PAGOS CON RECURSOS DEL FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL

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1 SOLIDARIDAD PENSIONAL Bogotá D.C.

2 CONTROL DE VERSIONES VERSIÓN Hojas Modificadas Fecha modificación DD MM AAAA DISTRIBUIDO A Dirección Administrativa y Financiera Documento Nuevo DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISIÓN OBSERVACIONES 2

3 Tabla de contenido OBJETIVO... 4 ALCANCE... 4 MARCO LEGAL... 4 AUTORIZACIONES GENERALIDADES MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS DEL FONDO DE condiciones de manejo sistemas electrónicos y traslados bancarios solicitud y entrega de cheques de gerencia conciliación diaria y mensual de las cuentas bancarias PAGOS CON RECURSOS DEL FONDO DE presupuesto pagos PAGOS DE SUBSIDIOS PROGRAMA SUBSIDIO AL APORTE EN PENSIÓN (PSAP) ACTIVIDAD 1: SOLICITUD DE REGISTROS PRESUPUESTALES Y/O ORDEN DE PAGO ACTIVIDAD 2: REVISIÓN CARTA DE SOLICITUD ACTIVIDAD 3: FIRMA CARTA DE SOLICITUD ACTIVIDAD 4: ORDENACIÓN DEL GASTO Y AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL ACTIVIDAD 5: ACTUALIZACIÓN DE PRESUPUESTO DEL FONDO ACTIVIDAD 6: ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DEL COMPROBANTE CONTABLE ACTIVIDAD 7: ARCHIVO ACTIVIDAD 8: TRASLADO DE RECURSOS PAGO DE SUBSIDIOS COLOMBIA MAYOR - PROGRAMA DE SOLIDARIDAD CON EL ADULTO MAYOR ACTIVIDAD 1: RECEPCIÓN DE LA NÓMINA AVALADA ACTIVIDAD 2: GENERAR ARCHIVO DE PAGOS Contabilización Orden de Pago Generación Archivo Plano - Bancos ACTIVIDAD 3: TRASLADO DE RECURSOS ACTIVIDAD 4: REPORTAR PAGOS A TRAVÉS DE TESORERÍAS REINTEGRO DE RECURSOS ACTIVIDAD 1: CARGUE DEL REINTEGRO Reintegro Red Bancaria Reintegro Tesorerías y Cbas ACTIVIDAD 2: GENERACIÓN DE ARCHIVOS PARA AVAL ACTIVIDAD 3: CIERRE DE NÓMINA ACTIVIDAD 4: CUENTAS POR PAGAR AL CIERRE DEL AÑO DIAGRAMA DE FLUJO GLOSARIO

4 OBJETIVO Dar a conocer las políticas para el manejo de las cuentas bancarias del Fondo de Solidaridad Pensional. Determinar los requisitos para efectuar pagos con recursos del Fondo de Solidaridad Pensional. Explicar en forma detallada y gráfica el procedimiento de pagos con recursos del Fondo de Solidaridad Pensional. Facilitar el control en la ejecución del presupuesto mediante un proceso organizado del gasto. ALCANCE Este documento aplica para el manejo de las cuentas bancarias, pagos y devoluciones con recursos del Fondo de Solidaridad Pensional (F.S.P). MARCO LEGAL Contrato de encargo fiduciario No de 2012 Ley 100 de 1993 Estatuto orgánico del presupuesto general de la Nación Decreto 3771 de 2007 Estatuto tributario Ley 797 de 2003 Decreto 2681 de 2003S FIRMA AUTORIZACIONES ELABORÓ ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO Cesar Villamil Ramos Analista de O&M Yeny Laverde Díaz Coordinadora Financiera Maria Isabel Hurtado S. Directora Administrativa y Financiera Juan Carlos López Castrillón Gerente General APROBACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO Radicación Marzo de 2013 OFICIALIZACIÓN CCM OP 050 4

