the BPM process factory

Transcripción

1 BPM & BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s the BPM process factory Describiendo los conceptos BPM y BPMS, clarificando las diferencias con los ERP s, DMS s y CRM s y justificando su imprescindible convivencia en un brillante futuro para en una nueva Industria BPM Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 1

2 Contenido Definiciones. BPM - Cambio de Paradigma. BPMS Corazón de la Organización. Evolución Tecnológica BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s. BPMS versus Aplicaciones Webs a Medida. Aportaciones de BPMS. Futuro de la Industria BPM. Contacte con Nosotros. Agradecimiento. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 2

3 Definiciones Terminología. 5 Etapas para Desplegar Procesos BPM. Clase de Proceso BPM. Ejemplos de Procesos BPM. BPM versus BPMS. BPMS es algo Nuevo? Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 3

4 Definiciones Terminología BPM: Disciplina de Gestión de las Organizaciones que se caracteriza por el enfoque en organizar las actividades por Procesos. Proceso: Conjunto de tareas con un determinado fin y en el que participan diversos actores y/o se utilizan determinados recursos de la Organización. BPMS: Tecnología informática que ayuda y soporta la implantación y operación de los Procesos en las Organizaciones. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 4

5 Definiciones Terminología - BPM versus BPMS Business Process Management (BPM). Concepto de gestión de una organización que se basa esencialmente en que, conjuntos de tareas automáticas y personales, realizadas con un objetivo común, por diversos sistemas (procedimentales, transaccionales, colaborativos e informativos); y diferentes tipos de actores (empleados internos, empleados externalizados, externos y invitados anónimos); se agrupan en entidades superiores llamadas Procesos. Business Process Management Suite (BPMS). Tecnología informática compuesta por una serie de aplicaciones integradas, que permite la automatización los Procesos de una Organización bajo el concepto BPM. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 5

6 Definiciones Terminología - BPM BPM = Business Process Management Concepto Metodología Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 6

7 Definiciones Terminología - BPA & BPMS BPA = Business Process Analysis BPMS = Business Process Management Suite Herramienta Consultoría Herramienta Tecnología Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 7

8 Definiciones Terminología - BPO & BAM BPO = Business Process Operation Gestión Trabajo BAM = Business Activity Monitoring Herramienta Supervisión Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 8

9 Definiciones 5 Etapas para Desplegar Procesos BPM BPA 1 Establecer Consultoría de Negocio Procedimientos de Trabajo Elementos Actores BPMS 2 Desarrollar Consultoría Tecnológica Clases de Proceso BPM Sistemas Tareas Personales Tareas Automáticas BPO 3 Operar Operaciones Instancias de Proceso BPM Conectores Acciones Datos y MetaDatos BAM 4 5 Monitorizar Supervisión Optimizar KPI s de Instancias Transacciones Documentos KPI s Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 9

10 Definiciones Clase de Proceso BPM Definición A Definición: Una Clase de Proceso BPM puede definirse como: 1. La formalización de un Procedimiento normalizado de trabajo, en un conjunto de Tareas Personales a realizar, en forma colaborativa, por varias personas, internas y externas a la Organización, utilizando para ello determinados recursos materiales e informativos; 2. Combinadas dichas Tareas Personales, en forma de flujos secuenciales, paralelos y/o retroactivos; con Eventos, Compuertas y Tareas de Sistema, que implementan la Lógica de Negocio o Procedimiento a seguir por el Proceso, y posibilitan la interacción automática de datos, voz, vídeo y documentos con los sistemas corporativos; 3. Y cuya realización cumple con un fin concreto, con un principio y un fin claros, en las labores de gestión de una Organización. Ejemplo: Proceso de ingreso, validación, asignación, aprobación, contabilización y pago de las facturas recibidas de los proveedores. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 10

11 Definiciones Proceso BPM Definición B Una Clase de Proceso BPM es una Implementación tecnológica sobre una Plataforma BPMS de un Procedimiento de Negocio establecido aplicando la Metodología BPM que, una vez invocada, genera instancias que: 1. Interaccionan con Actores y Sistemas, mediante Tareas Personales, Tareas Automáticas y Conectores con otras aplicaciones, 2. Generan acciones y gestiona datos y metadatos, transacciones, documentos y KPI s, y 3. Se monitorizan mediante los KPI s que, una vez analizados, permiten la optimización del proceso BPM. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 11

12 Definiciones Ejemplos de Procesos BPM El número de procesos distintos que opera una organización es enorme. Podemos hablar de decenas en Microempresas, centenares en Pymes, miles en Grandes Empresas y Administración Pública, y decenas de miles en Corporaciones. Entre algunos de los más comunes en cualquier organización, podríamos citar: Imputación de Horas a Proyectos. Imputación de Gastos a Proyectos. Planificación, Lanzamiento y Seguimiento de Actividades. Ingreso, Registro y Revisión Normalizados de Documentos de Entrada. Edición, Revisión, Aprobación, Emisión y Registro Normalizados de Documentos de Salida. Almacenamiento y Distribución de Documentos de Entrada y Salida. Gestión de las Decisiones por Consenso. Gestión de Artículos y Realización de Ofertas. Gestión de Pedidos de Clientes. Gestión de Pedidos a Proveedores. Facturación de Servicios a Clientes. Ingreso, Tratamiento y Contabilización Automatizada de Documentos Contables. Gestión y Contabilización de Anticipos y Gastos de Viaje. Gestión de Quejas y Reclamaciones. Solicitud y Control de Vacaciones. Organización y Seguimiento de Reuniones. Gestión de Recursos Compartidos. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 12

13 Definiciones BPMS es algo Nuevo? No, en cuanto al concepto de organización por procesos (BPM) y tampoco en su automatización (de hecho las industrias hace muchas décadas que trabajan con las operaciones automatizadas) Pero sí que es nuevo en cuanto a su aplicación en el entorno de tareas personales administrativas, comerciales, técnicas y de gestión (tareas de los cuellos blancos ) y en especial, en el sector Servicios. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 13

14 BPM Cambio de Paradigma El Mundo está cambiando. Organización Tradicional versus Organización Extendida. Diagrama Operativo Diferencial. Cuadro de Diferencias. Diagrama Base de Datos. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 14

