Manual de Funcionamiento y consulta del Sistema de Información de Administración de Documentos (SIAD)

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1 H. Congreso del Estado de Guanajuato El Sistema (SIAD) cuenta con el Registro ante el INDAUTOR # Manual de Funcionamiento y consulta del Sistema de Información de Administración de Documentos (SIAD) Dirección de Tecnologías de la Información y Unidad del Diario de los Debates y Archivo General

2 2 Sistema Informático de Administración de Documentos CONCEPTO El Sistema de Información de Administración de Documentos (SIAD) es un Sistema capaz de planear, dirigir y controlar la generación, circulación, organización, conservación, uso, clasificación, transferencia y destino de los documentos de archivo, con el propósito de lograr eficiencia en su manejo; es una herramienta tecnológica que facilitará a los Responsables de los Archivos Generales del Estado de Guanajuato la elaboración de los instrumentos de consulta y control archivístico, tales como el Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental e Inventarios documentales. El SIAD describe la estructura de un archivo atendiendo a la organización, atribuciones y actividades de cada sujeto obligado, y tiene como principales funciones el de proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o entidad, facilitar su localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo documental y facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo, para cumplir con las anteriores funciones el Sistema Informático cuenta con tres conceptos archivísticos de suma importancias, como son: Fondo, Sección y Serie, de la misma manera y con la intención de cumplir cabalmente con la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, el Sistema cuenta además con un registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información en reservada, confidencial o pública y el destino, así como el tipo de archivo en donde se encuentra el documento. De esta manera y con la implementación del Sistema Informático de Administración de Documento en los entes públicos del Estado que lo soliciten, el Congreso del Estado de Guanajuato contribuye a una mejor organización, clasificación, conservación, transferencias de los documentos que circulan en las instituciones públicas. FINALIDAD Este Sistema de Información de Administración de Documentos (SIAD), tiene la finalidad de ser una herramienta para el cumplimiento de las disposiciones establecidas en materia Archivística por la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato, y demás disposiciones aplicables en la materia, permitiendo a los sujetos obligados llevar a cabo una fácil localización, consulta y reproducción de los documentos. El SIAD contribuirá a alcanzar los objetivos establecidos en: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política para el Estado de Guanajuato. Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato. CARACTERÍSTICAS Este Sistema de Información fue creado en Microsoft Access, con las siguientes características:

3 Sistema Informático de Administración de Documentos 3 Objetos propios de Microsoft Access como Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Referencia externa al objeto Microsoft Scripting Runtime. El Lenguaje de Programación utilizado es Visual Basic For Applications. El Sistema está divido en dos archivos de Microsoft Access: el primero contiene el Sistema con los objetos y los códigos para su funcionamiento; y el segundo las tablas para el registro de los documentos. REQUERIMIENTOS Procesador a 1.5 GHz 512Mb. en RAM. 4Mb. De espacio en disco duro al momento de su instalación. Sistema Operativo Windows XP Home, superior o Windows Vista. Microsoft Office Access DESCRIPCIÓN El SIAD consta de 3 secciones principalmente: Captura de Documentos, en la que se captura la información sintetizada del documento, se pueden realizar búsquedas de algún documento previamente guardado, impresión de reportes, adjuntar archivos digitalizados, etc. Ubicación de Base de Datos, permite especificar la ruta donde se encuentra ubicada la base de datos que se utilizará para almacenar la síntesis de los documentos y los archivos digitalizados. Administración de usuarios, sección al que solo puede acceder el administrador y donde se administra a los usuarios del SIAD. Cómo instalar el SIAD? El primer paso en el SIAD, es su instalación, para ello deberá insertar el CD de instalación del SIAD en el lector de CD, esperar un momento ya que automáticamente se ejecuta el software de instalación. Si el software de instalación no se ejecuta, deberá hacerlo usted mismo. Para poder ejecutar la instalación usted, deberá abrir el Windows Explorer, ir a tu unidad de CD. Una vez que te despliegue la lista de archivos con los que cuenta el CD, ubique el archivo llamado SistemaDeInformacionDeAdministracionDeDocumentosSetup.EXE y ejecútelo dando doble clic sobre él, éste es el archivo de instalación del SIAD. Al principio aparecerá una pequeña ventana, como se muestra en la Ventana Núm. 1. Esto significa que ya está en ejecución la instalación del SIAD, solamente se debe esperar un momento. Ventana Núm. 1 A continuación aparece la ventana de bienvenida, si desea instalar el SIAD, haga clic en Siguiente.

