PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD EN INDUSTRIAL BARREROS SAS.

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1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD EN INDUSTRIAL BARREROS SAS. PROPOSED TRACKING SYSTEM TRACEABILITY IMPROVEMENT IN INDUSTRIAL BARREROS SAS. MARTHA ALEXANDRA ORJUELA VIRACACHÁ Estudiante de tecnología Industrial Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Correo electrónico: Fecha de elaboración: 08 de septiembre de 2013 Palabras clave: Trazabilidad, cadena de valor, Tecnologías Avanzadas de Manufactura (AMT), planificación de recursos empresariales ERP. Key words: Tracking, value chain, Advanced Manufacturing Technologies (AMT), enterprise resource planning ERP. RESUMEN Un sistema de trazabilidad bien diseñado y correctamente utilizado conduce a una excelente herramienta de gestión, ya que las empresas que lo utilizan disponen de un nuevo canal para obtener información de todo lo relacionado a sus productos, teniendo la capacidad de rastrear y hacer seguimiento a lo largo de todas las etapas de la cadena de suministro y reunir esta información para convertirla en una oportunidad de mejorar sus procesos. En este artículo se presenta, la trazabilidad como un factor estratégico y a partir de los hallazgos y discusión de resultados que arrojaron el estudio practico en la empresa Industrial Barreros S.A.S, se genera una propuesta estratégica para el mejoramiento del sistema de trazabilidad actual en las diferentes etapas del producto de esta organización, perteneciente al sector Textil - Confección colombiano.

2 ABSTRACT A traceability system is well designed and properly used leads to an excellent management tool, as companies that use it have a new channel for information about everything related to their products, with the ability to track and monitor the throughout all stages of the supply chain and gather this information to turn it into an opportunity to improve their processes. * * * In this paper is present the traceability as a strategic factor and based on the findings and discussion of the study results yielded practical in Barreros Industrial Company SAS, generate a strategic proposal for improving the current traceability system at different stages product of this organization, belonging to sector Textile - Clothing Colombia. 1. Introducción Hoy en día cualquier empresa necesita un sistema capaz de facilitar la gestión de sus actividades, los sistemas de trazabilidad son resortes necesarios que enfatizan los criterios de gestión, siendo complementarios en la innovación empresarial, ya que aumenta la eficacia de la gestión interna en cuanto al nivel de información disponible sobre los productos y procesos. Este artículo se centra en el análisis a través del estudio práctico en el proceso de trazabilidad de los productos en la empresa Industrial Barreros S.A.S, presentando una propuesta de mejora, donde participarán tres áreas según la cadena de valor de Michael Porter; en primer lugar la logística interna que corresponde a la recepción, almacenamiento y control de existencias de las materias primas, en segundo lugar con las operaciones, la producción y en tercer lugar está la logística externa que tiene que ver con el almacenamiento de los productos finales [1]. El objetivo principal de este artículo es describir la situación problemática del caso de estudio, exponer en forma general los referentes conceptuales, los hallazgos internos y del entorno industrial y dar a conocer una propuesta para la implementación de un sistema de trazabilidad aplicado a las necesidades de la empresa. La teoría, los métodos y los resultados de este trabajo se consignan en el siguiente orden. Como primera medida se reconoce las generalidades, en el apartado 3 se expone las teorías y estado del arte, en el 4 la metodología, 5 los hallazgos, desarrollándose el modelo con las etapas para el proceso de adopción de la solución propuesta, y por último, se enuncian las conclusiones.