15 BPM - Cambio de Paradigma El Mundo Está Cambiando Siempre lo ha hecho, pero ahora mucho más rápido y con mayor aceleración, sin dar tiempo a cambiar conceptos de gestión y estructuras organizacionales inflexibles. Recordemos sólo algunas realidades muy recientes de la última década: La caída masiva de aranceles. La segunda oleada de deslocalización de estructuras productivas. La externalización creciente de las actividades no críticas. El acortamiento de la vida laboral. La extrema rotación laboral. El trabajo en casa. China y la invasión de sus productos. El concepto Low-Cost. La superburbuja del ladrillo. Las redes sociales y las nuevas relaciones interpersonales. La gran estafa, la titulización de las hipotecas basura y su consecuencia, la crisis de confianza. La gran injusticia, el apuntalamiento público estratosférico a los bancos ( había otra solución?). Y su corolario, las apuestas masivas al descubierto contra deudas soberanas. Y su consecuencia, intereses arriba, déficit y deuda elevada, lo que lleva al desmontaje del estado del bienestar o, lo que es lo mismo, entre todos pagamos la fiesta. Y China de nuevo, al rescate, comprándolo todo La gran esperanza? Y los países árabes por fin, dando un paso valiente hacia la modernidad, Y la enorme amenaza global que ya parece inevitable, el cambio climático irreversible. La gran oportunidad? Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 15

16 BPM - Cambio de Paradigma Organización Tradicional versus Extendida La aplicación del concepto BPM en las Organizaciones posibilita un cambio de paradigma de gestión, por el que se pasa: De una Organización Tradicional, tipo árbol, en la que el trabajo se organiza por funciones que agrupan transacciones internas y contra terceros, y se distribuye a empleados asignados a áreas funcionales jerarquizadas piramidalmente y aisladas; con un flujo de órdenes, documentos e información esencialmente vertical: jefe-empleado-jefe; A una Organización Extendida, tipo malla, en la que el trabajo se organiza por tareas agrupadas en Procedimientos normalizados, optimizados y formalizados; que se implementan en Procesos BPM que fluyen horizontalmente, transportando instrucciones, documentos e información generada; cruzando y yendo más allá de la propia estructura interna de la Organización; y para los que, tanto los empleados internos, los externalizados, los terceros e incluso invitados anónimos, realizan tareas colaborativas de forma secuencial, en paralelo y/o con retornos (ver siguientes diagrama y cuadro). Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 16

17 BPM - Cambio de Paradigma Diagrama Operativo Diferencial Organización Tradicional Supervisores Función Proceso Usuarios Internos Organización Extendida Comunicación No Estructurada Empleados Aplicaciones Internas Terceros Terceros Terceros Aplicaciones Externas BPMS Usuarios Externos Aplicaciones Internas Usuarios Externalizados Usuarios Invitados Aplicaciones Externas Terceros Comunicación Estructurada Foco en Registro de Transacciones Foco en Soporte a Procedimientos Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 17

18 BPM - Cambio de Paradigma Cuadro de Diferencias Característica Organización Tradicional Organización Extendida Estructura Árbol Malla Áreas Funcionales Cerradas Abiertas Asignación Operativa Responsabilidad Funcional Actor en Procesos Unidad Operativa Transacción Procedimiento BPMS Portador de Información Documento Tarea Flujo de Información Vertical y Manual Horizontal y Automatizado Estructura de Datos Una única Base de Datos y Relaciones. Dato único. Diversas Bases de Clasificaciones, Entidades, Relaciones, Atributos, Eventos y Estados, sincronizadas entre sí a través de una Base Unificada de Conocimiento y los correspondientes conectores Aplicación de Políticas Órdenes Reglas de Negocio Actores Jefes, Empleados y Terceros Supervisores, Empleados internos, Externalizados, Externos, Invitados anónimos, Terceros Control de los Actores Presencia Física Resultados Medidos por KPI s Función de Supervisión Firma de cada Documento Resolución de Excepciones Calendario / Horario Por Sede Personalizado para cada Empleado Jornada Operativa 8 horas/día, 5 días/semana 24 horas/día, 7 días/semana Ubicación de los Actores Fija en Sedes Móvil Modelo de Relación Impositivo Colaborativo Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 18

19 BPM - Cambio de Paradigma Diagrama Bases de Datos Otras Aplicaciones Terceras Aplicaciones BBDD Organización Tradicional Aplicación Corporativa Transaccional Aislada Otras Aplicaciones BPMS Terceras Aplicaciones BBDD Otras Aplicaciones Organización Extendida BBDD Otras Aplicaciones BBDD BBDD BBDD BBDD BBDD BBDD Procesos BPM Otras Aplicaciones Unificada y Sincronizada Concepto de Dato Único => Una única Estructura de Datos y Relaciones Múltiples Estructuras de Datos, Relaciones, Documentos y MetaDatos a Sincronizar Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 19

20 BPMS Corazón de la Organización Definición. Cita Informe Gartner BPMS. Nuevo Core Tecnológico. Los 5 Entornos Aplicativos. Motor, Bus e Interface Unificada. Las 3 Funciones. Diagrama Operacional Completo. Transportador del Conocimiento. Soporte de la Organización Extendida. Funcionalidades Requeridas. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 20

21 BPMS - Corazón de la Organización Definición BPMS es una tecnología que soporta la automatización de las tareas personales que se realizan en las organizaciones, previamente agrupadas en procesos (los Procesos BPM). Estos Procesos BPM interaccionan con: Empleados. Implican a los empleados tanto fijos, como los remotos y los móviles de la Organización: Vendedores, Delegados, Repartidores, Técnicos de Mantenimiento, Peritos, Inspectores, Visitadores, Terceros. Implican también a actores que no son empleados de la Organización pero con los cuales se relaciona: Clientes, Proveedores, Agentes, Colaboradores, Subcontratas, Ciudadanos, Alumnos, Usuarios, Pacientes, Aplicaciones y Sistemas. Interaccionan automáticamente con el resto de aplicaciones y sistemas de gestión de la Organización. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 21

22 BPMS - Corazón de la Organización Cita Informe Gartner BPMS, 2008 marked a turning point for BPM as a discipline. Hundreds of interactions with enterprises lead us to conclude that they are scaling up their efforts to establish BPM as an enterprise program not just apply its methods and technologies to one-off projects. A BPMS should support BPM throughout the business process life cycle. Fuente: Informe Gartner BPMS Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 22

23 BPMS - Corazón de la Organización Nuevo Core Tecnológico El concepto de gestión BPM se implanta en las Organizaciones mediante la tecnología BPMS*, la cual se convierte en su nuevo Core Tecnológico permitiendo la interacc ón procedimental automatizada entre: empleados, usuarios externos, usuarios externalizados, invitados y terceros; recursos materiales e informativos; y los diversos sistemas de Gestión de la Organización formados por aplicaciones Transaccionales, internas y externas, Colaborativas e Informativas (ver siguiente diagrama Los 5 Entornos). * BPMS, acrónimo de Business Process Management Suite. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 23

24 BPMS Corazón de la Organización Los 5 Entornos Aplicativos Organización Abierta Plataformas BPMS 3 Usuarios Colaborativos Internos Usuarios Colaborativos Externos Aplicaciones Colaborativas Office, OCR, Outlook, Exchange, Web, Intranet, Extranet, DMS, Bases Documentales, Terceros ERP, SCM, Usuarios de Terceros 2 Aplicaciones de Terceros BPMS Documentos y Metadatos Plataformas BPMS y Procesos BPM Datos y Relaciones Zona Cloud 5 Aplicaciones Informativas 4 Dirección Usuarios Supervisores BI, e-commerce Aplicaciones Transaccionales Bases de Datos Relacionales Organización Externalizada 1 Usuarios Transaccionales Internos Usuarios Transaccionales Externalizados CRM, ERP, SCM, RRHH, Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 24

