UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE LA COMPUTACIÓN

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1 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE LA COMPUTACIÓN IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO FINANCIERO DE SAP ERP PARA UN MODELO DE INDUSTRIA DE ALIMENTOS Por: Anabella Torrealba Araque INFORME DE PASANTÍA Presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar como requisito parcial para optar al título de Ingeniero en Computación Sartenejas, Marzo de 2009

2 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE LA COMPUTACIÓN IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO FINANCIERO DE SAP ERP PARA UN MODELO DE INDUSTRIA DE ALIMENTOS Por: Anabella Torrealba Araque Realizado con la asesoría de: Tutor Académico: Kenyer Domínguez Tutor Industrial: Omar Fierro INFORME DE PASANTÍA Presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar como requisito parcial para optar al título de Ingeniero en Computación Sartenejas, Marzo de 2009

3 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR DECANATO DE ESTUDIOS PROFESIONALES COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE LA COMPUTACIÓN ACTA FINAL DE PROYECTO DE PASANTÍA IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO FINANCIERO DE SAP ERP PARA UN MODELO DE INDUSTRIA DE ALIMENTOS Presentado por: Anabella Torrealba Araque Este informe de pasantía ha sido aprobado por el siguiente jurado examinador: Prof. Manuel Rodríguez (Jurado) Prof. Kenyer Domínguez (Tutor Académico) Ing. Omar Fierro (Tutor Industrial) Sartenejas, marzo de 2009

4 iv IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO FINANCIERO DE SAP ERP PARA UN MODELO DE INDUSTRIA DE ALIMENTOS Por: Anabella Torrealba Araque RESUMEN Este trabajo contiene una exposición detallada del conjunto de actividades llevadas a cabo para completar el proyecto de pasantía larga realizado en la empresa IBM (International Business Machines). El mismo consistió en la configuración o personalización del módulo financiero del sistema SAP R/3 para una empresa ficticia del sector alimenticio, de manera que pudieran ser satisfechos todos sus requerimientos funcionales. El ciclo de vida del proyecto fue manejado a través de la metodología Ascendant SAP, la cual permitió hacer un estudio previo de los requerimientos del negocio, un planteamiento de escenarios y procesos (soportados o no por el sistema SAP), una adaptación del sistema para satisfacer tales procesos, mediante configuraciones y nuevos desarrollos, y un ciclo de pruebas a los cambios realizados. Como resultado del proyecto se obtuvo un sistema preconfigurado en términos financieros, mediante el cual se pueden llevar a cabo todos los procesos de esta área para una empresa ficticia; con lo cual se facilita el trabajo a la hora de adaptarlo a un caso real. Adicionalmente, el pasante adquirió conocimientos invaluables que lo ayudarán a dar sus primeros pasos como consultor profesional.

5 v ÍNDICE GENERAL RESUMEN... iv ÍNDICE GENERAL... v ÍNDICE DE TABLAS... viii ÍNDICE DE FIGURAS... ix LISTA DE ABREVIATURAS... x INTRODUCCIÓN... 1 Planteamiento del problema... 1 Objetivo General... 2 Objetivos Específicos... 3 Justificación e importancia... 3 CAPÍTULO ENTORNO EMPRESARIAL Descripción General Misión Visión Desarrollo Profesional GBS (Global Business Services) Ubicación del pasante... 8 CAPÍTULO MARCO TEÓRICO ERP SAP R/ Módulos de SAP Clasificación de los datos en SAP Mandante en SAP Transacción en SAP... 17

6 vi 2.3 SAP FI Libro de Mayor (FI-GL) Cuentas por cobrar (FI-AR) Cuentas por pagar (FI-AP) Tesorería (FI-TR) ABAP/ ARICE Smartforms CAPÍTULO MARCO METODOLÓGICO Estructura de Ascendant SAP Dominios de Ascendant SAP Fases de Ascendant SAP Fase 0 - Evaluación Fase 1 - Preparación del Proyecto Fase 2 - Business Blueprint Fase 3 - Realización Fase 4 - Preparación Final Fase 5 - Go Live Fase 6 - Sostenibilidad Fases contempladas CAPÍTULO FASE 1 - PREPARACIÓN DEL PROYECTO Planificación inicial Procedimientos del proyecto Requerimientos técnicos CAPÍTULO FASE 2 - BUSINESS BLUEPRINT Entrenamiento del pasante Estructura organizacional Procesos de negocio Contabilidad General Gestión de Cobranzas... 52

