxiliar administrativo 4. GENERALIDADES 4.1. DEFINICIONES Activo: Cuentas representativas de los bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del ente público, los cuales espera que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal. Las cuentas que conforman esta clase son de naturaleza débito, excepto las relativas a las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones acumuladas que serán deducidas y presentadas de manera separada de las correspondientes Elaboró Revisó: Aprobó: Firma: Firma: Firma: Fecha: Fecha: Fecha:

2 Página 2 de 17 cuentas, así como sus ajustes por inflación, cuando sea pertinente, de acuerdo con las normas vigentes. Administración Pública: Función del estado que consiste en aplicar las leyes y cuidar los intereses y el bienestar público. Ahorro: Parte no gastada en consumo del ingreso disponible presente. Exceso de ingresos sobre el consumo, durante un periodo determinado. Ajustes: registros contables elaborados para que las cuentas revelen saldos razonables, hechos generalmente antes de la presentación de los estados e informes contables. Amortización: Reducción al valor en libros de una partida de activo fijo. Análisis Financiero: Conjunto de principios, procedimientos y técnicas utilizadas para transformar la información reflejada en los estados e informes contables, en información procesada para ser utilizada en la toma de decisiones económicas. Anticipo: Cantidad pagada o recibida por un bien que no ha sido entregado, o por un servicio no prestado. Balance General: Es un estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente. Bien: Artículos inventariados o activos de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción. Bienes de Beneficio y Uso Público: Activos destinados para el uso y goce de todos los habitantes del territorio nacional, que son de dominio y administración del ente público, tales como, carreteras, calles, plazas, caminos, puentes y demás obras públicas de servicio de utilización general.

3 Página 3 de 17 Bonos: Valor de los instrumentos emitidos y en circulación para financiar las operaciones del ente público, que no constituyen deuda pública de acuerdo con las normas vigentes, que deben de ser cancelados en efectivo o mediante la entrega de un número equivalente de acciones liberadas. Caja: Fondo en dinero, cheques y comprobantes de pago con tarjeta de crédito, en moneda nacional o extranjera de disponibilidad inmediata. Capital Fiscal: 1. De la Hacienda Pública. Representa los recursos destinados para la creación y desarrollo de la entidad contable pública, así como la acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio público incorporado y las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones de los activos de las entidades del gobierno general, que no estén asociados a la producción de bienes y la prestación de servicios individualizables. 2. Del Patrimonio Institucional. corresponde a los aportes otorgados para la creación y desarrollo de establecimientos públicos y demás entidades no societarias, y también la acumulación de los traslados de otras cuentas patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio público incorporado y las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones de los activos de las entidades del gobierno general, que no estén asociados a la producción de bienes y la prestación de servicios individualizables. Causación: Norma general de contabilidad pública por la cual el registro de ingresos o gastos debe hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan y no en el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquellos. Cierre de Ingresos Gastos y Costos: Cuenta que representa el resultado obtenido de las operaciones realizadas por el ente público. Comprobante: Documento utilizado como evidencia para el registro de una operación. Conciliación Bancaria: Comparación entre los datos informados por el banco de una cuenta corriente con la información contable correspondiente a la contabilidad de la empresa con explicación de las diferencias si las hubiere.

4 Página 4 de 17 Contabilidad Pública: Rama especializada de la contabilidad que permite desarrollar los diversos procesos de medición, información y control en la actividad económica de la administración pública. Contador Público: Persona natural, que mediante la inscripción que acredite su competencia profesional está facultada para dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminan sobre sus estados financieros y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general. Cuentas por Pagar: Son las obligaciones adquiridas por la entidad contable pública con terceros, relacionadas con sus operaciones en desarrollo de funciones de cometido estatal. Cuentas de Orden: Representan la estimación de hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la situación financiera del ente público, así como el valor de los bienes, derechos y obligaciones que requieren ser controlados por el ente público. Incluye igualmente, el valor originado en las diferencias presentadas entre la información contable y la utilizada para propósitos tributarios. Los hechos que puedan llegar a afectar la situación financiera del ente público deben reconocerse por el valor estimado, determinado mediante criterios técnicos, el cual es susceptible de actualizarse periódicamente. Por su parte, el reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones registrados para control administrativo, debe efectuarse por el valor en libros y actualizarse de acuerdo con las normas específicas aplicables a cada concepto. El reconocimiento de las diferencias entre la información contable y tributaria, debe efectuarse por el valor resultante de su comparación. Las cuentas de orden se revelan atendiendo su naturaleza en deudoras y acreedoras. Así mismo, teniendo en cuenta la posibilidad de ocurrencia de hechos que puedan llegar a afectar la situación financiera del ente público y la necesidad de contar con información detallada sobre aspectos administrativos, transacciones con terceros, así como la necesaria para conciliar la información contable y tributaria, en contingentes, de control y fiscales. Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada. Deuda Pública: Obligaciones contraídas por la nación y los entes territoriales de cualquier nivel, autorizados por las normas vigentes, que surgen como consecuencia de la realización de operaciones de financiación, tales como, la