5 1. GENERALIDADES 1.1 MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS DEL FONDO DE La Junta Directiva del Consorcio, aprueba las políticas para el manejo de las cuentas del Fondo de Solidaridad Pensional, las cuales se amplían a continuación CONDICIONES DE MANEJO Para el manejo de las cuentas se requiere de dos firmas conjuntas, clase A y clase B, sello seco, húmedo y sello protectógrafo. La firma clase A, corresponde al Gerente General y/o el Representante Legal del Consorcio. La firma clase B, corresponde al Director Administrativo y Financiero y al Director de Contabilidad y Costos. Para transferencias electrónicas se manejaran dos firmas electrónicas y token cuando la entidad financiera lo permita, Director Administrativo y Financiero y/o Director de Contabilidad y Costos, Coordinador Financiero, Coordinador Administrativo y de Gestión Humana SISTEMAS ELECTRÓNICOS Y TRASLADOS BANCARIOS La transferencia de recursos entre las cuentas del Fondo de Solidaridad Pensional, se realizará por medio de traslado electrónico o carta de traslado, a través de los sistemas de ACH, CENIT o SEBRA y el sistema que el Banco seleccionado utilice. Los traslados electrónicos o a través de portales empresariales de los bancos serán firmados en el formato traslado de recursos (RG-PAG-01), una vez sean autorizadas por el Gerente General o Representante Legal, se realiza la operación con las firmas electrónicas autorizadas SOLICITUD Y ENTREGA DE CHEQUES DE GERENCIA En casos especiales se solicitará cheque de gerencia a través de carta con las condiciones definidas en el numeral 1.1.1, dado que las cuentas del Fondo de Solidaridad Pensional no manejan chequera. La entrega de los cheques a terceros se realiza mediante entrega directa. La Dirección Administrativa y Financiera solicitará un oficio a la entidad o persona natural, donde se relacione el nombre completo y el número de documento de identificación de la persona autorizada para retirar el cheque de las instalaciones del CONSORCIO. Al momento de realizar el retiro, el Analista de Pagos y/o Tecnólogo Administrativo y Financiero entregara el cheque a la persona autorizada la cual deberá presentar: Carta de autorización debidamente firmada y sellada en original de la empresa (Hoja con membrete) Original y fotocopia del documento de identificación Y deberá firmar el comprobante de egreso (original) con el número de identificación y colocando el sello de la empresa si existe. 5

6 El Analista de Pagos y/o Tecnólogo Administrativo y Financiero es el responsable de la entrega de cheques de gerencia, remitirá una copia del cheque con sus soportes respectivos a la Dirección de Contabilidad y Costos CONCILIACIÓN DIARIA Y MENSUAL DE LAS CUENTAS BANCARIAS Las cuentas de pagos son conciliadas diariamente por la Dirección Financiera y mensualmente por la Dirección Contable. 1.2 PAGOS CON RECURSOS DEL FONDO DE PRESUPUESTO El presupuesto es aprobado anualmente en la ley de presupuesto general nacional sancionada por el Presidente de la República y la distribución del presupuesto del Fondo de Solidaridad Pensional es aprobado por el Consejo Directivo del Fondo PAGOS Los pagos efectuados con recursos del Fondo de Solidaridad Pensional corresponden a los siguientes rubros: Subsidios Comisiones Fiduciarias Vigencias expiradas Honorarios por Interventorías o Asesorías 2 PAGOS DE SUBSIDIOS Programa Subsidio al Aporte en Pensión (PSAP) 2.1 ACTIVIDAD 1: SOLICITUD DE REGISTROS PRESUPUESTALES Y/O ORDEN DE PAGO Responsable: Analista Financiero Solicita al Ministerio la autorización de registro presupuestal, la obligación y orden de pago con cargo al rubro a afectar. Revisa los recursos disponibles para efectuar los pagos correspondientes, elabora la carta de solicitud de Obligación y Orden de Pago teniendo en cuenta el valor y el concepto por el que se va efectuar el pago. Remite al Coordinador Financiero para su revisión. 2.2 ACTIVIDAD 2: REVISIÓN CARTA DE SOLICITUD Responsable: Coordinador Financiero Revisa la solicitud de Obligación y Orden de Pago, verificando que este avalada por la firma interventora, con los soportes respectivos. Adicionalmente, verifica que se realice contra el Registro Presupuestal respectivo. 6