25 BPMS - Corazón de la Organización Motor, Bus e Interfase Unificada Las Plataformas BPMS y los Procesos BPM que con ellas se desarrollan, se convierten en el nuevo Core Tecnológico, o capa tecnológica central y principal de la Arquitectura de Sistemas de las nuevas organizaciones extendidas, que integra y orquesta sus diversos Sistemas de Gestión, formados por aplicaciones Transaccionales, Procedimentales, Colaborativas e Informativas y las de los Terceros que interactúan con la Organización, constituyéndose así en su: 1. Motor Procedimental que gestiona el diseño, desarrollo, operación y monitorización de los procedimientos de la Organización. 2. Bus de Comunicación normalizado de Tareas, Voz, Datos, Vídeo y Documentos entre los usuarios y las aplicaciones del sistema organizativo, tanto internas como externas, actuando como transportador del Conocimiento dentro de la Organización. 3. Interface Principal y Unificada de los usuarios con los sistemas, permitiendo la interacc ón procedimental automatizada entre: supervisores, empleados internos, externalizados, externos e invitados anónimos; y los recursos materiales e informativos que han de gestionar. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 25

26 BPMS - Corazón de la Organización Las 3 Funciones del BPM & BPMS 1 Motor Procedimental Hace funcionar los Procedimientos de Negocio, haciendo llegar las Tareas a los Actores en el momento adecuado y ejecutando las Tareas Automáticas y los Conectores contra los Sistemas internos y externos implicados Transporta Datos y Documentos entre los diversos Actores y Sistemas implicados en los Procedimientos de Negocio 2 Bus de Comunicación 3 Provee una única interface de trabajo colaborativo a los Usuarios de cualquier Organización Interface Unificada con Usuarios Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 26

27 BPMS Corazón de la Organización Diagrama Operacional Completo Área Colaborativa Conectores entre Aplicaciones Usuarios Colaborativos (Empleados, Externos, Invitados) G/On G/On 80 % Empleados de relativo alto valor añadido, difíciles de externalizar Usuarios Terceros Gestor de Proyectos Aplicaciones de Terceros Área Procedimental CAD Presupuestado Proceso BPM 1 Gestor de Expedientes Mensajería OCR Office Exchange Voic Intranet Multicanal Bases Documentales CRM Ventas Compras Contratos Producción Distribución Stocks Proceso BPM 2 Proceso BPM... Proceso BPM n Plataformas BPMS Bases de Datos y Relaciones Manteni miento Post Venta RRHH Conta bilidad Extranet Cartera Web Aplicaciones Informativas Tesorería G/On Usuarios Supervisores Área Transaccional Usuarios Transaccionales (Empleados, Externos) G/On 20 % Empleados de relativo bajo valor añadido, fáciles de externalizar Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 27

28 BPMS Corazón de la Organización Transportador del Conocimiento Tareas Voz Documentos BPMS Vídeo Datos Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 28

29 BPMS Corazón de la Organización Soporte de la Organización Extendida Usuarios Invitados Externos Externalizados Empleados Sistema Aplicaciones Inicio Proceso IM Atención Externa Tarea Personal Atención Interna Tarea Personal BBDD Registro Transacción Tarea de Sistema Fases Gestión Externa Tarea Personal DX Gestión Interna CL Tarea Personal Registro Transacción Tarea de Sistema Notificación Gestión Fin Proceso FN Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 29

30 BPMS Corazón de la Organización Funcionalidades Requeridas - Listado La implantación de Procesos BPM en una Organización requiere para su éxito el que se implanten sobre Plataformas BPMS con funciones avanzadas core, a ser posible, integradas en un sólo entorno operativo y de interface única con los usuarios y los administradores del sistema (ver el siguiente diagrama), y que sean abiertas (SOA) con capacidad de interacción con un conjunto de aplicaciones con las que tienen necesariamente que interaccionar los procesos BPM: Funciones Core: Interacción con: Diagramador de Procesos BPM. BPA s Configurador de Objetos de WorkFlow. 5GL (Modelo de datos, formularios, ). Motor de WorkFlow. Gestión Documental. Motor de Reglas de Negocio. Intranet/Extranet/Portales. Administrador de Usuarios. Herramientas de Integración. Herramientas de Integración. Aplicaciones colaborativas. Monitor de Procesos (BAM). Aplicaciones Transaccionales. Procesos Patrón o Blue Prints. Aplicaciones Informativas (BI). Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 30

31 BPMS Corazón de la Organización Funcionalidades Requeridas - Diagrama Funcionalidad que permite la definición de Reglas de Negocio, externas a la Clase de Proceso, que permite que un proceso pueda funcionar de forma distinta según el valor de variables de entorno. Plataforma de generación de aplicaciones de 5º generación para el desarrollo a muy alto nivel de los modelos de datos, formularios, consultas, listados, interacciones con Bases de Datos, etc. Funcionalidad que permite la asignación de atributos a los Objetos de WorkFlow que constituyen la Clase de Proceso BPM Herramientas que permite la importación de diagramas de negocio y la diagramación a nivel tecnológica de las Clases de Procesos BPM, y su exportación al Configurador de Objetos de Workflow para la creación automática de dichos Objetos y el WorkFlow que los organiza. 5GL Configurador de Objetos de WorkFlow 2 3 Diagramador de Procesos Motor de Reglas de Negocio 3 Business Process Analysis (BPA) Motor de WorkFlow Administrador de Usuarios Herramienta que facilita el mapeado y diagramado de negocio de los procesos BPM, actúa como repositorio de los atributos de los mismos, permite su simulación y genera diagramas sobre lenguajes normalizados (BPMN 2) 0 Herramienta que permite la administración de usuarios, grupos y sus relaciones funcionales, con integración con DA s y LDAP s Herramientas de Integración Monitor de Procesos BAM Intranet/Extranet /CMS s, DMS, OCR s CRM s, ERP s Procesos Patrón 8 o BluePrints Utilidades desarrolladas para la interacción automatizada de los Procesos BPM con las aplicaciones corporativas, mediante WebServices, Conexiones ODBC, API s, librerias, etc.). Herramienta para visualizar en tiempo real e incluso interactuar con el funcionamiento de las Instancias de los Procesos BPM. Integración con otras aplicaciones vía WebServices, conexiones ODBC, API s, Dlls u otras Ejemplos de Clase de Procesos BPM que facilitan los fabricantes de BPMS, a distinto nivel de detalle y finalización que permiten tomar ideas para el desarrollo de los procesos propios de la organización Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's