4 4 Sistema Informático de Administración de Documentos Ventana Núm. 2 Si el usuario desistiera en cualquier momento, de instalar el SIAD, sólo debe hacer clic en Cancelar, aparecerá una pequeña ventana como la Ventana siguiente. Si deseas continuar con la instalación haz clic en Resumir, si deseas cancelar la instalación haz clic en Salir de Configuración. Ventana Núm. 3 La siguiente pantalla de la instalación del SIAD, es para ubicar donde deseas que se instale el SIAD. Por default lo instala en la unidad C: en la carpeta SIAD. Ver Ventana Núm. 4:

5 Sistema Informático de Administración de Documentos 5 Ventana Núm. 4 Si deseas cambiar de unidad o carpeta de instalación haz clic en el botón de Visualizar en el que podrás seleccionar otra ubicación para el SIAD. Nosotros recomendamos que esa sea la carpeta y unidad de destino del SIAD. NOTA: La ruta que indiques para la instalación del SIAD deberás recordarla pues se utilizará en la ejecución del SIAD por primera vez. Casi para terminar aparece la última ventana de los ajustes de la instalación en la que nos indica si realmente estás listo para instalar el SIAD.

6 6 Sistema Informático de Administración de Documentos Ventana Núm. 5 Si deseas hacer algún cambio de último momento como podría ser cambiar de carpeta, haz clic en Retroceder y realiza los ajustes deseados. La siguiente ventana nos indica el proceso de instalación, su ejecución y monitoreo. Este proceso en el caso del SIAD es muy rápido. Ventana Núm. 6

7 Sistema Informático de Administración de Documentos 7 La última ventana. Cuando aparezca esta ventana significa que ya está instalado en tu computadora el SIAD. Lo único que debes hacer será hacer clic en Finalizar y así el SIAD se encuentra listo para ser ejecutado. Ventana Núm. 7 Cómo desinstalo el SIAD? Para poder desinstalar el SIAD sin ningún problema, puedes ir a la ruta donde fue instalado y ejecutar el archivo llamado UNWISE.EXE, o puedes ir al panel de control y ejecutar Agregar o quitar programas, ver imágenes siguientes. Ventana Núm. 8

8 8 Sistema Informático de Administración de Documentos Ventana Núm. 9 Una vez que se halla ejecutado Agregar o quitar programas, aparecerá una ventana parecida a esta. Busca el programa que diga Sistema de Información de Administración de Documentos haz clic sobre y después haz clic en el botón que dice Cambiar o quitar. Ventana No. 10

9 Sistema Informático de Administración de Documentos 9 Aparecerá la ventana de desinstalación, sólo debes dar clic en Siguiente y en Terminar de la siguiente ventana, y el SIAD se desinstalará automáticamente. Ventana Núm. 11 Ventana Núm. 12

10 10 Sistema Informático de Administración de Documentos Qué se instaló en mi computadora? El instalador del SIAD debió haber creado la ruta que le asignaste en el momento de su instalación, por default la ruta de instalación es C:\SIAD. ATENCIÓN: Es impredecible tener en consideración que manipular estos documentos puede ocasionar el mal funcionamiento del Sistema SIAD. Siga las indicaciones siguientes y sólo lo que se diga en este manual y no tendrá ningún problema. La instalación debió haber colocado los siguientes archivos: INSTALL.LOG, este archivo indica lo que realizo al momento de la instalación. Es información útil en el momento de la desinstalación del SIAD. Recomendamos no modificarlo. SIAD.accde, este es el Sistema que contiene los códigos, comandos y el funcionamiento del SIAD. Este es el Sistema ejecutable. SIAD_DB.mdb, esta es la base de datos donde se registraran los documentos en versión Microsoft Access SIAD_DB.accdb, esta es la base de datos donde se registraran los documentos en versión Microsoft Access UNWISE.EXE, ejecutable que desinstala el SIAD. UNWISE.INI, es un archivo de configuración utilizado por Windows para su registro y optimo funcionamiento. Recomendamos no modificarlo. Cómo ejecutó el SIAD? El instalador del SIAD crea un acceso directo en el Escritorio al cual lo identificaras con el siguiente icono y el texto SIAD. También genera en el menú de Inicio -> Programas la carpeta llamada SIAD y dentro esta el acceso al Sistema llamado SIAD. Ver imagen siguiente.

