ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD 1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN.

Transcripción

1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD Málaga, Octubre de 2014 Procede la Gerencia a realizar estudio de conveniencia y oportunidad, en cumplimiento al principio general de planeación y transparencia en materia contractual previsto en el Artículo 3 del acuerdo N 001 de 2014 (Manual de Contratación), para realizar la convocatoria pública con el fin de contratar el Revisor Fiscal (Principal y Suplente) de la ESE Hospital Regional de García Rovira, el cual será designado por la Junta Directiva de la ESE. 1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN. La Empresa Social del Estado Hospital Regional de García Rovira, es una entidad Especial de carácter público descentralizada del orden Departamental, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, y autonomía administrativa, adscrita a la Secretaria de Salud de Santander, creada mediante el Decreto 026 de 2006 expedido por la Gobernación de Santander, sometida al régimen jurídico previsto en la ley 100 de 1993, el Decreto 1298 de 1994 y las normas legales y reglamentarias que los modifiquen, adicionen complementen, cuyo objeto es la prestación de servicios de salud eficientes y efectivos que cumplan con las normas de calidad. La ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA cuenta dentro de su estructura orgánica con el área de apoyo administrativo que comprende las unidades funcionales encargadas de ejecutar, en coordinación con las demás áreas los procesos de planeación, adquisición, manejo, utilización, optimización y control de los recursos humanos, financieros, físicos y de información necesarios para alcanzar y desarrollar los objetivos de la Empresa. Es por lo anterior y por el hecho de que no se cuenta con personal de planta suficiente, se hace necesario realizar la Convocatoria Pública para elegir la persona capacitada y con ello contratar la prestación de servicios de un contador en calidad de Revisor Fiscal, como se contempla en el decreto 1259 de 1994 emitido por la Súper Intendencia Nacional de Salud, donde en el ejercicios de las funciones de control, inspección y vigilancia En el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales frente a las entidades públicas, privadas o mixtas que realicen actividades de aseguramiento y prestación de los servicios de salud en los términos de la Ley 100 de 1993 y sus normas reglamentaria, y con el ánimo de fortalecer el control y manejo oportuno, eficaz, trasparente y eficiente de los recursos financieros del sector salud y de acuerdo a lo establecido en la circular conjunta No.122 de Que en sesión del 23 de Octubre de 2014, la Junta Directiva de la ESE Hospital Regional de García Rovira ordenó y delegó al Gerente para que realizara los trámites necesarios para convocar los aspirantes a REVISOR FISCAL, con los procedimientos y requisitos propios de la convocatoria. En conclusión, es prioritaria la realización del proceso de contratación para Realizar las actividades de Revisoría Fiscal en la ESE, dado que la Junta Directiva de la ESE Hospital Regional de García Rovira, deberá realizar la designación de la persona para ejercer estas funciones dentro del periodo de UN (1) año, contado a partir de Noviembre de DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES ESENCIALES, Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR. OBJETO: DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE REVISORÍA FISCAL DE LA ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA

2 TIPO DE CONTRATO: PLAZO DE EJECUCION: LUGAR DE EJECUCION: VALOR DEL CONTRATO: FORMA DE PAGO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES. DOCE (12) MESES Málaga, EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA. VEINTICUATRO MILLONES PESOS ($ ) M/CTE. La ESE Hospital Regional de García Rovira pagará al contratista mes vencido los honorarios, previa presentación del informe de actividades con visto bueno del supervisor del contrato, mediante la presentación de la correspondiente cuenta de cobro debidamente legalizada junto con los soportes de pago de Seguridad Social Integral OBLIGACIONES GENERALES: 1. Cumplir con las atribuciones que le señale la Ley o los Estatutos de la Empresa y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la Junta Directiva. 2. Prestar sus servicios personales de acuerdo con las normas propias de su profesión o actividad. 3. Realizar las gestiones profesionales o actividades encomendadas con plena observancia de las normas propias de su profesión en desarrollo del objeto contractual encomendado, conservando total autonomía y sin subordinación alguna o dependencia con el HOSPITAL. 4. Ejercer un estricto control en el cumplimiento de las normas que rigen el sistema general de seguridad social en salud y de las circulares e instrucciones emanadas de la Superintendencia Nacional de Salud, Ministerio de la Protección social, Contraloría, Planeación y Secretaria de Salud departamental. 5. Reportar oportunamente las anormalidades en desarrollo del objeto contractual y proponer las alternativas de solución. 6. Atender a los llamados que haga la empresa para tratar temas relacionados con la prestación del servicio y aplicar las políticas definidas tanto administrativas como las relacionadas con el objeto social del CONTRATANTE. 7. Guardar estricta reserva de cuanto llegare a su conocimiento por razón del servicio prestado sobre las operaciones, negocios, actividades médicas, procedimientos comerciales o cualquier clase de información referente a la entidad CONTRATANTE. 8. Responder con los deberes de un depositario por los elementos de trabajo de cualquier clase que se le confíen para la prestación del servicio contratado, así como por los daños que hasta por su culpa leve, descuido o negligencia ocasione a la empresa CONTRATANTE. Igualmente si recibiese bienes bajo inventario, deberá suscribir acta de recibido y entrega a la finalización del presente contrato o cuando así lo indicare el CONTRATANTE. 9. El contratista responderá por cualquier responsabilidad patrimonial generada en desarrollo del objeto contractual e imputado a su responsabilidad a título de DOLO o CULPA generada por imprudencia, impericia, negligencia o por violación de reglamentos. En consecuencia se compromete a mantener indemne a la ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCÍA ROVIRA. 10. El contratista se obliga a cancelar los aportes de ley al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones e informar a la entidad contratante por escrito, dentro de los primeros diez (10) días de cada mes, sobre la afiliación y pago de aportes en seguridad social integral. 11. El Contratista deberá presentar cuenta de cobro en la administración de la ESE Hospital Regional de García Rovira debidamente legalizada el último día de cada mes, junto con los soportes de pago de seguridad social integral. 12. Participar en la socialización e implementación del sistema de garantía de la calidad. 13. Cumplir las disposiciones establecidas en el Código de Ética y Buen Gobierno del Hospital. 14. Utilizar el teléfono y las ayudas tecnológicas de informática y conectividad únicamente en lo relacionado con el desarrollo del objeto contractual. 15. Cumplir las demás atribuciones que les señalen las leyes o los estatutos y las que siendo compatibles con los anteriores le encomiende la Junta.

3 16. En general ejercer una fiscalización oportuna, integral y permanente, sobre los actos de los administradores, las operaciones sociales, los bienes, los derechos, los libros, los comprobantes, la correspondencia y demás documentos inherentes, con el fin de garantizar el manejo oportuno, eficiente, eficaz y transparente de los recursos financieros del sector salud y lograr así la adecuada prestación del servicio esencial de la salud a la población residente en el Municipio de Málaga y toda su zona de influencia. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS. Deberá cumplir con las obligaciones establecidas en la Circular conjunta de la Superintendencia Nacional de Salud Junta Central de Contadores No. 122 SNS No. 036 JCC de Además, cumplirá las siguientes: 1. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la Empresa se ajustan a las prescripciones de los Estatutos del Hospital y a las decisiones de la Junta Directiva. 2. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la Empresa y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados. 3. Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la Empresa y las actas de la Junta Directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la Empresa y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines. 4. Inspeccionar asiduamente los bienes de la Empresa y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier título. 5. Practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores de la Empresa. 6. Autorizar con su firma los balances que se hagan, con su dictamen o informe correspondiente. 7. Convocar a la Junta Directiva a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario. 8. Cumplir el plan de trabajo establecido en el anexo 01 adjunto. 9. Diligenciar y custodiar los oficios y documentos correspondientes a la contabilidad del CONTRATANTE. 10. Verificar y avalar los informes de ejecución presupuestal, la rendición de cuentas y demás informes contables que le corresponda presentar al CONTRATANTE ante los diferentes Entes de Control, tanto territoriales como nacionales. 11. Colaborar con la Superintendencia Nacional de Salud, rindiéndole los informes oportunos, confiables, verificables, razonables y propios del ejercicio de la revisoría fiscal, así como aquellos que requiera los entes de control y vigilancia con fundamento en lo ordenado por las circulares externas expedidas por el Ministerio de la Protección social, la Superintendencia Nacional de Salud, Contraloría, Planeación y Secretaria de Salud departamental. 12. Velar por que se lleve regularmente la contabilidad de la entidad y porque en la misma se reflejen verazmente la totalidad de las operaciones sociales e igualmente por que se lleven y conserven debidamente la correspondencia y los libros de actas y registros. 13. Revisar y evaluar periódicamente el sistema de control interno adoptado por la entidad. 14. Velar por que se lleven debidamente las actas de las reuniones de la asamblea, del consejo de administración, de la junta directiva o de quien haga sus veces. 15. Inspeccionar asiduamente los bienes de la entidad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título. 16. Ejercer un estricto control en el cumplimiento de las normas tributarias y aquellas de contenido parafiscal. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE. La ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCÍA ROVIRA, en calidad de contratante se obliga para con el contratista: 1. Dar o suministrar al contratista, la información que requiera para la ejecución del objeto contratado. 2. Pagar oportunamente, en un término no mayor a 30 días posterior a la presentación de la cuenta de cobro, al contratista. 3. Informar por escrito al contratista las objeciones que surjan en el cumplimiento del objeto contractual. 4. Certificar los servicios profesionales prestados con acta de terminación de contrato inmediatamente se termine el mismo, previa solicitud escrita del contratista.