32 Evolución Tecnológica de BPMS WorkFlow versus BPMS. Etapas de la Evolución. Tecnología BPMS Activity-List-Driven. Qué aporta la MetaTecnología BPMS Flexible? Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 32

33 Evolución Tecnológica de BPMS WorkFlow versus BPMS Aplicaciones de WorkFlow de propósito general Code-Driven Módulos WorkFlow de ERP s Code-Driven Módulos WorkFlow de DMS s Code-Driven Módulos WorkFlow de CRM s Code-Driven Aplicaciones BPMS Model-Driven y Code Generation MetaTecnología BPMS Flexible Aplicaciones BPMS Model-Driven y 0 Code Aplicaciones BPMS Activity-List-Driven y 0 Code Aplicaciones de WorkFlow Aplicaciones BPMS Code-Driven Aplicaciones BPMS Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 33

34 Evolución Tecnológica de BPMS Etapas de la Evolución + Complejidad Tecnológica - Viabilidad Tecnológica Viabilidad Conceptual - Herramientas de WorkFlow Aplicabilidad Generalización Módulos ERP con WorkFlow s Tecnología BPMS PBM s Alta Disponibilidad Flexibilidad (On-Demand) Sostenibilidad Reusabilidad Procesos BPM a Medida Tecnología BPMS Code - Driven MetaTecnología BPM Flexible Procesos BPM Estándares proceedit Facilidad de Despliegue + Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 34 PBF s PBG s PBE s Tecnología BPMS Model - Driven PBD s Servicios SaaS Cloud Computing Tecnología BPMS Activity - List - Driven PBM Proceso BPM a Medida PBF Proceso BPM Flexible PBG Proceso BPM Genérico PBD - Proceso BPM Dedicado PBE - Proceso BPM Estándar

35 Evolución Tecnológica de BPMS Tecnología BPMS Activity-List-Driven Tecnología BPMS Activity-List-Driven MetaTecnología BPMS Flexible Procesos BPM y/o Conectores a medida MS Exchange / Outlook Procesos BPM y/o Conectores Genéricos Procesos BPM y/o Conectores Dedicados MetaClase de Proceso BPM Flexible Procesos BPM Estandarizados prêt-a-porter MS Project Server Aura Portal BizAgi Global 360 Handy Soft Lombardi (IBM) Meta Storm Oracle BPM Pega Systems Software AG Ultimus Tecnología BPMS Model-Driven Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 35

36 Evolución Tecnológica de BPMS Qué aporta la MetaTecnología BPMS Flexible? La MetaTecnología BPMS Flexible de proceedit proyecta las soluciones BPMS a un nivel completamente nuevo de funcionalidad gracias a la aplicación del concepto activity-list-driven y 0-code, lo que permite gestionar la lógica general de negocio de cada proceso en una capa independiente a la de formalización concreta de las interacciones con usuarios y aplicaciones, elimina la necesidad de programación, y aporta, entre otras ventajas: 1. Posibilidad de realizar cambios del proceso en caliente, a nivel de instancia, con tecnología hot-swap. 2. Reutilización de Procesos BPM y Conectores. 3. Facilidad de Personalización y Localización. 4. Co-uso de diferentes Plataformas BPMS en un único Proceso BPM. 5. Diseño declarativo de las Clases de Proceso BPM. 6. Interface de Usuario estandarizada y unificada. 7. Simulación de diferentes escenarios. 8. Información unificada. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 36

37 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Aplicabilidad de BPMS. Definiciones: ERP. DMS. CRM. Comparativa ERP/BPMS. General. Usuarios. Diagrama. Resumen. Conclusiones. Nuestra Visión. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 37

38 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Aplicabilidad de BPMS BPMS es una tecnología completamente nueva (la mayoría de fabricantes de software la tienen disponible desde hace sólo unos pocos años) y distinta, podríamos decir opuesta, a la de los ERP s*, SCM s*, DMS s* y CRM s*, y a las diversas aplicaciones colaborativas que manejan las empresas; tanto en su concepción técnica y su manejo del tiempo real, así como en su forma proactiva de interactuar con los usuarios. En cuanto a los entornos y funciones concretas de aplicabilidad de la Tecnología BPMS, podríamos resumirlo en la siguiente frase: Todoloqueesmuycomplejodeautomatizar,sinoinviableporsu elevado coste de implantación, con las tecnologías ERP, SCM, DMS y CRM;seresuelveconBPMSdeformanatural,enmenostiempo,con menor Inversión, mayor Sostenibilidad y alcanzando una mayor Satisfacción de los usuarios. * ERP = Enterprise Resource Planning; SCM = Supply Chain Management; DMS = Document Management Systems; CRM = Customer Relationship Management. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 38

39 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Definiciones - ERP ERP, acrónimo de Enterprise Resource Management, es una denominación que aplica a un conjunto de módulos aplicativos que permiten gestionar de forma integrada las actividades transaccionales de una organización. Aunque cada fabricante de ERP s aporta funcionalidades diversas en sus productos, las que de forma más común son soportadas son: CRM (Customer Relationship Management), Ventas, Compras, Contratos, Producción, Distribución, Gestión de Almacenes, Mantenimiento, Servicio Post-Venta, Recursos Humanos, Contabilidad, Cartera, Tesorería,... Los ERP s acostumbran a compartir los datos entre los módulos aplicativos en una sola Base de Datos de tipo Relacional, manteniendo el principio de integridad referencial. Los primeros ERP s nacen hace unos años como evolución natural de un tipo de aplicaciones de más corto alcance denominadas MRP (Material Resource Planning) orientadas a la gestión de la producción, y han sufrido varias generaciones tecnológicas, siendo quizás las más significativas la de la incorporación de Bases de Datos Relacionales y la de la transformación de las interfaces de usuario a tecnología Web. Se trata de un tipo de productos muy maduros y con mucha especialización en sectores diversos, calculándose que hay en el Mundo unos productos ERP s de distintos fabricantes, aún después de haber sufrido un proceso de concentración importante en mano de las empresas líderes del sector: Microsoft, Oracle, SAP, Sage, Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 39

