Gestión de Contenidos Empresariales

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1 Gestión de Contenidos Empresariales

2 Gestión de Contenidos Empresariales

3 ELOprofessional 9 Más eficacia para sus procesos de negocio No importa si se trata de una empresa pequeña o grande, todas tienen que lidiar con el creciente flujo de datos. En este caso no es relevante si los documentos se hallan de forma clásica en papel, si se trata de documentación digitalizada. La masa de datos cada vez es mayor. Solo el que procesa esta información de la forma más eficiente y automatizada posible, puede establecerse a largo plazo en el mercado. ELO Digital Office es un fabricante experimentado de soluciones funcionales, con las que pueden diseñarse de forma más eficiente tanto la gestión de la información como los procesos de negocio asignados. El software Enterprise Content Management (ECM o Gestión de Contenidos Empresariales), diseñado especialmente para la empresa, ayuda a los usuarios con sus componentes e interfaces configurables individualmente a llevar a cabo procesos diseñados de forma óptima para el negocio principal. Con su amplio espectro de posibilidades de uso, ELOprofessional hace que los procesos empresariales resulten más eficientes y productivos. A lo largo de todo el ciclo de vida, tanto los documentos de la empresa como la información se gestionan de forma segura y conforme a la ley. En este sentido, uno de los aspectos más destacados también es la perfecta integración en el entorno Microsoft Office, que permite al usuario utilizar las ventajas de la gestión de documentos digital sin demasiados gastos de formación. 3

4 Acceso a la información desde cualquier parte Tener el acceso más eficiente posible en cualquier momento a la información necesaria en el trabajo cotidiano es un aspecto fundamental de las soluciones ECM de ELO. Gracias al concepto multicliente, en el que se basan las soluciones ELO, el usuario puede adaptarse prácticamente a cualquier entorno de trabajo conocido (Microsoft Outlook, Microsoft Office, Internet, soluciones ERP, etc.). En este sentido, una de las características más relevantes es la profundidad de integración, que se pone a disposición a través de las funciones ECM de ELO. De este modo, se multiplica la productividad del usuario. Trabajar de forma sencilla, flexible y rápida, ya sea en aplicaciones técnicas, un amplio proceso de negocio o en el uso móvil, es una de las máximas aspiraciones de ELOprofessional. Con ELOprofessional, las empresas consiguen tanto un almacenamiento seguro de la información como una plataforma de conocimiento integral, para operar con más eficiencia. Según la necesidad, ELO ofrece múltiples soluciones que aumentan el éxito económico de cada empresa. Independientemente de si se trata del proceso de facturas entrantes, expedientes electrónicos personales o gestión de correo electrónico: con ELOprofessional, los usuarios están preparados a la perfección para los requisitos generales. Además, para los requisitos individuales se utilizan módulos de soluciones adaptados a los que se une el ECM, entre otros con aplicaciones de terceros, para una mejor colaboración y con ello se aumenta de nuevo considerablemente el espectro de posibilidades. Gestión de Contenidos Empresariales

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6 Flujos de trabajo modernos para la entrada de facturas Hoy en día, las empresas se enfrentan a todo tipo de retos. Uno de ellos es la estructuración lógica de información nueva y de la ya existente. Esta no solo debe guardarse de forma segura, sino también estructurarse y procesarse. Para prácticamente cualquier requisito, ELOprofessional 9 ofrece la solución adecuada para el negocio. Proceso de entrada de facturas A menudo, en una empresa las facturas pasan por distintos departamentos. Esto suele costar tiempo y dinero. Con la solución para la entrada de facturas de ELO, pueden reducirse considerablemente los tiempos de desarrollo y tratamiento. En ELO, las facturas y documentos entrantes se registran de forma automatizada y se envían de forma clasificada a la persona adecuada que debe procesarlas. Todos los datos de documentos relevantes, por ejemplo posición de los datos en el documento, impuestos, etc., se detectan correctamente y se someten a controles de credibilidad. Si fuera necesario, una factura de una orden de pedido existente en el sistema ERP, puede ser procesada de manera totalmente automática. La imagen muestra: El ELO DocXtractor clasificando una factura de entrada. Gestión de Contenidos Empresariales

