UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN LAS CUENTAS POR PAGAR ENFOCADAS AL ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (SAP R/3) EN UNA EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES. TRABAJO PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA P R E S E N T A : ALDO FERMIN CASTILLO TERRÉS ASESOR DE TRABAJO PROFESIONAL: C.P.C. GUSTAVO ANTONIO AGUIRRE Y NAVARRO (2012)

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3 AGRADECIMIENTOS A mis padres por todo el apoyo, confianza y comprensión que me han brindado durante toda mi vida y el transcurso de mis estudios de la carrera de Contaduría. José Luis Castillo Jiménez María Antonieta Terrés Sandoval A mi hermano por ayudarme en la realización de este trabajo. Erick Antonio Castillo Terrés. A mi asesor por su apoyo, tiempo y realización de este Trabajo Profesional; además por el apoyo brindado durante toda la carrera de Contaduría. C.P.C. Gustavo Antonio Aguirre y Navarro Gracias por su apoyo Aldo Fermín Castillo Terrés

4 ÍNDICE OBJETIVO: Dar a conocer y explicar la funcionalidad del módulo de Cuentas por Pagar (AP) del sistema SAP, el cual constituye una herramienta a utilizar dentro de las grandes organizaciones; haciendo mención al procedimiento para efectuar la entrada de facturas de proveedores, con o sin referencia a una orden de compra, mostrando paso a paso a través de imágenes y comentarios el proceso a seguir en el sistema de gestión con distintos escenarios propios del módulo. INTRODUCCIÓN MARCO CONCEPTUAL Definición de Cuentas por Pagar Sistema Enterprise Resource Planning (SAP R/3) ANTECEDENTES Desarrollo cronológico de la historia del Comercio El Comercio Electrónico TRAYECTORIA PROFESIONAL CASOS PRÁCTICOS Ejemplo 1: BLUE BLANK - Brasil Ejemplo 2: WAGATEEL - Brasil Ejemplo 3 : PO BLUEPLANET Colombia Ejemplo 4: BLUE BLANK - Colombia CONCLUSIÓN SUGERENCIAS.102 BIBLIOGRAFÍA

5 INTRODUCCIÓN El presente trabajo tiene como objetivo demostrar cómo se lleva a cabo el registro de las Cuentas por Pagar mediante el sistema contable Enterprise Resource Planning (SAP R/3). Para ese efecto, se expondrán diversos ejemplos de los registros de facturas de dos de las subsidiarias de una empresa de telecomunicaciones, las cuales están ubicadas en dos países distintos de Latinoamérica, a saber, Brasil y Colombia. Dentro de esta empresa de telecomunicaciones opera un centro de servicios compartidos, es decir, una unidad organizacional que provee soporte de back office a clientes internos, eliminando procesos y sistemas redundantes; que es, precisamente, donde se realizaron los registros de las facturas que se presentarán posteriormente. Cabe aclarar, que el back office es aquella parte de las empresas donde se realizan las tareas destinadas a gestionar la propia empresa y con las cuales el cliente no necesita contacto directo. Esto brinda a las empresas un mejor control de la información y permite a cada subsidiaria concentrar sus esfuerzos en atender los procesos principales del negocio. Nuestro trabajo ha sido dividido en cuatro capítulos, a través de los cuales se explican algunos conceptos importantes que encuadran nuestro trabajo, se esbozan los antecedentes de nuestro objeto de estudio, se expone los casos prácticos y, se hacen las conclusiones correspondientes. 2

6 1. MARCO CONCEPTUAL A continuación, se esbozarán diversas definiciones sobre algunos conceptos fundamentales para nuestro trabajo y de los cuales se hará referencia continuamente a lo largo de éste Definición de Cuentas por Pagar En primer lugar, se explicará lo que se entiende por el concepto de Cuentas por Pagar, el cual es nuestro tema angular. Cabe mencionar que existen diversas acepciones sobre este término, sin embargo todas hacen referencia a ciertas obligaciones que se contraen en el momento de realizar transacciones de bienes o servicios. Así por ejemplo, en un documento presentado por el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte de Venezuela, se definen las Cuentas por Pagar como el valor de las obligaciones contraídas por el ente, por concepto de adquisición de bienes o servicios, gravámenes de carácter general y obligatorios a favor del Estado, gastos financieros generados por las obligaciones y deudas, los avances y anticipos recibidos, y los créditos judiciales. 1 Otra definición, elaborada por la Contraloría General de la República de Panamá, indica que las Cuentas por Pagar son las deudas por compra a crédito, a las promesas normales de pago originadas por las compras realizadas y servicios recibidos, incluye corto y largo plazo. 2 En el Diccionario Contable, Administrativo y Fiscal se señala que las Cuentas por Pagar son el nombre de las cuentas colectivas en donde se concentran los importes de detalle correspondiente a las cuentas a cargo pendientes de 1 PÉREZ, Alfonzo Juan Pablo; Las Cuentas y su clasificación; Instituto Universitario de Tecnología - Ministerio de Educación, Cultura y Deporte; Valencia, Venezuela, 2004, p Contraloría General de la República de Panamá; Conceptos y Definiciones; Panamá, 2001, p.7. 3

7 pago.// Cuentas por el pasivo circulante o fijo que reflejan los montos a favor de los proveedores o acreedores diversos de la empresa. 3 En otro diccionario de términos de contabilidad, titulado La Terminología del Contador, encontramos que las cuentas por pagar son las obligaciones en cuenta abierta por concepto de compras de mercancías, de materias primas y abastecimientos, así como por servicios recibidos y gastos causados en el curso de los negocios, que no hubieran sido pagados. Dentro de esta cuenta, no deben incluirse los préstamos o documentos por pagar, que se hayan originado por otras causas o que se hayan convertido o cambiado por alguna otra forma distinta de la de saldo en cuenta abierta 4. Una definición más amplia, que es presentada en el Documento que lleva por título Control interno y contabilización de las cuentas por pagar en una empresa comercializadora de alambre, dice lo siguiente: Las Cuentas por Pagar representan las obligaciones a cargo de la empresa originadas por la compra de material, de bienes o servicios requeridos. Esta cuenta registra los saldos no documentados a cargo de los almacenes, pendientes de pago. Las Cuentas por Pagar se representan por una póliza que tiene como finalidad: Servir de orden de pago. Contabilizar los pagos. Registrar oportunamente el pasivo a cargo de la empresa el cual debe ser liquidado de acuerdo al crédito otorgado. 3 LÓPEZ, López José Isauro; Diccionario Contable, Administrativo y Fiscal; Ed. CENGAGE Learning; México, 2008, p DE LA TORRE, Adolfo Santiago, et. al. ; Terminología del Contador; Editorial Banca y Comercio, Novena Edición; México, 1982, p

