Desarrollo del sistema de control de documentación de Oficiales y Subalternos de la empresa Silva Shipping Agency C.A.

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTIAS SILVA SHIPPING AGENCY C.A. Desarrollo del sistema de control de documentación de Oficiales y Subalternos de la empresa Silva Shipping Agency C.A. Trabajo especial para optar por el titulo de tecnólogo en computación. Tutor Academico Tutor Industrial: Autor: José F. Rodríguez M. C.I V CIUDAD GUAYANA ABRIL 2012

2 AGRADECIMIENTOS A Dios primeramente por permitirme vivir y darme sabiduría, salud y bienestar para poder realizar, lograr mis metas y siempre superarme cada día más. A mis padres por brindarme amor y fuerzas para seguir adelante siempre sin importar lo que suceda. A mi familia por apoyarme siempre en esa dedicación que tengo en el día a día. A la empresa Silva Shipping Agency C.A por permitirme realizar un trabajo que ayuda a mi superación en el carácter profesional. A la UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA por permitirme disfrutar de una calidad de estudio, por su enseñanza y sus servicios prestados en pro de mi desarrollo intelectual. A mi tutor académico Ing. Carlos Abaffy por su colaboración durante la realización de mi pasantía. A mi tutor industrial Ing. Janetsy Mota por su apoyo incondicional durante el transcurso de mi pasantía. A todos los profesores de la UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA que me han impartido clases durante el transcurso de mi carrera 2

3 Índice Introducción... 5 Descripción de la empresa... 6 Identificación de la Empresa... 6 Misión... 6 Visión... 6 Objetivos... 7 Departamento donde se desarrolló la pasantía:... 8 Estructura organizativa... 9 Planteamiento del problema Objetivos Generales Específicos Descripción del plan de trabajo Análisis de requerimientos y levantamiento de información: Desarrollo del sistema: Pruebas del sistema: Desarrollo del manual de usuario y de sistema: Implantación del sistema: Metodología y Resultados Logros del proyecto Recolección de datos Modelo del desarrollo Modelo entidad relación del sistema Selección del manejador de base de datos MySQL Diccionario de datos del sistema Lenguaje Java Facilidades

4 Aportes a la organización Conocimientos adquiridos Conclusiones Recomendaciones Referencias bibliográficas Anexos Plan de trabajo: Plan de trabajo modificado Modelo entidad relacion Requerimientos mínimos del sistema Manual de usuario

5 Introducción A lo largo del tiempo el manejo de la información ha sido vital para las personas y se ha transmitido de muchas formas, una de las más primitivas es la comunicación por barcos. Desde un principio las personas que navegaban necesitaban cierto tipo de conocimientos o experiencia para poder navegar y hacer segura la navegación, esto no ha cambiado a pesar de todo el tiempo que ha transcurrido. De esta manera la empresa Silva Shipping Agency C.A, se encarga de gestionar las solicitudes requeridas para que los barcos cuenten con el personal experimentado, en regla y todos los trámites con los departamentos gubernamentales. Por esta razón el departamento de Sistemas de SMT Silva Shipping Agency C.A. se vio en la necesidad de generar un nuevo proyecto, que consiste en automatizar el control para la fecha de vencimiento de la documentación del personal marino, que comprende tanto Oficiales como Subalternos, para poder tener de esta manera un control automatizado. Este informe está dividido en una serie de partes para poder llevar a cabo una solución óptima del sistema, las cuales son: análisis de la situación y requerimientos, diseño, desarrollo, pruebas del sistema y finalmente la implantación en las instalaciones de Silva Shipping Agency C.A. 5

6 Descripción de la empresa Identificación de la Empresa Consorcio SMT - Silva C.A. está ubicada en Venezuela. Ha asumido la responsabilidad de los armadores relacionada a la operación de los Buques y ha acordado encargarse de los deberes y responsabilidades generales impuestos por el Código ISM. Para facilitar la referencia, la Compañía es conocida como Consorcio SMT - Silva C.A. En todo el Sistema de Administración. Misión Operar, Mantener y administrar los buques de carga y estación de transferencia, garantizando la seguridad del buque, del personal y preservar el medio ambiente. Con un personal altamente capacitado para dar soluciones integrales que generen bienestar, compromiso y trabajo en equipo. Visión Ser la empresa líder del mercado nacional e internacional en la operación y administración de una flota de buques y estación de transferencia, para ser identificados como símbolo de excelencia. 6