7 Control óptimo gracias a los flujos de trabajo De este modo, las facturas sin una referencia a pedido directa pueden transferirse mediante un flujo de trabajo de verificación de facturas digital y estandarizado a los correspondientes encargados y/o a los departamentos técnicos y autorizarse según corresponda. Los beneficios con ELO son totalmente satisfactorios, ya que se reduce drásticamente el volumen de registro de facturas y con ello los tiempos de ejecución. Los costes del proceso se reducen al tiempo que aumenta la calidad del proceso y de los datos y se suprimen las pérdidas por descuento y liquidez. Con la vista general diaria sobre las deudas acumuladas se obtiene la transparencia correspondiente en la empresa. Todos los sistemas ERP usuales comerciales, p. ej. SAP, Microsoft o Sage, se integran sin problemas. La correspondencia que acompaña a los procesos, como cálculos, ofertas, correos electrónicos, etc., se ajusta a la ley y se archiva de forma correspondiente y, en caso necesario, se dota de firma electrónica. Los módulos ELO para el procesamiento de entrada de facturas son: Interfaz ERP Microsoft Perfecta integración en el entorno Microsoft Dynamics Navision. Los documentos se recopilan de forma segura y se archivan según lo establecido en las directivas de AO, GOBS y GDPdU en el sistema ELO. ELO-Workflow Los flujos de trabajo electrónicos controlan procesos empresariales interdepartamentales y permiten el procesamiento sin demora y seguro de transacciones. Interfaz SAP Integración de alto rendimiento en SAP ECC, cómoda aceptación de documentos SAP y procesamiento global de los procesos comerciales. ELO isearch La tecnología de búsqueda eficiente y de alto rendimiento conduce de forma rápida y precisa mediante un proceso semántico y lingüístico hasta la información buscada. ELO Business Logic Provider (BLP) Solución única para una configuración integral y flexible de la lógica de negocio y el soporte de procesos mediante diseño así como una integración completa con soluciones empresariales existentes. ELO DocXtractor Clasificación y procesamiento inteligentes y automatizados de los documentos entrantes. 7

8 Trabajo móvil Negocios sin límites Actualmente, el tema de moda es el trabajo móvil. Independencia del lugar, la inteligencia y flexibilidad son las características que han revolucionado nuestro tratamiento de la información. Simultáneamente, constituyen la base del éxito de los smartphones, los tablets y similares. Este éxito también ha pasado del ámbito privado a la empresa. Pero entre tanta luz también hay algunas sombras: y es que justo en el entorno empresarial, la seguridad de datos y los procesos empresariales precisan soluciones adaptadas para el sector móvil. Solo así pueden garantizarse la transparencia, la efectividad y la seguridad en los empleados. ELO ofrece para los dispositivos móviles habituales, el control de procesos empresariales basados en formularios y el servicio offline en sus soluciones móviles (App ELO para dispositivos móviles y acceso web) incluidas en el paquete ELO ECM. Mediante un componente de software inteligente, ELO puede utilizarse en prácticamente todos los smartphones y tablets habituales. Tanto para el iphone y el ipad de Apple, como para los dispositivos Android se ofrecen aplicaciones especializadas que puede descargarse gratuitamente en la App-Store y/o en Google Play. El usuario se conecta fácilmente con el servidor ECM central en la Intranet y después obtiene acceso controlado a los datos deseados. Por un lado la confidencialidad de los datos se obtiene mediante una protección por contraseña y, por el otro, mediante protocolos de transferencia protegidos de forma especial. Flujo de trabajo al alcance de su dedo Por supuesto, los escenarios móviles no solo se limitan al acceso a documentos. Es más, las funciones y tareas de flujo de trabajo también pueden controlarse a través de los dispositivos o equipos móviles. De este modo, los procesos de negocio se mantienen en el flujo y las interrupciones se reducen a un mínimo. El usuario navega con un simple toque de dedo entre las tareas pendientes. De este modo, puede ampliar cómodamente observaciones y finalmente autorizar el proceso de flujo de trabajo y/o transferir la tarea al siguiente paso. Fiel al lema: "Con movilidad y rapidez hasta el destino". Los módulos ELO para el trabajo móvil son: ELO Workflow Los flujos de trabajo móviles y digitales controlan los procesos empresariales interdepartamentales y permiten el procesamiento sin demora y eficiente de transacciones. ELO isearch ELO isearch ayuda al usuario a obtener de forma rápida y precisa los contenidos e informaciones buscados mediante la combinación de procesos lingüísticos y semánticos. ELO for Mobile Devices La aplicación ECM a medida para Android, ios y otras plataformas. Gestión de Contenidos Empresariales

