Para administrar eficientemente a su empresa, no necesita tener

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1 LOGísTICA René sandoval G. soluciones logísticas y Pymes Para administrar eficientemente a su empresa, no necesita tener una organización con grandes recursos. no olvide que un verdadero empresario emplea las mejores herramientas para su Pyme. Hace unos días, en un programa de radio me preguntaban acerca de si las soluciones logísticas que llevaban a cabo las grandes empresas estaban al alcance de las Pymes. Mi respuesta fue que sí, y aquí desarrollo más mi respuesta. En efecto, las grandes empresas han desarrollado soluciones ad hoc para enfrentar y resolver los retos logísticos que implica hacer llegar los materiales, productos o servicios hasta sus clientes, incluso algunas de esas soluciones han sido tema de estudio por su innovación o por el grado de integración y colaboración que implicaron. Sin embargo, también es un hecho que las herramientas utilizadas para el diseño de esa solución están al alcance de todos, sólo es cuestión de entender qué es lo que nuestros clientes esperan de nosotros, de nuestros productos y servicios, y alinear los procesos internos, no sólo los logísticos sino todos, todos los procesos para lograr la satisfacción de nuestros clientes. Por qué empezar con el cliente?, la respuesta es sencilla, actualmente la competencia por lograr la preferencia de los clientes, no sólo estriba en tener un precio competitivo sino también en la de cumplir con otros requisitos Objetivos de la ERm Los objetivos principales que tiene la planificación de los requerimientos de material (ERM) son básicamente asegurar la disponibilidad de productos para el cliente, mantener el inventario adecuadamente y planear actividades de manufactura. cualitativos y subjetivos; es decir, la competencia no es entre empresas sino entre cadena de suministros contra cadena de suministros, y ahí está la clave para logra distinguirnos de nuestros competidores. Pensemos en esta situación hipotética, pero que está basada en una realidad que vive cualquier persona que por alguna razón ha comprado una pizza. Hace algunos años llegó a México una empresa multinacional con una oferta de valor que marcó un cambio en este mercado. En aquel entonces, quien pedía la pizza a domicilio al momento de colgar el teléfono tomaba un cronómetro para medir el tiempo exacto en que llegaba la pizza, así sabíamos que si la entrega no se daba dentro del límite establecido, la pizza sería gratis. Ahora bien, esa oferta de valor implicaba al interior de la empresa ajustar todos sus procesos, no sólo los productivos sino también los logísticos. De hecho, logísticamente hablando, los insumos para la producción de las pizzas son entregados en cada una de las sucursales de tal modo que se evita picar las verduras o preparar la masa partiendo de su harina, es decir, todo llega ya preparado para ensamblar la pizza y, claro, en REVISTA AH 61

2 Es un hecho que las herramientas utilizadas para el diseño de esa solución están al alcance de todos, sólo es cuestión de entender qué es lo que nuestros clientes esperan de nosotros Distribution requirements planning La planificación de los recursos de distribución (DRP, por sus siglas en inglés) se encarga de la cadena de suministro, de esta manera controla el inventario con suficientes reservas de seguridad y calcula el requisito de los inventarios. cantidades tales que la merma en inventarios sea lo menor posible. Por otro lado, el manejo de la información se volvió la clave en la toma de decisiones, no sólo en aquellas relacionadas in situ (en cada sucursal) con la atención a los clientes en el mostrador o por teléfono, en la producción y en la entrega en el domicilio, sino también con su centro de distribución para llevar a cabo el reabasto de los componentes, y al igual que en cada sucursal gestionar correctamente el inventario, evitar mermas, llegar puntualmente a las entregas, asegurar el cumplimiento al 100% de lo que se requiere, optimizar el transporte a través de ruteo eficiente y alta productividad en los almacenes, ah!, y por cierto, a temperatura controlada (cadena fría). Por otro lado, hoy sabemos que casi todas las cadenas de tiendas de autoservicios se ocupan de la distribución, particularmente de productos secos, haciendo que sus proveedores entreguen en los centros de distribución de cada cadena de autoservicios, para de ahí, con recursos