8 Las Cuentas por Pagar son de carácter individual, pues se expide una cuenta para cada proveedor por cada factura que presente 5. Por su parte, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos señala que las Cuentas por Pagar representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo 6 Atendiendo a las disquisiciones anteriores, se puede concluir que las Cuentas por Pagar son aquellas que representan las obligaciones que un ente, generalmente una empresa, contrae por la adquisición de bienes o servicios, y los cuales, por diversas razones, han quedado pendientes de pago Sistema Enterprise Resource Planning (SAP R/3) Ahora nos dispondremos a esclarecer el concepto de Sistema Enterprise Resource Planninig, o denominado simplemente como SAP R/3. El nombre SAP R/3 es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informático. Para efectos de nuestro trabajo, nos limitaremos a explicar aquello que al sistema se refiere. Este sistema comprende muchos módulos integrados, que abarcan prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Proporciona la oportunidad de sustituir un gran número de sistemas independientes, que se han desarrollado e instalado en organizaciones ya establecidas, por un solo sistema modular. Cada módulo realiza una función diferente, pero está diseñado para trabajar con otros módulos. Está totalmente 5 SAUZA, Cano Lizet Jazmín; Trabajo Profesional: Control interno y contabilización de las cuentas por pagar en una empresa comercializadora de alambre; Universidad Nacional Autónoma de México Facultad de Estudios Superiores Cuautitlán; México, 2009, p Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C.; Instituto Tecnológico Autónomo de México A.C; Instrumentos Financieros-Transferencias y servicios sobre activos financieros- Aplicación supletoria de las NIC s 32 y 39 y FAS 140, Contratos de factoraje, Bursatilización, Reportos; México 2005, p

9 integrado, ofreciendo auténtica compatibilidad entre todas las funciones de una empresa. Así, podemos decir que SAP R/3 es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, a través de diversos módulos. Los módulos y submódulos integrados en SAP R/3 son todos los que se enlistan a continuación. Cabe mencionar, que las siglas con las que se representa cada uno de estos módulos y submódulos, se deben a su nombre en el idioma inglés: Módulo: Finanzas FI: (Financial) Finanzas. Submódulos: GL (General Ledger) Contabilidad general AP (Accounts Payable) Cuentas por pagar AR (Accounts Receivable) Cuentas por cobrar BL (Bank Accounting) Contabilidad Bancaria AA (Assets Accounting) Contabilidad de Activos LA (Lease Accounting) Contabilidad de arrendamiento TM (Travel Management) Gestión de viajes Módulo: Costos y Control CO: (Controlling) Costos y Control. Submódulos: CCA (Cost Center Accounting) Contabilidad por Centros de Coste CEL (Cost Element Accounting) Contabilidad de elementos de Coste PC (Product Cost Controlling) Control de Costes del Producto PA (Profitability Analysis) Analisis de Rentabilidad 6

10 OPA (Internal Orders) Ordenes Internas ABC (Activity-Based Costing) Costes Basados en Actividades Módulo: Logística LO: (Logistics) Logística. Submódulos: BM (Batch Management) Gestión de lotes HU (Handling Unit Management) Gestión de Unidades de manipulación VC (Variant Configuration) Configuración de variantes ECM (Engineering Change Management) Ingeniería de Gestión del Cambio CM (Configuration Management) Gestión de configuraciones LIS (Logistics Information System) Sistemas de información logística. Módulo: Ventas y Distribución SD: (Sales and Distribution) Ventas y Distribución. Submódulos: BF (Basic Functions) Funciones Básicas, Gestión Tarifas y Condiciones de Precio, Gestión de créditos. MD (Master Data) Datos maestros SLS (Sales) Gestión de Ventas LE-SHP (Shipping) Gestión de Expediciones BIL (Billing) Facturación CAS (Computer-Aided Selling) Soporte de ventas FT (Foreing Trade) Comercio Exterior EDI (Electronic Data Interchange) Intercambio Electrónico de Datos Módulo: Gestión de Materiales MM: (Materials Management) Gestión de Materiales. Submódulos: 7

11 CBP (Consumption Based Planning) Planificación de necesidades sobre consumo PUR (Purchasing) Gestión de Compras IM (Inventory Management) Gestión de Inventarios IV (Invoice Verification) Verificación de Facturas SRV (External Services Management) Gestión de servicios Externos EDI (Electronic Data Interchange) Intercambio Electrónico de Datos Módulo: Ejecución de logística LE: (Logistics Execution) Ejecución de logítica. Submódulos: SHP (Shipping) Gestión de Expediciones TRA (Logistic Execution Transport) Logistica y ejecucion de Transportes WMS (Warehouse Managment System) Gestión de Almacenes TRM (Task and Resource Management) Gestión de recursos y Trabajo IDW (Decentralized Warehouse Management) Gestión descentralizada de Almacenes Módulo: Producción PP: (Production Planning) Planificación de la producción. Submódulos: PM (Plant Maintenance) Control de Piso PI (Product Information) Gestión de Fórmulas QM (Quality Management) Aseguramiento de calidad E&HS (Enviroment and Healt Security) Gestión del medio ambiente Módulo: Recursos Humanos HR (Human Resources) Recursos Humanos. Submódulos: 8

12 PA (Personal Administration) Administración de personal PD (Personal Development) Desarrollo de Personal PY (Payroll) Nomina Módulo: Tecnología BC Basis Components Submódulos: STMS Sistema de Corrección y Transporte ABAP Lenguaje nativo de SAP R/3 para programar SAP R/3 y su sistema de información, proveen a los clientes con herramientas para el desarrollo y adaptación del sistema a los requerimientos individuales (personalización). Entre otras cosas, ofrece a los usuarios su propio lenguaje de programación de cuarta generación, creado especialmente para las necesidades comerciales. Asimismo, al ser SAP R/3 un sistema integrado, permite que una vez que la información sea almacenada, esté disponible a través de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de información. Es preciso aclarar, que el presente trabajo se enfoca en el registro de facturas a través del módulo de Finanzas, submódulo Cuentas por Pagar. 9

13 2. ANTECEDENTES En este segundo apartado, se esbozarán brevemente los antecedentes de nuestro tema, realizando un desarrollo cronológico de la historia y evolución del Comercio, hasta llegar a lo que hoy conocemos como Comercio Electrónico. Primeramente, es necesario definir lo que se entiende por Comercio. Nos referimos al Comercio, debido a que de él se derivan todas las transacciones de bienes y/o servicios existentes, así como los saldos y obligaciones que éstas conllevan, y dentro de dichas obligaciones podemos situar las Cuentas por Pagar. El comercio es pues, en su acepción más sencilla, la rama de la actividad económica que se refiere al intercambio de mercancías y servicios, mediante trueque o dinero, con fines de reventa o para satisfacer necesidades. Sus principales características son las siguientes: Toda operación comercial implica la confrontación de dos magnitudes, una oferta y una demanda. Entre sus principales causas se encuentran la distribución desigual de los recursos productivos, aunado a las aptitudes adquiridas por los hombres, y las ventajas que resultan de la división del trabajo. Persigue siempre fines lucrativos. Existe un beneficio mutuo entre las partes involucradas. Existen diversas barreras, tanto artificiales como naturales. En general, las leyes y principios que rigen el intercambio al interior de los países poseen la misma validez en el campo internacional. No obstante, suele sufrir el comercio internacional ciertas modificaciones y complicaciones a causa de los fenómenos que el mismo genera (el tipo de cambio), o por los obstáculos artificiales a los que está sometido (aranceles), a los cuales suelen incorporarse ciertas dificultades naturales (mayor costo de transporte). 10