9 Gracias a la función de sincronización en la aplicación ELO para dispositivos móviles, los documentos empresariales están disponibles en cualquier momento para todos los empleados 9

10 Gestión de correo electrónico con el máximo provecho Los correos electrónicos incluyen muchas informaciones importantes para el negocio. Por este motivo, la integración óptima con los procesos de negocio en la gestión de correos electrónicos es uno de los puntos centrales. Los componentes de correo electrónico basados en servidor ofrecen múltiples posibilidades para el tratamiento automatizado de correos electrónicos mediante normas de libre configuración. De este modo, pueden integrarse de forma precisa y en función de la operación contenidos importantes en los procesos empresariales en curso. Para ello, las soluciones ECM de ELO ponen a disposición todas las funciones necesarias para una amplia gestión del ciclo de vida de correos electrónicos ( -Lifecycle-Management ELM ). Esto incluye la posibilidad de un almacenamiento conforme a la ley y una gestión de procesos de correo electrónico de alto rendimiento. De acuerdo con las relaciones del proceso y las especificaciones legales, todos los correos electrónicos se procesan, archivan y gestionan desde su creación hasta el final. De este modo, se beneficiará literalmente de procesos empresariales seguros, transparentes y conformes a su cumplimiento. La gestión de correos electrónicos centralizada en el paquete ECM de ELO reduce los costes y ahorra tiempo. Según los requisitos, ELO permite la combinación de dos estrategias de almacenamiento de correos electrónicos, basadas en cliente o servidor. Mediante mecanismos de acceso eficientes, todos los usuarios también pueden acceder en cualquier momento desde el sistema de correo electrónico a sus documentos y datos archivados. ELO Clients para Microsoft Outlook e IBM Lotus Notes La integración directa de la función ELO está disponible en la misma medida tanto para el entorno Microsoft Outlook/Exchange como para el entorno IBM Lotus Notes. Ambas integraciones permiten trabajar sin problemas desde el entorno habitual y el acceso a los procesos de repositorios y documentos ELO. Los módulos ELO para el trabajo móvil son: ELO DMS Desktop Integra el repositorio ELO en Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) e IBM Lotus Notes al tiempo que usted conserva su entorno de trabajo habitual. ELO XC Además del almacenamiento automático y auditable de correos electrónicos, ELO XC también permite la gestión de correos electrónicos. Con la interfaz ELO XC EWS es posible definir normas de procesamiento hasta el último detalle. Mediante las denominadas "Acciones" pueden definirse estándares de almacenamiento individuales sobre la base de normas. El servicio se pone a disposición como aplicación de consola Windows. ELO Client for IBM Lotus Notes La conexión de ELO a Lotus Notes crea una plataforma DMS de alto rendimiento. La aceptación de datos ELO alivia la base de datos de Lotus Notes. ELO Client para Lotus Notes ofrece como potente plug-in la función ECM completa directamente en la interfaz de usuarios de Lotus Notes. ELO Client for Microsoft Outlook El intercambio con comodidad de contenidos (correos electrónicos completos o adjuntos individuales) mediante soltar y arrastrar entre el sistema ELO y los buzones de correo electrónico así como la potente búsqueda paralela en Microsoft Outlook y ELO son puntos clave de ELO Client for Microsoft Outlook. Gestión de Contenidos Empresariales

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13 Integración ERP Procesos optimizados, integración efectiva ELO, como plataforma de información ECM central, integra entornos de sistema ERP perfectamente y permite procesos rápidos, transparentes y seguros. La principal tarea de los sistemas Enterprise Resource Planning (ERP o Planificación de Recursos Empresariales) es la reproducción óptima y el control de procesos comerciales en empresas. Para procesos de negocio sin problemas y sin interrupciones es necesario que los sistemas ERP y ECM se integren perfectamente. Sobre todo, el acceso directo a todos los datos relativos al procedimiento es un aspecto importante del desarrollo del trabajo. No importa si en este caso se trata de cartas, correos electrónicos, albaranes de entrega o similares, para el encargado de la gestión es importante que todas las informaciones del proceso estén disponibles íntegramente en el momento adecuado. Esto garantiza que el procesamiento pueda realizarse ininterrumpida y rápidamente. Con ELO podrá conectar las islas de información disponibles a un sistema de información central y conseguir así la integración en todos los sistemas ERP habituales como SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX o Sage Office Line, Sage Classic Line y muchos otros. 13