7 vii Gestión de Pagos Gestión de Efectivo Identificación de los ARICE Brechas CAPÍTULO FASE 3 - REALIZACIÓN Configuración base Configuraciones Globales Libro de Mayor Escenarios de Prueba Cuentas por Cobrar y Pagar Escenarios de Prueba Tesorería Escenarios de Prueba Configuración final Desarrollo personalizado Conversión de datos Reporte y Formulario CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES REFERENCIAS... 73

8 viii ÍNDICE DE TABLAS Tabla 3.1 Componentes de la jerarquía WBS de Ascendant SAP Tabla 3.2 Dominios y subdominios de Ascendant SAP Tabla 3.3 Paquetes de trabajo - Fase Tabla 3.4 Paquetes de trabajo - Fase Tabla 3.5 Paquetes de trabajo - Fase Tabla 3.6 Paquetes de trabajo - Fase Tabla 3.7 Paquetes de trabajo - Fase Tabla 3.8 Paquetes de trabajo - Fase Tabla 6.1 Escenarios de Prueba - Libro de Mayor Tabla 6.2 Escenarios de Prueba - Cuentas por Cobrar y Pagar Tabla 6.3 Escenarios de Prueba - Tesorería Tabla 6.4 Clasificación de las cuentas de mayor, deudores y acreedores... 67

9 ix ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1.1 Estructura Organizacional de IBM... 6 Figura 2.1 Representación de los módulos estándares de SAP R/ Figura 2.2 Arquitectura Cliente-Servidor de SAP Figura 2.3 Flujo de ejecución de los Smartforms Figura 3.1. Fases de las metodologías Ascendant SAP y AcceleratedSAP Figura 3.2 Estructura WBS de Ascendant SAP Figura 3.3. Fases de Ascendant SAP Figura 4.1 Conexión a SAP R/ Figura 5.1 Barras de trabajo en SAP Figura 5.2 Botones más usados en SAP Figura 5.3 Campo comando de SAP Figura 5.4 Tipos de campos en SAP Figura 5.5 Mensajes del sistema SAP Figura 5.6 Árboles de transacciones en SAP Figura 5.7 Jerarquía financiera en SAP Figura 5.8 Proceso de los cierres contables Figura 5.9 Proceso de la contabilización y notificación de intereses de mora de deudores Figura 6.1 Pantalla inicial del desarrollo ZINTERESESDEMORA Figura 6.2 Datos autocompletados para la contabilización de la Nota de Crédito Figura 6.3 Carta notificatoria de intereses de mora... 70

10 x LISTA DE ABREVIATURAS ABAP Advanced Business Applications Programming AM Assets Management / Contabilidad de Activos Fijos ARICE Reportes, interfaces, conversiones de datos, ampliaciones y formularios ASAP Accelerated SAP BPP Business Process Procedures ERP Enterprise Resource Planning FI Finance Accountig / Contabilidad Financiera FI-AP Accounts Payable / Cuentas por pagar FI-AR Accounts Receivable / Cuentas por cobrar FI-GL General Ledger / Libro de Mayor FI-TR Treasury / Tesorería GBS Global Business Services HP Hewlett Packard

11 HR Human Resources / Recursos Humanos xi IBM International Business Machines IS Industry Solutions / Soluciones de Industria IVA Impuesto al Valor Agregado MM Material Management / Gestión de Materiales MRP Material Resource Planning PC Personal Computer / Computador Personal PM Plant Maintenance / Mantenimiento de Planta PP Production Planning / Planificación de la Producción PS Project System / Sistema de Proyectos QM Quality Management / Gestión de Calidad RDBMS Relational Data Base Management System / Sistema Administrador de Bases de Datos Relacionales SAP AG Systeme, Anwendungen und Produkte / Sistemas, Aplicaciones y Productos SAP GUI Cliente para acceder a SAP R/3 SAP R/3 Principal producto de la empresa SAP AG, sistema de información de tipo ERP SD Sales and Distribution / Ventas y Distribución

