Universidad Autónoma de Ciudad Juárez

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1 Manual de uso YAMMER (Red Social Institucional) Universidad Autónoma de Ciudad Juárez Con Versión 2.0 ENERO 2015

2 Universidad Autónoma de Ciudad Juárez Ricardo Duarte Jáquez Rector David Ramírez Perea Secretario General Manuel Loera de la Rosa Secretario Académico Patricia Méndez Lona Coordinación General de Tecnologías de Información Fernando Estrada Saldaña Coordinación de Tecnología Educativa Creación de Manuales Fernando Olea Luna Jefatura de Evaluación e Implementación de Plataformas Educativas Rocío Sánchez Portillo Asistente Profesional Diana Paola Sánchez Guerrero Edwin Antonio Enríquez Israel Cordero García Cynthia Elizabeth Gómez Rodríguez Luis Felipe Reyes Chihuahua Francisco Javier Lazo Solís Laura Alicia Parra García Servicio becario Nohemí Sáenz Orona Servicio social María Guadalupe Díaz Góngora Corrección de redacción y estilo 1

3 Las TIC rompen el paradigma de enseñanza-aprendizaje en todos los niveles educativos tanto para estudiantes, docentes y administrativos de una Institución. Plataforma conecta con Office 365 en la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez La Universidad Autónoma de Ciudad Juárez se encuentra en una constante búsqueda de proveer a la comunidad un nivel académico adecuado en conjunto con las exigencias que el mundo actual está requiriendo. Es por lo anterior que la Coordinación General de Tecnologías de Información provee de este manual de capacitación para la implementación, uso y desarrollo de la plataforma tecnológica conecta UACJ donde alumnos, docentes y administrativos de la institución pueden desarrollar, obtener y aprovechar los recursos disponibles como apoyo a su proceso de enseñanza-aprendizaje. Con esta opción se ahorra tiempo al contar con herramientas en la llamada nube de la información. Es de esta manera como se ofrece una nueva forma de trabajo, se visiona hacia una colaboración constante en un ambiente virtual dejando a un lado las barreras de las limitantes físicas de hardware, lugar establecido y problemas de almacenamiento para el transporte, entrega, colaboración y trabajo, tanto individual como en equipo educativo. Se ofrece con esta plataforma de Office 365 llamada en la Institución como conecta UACJ. 1

4 Índice 1. Generalidades de la plataforma. 2. Generalidades de Comunicación Yammer. Índice de Imágenes Imagen 1: Página principal UACJ... 4 Imagen 2: Pantalla general de conecta UACJ de alumnos... 5 Imagen 3: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ Imagen 4: mis aplicaciones Imagen 5: Página Principal de Yammer Imagen 6: Página de Registro... 7 Imagen 7: Registro Satisfactorio... 8 Imagen 8: Confirmación de Registro... 8 Imagen 9: Registro de datos... 9 Imagen 10: Agregar gente con la que se interactua Imagen 11: Selección de grupos importantes Imagen 12: Agregar imagen Imagen 13: Página de inicio en bienvenida Imagen 14: Inicio de sesión Imagen 15: Página de inicio Imagen 16: Añadir Grupo Imagen 17: Dejar Grupo Imagen 18: Página Principal Imagen 19: Ver perfil Imagen 20: Editar perfil Imagen 21: Secciones de perfil Imagen 22: Secciones de perfil Imagen 23: Opciones de configuración Imagen 24: Lista de contactos Imagen 25: Iniciar conversación Imagen 26: Información general Imagen 27: Barra de Yammer

5 Generalidades de la Plataforma La plataforma conecta UACJ con Office 365 tiene a disposición el acceder a las distintas herramientas de manejo de la información dentro de Internet y contar con un espacio exclusivo donde sólo el usuario puede dar derechos de quien o con quienes comparte documentos, le da opción para verlos, editarlos para así contener un sólo archivo de trabajo en línea. En la plataforma se encuentran las opciones de correo electrónico, buscar personas, crear su propia red social, utilizar calendario, crear sitios de proyectos colaborativos, utilizar con licencia aplicaciones de la paquetería Office tanto en línea como en escritorio para cinco distintos dispositivos. El acceso a los servicios de la nube se realiza de la siguiente manera: Se Ingresa en el navegador la dirección de la Universidad Autónoma de Ciudad Juárez, la cual es: se accede al portal correspondiente dependiendo su relación con la Institución. La primera pantalla que observará es la siguiente: 3

6 Imagen 1: Página principal UACJ Cabe mencionar que únicamente quien es parte activa de la comunidad universitaria como alumno, docente o administrativo tiene las ventajas de la plataforma conecta UACJ ya que es necesario que la cuenta de correo electrónico sea oficial de Microsoft. Si es alumno, se accede a su espacio para desplegarse automáticamente el portal de conecta UACJ; otra opción es entrar directamente a la dirección de Internet: autenticarse con la cuenta oficial de la UACJ para obtener todos los servicios de conecta con office 365. La pantalla que se muestra a continuación es el portal general. 4