14 Integración ERP ELO BLP: un módulo para todos los casos Seguridad de revisión en el centro Con ELOprofessional, la correcta ejecución de la normativa legal resulta más sencilla. La solución de software ayuda a cumplir los requisitos legales y los relativos a impuestos en una gestión contable correcta y protegida para su revisión, teniendo en cuenta los principios adecuados de los sistemas de gestión contable controlados por ordenador (GoBS por sus siglas en alemán), así como las modificaciones actuales del Código fiscal (publicadas como principios de la auditoría de documentación digital GDPdU por sus siglas en alemán ). Como fabricante de soluciones de software para la gestión de documentos, el almacenamiento, la Gestión de Contenidos Empresariales y el flujo de trabajo, ELO es un componente importante para gestionar informaciones de forma correcta y protegida para la revisión. Lógica empresarial mediante diseño: ELO BLP lo hace posible Según los requisitos de la empresa, la lógica empresarial puede adaptarse de forma personalizada y del modo más sencillo mediante el ELO Business Logic Provider (BLP o Proveedor de lógica empresarial). Así, las plantillas para empresas predefinidas permiten un escaso esfuerzo de introducción y costes bajos. En este aspecto, la posibilidad de los escenarios de gestión de documentos es tan variada como las distintas necesidades de los respectivos procesos empresariales: en ambos casos, los procesos de trabajo se aceleran considerablemente. Las funciones de flujo de trabajo gráficas de fácil manejo logran la transparencia necesaria a lo largo del curso del proceso. De este modo, los fallos durante el proceso pueden detectarse y solucionarse prematuramente. Se obtiene una elevada disponibilidad de los documentos y seguridad. En cuanto los documentos están clasificados e indexados, se produce un almacenamiento protegido para la revisión. Después, puede accederse muy rápidamente a la información buscada mediante ELO Client o directamente desde el sistema ERP según los deseos del cliente. Los documentos son soportes de datos importantes para los procesos de negocio. Con ELO obtendrá una solución de sistema eficiente, que permite un proceso de tratamiento sin interrupciones y la disponibilidad inmediata de información importante. Módulos ELO para la integración ERP: ELO Business Logic Provider (BLP) Solución única para una configuración integral y flexible de la lógica de negocio y el soporte de procesos mediante diseño así como una integración completa con soluciones empresariales existentes. ELO-Workflow Los flujos de trabajo electrónicos controlan procesos empresariales interdepartamentales y permiten el procesamiento sin demora y seguro de transacciones. Gestión de Contenidos Empresariales

15 Aplicaciones técnicas Integración lógica (ELO BLP) Sistema ECM de ELO El ELO Business Logic Provider (BLP) es un módulo funcional, que integra la lógica de aplicaciones de terceros con medios sencillos en la lógica empresarial del uso del archivo. De este modo, se lleva a cabo la conexión de ELO a aplicaciones técnicas sin programación críptica. 15