5 Página 5 de 17 contratación de empréstitos, emisión, suscripción y colocación de bonos y títulos valores, y créditos adquiridos para proveerse de recursos líquidos, bienes y servicios, los cuales tienen un plazo definido para su pago. Deudores: Representan los derechos de cobro de la entidad contable pública originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Hacen parte de este concepto los derechos por la producción y comercialización de bienes y la prestación de servicios, los préstamos concedidos, los valores conexos a la liquidación de rentas por cobrar, los intereses, sanciones, multas y demás derechos por operaciones diferentes a los ingresos tributarios, entre otros. Depurar: Identificar y eliminar un error, falla de funcionamiento o falla en un programa. Limpiar un estado contable aquellas partidas que no están debidamente respaldadas o soportadas. Efectivo: Vocablo que asociado con cualquier transacción comercial implica la utilización de dinero.2. Dinero en caja o en bancos. 3. Cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata en caja, cuentas corrientes, de ahorro y en fondos, disponibles para el desarrollo de la función administrativa o cometido estatal del ente público. Así mismo incluye los recursos disponibles manejados por la Dirección General del Tesoro Nacional a través de la cuenta única nacional y, para el caso del banco central, las reservas internacionales. Estados Contables: Productos del proceso contable que en cumplimiento de sus fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujos de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y periodo determinado. Estado de la Actividad Financiera Económica y Social: Producto del proceso contable que refleja, en términos monetarios, el resultado de la actividad financiera, económica y social del ente público durante un intervalo de tiempo. Su configuración se establece mediante una tabulación formal de códigos numéricos y se estructura a partir de la presentación clasificada de los grupos y cuentas que conforman las clases de ingresos, gastos y costos del Catálogo General de Cuentas (CGC). Estado de Cambios en el Patrimonio: Es el estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del

6 Página 6 de 17 Patrimonio de la entidad contable pública, de un período determinado a otro. Excedentes Financieros: Recursos que representan la generación de riqueza por parte de una entidad como resultado del desarrollo de su cometido estatal, a partir de los recursos recibidos. Extracto Bancario: Estado de cuenta que los bancos comerciales suministran a cada depositante, en el cual se indica el saldo anterior, los movimientos durante el mes y el saldo final. Finanzas Publicas: Rama de la teoría económica que estudia los medios y efectos de las políticas financieras del gobierno. Ganancias: Ingresos menos costos y gastos. Gastos: Son flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptibles de reducir el patrimonio público durante el período contable, bien sea por disminución de activos o por aumento de pasivos, expresados en forma cuantitativa. Los gastos son requeridos para el desarrollo de la actividad ordinaria, e incluye los originados por situaciones de carácter extraordinario. Gastos de Administración: Corresponden a la porción de aquellos que razonablemente deben atribuirse a actividades como dirección, planeación y apoyo logístico de los entes públicos. 2. Cuentas representativas de los valores causados para el funcionamiento en desarrollo de actividades que sin tener relación directa con el cometido estatal del ente público, sirven de apoyo para el cumplimiento de la misión. Incluye los gastos de administración de los entes públicos que desarrollan actividades productivas y manejen costos. En este grupo deben registrarse además, los valores correspondientes a la disminución gradual de los activos diferidos, siempre que se trate de gastos de administración, con el propósito de reconocer y causar el gasto económico. Gastos de Operación: Corresponden a la porción de aquellos que razonablemente se atribuyen a las actividades básicas a través de las cuales se desarrolla el cometido estatal, siempre que no estén contemplados en las cuentas de costos de producción y ventas, por tratarse de la prestación de servicios colectivos.