40 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Definiciones - DMS DMS, acrónimo de Document Management System, es una denominación que se aplica a las plataformas de gestión de el almacenamiento y recuperación de documentos. Aunque cada fabricante de DMS s aporta funcionalidades diversas en sus productos, las que de forma más común están soportadas son: Gestión de MetaDatos Asociados a Documentos, Filtros de Búsqueda por MetaDatos y Contenido, Versionado de Documentos, Los DMS s acostumbran a guardar la información de forma comprimida para el ahorro de espacio en disco y las productos líderes mundiales son muy pesados y caros con lo que han tenido poca difusión excepto en grandes Organizaciones. Han surgido dos tendencias en lo últimos años que han derivado en dos tipos de productos que podríamos llamar los sucesores de los DMS: Los CMS (Content Managament System) normalmente utilizados como soporte para la gestión no sólo de documentos sino de datos estructurados siempre conectados a una aplicación Web de presentación y a una aplicación de mantenimiento del contenido; y Las plataformas de almacenamiento virtual de documentos, normalmente ligadas a herramientas colaborativas accesibles desde la web y orientadas al trabajo de pymes, profesionales y público en general. El mercado de los productos que genéricamente podríamos llamar de "Gestión y Almacenamiento de la Información" es muy dinámico y atomizado, en el que, aparte de unos pocos productos ya muy maduros orientados a las grandes corporaciones y Administración Pública, se puede encontrar una representación muy numerosa de nuevos productos a los que se aplica de forma creciente el modelo de Servicio SaaS en Cloud Computing. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 40

41 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Definiciones - CRM CRM, acrónimo de "Customer Relationship Management", se refiere a sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. Aunque cada fabricante de CRM s aporta funcionalidades diversas en sus productos, las que de forma más común están soportadas son: Base de Datos de Clientes y Contactos, Gestión de Oportunidades y Proyectos, Registro de Gestiones con Clientes (Llamadas telefónicas, visitas, envíos de documentación, ofertas, invitaciones a presentaciones, ), Listado de Ofertas y Pedidos por Cliente, Repositorio Documental, Guiones de Telemarketing, Los CRM s, nacidos como aplicativos separados del resto de las programas de gestión de las Organizaciones, acostumbran a no compartir los datos y documentos con las aplicaciones de tipo ERP y DMS, formando pues islas informativas. La tendencia de los últimos años ha sido la de, o bien que los fabricantes de ERP han desarrollado sus propios módulos de CRM, en este caso sí con la información integrada con el resto de módulos, o bien otros fabricantes de ERP han optado por la adquisición de productos CRM ya consolidados del mercado y se hallan en pleno proceso de integración de los mismos con sus aplicaciones ERP. Se trata de un tipo de productos ya maduros con muy poco recorrido futuro como aplicaciones individuales, estimándose que puede haber del orden de 500 productos distintos, la mayoría de poco alcance. Como curiosidad, SalesForce, un aplicativo de la categoría CRM, fue el primer éxito mundial de despliegue de un producto con un modelo de negocio basado exclusivamente en el acceso al mismo como Servicio SaaS. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 41

42 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Comparativa ERP/BPMS - General Característica ERP s BPMS s Enfoque Transaccional Procedimental Alcance Sólo a ciertas áreas de la Organización Todas las áreas de la Organización Implantación, Personalización y Cambios Interfaces Humanas Puesta en Marcha Acción Documentos Compleja, lenta, requiere del Implantador y en muchos casos, del Fabricante Menús, Pantallas y Listados estándares Debe realizarse por módulos o grupos de módulos completos, no puede ser gradual Pull, pasivo, espera que el usuario actúe Puro repositorio organizado en carpetas y subcarpetas, con ingreso y etiquetado manual sin controlar versionado Fácil, sin programación, sólo configuración, muy visual, no requiere, necesariamente, de personal técnico externo Tareas diseñadas ad-hoc, con formularios e instrucciones a medida Puede realizarse en forma gradual, proceso por proceso Push, proactivo, plantea tareas a los usuarios en el momento en que las han de realizar. Alerta en caso de que no se realicen las tareas en el plazo previsto. Propone caminos alternativos en caso de incidencias (por excepción) Ingreso, Edición, Aprobación y Distribución activa mediante procesos automatizados con asignación normalizada de nombres y metadatos y gestión del versionado Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 42

43 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Comparativa ERP/BPMS - Usuarios Característica ERP s BPMS s Usuario Tipo de Usuarios Internos % de Usuarios sobre Empleados Transaccional : especializado, con formación específica, sólo accede a una pequeña parte de la aplicación Ejecutores, Validadores, Controladores, Contabilizadores, Verificadores, Típicamente 20 % Procedimental : cualquier empleado de la organización, externalizado o externo, sin formación específica (las instrucciones van contenidas en las propias tareas). Todos los usuarios acceden a muchos procesos Solicitadores, Ingresadores, Supervisores, Aprobadores, Decisores, Consultadores, Aportadores, Interesados, Típicamente 80 % % Tiempo de Uso Típicamente 80 % Típicamente 20 % Implicación de Terceros Tipo de Terceros Implicados En una gran mayoría, desconectados, sólo emiten y reciben documentos que interaccionan manualmente con la aplicación En la mayoría de los casos, como mucho, Agentes y Distribuidores Integrados en los procesos, reciben y emiten tareas y comparten datos y documentos Socios, Asociados, Clientes, Proveedores, Colaboradores, Agentes, Distribuidores, Subcontratados, Ciudadanos, Usuarios, Alumnos, Pacientes, Visitantes, Interesados, Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 43

44 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Comparativa ERP/BPMS - Diagrama Conduce la Acción! BPMS Actores > Proceso > Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Acciones Tarea Tarea Tarea Tarea Tarea Tarea Tarea n Guarda los Documentos Documentos Registra el Pasado Datos Transacciones DMS Documentos ERP Transacciones Trans acción 1 Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 44

45 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Comparativa ERP/BPMS - Resumen En contraposición con los ERP s, DMS s y CRM s, la tecnología BPMS se caracteriza por: Automatizar procedimientos, no transacciones. Empujar al usuario a hacer las tareas cuándo y cómo ha de hacerlas, y no cuándo y cómo los usuarios lo deciden, y les proporciona el con qué ha de hacerlo, evitando así al usuario a tener que buscar los elementos de información requeridos para resolver la tarea. El portador de información es la propia Tarea, y no el Documento. La Tarea contiene todo lo que el Ejecutor necesita conocer y revisar para realizarla, incluidos uno o varios documentos. Trabajar en tiempo real, conociendo los calendarios y jornadas de cada empleado. Se adapta en sus interfaces a las necesidades de los usuarios en vez de forzar a los usuarios a adaptarse a las funcionalidades de las aplicaciones. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 45

46 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Comparativa ERP/BPMS - Conclusiones 1. No competencia. Los ERP s y los BPMS s son tecnologías distintas que no entran en competencia real ni aún con aquellos ERP s que disponen de módulos de WorkFlow para suportar los circuitos de validación y aprobación de documentos comerciales, contables y financieros, flujos que tienen un objeto y alcance muy distinto al de los procesos que se desarrollan con las Plataformas BPMS. 2. Necesarias. Las dos tecnologías son necesarias ya que responden a distintas necesidades y funcionalidades requeridas por todas las organizaciones, que no se pueden cubrir ni de manera eficaz y eficiente, ni en su totalidad, con una sola de las dos tecnologías. 3. Complementarias. Las Plataformas BPMS y los ERP s son, por tanto, tecnologías complementarias que deben coexistir en las arquitecturas de sistemas de las organizaciones y actuar de forma coordinada, integrada y sincronizada. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 46

