ADAPTACIÓN SAP HCM: CONVENIO DE OFICINAS Y DESPACHOS

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1 ADAPTACIÓN SAP HCM: CONVENIO DE OFICINAS Y DESPACHOS Autor: Santos Hidalgo, Miguel Ángel. Director: Alonso Martínez, Israel. Entidad Colaboradora: ICAI Universidad Pontificia Comillas. RESUMEN El desarrollo de este proyecto surge a partir de la idea propuesta por el responsable de un departamento de recursos humanos, especializado en la implantación de aplicaciones ERP's (en inglés Enterprise Resource Planning). Un ERP es un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales que engloba los procesos de negocio relacionados con la misma actividad empresarial. A lo largo de los proyectos de implantación ejecutados, se observa que muchas de las tareas terminan por ser comunes, así cómo qué ciertos requisitos podrían estandarizarse, diseñando y configurando el sistema de acuerdo a unas reglas comunes, objetivas y recogidas en la normativa vigente. De esta forma se consigue no "inventar la rueda" en cada proyecto, minorar el coste de integración de la aplicación y hacer más accesible las nuevas tecnologías a los clientes cuya actividad empresarial es similar. La principal fuente de información en cuanto a la gestión del capital humano de las empresas de ámbito privado, reside en los convenios colectivos (las empresas de carácter público se regulan por el Estatuto Básico del Empleado Público principalmente), y en la normativa estatal aplicable a todas las empresas, en especial la referente a cotizaciones a la seguridad social y al pago de impuestos. Con este motivo, se propone estudiar los convenios colectivos de ámbito nacional, y realizar las modificaciones y desarrollos en un sistema ERP de gestión de recursos humanos, para incluir todos los requisitos recogidos en uno de los convenios, en concreto el Convenio de Oficinas y Despachos aprobado para la Comunidad de Madrid. PALABRAS CLAVE Gestión de recursos humanos, SAP, ERP, cálculo y pago de nómina, datos maestros, convenio colectivo, seguros sociales, TC1, modelo 190, IRPF. INTRODUCCIÓN La idea que se persigue con la realización de la aplicación, es completar los datos maestros y los procesos recogidos en un ERP, dando cobertura a las necesidades incluidas en un convenio colectivo. El ERP elegido para ser configurado y desarrollado es la aplicación de SAP HCM 6.0. I

2 En la actualidad, SAP es la empresa que está liderando el mercado de los sistemas de información gerencial (sistemas informáticos de apoyo para la toma de decisiones, gestión de recursos y aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos, aplicaciones para la formación empresarial, etc.), especialmente el nicho de los ERP. Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning), son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchos de los procesos de negocio relacionados con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Las múltiples soluciones que SAP ha desarrollado, le han permitido convertirse en la referencia de las nuevas aplicaciones empresariales. La principal razón del éxito de SAP, es que se trata de un software empresarial de aplicaciones estándar, que puede configurarse en múltiples áreas de negocio y que se adapta a necesidades específicas de cada empresa. Con el fin de dar un soporte a estas necesidades, SAP incluye un gran número de procesos y funciones empresariales estandarizadas, pero también ofrece flexibilidad para adaptarse a los cambios y evoluciones de las empresas. En este sentido, y de forma más particular en el módulo HCM de Gestión de Recursos Humanos (en inglés, Human Capital Management), SAP incluye los procesos que permiten a una empresa la gestión del capital humano. Sin embargo, es necesario realizar las adaptaciones necesarias, para indicar al sistema qué y cómo debe realizar esos procesos. Para ello es fundamental cumplir la normativa y legislación vigente, y dar cobertura a las regulaciones y reglamentaciones recogidas en los distintos convenios colectivos. Todas estas reglas no se incluyen en el producto de forma estándar. Este hecho, supone a las empresas la necesidad de contratar los servicios de una empresa de consultoría experta en SAP, para acometer las tareas de configuración y adaptación de la aplicación. Estos proyectos conllevan un alto coste en horas de consultoría, además del coste humano que supone tener que poner a disposición del proyecto, el capital humano interno necesario para las fases de análisis, implantación, pruebas y puesta en productivo del nuevo sistema. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO La metodología empleada para desarrollar el proyecto fue el modelo lineal o encascada, en el cual, a la finalización de una fase comienza la siguiente, tomando comodatos de entrada los resultados de la fase anterior. En cada fase se introduce más detalle, hasta obtener un código ejecutable. En primer lugar, se ha realizado un estudio de los principales convenios colectivos: Convenio de hostelería y actividades turísticas. Convenio general de trabajo de la industria textil y de la confección. Convenio general del sector de la construcción. Convenio de oficinas y despachos. Finalmente, se ha optado por el desarrollo del convenio de oficinas y despachos, en concreto el aprobado para la Comunidad de Madrid. Los principales aspectos que se han tenido en cuenta para dicha decisión son: II