3 2. Generalidades 2.1 Presentación del tema Uno de los principales intereses de las empresas en general, es obtener información confiable y exacta sobre los costos incurridos a lo largo de todo el proceso productivo. Para realizarlo una de las formas es logrando un sistema de trazabilidad por producto, que permita reconstruir el recorrido, las partes que lo componen, las etapas, la distribución y la ubicación después del despacho; al contar con esta información es posible entregar productos al mercado con la garantía de conocer con certeza el historial, contribuyendo a un mayor control, menos costos ante fallos y mejor servicio a clientes, entre otros, el cual constituye una buena práctica en los procesos y que sin la herramienta y los procedimientos adecuados es difícil de alcanzar. 2.2 Presentación de la empresa Industrial Barreros S.A.S., es una empresa dedicada a la confección de artículos con materiales textiles no producidos en la misma unidad, según su código CIIU 1810, NIT: y se clasifica de conformidad con la Ley 905 de 2004 [2], como mediana, desarrollando sus actividades en el sector industrial y de comercio, textil confección diseño y moda colombiano. Fue fundada en 1972 y se ubica actualmente en el barrio Restrepo (Bogotá), cuenta con la colaboración de 130 empleados aproximadamente, con una capacidad de 5000 vestidos mensuales, atendiendo el mercado nacional en negocios de dotaciones institucionales, confección a terceros y sus propios puntos de venta con la marca NICOLS. 2.3 Justificación Para poder enfrentar los retos actuales del mercado, la empresa puede valerse de un sistema que acompañe esos cambios y que permitan tener la información que el empresario necesita para sostener su competitividad a lo largo del tiempo. Una de las estrategias es obtener oportunidades por medio de un buen proceso de trazabilidad para cumplir con los requerimientos de las partes interesadas y mejorar la cadena de suministro [3]. 2.4 Planteamiento de la situación problemática Industrial Barreros S.A.S se caracteriza por no tener un seguimiento e identificación de los productos, capaz de satisfacer las exigencias de la cadena de suministro; esto se evidencia en los retrasos o errores en las entregas y la falta de información precisa sobre los productos, que generan problemas de trazabilidad entre todas las áreas que intervienen. Además cuenta con un manejo poco eficiente de la información, ya que todo es registrado en papel lo cual genera un gran volumen de documentación que se ha vuelto cada vez más difícil de manejar, tanto para

4 quien la recolecta como para quien la requiere, generando pérdidas de tiempos valiosos y una requisición de gran espacio para archivo. PC + software de gestión de una base de datos local + introducción de datos manual + datos aislados, no permiten a la empresa contar con una herramienta de mejora de la gestión, del producto y del proceso en las diferentes etapas, desde la recepción de materia prima hasta el almacenamiento del producto final. 3. Referentes conceptuales 3.1 Marco teórico El siguiente conjunto de conceptos, principios, guían y fundamentan este estudio y proporcionaran una idea más clara acerca de los temas tratados, como punto de partida para diseñar la propuesta a la problemática planteada. El insumo para la construcción de este marco teórico lo constituye la información obtenida en la revisión y consulta de fuentes documentales, que permite conocer la temática necesaria para entender el desarrollo de este proyecto Sistema Un sistema (del latín systema, proveniente del griego σύστηµα) es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual.9 Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma), todos los objetos son sistemas o componentes de algún sistema [4] Trazabilidad Según definiciones internacionales: Trazabilidad es un conjunto de acciones y métodos que permiten registrar e identificar cada producto desde su origen hasta su destino final. Se realiza a través de todas las etapas de producción y distribución, con la ayuda de procedimientos preestablecidos que permiten conocer información histórica, ubicación y trayectoria de un producto, con la ayuda de una herramienta determinada. [5]. La Trazabilidad Interna: es poder obtener la traza que va dejando un producto por todos los procesos internos de una compañía, con sus manipulaciones, su composición, la maquinaria utilizada, su turno, su temperatura, su lote, etc., es decir, todos los indicios que hacen o pueden hacer variar el producto para el consumidor final. La Trazabilidad Externa: es poder externalizar los datos de la traza interna, como una rotura del embalaje etc Sistema de trazabilidad Es un conjunto de disciplinas de diferente naturaleza que, coordinadas entre sí, permiten obtener el seguimiento de los productos a lo largo de cualquier cadena del tipo que sea.

