Más allá de las mejores prácticas en la selección de un ERP.

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1 Más allá de las mejores prácticas en la selección de un ERP. Por Jorg Janke 11 de Septiembre ºA (B7600HFI) Mar del Plata Buenos Aires Argentina T

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3 OPENBIZ Más allá de las Mejores Prácticas en la Selección de un ERP Pág. 1 Más Allá De Las Mejores Prácticas En La Selección De Un ERP. Por Jorg Janke (*) Qué son mejores prácticas? El término es tan vagamente utilizado en el ambiente actual de negocios que las definiciones pueden ir desde un método aceptado para completar una tarea, hasta una práctica que supera a otras prácticas en una situación semejante. Generalmente el último es el caso. Mejor Práctica puede ser apenas una palabra pegadiza del marketing que alienta a las compañías a adoptar ciegamente métodos que han sido previamente utilizados, más allá de su eficacia. En cambio, estas compañías terminan aplicando prácticas mediocres, creyendo que estos son enfoques innovadores. Implementando las mejores prácticas, usted no gana una ventaja competitiva como se le hizo creer. Para esto, debe ir un paso más aún, y asegurar que su compañía opera verdaderamente en un nivel más alto que la competencia. En un artículo de la MIT Sloan Management Review, titulado Mas allá de las Mejores Prácticas 1, las autoras Lynda Gratton y Sumantra Ghoshal investigan una solución a esta situación. Ellas sugieren que las compañías crean procesos firmados para construir sus mejores prácticas. Los procesos firmados reflejan la historia y los valores de la organización y su equipo ejecutivo. Según el artículo, estos procesos podrían incluir un encuentro ejecutivo diario o un programa de asistencia de pares. Estos procesos son creados internamente teniendo en cuenta que trabaja mejor para la organización individual, en lugar de adoptar una práctica que pueda trabajar para la industria. 2 Cómo se aplica esto para seleccionar un sistema de Enterprise Resource Planning (ERP)?. Las típicas Mejores Prácticas de selección de una solución ERP incluyen: Definir un Request for Proposal (RFP). Crear una lista de potenciales proveedores que deberían recibir el RFP. Comparar las respuestas al RFP y seleccionar la solución que mejor le convenga. Si esos pasos son correctamente ejecutados, usted puede elegir una solución conveniente para su compañía. Sin embargo, eso no es tan fácil como suena. Determinando Sus Necesidades En la práctica, desarrollar un RFP adecuado es dificultoso. Requiere una comprensión exhaustiva de los procesos firmados de negocio de su compañía y cómo ellos necesitarán ser incorporados a un sistema ERP. El más común y 1 N. del T.: El título original del artículo es Beyond Best Practices 2 N. del T.: Un proceso firmado es un proceso idiosincrásico desarrollado internamente, que refleja la historia y los valores de la organización. Por ejemplo, el Royal Bank of Scotland Group que tiene una reunión diaria todas las mañanas de sus mayores ejecutivos. Este proceso va en contra de pensamiento corriente, pero para este banco ha demostrado ser exitoso.

4 OPENBIZ Más allá de las Mejores Prácticas en la Selección de un ERP Pág. 2 generalmente menos efectivo método de creación de una lista es usar y simplemente modificar un RFP modelo 3. Un RFP modelo es un requerimiento que puede ser utilizado para cualquier compañía, en cualquier industria, para cualquier producto. Se personaliza solo llenando los blancos. Típicamente, los RFP modelos incluirán o acentuarán las características que son simplemente las últimas tendencias o mejores prácticas de la industria y no algo que beneficiará directamente a su compañía. Utilizando este enfoque, usted estará determinando, basado en las características y beneficios, un producto conveniente, no el mejor producto para su compañía. Para determinar que es lo mejor para su compañía, usted deberá evaluar cuales son sus procesos firmados de negocio actuales, y si ellos pueden ser mejorados, y como se puede lograr eso. Frecuentemente, esto se conoce como una revisión del proceso de negocio. Identificando procesos firmados únicos en su compañía, usted obtendrá una idea mucho más clara de que estará buscando en un sistema ERP. Con este conocimiento, puede crear un RFP personalizado a sus necesidades de negocio. Esto lo ayudará a encontrar la solución que mejor se ajusta a su compañía. Quién es Digno? Ahora que usted a completado una lista de procesos específicos para su compañía y utilizado eso para generar un RFP, deberá determinar cuales proveedores deberían recibir su RFP. Existen varios productos o portales para la comparación de ERP s que puede utilizar para determinar que productos están disponibles. Estas comparaciones están basadas únicamente en características, no en beneficios específicos ni en la posibilidad de los productos en soportar los procesos firmados únicos de su compañía. Para que una característica pueda ser considerada incluida con un producto, el proveedor solamente tiene que indicar que la característica está ofrecida no si la cuestión está disponible inmediatamente o requiere una personalización adicional (y dolores de cabeza). Los productos de comparación de ERP tales como el Accounting Software Library (www.accountinglibrary.com) o portales tales como ERP Evaluation Center (www.erpevaluation.com) son buenos lugares para iniciar la recopilación de su lista de proveedores. Con estos productos, usted puede reunir información sobre las fortalezas de las diferentes soluciones de software ERP disponibles. Sin embargo, es importante recordar que cada proveedor está para vender su propio producto, así que cuando un proveedor etiqueta una característica como una mejor práctica, eso es simplemente lo mejor que ellos pueden hacer con su solución. Considere, también, que esos portales generan ganancias por la venta que llevan a los proveedores. El Test Drive (Prueba de Manejo) Una vez que usted ha concluido su lista inicial de proveedores, el próximo paso lógico es pedir referencias, correcto? Error. Muchas referencias reciben pagos o tratamiento especial como intercambio por sus testimonios; ellos tampoco darán una cuenta mala de sus propias implementaciones y 3 N. del T.: El término original utilizado es blanket RFP.