47 BPMS versus ERP s, DMS s y CRM s Nuestra Visión El ERP, y sus aplicaciones satélite, y entre ellas los CRM s, tienden a convertirse en un motor transaccional, invisible para la mayoría de los usuarios de la Organización que acceden a él sólo indirectamente y sin ser conscientes de ello, a través de Procesos BPM diseñados ad-hoc para cada conjunto de gestiones a realizar, organizadas éstas en procesos. Cada Organización debe decidir qué tipo de información (dato o documento y sus metadatos) tendrá como contenedor maestro al ERP y cual lo tendrá en la plataforma Intranet y de Gestión Documental (DMS) asociada a la herramienta BPMS. Deben desarrollarse los conectores adecuados para asegurar la interoperatibilidad entre las dos Plataformas, ERP y BPMS, permitiendo la sincronización entre la información contenida como maestra en cada aplicación. Las Plataformas BPMS y los Procesos BPM que se desarrollan con ellas, se convierten en la Capa de Integración y Bus de Comunicación entre las diversas aplicaciones corporativas, y en una Interface Unificada para: El acceso a las aplicaciones de colaboración de los usuarios de la Organización, entendidos éstos en sentido amplio (Internos, Externos, Externalizados, Invitados y Visitantes) y El acceso indirecto a las aplicaciones transaccionales con la integración de tareas, voz, datos, vídeo y documentos. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 47

48 BPMS versus Aplicaciones Web a Medida BPMS como Generador de Aplicaciones Web. Comparativa: Desarrollo. Funcionalidades. Conclusiones. Nuestra Visión. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 48

49 BPMS versus Aplicaciones Web a Medida BPMS como Generador de Aplicaciones WeB Podríamos definir las Plataformas BPMS modernas como herramientas de desarrollo de alto nivel y entornos de colaboración e interacción muy completos y abiertos (bajo la filosofía SOA*), orientados al desarrollo rápido de aplicaciones web de negocio complejas (los Procesos BPM) que se relacionan tanto con humanos como con otros aplicativos y sistemas, gestionando flujos de tareas en tiempo real, tanto personales como automáticas, que manejan elementos de información de cualquier tipo (datos, documentos, voz, video, ). * SOA = Service Oriented Applications. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 49

50 BPMS versus Aplicaciones Web a Medida Comparativa Desarrollo Característica Concepto de desarrollo Proceso de desarrollo Esfuerzo principal Tiempo de desarrollo Puesta en Marcha Aplicaciones Web a Medida Tendencia a la copia de la funcionalidad de las aplicaciones transaccionales tradicionales del tipo Cliente / Servidor Tradicional y lento, captura de requerimientos, análisis funcional, programación, pruebas y ajustes Programación, Pruebas y Ajustes De meses a años, dependiendo de la complejidad Pesada, todo debe funcionar a la vez BPMS s Reconsideración completa del proceso de negocio de la Organización, con enfoque en las tareas, organizadas en procesos, y con interacción automática con usuarios internos y externos Análisis de requerimientos interactivo, proceso a proceso sobre el diagrama del proceso. Pruebas y ajustes con la maqueta que no requiere programación. Muy rápido. Análisis de Requerimientos, Configuración y Reingeniería Continua De semanas a meses, dependiendo de la complejidad Gradual y ligera, Intranet, Extranet y Gestión Documental disponibles desde el primer día. Los Procesos se van liberando uno a uno, conforme se van terminando Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 50

51 BPMS versus Aplicaciones Web a Medida Comparativa - Funcionalidades Característica Generación de WorkFlows Tratamiento de documentos Generación automática de documentos Otras Funcionalidades Avanzadas Aplicaciones Web a Medida Tratamiento pesado, requiere programación a medida o integración de alguna herramienta de mercado Requiere integración con una herramienta de Gestión Documental Requiere programación a medida Requieren programación o integración con distintas herramientas de mercado BPMS s Funcionalidad nativa, muy avanzada, disponible sin programación, desde el primer día Algunas Plataformas BPMS integrada ya una Gestión Documental que se integra sin necesidad de programación, por tanto, disponible desde el primer día Disponible, sin programación, desde el primer día, integrada en los Procesos BPM, incluyendo la firma electrónica Funcionalidades nativas ya disponibles, utilizables sin programación desde el primer día: Modelado de Procesos, Motor de Reglas de Negocio, Adapter Server, Calendarios, Tratamientos Distribuidos, Formularios Dinámicos, Plataforma de Interacción web Integrada, WebServices, Publicación WebService de los Formularios, Envío Automático de s, Portales Externos Ilimitados, Cuatro niveles distintos de usuarios (Internos, Externos, Invitados y Visitantes), Multiidioma real, Tres tipos de licenciamiento (Licencia Nominativa, Concurrente y Corporativa), Monitorización de Procesos,... Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 51

52 BPMS versus Aplicaciones Web a Medida Comparativa - Conclusiones Redundancia. Las Aplicaciones Web a Medida, por una parte, y las Plataformas BPMS ampliadas a Intranet, Extranet, Gestión Documental, Reglas de Negocio y Plataforma Web por otra, son tecnologías redundantes que entran en clara competencia. Ventaja. La ventaja es clara para éstas últimas, las Plataformas BPMS, por sus funcionalidades mucho más avanzadas ya disponibles, integración en un entorno operativo y de colaboración ya desarrollado, la facilidad de generación de flujos en tiempo real, el menor tiempo y coste de desarrollo, la facilidad de personalización, mantenimiento y adaptación a los cambios constantes en la forma de gestionar las Organizaciones, lo que se impone en un mundo tan cambiante y competitivo como el actual. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 52

53 BPMS versus Aplicaciones Web a Medida Nuestra Visión Las Plataformas BPMS modernas representan una opción muy avanzada y eficiente para el desarrollo de aplicativos Web de cualquier tipo, especialmente en el caso de las aplicaciones de Negocio que tengan que estar respaldadas e integradas con las aplicaciones corporativas como, por ejemplo, una aplicación de gestión integrada transaccional, tipo ERP. La integración de funcionalidades nativas que aportan las Plataformas BPMS, como mínimo las de tecnología model-driven y 0-code y, muy especialmente las activitylist-driven, no requiriendo programación excepto para ciertas interfaces con otros aplicativos y facilitando la adaptación constante a las necesidades de la Organización, incluso con la Instancia en caliente; representa una oportunidad de primer orden para que cualquier Organización, de cualquier sector y tamaño, dé un salto tecnológico de forma muy eficaz, rápida y rentable hacia el desarrollo de entornos colaborativos muy potentes entre sus diversos tipos de Usuarios: Empleados de la Organización, considerados como Usuarios Internos. Empleados externalizados y empleados de otras organizaciones con las que colabora o da servicio la Organización (Clientes, Proveedores, Agentes, Distribuidores, Colaboradores, Alumnos, Ciudadanos, Pacientes, ) considerados como Usuarios Externos; Visitantes anónimos, considerados como Usuarios Invitados. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 53