7 2.3 ACTIVIDAD 3: FIRMA CARTA DE SOLICITUD Responsable: Gerente General Aprueba y firma la solicitud de Obligación y Orden de Pago, con previo visto bueno del Director Administrativo y Financiero, para que sea remitida a la Subdirección Administrativa y Financiera del Ministerio del Trabajo. 2.4 ACTIVIDAD 4: ORDENACIÓN DEL GASTO Y AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL Responsable: Ministerio del Trabajo El Ministerio del Trabajo realiza el trámite de ordenación de gasto ante la Secretaría General o ante quien tenga esta facultad y posteriormente realiza el trámite de afectación presupuestal, contable y de tesorería. Posteriormente, el Ministerio del Trabajo remite la autorización del giro con los soportes respectivos, al Consorcio COLOMBIA MAYOR, para continuar con el proceso de pago. 2.5 ACTIVIDAD 5: ACTUALIZACIÓN DE PRESUPUESTO DEL FONDO Responsable: Analista Financiero Actualiza la información en el presupuesto en los rubros respectivos y posteriormente remite al Analista de Pagos. 2.6 ACTIVIDAD 6: ELABORACIÓN E IMPRESIÓN DEL COMPROBANTE CONTABLE Responsable: Analista de pagos Realizará los pagos de honorarios, servicios y subsidios siguiendo lo descrito en el instructivo Generación de pagos a terceros en Nodum SINFONÍA (IN-FIN-02), según las órdenes y obligaciones de pago recibidas del Ministerio del Trabajo. Imprime la carta siguiendo lo definido en el instructivo Manejo de Contabilidad en Nodum SINFONÍA (IN- CON-01). Imprime el Comprobante Contable y firma en el espacio denominado GRABO. Remite al Director de Contabilidad y Costos para su revisión. 2.7 ACTIVIDAD 7: ARCHIVO Responsable: Analista Contable Archiva el comprobante contable y los soportes respectivos. 2.8 ACTIVIDAD 8: ELABORACIÓN CARTA TRASLADO Y TRASLADO DE RECURSOS Responsable: Analista de Pagos y/o Tecnólogo Administrativo y Financiero Una vez elaborada la carta de traslado por el Analista de Pagos, se realiza la transferencia a través de 2 firmas electrónicas y claves de token, previa revisión, aprobación y firma de las personas autorizadas de la carta en el formato traslado de recursos (RG-PAG-01) ó carta de traslado (RG-PAG-05), para efectuar el pago correspondiente 7