7 Imagen 2: Pantalla general de conecta UACJ de alumnos Imagen 3: Pantalla de segundo nivel para ingresar a la nube del usuario UACJ. 5

8 Yammer (Red Social Institucional) Dentro de los servicios que maneja conecta UACJ con Office 365 es la comunicación con las personas que se encuentran con alguna relación con la Institución. Es así que se tiene a disposición de la comunidad universitaria una red social Institucional llamada Yammer en la cual se pueden crear comunidades de acuerdo a sus intereses, proyectos, clases o grupos de investigación. Con esta opción se puede tener una comunicación síncrona y asíncrona, se tiene acceso a diversas herramientas para vincular documentos y así crear, editar, corregir y evaluarlos en conjunto con personas del equipo. Cómo ingresar? Para acceder a las actividades de esta red social, es necesario vincular la cuenta de la Institución que ya tiene los servicios de Office 365 con la aplicación Yammer. Para lo anterior, se ingresa a la cuenta de correo UACJ, en la parte superior izquierda, en el botón de menú la casilla Yammer: seleccionar Imagen 4: Mis aplicaciones. 6

9 Enseguida se re-direccionará a la página principal de Yammer. La pantalla que se despliega se muestra enseguida. Imagen 5: Página principal de Yammer. Para poder iniciar sesión, se tiene que estar registrado en el sistema de Yammer. Los pasos son: seleccionar la opción de contratar; enseguida se re-direccionará automáticamente. Imagen 6: Página de registro 7

10 Ingresar la dirección de correo electrónico oficial de la UACJ y posteriormente seleccionar en registrar o contratar. Aparecerá la pantalla que nos indica que fue registrado satisfactoriamente, únicamente nos queda verificar nuestro correo para la confirmación. Imagen 7: Registro satisfactorio Revisar el correo electrónico para verificar nuestro registro en Yammer. Imagen 8: Confirmación de registro 8

11 Cuando se revisa el correo electrónico, se encuentra autenticado en el sistema de conecta UACJ con Office 365, entrar de nueva cuenta a Yammer, el cual está ubicado en la parte superior izquierda en el botón de menú. Una vez dentro de esta opción se muestra la pantalla para registrar sus datos personales. En este punto se ingresan el nombre, la contraseña elegida (es importante mencionar que la contraseña debe ser segura y fácil de recordar), departamento, título de trabajo o carrera a la cual pertenece. Los datos que se ingresen deben ser auténticos, personales y profesionales ya que se encuentra en un ambiente académico. Se puede observar en la parte superior los pasos en forma lineal que hay que seguir para poder completar el registro. Imagen 9: Registro de datos Al terminar, seleccionar la opción Next para continuar. 9

12 Una vez hecho lo anterior, se pasará al siguiente paso: agregar a las personas con las que se estará interactuando con frecuencia. Se puede omitir el paso anterior y anexar después de forma manual a los compañeros de clase. Al terminar, se selecciona el botón de siguiente o Next. Imagen 10: Agregar gente con la que se interactua En el paso siguiente, se seleccionan los grupos a los que se quiere pertenecer. Esto facilitará obtener información de interés de acuerdo a lo seleccionado. De forma predeterminada, al ingresar a Yammer se ingresa al grupo de Toda la Compañía o All Company. Imagen 11: Selección de grupos importantes 10

13 Por último, es necesario agregar una imagen para el perfil. Para cambiarlo, se ingresa en la opción de: Seleccionar archivo y así se podrá escoger una de entre las guardadas en el equipo en el que se esté trabajando (se recomienda subir una foto de frente, rostro despejado, sin distractores de fondo, individual, lo más clara posible, recordar que es la identificación en un ambiente académico virtual). Al finalizar de subir la foto, presiona el botón de guardar o Save & Continue. Imagen 12: Agregar imagen Una vez guardada, abrir la página de la cuenta de Yammer que se ha creado, y se podrá comenzar a navegar. Imagen 13: Página de inicio en bienvenida 11

14 Una vez creada la cuenta por primera vez, solo bastará en lo sucesivo con seleccionar la aplicación de Yammer desde OneDrive, o bien acceder directamente a la página si se tiene guardada en el navegador y acceder con su cuenta de correo electrónico, contraseña. Imagen 14: Inicio de sesión Al ingresar, desplegará la pantalla como se muestra en la imagen. Esta pantalla será de la vista tradicional de la red social institucional. Se puede bajar la aplicación de escritorio, la aplicación para móviles o acceder directamente por Web. Imagen 15: Página de inicio 12

15 Barra de Herramientas de Yammer Inicio: Muestra el contenido de los demás integrantes de Yammer que comparten. Bandeja de entrada: Muestra los mensajes. Notificaciones: Muestra las notificaciones importantes. Búsqueda: Realiza búsqueda de personas en Yammer. Invitar: Envía invitaciones a una persona a formar parte de Yammer. Más: Permite agregar grupos, gentes, archivos, aplicaciones, editar perfil, cerrar sesión, entre otras. Agregar Grupos 1. Seleccionar Grupos ubicado en la columna izquierda de la pantalla. 2. Elegir el o los grupos de interés, automáticamente al seleccionar se agregara. Para tener más opciones, seleccionar Ver más grupos. Imagen 16: Añadir grupo Crear Grupos 1. Seleccionar el signo de más que se encuentra en un costado de grupos ubicado en la columna izquierda de la pantalla. 2. Elegir crear un nuevo grupo interno. 3. Escribir un nombre válido. 13