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17 Expediente digital de contratos El entorno correcto con datos sensibles El expediente de contratos es un caso de aplicación frecuente de la gestión de expedientes digitales. No solo los datos importantes, sino sobre todo los altamente sensibles suelen guardarse en el mismo. Esto requiere que además del uso correcto, se dé una gestión con control de los derechos de los documentos e información guardados en el expediente de contratos. Los requisitos al respecto son muy específicos del contrato y parten de derechos relativos al proceso, autorizaciones temporales y el control de acceso estricto de detalles del contrato. Respecto a esto, en una relación contractual entre los distintos áreas existen diferentes tipos de documentos (Word, PDF, TIF, JPG, etc.). Uno de los aspectos importantes en este caso es la transparencia de la información. Para ello, ELO pone a disposición una gestión de las versiones y revisiones eficaz en la que las modificaciones son comprensibles y permanecen visibles en todo momento. Sin embargo, con el expediente de contratos digital la empresa no solo tiene a mano sus documentos y con ello las informaciones del expediente relacionadas, sino también la lógica de procesos de negocio específica de la empresa. Las normas de tratamiento, los procesos y las máscaras y vistas individuales pueden definirse con facilidad y flexibilidad. Las nuevas presentaciones automáticas garantizan que no se pierda ningún plazo. Las funciones de filtro e informe permiten una rápida vista general de las obligaciones contractuales, de los ámbitos de condiciones y muchos más. Tanto el flujo de trabajo como la función de colaboración permiten una cooperación sin problemas y eficiente con relación a un expediente de contratos. Módulos ELO para el Expediente digital de contratos Interfaz ERP Microsoft Perfecta integración en el entorno Microsoft Dynamics Navision. Los documentos se recopilan de forma segura y se archivan según lo establecido en las directivas de AO, GOBS y GDPdU en el sistema ELO. ELO-Workflow Los flujos de trabajo electrónicos controlan procesos empresariales interdepartamentales y permiten el procesamiento sin demora y seguro de transacciones. Interfaz SAP Integración de alto rendimiento en SAP ECC, cómoda aceptación de documentos SAP y procesamiento global de los procesos comerciales. ELO isearch La tecnología de búsqueda eficiente y de alto rendimiento conduce de forma rápida y precisa mediante un proceso semántico y lingüístico hasta la información buscada y los conocimientos necesarios. ELO Business Logic Provider (BLP) Solución única para una configuración integral y flexible de la lógica de negocio y el soporte de procesos mediante diseño así como una integración completa con soluciones empresariales existentes. ELO DocXtractor Clasificación y procesamiento inteligentes y automatizados de los documentos entrantes. 17

18 Integración de Microsoft SharePoint Trabajo en equipo al máximo nivel Para los usuarios que quieren combinar el software ECM con el software Collaboration, ELO ofrece la solución ELO for SharePoint. De este modo, puede combinarse SharePoint 2013 de forma óptima con el ECM de ELO. Con ello, pueden utilizarse las ventajas de ambos entornos de sistema en un proceso de trabajo universal. Por un lado, la capacidades de colaboración de SharePoint y, por otro lado, los componentes de módulos de alto rendimiento del entorno ELO, tales como la gestión de expedientes digitales terminados, el flujo de trabajo basado en formularios, las capacidades de gestión de documentos de gran alcance o el almacenamiento seguro conforme a la legislación. Componentes imprescindibles para una gestión de la información de alto rendimiento en la empresa. Otra de las ventajas de la integración es que ELO para Microsoft SharePoint funciona como un software intermedio inteligente. Puesto que ELO dispone de integraciones muy eficientes en todo tipo de aplicaciones técnicas, como SAP, CAD, Navision, Axapta, etc., estos datos e información documental también están a disposición del usuario simultáneamente en su entorno SharePoint. Para depositar datos y documentos es posible una retención de datos central. De este modo, se descarga la aplicación del servidor Microsoft SharePoint y funciona más deprisa. En este caso, el usuario puede elegir si desea guardar los datos temporalmente en Microsoft SharePoint o directamente en el repositorio ELO, para esto último mantiene una pequeña base de datos SQL de Microsoft SharePoint y permite un rendimiento claramente mejor del sistema Microsoft Share- Point. En este caso, la aceptación de los documentos puede realizarse siguiendo ciertas reglas. Simultáneamente, aquí pueden generarse procesos de flujo de trabajo. Y es que el servidor de flujo de trabajo, integrado como estándar en ELO, ofrece la posibilidad de reproducir procesos empresariales complejos. Mediante un diseño de interfaz gráfico puede modelarse muy rápidamente el proceso de negocio necesario sin un gran esfuerzo de programación. Además, los procesos de negocio pueden visualizarse mediante la monitorización de flujo de trabajo gráfica en Microsoft Share- Point. Asimismo, mediante ELO for Mobile puede ampliarse el entorno SharePoint con componentes móviles de alto rendimiento. Estos no solo permiten el acceso a información de datos, documentos y flujos de trabajo, sino que mediante la capacidad offline integrada también garantizan que el acceso a información esté disponible aunque se interrumpa la conexión de red o esta no sea buena. Módulos ELO para la integración de Microsoft SharePoint Interfaz ELO for SharePoint 2013 ELO for SharePoint une el portal de información flexible Share- Point 2013 con ELO ofreciendo así al usuario las ventajas de un sistema ECM y todas las funciones de Microsoft en el campo de la colaboración y el trabajo en equipo.la integración en sistemas de terceros puede llevarse a cabo gracias a las amplias interfaces ELO. ELO Business Logic Provider (BLP) Solución exclusiva para un ECM global. Configuración de la lógica de negocio y apoyo de procesos mediante diseño así como amplia integración del software empresarial. Gestión de Contenidos Empresariales