14 Sin embargo, todos estos aspectos no cambian su naturaleza, a juzgar por sus finalidades lucrativas. Las leyes del valor, de los precios (la oferta y la demanda), de los rendimientos no proporcionales y otras más, rigen por igual el intercambio internacional y el nacional. Ahora bien, para entender la importancia que han tenido las transacciones de bienes y servicios, es decir, el Comercio, para el desarrollo de la humanidad e inminentemente para el tema de las Cuentas Por Pagar, resulta pertinente realizar un desarrollo cronológico sobre su evolución a lo largo de la historia Desarrollo cronológico de la historia del Comercio Es sabido que los orígenes del comercio se remontan a finales del periodo Neolítico, cuando los seres humanos aprendieron a cultivar la tierra para obtener beneficios de ella, descubriendo así la agricultura. En un principio, la agricultura que se practicaba era únicamente de subsistencia, es decir, se cultivaba una parte específica de la tierra produciendo la cantidad suficiente para alimentar a la familia que trabajaba en ella. No obstante, conforme fueron incorporándose nuevas técnicas de cultivo y nuevos desarrollos tecnológicos, como por ejemplo el empleo de animales o el uso de diferentes herramientas rudimentarias, las cosechas fueron siendo cada vez mayores y esos excedentes comenzaron a ser intercambiados por otros alimentos u otros objetos, principalmente para la defensa o el transporte, naciendo así lo que conocemos como comercio. Ese tipo de comercio, el cual podemos denominar como primitivo, supuso en un principio un intercambio local de bienes y alimentos, pero posteriormente, a medida que fue evolucionando, también supuso un intercambio de innovaciones tecnológicas, tales como el trabajo en hierro y en bronce; el empleo máquinas manuales; las técnicas y rutas de navegación; la escritura; entre otros. 11

15 Además del intercambio de innovaciones, el comercio propició un paulatino cambio de las sociedades, ya que la riqueza podía almacenarse e intercambiarse. Así fue que comenzaron a surgir las primeras sociedades capitalistas y también las primeras estratificaciones sociales. Las clases sociales estaban conformadas, inicialmente, únicamente por la gente de los poblados y la familia del dirigente. Después, fueron apareciendo otras clases más sofisticadas como los guerreros, los artesanos, los comerciantes, etc. En esta diversidad de clases, el trueque era la única manera de hacer negocios, intercambiando directamente unos artículos por otros, considerados éstos de igual valor. Sin embargo, el mayor inconveniente de ese tipo de comercio era que las partes involucradas en el intercambio debían coincidir en la necesidad de las mercancías ofertadas por la otra parte. Como solución a esta problemática, surgieron intermediarios, no obstante, éstos frecuentemente añadían riesgos demasiados elevados en las transacciones, y por ello el trueque fue abandonado casi por completo cuando apareció el dinero. La introducción del dinero en las transacciones comerciales supuso un gran avance en la economía, ya que permitía llevar a cabo intercambios sin la necesidad de que las partes implicadas en la transacción tuvieran las mercancías deseadas por la parte opuesta. Las civilizaciones más avanzadas, impulsaron este concepto y empezaron a acuñar monedas, las cuales poseían, al igual que las monedas modernas, un valor implícito. Por lo general, estaban hechas de metales preciosos y la cantidad de metal que tenían era el valor nominal de la moneda. El único inconveniente que tenía el dinero era que al ser un acuerdo dentro de una comunidad, podía no valer un dinero fuera de su contexto. Por ello, un poco más adelante surgió el concepto de divisa, el cual es, hasta nuestros días, un elemento de intercambio aceptado en una zona mucho más amplia que la 12

16 propia comunidad. La divisa más habitual era el oro que facilitó el comercio intercontinental en gran medida. Ya en la Edad Media, empezaron a surgir las rutas comerciales transcontinentales que intentaban suplir la alta demanda europea de bienes y mercancías, sobre todo productos de lujo. Entre las más famosas destaca la Ruta de la Seda, pero también había otras importantes como las rutas de importación de pimienta, de sal o de tintes. El comercio a través de estas rutas era un comercio directo. La mayor parte de las mercancías cambiaban de propietario cada pocas decenas de kilómetros, hasta llegar a las cortes europeas. A pesar de eso, estas primeras rutas comerciales hicieron que los Estados empezaran a plantearse la regulación de las importaciones. Las Cruzadas, por su parte, fueron una especie de ruta comercial creada de manera indirecta. Las rutas que se creaban a raíz del movimiento de tropas, suministros, armas, artesanos especializados, botines de guerra, etc., reactivó la economía de muchas regiones europeas. Posteriormente, alrededor de los siglos XII y XIII, los miembros no combatientes de la orden del Temple, también conocidos como los Caballeros Templarios, gestionaron una compleja estructura económica a lo largo del mundo cristiano, creando nuevas técnicas financieras, entre ellas los pagarés, que constituyen una forma primitiva del moderno banco. Entre los servicios ofertados estaba el transporte de dinero. En ese sentido, los peregrinos podían ingresar dinero en un establecimiento y después ir a otro establecimiento y retirarlo, incluso entre países diferentes. Esto fue la primera letra de cambio. Este servicio en particular, propició mucho el comercio internacional en ferias, donde los comerciantes podían volver a sus países de origen sin que su dinero corriera el peligro de ser robado por salteadores de caminos. 13

17 Hacia finales de la Edad Media y principios del Renacimiento, un banco era un establecimiento monetario con una serie de servicios que facilitaban mucho el comercio. Los pioneros en esta área fueron cambistas que actuaban en ferias anuales y básicamente se dedicaban a realizar cambios de moneda cobrando una comisión. Estos cambistas fueron creciendo, hasta el punto que aparecieron las grandes familias de banqueros. Alrededor del año 1400, el decaimiento del Imperio mongol y el crecimiento del Imperio otomano, provocó que todas las rutas de comercio europeas con el Este quedaran bloqueadas. La búsqueda de nuevas rutas, el surgimiento del capitalismo mercante y el deseo de explorar el potencial de una economía global, impulsó en Europa la era de los descubrimientos. Así pues, Europa se volcó en la búsqueda de nuevas rutas hacia la India con el fin de restablecer la importación de especias. Pero finalmente, fueron Portugal y España los dos países que obtuvieron el monopolio de estas rutas, gracias al trabajo de sus grandes exploradores. Aunado a ello, el descubrimiento de América supuso otro gran paso en el comercio. El nuevo flujo de oro que obtenían los españoles en América del Sur, saneó y consolidó las redes comerciales y de capital europeas. La banca europea creció de una manera exponencial y empezaron a surgir los grandes bancos europeos. El dominio español y portugués de las nuevas rutas establecidas, forzó a otras potencias europeas, como Inglaterra y los Países Bajos, a buscar rutas alternativas. Estos países se dedicaron a explorar sistemáticamente los océanos Índico y Pacífico, dando origen al comercio trasatlántico. Las travesías transatlánticas entre América y Europa se hacían en barcos de vela, lo cual era lento y a menudo peligroso. Sin embargo, con el desarrollo de los barcos de vapor, las travesías se hicieron más rápidas y seguras, por lo que empezaron a surgir grandes compañías oceánicas con travesías muy frecuentes. 14