5 Si entendemos como trazabilidad a: "un conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto, o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros, en un momento dado y a través de unas herramientas determinadas", un sistema de trazabilidad deberá de estar compuesto por [6]: a) Sistemas de identificación Un sistema de identificación del producto unitario. Un sistema de identificación de embalajes o cajas. Un sistema de identificación de bultos o palets b) Sistemas para la captura de datos Para las materias primas. Para la captura de datos en planta. Para la captura de datos en almacén. c) Software para la gestión de datos Capaz de imprimir etiquetas. Capaz de grabar chips. Capaz de almacenar los datos capturados. Capaz de intercambiar datos con los sistemas de gestión empresariales Tecnología Es el conjunto de conocimientos técnicos, ordenados científicamente, que permiten diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de la humanidad. Es una palabra de origen griego, τεχνολογία, formada por téchnē (τέχνη, arte, técnica u oficio, que puede ser traducido como destreza) y logía (λογία, el estudio de algo). Aunque hay muchas tecnologías muy diferentes entre sí, es frecuente usar el término en singular para referirse a una de ellas o al conjunto de todas Tecnologías blandas Son aquellas en las que su producto no es un objeto tangible- pretenden mejorar el funcionamiento de las instituciones u organizaciones para el cumplimiento de sus objetivos Tecnologías duras Se suele llamar duras aquellas tecnologías que se basan en conocimiento de las ciencias duras, como la física o la química Cadena de valor La cadena de valor empresarial, o cadena de valor, es un modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización empresarial generando valor al cliente final, descrito y popularizado por Michael Porter en su obra Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance (1985) [7]: 3.2 Estado del arte La trazabilidad se convierte en una herramienta que ayuda a identificar información que generalmente el usuario o consumidor de un producto

6 no ve, pero que si se valora cuando se quiere saber. Por ejemplo, Por qué falló?, cuáles fueron los materiales? En qué fechas? Quiénes fueron los proveedores? etc. El concepto de trazabilidad está asociado, a procesos productivos modernos y productos de mayor calidad y valor para el cliente final, exigibles por las normas internacionales en el caso de la industria alimenticia. Es por ello la importancia que la captura de dicha información sea automatizada, almacenada en bases de datos y analizada por sistemas de información para su rápida respuesta. En otros sectores industriales, la trazabilidad al ser un instrumento de gran utilidad es igualmente aplicada, y aunque su utilización no es obligatoria, se aconseja por razones de planificación de la producción, mayor eficiencia en procesos productivos, menores costos ante fallas, mejor servicio a clientes, etc. Beneficios Pueden sintetizarse como: Obliga a ordenar sus procesos productivos al interior de la industria. Permite diferenciarse de la competencia. Cumple con requisitos legales que establecen compradores de mercados extranjeros. Facilita la entrega de una respuesta rápida en caso de reclamos de los consumidores. Entrega información exacta acerca de en qué etapa de la cadena productiva se produjo el problema. Mejora la imagen y valor de la marca. Fortalece la imagen de país seguro en el tema de la producción. Herramientas Las herramientas necesarias para llevar a cabo un sistema de trazabilidad se conforma por un conjunto de soluciones informáticas y electrónicas que permitan llevar un control de lo producido, los sistemas más utilizados son: Etiquetas que viajan físicamente junto al producto. Códigos de barra. Dispositivos electrónicos de radio frecuencia. Sistemas automatizados en el proceso de captura, registro y transmisión de la información. Sistemas Informáticos especialmente diseñados para poder generar, gestionar y registrar la información de fecha de caducidad, peso, porcentajes, etc. Administración de Base de Datos. Internet y redes de comunicación. Accesos inalámbricos. Dispositivos móviles, GPS, etc. Se puede decir que la trazabilidad está inmersa dentro de la logística y sus herramientas son compartidas e implementadas en cualquier empresa, ya sea de productos o de servicios.