8 3 GENERACIÓN DE NÓMINA COLOMBIA MAYOR 3.1 ACTIVIDAD 1: APLICACIÓN DE NOVEDADES Responsable: Analista ó Coordinador de Producción PROGRAMA COLOMBIA MAYOR Aplica las novedades siguiendo lo descrito en el procedimiento Manejo de Novedades Colombia Mayor (PD- ADM-03). 3.2 ACTIVIDAD 2: GENERACIÓN DE NÓMINA Responsable: Coordinador de Producción PROGRAMA COLOMBIA MAYOR Inicia la elaboración de la nómina para el respectivo pago, siguiendo lo definido en el instructivo Generación Nómina PROGRAMA COLOMBIA MAYOR PROGRAMA COLOMBIA MAYORI en Nodum - SINFONÍA (IN-ADM-04), la cual conlleva las siguientes actividades: Cargue de exclusiones Generación de archivos planos Generación de informes: reportes consolidados, detalle nómina y exclusiones. Informa a la Dirección Administrativa y Financiera para efectos de adelantar las actividades de verificación de beneficiarios y recursos. 3.3 ACTIVIDAD 3: VERIFICACIÓN DE NÓMINA Responsable: Coordinador de Producción PROGRAMA COLOMBIA MAYOR Una vez generada la nómina, se verifica que: La información de la Base de datos de beneficiarios coincide con los convenios, contratos y beneficiarios aprobados por cada municipio o proyecto. Los valores de subsidio programados a los beneficiarios correspondan a los valores de subsidios de cada uno de los municipios al que pertenece. Realiza las validaciones generales que se encuentran contenidas en el formato de Bitácora Nómina PROGRAMA COLOMBIA MAYOR (RG-ADM-26) En caso de existir diferencias se procederá a realizar los análisis y correcciones necesarias. NOTA: Se debe tener en cuenta las instrucciones específicas que la Dirección de Producción, y/o Dirección Administrativa y Financiera impartan respecto al proceso de verificación para cada nómina. 3.4 ACTIVIDAD 4: VALIDACIÓN DE BANCOS Responsable: Coordinador Financiero y/o Analista de Pagos. Una vez generada la nomina se realiza una verificación de los bancos a través de los cuales se debe realizar el giro de subsidios a los beneficiarios del Programa, de acuerdo con la modalidad de subsidio.. De presentarse alguna novedad en la revisión de la nomina con la asignación de bancos (beneficiarios que aparezcan sin banco asignado), se procederá a realizar el cambio en Sinfonía siguiendo lo definido en el instructivo Generación de pagos, devoluciones y comisiones fiduciarias en Nodum- SINFONÍA (IN-PAG-01). 8

9 Se remite a cada Entidad Financiera vinculada, un listado con el número de pagos proyectados (No de beneficiarios, monto a girar por sucursal, para programar las fechas de pago). Esta información debe ser remitida antes de iniciar el proceso de pagos, para efectos de logística de los bancos. 3.5 ACTIVIDAD 5: SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE NÓMINA Responsable: Dirección de Producción Verificada la nómina, la Dirección de Producción remite a la Auditoría Externa con copia a la Dirección Administrativa y Financiera (en medio magnético), con el objeto de que la Auditoría realice las validaciones y la respectiva aprobación de la nómina en un término de tres días hábiles. 3.6 ACTIVIDAD 6: AVAL DE LA NÓMINA Responsable: Grupo Interventor del contrato de encargo fiduciario No. 352 (Auditoría Externa) El Grupo interventor o la auditora externa revisan y aprueba la nómina, generando el aval mediante oficio dirigido al Ministerio del Trabajo, con copia al Consorcio Colombia Mayor. 3.7 ACTIVIDAD 7: REMISIÓN DE LA NÓMINA A AL MINISTERIO Y SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE PAGO Responsable: Analista Financiero y/o Coordinador Financiero Solicita al Ministerio del Trabajo la autorización de Obligación y Orden de pago, informando los valores requeridos y anexando el aval original recibido de la Auditoría Externa. 3.8 ACTIVIDAD 8: INFORMACIÓN DE NÓMINA DE LOS BENEFICIARIOS Responsable: Asesor Territorial PROGRAMA COLOMBIA MAYOR Paralelamente a la solicitud de autorización de giro por parte del Ministerio del Trabajo, la Dirección de Producción remite a las regionales las nominas a pagar de PROGRAMA COLOMBIA MAYOR y PROGRAMA COLOMBIA MAYOR INDÍGENAS (Red Bancaria, tesorerías y CBAS), el Asesor Territorial PROGRAMA COLOMBIA MAYOR debe imprimir el formato de Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) y remitirlo a los Entes Territoriales junto al reporte con la información de los pagos a efectuar: número de beneficiarios, nombres, valor de los pagos, forma de abono (Red bancaria o convenio con tesorería municipal) y tiempo de disponibilidad de los recursos; mínimo diez (10) días o el acordado con el banco dependiendo del número de pagos. Para los casos en los que se abone a la cuenta del Ente Territorial, el Asesor Territorial PROGRAMA COLOMBIA MAYOR envía los formatos de Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) e instrucciones para la entrega de los aportes pagados, para que sean diligenciados por parte del Ente Territorial al momento de la entrega de los aportes. Adicionalmente en dicha comunicación se debe mencionar el número de la cuenta del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR, para que se consigne los subsidios no cobrados, en un término máximo de cinco (5) días después de terminado el proceso de pagos. Para los CBA ó Centro Diurno se sigue lo descrito en el procedimiento Manejo de los CBA y Centros Diurnos (PD-CDG-01). La Tesorería Municipal tendrá diez (10) días hábiles para realizar el pago y devolución de los subsidios, desde la fecha en que el Consorcio gira los recursos, de acuerdo a lo establecido en la clausula sexta de los convenios. 9