18 A partir del siglo XVII y en adelante, la mayoría de las travesías transatlánticas tenían como destino Norteamérica, especialmente el puerto de Nueva York, que se convirtió en la capital comercial de los Estados Unidos y una de las ciudades más importantes del mundo. Además, la mayor parte de los inmigrantes que iban de Europa a Estados Unidos, llegaban a Nueva York, con lo que esta ciudad también era el destino de todos los famosos y ricos viajantes en cruceros de lujo, así como de los pobres inmigrantes. Por lo tanto, aunque las travesías transatlánticas podían realizarse entre cualquier parte de Europa y América, casi siempre se asumía que el destino era Nueva York, a menos que no se indicara lo contrario. Antes de la revolución del transporte del siglo XIX, las mercancías de consumo tenían que ser manufacturadas cerca del lugar de destino y resultaba económicamente inviable transportar mercancías desde un lugar distante. Junto con la Revolución Industrial, se llevaron a cabo una serie de innovaciones en el transporte que revitalizaron el comercio, pues las mercancías podían ser manufacturadas en cualquier lugar y ser transportadas de una manera muy barata a todos los puntos de consumo. Una de las primeras aportaciones de la revolución del transporte fue el ferrocarril. Gran Bretaña fue la pionera en este ámbito. En otros lugares de Europa y de Estados Unidos, también tuvo mucha importancia el transporte fluvial, tanto así que se empezaron a ensanchar y a profundizar muchos ríos con el fin de hacerlos navegables y un poco más adelante, en muchas regiones, se empezaron a construir densas redes de canales navegables. Posteriormente, la aparición del automóvil y la construcción sistemática de carreteras, provocaron que las mercancías se pudieran transportar justo al punto exacto de su consumo, es lo que se conoce como distribución capilar de mercancías. 15

19 Aunado a lo anterior, la invención del avión también significó un gigantesco avance en la transacción de mercancías pues permitió transportarlas de un lugar a otro, inclusive siendo remotos, de manera más segura y en un lapso de tiempo mucho menor que haciéndolo mediante otros tipos de trasporte. Finalmente, gracias al auge de la tecnología a finales del siglo XX, en la década de 1970 comenzó el llamado comercio electrónico con novedosas aplicaciones como la transferencia de fondos monetarios. Después apareció el intercambio de datos vía electrónica, que produjo una expiación en el comercio electrónico, dando lugar a otros tipos de procesos comerciales. Todos estos procesos permitieron que pequeñas empresas pudieran aumentar su nivel de competitividad implementando el comercio electrónico en sus actividades diarias. Debido a esto el comercio en línea se ha expandido muy rápidamente gracias a los millones de consumidores potenciales a los que se puede llegar a través de este medio El Comercio Electrónico El Comercio Electrónico es definido por los estudios de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE) como el proceso de compra, venta o intercambio de bienes, servicios e información a través de las redes de comunicación 7. Representa una gran variedad de posibilidades para adquirir bienes o servicios ofrecidos por proveedores en diversas partes del mundo. A principios de los años 1970, aparecieron las primeras relaciones comerciales que utilizaban una computadora para transmitir datos, tales como órdenes de compra y facturas. Este tipo de intercambio de información trajo aparejadas mejoras de los procesos de fabricación en el ámbito privado, entre empresas de un mismo sector. 7 Procuraduría Federal Del Consumidor, Qué es el comercio electrónico?, en el portal de internet de la PROFECO, disponible en: consultado en 25 de agosto de

20 Desde entonces, la cantidad de comercio llevada a cabo electrónicamente ha crecido de manera extraordinaria debido a Internet. Una gran variedad de comercio se realiza de esta manera, estimulando la creación y utilización de innovaciones como la transferencia de fondos electrónica, la administración de cadenas de suministro, el marketing en Internet, el procesamiento de transacciones en línea, el intercambio electrónico de datos, los sistemas de administración del inventario y los sistemas automatizados de recolección de datos. La mayor parte del Comercio Electrónico consiste en la compra y venta de productos o servicios entre personas y empresas, sin embargo un porcentaje considerable del comercio electrónico consiste en la adquisición de artículos virtuales (software y derivados en su mayoría). Algunas de las virtudes del Comercio Electrónico son las siguientes: Mejoras en la distribución: La Web ofrece a ciertos tipos de proveedores (servicios de información y productos digitales) la posibilidad de participar en un mercado interactivo, en el que los costos de distribución o ventas tienden a cero, como por ejemplo en la industria del software, en la que los productos pueden entregarse de inmediato, reduciendo de manera progresiva la necesidad de intermediarios. Comunicaciones comerciales por vía electrónica: La mayoría de las empresas utiliza la Web para informar a los clientes sobre la compañía, aparte de sus productos o servicios, tanto mediante comunicaciones internas como con otras empresas y clientes; esto facilita las relaciones comerciales, así como el soporte al cliente, ya que al estar disponible las 24 horas del día, las empresas pueden fidelizar a sus clientes mediante un diálogo asincrónico que sucede a la conveniencia de ambas partes. Beneficios operacionales: El uso empresarial de la Web reduce errores, tiempo y sobrecostos en el tratamiento de la información. Los proveedores 17

21 disminuyen sus costos al acceder de manera interactiva a las bases de datos de oportunidades de ofertas, enviar éstas por el mismo medio, y por último, revisar de igual forma las concesiones; además, se facilita la creación de mercados y segmentos nuevos, el incremento en la generación de ventajas en las ventas, la mayor facilidad para entrar en mercados nuevos, especialmente en los geográficamente remotos, y alcanzarlos con mayor rapidez. Facilidad para fidelizar clientes: Mediante la aplicación de protocolos y estrategias de comunicación efectivas que le permitan al usuario final del portal web de la compañía plantear inquietudes, levantar requerimientos o simplemente hacer comentarios con relación a los productos o servicios de la misma, y si y solo si estos comentarios son debidamente procesados se puede crear un elemento importante para lograr la fidelización de los clientes, y en consecuencia aumentar la re-compra de productos y servicios, así como también la ampliación del rango de cobertura en el mercado. El Comercio Electrónico puede utilizarse en cualquier entorno en el que se intercambien documentos entre empresas: compras o adquisiciones, finanzas, industria, transporte, salud, legislación y recolección de ingresos o impuestos. Ya existen compañías que utilizan el comercio electrónico para desarrollar los aspectos siguientes: Creación de canales nuevos de marketing y ventas. Acceso interactivo a catálogos de productos, listas de precios y folletos publicitarios. Venta directa e interactiva de productos a los clientes. Soporte técnico ininterrumpido, permitiendo que los clientes encuentren por sí mismos, y fácilmente, respuestas a sus problemas mediante la obtención de los archivos y programas necesarios para resolverlos. Mediante el Comercio Electrónico se intercambian los documentos de las actividades empresariales entre socios comerciales. Los beneficios que se 18