3 Número de empresas acogidas a dichos convenios. Datos y procesos de gestión recogidos en los convenios. Validez para empresas tanto de ámbito privado, cómo público. En segundo lugar, se han analizado las aplicaciones ERP's más importantes: Peoplesoft de Oracle, Peoplenet de Meta4, HCP de SAP. La aplicación elegida para realizar el proyecto ha sido el ERP de SAP. Los motivos que han favorecido la toma de esta decisión, han sido principalmente: En la actualidad, SAP es una de las aplicaciones más demandadas e implantadas en el mercado. Los procesos de negocio que incluye, entre otros son: la gestión financiera, la gestión logística, la gestión de materiales y la gestión de recursos humanos. SAP está implantado en más de 50 países, por lo que la aplicación está dotada de gran diversificación funcional. Esta cobertura la consigue mejorando constantemente sus productos y ofreciendo unos servicios de alta calidad. Los procesos son configurables y adaptables a las necesidades de negocio de cada empresa. SAP pone a disposición de los clientes, el entorno de desarrollo para generar nuevos procesos, programas y rutinas a medida. Una vez conocido el mapa de requerimientos establecido en el convenio colectivo y elegida la aplicación ERP para su implantación, se realizan los desarrollos y parametrizaciones necesarias, utilizando el sistema de desarrollo que SAP pone a disposición de los clientes al adquirir la aplicación. RESULTADOS El resultado final de todo el proceso descrito anteriormente son dos órdenes de transporte que podrán ser instaladas en los clientes que dispongan de una licencia de SAP HCM. A continuación se muestran algunas imágenes de la aplicación terminada y se explica su funcionamiento de forma resumida. En la Figura 1 que se visualiza a continuación se observan los procesos administrativos configurados que permiten gestionar a los empleados: Figura 1. Programa de medidas de personal. III

4 En la Figura 2 y 3 se muestra la estructura de empresa y de personal diseñada para gestionar la plantilla de personal: Figura 2. Divisiones y subdivisiones de personal creadas. Figura 3. Grupos y áreas de personal creados. La Figura 4 muestra los datos del convenio colectivo de oficinas y despachos, grupos los grupos y subgrupos profesionales, área geográfica de aplicación, los importes económicos: Figura 4. Grupos y subgrupos profesionales. IV

5 La Figura 5 muestra un ejemplo del recibo de salarios con un cálculo de nómina realizado a un empleado ficticio: Figura 5. Ejemplo de un recibo de salarios. Los trabajos realizados permiten gestionar toda la vida administrativa de cualquier empleado contratado bajo las condiciones del convenio colectivo de oficinas y despachos. El ciclo de vida abarca tanto la creación del puesto de trabajo, cómo la contratación del empleado, el pago de su nómina, su relación con otros organismos públicos hasta la baja o la finalización del contrato. CONCLUSIONES Se ha logrado desarrollar y parametrizar una aplicación SAP que englobe la mayoría de elementos recogidos en el convenio colectivo de oficinas y despachos de la comunidad de Madrid, aportando a las empresas una herramienta imprescindible para la gestión del capital humano en todo su conjunto: la gestión del organigrama y los puestos de trabajo, control de la vida administrativa de los trabajadores, pago de nómina y el cumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social y el pago de impuestos. La implantación del ERP ya configurado, aportará cómo valor añadido, el proceso de toda la información de forma centralizada y bajo la premisa de "dato único". La información que aportará el ERP, será una herramienta fundamental para la toma de decisiones. Todos los requisitos y objetivos planteados han podido ser satisfechos y las funcionalidades que se han planificado se han llevado a cabo con éxito. REFERENCIAS [BARR01] [HIJO06] Jesús Barranco de Areba, Metodología del análisis estructurado de sistemas, Publicaciones de la Universidad Pontificia Comillas, Madrid Raquel Hijón Neira, "Programación en ABAP/4 para SAP R/3", Publicaciones de la Universidad Pontificia Comillas, Madrid V

6 [HERN00] José Antonio Hernández, "Manual de SAP R/3", McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000 [HERN00] José Antonio Hernández, "Implementación de SAP R/3", McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000 [WWW001] [WWW002] 060b03c6b76/frameset.htm. Última visita Mayo ader=application%2fpdf&blobkey=id&blobtable=cm_orden_bocm&blo bwhere= &ssbinary=true VI

7 ABSTRACT The conception of this project stems from the idea proposed by the human resources department director, specialized in the implementation of ERP applications (in English Enterprise Resource Planning). An ERP system is an enterprise resource planning that encompasses the corporative processes related to the same business. Throughout others implantation projects executed, it is noted that lots of the tasks end up being common, and that certain requirements could be standardized, designing and configuring the system according to common and objective rules collected in current regulations. With this project is achieved not "reinvent the wheel" in each project, lessen the cost of application integration and making new technologies more accessible to customers whose business is similar. The main source of information about human capital management of privately held companies, lies in collective agreements (public companies are mainly regulated by the Civil Service Basic Statute), and in the applicable state regulations to all companies, especially regarding social security contributions and taxes. For this reason, it is proposed to study the state collective agreements, and make the changes and developments in the ERP human resource management system, to include all the requirements under one of them, in particular the Agreement of Offices and Bureaus approved for the Community of Madrid. KEY WORDS Human capital management, SAP, ERP, payroll, master data, collective agreement, social insurance, TC1, 190 model, IRPF. INTRODUCTION The idea pursued by the performance of the application is complete master data and processes collected in an ERP, covering the needs included in a collective agreement. The ERP chosen to be configured and developed is SAP HCM 6.0 application. Nowadays, SAP is the company that is leading the market for management information systems (IT systems to support decision-making, resource management and personnel management applications, project management, business applications training, etc.), especially the ERPs niche. The company ERP systems (in English ERP, Enterprise Resource Planning), are information management systems which integrate and automate many of the business processes related with the company operational and productive aspects. The multiple solutions developed by SAP, has enabled it to become reference of the new business applications. The main reason for SAP success is that it is business software of standard applications, which can be configured on multiple business areas adapted to the specific VII