7 4. Metodología Este trabajo son guiados por la metodología propuesta por Savvas Tassou (2002) [9] y se realizará en tres fases: Primera fase: Recopilación de información sobre la empresa y el sector, donde se busca tener la mayor indagación pertinente de la empresa y del sector. Como primera medida se recopilan los datos por medio de una lista de chequeo aplicada a los involucrados en los principales procesos de la empresa, a la vez se identifica cuál es el sistema de trazabilidad actual, por medio de un análisis de su documentación, que estimaran los objetivos, determinando el nivel de priorización para enfatizar en los temas más relevantes y relacionarlos con la problemática definida. Posteriormente mediante entrevistas realizadas a funcionarios de otras empresas del sector, se determinara que sistemas de trazabilidad están utilizando para el manejo de la información, cuáles son sus ventajas y como es su aporte a los requerimientos de sus procesos. Segunda fase: Evaluación de los factores técnicos y económicos en los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados. Se establece los factores determinantes de los posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados, ya que podrían ser decisivos en la selección del sistema de trazabilidad, realizando una evaluación de criterios acordes a las necesidades de la empresa y proporcionará la información crítica con respecto a la selección del sistema apropiado. En este ítem también se mide el efecto del sistema de trazabilidad sobre lo beneficioso de la organización y el grado de riesgo implicado, con una evaluación que permita que las ventajas estimadas se materialicen. Tercera fase: Análisis del sistema de trazabilidad que más se adecue para el caso de interés. Después de establecer la diferencia entre lo existente y el nivel deseado con los lineamientos y los factores estudiados en los pasos anteriores, se procede a la selección de una propuesta que más se adecue a las necesidades económicas y del proceso de fabricación de la empresa. Esta fase se llevará a cabo por medio de consultas a expertos, con el fin de consolidar criterios y métodos que sean eficaces para el planteamiento de la propuesta final. 5. Resultados y discusión En este apartado se presentan los hallazgos para cada una de las fases planteadas en la metodología definida para el desarrollo de este proyecto, primero con el estudio actual de la empresa, luego con un análisis del entorno industrial, finalizando con los factores determinantes de los

8 posibles sistemas de trazabilidad que pueden ser adoptados. 5.1 Hallazgos de la empresa de estudio Debido a la falta de conexión entre los registros al momento de realizar ejercicios de trazabilidad, la empresa no está en la capacidad de determinar la trayectoria del producto a lo largo de toda la cadena de suministro, tanto información intrínseca del producto, como procedencia, tratamiento aplicado, procesos, almacenamiento, distribución, localización del producto, etc. Esta falta de información oportuna ocasiona una ineficiente respuesta en caso de necesitarse devolverse por algún requerimiento del proceso (minimizar los costos) o del consumidor (reclamo o queja), y algunos de sus puntos débiles son: La totalidad de los registros se realiza en forma manual Necesidad de modernizar la tecnología aplicada a la captura, almacenamiento, procesamiento, manejo de datos, generación y entrega de información generada. Hacer inversiones en equipamiento y comunicaciones para que el sistema opere en tiempo real. Facilitar la gestión de los organismos de control y seguimiento. 5.2 Hallazgos del entorno industrial A nivel nacional es posible referenciar como un marco de apoyo institucional a los procesos de adopción de Tecnologías de Manufactura, el diseño a partir de 1990, de políticas públicas orientadas al mejoramiento estructural de los sectores prioritarios, dentro de las cuales se pueden mencionar: los Centros de Desarrollo Tecnológico (CDT), las cuales pretenden constituirse en entidades que impulsen políticas de orden tecnológico. Dada la importancia del sector textil dentro de la economía colombiana, se destacan algunos resultados específicos en la adopción de Tecnologías Modernas de Manufactura contenidos en el estudio Prospectiva y Vigilancia Tecnológica en la cadena Fibra Textil- Confecciones, desarrollado por Cidetexco [10] y Colciencias en el año Este proyecto identifica las mejores prácticas y la prospectiva tecnológica de la cadena a nivel global y establece una comparación con la industria Nacional para identificar las principales brechas, proponiendo algunas estrategias para disminuirlas. Dentro de las tendencias de uso de TAM para esta industria el estudio identifica: aplicación de tecnologías CAD/CAM para prendas de vestir hechas a la medida, tecnologías de simulación y animación avanzadas, digitalización en 3D, prototipado virtual, una producción en un entorno CIM, implementación de sistemas ERP, entre otros.