22 obtienen en ello son: la reducción del trabajo administrativo, transacciones comerciales más rápidas y precisas, acceso más fácil y rápido a la información, y reducción de la necesidad de reescribir la información en los sistemas de información. Los tipos de actividad empresarial que podrían beneficiarse mayormente de la incorporación del Comercio Electrónico son: Sistemas de reservas: Centenares de agencias dispersas utilizan una base de datos compartida para acordar transacciones. Stocks: Aceleración a nivel mundial de los contactos entre proveedores de stock. Elaboración de pedidos: Posibilidad de referencia a distancia o verificación por parte de una entidad neutral. Seguros: Facilita la captura de datos. Empresas proveedoras de materia prima a fabricantes: Ahorro de grandes cantidades de tiempo al comunicar y presentar inmediatamente la información que intercambian. El Internet proporciona enlaces vitales de Comercio Electrónico entre los componentes de una empresa y sus clientes, proveedores y otros socios comerciales. Esto permite que las empresas participen en tres categorías básicas de aplicaciones de comercio electrónico: Entre organizaciones comerciales y clientes/consumidores. Sólo entre organizaciones comerciales. Dentro de la misma organización. Las mayores ventajas que representa el Comercio Electrónico para las empresas, es decir, la aplicación de la tecnología en el proceso de compra y venta de mercancías y servicios son las siguientes: 19

23 Ubicuidad: la tecnología de Internet está disponible en todos lados, en el trabajo, en el hogar y en cualquier otro lado a través de los dispositivos móviles, en cualquier momento. El mercado se extiende más allá de los límites tradicionales y se elimina de una ubicación temporal y geográfica. Se crea el Marketspace ; se pueden realizar compras en cualquier parte. Se mejora la conveniencia para el cliente y se reducen los costos de compra. Alcance global: La tecnología se extiende más allá de los límites nacionales, alrededor de la tierra. Se habilita el comercio a través de los límites culturales y nacionales sin problemas ni modificaciones. El Marketspace incluye potencialmente miles de millones de clientes y millones de negocios en todo el mundo. Estándares universales: Hay un conjunto de estándares de tecnología, a saber estándares de internet. Hay un conjunto de estándares de medios técnicos en todo el mundo. Riqueza: Es posible transmitir mensajes de video, audio y texto. Los mensajes de comercialización se integran en una sola experiencia de consumo y mensaje de comercialización. Interactividad: La tecnología funciona a través de la interacción con el usuario. Los consumidores entablan un diálogo que ajusta en forma dinámica la experiencia para el individuo, y hace del consumidor un coparticipante en el proceso de entrega de bienes en el mercado. Densidad de la información: La tecnología reduce los costos de la información y eleva la calidad. Los costos de comunicación, procesamiento y almacenamiento de la información se reducen en forma dramática, mientras que la prevalencia, precisión y actualidad se incrementan de manera considerable. La información es abundante, económica y precisa. Personalización/adecuación: La tecnología permite entregar mensajes personalizados a individuos y grupos. La personalización de los mensajes de 20

24 comercialización y la adecuación de productos y servicios se basan en las características individuales. Es precisamente en el marco del Comercio Electrónico donde situamos nuestro tema angular, es decir, el tópico referente a las Cuentas Por Pagar. Como se mostrará a continuación, es con la ayuda de la tecnología que se ha llevado a cabo el registro. La gestión y la transmisión de las órdenes de compra y facturas de que se compone nuestro trabajo. 21

25 3. TRAYECTORIA PROFESIONAL Antes de finalizar los estudios correspondientes a la Licenciatura en Contaduría, ingresé a laborar como Becario de Contabilidad en la empresa Foamex de Cuautitlán S.A. de C.V., la cual se dedica a la elaboración de productos de poliuretano, tales como las telas utilizadas en las vestiduras de los automóviles y colchones destinados al sector de salud, entre otros. Dentro de las actividades que me fueron asignadas estuvieron la elaboración y registro de pólizas contables; conciliaciones bancarias; manejo de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT); y, presentación de impuestos (Impuesto Sobre la Renta e Impuesto Empresarial a Tasa Única) en la oficina virtual del Servicio de Administración Tributaria, utilizando el sistema JD Edwars. La estancia en dicha empresa fue de seis meses (Julio2009 Diciembre 2009). Posteriormente, ingresé a trabajar por un periodo de 4 meses (Marzo 2010 Julio 2010) en el Despacho Contable Sánchez Maldonado Consultores y Asociados S.C. con el puesto de Auxiliar Contable. El principal propósito de mi labor fue llevar a cabo la contabilidad de dos empresas clientes del Despacho. Entre las actividades a desarrollar estuvieron la elaboración y registro de pólizas contables; conciliaciones bancarias; conciliación de gastos; y, manejo de sistemas administrativos ASPEL (COI, NOI Y SAE). A partir de Octubre de 2010 y hasta Abril de 2011, trabajé como Becario de Auditoría Interna en la empresa Mexichem Servicios Administrativos, S.A. de C.V., donde mi principal función fue la elaboración y registro de papeles de trabajo en apoyo a Auditoría Externa y Auditoría Interna, utilizando el sistema SAP- R/3, así como el apoyo en auditoria de Procesos de las diversas subsidiarias de la empresa ubicadas en distintos países del mundo. Al concluir el periodo laboral en dicha empresa, comencé a trabajar dentro de Alcatel Lucent de México S.A., por un periodo de un año (Mayo

26 Mayo 2012). El puesto que ocupé fue el de Auxiliar de Cuentas por Pagar (Accounts Payable Clerk). Las principales actividades desarrolladas fueron la revisión y admisión de Facturas Nacionales en caja; el Escaneo de facturas en Filenet rarehouse for R3, el cual es un sistema que opera en conjunto con SAP, y mediante el cual las subsidiarias de la empresa digitalizan sus facturas y las ponen a disposición en el Centro de Servicios Compartidos, para su procesamiento de pago; trato con proveedores; revisión, análisis y posteo de facturas procedentes de Brasil y Colombia, mediante el sistema SAP R/3, enfocadas a el pago de servicios de telefonía fija, telefonía móvil, Internet, transportación, además de servicios reparación y mantenimiento de los activos de la empresa; y, conciliaciones Interunidades dentro del Centro de Servicios Compartidos de Latinoamérica. Finalmente, en el mes de Mayo del año en curso, fui contactado por la empresa Henkel Mexicana S.A, para cubrir el puesto de Analista de Cuentas por Pagar. (PTP Analyst LA Shared Service Center). En este lugar tengo como labor desempeñar las siguientes actividades: revisión, control, análisis y posteo de Facturas de diferentes subsidiarias en Sudamérica como Brasil, Argentina y Chile; enfocadas a materia prima directa, materia prima indirecta y costos indirectos, activo fijo y servicios; registro de Pólizas contables; compensación de Saldos; cruce de Cartera; trato con proveedores y con las unidades locales; y, conciliaciones Interunidades. 23