8 needs of each company. In order to give support to these needs, SAP includes a large number of standardized business processes and functions, but also provides the flexibility to adapt to changes and evolutions of the companies. In this sense, and particularly in the HCM module (in English, Human Capital Management), SAP includes processes which allow the company the human capital management. However, it is necessary implement the adjustments, to indicate to the system "what" and "how" should be realized these processes. For this it is essential meet the current regulations and legislation, and provides coverage to the rules and regulations collected in several collective agreements. All these rules are not included in the product as standard. This fact implies for the companies the need of hiring the services of a consultancy company expert in SAP, for carrying out the configuration and adaptation tasks of the application. These projects carry a high cost in consultancy hours, in addition to the cost of the internal human capital of the company needed for the phases of analysis, implementation, testing and commissioning of the new production system. DESCRIPTION OF WORK The methodology used to develop the project has been linear or waterfall model, in which upon completion of the next phase begins, taking as input the results of previous phase. In each phase is introduced more detail, until obtain an executable code. First, it has been made a study of the major collective agreements: Collective agreement for hotel and tourist activities. Collective labor agreement for the textile and clothing. Agreement for the construction sector. Agreement of office and bureaus. Finally, it was decided to develop the agreement of offices, specifically approved for the Community of Madrid. The main issues have been taken into account for these decisions are: Number of companies covered by these agreements. Data and management processes contained in the agreements. Validity for both private sector companies, and public. Second, it has been analyzed the major ERP applications: Peoplesoft Oracle, Meta4PeopleNet and SAP HCP. The application chosen for the project has been the SAP ERP. The reasons that have favored making this decision, have been mainly: Currently, SAP is a most demanding application and implanted in the market. Business process that includes, among others are: financial management, logistics management, materials management and human resource management. SAP is implemented in over 50 countries, so that the application is provided with great functional diversification. This coverage gets her constantly improving their products and offering high quality services. VIII

9 Processes are configurable and adaptable to each company's business needs. SAP makes available to customers, the development environment to generate new processes, programs and routines. Once the map of requirements established by collective agreement has been known and ERP application has been chosen for implementation, developments and necessary settings are made using SAP development system. RESULTS Results of the process described above are two orders of transportation that can be installed on clients who have a SAP HCM license. Below are some application images and explains a summary of its operation. In Figure 1 is shown below that observed configured administrative processes that allow employees manage: Figure 1. Personnel actions program. Figure 2 and 3 show company and personnel structure designed to manage the staffing: Figure 2. Staff divisions and subdivisions created. IX

10 Figure 3. Groups and personnel areas created. Figure 4 shows the data of the collective agreement of offices, sub groups and professional groups, application geographical area, the economic costs: Figure 4. Professional groups and subgroups. Figure 5 shows an example of a fictitious employee payroll receipt: Figure 5. Payroll receipt example. The work carried allows managing all administrative life of any employee hired under the collective agreement of offices terms. The life cycle includes both the creation of positions, such as hiring the employee, the payment of their salary, their relationship with other government agencies, until employee fired or completion of contract. X

11 CONCLUSIONS It has managed to develop and parameterize a SAP application that encompasses most elements contained in the collective agreement of offices of the Community of Madrid, providing companies a tool for human capital management across a whole: organizational structure and positions management, control of workers administrative life, payroll and compliance obligations of social assurance and taxes. The implementation of ERP already configured, will provide how added value, process all information centrally and under the premise of "single data". The information that provides the ERP will be an essential tool for decision making. All requirements and objectives have been satisfied and the features that are planned have been carried out. REFERENCES [BARR01] [HIJO06] Jesús Barranco de Areba, Metodología del análisis estructurado de sistemas, Publicaciones de la Universidad Pontificia Comillas, Madrid Raquel Hijón Neira, "Programación en ABAP/4 para SAP R/3", Publicaciones de la Universidad Pontificia Comillas, Madrid [HERN00] José Antonio Hernández, "Manual de SAP R/3",McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000 [HERN00] José Antonio Hernández, "Implementación de SAP R/3",McGraw-Hill / Interamericana de España, S.A., 2000 [WWW001] [WWW002] 060b03c6b76/frameset.htm. Última visita Mayo ader=application%2fpdf&blobkey=id&blobtable=cm_orden_bocm&blo bwhere= &ssbinary=true XI

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