7 Objetivos CONSORCIO SMT SILVA, C.A. opera y administra una flota de Buques de carga y estación de transferencia de carga. El objetivo primordial de la Compañía es garantizar que los buques que llevan carga a bordo sean seguros y que no dañen el medio ambiente. En apoyo de este objetivo, la compañía ha identificado la necesidad de: proveer un ambiente de trabajo seguro, garantizando que hasta donde sea posible, se tomen medidas contra todos los riesgos identificados y se adopten prácticas de trabajo seguras durante las operaciones del buque. Prevenir el daño a la propiedad y al medio ambiente marino. Desarrollar y mejorar continuamente la capacidad y destrezas en la administración de la seguridad por parte de todo el personal de la Compañía, Estar preparados para cualquier situación de emergencia en la que estuviese amenazada la seguridad de las personas, o que pudiese causar daños al medio ambiente marino. CONSORCIO SMT SILVA, C.A. ha desarrollado y puesto en ejecución sistema de administración de seguridad que proporciona: un Seguridad en el mar. Prevención de la pérdida de vidas, lesiones y daños al medio ambiente marino. Para ayudar a la Compañía a lograr el objetivo primordial, se ha identificado una serie de objetivos que son medidos para evaluar la efectividad del sistema de administración de seguridad. Estos objetivos son: reducir anualmente el número de accidentes a bordo. Entregar carga libre de daños y/o contaminación 7

8 Departamento donde se desarrolló la pasantía: Departamento de sistemas, este departamento es un elemento muy importante de la empresa, puesto que las personas que laboran en esta área de la empresa, son quienes controlan todo lo concerniente a los tripulantes, sus barcos, sus solicitudes, y sirven de mediadores con el personal laboral de Ferrominera del Orinoco (FMO), su función es atender a las necesidades de los tripulantes, basándose en los estándares de la empresa, el control de la documentación de los mismos, y garantizar que el personal pueda ser rotado de manera oportuna, así como también la seguridad de los mismos. Para poder garantizar la buena y efectiva operación de los buques que operan con esta empresa, los tripulantes deben poseer una serie de cursos, tanto oficiales como subalternos, los oficiales son contratado por el consorcio SMT-Silva C.A y los subalternos son contratados por Ferrominera del Orinoco C.A y son controlados en conjunto por el Sindicato de tripulantes de Ferrominera del Orinoco C.A y por el Consorcio SMT-Silva C.A, con la finalidad de hacer todas las operaciones competentes a tiempo, de manera efectiva y lo más importante segura, puesto que ambas empresas contemplan gastos significativos por cada día de retraso o día perdido por cualquier circunstancia. Para los tripulantes poder embarcarse se debe garantizar que cumpla con la vigencia de los cursos, su forma Q-1 o su cedula marina, certificado de competencia, y una serie de requisitos de documentación que son pertinentes a la hora de embarcar a un tripulante, en el caso de que estas personas no cumplan con estos requerimientos, la empresa podría ser afectada con cargos legales, es por ello el desarrollo de este sistema para ayudar a controlar la documentación importante de estos tripulantes. 8