27 4. CASOS PRÁCTICOS A continuación se presentan diversos ejemplos del trabajo que se realizó en cuanto a la gestión y registro de las facturas asociadas a las órdenes de compra a través del Sistema SAP R/3 y siguiendo el proceso que se describe en seguida: La Unidad Local, al recibir la factura, verifica que contenga toda la documentación requerida bajo los controles SOX, además realiza la verificación fiscal de las facturas así como los ítems que se están facturando los cuales están asociados a una orden de compra y ubica las firmas de las facturas las cuales se registran por ingreso FI (sin orden de compra). Las facturas son enviadas vía File Net, el cual es un sistema mediante el cual se escanean las facturas de las diversas subsidiarias de la empresa ubicadas en diferentes países, directamente de la Unidad Local por el equipo de Cuentas Por Pagar al equipo del Centro de Servicios Compartidos de Latinoamerica (LSSC). La información de factura es transcrita por la persona asignada al LSSC. El registro debe ser procesado tomando en consideración los cálculos de impuestos del país correspondiente, los cuales pueden ser: Impuesto al Valor Agregado (IVA) Retenciones del Impuesto al Valor Agregado Retenciones de Impuesto Sobre la Renta, tomando en consideración las distintas descripciones y los distintos impuestos, los cuales se determinan según la descripción de la factura. La Unidad Local verifica cada uno de los registros contables realizados, En caso que haya quedado correctamente registrada la Unidad Local envía la factura a tesorería para el pago. 24

28 En caso de existir algún error se envía un correo indicando el error en el registro. El LSSC debe realizar la corrección de la factura indicada como errónea y realizar el nuevo registro tomando en consideración los comentarios por los cuales fue devuelta. La Unidad Local verifica nuevamente el registro contable y de estar correcto se confirma por medio de un correo electrónico; en caso contrario nuevamente envía un correo solicitando las correcciones. 25

29 4.1. Ejemplo 1: BLUE BLANK - Brasil Procedimiento para el registro de las facturas de servicios de Brasil con Purchase Order (Pedido de Compra), sin Good Receipt (Entrada al Almacén) y sin Withholding Tax (Indicadores de Impuestos). 1. Se despliega la opción FileNet IDM Desktop, que es un programa donde las subsidiarias de la empresa en toda Latinoamérica escanean las facturas para el procesamiento de pago. Se selecciona la pestaña BR1 (correspondiente a la subsidiaria de la empresa en Brasil). Se elige la carpeta Blueblank, referente a las facturas de los servicios a pagar. 26

30 Se abre la factura a tratar. Factura de Servicios Informáticos de Brasil. 27

31 2. En el Sistema SAP R/3 se abre la transacción ME23N, transacción alfanumérica que sirve para verificar que el pedido de compra mencionado en la factura tenga saldo suficiente para registrar el documento. 28

32 Se selecciona el ícono de Other Purchase Order (Otro Pedido de Compra) para ingresar el Pedido de Compra que se desea verificar. 29

33 Se ingresa el Pedido de Compra referenciado en la factura y se presiona ENTER. 30

34 En el apartado HEADER (Encabezado), en la pestaña ORG. DATA (Datos de la Organización), se verifica que el pedido de compra corresponda a la Company Code (Código de la Compañía con la que se identifica a la subsidiaria), en la cual se está ingresando la factura y al vendedor o proveedor correcto. 31

35 En la pestaña de STATUS (Estado), se consulta el saldo del Pedido de Compras. 32

36 En la pestaña de RELEASE STRATEGY (Aprobación estratégica), se corrobora que el pedido de compras esté realizado y aprobado, verificando que cuente con la palomita en color verde. 33

37 En el apartado ITEM DETAIL (Detalle de Posición), en la pestaña DELIVERY (Entrega), todos los indicadores deben estar en Cero. Esto indica que no hay recepción en el almacén por ser un Servicio. 34

38 En la pestaña INVOICE (Factura), el Tax Code (Indicador de Impuesto) debe ser S2, si en Account Assignment (Asignación de Cuenta) tiene un Centro de Costos o una Orden Interna; y S1 si es un WBS (Orden de Trabajo). Además el Jurisd. Code (Código de Jurisdicción) deber referenciar al Municipio de donde proviene la factura. 35

39 En la pestaña ACCOUNT ASSIGNMENT (Asignación de Cuenta), el pedido de compras debe estar referenciado a un Cost Center (Centro de Costos), Internal Order (Orden Interna) o un WBS (Orden de Trabajo). 36

40 En la pestaña BRAZIL, en NCM Code Nacional Company Modification Code (Modificación del Código Nacional de la Compañía), siempre debe aparecer ISS_SERVGERAL. Esto indica que el Pedido de Compras se puede utilizar. 37

41 3. En SAP, se abre la transacción OAWD, transacción alfanumérica que sirve para procesar la factura a pago en conjunto con SAP R/3, permitiendo que el documento escaneado quede adjunto a la póliza contable registrada en el Sistema. 38

42 4. Se selecciona el Código de la Subsidiaria BR1 referente a Brasil. Se selecciona la transacción MIRO para las facturas de BLUE_BLANK, transacción alfanumérica que sirve para postear y/o registrar la factura en el sistema. 39

43 5. El NOTE (Nota) va a ser modificado por el código del país BR1 (Código de identificación de la Subsidiaria en SAP) y el número de FileNet de la factura (numero de documento generado al momento de escanearla) BR

44 Se hace clic en Process (Procesar). 41

45 Se selecciona la Company Code (Código de la Subsidiaria) a la que pertenece la Factura, en este caso BR1 que corresponde a Brasil. 42

46 6. El BASIC DATA (Datos Básicos) es llenado conforme los datos de la factura: Invoice Date (Fecha de emisión de la factura). Reference (Número de la factura). Amount (Total a pagar de la Factura). Text ( Referencia de lo que se está pagando, o el texto del Pedido ) PO Reference (Número del Pedido de Compras). 43

47 7. En la pestaña de PAYMENT (Pago), se llenan los siguientes datos: Part Bank (Institución Bancaria) BRL1 Banco con el que paga la Subsidiaria. Pmt Method (Método de Pago) En Caso de que la factura tenga boleto poner N esto se refiere a una domiciliación de Pago. Baseline Dt (Fecha de Pago) alterarla conforme al Payt Terms (Términos de Pago) del vencimiento del Boleto. 44

48 8. En la pestaña de DETAILS (Detalles), se llenan los siguientes apartados: NF Type (Tipo de Nota Fiscal) poner E1 sólo cuando es una Nota fiscal (Nota Fiscal de Servicios); independientemente de si es electrónica o no. No llevan E1 las Facturas, Recibo do Sacado (Nota de débito) o Recibos de Locacao.( Recibos de Renta y/o Alquiler) 45

49 9. El WHITHOLDING TAX (Indicador de Impuestos) es llenado de acuerdo al sello de impuestos que pone la unidad local y/o subsidiaria, en el cual se nos indica qué retenciones causa la factura. 46

