PORQUÉ SU EMPRESA DEBERÍA IMPLEMENTAR ADEMPIERE?

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1 PORQUÉ SU EMPRESA DEBERÍA IMPLEMENTAR ADEMPIERE?

2 Autores Contribución Fecha Martine Lemillour (en representación de Posterita) Alexandre Tsang Mang Kin (en representación de Posterita) Joseph Brower (en representación de Nexus Computers) Mark Willis (en representación de Nexus Computers) Jorge Tupac-Yupanqui (en representación de BioPro Systems) Escribió el documento inicial Noviembre 2006 Escribió el documento inicial Noviembre 2006 Revisión y edición Mayo 2007 Revisión y edición Mayo 2007 Traducción al español Septiembre 2009

3 1 Sistemas TI Tradicionales Los sistemas de TI tradicionales están mayormente construidos alrededor de un paquete de contabilidad con diferente software para atender a las necesidades, aparentemente no relacionadas, de los diferentes departamentos. Pero cuán frecuentemente estos diferentes sistemas subyacentes llevan a paquetes de datos aislados dentro de la organización? La respuesta, infortunadamente, es demasiado frecuentemente. La información es usualmente mantenida en grandes cantidades de datos que tienen las organizaciones, tales como datos que van desde el nivel de cadena de suministros a departamentos de atención al cliente (p. ej. datos de ventas, información de inventarios, datos de clientes, información de mercado, etc.). Dentro de esta explosión de datos descansan las respuestas que la gerencia necesita para definir su estrategia y administrar el negocio apropiadamente. Algunos ejemplos de problemas encontrados en los sistemas de TI tradicionales son: Solamente está disponible una vista parcial de las actividades del negocio. Se gasta demasiado tiempo reconstruyendo la información de varios departamentos, en lugar de usar la información en sí. Existen vacíos de información (debido a la falta de comunicación entre algunos departamentos) y solamente se llenan con información derivada o puentes costosos e ineficientes. Se forman datos duplicados, que es necesario comparar y evaluar. La gerencia gasta tiempo valioso localizando los errores y datos inconsistentes. Difícil escalamiento para una empresa en crecimiento. A medida que la empresa crece, el viejo sistema de TI se reemplaza con un sistema diferente que hereda los mismos defectos. Naturalmente, todo esto da lugar a muchas ineficiencias, pérdida de ingresos, así como mayor costo de administración que podrían ser eliminados a través de la implementación de ADempiere. Veamos cómo y porqué! 2 Solución ADempiere ADempiere es la herramienta estratégica para ayudar a las empresas a ganar una ventaja competitiva en la economía en crecimiento. A diferencia del software ERP tradicional, ADempiere está diseñado alrededor de procesos de negocios y transacciones, en lugar de basarse en la arquitectura tradicional contable y deparmental. ADempiere es un software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP - Enterprise Resource Planning) y de Administración de Relaciones con Clientes (CRM - Customer Relationship Management) de código abierto (open source) que proporciona una perfecta visión de 360 grados de su empresa, sus clientes y proveedores. ADempiere pone el poder de las comunicaciones oportunas y coherentes al alcance de pequeñas y medianas empresas mediante la oferta de un software ERP superior que es asequible, adaptable, y escalable, asegurando que las empresas siempre tengan exactamente la solución que necesitan.

4 Mas allá de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y Administración de Relaciones con Clientes (CRM), ADempiere también integra Administración de la Cadena de Suministros (SCM - Supply Chain Management), y Procesamiento Analítico en-línea (OLAP - On-line Analytical Processing). 2.1 Características Claves I. ERP Completo Un ERP es un sistema de información que integra todas las aplicaciones relacionadas para toda la empresa. Integra todos los departamentos y funciones de la empresa en un solo sistema informático que puede atender cada una de las necesidades particulares de los distintos departamentos. Este sistema asegura así la coherencia y validez de los datos. Esta arquitectura centralizada también asegura que toda la interfaz de usuario es coherente. Planeamiento de Recursos Empresariales Contabilidad Adm inistración de la Cadena de Sum inistros ADempiere ERP & CRM S E R V E R Logística Producción Adm inistración de Relaciones Con Clientes Análisis de Rendim iento Ventas Los procesos de negocios definen el diseño de ADempiere. En el mundo actual, la gente suele ejecutar procesos de negocio completos, o incluso múltiples procesos relacionados, en lugar de trabajar dentro de un departamento único. Por ejemplo, el módulo de administración de la cadena de suministros solamente tendrá sentido cuando la información es recuperada y consolidada simultáneamente a través de