10 4 PAGO DE SUBSIDIOS Colombia Mayor - Programa de Solidaridad con el Adulto Mayor 4.1 ACTIVIDAD 1: RECEPCIÓN DE LA NÓMINA AVALADA Responsable: Director Administrativo y Financiero La Dirección Administrativa y Financiera recibe la nómina avalada por la Auditoría Externa y realiza las actividades relacionadas a partir del numeral 2.1 Actividad 1 de este procedimiento. 4.2 ACTIVIDAD 2: GENERAR ARCHIVO DE PAGOS Responsable: Coordinador Financiero y/o Analista de Pagos Una vez recibida la orden de giro por parte del Ministerio del Trabajo, genera los archivos de: Bancos, consolidado y detalle Contabilización Orden de Pago Para el registro automático en el sistema, se realiza la distribución de la nómina por red bancaria y tesorerías, imprime y lo remite al Coordinador Financiero para su revisión y posterior aprobación del Director Administrativo y Financiero quien lo remite al Director de Contabilidad y Costos siguiendo lo definido en el instructivo Manejo de Contabilidad en Nodum SINFONÍA (IN-CON-01) Generación Archivo Plano - Bancos Genera el archivo plano de cada uno de las entidades financieras siguiendo lo descrito en el instructivo Generación de pagos, devoluciones y comisiones fiduciarias en Nodum- SINFONÍA (IN- PAG-01). Finalizado el cargue, envía la información al banco a través de portales seguros o carpetas con conexión segura. 4.3 ACTIVIDAD 3: Traslado de Recursos Responsable: Analista de Pagos y/o Coordinador Financiero Al generar los archivos planos se realizan los traslados correspondientes a red bancaria, tesorería y Centros de Bienestar del Adulto Mayor. Estos recursos se podrán girar: A nombre del beneficiario a través de la entidad pagadora con la que se establece el convenio de pago: Se trasladan los recursos y la base con los pagos programados (cedula, nombre del beneficiario, valor giro, sucursal para pago) por la entidad pagadora programada previamente con la regional y el Municipio. La Entidad pagadora inicia el proceso de pagos de acuerdo con la programación previamente acordada y las instrucciones de pago remitidas por el Consorcio. Diariamente se actualiza la información de pagos y la contabilidad frente a la base inicial. Una vez finalizado el proceso de pagos se concilian los pagos efectivos y las devoluciones con la programación inicial y contra la cuenta de pagos asignada a cada entidad pagadora. La entidad pagadora remite al CONSORCIO el reporte pagos y devoluciones y/o conciliación con respecto al giro. 10