54 Aportaciones del BPMS Herramienta Estratégica. Utilidad y Universalidad. Los 12 Vectores. Beneficios para la Organización. Gestión en Tiempo Real. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 54

55 Aportaciones de BPMS Herramienta Estratégica La Tecnología BPMS se convierte en una herramienta estratégica para las organizaciones ya que se convierte en el nuevo Core del Negocio al soportar las aplicaciones procedimentales orientadas a Procesos, eje del nuevo concepto de gestión de las Organizaciones, y actuar como capa para la integración de estas aplicaciones procedimentales con las aplicaciones corporativas transaccionales, las colaborativas, las informativas y las de terceros, aportando por ello: Gestión de Políticas Corporativas. Provee un mecanismo rápido de discusión, implantación, comunicación, cumplimiento, control e incentivación, todo ello automatizable, de las políticas corporativas y de la lógica de negocio que las aplica. Gestión del Conocimiento. Normaliza, formaliza y difunde el conocimiento, detallado paso a paso, de las operaciones de la Organización, lo que independiza a los procesos de los usuarios que los han de realizar, reduce las necesidades de formación administrativa en procedimientos, elimina errores y libera recursos para actividades de mayor valor añadido, facilitando la toma de decisiones sobre información completa y relevante. Soporte a la Externalización. Resulta imprescindible como base operativa para la externalización de procesos, o parte de los procesos, en funciones de bajo valor añadido, sin perder por ello su traceado y control. Soporte al Crecimiento y Globalización. Constituye una base sólida para el crecimiento sostenible y global de cualquier Organización, ya que afrontar más Operaciones en un mayor número de Escenarios Operativos, no implica necesariamente la necesidad de más Empleados y Supervisores. Ventaja Competitiva Sostenible. Da un soporte operativo para el análisis de mejora, la reingeniería y la optimización continua de los procesos, facilitando la remodelación de los procesos para la adaptación del modelo organizativo a los continuos cambios del entorno laboral, social, normativo, Versión competitivo 02 y operativo. BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 55

56 Aportaciones de BPMS Utilidad y Universalidad Utilidad. Tecnología emergente útil. Novedad => interés => apertura a probar. Beneficio inmediato => rápida expansión. Eficiencia => Ventaja Competitiva Sostenible. Universalidad. De aplicación y uso absolutamente horizontal a y por: Todas las Áreas Funcionales. Todos los empleados y actores de la Organización extendida: directivos, supervisores, empleados internos, clientes, proveedores, colaboradores, vendedores, agentes, distribuidores, ciudadanos, alumnos, pacientes, socios, auditores, gestores, operadores de servicios externalizados y terceros en general. De aplicación y uso absolutamente transversal a y por: Todos los Sectores de Actividad. Cualquier tamaño de Organización. Cualquier hora y desde cualquier ubicación, con acceso a Internet. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 56

57 Aportaciones de BPMS Los 12 Vectores - Listado Podemos resumir las contribuciones de la Tecnología BPMS en 12 vectores principales que contribuyen de forma esencial al desarrollo sostenible de la Organización: 1. Normaliza. 2. Formaliza. 3. Dinamiza. 4. Interacciona. 5. Agiliza. 6. Difunde. 7. Avisa. 8. Centraliza. 9. Informa. 10. Motiva. 11. Premia. 12. Productividad! Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 57

58 Aportaciones de BPMS Los 12 Vectores 1 a 6 1. Normaliza. Facilita la implantación de procedimientos normalizados de trabajo y su adaptación inmediata a los cambios. 2. Formaliza. Dice a los empleados y externos cómo y con qué elementos han de realizar sus tareas, independientemente de dónde estén. 3. Dinamiza. Hace llegar las tareas personales de cada empleado a su debido tiempo y al dispositivo de conectividad adecuado. 4. Interacciona. Puede mandar tareas a usuarios externos no empleados de la organización e intercambia información con las aplicaciones de gestión, tanto internas como externas a la propia Organización. 5. Agiliza. Permite en pocas horas readaptar los procesos para responder a cambios en el entorno de Mercado, Social, Laboral, Normativo, Competitivo o de Estrategia Corporativa. 6. Difunde. Las Reglas de Negocio difunden la alineación de la acción con la estrategia. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 58

59 Aportaciones de BPMS Los 12 Vectores 7 a Avisa. Permite la supervisión por excepción, se actúa sólo cuando ocurre algo fuera de lo normal, no hay que estar pues vigilando permanentemente. 8. Centraliza. Recoge toda la información (datos y documentos) en un único punto, lo que facilita su acceso, mejora la seguridad y elimina duplicidades y errores. 9. Informa. Proporciona total visión en tiempo real de lo que ocurre en la organización, trazabilidad de lo que ha ocurrido en el pasado y posibilidad de simulación de lo que va a ocurrir en escenarios futuros. 10. Motiva. Permite el control y, porque no, la retribución de los empleados, externalizados y externos, por tarea realizada, y no por simple presencia en el puesto de trabajo. 11. Premia. Premia a los buenos empleados con un trabajo más organizado, cómodo y sin stress. 12. Productividad! Todo lo anterior puede resumirse en un significativo aumento de productividad. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 59

60 Aportaciones de BPMS Beneficios para la Organización La tecnología BPMS aporta: Novedad Útil. Completa Horizontalidad. Total Transversalidad. Formaliza la Experiencia. Normaliza los Procedimientos. Rápida Implantación. Fácil Integración. Máxima Automatización. Beneficio Inmediato. Facilita la Formación. Difunde la Estrategia. Evita Errores. Objetiva las Cargas de Trabajo. Evita Cuellos de Botella. Soporta la Organización Extendida. Controla la Externalización. Globalización Escalable. Reingeniería Continua. Permite Cambios Frecuentes. Monitorización Interactiva en Tiempo Real. Total Trazabilidad. Supervisión por Excepción. KPI s en Tiempo Real. Optimización Medible.. Ventaja Competitiva Sostenible! Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 60