5 muchos departamentos y procesos de negocios diferentes, tales como cuentas por pagar, órdenes de compra, órdenes de venta, administración de inventarios y CRM. II. Administración de la Cadena de Suministros (Supply Chain Management) SCM cubre todas las actividades de gestión de materiales incluyendo recepción de inventario, despachos, y movimientos de materiales dentro de un cliente y sus organizaciones y para proveedores y clientes. Con su modelo de Almacén, ADempiere puede gestionar cualquier tipo de producto. Esto es posible gracias una matriz de atributos de productos bien pensada. Se soportan diferentes unidades de medida, categorías de productos, múltiples listas de precios, marcas, categorías de impuestos, reconocimiento de ingresos, así como muchos otros campos, para que se pueda configurar cualquier producto. Como se ve en la siguiente figura, ADempiere genera y administra todos tipo requerido de documentos necesarios para seguir todos los detalles relacionados a movimientos de materiales (fechas, tiempo, cantidad, transferencia de almacén, despacho, nivel de reposición, reserva de stock y así sucesivamente). Vinculado a esto hay un proceso de valuación inteligente que puede mostrar su valuación de inventarios de acuerdo a diferentes métodos de costeo, tales como costeo estándar, costeo promedio y costeo real (Última OC, FIFO, LIFO). Esto implica que la gerencia puede acceder en cualquier momento a las cifras de existencias reales, en cantidad y en valor! Valuación De Costos Recepción De Material Movimiento de Inventario Disponible Almacén Inventario Físico Reposición (Demanda) Envío a Clientes Producción

6 III. Administración de Relaciones con Clientes CRM, por otro lado, es una estrategia de negocios construida alrededor del concepto de centrarse en el cliente. El objetivo principal es optimizar ingresos a través de satisfacción al cliente incrementada mediante interacciones mejoradas en cada contacto con el cliente. No es un módulo independiente, sino una vista lógica de todas las actividades relacionadas con clientes y prospectos. La solución CRM de ADempiere crea valor para su negocio al abrir canales de comunicación vitales y crear una base de conocimientos común enfocada en el cliente para servir mejor a sus clientes. ADempiere permite a la empresa obtener una visión completa de sus clientes. Toda información que la gerencia desee saber sobre sus clientes está disponible y puede ser controlada por su personal. Mas aún, Adempiere, con su función de pista de auditoría, puede ayudar a la empresa a evaluar el efecto de una campaña promocional, puesto que la gerencia podrá chequear las ventas de cualquier período de tiempo. IV. Análisis de Rendimiento La herramienta de Análisis de Rendimiento de ADempiere cubre las dimensiones de costeo y contabilidad de la aplicación y está basada en transacciones. Permite que los datos operacionales sean recolectados, analizados y administrados centralizadamente desde muchos ángulos. Puesto que combina los detalles de todas las transacciones, es fácil recuperar y analizar los reportes de acuerdo al nivel de detalle necesario (por producto, categoría de producto, por cliente, por grupo de clientes, etc). Esta característica permite que la gerencia se enfoque en procesos de negocios, como planeamiento y pronóstico. 2.2 Una herramienta estratégica que evoluciona con su empresa ADempiere siempre será la herramienta estratégica que evoluciona a medida que cambian sus necesidades de negocio. Con su arquitectura multi-características, puede atender a todas las necesidades de la empresa. Multi-organización (diferentes entidades organizacionales pueden compartir datos o asegurarse de que los datos privados no son accesibles por otras entidades.) Multi-productos/servicios (cualquier tipo de productos, artículos, servicios, o aún recursos, de acuerdo a la naturaleza del negocio). Multi-Moneda (habilidad de hacer cualquier transacción en moneda extranjera.) Multi-Contabilidad y Multi-Costeo (puede mantener en paralelo diferentes esquemas contables así como varios métodos de costeo.) Multi-Lenguaie (pantalla de interfaz y reportes en muchos lenguajes.) Multi-Impuestos (la matriz de impuestos de ADempiere puede manejar cualquier sistema de impuestos.)

7 3 Sobre ADempiere ADempiere es uno de los proyectos mas activos de sourceforge.net, con una floreciente y activa comunidad. Esto asegura que el proyecto existirá y continuará creciendo. También asegura que cualquier defecto que pueda existir será descubierto y resuelto rápidamente. Con implementaciones en ejecución a escala global (desde Alemania hasta Ecuador), ADempiere se está convirtiendo rápidamente en la principal solución ERP.

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