7 Página 7 de 17 Otros Gastos: Comprenden los flujos de salida de recursos incurridos por la entidad contable pública, no considerados expresamente en las anteriores clasificaciones. Incluyen los costos de endeudamiento, los cuales corresponden a intereses, comisiones y otros conceptos originados en la obtención de financiación. Adicionalmente incluye los gastos por partidas extraordinarias. Haber: Parte de una cuenta en la cual se anotan los aumentos de las obligaciones, si ella es de pasivo o de patrimonio; los ingresos, ganancias o utilidades, si es de resultado y las disminuciones si es del activo. Iliquidez Falta de suficiente dinero en caja para asegurar las actividades económicas normales y el desarrollo anterior de los mismos. Impuestos: Tributo obligatorio que exige el estado u otra autoridad a los individuos y empresas que la ley señala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos, la provisión de bienes y servicios públicos. Informe: Documento que contiene las conclusiones obtenidas al examinar los aspectos financieros, económicos y sociales de un ente público. Ingresos: Son los flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, susceptibles de incrementar el patrimonio público durante el periodo contable, bien sea por aumento de activos o por disminución de pasivos, expresados en forma cuantitativa y que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria y los ingresos de carácter extraordinario. Ingresos fiscales: Corresponden a ingresos tributarios y no tributarios, aportes y cotizaciones, y rentas parafiscales. Otros Ingresos: Comprenden flujos de entrada de recursos generados por la entidad contable pública, no considerados expresamente en las anteriores clasificaciones. Incluye también los ingresos por partidas de carácter extraordinario. Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral: Comprenden las obligaciones originadas en la relación laboral en virtud de normas legales,

8 Página 8 de 17 convencionales o pactos colectivos, así como las derivadas de la afiliación al sistema de seguridad social integral. Obligaciones Financieras: Cuentas que representan el valor de los créditos contraídos por el ente público, como resultado de la obtención de recursos financieros provenientes de instituciones financieras públicas o privadas u otras entidades nacionales o extranjeras. Operaciones Reciprocas: Transacciones financieras que se realizan entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquier sea el orden o nivel al que pertenezca. Pasivo: Obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados, y adquiridas en desarrollo de su actividad financiera, económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se clasifica en corriente o circulante y en no corriente. Otros Pasivos: Corresponden a las obligaciones originadas en la actuación por cuenta de terceros, pasivos susceptibles de convertirse en ingresos a través del tiempo y obligaciones que adquiere la entidad contable pública en su calidad de garante. Pasivos Estimados: Cuentas representativas de obligaciones reales cuyos valores no han sido determinados exactamente por el ente público, con el fin de cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados y acreencias laborales no consolidadas. 2. Obligaciones de cuantía indeterminada originadas en hechos económicos y sociales, calculados sobre bases estadísticas o históricas, que deben reconocerse como costos y gastos percibidos o contingencias de pérdidas relacionadas con transacciones pasadas. Patrimonio: Comprende el valor de los recursos públicos representados en bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir las funciones de cometido estatal. Período Contable: Corresponde al tiempo máximo en que la entidad contable pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, y el patrimonio público bajo su control, efectuando las

9 Página 9 de 17 operaciones contables de ajustes y cierre. El período contable es el lapso transcurrido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre. No obstante, se podrán solicitar estados contables intermedios e informes y reportes contables, de acuerdo con las necesidades o requerimientos de las autoridades competentes, sin que esto signifique necesariamente la ejecución de un cierre. Propiedades, Planta y Equipo: Comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública, adquiridos o construidos para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal, que se utilizan para la producción y comercialización de bienes y la prestación servicios, la administración de la entidad contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones normales de utilización, exceda de un año. También incluye los bienes en uso permanente, recibidos sin contraprestación y donde no se ha formalizado la transferencia de la propiedad. Provisiones: Representa el valor de las estimaciones que debe efectuar el ente público para cubrir contingencias de pérdidas como resultado del riesgo de incobrabilidad, mercado o demérito del costo de los activos, así como las estimaciones para cubrir obligaciones, costos y gastos futuros no determinados o acreencias laborales no consolidadas, como consecuencia del proceso operacional o actividades permanentes que lleve a cabo. Recursos del Balance: Ingresos provenientes de la liquidación del ejercicio fiscal del año inmediatamente anterior. Incluye, entre otros, venta de activos, excedentes financieros y otros recursos del balance. Resultado del Ejercicio: Valor del excedente o déficit obtenido por el ente público, como resultado de las operaciones efectuadas durante la vigencia, en desarrollo de la función administrativa o cometido estatal. Saldo: Suma algebraica de la situación original de una cuenta y sus variaciones, positivas o negativas durante un periodo. Superávit: Incremento patrimonial obtenido por la entidad en desarrollo de sus operaciones ordinarias (Superávit ganado) o extraordinarias (Superávit de capital).