11 Abono a cuenta del Ente Territorial para los convenios por tesorería y/o CBA: El CONSORCIO gira los recursos programados a la cuenta bancaria reportada por la Oficina Jurídica en el formato Traslado de recursos (RG-PAG-01). Una vez el Ente Territorial disponga de los recursos, inicia la entrega de subsidios según las condiciones establecidas en el convenio. Nota 1: Para el caso de tesorerías y CBA se girará el 100% de los recursos a la cuenta registrada en el Sistema 4.4 ACTIVIDAD 4: REPORTAR PAGOS A TRAVÉS DE TESORERÍAS Responsable: Coordinador Regional y Asesor Territorial Colombia Mayor Los pagos a través de las tesorerías municipales, deben ser tramitados de la siguiente manera: Una vez la Regional disponga de la información de nómina de pagos (Red Bancaria y tesorerías) enviada por el Coordinador de Producción Adulto Mayor, el Asesor Territorial Colombia Mayor debe imprimir el formato de certificación de pagos de subsidios de Subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) y diligenciar los campos correspondientes a: consecutivo de orden de entrega de aportes, cédula, nombre del beneficiario y valor de giro. La Regional debe remitir al Ente Territorial la carta en la cual se entregan las indicaciones para el proceso de pago. Esta carta debe contener los siguientes anexos: Formato Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia (RG-ADM-08) que contiene el total de beneficiarios que recibirán el pago de subsidio. Formato Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) e instrucciones para la entrega de los aportes pagados. Este formato debe ser diligenciado por el Alcalde y debe ser remitido con el listado de certificación de pagos. Este formato ha sido modificado y deber ser diligenciado previamente por la Regional con los siguientes datos: Municipio, código del municipio, departamento, NIT, Código del departamento, Nómina del mes que se paga, periodos que se pagan, número del convenio, valor mensual de subsidio, meses a los cuales corresponde el giro y fecha de giro. De igual forma se de diligenciar el número de beneficiarios y el valor del giro. Una vez entregados los aportes a los beneficiarios por parte del Ente Territorial y diligenciado el Formato Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia (RG-ADM-08), este debe diligenciar el formato Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) y remitir ambos debidamente firmados a la Regional en las demás columnas (Fecha de pago, firma del beneficiario y huella). Teniendo como soporte los documentos presentados por parte del Ente Territorial: Formato Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia (RG-ADM-08), y formato Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07), consignación de recursos no pagados, el Coordinador Regional debe proceder a realizar los registros de acuerdo con las instrucciones definidas en el convenio suscrito, verificando la coherencia de los datos registrados. 11

12 5 REINTEGRO DE RECURSOS 5.1 Actividad 1: CARGUE DEL REINTEGRO Responsable: Coordinador Financiero / Analista de Pagos / Coordinador Regional Una vez recibida la información final de pagos reportados por las entidades financieras y municipales el Coordinador Financiero y/o Analista de pagos y en el caso de tesorerías el Coordinador Regional, identifican los beneficiarios que no cobraron los subsidios incluidos en la nómina, y los registra en la base de datos de SINFONÍA los SUBSIDIOS NO COBRADOS, uno a uno los beneficiarios que no cobraron el subsidio,, el periodo al que corresponden y la nómina en la cual se encontraban incluidos, y se efectúa el reintegro, así: REINTEGRO RED BANCARIA Responsable: Coordinador Financiero y/o Analista de pagos Realiza el cargue de la información de los beneficiarios programados que no cobraron y su valor siguiendo lo definido en el instructivo Generación de pagos, reintegros y comisiones fiduciarias en Nodum- SINFONÍA (IN-PAG-01) REINTEGRO TESORERÍAS Y CBA Responsable: Coordinador Financiero / Analista de Pagos / Coordinador Regional Realiza el cargue de la información siguiendo lo definido en el instructivo Generación de pagos, reintegros y comisiones fiduciarias en Nodum- SINFONÍA (IN-PAG-01). Los siguientes documentos deben ser remitidos por la Regional a la Dirección Administrativa y Financiera, una vez se haya registrado la devolución: a. Original del resumen del formato Certificación de pagos de subsidios de Subsistencia para Tesorerías y CBA (RG-ADM-07) b. Copia de la consignación de los subsidios no cobrados (cuando exista) Los demás documentos soporte reposarán en las Regionales. El control de los beneficiarios se llevara en la base de datos, indicando, uno a uno, los beneficiarios que se programaron y cobraron el subsidio como PAGADOS ; aquellos que no cobraron el subsidio se les identifica con un registro aplicado a cada subsidio como DEVUELTO y en la siguiente nomina la programación de estos subsidios se realizará normalmente (solicitud de recursos presupuestal) siempre y cuando corresponda a la vigencia en curso, de lo contrario, en la nómina se hará la diferenciación de los subsidios que corresponden a cuentas por pagar de la vigencia anterior. 12