5 OPENBIZ Más allá de las Mejores Prácticas en la Selección de un ERP Pág. 3 decisiones de software. Así, usted estará oyendo solamente el lado positivo de las implementaciones, lo cual realmente es diferente de saber como fue completada la implementación. Entonces qué debe hacer usted? Vaya para una prueba de manejo (un Test Drive). Usted no compraría un coche basado solamente en las características; lo probaría para ver como se maneja. Para una solución ERP, esto puede ser alcanzado mediante un Conference Room Pilot (CRP) 4, la cual le permite que usted aproveche la experiencia práctica utilizando el software, en lugar que alguien se lo diga con palabras. En un Conference Room Pilot, el software se configura para un proceso de negocios determinado y usted lo prueba contra los procesos firmados de su compañía. Esto le permite concentrarse en la adaptabilidad de los procesos centrales a sus necesidades. Usted puede también enfocarse sobre las ventajas competitivas que vendrían con esta solución, antes que en descripciones genéricas de características y beneficios. Esto lo ayuda a desarrollar y adaptar el software a sus especificaciones y evaluar si satisface las demandas de su compañía. También ayuda llamar a un experto, tal como un consultor, quién está familiarizado con el software, para ayudarlo con esta evaluación. El Catch 22 5 de las Soluciones Tradicionales La mayoría de los proveedores de soluciones tradicionales no están dispuestos a ofrecer Conference Room Pilot a causa del esfuerzo y costo implicados. En suma, si el estimado para probar dos o tres escenarios en un conference room pilot es extremadamente costoso, es una clara indicación de que el software es duro de configurar e inflexible. Sin embargo, no hay manera segura de decidir a menos que usted pruebe el software. En esto miente el Catch 22. Usted quiere probar la solución antes de comprarla, pero el proveedor quiere que usted compre antes de probarla. Aquí es donde las aplicaciones open source son claramente la mejor elección. La Solución Open Source Con OSS (Open Source Solution), usted puede descargar la aplicación completa y probarla antes de comprarla. Además, no hay costos para la descarga, apenas un honorario a un partner para la implementación, quien puede asistirlo a usted durante las pruebas. El partner de implementación, puede también demostrarle las capacidades de extensión y flexibilidad de la solución open source. Después del primer día de un conference room pilot, usted sabrá si la solución open source trabajará con sus procesos firmados. Luego de unas pocas pruebas más, usted sabrá exactamente que puede esperar del software y si eso puede ayudarlo a ganar una ventaja competitiva, que debe ser el principal criterio para seleccionar una solución ERP. 4 Conference Room Pilot (CRP): Es un término utilizado para referirse a la demostración de una instancia configurada con valores reales y utilizados por el usuario. Se podría traducir como Sesión de Pruebas Piloto 5 Catch 22 es una novela de Joseph Heller, famoso escritor ya fallecido. La frase Catch 22 se popularizó al ser llevada al cine esta novela y se ha convertido en una expresión idiomática norteamericana para describir una situación absurda de NO-Ganar ( No-win situation ).

6 OPENBIZ Más allá de las Mejores Prácticas en la Selección de un ERP Pág. 4 Conclusión Sabiendo que el ciclo de vida promedio de una solución ERP es de 10 a 15 años, usted querrá indudablemente escoger una solución que se adaptará a sus cambiantes necesidades de negocio. Así, vale su tiempo en asegurarse que los procesos firmados de su compañía estén considerados a través de todo el proceso de selección de la solución ERP, en lugar de depender de las llamadas mejores prácticas de la industria. Si usted lo hace, puede estar seguro, sabiendo que la solución que escogió se complementará con su compañía y con sus necesidades específicas para los próximos años.- (*) Jorg Janke es director de ComPiere Inc., la compañía detrás de la aplicación open source Compiere ERP & CRM. Website: Nota de Copyright: El presente artículo fue publicado en EOSJ (Enterprise Open Source Journal) Fecha: 2 de Noviembre de Sección: Profile Products Pág.: 60 Puede acceder a la versión original de este documento (en inglés) en la dirección: O en: tion=osj_am&readerstyle=normal

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