10 Página 10 de 17 Transferencias: Cuenta que representa los recursos recibidos por el ente público, sin el carácter de contraprestación en bienes y servicios, para financiar la inversión social y los servicios que les asigne la Ley. Valor Contable: Enfoque que exige que la valoración de los activos individuales se haga según los preciso que rigen ahora y no los costos de adquisición POLÍTICAS DE OPERACIÓN Este procedimiento se ejecutará bajo las normas de Contabilidad pública expedidas por la Contaduría General de la Nación. Los registros presupuestales deben registrarse inmediatamente en la contabilidad. Para el registro de pago de cualquier compromiso debe estar todo el compromiso soportado en documentos legales. 5. CONTENIDO N o. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Recepcionar, Identificar y registrar información. Recibe la documentación. 01 Identifica hechos o transacciones susceptibles de contabilizar. Solicita a todas las dependencias información sobre la ejecución de sus procesos, o actividades o información externa que reciban y que consideren que puede afectar la situación financiera de la entidad en el corto o largo plazo. Evalúa la información producida y recibida de las diferentes dependencias (Comités o procesos) a fin de identificar si la misma afecta la estructura financiera y económica y si es susceptible de contabilización o de expresión en las notas a los estados contables, como también garantizar la Universalidad de la Información Contable Pública, acorde con las Características Cualitativas de la información Contable del Municipio. Aplica a la información anterior, el principio de Reconocimiento, Auxiliar Administrativo Profesional Universitario. (Contratista Contador) Técnico Operativo. Contador

11 Página 11 de 17 N o. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE prudencia, revelación y esencia sobre forma Conceptual de la Contabilidad Pública. del Marco Clasificar, analizar y actualizar la información procesada. Realiza el análisis general de la información. Verifica el comportamiento de las variaciones de ingresos y gastos operacionales. Actualiza parámetros contables en los diferentes módulos del Sistema de Información Financiero Sistemas ARIES (Tesorería, presupuesto, nomina, contabilidad y almacen), en la cual se debe determinar la ubicación en el Plan de Cuentas (código de cuenta, naturaleza, con o sin tercero y centro de costos, con o sin afectación presupuestal, y el tipo de comprobante). Clasifica acorde con el Plan General de Contabilidad Pública y las normas contables, las diferentes transacciones que se generan en la dependencia de Contabilidad (comprobantes de contabilidad) y que no son producto de ningún otro proceso, (ajustes contables, patrimonio autónomo, traslados de costos, etc.). Determina y firma comprobantes de contabilidad. Registrar y ajustar (registro en libros y verificación de la información para su consistencia y confiabilidad). 1. Realiza la conciliación de cuentas bancarias Verifica e ingresa las notas débitos y créditos de los gastos e impuestos bancarios Genera el auxiliar de movimiento por cada cuenta bancaria Compara los registros del auxiliar con los movimientos del extracto bancario. Solicitar a tesorería el ingreso en el sistema de: los intereses, traslados, ingresos y embargos bancarios generados por las cuentas bancarias y las consignaciones. Diligenciar el formato de conciliación bancaria. Custodiar y archivar. 2. Ingresa facturas o documento equivalente al modulo de Órdenes de Pago Se recibe de las diferentes dependencias las facturas o documento equivalente, por adquisición de bienes y/o servicios. Para el Régimen Común: Revisar que cumplan con los Profesional Universitario Contador Contratista Profesional Universitario Contador Contratista Auxiliar administrativo (Cooperativa) Auxiliar administrativo