13 NOTA: Es importante que los formatos estén completamente diligenciados con las siguientes características: No debe presentar tachones ni enmendaduras Registrar el número de cédula de la autoridad territorial Registrar la firma de la autoridad territorial, tesorero y del representante de la asamblea de beneficiarios. Todos los campos por cada concepto: cantidad y valor, debidamente diligenciados. Cuando no proceda o exista un valor colocar una raya en la casilla. Se debe verificar que la suma y diferencia de las cifras concuerden de acuerdo con los valores girados y de devolución. Verificar que el número de convenio coincida con el número de convenio firmado Se debe legalizar independientemente cada proceso de pago, es decir un resumen de pago por cada proceso. 5.2 ACTIVIDAD 2: GENERACIÓN DE ARCHIVOS PARA AVAL PARA EL PAGO DE LA REMUNERACIÓN FIDUCIARIA. Responsable: Coordinador Financiero Una vez reintegrados los recursos, y validads las bases de datos, se genera el registro automático en el sistema, cancelando la cuenta por pagar registrada inicialmente, disminuyendo el gasto en el monto correspondiente a los subsidios no cobrados. Se genera el archivo de comisiones siguiendo lo definido en el instructivo Generación de pagos, reintegros y comisiones fiduciarias en Nodum- SINFONÍA (IN-PAG-01) el cual contiene el detalle de los subsidios pagados (cedula, nombre, monto del giro, numero de subsidios, banco) y los formatos Consolidado Tesorerías (RG-PAG-07) y pagos realizados en Red Bancaria (RG-PAG-08) el cual es validado con los reportes recibidos de las entidades pagadoras. Una vez validada y conciliada esta información se genera la factura de comisiones fiduciarias y se remite a la firma Interventora para su validación y aprobación, con los siguientes documentos soportes: Factura de Comisiones Formatos Consolidado Tesorerías (RG-PAG-07) y pagos realizados en Red Bancaria (RG-PAG-08) Archivos Originales de Bancos Carta de legalización de Bancos Archivo de comisiones Para el caso de Tesorerías se entregan en calidad de préstamo las planillas de legalización. La Firma Interventora genera aval el cual es remitido al Ministerio del Trabajo para la autorización del reintegro al del SIIF de las devoluciones así como el pago de comisiones fiduciarias. 5.3 ACTIVIDAD 3: CIERRE DE NÓMINA Responsable: Coordinador Financiero Procede a realizar el cierre de la nomina siguiendo lo descrito en el instructivo Generación de pagos, reintegros y comisiones fiduciarias en Nodum- SINFONÍA (IN-PAG-01). Una vez validados los archivos y conciliada la nómina se hace el cierre que genera un archivo que debe contener la relación (uno a uno), de los beneficiarios que no cobraron, la cual es enviada a la firma Intrventoria a fin de que emita concepto de procedencia técnica, financiera y presupuestal, concepto que es remitido al Ministerio del Trabajo para efectos de hacer los ajustes correspondientes en el SISTEMA DE 13