50 El cálculo de los porcentajes de retenciones indicados por la Unidad Local y/o Subsidiaria, se pueden obtener de un archivo de Excel proporcionado por Brasil: Calculo de impostos y descontos (Cálculo de impuestos y retenciones). 47

51 Esta Hoja de Excel está formulada para realizar el cálculo de acuerdo a los porcentajes establecidos por la Ley Hacendaria de Brasil, referente a las retenciones aplicables a las facturas, ya sean de servicios y/o bienes. 48

52 10. En la pestaña de Acct Assgt (Asignación de Cuenta) se presiona un clic. En el apartado de Total Amount (Monto Total) se pone el total de la factura. Se presiona Clic en Back (Regresar). 49

53 11. Una vez que se obtiene en Balance (0.00), se presiona clic en el ícono de Post (Guardar) y se ha generado el documento contable. 50

54 4.2. Ejemplo 2: GAWATEEL - Brasil Procedimiento para el registro de las facturas de Telefonía de Brasil con Purchase Order (Pedido de Compra), sin Goods Receipt (Entrada al Almacén) y sin Withholding Tax (Indicador de Impuestos). 1. Se despliega la opción Open FileNet IDM Desktop, que es el sistema donde se escanean las facturas de las subsidiarias. Se selecciona el país (BR1, subsidiaria de la empresa en Brasil). Se selecciona la carpeta Gawateel referente a Telefonía fija, móvil e internet de la subsidiaria. 51

55 Se abre la imagen a tratar Factura de Telefonía Fija de Brasil 52

56 2. En la factura se identifica el número de Teléfono o número de cuenta y se consulta en el Portal de Internet. El usuario para ingresar al portal en este caso es cdelaros. La contraseña correspondiente es start*

57 Se ingresa a la opción CADASTROS / CONTAS (Registros y Cuentas) 54

58 Se ingresa el número de Teléfono o de Cuenta referenciado en la factura. Se da clic en Buscar. El portal indicara qué tipo de cuenta es (teléfono fijo, celular o Link Internet). 55

59 3. En el sistema SAP R/3, se Abre la transacción ME2L, transacción alfanumérica que sirve para verificar todos los pedidos creados para el Proveedor o Cliente (Historial). 56

60 4. Se busca el vendedor (Proveedor y/o Cliente) mediante la opción: VENDORS BY TAX INFORMATION (Proveedores y/o Clientes por Información Fiscal). Se ingresa el CNPJ, que es el equivalente al registro federal de contribuyentes, que viene en la Factura, en los datos del proveedor y se presiona ENTER. 57

61 Aparece una pantalla donde se indican los datos del vendedor, tales como el CNPJ (Registro Federal de Contribuyente), Vendor (Nombre del Proveedor y/o Cliente) y número de Vendor (número de Proveedor en el Sistema), además del país al que pertenece. 58

62 Se introduce el número de Vendor (Proveedor y/o Cliente) y se presiona Execute (Ejecutar) o la Tecla F8. 59

63 Mediante esta transacción se pueden verificar todos los pedidos de compra con los cuales cuenta el Proveedor y/o Cliente. Se busca un Pedido de Compras que tenga saldo suficiente para registrar la factura, de acuerdo al número de cuenta o teléfono; ya sea fijo, celular o Internet. 60

64 En el apartado HEADER (Encabezado), en la pestaña ORG. DATA (Datos Organizacionales), se verifica que el Pedido de Compras corresponda a la Company Code (Código de la Compañía) en la cual estamos ingresando la factura, en este caso Brasil y al vendedor (proveedor y/o Cliente) correcto. 61

65 En la Pestaña de STATUS (Estado), consultamos el saldo del Pedido de Compras. 62

66 En la pestaña de RELEASE STRATEGY (Aprobación Estratégica), se corrobora que el Pedido de Compras esté aprobado, verificando que cuente con las marcas correspondientes (Palomitas Verdes). 63

67 En el aparto ITEM DETAIL (Detalle de Posición), en la pestaña DELIVERY (Entrega), todos los indicadores deben estar en Cero ; esto refiere a que no existe una entrada en el almacén por ser un servicio. 64

68 En la pestaña INVOICE (Factura), el Tax Code (Código de Impuestos) debe ser S2 si en Account Assignment (Asignación de Cuenta) tiene un Cost Center (Centro de Costos) o una Internal Order (Orden Interna); y S1 si es un WBS (Orden de Trabajo). Además el Jurisd Code (Código de Jurisdicción) deber referenciar al Municipio de donde proviene la factura del proveedor y/o Cliente. 65

69 En la pestaña ACCOUNT ASSIGNMENT (Asignación de Cuenta), el Pedido de Compras debe estar referenciado a un Cost Center (Centro de Costos), Internal Order (Orden Interna) o un WBS (Orden de Trabajo). 66

70 En la pestaña BRAZIL, en NCM Code Nacional Company Modification Code (Modificación del Código Nacional de la Compañía), siempre debe aparecer ISS_SERVGERAL. Esto indica que el Pedido de Compras se puede utilizar. 67

71 5. En SAP, se abre la transacción OAWD, transacción alfanumérica que sirve para adjuntar la factura escaneada al documento contable en el sistema SAP R/3 al momento de generar la póliza. 68

72 6. Se selecciona el código que identifica a la Subsidiaria de la empresa; en este caso BR (Brasil). Se selecciona la transacción MIRO, transacción alfanumérica que se utiliza para registrar facturas con Orden de Compra para las facturas de BLUEPLANET (Facturas referentes a Servicios sin Ingreso en el Almacén). 69

73 7. El NOTE (Nota) va a ser modificado por el código del país BR (Brasil) y el número de FileNet (número de documento generado al momento de escanear la factura, por ejemplo: BR ). 70

74 Se presiona clic en Process (Procesar). 71

75 Se selecciona la Company Code (Código de la Subsidiaria) a la que pertenece la Factura, en este caso BR1 (Brasil). 72

76 8. El BASIC DATA (Datos Básicos) será llenado conforme los datos de la factura: Invoice Date (Fecha de Factura) - Fecha de emisión de la factura. Reference (Referencia) - Número de la factura. Amount (Monto) - Total a pagar de la Factura. Text (Texto) - Tipo de cuenta: Fijo, móvil, Internet, la palabra contrato y número de Cuenta PO Reference (Referencia de Pedido de Compras) - Número de Pedido de Compras. 73

77 9. En la pestaña PAYMENT (Pago), se llenan los siguientes datos: Part Bank (Referencia Bancaria) - BRL1 que es el Banco, donde se hará el pago o transferencia. PMT Method (Método de Pago) - En caso de que la factura tenga boleto poner N ; el boleto indica que es una domiciliación del pago. Baseline Dt (Fecha de pago) alterar la fecha conforme al Payt Terms (condiciones de pago) para que se ajuste la fecha de vencimiento. 74

78 10. En el WHITHOLDING TAX (Indicador de Impuesto), se verifica que los indicadores estén deshabilitados 75

79 11. En la pestaña de Account Assigment (Asignación de Cuenta) se presiona clic. En Total Amount (Monto Total) se ingresa el total de la factura. Se presiona clic en Back (regresar). 76

