SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA MINISTERIO DE TRABAJO Dirección de Gestión y Reforma Jose David Arzabe Armijo 1

2 Diseño organizacional DEFINICIÓN Es un proceso que permite ajustar la estructura sobre la base del análisis organizacional. Jose David Arzabe Armijo 2

3 Etapas del diseño organizacional Identificar y evaluar las necesidades de servicio, de los usuarios internos y externos de la entidad. Identificar los servicios que debe prestar la entidad para satisfacer estas necesidades. Diseñar los procesos para la producción de los servicios requeridos. Establecer resultados e indicadores; propuestas de ajustes ó soluciones a problemas detectados. Jose David Arzabe Armijo 3

4 Etapas del diseño organizacional Identificar y conformar áreas y unidades que llevarán a cabo las operaciones necesarias, especificando su ámbito de competencia. Determinar el tipo y grado de autoridad de las unidades y su ubicación en los niveles jerárquicos. Definir los canales y medios de comunicación dentro de la estructura. Determinar las instancias de coordinación interna. Jose David Arzabe Armijo 4

5 Definir los tipos e instancias de relación interinstitucional. Elaborar: Etapas del diseño organizacional Manual de Objetivos y Políticas Manual de Organización y Funciones, Manual de Procesos. Jose David Arzabe Armijo 5

6 ORGANIGRAMA FUNCIONAL MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA ASISTENTE SUBORDINADO 1 SUBORDINADO 2 SUBORDINADO 3 Jose David Arzabe Armijo 6

7 Diseño de los procesos, resultados e indicadores Se identificarán y establecerán los procesos por los cuales se generan los servicios que satisfacen las necesidades de los usuarios. El diseño de los procesos será formalizado en el Manual de Procedimientos. Jose David Arzabe Armijo 7

8 Diseño de los procesos, resultados e indicadores Se procederá al diseño de los procesos en forma general o de las actividades, de acuerdo con los requerimientos de la entidad: Los procesos descritos en forma general, seguirán las etapas determinadas en el Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa. Jose David Arzabe Armijo 8

9 Diseño de los procesos, resultados e indicadores Los procesos seleccionados para ser descritos hasta el nivel de procedimientos, seguirán al menos, las siguientes etapas: Definición del objetivo del proceso. Ordenamiento lógico y secuencial de tareas necesarias, como también su descripción. Identificación de los insumos que requieren los procedimientos y sus especificaciones. Identificación de la unidad responsable de la ejecución de cada tarea, o del cargo respectivo. Jose David Arzabe Armijo 9

10 Diseño de los procesos, resultados e indicadores Descripción de los registros, formularios u otros impresos a utilizar. Identificación de los resultados verificables. Definición de periodos de seguimiento y ajustes. Jose David Arzabe Armijo 10

11 Identificación y conformación de áreas y unidades organizacionales Una vez definidos los usuarios, los servicios y los procesos de la entidad, se identificarán y conformarán sobre la base de estos, las unidades organizacionales, las que tendrán objetivos organizacionales específicos. Posteriormente, se conformarán las áreas agrupando unidades que requieren estar relacionadas entre sí, y se determinará su ámbito de competencia. Jose David Arzabe Armijo 11

12 Formalización del diseño organizacional El diseño organizacional se formalizará en los siguientes documentos: Manual de Organización y Funciones Manual de Procedimientos. Jose David Arzabe Armijo 12

13 Manual de Organización y Funciones QUE INCLUIRÁ: Las disposiciones legales que regulan la estructura. Los objetivos institucionales. El organigrama. La disposición legal interna de aprobación. Jose David Arzabe Armijo 13

14 Manual de Funciones para las unidades de nivel superior: Los objetivos El nivel jerárquico y relaciones de dependencia. Las funciones. Las relaciones de coordinación interna y externa. Jose David Arzabe Armijo 14

15 Manual de Funciones para las otras unidades Los objetivos. La relación de dependencia. Las funciones Jose David Arzabe Armijo 15

16 Manual de Procedimientos Denominación del proceso. Objetivo del proceso. Normas de operación. Descripción del proceso y sus procedimientos debidamente detallados. Diagramas de flujo. Formularios y otras formas utilizadas. Fecha de vigencia. Ámbito de aplicación. Jose David Arzabe Armijo 16

17 Diagrama de Flujo Es una representación gráfica de los pasos en un proceso. Util para determinar como funciona. Sirve para examinar los diferentes pasos. Ayuda a descubrir causas de problemas, cuellos de botella, pasos innecesarios, circulos de duplicación para lograr mejoras. Jose David Arzabe Armijo 17

18 Símbolos de los diagramas de flujo Una etapa o tarea del proceso. Punto de verificación o decisión. Punto de almacenamiento. Formulario o documento. Inicio o fin del proceso. Cola o punto de espera Jose David Arzabe Armijo 18

19 PROCEDIMIENTO PARA CAJA CHICA Unidad Solicitante Jefe Unidad Administrativa Responsable de Compras Contrataciones Encargado de Almacenes Responsable de Fondo Fijo de Caja Chica Inicio Registra la Solicitud y remite El formulario B Solicitud del Form. Solicitud De Mat.y/o Compras Con Fondo Fijo De Caja Chica Formulario Solicitud de Mat. y/o Comp. Recepción del Form. y Selección del proveedor Llenado del Formulario y Remisión del mismo Existencia Del Material SI Entrega de Material previa Firma del Form. De Almacen Movimiento de Form. Solicitud De Mat. Y/o Comp. Formulario Solicitud de Mat. y/o Comp. A Material Requerido? si Utiliza el Material Comunica Deficiencia a Almacenes O Resp. Caja Chica FIN B D SI Evaluación Para La Comp. NO Remisión del Formulario Comunicando la imposibilidad de la Compra NO Remite el formulario Solicitud de Mat. y/o Compras con... Form. Solicitud De Mat. y/o Comp. Form. Mov. De Alm. D A Verificación del Material Para el cambio respectivo Y entrega del mismo A Adquisición del Material Y entrega del mismo Previa firmad el Form. Form. Solicitud D A Verificación del Material Para la Devolución al Proveedor y Entrega Del Material A Jose David Arzabe Armijo 19

20 Jose David Arzabe Armijo 20