16 4. Añadir los miembros del equipo de comunicación, recomendable realizarlo por medio de correo electrónico. 5. Configurar si se desea ser un grupo abierto donde toda la red puede visualizar y entrar a él o bien privado donde solo los miembros o el administrador puede agregar e invitar a usuarios. Imagen 17: Creación de grupo público o privado Abandonar un grupo 1. Seleccionar el grupo a dejar. 2. Debajo del nombre del grupo aparece salir. Imagen 18: Dejar grupo 14

17 Publicaciones En Yammer puedes compartir documentos, publicar asuntos relacionados a un trabajo o realizar encuestas. Imagen 19: Página principal Actualización de: Comparte lo que estés pensando o un trabajo. Encuestas: Permite generar encuestas de opción múltiple. Alabanza: Selecciona un usuario y pregunta acerca de alguien. Al momento de navegar en esta plataforma, se tienen consejos para su buen uso: Se tiene que tener especial atención en las publicaciones ya que por default se maneja un comentario para toda la compañía. Al compartir información, verificar a la(s) persona(s) o grupo al cual se desea enviar el mensaje. Existen mensajes de anuncios urgentes para un grupo de trabajo, los cuales se encuentran en un nivel más alto que el mensaje común y se desplegará en los dispositivos móviles. Este puede activarse en la pantalla de mensajes, la opción de anuncios (aparece la figura de una corneta). 15

18 Editar perfil Para editar el perfil seleccione el enlace de su nombre en la parte superior de la columna de la izquierda. Imagen 20: Ver perfil Una vez hecho lo anterior, en la esquina superior derecha aparecerá un botón de "editar perfil"; enseguida dar click. Imagen 21: Editar perfil 16

19 Se abrirá una nueva página, la cual se divide en diversas secciones: Básica: Aquí se encuentra la información básica como el nombre, apellido, correo electrónico y foto de perfil. Para cambiar esta última es necesario elegir el botón de Seleccionar archivo y escoger la fotografía que desee. Información: Permite agregar información adicional acerca del usuario (puesto, departamento, ubicación, datos generales, fecha de cumpleaños, intereses, etc). Contacto: Permite añadir números de teléfono, cuentas de redes sociales y sitios web. Trabajo y educación: Agrega información acerca de la empresa o escuela a la cual pertenece. Imagen 22: Secciones de perfil Imagen 23: Secciones de perfil 17

20 Es importante presionar el botón de Guardar para que los cambios realizados se vean reflejados en el perfil. Dentro de esta misma sección, en la columna izquierda muestra más opciones de configuración de la cuenta Yammer como son las siguientes: Cambiar contraseñas. Realizar organigramas de usuarios. Verificar la red en la cual se encuentre vinculado. Actividades de la cuenta (información acerca de donde inicio sesión). Aplicaciones con las que cuenta con su respectiva fecha de instalación, notificaciones y opciones extras como la zona horaria. Imagen 24: Opciones de configuración 18

21 Chat Yammer al igual que otras redes sociales, cuenta con un chat para facilitar la comunicación de manera privada con otros usuarios. Para enviar un mensaje diríjase a la lista de contactos que se encuentra en la parte inferior derecha y elija el usuario con el que desee comunicarse. Imagen 25: Lista de contactos Se abrirá una pequeña ventana en la cual podrá escribir y enviar texto. Además de invitar a más usuarios a la conversación. Imagen 26: Iniciar conversación 19

22 La información de la pantalla general se observa de la siguiente manera: Imagen 27: Información general Compartir Archivos Al elaborar un documento y guardarlo en OneDrive, es posible compartirlo en la red social Yammer. Se puede publicar de dos formas: agregando el archivo a la compañía o grupo al cual pertenece o bien, ingresando al documento desde OneDrive. Una vez sincronizada la cuenta de Office 365 con Yammer, presionar al ícono de Yammer que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla, escribir la conversación necesaria para este documento y añadir el grupo de personas con los que se desea trabajar. El documento puede trabajarse colaborativamente de diferentes maneras: escribir en Yammer con los comentarios del mismo, escribir sobre la imagen del documento sin modificar el original o bien, modificar el original con autorización del grupo. 20

23 Al compartir desde OneDrive, la pantalla se observa como la figura siguiente, dando opción de utilizar la barra de Yammer. Imagen 28: Barra de Yammer. Los documentos que se comparten en esta sección, siguen siendo propiedad de la persona que lo creo en un inicio y no interfiere en el almacenamiento del grupo de trabajo ni satura el buzón de correo electrónico del otro. 21

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