12 Página 12 de 17 N o. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE requisitos tributarios (Art 617 E.T). Para el Régimen Simplificado que cumpla con los requisitos. Copia de la Disponibilidad Presupuestal, Copia del registro presupuestal, Factura o cuenta de cobro según el régimen tributario, Copia del Rut, Solicitud de orden de pago por el ordenador del gasto. Acta de actividades firmada por el Interventor Pago de estampillas. Copia del contrato, en caso de prestación de servicios anexar pago de seguridad social, si es compra de bienes anexar formato de compras y bienes. Copia de la póliza de seguro cuando se requiera. En caso de no cumplir con estas disposiciones, se devolverá al responsable de la solicitud del bien o servicio. Codifica, liquida impuestos, ingresa al módulo de Órdenes de Pago, revisar contabilidad vs presupuesto. Aprueba las órdenes de pago, genera remisión y realiza el envío a tesorería en forma virtual. Relaciona en el libro las órdenes de pago y entregar a la dependencia de tesorería para su respectivo pago. Ingresa la depreciación y amortización. 3. Realizar comprobantes de ajuste. Se hacen mensualmente comprobantes de ajustes de: Deficiencias generadas por el sistema, y por las deficiencias arrojadas en el chequeo de autocontroles Elaborar y presentar estados contables y demás informes Generar Información Tributaria Declaración de Retención en la Genera el informe de retención mensual y compararlo con los saldos del balance, se analizan diferencias, se ajustan dado el caso se diligencia en el portal de la DIAN, se registra por ajustes contables y se pasa a tesorería con la declaración definitiva y 3 copias del recibo de pago en Bancos, se saca fotocopia del recibo de pago con el sello del banco, se archiva con los soportes y se custodia por dos años, luego se pasan al archivo central. Profesional Universitario Contador Contratista Auxiliar administrativo Director de Rentas

13 Página 13 de 17 N o. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Declaración de medios magnéticos: Se elaboran de acuerdo a las resoluciones vigentes emitidas por la DIAN, se preparan todos los anexos de acuerdo a la norma tributaria, se diligencia archivo plano en Excel, se diligencia en el portal de la DIAN, se guarda en medio magnético, se imprimen soportes, se archivan con todos los anexos suministrados por las dependencias involucradas y se custodian por dos años, luego se pasan para el archivo Central. 2. Generar presentar informes contables Informe de Saldos y Movimientos CGN : Diligenciar formato en Excel y aplicar todo el procedimiento expedido por la Contaduría General de la Nación para Registrar, Validar la Información por el Administrador del CHIP Central, imprimir soportes, archivar y custodiar por dos años, luego se pasa al archivo central. Informe de Operaciones Recíprocas CGN Generar balance por tercero de las cuentas por cobrar, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio. Se identifican y separan todas las entidades oficiales, se Diligencia formato en Excel y aplica todo el procedimiento expedido por la Contaduría General de la Nación para Registrar, Validar la Información por el Administrador del CHIP Central, imprimir soportes, archivar y custodiar por dos años, luego se pasa al archivo central. Elaborar Notas de los estados financieros CGN NE y CGN NG: Analizar cada una de las cifras del Balance, solicita soportes y/o explicación a las dependencias correspondientes sobre el resultado o registros o hallazgos de los saldos de las cuentas contables. Diligenciar formato en Excel y aplicar todo el procedimiento expedido por la Contaduría General de la Nación para Registrar, Validar la Información por el Administrador del CHIP Central, imprimir soportes, archivar y custodiar por dos años, luego se pasa al archivo central. Contador(a) Genera Trimestralmente los libros oficiales de contabilidad y/o conserva en medio fisico (Libro diario y Libro mayor), numerados consecutivamente de acuerdo a la resolución