4 3. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN La ley 100 de 1993 dispone: Artículo 228 Revisoría Fiscal. Las entidades promotoras de salud, cualquiera sea su naturaleza, deberán tener un revisor fiscal designado por la asamblea general de accionistas o por el órgano competente. El revisor fiscal cumplirá las funciones previstas en el libro II, título I capítulo VII del Código de Comercio y se sujetará a lo allí dispuesto sin perjuicio de lo prescrito en otras normas. Para el caso de la Empresa Social del Estado, la designación del Revisor Fiscal corresponde a la junta directiva, de conformidad con lo establecido en el artículo 22 del Decreto 1876 de 1994, de tal manera que toda ESE cuyo presupuesto anual sea igual o superior a 10 mil Salarios mínimos mensuales, deberá contar con un revisor fiscal independiente, designado por la junta directiva a la cual reporta, para el caso que nos ocupa, la Junta Directiva se ha reunido, y en atención a ello se ha decidido abrir convocatoria pública para contratar por el término de doce (12) meses de manera directa, a través de la modalidad de Contrato de Prestación de Servicios Profesionales, a la Persona idónea, quien desempeñara tal cargo. De conformidad con el artículo 195 de la Ley 100 de 1993, en materia contractual las Empresas Sociales del Estado se rigen por las normas del derecho privado, pero pueden discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación pública. Dentro de la planta de personal de la Entidad no se cuenta con un profesional Idóneo que tenga la disponibilidad en el Municipio de Málaga para que desarrolle las actividades de Revisoría Fiscal de la ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCÍA ROVIRA. Por lo anterior, deberá proceder la ESE HOSPITAL REGIONAL, a disponer de los recursos necesarios para atender dicha necesidad y proceder a realizar la Convocatoria Pública con el fin de recepcionar las hojas de vida de los interesados y proceder a enviarlas a la Junta Directiva para que esta proceda a seleccionar el contratista, teniendo en cuenta las calidades del profesional por tratarse de un contrato intuito personae. 4. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECÓNOMICO QUE SOPORTA EL VALOR EL CONTRATO Soporte Técnico La Empresa Social del Estado Hospital Regional de García Rovira requiere realizar la Convocatoria Pública para seleccionar un profesional que cuente con la capacidad e idoneidad para desarrollar las actividades de REVISOR FISCAL de conformidad a lo señalado en la ley. Teniendo en cuenta las circunstancias anotadas, las actividades que giran alrededor de un acontecimiento de esta naturaleza, la mejor forma de satisfacer esta necesidad, es con la celebración de un contrato de prestación de servicios profesionales con un Contador Público en calidad de Revisor Fiscal. Como requisitos habilitantes, además de los documentos jurídicos a que haya lugar, los proponentes deberán acreditar en materia de experiencia por lo menos de CUATRO (4) años de experiencia, TRES (3) años como profesional en el ejercicio de una o varias Revisorías Fiscales, en el sector público y/o privado y UN (1) año como profesional en el ejercicio de una o varias Revisorías Fiscales en el Sector Salud. Soporte Económico Para la estimación del valor del contrato se tuvo en cuenta: Las condiciones del servicio requerido. Las actividades a desarrollar Se consultaron los valores del mercado con profesionales de la zona Se tuvieron en cuenta las condiciones financieras y de disponibilidad de recursos de la empresa.