14 INFORMACION FINANCIERA, SIIF, disminuyendo el gasto y reintegrando el valor de la nómina NO cobrada a la apropiación correspondiente. Contablemente, el registro de reversión del gasto se realiza en el momento del cierre del proceso DE NOMINA en el sistema 5.4 ACTIVIDAD 4: CUENTAS POR PAGAR AL CIERRE DEL AÑO Responsable: Dirección de Producción De conformidad con las normas presupuestales, a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF- Nación se definirá las reservas presupuestales y cuentas por pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación. Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, y las cuentas por pagar por la diferencia entre las obligaciones y los pagos. Anualmente, después de liquidar la ultima nómina de año, el Coordinador de Producción Colombia Mayor, revisa el estado de los beneficiarios del Programa y genera la base de datos que contiene los beneficiarios que al cierre de la última nómina, no cobraron los subsidios, para constituir las reservas de apropiación o de caja, según sea el caso, con cargo a la vigencia en curso que se está cerrando, las cuales, una vez aprobadas, deben ser registradas contablemente. Esta relación debe contener, uno a uno, los beneficiarios que no cobraron los subsidios, el número de subsidios, el periodo al que corresponden y el valor. Se remite a la Firma Interventora para su concepto de procedencia técnica, administrativa y presupuestal. La Dirección Administrativa y Financiera solicita al Ministerio del Trabajo la autorización presupuestal para la constitución de las reservas presupuestales, dado que las cuentas por pagar, corresponden a la diferencia entre las obligaciones ya registradas y los giros, que se encuentran pendientes de giro a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal. Las cuentas por pagar y las reservas presupuestales que no se hayan ejecutado dentro del año siguiente al de su constitución, EXPIRAN SIN EXCEPCIÓN, realizando consecuentemente los registros contables liberando la cuenta por pagar y la recuperación del gasto de años anteriores, en el Estado de Resultados. NOTA. El Coordinador de Producción liquidara la nomina con recursos de la vigencia, solicitando la totalidad de los recursos, como subsidios normales, dado que en cada proceso de cierre de nomina se ha disminuido el gasto por el valor de las devoluciones y reintegrado presupuestalmente al SIIF 14

15 6 DIAGRAMA DE FLUJO PAGOS CON RECURSOS DEL FONDO DE PAGOS CON RECURSOS DEL FONDO DE FIRMA INTERVENTORA CONSORCIO COLOMBIA MAYOR MINISTERIO DEL TRABAJO Avalar la Nómina Liquidación Nómina Recepción Nómina Avalada NO Carta Solicitud OK? SI Solicitud Obligación y Orden de Pago Carta de Solicitud Ordenación del Gasto y Autorización Presupuestal Carta de Solicitud Solicitud de registros presupuestales y orden de pago Actualización del Presupuesto del FSP Traslado de recursos y pagos RG-PAG-01 RG-PAG-05 Comprobante contable Comprobante Contable Revisión y Aprobación Comprobante Contable Comprobante Contable Autorización Reintegro y pago comisiones Generar Archivo Plano - Bancos NO Existe Reintegro? SI Reportar Pagos a través de Tesorerías y Bancos Generación archivo de comisiones Cargue de reintegro Generación afectación presupuestal y autorización del pago RG-ADM-08 RG-ADM-07 Generación de archivos para aval Avala Reintegro virtual en SIIF y aval comisiones fiduciarias Remisión al Ministerio para Auforización Generación de pago y afectación informe de presupuesto FIN NOTA: Al cierre del año se constituyen las cuentas por pagar correspondientes 7 GLOSARIO Compromisos: son actos realizados por el Ministerio del Trabajo - Fondo de Solidaridad Pensional, representado a través del Consorcio, que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto, se encuentran en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos. Obligación: es el monto adeudado, producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios prestados y demás exigibilidades pendientes de pago. Registro Presupuestal: es la imputación presupuestal mediante la cual se afectan en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin. El acto del registro perfecciona el compromiso. 15

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