12 SPRO Transacción de Configuración en SAP xii SSA Spanish South America TI Tecnología de la Información WBS Work Breakdown Structure WF Workflow / Flujo de Trabajo

13 1 INTRODUCCIÓN En esta sección se presentan los puntos claves que definen el proyecto, para proveer una visión general del problema planteado y la solución buscada. Para ampliar dicha visión se exponen claramente los objetivos, general y específicos, y una breve justificación de la importancia de la ejecución del proyecto. Más adelante, el trabajo se divide en capítulos, en los cuales se expone una visión resumida de la empresa donde se llevó a cabo el proyecto, un marco de las bases teóricas que sustentan las herramientas utilizadas para alcanzar solución, una descripción completa y detallada de la metodología empleada en el desarrollo, y por último, la explicación de las actividades específicas llevadas a cabo en cada fase de la metodología contemplada en el proyecto, en donde se incluyen los resultados obtenidos, que abarcan todos los objetivos que se exponen a continuación en esta sección. Planteamiento del problema Las empresas pertenecientes a la industria alimenticia se encuentran en una búsqueda constante de crecimiento y desarrollo ante la gran demanda y desafíos que se les presentan, dada su condición de productores de bienes y servicios de primera necesidad para todo ser humano. Por esto y por el alto nivel de competitividad que se presenta en el mercado, las empresas se esfuerzan por mejorar sus procesos pertenecientes a la cadena de suministros, y aquellos que dan soporte a éstos; que les permitan resaltar ante los consumidores, por encima de sus principales competidores. La tecnología surge como principal herramienta para lograr este crecimiento y continuo mejoramiento de los procesos. Los sistemas de información son el principal aliado para

14 2 automatizar las actividades de las empresas, de la mano con su capacidad de almacenamiento de información, que suele ser delicado y requiere de precisión, consistencia y disponibilidad en todo momento. El manejo de esta información es comúnmente realizado a través de varios sistemas que desarrollan funciones específicas para cada área perteneciente a la empresa. Sin embargo, en muchos casos, la disponibilidad de la información no es necesariamente inmediata debido a que no está concentrada en un mismo lugar, y algunos sistemas deben esperar por otros para obtener los datos que les permitan ejecutar sus funciones. Ante este problema, se presenta la solución de los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), en los cuales se soportan los procesos de todas las áreas del negocio y la información se encuentra disponible para todas ellas en todo momento y en un único lugar. Más específicamente, surge la solución de SAP R/3, el cual es uno de los sistemas del tipo ERP más populares y aceptados en la actualidad. A pesar de que SAP R/3 contempla la mayoría de los procesos de negocio, su versión estándar no funciona por sí sola para ninguna empresa. Por su condición de sistema estandarizado, engloba muchas funcionalidades que deben ser adaptadas de acuerdo con las necesidades específicas de cada empresa en particular. Debido a esto, se propone la configuración del sistema SAP, de manera que soporte las actividades específicas de la empresa manufacturera y distribuidora de alimentos seleccionada para el proyecto, una empresa ficticia denominada Alimentos SSA. Para este proyecto se realizará la configuración del sistema para el módulo de finanzas de SAP R/3 de manera que el sistema abarque todos los procesos financieros y se pueda proceder con la configuración o personalización de los módulos restantes requeridos por la empresa. Objetivo General Configurar el sistema SAP en su módulo financiero (FI) para soportar los procesos de negocio en esta área de una empresa de alimentos ficticia, mediante el uso de las funcionalidades estándares de SAP y la propuesta e implementación de soluciones fuera de su alcance.

15 Objetivos Específicos 3 Adquirir los conocimientos de la Metodología Ascendant SAP y el funcionamiento del sistema SAP en la funcionalidad financiera (FI) o o o Participar en la formación metodológica a utilizar Definir y confirmar los objetivos y el alcance generales y específicos Participar en la formación SAP ERP, global y específica Analizar los procesos financieros con las funcionalidades SAP que los soportan. Adquirir los conocimientos generales del negocio y visión global de la solución SAP a implantar. o o o o Levantar y analizar la información de las bases de conocimientos de IBM y SAP Definir los procesos y escenarios a desarrollar en SAP Listar los ARICE (reportes, interfaz, conversión de datos, ampliación y formularios) Analizar brechas (GAP s) Configurar y probar las funcionalidades SAP FI que soportan los procesos financieros para la industria. o o o o Definir las jerarquías SAP y el plan de configuración base y final. Configurar, probar y documentar los BPP (Business Process Procedures) Implementar los ARICE Desarrollar las pruebas integrales Justificación e importancia La elaboración de los productos entregables del proyecto representa un trabajo de altísimo valor para la empresa IBM. El primer y más importante aporte es la documentación generada por el proyecto, la cual será útil para futuras implantaciones del sistema SAP a empresas