5 Impuestos y demás gastos que conlleva la contratación. Las estampillas departamentales. Con fundamento en lo anterior se estima el valor promedio del servicio requerido en VEINTICUATRO MILLONES PESOS ($ ) M/CTE, para un periodo de DOCE (12) MESES. Soporte Presupuestal Existe en el Presupuesto de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA, los recursos disponibles dentro del Rubro (Honorarios-Administrativos), correspondiente al presupuesto de gastos de la vigencia LA JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE Por tratarse de un monto que no excede los límites establecidos para un contrato con formalidades plenas y no se requiere obtener previamente varias ofertas, la contratación que se realizará de manera directa, con el profesional que reúna el perfil requerido, tenga experiencia y su propuesta representa la mejor relación costo beneficio para la Empresa, designado o escogido por la Junta Directiva de la ESE Hospital Regional de García Rovira. El proponente no debe hallarse incurso en el régimen de inhabilidades e incompatibilidades a que se refieren la Constitución Política y la Ley, el Manual de Contratación de la ESE Hospital Regional de García Rovira; y demás normas que regulan la materia, afirmación que se entenderá prestada bajo la gravedad del juramento con la firma del contrato. 7. RIESGOS QUE DEBEN SER AMPARADOS: Con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para la presente contratación, se procede a realizar el estudio de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación. ANÁLISIS Y MECANISMOS DE COBERTURA DE LOS RIESGOS Riesgo de incumplimiento del contrato y mala calidad del servicio Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que se derivan de la presente Contratación, el contratista constituirá, a favor de la ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA, una garantía única otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, con los siguientes amparos, cuantías y vigencias: Una póliza que ampare el cumplimiento del objeto contractual equivalente al 10% del valor del contrato, extensible por el término de vigencia del contrato (término de ejecución y liquidación) y seis (6) meses más. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria

6 Una póliza que ampare la calidad del servicio equivalente al 10% del valor del contrato, extensible por el término de vigencia del contrato término de ejecución y liquidación) y seis (6) meses más. El amparo de calidad del servicio cubre a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato. Así mismo deberá establecerse en el contrato una sanción penal al contratista en caso de incumplimiento total de las obligaciones previstas en el contrato equivalente al 10% del monto del contrato. En caso de mora o de incumplimiento parcial de las obligaciones contenidas en el contrato, la entidad Contratante podrá imponer al contratista multas sucesivas de 0.2% del valor total del contrato sin exceder el 10% del valor total del contrato, por cada día de incumplimiento mediante resolución motivada, pudiendo la entidad contratante hacer efectiva en la proporción pertinente la garantía de cumplimiento o descontando el valor a pagar de la prestación del servicio. En firme, la resolución prestará mérito ejecutivo contra el contratista y el asegurador. En caso de incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista que afecte en forma grave y directa la ejecución del contrato y que evidencie que puede conducir a su paralización, la ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA por medio de un acto administrativo debidamente motivado podrá declarar la caducidad y darlo por terminado y ordenar su liquidación en el estado en que se encuentre esta situación deberá quedar prevista en el contrato. Para efectos de proceder a hacer efectivas la cláusula de multas o la cláusula penal que deberán establecerse en el contrato, se procederá así: a) Si es el Contratista el que incumple alguna de las obligaciones contraídas en el contrato, éste autoriza mediante la suscripción del contrato al HOSPITAL a descontar el valor de la cláusula penal y las multas a que haya lugar de los pagos que deban hacérsele. b) Si es el CONTRATANTE el que incumple alguna de las obligaciones contraídas en el contrato, el contratista tendrá derecho al pago de intereses moratorios conforme a lo señalado en Artículo 4, numeral 8 del Manual de Contratación Interno de la ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA. Daños a terceros El contratista deberá responder por cualquier daño patrimonial generado en desarrollo del objeto contractual e imputado a su responsabilidad a título de DOLO o CULPA generada por imprudencia, impericia, negligencia o por violación de reglamentos, el contratista deberá mantener indemne al Hospital de cualquier reclamación de terceros que tenga como causa la actuación del contratista. Incumplimiento de las obligaciones del contratista relativas a mantenerla suficiencia de las garantías. Una vez iniciada la ejecución del contrato, en caso de incumplimiento del contratista de la obligación de obtener la ampliación de la garantía o de la obligación de obtener su renovación o de la obligación de restablecer su valor o de aquella de otorgar una nueva garantía que ampare el cumplimiento de las obligaciones que surjan por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato, la entidad contratante podrá declarar la caducidad del mismo. Eliminación de gravámenes de carácter departamental o municipal