propios o contratados ex profeso, hacer llegar el mix de productos de todos los proveedores a cada una de sus tiendas. Fue una cadena de autoservicios, hace unos 10 años, la que empezó con esta estrategia logística tan exitosa, que poco a poco ha sido replicada por sus competidores, en tanto, logró que su esquema logístico fuera un diferenciador competitivo que lo pusiera al frente de todos sus competidores. Y claro, es necesario comentar que incluso nosotros mismos como clientes, recibimos algo de ese esquema al tener precios bajos todos los días. Estos dos ejemplos, que hablan de la puesta en marcha de soluciones logísticas exitosas, no están lejos de las Pymes, al contrario nos debería de provocar el ánimo para poner en marcha aquello que nos sea útil. Es un hecho que además de generar valor al cliente debemos generar valor para nuestras empresas y, por tanto, debemos entender cómo fluyen a lo largo de todos los componentes dos elementos muy importantes, aquello que viene de los clientes y aquello que proviene de los proveedores. De nuestros clientes recibimos información que debemos analizar para tomar las decisiones correctas en cómo debemos accionar para proveer lo que nos están requiriendo, por el otro lado y en sentido contrario, fluyen los materiales desde los proveedores y se convierten a lo largo de su paso por los diferentes componentes en productos o servicios para que entonces el cliente nos entregue su dinero. Este flujo lo llamaremos materiales a valor y el otro, como lo mencioné, es el de datos a decisiones. Ahora bien, el reto está en hacer que la toma de decisiones y el flujo de los materiales a valor sean más agiles que los de mis competidores, pronto me empezaré a distinguir y el cliente lo reconocerá con su lealtad a mis productos o servicios. Datos a decisiones Hoy, indudablemente, el manejo eficiente de la información es un reto grande, particularmente cuando el volumen de datos es enorme, y ni hablar de la necesidad de generar escenarios de manera inmediata, que me permitan prever el futuro ya sea a largo plazo (como cuando hacemos la planeación estratégica) o en un plazo más corto (como cuando hacemos la programación de la producción o de la distribución). Por eso, hoy en el mercado de las herramientas de tecnologías de la información (TI) hay opciones que nos ayudan a tomar decisiones soportadas en análisis y simulaciones, o que nos pronostican datos futuros con mucha certeza en su estimación. Ahora bien, hablando sólo del registro, control y administración de la información a lo largo de toda la empresa, tenemos los Enterprise Resource Management (ERP, por sus siglas en inglés) que han demostrado la gran utilidad de tener un lugar común para tener todo los datos e información de la empresa y que aportan ésta a las herramientas que cité antes. Es, acaso, que una Pyme debería tener ERP y las herramientas necesarias para ejecutar mejor su operación?, la respuesta es sí, pero tal vez no los grandes ERP 62 REVISTA AH

3 Además de generar valor al cliente, debemos entender cómo fluyen dos elementos muy importantes, aquello que viene de los clientes y aquello que proviene de los proveedores como SAP u ORACLE, sino aquello que le permita tener una comunicación y compartición de la información de manera transversal a lo largo de todas sus áreas, luego, determinar qué otra herramienta necesita dependiendo donde sea el área más crítica para asegurar el servicio al cliente. Así, si hablamos de que el recurso que necesita ser optimizado es la producción, será necesario contar con un Advance Planning and Schedule (APS, por sus siglas en inglés) o si es el manejo adecuado de sus almacenes y sus productos un Warehouse Managemente System (WMS, por sus siglas en inglés), etcétera. En otras palabras, una Pyme deberá tener implementado un sistema integral que le permita obtener, sin tener que ir a preguntarle al responsable del almacén, cuáles son las existencias, o de poder saber si cierta orden de producción ya se terminó o si una entrega a un determinado cliente ya se realizó, eso en términos de las grandes empresas es un ERP, para los pequeños se llamará igual, pero podría estar diseñado sobre una plataforma de base de datos, o puede ser algo que diseñas a la medida (legacy systems) o que es algo que está en el mercado orientado a las Pymes. Si no lo tiene, piense en los beneficios que tendría su Pyme al tener la información de primera mano, eso lo haría más ágil para tomar decisiones. Le puedo decir que en el mercado hay opciones de ERP para Pymes Foto: nopporn/shutterstock.com REVISTA AH 63