16 pertenecientes a la industria de alimentos y afines. Estos productos contribuyen a una ejecución más rápida y eficiente de los casos reales de implantación. 4 Además, tanto el sistema configurado y personalizado, como la documentación del mismo pueden servir para demostraciones a potenciales clientes de las bondades y capacidades del sistema SAP y su capacidad de personalización y ampliación, de forma tal que sea más sencillo captar su atención. Por otra parte, el proceso de entrenamiento del personal de IBM, se facilita en gran medida con los productos desarrollados en el proyecto. Tanto los miembros de equipos de futuros proyectos de implantación de SAP, como nuevos trabajadores carentes de experiencia, se ven beneficiados con los productos de este proyecto, pues son utilizados para comenzar a aprender o para ampliar sus conocimientos en la materia. Por último, sin restarle ningún tipo de importancia, el proyecto facilitó el entrenamiento del pasante en el área de consultoría, para proporcionarle a la empresa un nuevo recurso humano, no totalmente experimentado pero sí altamente calificado para afrontar proyectos reales, haciendo uso de los aprendizajes adquiridos a lo largo del proyecto.

17 5 CAPÍTULO 1 ENTORNO EMPRESARIAL Este capítulo contiene una descripción general de la empresa IBM (International Business Machines), en la cual se realizó el proyecto de pasantía, de forma tal que se puedan conocer aspectos como su misión, visión y estructura, que den al lector una idea del entorno en donde se desenvolvió el pasante durante la elaboración del proyecto. 1.1 Descripción General IBM es una de las empresas de TI (Tecnología de la Información) más importantes del mundo. Con sede en Armonk, NY y presencia en 160 países, es la mayor empresa del mundo en hardware, servicios y financiamiento TI. Cuenta con una trayectoria de más de 90 años en el mercado mundial, remontando sus comienzos a 1885, cuando se gestaron sus primeros inventos. Luego de transcurridos varios años, en 1917 se funda la International Business Machines Company Ltd. of Canada, la cual, 7 años más tarde cambió su nombre por International Business Machines Corporation, denominación que se mantiene hasta la actualidad, y se posiciona como líder a nivel mundial, siendo la tercera empresa más valiosa y admirada, únicamente por debajo de Microsoft y HP (Hewlett Packard). IBM de Venezuela es la empresa de TI más importante del país, brindando sus servicios en esta área por más de 70 años ininterrumpidos. Con sede principal en Caracas, forma parte de la región SSA (Spanish South America) y es, en conjunto con la sede ubicada en Argentina, el núcleo más importante de la región.

18 6 IBM es una empresa de servicios, cuya misión principal es atender las necesidades de los clientes del sector TI, brindándoles toda una gama de soluciones profesionales adaptadas a cada caso particular. Para lograr sus objetivos, la empresa se apoya en sus 3 unidades principales: Hardware, Software y Servicios, las cuales trabajan de la mano con sus áreas de soporte, entre las cuales destacan: Finanzas, Operaciones, Contratos y Negociaciones, Legal, Recursos Humanos, Marketing y Comunicaciones. [12]. Ver Figura 1.1. Figura 1.1 Estructura Organizacional de IBM. Fuente: Elaboración Propia 1.2 Misión "Luchamos por ser líderes en la creación, desarrollo y manufactura de tecnología en la industria informática. Traducimos esta tecnología de avanzada en valor para nuestros clientes a través de nuestras soluciones profesionales, servicios y consultoría alrededor del mundo."[12] 1.3 Visión "Identificar las necesidades del mercado y desarrollar respuestas tecnológicas de la mejor calidad y nivel de servicio. Ofrecer precios competitivos y esforzarnos en mejorar la satisfacción de los clientes, empleados, proveedores, asociados y de las comunidades donde operamos." [12]