9 Estructura organizativa 9

10 Planteamiento del problema La compañía SMT Silva Shipping Agency C.A. Maneja de una manera no sistematizada el control de la documentación de los tripulantes que laboran para ellos en conjunto con el personal marino de Ferrominera del Orinoco (FMO), Este tipo de documentación es indispensable para poder trabajar en el barco, la problemática que enfrentan es que no pueden llevar el control de la actualización de los datos, debido a que son demasiadas personas las que trabajan y alrededor de 20 documentos por persona, además se requiere emitir avisos de proximidad de vencimiento de estos documentos, ya que enfrentan cargos legales si el personal no tiene estos importantes documentos al día. Por otra parte retrasan las operaciones y actividades en los buques si no tienen la documentación en regla. La empresa presta servicio a los buques de Ferrominera del Orinoco los cuales exportan el mineral de hierro, por lo que no se puede tener retraso, es por ello que se pidió hacer un sistema de control de documentación para los tripulantes que emita múltiples reportes que permitan conocer el estado de los documentos, asimismo se requiere que esta información pueda ser enviada a los encargados del control de los tripulantes, tanto en Ferrominera del Orinoco como al Consorcio SMT Silva Shipping Agency C.A, sin dejar a un lado módulos para la incorporación y desincorporación de personal, actualizar los datos de los tripulantes y la actualización de los documentos, y un modulo de seguridad para que sólo el personal de Sistemas del Consorcio SMT Silva Shipping Agency C.A pueda tener acceso a la actualización o modificación de los datos de los tripulantes. 10

11 Objetivos Generales 1- Desarrollo de un sistema de control de documentación de tripulantes, que maneje las fechas de vencimiento y emita alertas para los documentos vencidos y los documentos que están por vencer, así como módulos para la actualización de datos, incorporación y desincorporación del personal. Específicos Analizar los requerimientos del sistema solicitado por el Consorcio SMT Silva C.A. Diseñar el sistema siguiendo los estándares establecidos por el Consorcio SMT Silva C.A. Codificar los módulos de incorporación, desincorporación, actualizar datos personales, actualizar documentos, seguridad, y los reportes para los tripulantes con documentos. Cargar la base de datos Realizar las pruebas del sistema y corregir los posibles errores. Elaborar la documentación requerida del sistema y los manuales 11

12 Descripción del plan de trabajo En el plan de trabajo están reflejadas las actividades a realizar durante el transcurso de la pasantía. Análisis de requerimientos y levantamiento de información: Esta primera actividad consiste en el levantamiento de información partiendo de la necesidad de la empresa, donde se realiza una entrevista con el personal del área de sistemas quienes presentan la necesidad de automatización de un proceso, y una investigación a detalle sobre las bases legales de los documentos de los tripulantes, por otra parte también se habla del lenguaje de programación más apto para el desarrollo del sistema. Diseño del sistema: Elaboración de los modelos entidad relación y diagrama de flujo de datos: Esta actividad consiste en elaborar un modelo de la base de datos, con sus entidades y relaciones. Una vez obtenido el modelo proseguimos a la selección del manejador de base de datos a usar, por su buen desempeño y virtudes se selecciona un manejador de base de datos, se eligió MySQL Workbench, que permite hacer la base de datos de una manera rápida y genera el modelo entidad relación cuando se tiene la base de datos, además esta actividad contempla la elaboración de un diagrama de flujo de datos que permite reconocer como la información viaja a través del sistema planteado, para su mejor entendimiento. Diseño de interfaz: A través del levantamiento de información se genera un modelo el cual sirve como base para la elaboración del diseño inicial del sistema, a lo largo del desarrollo del mismo se hacen una serie de entregas entre las semanas de duración de esta actividad, en las cuales se puede corregir posibles detalles de diseño llegando de esta manera al modelo final. 12

13 Desarrollo del sistema: Esta es la etapa crítica del desarrollo del sistema y la que dura más tiempo, debido a que siempre se encuentran fallas, cambios o adaptaciones que se deben hacer para el buen desempeño de la aplicación final, al igual que la etapa de diseño se deben hacer una serie de entregas semanales que determinan el nivel de avance del sistema, aparte en esta etapa se tienen que cargar datos de prueba a la base de datos con la finalidad de ir probando las funciones y procedimientos realizados para los avances desarrollados en el entorno de programación establecido en el levantamiento de información y requerimientos. Pruebas del sistema: Junto al desarrollo esta es una etapa importante donde se cargan los datos reales a la base de datos mientras se corrigen las posibles fallas del sistema, para de esta manera finalizar con la carga completa de los datos en la base de datos y así, hacer el proceso siguiente que es la incorporación del sistema a los equipos juntos a sus manuales correspondientes. Desarrollo del manual de usuario y de sistema: A lo largo del desarrollo y las pruebas del sistema se van desarrollando el manual de sistemas y el manual del usuario con la interfaz final, con la finalidad de ir documentando cada posible cambio que se haga y ahorrar trabajo y tiempo al final. Estos manuales son importantes para la empresa debido a que estos sistemas pueden sufrir futuros cambios. Implantación del sistema: Una vez realizadas las pruebas finales y con los manuales de usuario y sistemas listos, se procede a la implantación. 13