4 Piense cuántos materiales hay guardados y no se han movido porque su compra obedeció más al hecho de aprovechar un precio bajo y no porque hubiera una certeza en su demanda Empleo de las 3PL El servicio de third party logistics (3PL, conocida como logística tercerizada) tiene entre sus ventajas que elimina gastos de estructura indirecta, mejora el control de inventario y costos, además de reducir una inversión de capital. con excelente desempeño, es sólo entender que eso que hacen los grandes yo también lo puedo hacer y mejor! Materiales a valor Parece que lo que compramos y que luego transformamos para finalmente entregar al cliente, es nuestro diferenciador de los demás competidores, pero no, no lo es. En su próxima visita a un autoservicio, lo invito a verificar cuántas marcas diferentes del mismo producto hay en el anaquel, pensemos en detergentes para lavar los trastes, o en agua embotellada, en plumas y lapiceros o cuadernos; por donde lo veamos, los productos de empresas diferentes cada vez son más parecidos entre sí, por lo que no debemos pensar que nuestro producto es único en el mercado (si hoy lo es, aproveche el mercado tanto como pueda, pronto llegará alguien que lo haga igual o en su momento lo llegue a hacer mejor que usted) y, por lo tanto, el producto no es mi ventaja competitiva sino la velocidad con la que yo logro convertir los materiales en valor. Es decir, tenemos que saber que hacer para lograr el mayor reto de la logística: el más alto nivel de servicio al menor costo de operación posible y con la menor inversión hecha (ya sea en activos o en inventarios). En otras palabras, cómo nos volvemos más eficientes, más agiles, menos costosos, más ahorradores en lograr hacer llegar al cliente lo que nos ha pedido. Las grandes empresas han puesto en marcha sistemas para determinar la mejor manera en que hemos de pedir los materiales a los proveedores esta práctica, que obviamente tiene una herramienta informática al lado llamada material requirement planning (MRP, por sus siglas en inglés), ha sido la mejor práctica puesta en marcha desde hace más de 40 años; sin embargo y lamentablemente, aquí hay un detalle que las Pymes debemos entender a fondo: el uso de Bill of materials (BOM, por sus siglas en inglés), que son las recetas de nuestros productos, las cuales deberán ser únicas y sin cambios y que en caso de que los tengan, las nuevas recetas deberán ser vigentes y las únicas hasta que haya un nuevo cambio. En palabras simples, tenemos claro cuáles son los componentes de nuestros productos y en qué cantidades se deben mezclar, combinar o agregar para tener el producto final; va asociada con la determinación de lotes económicos, control y exactitud del inventario, determinación de niveles de seguridad, tiempos de entrega, es algo que hacen las grandes empresas y con eso logran tener un abasto regular de las materias primas en los niveles de inventarios correctos, les permite negociar con sus proveedores, partiendo de un pronóstico de ventas. Cree que esto sea difícil de poner en marcha en su empresa?, me atrevo a decir que su respuesta es no; sin embargo, implica entrenar a las personas que trabajan con usted y que los empodere para la toma de ciertas decisiones relacionadas con los proveedores y los niveles de stock; incluso tal vez romper el paradigma de comprar mucho de una vez a un precio bajo, que en menor cantidad de manera más frecuente a un precio un poco más alto. Piense cuántos materiales hay guardados y no se han movido porque su compra obedeció más al hecho de aprovechar un precio bajo y no porque hubiera una certeza en su demanda. Así también, hay soluciones para la programación de la producción como lo es el Master Production Schedulle (MPS, por sus siglas en inglés) que han implementado las grandes empresas, esto tanto para empresas que no tienen inventario de producto terminado, es decir, empresas donde no sé qué haré sino hasta que el cliente me dé su orden de compra. Imagine la producción de transformadores eléctricos de alta tensión, las Pymes que los producen no tienen inventario de estos equipos porque la variedad en capacidad y corriente en alta que van a recibir varía de zona a zona en nuestro país, y luego se tiene que conocer el voltaje en baja, si es para motores en 440 o equipo normal en 220. Por tanto, el MPS tiene que determinar cuáles son los recursos de capacidad que necesitamos para una demanda esperada, aquí no hay inventario de producto terminado sino recursos de capacidad que tienen que ser correctamente utilizados. 64 REVISTA AH