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20 Propiedades de ELOprofessional 9 Facilidad de uso Nuevo diseño y uso simplificado Con ELOprofessional 9, el paquete de soluciones ECM de ELO también se presenta con una interfaz de usuarios de nuevo diseño. La nueva interfaz de usuarios se basa en este caso en tendencias actuales para interfaces espaciosas reducidas a lo imprescindible. En el centro del nuevo concepto de mando se halla la aplicación fácil y espontánea de los productos ELO. En este caso, lo superficial no debe apartar lo esencial, sino que las funciones que se necesiten para completar el trabajo deben estar disponibles de forma instantánea dependiendo de lo que se precise en cada contexto. Al mismo tiempo, también se tiende a una interfaz de usuarios inteligente que se ajusta en función de la situación al siguiente paso de trabajo. Para ello, ELO dispone además de las correspondientes opciones de configuración y scripting. La figura muestra: la nueva interfaz de ELOprofessional permite ver lo esencial. Gestión de Contenidos Empresariales

21 ELO Click&Find Mientras se realiza el tratamiento de procesos, es importante tener a disposición inmediatamente toda la información necesaria y no tener que buscarla después con gran esfuerzo. En este caso, resulta de ayuda la característica ELO Click&Find. No importa en qué aplicación se halle: un simple clic basta para comunicar a ELO qué información y datos de documentos necesita. ELO Click&Find permite determinar fácilmente definiciones de teclas o menús. Mediante un clic en el número de pedido, número de factura o pedido de proyecto, se ponen a disposición de los usuarios los documentos y la información necesarios relacionados con el proceso en una ventana separada. Con ELO Click&Find obtendrá toda la información mediante un clic sin buscar durante demasiado tiempo. ELO Print&Archive Quién no conoce los costosos esfuerzos de depositar, clasificar documentos importantes, ofertas, asientos contables y mucho más. Con la función ELO Print&Archive la vida le resultará más fácil en este sentido. En tan solo un paso de trabajo, al generar documentos de salida (p. ej. ofertas) se llevará a cabo un almacenamiento y archivado orientados al objetivo y específicos del cliente. En este sentido, las informaciones de control importantes y las normas de procesamiento pueden definirse libremente. Para muchas aplicaciones técnicas como sistemas ERP también se ponen a disposición plantillas predefinidas. Uno de los puntos más destacados de ELO Print&Archive es que puede renunciarse a los documentos en papel. Y es que ELO dispone de una función que convierte el documento en un archivo PDF, lo almacena y lo permite enviar por correo electrónico. Acceso externo mediante enlace temporal a documentos Los proyectos y pedidos cada vez precisan más que las personas externas se incluyan en la transacción. Para ello también precisan acceso a documentos e información relacionados con el proceso. En ELO esto es posible mediante la función que permite definir enlaces temporales a documentos y garantizar a empleados externos el acceso a información importante mediante el envío del enlace por correo electrónico. En este caso, el enlace puede limitarse temporalmente o ponerse a disposición según el número de accesos. 21

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23 Consiga transparencia y procesos de trabajo eficientes con las soluciones de Gestión de Contenidos Empresariales de ELO y aumente así el éxito de su empresa y la motivación de sus empleados. ELOprofessional 9, con sus funciones para una mayor eficiencia y simplicidad del trabajo diario, siempre conseguirá sacar una sonrisa a sus empleados. 23