9 5.3 Evaluación de Factores para la Selección del Sistema de Trazabilidad A continuación se delimitó los requisitos generales: El desarrollo del software y/o adquisición de licencias y la modificación para la adaptación a los requerimientos de la empresa. Mantenimiento del software durante el periodo de garantía. Mantenimiento y actualización del software una vez finalizado el periodo de garantía. Traspasar los datos contables al nuevo sistema de gestión. La formación de los usuarios. La puesta en marcha hasta que todo el sistema funcione correctamente. 5.4 Proceso de justificación económica de los Sistemas de Trazabilidad que tengan más opción de ser adoptados: Lo que pocas empresas pequeñas y medianas conocen es que la trazabilidad bien aplicada les permitirá obtener beneficios económicos. Muchas empresas siguen entendiendo la trazabilidad únicamente como un incremento de costos. Ciertamente su aplicación implica mayores gastos en términos de compra de equipos, instalación de software, aumento de horas por operario y un mayor número de puestos de trabajo para el control de los procesos. Así pues, si efectivamente aplicamos la trazabilidad como un mínimo imprescindible para cumplir la legalidad, se convertirá inevitablemente en una carga para la empresa. 6. Propuesta El proceso de evaluación y justificación de la adopción de una tecnología debe ser integral considerando los factores tangibles e intangibles y minimizando de manera objetiva las barreras. Así mismo, en este enfoque debe visualizarse la empresa como un sistema, en el cual una decisión de esta naturaleza tendrá impacto en su estructura organizacional, en los procesos de negocio y en las funciones empresariales fundamentales (Chuu S., 2009; Ordoobadi, S., 2009; Small, 2006; Garzón, 2001). Los aspectos claves en este proceso de adopción de las tecnologías modernas de manufactura (Advanced Manufacturing Technology - AMT), deben estar contenidos en tres etapas: planeación, selección e implementación y una fase de evaluación, tal como se sugiere a continuación: Fuente: Efstathiades A.; Tassou S.; Antoniou, A. (2002) y Ordoobadi, S. (2009).

10 La empresa de estudio está interesada en una mejora de su sistema de trazabilidad que permita agilizar estas gestiones y tener un mayor control y datos de la empresa día a día. De esta manera, quiere obtener los datos más precisos y actualizados, y hacerse una idea de cómo está la situación en cada momento. La falta de sistema informático en la empresa es una realidad y la necesidad de uno eficiente es un hecho. Una vez destacada esta necesidad se tienen dos opciones, realizar un programa desde cero y a medida de las necesidades de la empresa o adaptar una solución ya existente en el mercado. 6.1 Mercado de Tecnologías para Producción Un ERP, o planificación de recursos empresariales, es una completa herramienta de gestión de empresa donde todo lo necesario está integrado en una misma aplicación. La aplicación suele estar formada por diferentes módulos que dan diferentes funcionalidades y abarcan distintas necesidades de la empresa: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, gestión de almacén, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas etc. Por lo tanto, un ERP sería la integración de todas estas partes. Lo contrario sería una empresa que sólo usara un programa de contabilidad. Un ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa y suple los parámetros de manufactura requeridos en cuanto al sistema de trazabilidad ideal. 6.2 Solución Elegida La elección por la cual se inclina más la propuesta es la solución open source Openbravo debido a: Cobertura: aun no siendo una solución sectorial muy reconocida, ofrece una plataforma general que abarca más campos que otras opciones del mercado y su implantación es más económica. Facilidad de manejo: con su interfaz nativa en web, a los usuarios les costará poco familiarizarse con el entorno, como si de otra página web se tratara pero con puntos más específicos. Escalabilidad: permitiendo la mejora para adaptarse y ampliarse a las nuevas necesidades de la empresa que puedan surgir en un futuro. Tecnologías estándar: funcionando con tecnologías web estándar que garantizan su funcionamiento y compatibilidad con otros productos. Trazabilidad: Cuenta con una red para el flujo de información y documentación para la personalización de las necesidades concretas de la empresa.