7 Si durante la ejecución del contrato son eliminados por disposición legal, por órgano jurisdiccional o autoridad competente gravámenes de carácter departamental o municipal que fueron incluidos dentro los valores de los productos, bienes, servicios o suministros ofrecidos por el CONTRATISTA a la ENTIDAD y que hacen parte del contrato, las partes acuerdan, que la entidad contratante realice el ajuste a los valores de los productos, bienes, servicios o suministros ofrecidos y contratados descontando a favor del hospital la totalidad de los gravámenes que fueron incluidos en el valor del contrato y que fueron eliminados. Exclusión de Relación laboral. Por tratarse de un contrato de prestación de servicios, la ejecución del mismo no genera relación o vínculo laboral con el contratante, ni con el personal que este emplee para el cumplimiento del contrato, por tanto no habrá lugar al cobro de prestaciones sociales, ya que el valor pactada envuelve todos los costos que conlleve la ejecución del objeto del contrato. En consecuencia, el Contratante no responderá judicial ni extrajudicialmente por deudas, obligaciones y demás que surjan del contrato, diferentes al valor pactado. ASIGNACIÓN DE RIESGOS Riesgos a cargo de la ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA A partir de la fecha de la suscripción del contrato la ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA asume única y exclusivamente los efectos derivados de los riesgos que se listan a continuación: Los efectos desfavorables originados por nuevas normas durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al proyecto. Los efectos favorables o desfavorables, de las variaciones en la legislación tributaria, de tal manera que la Entidad asumirá los efectos derivados de la variación de las tarifas impositivas, la creación de nuevos impuestos, la supresión o modificación de los existentes, y en general cualquier evento que modifique las condiciones tributarias existentes al momento de la presentación de la propuesta. Riesgos a cargo del Contratista: Los efectos favorables o desfavorables, derivados de las variaciones en los precios del mercado. Los efectos favorables o desfavorables, derivados de las variaciones de la tasa de cambio y de la evolución de la devaluación real observada frente a la estimada inicialmente por el contratista. Los efectos favorables y desfavorables, de la alteración de las condiciones de financiación diferentes a los pagos concernientes al HOSPITAL, como consecuencia de la variación en las variables del mercado, toda vez que es una obligación contractual del contratista viabilizar y obtener mecanismos para complementar el esquema de financiación conjuntamente con los recursos del HOSPITAL para la ejecución del contrato, para lo cual el contratista tiene plena libertad de establecer con los prestamistas cualquier mecanismo de financiación necesario para el desarrollo del proyecto, y no existirán cubrimientos o compensaciones de parte del HOSPITAL como consecuencia de la variación supuesta o real entre cualquier estimación inicial de las condiciones de financiación frente a las realmente obtenidas. Los efectos favorables o desfavorables, de todos y cualesquiera daños, perjuicios o pérdidas de los bienes de su propiedad causados por terceros diferentes del HOSPITAL, sin perjuicio de su facultad de exigir a terceros diferentes del HOSPITAL la reparación o indemnización de los daños y perjuicios directos y/o subsecuentes cuando a ello haya lugar. En general, los efectos, favorables o desfavorables, de las variaciones de los componentes económicos y técnicos necesarios para cumplir con las obligaciones del contratista necesarias para la cabal ejecución del contrato. 8. CONCLUSION

8 Con este estudio y en atención a lo dispuesto por la Junta Directiva, queda evidenciada la existencia de un requerimiento, para iniciar la Convocatoria Pública con el fin de contratar el DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE REVISORÍA FISCAL DE LA ESE HOSPITAL REGIONAL DE GARCIA ROVIRA, resultando entonces imprescindible adelantar el respectivo proceso de contratación tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la Entidad, por consiguiente se aconseja adelantar el proceso contractual respectivo y su perfeccionamiento. JULIAN MAURICIO PINZÓN GUEVARA Gerente Revisó. Asesor jurídico externo. COLEGAL