80 12. Una vez que se obtiene en Balance ( 0.00), se presiona clic en Post (Guardar) y se ha creado la Póliza Contable. 77

81 4.3. Ejemplo 3 : PO BLUEPLANET Colombia Procedimiento para el registro de las facturas de la subsidiaria en Colombia con Purchase Order (Pedido de Compra) y Good Reciept (Entrada al Almacén). 1. Se despliega la opción Open FileNet IDM Desktop, programa donde las subsidiarias de la empresa en Latinoamérica escanean las facturas para el procesamiento de pago. Se selecciona la carpeta asignada en el sistema al país correspondiente, en este caso Colombia. Se selecciona la carpeta PO Blueplanet, referente a las facturas de materiales que se encuentran en el almacén. Se abre la factura a procesar. 78

82 2. En SAP, se abre la transacción OAWD, transacción alfanumérica que sirve para adjuntar la factura escaneada al documento contable en el sistema SAP R/3 al momento de generar la póliza. 79

83 3. Se selecciona el país correspondiente, en este caso Colombia. Se selecciona la transacción MIRO, transacción alfanumérica que se utiliza para generar y guardar el documento contable, para las facturas de PO_BLUEPLANET (Facturas de materiales con entrada al almacén). 80

84 4. El NOTE (Nota) va a ser modificado por el código del país CO1, que corresponde a Colombia, y el número de FileNet (número de documento generado al momento de escanear la factura, por ejemplo: CO ). 81

85 5. El Basic Data (Datos Básicos) es llenado conforme a la factura. Invoice Date (Fecha de factura), Reference (Referencia), Currency (Tipo de moneda), Purchase Order (Orden de compra), y se verifica qué tipo de retención de IVA (Impuesto sobre el valor agregado) se aplicará. Al colocar la Orden de compra, el sistema desglosará los ítems (líneas) de ésta, se verifica que el subtotal de la factura coincida con el desglose de la Orden, si éste no es el mismo hay que seleccionar los ítems que indique la Local Unit (Unidad Local) hasta conseguir el subtotal de la factura. 82

86 6. En Text (Texto), se coloca el texto que indica la Local Unit (Unidad Local) en la factura. Si la imagen no tiene algún texto en especifico se coloca el texto de la Purchase Order (Orden de compra). En Amount (Monto) se coloca el total de la factura y en Tax Amount (Monto del impuesto) el valor del IVA (Impuesto sobre el valor agregado). 83

87 7. El texto será copiado y pegado en el apartado text de la Purchase Order (Orden de compra) para cada ítem. 84

88 8. Para PAYMENT (Pago), en todas las facturas de CO1 (Colombia), sin excepción alguna, se coloca en PMT. METHOD (Método de pago) la letra A y HOUSE BANK (Institución bancaria a la que se realizará el pago) = CBCO1 (Código para Colombia) 85

89 9. En details (detalles) se coloca el mismo texto que se colocó en el Basic Data (Datos básicos) y en el Text (Texto) de la Purchase Order (Orden de compra). 86

90 10. Para la aplicación de los withholding (indicadores), se toma en cuenta la aplicación de RETE IVA (Retención del Impuesto sobre el valor agregado) según el tipo de IVA que se retuvo en el Basic data (Datos básicos), si el impuesto es V0 (indicador taza 0 del impuesto), entonces esta retención se excluye y se elimina el indicador. El RETE ICA (Impuesto municipal) es en base a la clasificación de actividades económicas para el impuesto de Industria y comercio en el Distrito Capital y sólo para proveedores de Bogotá. RETE FUENTE (Retención en la fuente) es conforme al tipo de servicio que el proveedor está ofreciendo. (Ver Figura 1) En ocasiones la Local Unit (Unidad Local) indica en la factura qué retenciones aplicar y la base para la misma. Figure 1 RETE FUE NTE 87

91 11. Cumplidos los pasos anteriores se procede a salvar el registro, dando clic en Post (Guardar) y el sistema asigna el número de registro. 88

92 4.4. Ejemplo 4: BLUE BLANK - Colombia Procedimiento para el registro de las facturas de la subsidiaria en Colombia con Purchase Order (Pedido de Compra), sin Good Reciept (Entrada al almacén) y sin Withholding (Indicadores de impuestos). 1. Se despliega la opción Open FileNet IDM Desktop, programa donde las subsidiarias de la empresa en Latinoamérica escanean las facturas para el procesamiento de pago. Se selecciona la carpeta asignada en el sistema al país correspondiente, en este caso Colombia. Se selecciona la carpeta BLUE BLANK, referente a las facturas de servicios sin entrada al almacén. Se abre la factura a procesar. 89

93 2. En SAP, se abre la transacción OAWD, transacción alfanumérica que sirve para adjuntar la factura escaneada al documento contable en el sistema SAP R/3 al momento de generar la póliza 90

94 3. Se selecciona el país correspondiente, en este caso Colombia. Se selecciona la transacción MIRO, transacción alfanumérica que se utiliza para generar y guardar el documento contable, para las facturas de BLUE_BLANK (Facturas de servicios sin entrada al almacén). 91

95 4. El NOTE (Nota) se modifica por el código del país CO1, que corresponde a Colombia, y el número de FileNet (número de documento generado al momento de escanear la factura, por ejemplo: CO ). 92

96 5. El Basic Data (Datos básicos) es llenado conforme a la factura. Invoice Date (Fecha de factura), Reference (Referencia), Currency (Tipo de Moneda), Blanket Order (pedido de compra especial de servicios sin entrada al almacén) y se verifica qué tipo de retención de IVA (Impuesto sobre el valor agregado) se aplicará. Se colocar el Amount (Monto) según el total de la factura, el valor del IVA (Impuesto sobre el valor agregado) y se carga en la Blanket Order el valor del gasto o subtotal. 93

97 6. En Text (Texto) colocar el texto que indica la Local Unit (Unidad Local) en la factura, si la imagen no tiene algún texto en especifico se colocará el texto de la Blanket Order (pedido de compra especial de servicios sin entrada al almacén). 94

98 7. El texto es copiado y pegado en el Text (Texto) de la Blanket Order (pedido de compra especial de servicios sin entrada al almacén). 95

99 8. Para PAYMENT (Pago), en todas las facturas de CO1 (Colombia), sin excepción alguna, se coloca en PMT. METHOD (Método de pago) la letra A y HOUSE BANK (Institución bancaria al que se realizará el pago) = CBCO1 (Código para Colombia). 96

100 En details (detalles) se coloca el mismo texto que se colocó en el Basic Data (Datos básicos) y en el Text (Texto) de la Blanket Order (pedido de compra especial de servicios sin entrada al almacén). 97

101 9. En WITHHOLDING TAX (Indicador de impuestos y retenciones) se aplican las retenciones de RETE IVA (Retención del impuesto sobre el valor agregado), RETE ICA (Impuesto local que sólo se aplica a proveedores de Bogotá) y RETE FUENTE (Retención en la fuente) correspondiente a cada vendedor y/o servicio. 10. Cumplidos los pasos anteriores se procede a salvar el registro, dando clic en Post (Guardar). 98

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