19 1.4 Desarrollo Profesional 7 Para IBM, el desarrollo profesional consiste en llevar a los empleados a su máximo potencial para crear una fuerza de trabajo motivada, comprometida, preparada y alineada con los objetivos de la organización. De esta manera se fomenta la sinergia entre lo que el empleado quiere y lo que la empresa necesita, logrando resultados mucho más satisfactorios. Para lograr este desarrollo profesional, IBM se enfoca en la búsqueda de talentos con competencias específicas, entre las cuales se encuentran confiabilidad, comunicación, capacidad para tomar responsabilidades, foco en el cliente, motivación para conseguir resultados, pasión por el negocio, capacidad para resolver problemas de forma creativa, adaptabilidad, colaboración y trabajo en equipo. Éstas deben ir alineadas con los valores de la empresa: dedicación al éxito de cada cliente, innovación, confianza y responsabilidad. [12] 1.5 GBS (Global Business Services) GBS es la unidad de consultoría de IBM y pertenece al área de Servicios. Fue fundada recientemente, en el año 2002, como consecuencia de la compra, por parte de IBM, de una empresa consultora llamada Price. Esta área centra su foco en generar ideas que proporcionen el beneficio del cliente, a través de la fusión de las ideas del negocio con la tecnología. Su misión se enfoca en ayudar a los clientes en sus procesos de negocio, aportando su experiencia en la industria y un profundo conocimiento de soluciones tecnológicas que le permiten conocer temas específicos de la industria y adquirir la habilidad para diseñar, construir y ejecutar esas soluciones logrando así la línea base del valor del negocio. Por su parte, la visión de GBS se centra en tres aspectos fundamentales: innovación más profunda, mejor y más rápida ejecución; y mayor responsabilidad para resultados; lo cual equivale a un mayor valor para el cliente. GBS ofrece soluciones a tres sectores fundamentales:

20 8 Sector financiero: banca, seguros, mercados financieros y de capitales. Multisector: distribución, industrial y sector público. Comunicaciones: medios, entretenimiento y telecomunicaciones. [12] Uno de los servicios más importantes que proporciona GBS a sus clientes es el de consultoría SAP. 1.6 Ubicación del Pasante Durante la realización del proyecto de pasantía larga, el pasante ocupó el cargo de Consultor Júnior en SAP FI, dentro de la unidad de GBS. Este rol significó la oportunidad de llevar la responsabilidad de crear un modelo de negocio y configuración para una empresa manufacturera y distribuidora de alimentos ficticia, siendo un gran aporte para la organización en futuras implantaciones reales del sistema SAP, que se realicen a clientes pertenecientes a este tipo de industria.

21 9 CAPÍTULO 2 MARCO TEÓRICO En este capítulo se exponen todas las bases teóricas que sustentan el desarrollo del proyecto, comenzando por la definición de los sistemas ERP, sus características, ventajas y desventajas; siguiendo con una profunda descripción del sistema SAP R/3; su arquitectura, módulos y conceptos relevantes para el caso de estudio, haciendo especial énfasis en el módulo financiero y sus submódulos; y por último, el lenguaje de programación ABAP/4 y las herramientas del mismo utilizadas en el proyecto. 2.1 ERP Los sistemas de información ERP (Enterprise Resource Planning) o sistemas de planificación de recursos empresariales, son aquellos que integran todas las áreas de negocio a través de una base de datos centralizada que permite el acceso a toda la información en cualquier momento. Es por ello que la principal virtud de este tipo de sistemas es la supervisión en tiempo real de las funciones de la empresa, permitiendo el análisis de diversos temas como la calidad, disponibilidad, satisfacción del cliente, desempeño y rentabilidad. [15] Tienen su origen en el concepto de los sistemas MRP, cuyas iniciales se referían a Material Resource Planning e integraban las actividades de compra y producción. Sobre esta base, se remplazó la figura de los materiales (Material) por la de la empresa (Enterprise) para formar los sistemas ERP, que integran todas las áreas de negocio de una empresa. [1] Los sistemas ERP abarcan diversas áreas, siendo éstas las principales:

22 10 Operaciones y logística: manejo de inventario, MRP, planeación de la producción, gestión de calidad y envío. Finanzas: cuentas por pagar y cobrar, gestión de efectivo, libro mayor, análisis de beneficios. Ventas y mercadeo: gestión de órdenes, gestión de ventas, precios, planeación de ventas. Recursos humanos: contabilidad del tiempo del empleado, pago de nómina, entre otros gastos. [1] Por lo general los sistemas ERP genéricos son adaptables a la empresa u organización a quien están destinados. En muchos casos abarcan más de la totalidad de las necesidades de cada empresa, debido a que son elaborados pensando en función de una recopilación de funcionalidades que podrían quedar grandes para empresas relativamente sencillas. [15] SAP, Oracle, Peoplesoft y J.D Edwards son algunos de los principales proveedores de sistemas de este tipo. Para crear sus sistemas se enfocaron en analizar los procesos de negocio básicos de las empresas más importantes del mundo y diseñaron bases de datos que incorporaron muchas de las variaciones que encontraron, lo cual las hace enormemente complicadas. [1] El R/3 de SAP es el sistema ERP más popular de la actualidad, superando hasta por cinco veces las capacidades y número de entidades de datos de sus principales competidores, siendo éste el principal motivo por el cual el resto de los proveedores se centran en la satisfacción de las necesidades individuales de cada empresa, más que en intentar igualar o superar las capacidades de datos de SAP R/3. En general, todos los sistemas ERP tiene la capacidad de configurar y reconfigurar todos sus aspectos, de forma tal que sea posible respaldar la forma en que la empresa maneja sus operaciones. [15] siguientes: Entre las principales ventajas que proveen este tipo de sistemas se encuentran las Eliminación de sistemas ineficientes, costosos e inflexibles

23 11 Adopción de mejores procesos de trabajo Mejoramiento del acceso a los datos para tomar decisiones operacionales Estandarización de la tecnología. Por su parte, la principal desventaja que acompaña a un ERP son los costos elevados de licencias, instalación, mantenimiento, entre otros. A esto se le suma la dificultad de instalación y configuración, y las grandes cantidades de tiempo que consume hacerlo. A pesar de esto, los sistemas ERP siguen siendo altamente populares y demandados por una gran cantidad de empresas en el mundo, independientemente de sus tamaños y envergaduras. [15] 2.2 SAP R/3 SAP R/3 es el principal producto de la empresa SAP AG (Services, Applications and Products), creada en 1972 en Walldorf, Alemania por 4 miembros de IBM. Éste se encuentra en constante crecimiento y desarrollo, siendo su última versión SAP ECC 6.0, producto del refinamiento de muchas otras versiones anteriores. SAP es un sistema de información ERP que integra todas las líneas de negocio a través de una base de datos centralizada que maneja toda la información de una empresa y permite optimizar los procesos de todas sus áreas. El sistema divide toda esta información a través de sus 12 módulos estándares (Ver Figura 2.1), que a su vez se dividen en submódulos, guardando la consistencia de información entre ellos en todo momento, con escasa redundancia de datos [15].

24 12 Figura 2.1 Representación de los módulos estándares de SAP R/3 [16] SAP es un sistema cliente/servidor de tres capas. Tal como se muestra en la Figura 2.2, la capa de Presentación es aquella que contiene la interfaz gráfica para el usuario, a través del SAP GUI que se encuentra en el PC de cada usuario; la capa de Aplicación es aquella que se encuentra en el servidor y contiene todos los programas ABAP (Lenguaje de programación en el cual está escrito SAP) que permiten observar y utilizar la capa de presentación; y por último, la capa de Base de Datos, es aquella en donde se almacenan todos los datos del sistema mediante el uso de bases de datos relacionales (RDBMS). [4] Figura 2.2 Arquitectura Cliente-Servidor de SAP. Fuente: Elaboración Propia