24 ELO DropZone Con un clic hasta el objetivo deseado Quién no desea que el trabajo diario se realice prácticamente por sí solo. Con ELO DropZone damos un paso más hacia esta necesidad. Cada día recibimos una gran cantidad de tareas. Ya sean consultas, pedidos, reclamaciones o especificaciones técnicas. Sea lo que sea. Con ELO DropZone, el procesamiento de estos procesos se realiza tan rápidamente como si lo hiciera uno mismo. Así, ahora ELO también ha incorporado la función DropZone probada desde hace mucho tiempo en el módulo Business Logic Provider en el volumen estándar. De este modo, los pedidos de trabajo, los correos electrónicos entrantes, los pedidos de formularios y los documentos pueden desplazarse a casillas de la DropZone de ELO preconfiguradas donde ELO ejecuta el procesamiento de forma automatizada. Si por ejemplo deben depositarse nuevos documentos para un proyecto, los usuarios pueden desplazarlos fácilmente a la casilla "Bandeja de proyecto". Si se recibe un nuevo pedido por correo electrónico, este simplemente se deposita en la casilla "Nuevo pedido". En este caso, las casillas pueden definirse a voluntad. Es especialmente fácil configurar con sofisticadas reglas de procesamiento una casilla DropZone. Además, la usabilidad es simple y contribuye a realizar el trabajo diario del mejor modo posible. La figura muestra: la ELO DropZone facilita el trabajo con el sistema de casillas. Gestión de Contenidos Empresariales

25 Repositorio de documentos ELO DropZone La ELO DropZone puede adaptarse individualmente. Mediante un script pueden asignarse tareas definidas internamente a las casillas. A continuación, los usuarios lograrán su objetivo con tan solo un clic. 25

26 ELO Collaboration El nuevo camino flexible del tratamiento de procesos El tema de la colaboración adquiere un gran valor en el entorno de los negocios. En cuanto a ELOprofessional 9, los desarrolladores también han trabajado exhaustivamente. En un primer paso se ha creado una ventana de novedades de los documentos. Con ella pueden comunicarse novedades, de forma que todos los destinatarios tienen el mismo nivel de conocimientos. Este planteamiento ofrece dentro de ELO importantes valores añadidos. La gestión de documentos está disponible en todos los clientes (Java, Windows, Web). La comunicación, que se refiere a documentos concretos, así como los eventos se agregan de forma clara. Además, se hallan disponibles en todo momento en el repositorio, de forma que la cadena de información puede seguirse en todo momento y ofrece la máxima transparencia posible. En aquellos casos donde antes tenían que buscarse los correos electrónicos para recuperar una información antigua, ahora con la ventana de novedades de documentos se dispone de una herramienta sencilla. Esta se encarga de esta tarea y con ello el trabajo común en proyectos se realiza sin problemas, rápidamente y de forma eficiente. Además, pueden llevarse a cabo actividades específicas de los procesos de negocios mediante flujos de trabajo, ELO Clients o aplicaciones de terceros en la gestión de documentos. Entre sus funciones se incluyen la representación de todas las contribuciones y actividades en un orden cronológico. De este modo la configuración de la ventana de novedades (Feed) puede llevarse a cabo de manera que no puede borrarse. No importa si se planifica un nuevo proyecto o si se precisa una optimización de los procesos internos de la empresa: el éxito de un proyecto de este tipo siempre lo determina la interacción de las personas implicadas. Pero a menudo la realidad es distinta. Los procesos lentos y las barreras de áreas y departamentos impiden un avance rápido y con ello el éxito. Allí donde antes se debatía ampliamente por correo electrónico sobre un proceso o se comunicaba con desarrollos de proceso inflexibles mediante flujo de trabajo, ELO Collaboration abre nuevas posibilidades de colaboración. Aquí, las contribuciones y evaluaciones sobre un nuevo proyecto, descrito en un documento, pueden evaluarse, modificarse o ampliarse de forma transparente. No importa si se trata de la conversión técnica, el control para la estimación de costes o los aspectos de comercialización introducidos por el departamento de ventas. Para todos se ofrece una vista general referida a la autorización, puede filtrarse según detalle/área temática y para todos los implicados domina la claridad y la transparencia de por qué uno se ha decidido por una vía o por otra. Independientemente de si deben realizarse tareas nacionales o internacionales, con la función ELO Collaboration dispondrá de una herramienta que le abre posibilidades totalmente nuevas para la colaboración. Gestión de Contenidos Empresariales

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