5 Un 3PL no es un distribuidor, es una empresa que le ofrece hacer lo que usted hace y que cuenta con una infraestructura ya montada que puede compartir con usted De ahí, la distribución, la entrega de los productos o servicios a nuestros clientes. Si hablamos de productos, indudablemente debemos tener un control del inventario con nuestro ERP y un compromiso muy fuerte de nuestros empleados que realizan los procesos bien pensados de manera correcta, sin embargo, puede ser que tengamos otros almacenes lejanos al almacén central a donde debemos de enviar los productos de manera regular, siendo aquí necesario poner en marcha una práctica de las grandes empresas, que se llama Distribution Requirement Planning (DRP, por sus siglas en inglés) y con eso asegurar que haya producto en todas las bodegas en las cantidades correctas en el momento oportuno. Partiendo de este punto, es un hecho que las grandes empresas han optado por contratar a terceros para que les lleven a cabo las operaciones de distribución o para hacer actividades de valor agregado, como es el armado de packs de productos con diferentes combinaciones de acuerdo con lo que los clientes requieren o que les rentan bodegas o incluso les entregan toda su operación logística a un tercero. La razón?, es simple, si hay alguien que puede hacer lo que yo hago y que no es el secreto de mi negocio, se lo entrego para que ese alguien lo lleve a cabo (tercerización = 3 PL = Third party Logistics). Imagine que quiere hacer la distribución en su producto en algún estado del país que está, digamos, a 500 kilómetros de donde se encuentra y que por el volumen de venta parecería que usted debería de buscar una bodega, contratar personas y poner personas de su confianza a administrar ese sitio lejano, lo haría o contrataría a un 3PL? Un 3PL no es un distribuidor, es una empresa que le ofrece hacer lo que usted hace y que cuenta con una infraestructura ya montada que puede compartir con usted y con otros más de tal manera que pueda ser menos costosas contra el hecho de que usted lo hiciera con sus propios recursos. Piense, estaría dispuesto a darle a un tercero productos para que se los entregue a sus clientes? En la actualidad, muchas de las grandes empresas tienes contratado el servicio de 3PL para hacer sus operaciones logísticas, incluso los 3PL pueden tener sus mejores herramientas informáticas que una Pyme o equipos de carga o de movimiento de mercancías que usted no tiene y hacen más eficiente el trabajo. Ahora yo pregunto: será útil para su Pyme contratar los servicios de un 3PL?, agregaría, si lo hacen los grandotes, no cree usted que un 3PL podría colaborar en sus planes de crecimiento, ya que usted se enfocaría a lo que es su negocio en sí? Qué los 3PL son muy grandes?, pues sí. Pero también hay aquellos enfocados a empresas de volúmenes más pequeños de operación, recuerde, la clave es que su operación quedaría en un sitio donde todos los recursos se comparten y eso le permitirá acceder a recursos en los que usted no tiene que invertir. Sí, las grandes empresas han puesto en marcha soluciones logísticas que les han resuelto algunos problemas, pero estoy seguro de que usted, dueño Innovación en pizzas El modelo de pizzería comercial se ha reinventado a lo largo de todo el siglo XX y XXI, a tal grado que cada franquicia ofrece un modelo único de servicio. Como Little Cesars, que ha reducido a cinco minutos la entrega de sus pizzas y aunque no ofrece todas las variedades de otras cadenas, ha reducido costos y tiempos en la entrega de sus pizzas. de una Pyme, podrá diseñar su solución logística y lograr el 100% de nivel de servicio, al costo más eficiente y la menor inversión en activos o inventarios, y que después de alcanzar los resultados, se volverá un caso de estudio por su innovación en la optimización de todos los recursos, en esquemas de colaboración e integración para satisfacer a aquél que le entrega dinero al recibir de su empresa los productos o servicios que le requirió en su momento. Nuestro autor: René Sandoval G. es consultor con más de 30 años de experiencia en Cadenas de Suministro. Fyrcec Coaching y capacitación. REVISTA AH 65

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