11 Sistema Informático de Administración de Documentos 11 Ventana Núm. 13 Con cualquiera de estas dos opciones podrás accesar al SIAD. Primera ejecución. La primera ejecución del SIAD es muy importante. La primera vez que el SIAD se ejecuta automáticamente detecta que no está ligado a alguna base de datos y nos pide le indiquemos una ruta válida para poder conectarse a una base de datos, es por eso que la primera vez mostrará la ventana de dialogo Ubicación la Base de Datos para que el SIAD pueda comenzar a funcionar. Ver imagen siguiente.

12 12 Sistema Informático de Administración de Documentos Ventana Núm. 14 El SIAD, tiene por su capacidad la base de datos externa, de ser un Sistema tanto mono-usuario o multi-usuario. Si deseas que el SIAD se comporte como un Sistema multiusuario, lo que tienes que hacer es copiar la base de datos en un servidor, compartir la carpeta, dar los permisos a los usuarios que podrán acceder a la base de datos y configurar la seguridad. Todo esto dependiendo de tu infraestructura. La finalidad de este manual no es indicar como compartir carpetas o de cómo asignar los permisos de los usuarios a las carpetas o la seguridad de una red, por lo que no se tocarán esos temas. El archivo que debes copiar de base de datos se indica en la sección Qué se instaló en mi computadora? El archivo que debes copiar es cualquiera de base de datos, nosotros recomendamos que sea el SIAD_DB.accdb, por soportar mayor capacidades. La ruta de donde deberás copiar este archivo es la ruta que le asignó en el momento de su instalación por default es C:\SIAD. Si deseas que SIAD sea un Sistema mono-usuario lo único que debes hacer es dejar el Sistema como está. Una vez que hayas copiado la base de datos en el servidor o deseas que el Sistema sea mono-usuario, debes indica mediante la ventana de dialogo Ubicación base de datos, donde se encuentra ubicada la base de datos del SIAD a la que te deseas conectar. Y después que hayas copiado la base de datos del SIAD en el servidor, mediante la ventana de dialogo para Ubicación Base de Datos, debes indicarle al SIAD dónde se

13 Sistema Informático de Administración de Documentos 13 encuentra el servidor y la base de datos. Al momento de instalar el SIAD en otra computadora ya no debes copiar la base de datos, lo único que debes hacer es indicar la ruta del servidor y la ruta de la carpeta donde está la base de datos y así sucesivamente con las computadoras que necesites se conecten al SIAD. Cómo capturar en el SIAD? La sección principal del SIAD es la captura de los documentos. Para ingresar a esta sección debes hacer clic en el botón que dice Captura de Documentos en al menú principal. En la imagen siguiente se puede ver el menú principal con todas las opciones. Ventana Núm. 15 La imagen siguiente muestra la forma de la captura de los documentos. Alguno de los datos a llenar son: Fondo. Poder Legislativo Subfondo. Congreso del Estado. Sección. Área de Adscripción del Congreso del Estado. Serie. Nombre del archivo para una clasificación especifica. Tipo de archivo. Puede ser de Concentración, Histórico o Tramite. Legislatura. Legislatura actual. Clave de Clasificación Archivística. Número de folio de la Serie. Éste se pone automáticamente dependiendo de la última entrada que se le dio al folio, ver el apartado Cómo configurar los folios de las series? Relación de diputados. Diputado relacionado con el documento. Valores documentales. Puede ser Primario o Secundario. Fecha Presentación. Es la fecha en que se presento él documento.