14 Página 14 de 17 N o. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE emitida por el señor Alcalde Municipal donde se da apertura a los libros oficiales Imprime si es del caso, empastar, archivar y custodiar por dos años después pasar al archivo central, en cumplimiento de la Norma Técnica relativa a los Libros de Contabilidad (Resolución 222 de 2006). Declaración de morosos del estado CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL Con base en la información suministrada por la dependencia Dirección de Rentas se compara con los saldos contables, se realizan los ajustes del caso. Diligenciar formato en Excel y aplicar todo el procedimiento expedido por la Contaduría General de la Nación para Registrar, Validar la Información por el Administrador del CHIP Central, imprimir soportes, luego se pasa al archivo central. Se presenta semestralmente de acuerdo a la norma emitida por la contaduría. Formato Externo 3. Informes administrativos Imprime estados financieros para los Entes de Control y entidades bancarias. Analizar interpretar y comunicar la información contable. 05 Controla y revisa que todos los bienes, derechos y obligaciones se registren en forma individual Revisa que la información contable esté respaldada en documentos idóneos en todas las dependencias que custodian la misma, a fin de que la información financiera sea susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria Genera los libros Oficiales y auxiliares, compara con los estados contables para garantizar que las cifras reveladas en los mismos sean iguales Hace chequeo de autocontroles Contables y su relación con las demás dependencias (ver anexo: autocontroles). Implementar manuales que describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables y tributarias, con responsables y compromisos. Hace chequeo de autocontroles Contables y su relación con las demás dependencias (ver anexo: autocontroles). Implementa manuales que describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables y tributarias, con Profesional Universitario Contador

15 Página 15 de 17 N o. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE responsables y compromisos. Actualización del Marco Normativo. Hace revisión aleatoria de las actividades anteriormente descritas en este proceso. Revisa periódicamente la pagina Web de la Contaduría y la DIAN para garantiza el cumplimiento de las normas técnicas y los procedimientos de Contabilidad y la aplicación de normas tributarias Comunicar la nueva norma para que se actualice el normograma de la Entidad y el Proceso de Ejecución Contable, según el procedimiento de Control de Documentos. Asesorarse de funcionarios de la Contaduría, la DIAN para que indiquen sobre el debido cumplimiento de la Entidad de las normas expedidas. Organiza, mantiene y actualiza un sistema de información normativa y procedimental, y dirige el diseño y desarrollo de los flujos de información que lo alimenten, para que sirva de apoyo a la gestión financiera y contable. Identificación de procesos, actividades y tareas clave. Elabora el Mapa de Riesgos. Autoevalúa el estado de los indicadores. Autoevalúa la efectividad de los controles. Registra y revela oportunamente la información contable. Presenta informe de Gestión Contable y financiero para empalme en caso de que el Alcalde o el Contador se retiren de la Entidad con el propósito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable. Revisa y analiza la eficiencia, eficacia y economía en el procesamiento y generación de la información financiera, económica y social a través del sistema ARIES, y revisar que la integridad del sistema opere correctamente, hacer requerimientos al proveedor del Sistema de Información, seguimiento de los mismos y apoyar a las demás dependencias en sus requerimientos y solución de los mismos. Analizar y evaluar los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte en todas las dependencias que custodian información contable, e implementar controles tendientes a minimizar el riesgo de inoportunidad especialmente en los documentos que nos suministran clientes y proveedores externos (extractos bancarios, facturas o cuentas de cobro de proveedores y contratistas, informes patrimonios autónomos y admón. de cesantías)

16 Página 16 de 17 N o. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Gestionar y coordinar con todas las dependencias que proveen de información a Contabilidad, el cierre mensual y anual de todos los módulos del sistema de información sistema ARIES a fin de garantizar un cierre integral, una adecuada aplicación de todas las normas y la obtención de información contable, razonable y oportuna. Coordinar la elaboración y presentación de los estados contables para que la información producida revele en forma confiable la realidad financiera, económica y social del Municipio. 06 Retroalimentar el proceso Identificar y analizar las acciones de mejoras a los documentos del sistema de gestión de calidad de acuerdo a los términos establecidos en el calendario de obligaciones legales. Profesional Universitario 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Resolución 222 de Manual de procedimientos Contaduría General de la Nación Guía para la elaboración de formulación CHIP Guía para elaboración de formulación BDME. 7. REGISTROS Comprobante de Movimiento. Comprobante de egreso. Conciliación Bancaria. Comprobante de Contabilidad. Relación de órdenes de pago libro de consecutivos. Declaración de Retención en la fuente. Informe de saldos y movimientos CGN Operaciones Recíprocas CGN Formato CGN NE. Libros Contables.

17 Página 17 de 17 Declaración de Morosos CGN2009_BDME_REPORTE_SEMESTRAL Informes Financieros. Listado de Autocontroles. Informes de Gestión. 8. NOTAS DE CAMBIO BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FECHA aaaa-mm-dd No aplica para la primera versión ANEXOS