11 6.3 Planificación del Proceso de Ajuste En lo relacionado a las actividades de la ejecución de un ERP se tienen que tener presente los siguientes temas: Capacitación de empleados: los trabajadores tienen que aprender todo un nuevo conjunto de procesos, y no sólo una nueva interfaz software. Integración y prueba: donde se prueba la conexión entre el ERP y otras aplicaciones software empresarial, que tiene que ser aplicados caso a caso. Conversión de datos: migrar los datos de registros de clientes y empresas, información manejada anteriormente por la empresa. Análisis de los datos: los datos del ERP, generalmente, tienen que ser cruzados con datos externos. Para actualizar los datos la empresa, es necesario efectuar un programa interno que haga la actualización diaria al fin del día. Consultoría: para evitar que la planificación falle, la solución es contratar una empresa de consultoría que lidere el personal en el proceso de implantación del ERP. Implementación continúa de equipos: después de la implantación del ERP, no se puede enviar simplemente el personal a casa, son demasiado valiosos pues trabajaron íntimamente con el ERP y saben más de ventas que el personal de ventas y más de fabricación que el personal de fabricación. Para mantener ese conocimiento en la empresa se deben poner a redactar procedimientos de cómo utilizar y extraer esa información del ERP. Depresión post ERP: algunas empresas, no se consiguen habituar a las nuevas implantaciones del ERP y no consiguen cambiar sus métodos caseros y tradicionales de trabajo y no tienen la noción de que los logros provenientes del ERP aparecen mucho después de lo esperado, para este tema hay que realizar planes de contingencia para evitar el abandono del proyecto. 7. Conclusiones Un sistema de trazabilidad bien diseñado y correctamente utilizado conduce a una mayor transparencia, ya que las empresas que lo utilizan disponen de un nuevo canal para informar acerca de la composición y el origen de sus productos y logran encontrar la causa de cualquier problema y convertirla en una oportunidad para mejorar sus procesos. Cada día son más las empresas de todo tipo que optan por un sistema de trazabilidad, no viendo este tipo de aplicaciones como un lujo, sino una necesidad. Cada vez, más empresas se dan cuenta de la importancia de los sistemas y tecnologías, siendo el

12 impacto de estos sistemas cada vez más importante. A lo largo de este estudio se visualiza las ventajas y previsiones a tener en cuenta con los sistemas de trazabilidad, concluyendo que los beneficios no vienen de inmediato, sino que poco a poco se van notando. Para poder seguir siendo competitivo en el mercado, las empresas deben seguir innovando y adaptarse a las nuevas situaciones. Las tecnologías de la información proporcionan herramientas que ayudan a estas innovaciones, mejoras de calidad y aumento de productividad que las empresas necesitan, siendo los sistemas ERP una buena manera de conseguirlo. Finalmente la solución elegida es un software de origen español Open Source muy activo en el mercado; con socios tanto nacionales como extranjeros para la implementación, esta solución se perfila como una apuesta atractiva y totalmente válida para la empresa. Referencias bibliográficas [1] Estrategia Competitiva, Porter Michael E., 1991, Cía Editorial Continental, México. [2] (Ley 905 de 2004, por medio de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa colombiana Artículo 2º). [3] The competitive advantage of nations,with a new introduction, 2000, ECR Europe. [4] A Guide to Traceability within the Fish Industry. Authors: Simon Derrick & Mike Dillon. EUROFISH.Draft of An introduction to traceability for your business Food Standards Agency. United Kingdom. [5] EAN.UCC standards for shared supply chain Traceability. EAN Belgium.Luxemburg. [6] Angell, I.O. and Smithson S. (1991) Information Systems Management: Opportunities and Risks. [7] Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill [8] Strategic Planning, Transfer and Implementation of Advanced Manufacturing Technologies (AMT). Development of an Integrated Process Plan. TECHNOVATION, The International Journal of Technological Innovation and Enterpreneurship, Vol.22, pp , [10] Colciencias. Cidectexco (2009). Estudio de vigilancia y prospectiva tecnológica en la cadena Fibra-Textil- Confecciones.

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