14 14 Sistema Informático de Administración de Documentos Lugar. Lugar en el que se expidió él documento. Comisión. Comisión relacionada con él documento. Estatus. Puede ser Concluido o en Trámite. UAIP (Unidad de Acceso a la Información Pública). Puede ser Confidencial, Pública o Reservada. Vigencia Documental. Es el tiempo que el Área de Adscripción determina que expira su vigencia. Plazos de Conservación. Es el tiempo en que el Archivo General determina que expira su vigencia. Elegir la fuente del documentos de entre: o o o o o o o o o o Ejecutivo. Poder Judicial. Diputado. Diputados (Varios). Origen CU. Funcionario. Funcionarios. Ayuntamiento. Ayuntamientos (Varios). Particular. Síntesis. Breve síntesis del contenido del documento. Fecha Respuesta. Fecha en la que se dio respuesta al documento. Fecha Decreto. Fecha en la que se expidió el decreto. Periódico Oficial. Descripción del periódico oficial. Fecha Publicación. Fecha de la publicación del documento en el periódico oficial. Resumen de respuesta. Un breve resumen de la respuesta que se le dio al documento. Resumen Acuerdo. Breve resumen del acuerdo. Resumen Decreto. Breve resumen del decreto.

15 Sistema Informático de Administración de Documentos 15 Ventana Núm. 16 Para qué es la serie de opciones en la captura de los documentos? Descripción de todos los botones de izquierda a derecha: 1º Sirve para ir a la ventana de búsqueda en la que prácticamente se pueden hacer búsquedas de los documentos capturados por todos los campos. 2º Para ver el reporte en prevista de todos los documentos. 3º Elimina el registro seleccionado en la ventana de captura de documentos. 4º Muestra el reporte en prevista de únicamente el documento seleccionado en la ventana de captura de documentos. 5º Agrega un documento al registro para que se pueda consultar posteriormente por cualquier usuario del Sistema. Ventana Núm. 17 Esta parte nos ayuda a encontrar de forma fácil y rápida los documentos, lo único que debemos escribir es parte de la Clave de clasificación Archivística y presionar la tecla Enter.

16 16 Sistema Informático de Administración de Documentos Ventana Núm. 18 Sin Archivos Ventana Núm. 19 Con Archivos Sólo nos falta explicar la imagen de arriba. En este pequeño recuadro nos mostrará los documentos que han sido anexados al documento, como podrían ser Archivos de Imágenes de todo tipo, archivos de Microsoft Word, Microsoft Excel, Archivos en formato PDF y demás. Para poder ver los documentos anexados lo único que debemos hacer es hacer doble clic sobre el nombre del documento y esperar un momento a que se abra el archivo. El archivo se abre con el software asociado a ese tipo de archivo. Cómo buscar un documento? En esta sección podremos buscar y localizar los documentos ya registrados por prácticamente cualquier campo de la base de datos.

17 Sistema Informático de Administración de Documentos 17 Ventana Núm. 20 Sobre cada campo se escribe el texto a buscar, se pueden agregar textos en varios campos para realizar una búsqueda más precisa, mientras más precisa, el resultado será menor y podremos encontrar la información deseada de forma rápida. Por último sólo debemos hacer clic en el botón Buscar para que se realizar el filtrado de los registros. En la imagen siguiente se puede ver un ejemplo en el que se filtró en Sección por Dirección General de Administración y en Serie por Bancos, y el resultado de ese filtro fue de un registro.

18 18 Sistema Informático de Administración de Documentos Ventana Núm. 21 Para poder ver el documento una vez que se ha filtrado en esta ventana, debemos hacer doble clic en el campo Fondo de la sub forma Archivo Búsqueda y nos llevará a la ventana de la captura de documentos en el que podremos ver su contenido del registro que seleccionamos.