61 BPMS Corazón de la Organización Gestión en Tiempo Real La Tecnología BPMS aporta a la gestión de las organizaciones una nueva dimensión, el tratamiento del tiempo real, lo que le proporciona elementos vitales de soporte operativo e información relevante para acortar el ciclo de vida, el ciclo de mejora y adaptación continua de sus políticas y procedimientos al entorno competitivo y regulatorio, con tres elementos principales: Oportunidad. Planteando a cada Ejecutor lo que tiene que hacer y en el momento en que lo tiene que hacer. Control por Excepción. Informando en tiempo real al Supervisor de las acciones que no evolucionan según el plan previsto. Trazabilidad. Permite la total trazabilidad procedimental de las operaciones de las organizaciones por Usuarios, Tareas y Procesos, además de por Transacciones y Documentos; en tiempo real y para su análisis histórico, supervisando por excepción. KPI s*. Facilita un soporte informativo (KPI s) para la optimización medible en tiempo real de la eficacia y eficiencia de los Procesos de la Organización, como resultado de su reingeniería y optimización continua para adaptarse a los cambios del entorno. BI*. Proporciona a las aplicaciones de BI información muy relevante, en tiempo real, para el análisis y control de resultados de las operaciones de la Organización por parte de Directivos y Supervisores. * KPI, acrónimo de Key Performance Indicator. * BI, acrónimo de Business Intelligence. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 61

62 Futuro de la Industria BPM Nuestra Visión. Análisis del Esfuerzo BPM. Nueva Industria. Fabricantes y Partners. proceedit Actor Relevante. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 62

63 Futuro de la Industria BPM Nuestra Visión Aún con las más modernas herramientas BPMS, el desarrollo a medida de todos los Procesos BPM que puede llegar a requerir una Organización, es una tarea ingente que ni tan sólo los más potentes Fabricantes de tecnologías BPMS pueden abordar en solitario, ya no sólo por la dimensión del reto, sino porque, lógicamente, están principalmente ocupados y preocupados con el desarrollo del Core de sus productos. Por supuesto que, tampoco los Partners de los Fabricantes, uno a uno, no tienen ni la capacidad en recursos, ni el conocimiento de Negocio suficiente en diversas Áreas Funcionales y Sectores de Actividad, para desarrollar todos los Procesos BPM que, potencialmente, puede requerir cualquier Cliente, aún no siendo una gran Organización, en un máximo grado de despliegue de la tecnología BPMS. Habrá pues, necesariamente, que repartir y compartir el esfuerzo de desarrollo de Procesos BPM en forma colaborativa y estandarizarlos en forma de Procesos BPM Estándares (PBE s), parametrizables para aumentar su reusabilidad y concebidos de manera que se facilite su evolución y soporte sostenibles. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 63

64 Futuro de la Industria BPM Análisis del Esfuerzo BPM aprox. Procesos BPM únicos distintos Incluyendo empresas y organizaciones de todos los sectores de > 10 empleados Esfuerzo de desarrollo Esfuerzo y personalización de desarrollo y un personalización proceso BPM de un complejidad proceso BPM media, de complejidad incluyendo media el esfuerzo del Cliente Despliegue medio de Procesos BPM estimado como posible en un periodo de 25 Años horas de Desarrollo+Estandarización / Proceso BPM 300 horas de Personalización+Implantación / Proceso BPM años-hombre/año 8,3 millones de años-hombre/año aprox. de organizaciones potenciales usuarias de Procesos BPM 150 Procesos BPM / Organización Ahorro x Reutilización 19,4 millones de años-hombre/año Esfuerzo BPM total sin reutilización horas de Desarrollo+Implantación / Proceso BPM 27,7 millones de años-hombre/año Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 64

65 Futuro de la Industria BPM Nueva Industria Creemos que la fabricación de Procesos BPM Estándares (PBE s) supondrá el nacimiento de una nueva Industria en el Sector de la Consultoría e Implantación de Soluciones Informáticas, por varias razones: 1. Por tratarse de una tecnología absolutamente diferencial que cambia la forma de desarrollar aplicaciones, integrando al Cliente, la Consultoría de Negocio y la Consultoría Tecnológica en el proyecto, en paralelo, no de forma secuencial. 2. Por requerir de profesionales con una formación más generalista, combinando sólidos conocimientos tecnológicos con conocimientos de negocio. 3. Por su enorme volumen de mercado que sobrepasa en más de dos órdenes de magnitud al mercado potencial del resto de los subsectores de negocio del Área Tecnológica. 4. Por que sus productos y servicios son de aplicación absolutamente universal, para todos los usuarios de todas las áreas funcionales de todas las organizaciones. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 65

66 Futuro de la Industria BPM Fabricantes y Partners Estamos convencidos de que los pocos Fabricantes de aplicaciones BPMS que podrían llegar a resultar ganadores en la carrera de imponerse como producto referente en éste mercado, serían precisamente aquellos que consiguieran Desarrollar y Estandarizar, en el menor tiempo posible, el máximo número de Procesos BPM Estándares; ellos solos o, mucho más probable, en estrecha colaboración con su red de Partners e incluso con otros Fabricantes de Aplicaciones y Sistemas complementarios; pero dada la magnitud del reto en cuanto a dimensión y dificultad del modelo de relación a establecer, no vemos que esta pueda ser la opción más probable. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 66

67 Futuro de la Industria BPM proceedit Actor Relevante Por contra, sí que a nuestro entender es muy posible y más que probable que el Actor más relevante del mercado no sea ni un Fabricante ni un grupo de ellos apoyados por sus respectivos partners, sino una plataforma colaborativa que agrupe esfuerzos de Fabricantes, Consultores de Negocio, Implantadores, Integradores, ISP s, Telco s e incluso Clientes usuarios, en el desarrollo y comercialización ya no de herramientas BPMS, sino de las soluciones desarrolladas con ellas. Nuestro proyecto, la Plataforma colaborativa proceedit, siendo independiente de los Fabricantes de Plataformas BPMS, pero integrándolas a todas y, por tanto pudiendo combinar el conocimiento aportado por los Clientes y los Partners de todos los Fabricantes de BPMS, será sin lugar a dudas referencia, actor relevante y líder natural de ésta nueva Industria. Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 67

68 Contacte con Nosotros Estamos a su disposición en caso de que Usted desee más información o haya ya decidido co-desarrollar Procesos BPM, Conectores y/o Soluciones Verticales de Software en colaboración con nuestro Clúster Tecnológico Multinacional, o Usted quiera explorar cómo llegar a ser uno de nuestros socios: Región: Responsable: Cargo: Teléfono Fijo: Teléfono Móvil: Skype: Dirección Oficina: Norteamérica NA David Duran Rocha Gerente de Área +1 (305) david.duran.rocha david.duran@make-iteasy.us 1221 Brickell Avenue, suite 1540 Miami, FL, 33131, USA Latinoamérica LATAM Gustavo Arcostanzo Gerente de Área gustavo.arcostanzo1 gustavo.arcostanzo@proce edit.com Calle Sarmiento 349 Martínez, Argentina EMEA & APAC Jean-Pierre Leuthold Director Desarrollo Negocio Jp.leuthold.proceedit Jp.leuthold@proceedit.com Calle Caponata 13, At. 4ª Barcelona (Spain) Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 68

69 Agradecimiento Gracias por su atención! Versión 02 BPM & BPMS versus ERP's, DMS's y CRM's 69