25 13 A pesar de que la licencia del sistema SAP es paga, una vez adquirida, el comprador se encuentra en plena libertad de leer y modificar su código, así como también agregar nuevos desarrollos, de forma tal que el sistema pueda ser mejorado por sus diversos usuarios. Asimismo, la empresa SAP permite a quienes lo modifiquen, notificarles de dichos cambios para una posible inclusión de los mismos, en futuras versiones del sistema Módulos de SAP Como se mencionó anteriormente, SAP provee 12 módulos estándares que separan las áreas del negocio, pero a su vez, las integran para facilitar la ejecución de todos sus procesos. A continuación se presenta una breve descripción de cada uno de ellos. FI (Contabilidad Financiera): se encarga de todos los requerimientos financieros y de contabilidad del cliente, automatiza la presentación de informes financieros, así como también todo lo relacionado con el estatus del libro mayor, las cuentas por pagar y cuentas por cobrar del cliente. CO (Control de Costos): controla los costos de todos los productos y servicios que ofrece el cliente, y analiza su rentabilidad en base a los costos de producción. Utiliza una serie de estrategias y estructuras que permiten estimar los costos lo más precisamente posible. AM (Contabilidad de Activos): se encarga de gestionar todo lo relacionado con los activos fijos que posee el cliente, en los cuales se apoya para llevar a cabo todos sus procesos. Las principales funcionalidades de este módulo contemplan la adquisición, transferencia y depreciación de este tipo de activos, entre otras funcionalidades más específicas. PS (Sistemas de Proyectos): planifica, administra y controla todo el proceso de elaboración de proyectos del cliente, abarcando todas sus fases y en general el

26 ciclo completo de vida de cada proyecto. Este módulo incluye el seguimiento de todas las actividades, la administración de recursos y el presupuesto necesario para todo proyecto. 14 MM (Gestión de Materiales): soporta todos los procesos de compra de insumos, incluyendo comparaciones de precios entre diversos proveedores, acuerdos, estatus de órdenes, entre otros. Además se encarga del control de inventarios y almacenes, manejando las capacidades disponibles y toda entrada y salida de material. SD (Ventas y Distribución): se encarga de manejar todo lo relacionado con las ventas, precios y distribución de los productos y servicios que ofrece el cliente. Entre otras cosas incluye los aspectos de órdenes de pedidos, transporte encargado de ejecutar la distribución, facturación a clientes, entre otros. PP (Planificación de la Producción): automatiza todos los procesos de producción: manufactura, fabricación, planificación, entre otros. Abarca todas las fases y tareas de la producción utilizando estrategias y metodologías que mejoran los procesos, haciendo énfasis en las cantidades de productos, los tipos de productos y materiales, y estimados de tiempo que optimicen la producción. QM (Gestión de la Calidad): se encarga de controlar la calidad en la ejecución de los procesos de planificación, adquisición, fabricación, inspección, distribución, entre otros; basándose es estándares de calidad definidos a nivel internacional. PM (Mantenimiento de Planta): gestiona todo lo relacionado con la instalación y mantenimiento de maquinaria, así como también los gastos que impliquen estos procesos, y los automatiza. Se apoya en representaciones gráficas de las plantas y diagramas detallados a través de conexiones con sistemas de información geográficos (GIS s).

27 15 HR (Recursos Humanos): administra todos los procesos de recursos humanos, como por ejemplo, el seguimiento de todos los empleados del cliente. Incluye la administración salarial, el pago de nómina, modelos de horarios de trabajo, gastos de viajes, entre otros. Este módulo está directamente asociado con el país de la empresa, para proveer datos específicos como impuestos, beneficios y leyes que involucren a los empleados. WF (Flujo de Trabajo): es una herramienta de apoyo que puede utilizarse para optimizar la ejecución de las actividades, determinando jerarquías dentro de la empresa que permitan identificar los responsables de cada actividad. IS (Soluciones específicas por industria): otorga soluciones a empresas específicas, categorizándolas por sectores o áreas de negocio. Entre las industrias específicas que atiende este módulo se encuentran: banca, automotriz, seguros, sector público, petróleo y gas, salud, telecomunicaciones, entre muchas otras. [4] Clasificación de los datos en SAP SAP clasifica los datos que son almacenados en él según una jerarquía que define de la siguiente manera: Datos organizativos: es la información esencial de toda empresa. Por ejemplo: el país donde se encuentra, la moneda que maneja, su estructura organizacional, entre otros. Datos maestros: Son los datos estáticos relacionados con la empresa. Entre ellos se pueden destacar: los proveedores, cuentas de mayor, materiales, etc. Datos transaccionales: Son los datos dinámicos, que varían con la actividad diaria de la empresa; como por ejemplo una orden de venta, de compra, de envío, un documento financiero, entre otros.