19 Sistema Informático de Administración de Documentos 19 Ventana Núm. 22 En la imagen anterior podemos ver la sub forma, esta es la encargada de mostrar los resultados de los filtros realizados. Ver reporte por filtros Este botón es el que se utiliza para poder ver las previstas de los reportes que fueron filtrados en la ventana de Búsqueda. Uso de las fechas al momento de filtrar: Cuando deseamos filtrar por alguna fecha en particular utilizamos la sección de la imagen de arriba que se encuentra en la ventana de Búsqueda. Se puede filtrar los documentos capturados entre un rango de fechas, iniciando con la Fecha DESDE y terminando el rango con la Fecha HASTA. Si ambas fechas son iguales el SIAD lo entiende así y no utiliza el rango de fechas, simplemente utiliza una de ambas fecha. Las fechas que aparecen del lado derecho, son las distintas fechas con las que cuenta el SIAD. Para seleccionar la fecha que deseemos filtrar lo único que debemos hacer es marcar su caja de chequeo y el SIAD interpreta que el rango de fechas se va a aplicar a las fechas que se encuentren marcadas en su caja de chequeo.

20 20 Sistema Informático de Administración de Documentos Cómo conectarme a otra base de datos? Para conectarse a otra base de datos, lo único que se debe hacer es hacer clic en el botón Ubicación de base de datos que se encuentra en el menú principal. Aparecerá la ventana de dialogo Ubicar Base de Datos en la que tendremos que buscar la base de datos a la que deseamos se conecte el SIAD, seleccionarla y oprimir el botón Abrir del cuadro de diálogo. La imagen de abajo muestra el cuadro de diálogo Ubicar Base de Datos. Un ejemplo del uso de esta sección podría ser: si tuviéramos que cambiar de servidor a uno con mayores recursos pues el que tenemos se estaba quedando sin espacio y movemos la base de datos del SIAD y los archivos digitalizados de los documentos al nuevo servidor. Con esta opción podremos conectar nuestro SIAD a la base de datos ubicada en el nuevo servidor sin problemas seguir operando óptimamente. Ventana Núm. 23 Cómo administrar usuarios? El SIAD tiene un Sistema de administración de usuarios muy sencillo.

21 Sistema Informático de Administración de Documentos 21 Ventana Núm. 24 Comenzaremos explicando que el SIAD puede iniciar sesión: Utilizando el Active Directory. Utilizando una ventana de inicio de sesión. El SIAD es capaz de detectar si usted cuenta con el Active Directory, de ser así checa que usuario ha iniciado sesión en el Sistema operativo y si ese usuario se encuentra dentro de los usuarios registrados en el SIAD podrá acceder, de lo contrario le negará el acceso cerrándose automáticamente. Si no contaras con el Active Directory, se iniciará automáticamente la forma de inicio de sesión. La forma de cómo se iniciara sesión, es muy importante para dar de alta a los usuarios, ya que de esto dependen los datos del usuario con los que se alimentaran al SIAD. La siguiente imagen muestra la ventana de Inicio de Sesión que aparecerá si contamos con el Active Directory.

22 22 Sistema Informático de Administración de Documentos Ventana Núm. 25 Los valores que hay que dar de alta son: Identificador de Usuario. Es automático. Nombre. Nombre del usuario. Si cuentas con el Active Directory, en este campo debes poner el nombre usuario registrado en el Active Directory. Área. Es el área a la que el usuario sólo puede acceder. Estas áreas son realmente los datos capturados en el campo Sección en la sección de la captura de documentos. El usuario administrador, se identifica por tener un asterisco como área (*). Esto le indica al Sistema que ese usuario puede ver todos los registros. El área puede ser seleccionada del combo el cual obtiene sus valores dependiendo de las Secciones registradas en el Sistema. Sólo Consulta. Le indica al SIAD que el usuario solo podrá consultar el Sistema. Eso imposibilita al usuario de: agregar documentos o modificar los existentes, agregar archivos digitalizados, eliminar registros de documentos, etc. Usuario*. Alias o nombre corto del nombre del usuario para que combinado con el password pueda acceder al SIAD. Password*. Contraseña que sólo debe saber el Usuario y al ser combinada con el alias del usuario podrá acceder al SIAD. Confirmación de Password*. Sirve para verificar que el usuario escribió correctamente el campo Password, de no haberlo escrito correctamente lo indicará con un mensaje y hasta que escriba correctamente ambos Passwords se podrá dar alta. *. Son los campos necesarios para que funcione el SIAD en caso de no contar con el Active Directory.

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