14 Metodología y Resultados Logros del proyecto Se lograron los objetivos y los requerimientos que solicitaba la empresa, entre los cuales se contemplan: Creación de un sistema de control de documentación con los siguientes módulos: o Modulo de actualización de datos de los tripulantes. o Modulo de ingreso de un nuevo tripulante. o Modulo de actualización de los documentos de un nuevo tripulante. o Modulo de reincorporación de un tripulante. o Modulo de desincorporación de un tripulante. o Modulo para los listados que contemplan: Oficiales y Subalternos con documentos vencidos, Todo el personal con documentos vencidos, Todo personal con documentos próximos a vencer, Buscar documentos vencidos en un periodo de fecha previamente establecido por el usuario. o Modulo de envío de reportes por medio de correos electrónicos usando protocolo SMTP. o Modulo para generar reportes en formato pdf. Carga de los datos en la base de datos MySQL, mediante el sistema. Elaboración del manual de sistema. Elaboración del manual de usuario. Implantación del sistema en los equipos y servidor del Consorcio SMT Silva C.A 14

15 Recolección de datos Para la recolección de datos se establece como primer instrumento La Entrevista, el cual permite llevar la conversación dirigida con un propósito específico que usa un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista se quiere conocer la opinión del entrevistado y sus observaciones acerca del estado actual del sistema, los objetivos de la organización, los personales y los procedimientos informales. Modelo del desarrollo El modelo de desarrollo usado es el método clásico, consiste en un conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información. Este consta de 6 fases: Investigación preliminar: La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información puede originarse por varias razones, sin embargo el proceso se inicia siempre con la petición de una persona u organización. Determinación de los requerimientos del sistema: el o los analistas deben estudiar los procesos de la empresa para dar respuesta a las preguntas, Qué es lo que se hace?, Cómo se hace?, Con que frecuencia se presenta?, Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?, Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?, Existe algún problema?, Cuáles son las causas? Diseño del sistema: Esta fase produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante el análisis. Desarrollo del software: En esta etapa se debe determinar si se debe desarrollar o comprar un software existente en el mercado, se evalúan costos, beneficios y tiempos de entrega o adquisición, tiempos de duración de la programación y tiempo de adiestramiento del personal. 15

16 Prueba de sistemas: El sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Implantación y evaluación: Es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Modelo entidad relación E-R: Gracias al modelo entidad relación, se puede hacer una visualización general de las necesidades de los datos y sus relaciones, así como también el espacio estimado para el almacenamiento de una tripulante con todos sus documentos. 16

17 Modelo entidad relación del sistema MySQL El lenguaje usado para la realización del almacenamiento, modificación y consulta de los datos del software fue MySQL por tener grandes facilidades de adquisición gracias a que es libre, además existe una gran comunidad de desarrolladores que dan soporte en caso de cualquier falla. 17

18 Selección del manejador de base de datos MySQL El manejador de base de datos MySQL Workbench, permite la administración de bases de datos MySQL de esta manera Centralizando la operación relativa a creación y administración de schemas, tablas, campos y en general objetos SQL (Store Procedures, Views, entre otros), MySQL Workbench también permite un control en la administración, creación de cuentas de usuarios para acceso a MySQL; adicionalmente es posible la revisión de signos vitales de la plataforma de bases de datos, como revisión de logs del servidor de bases de datos. Anteriormente MySQL administrator, proveía estas funcionalidades entre otras, ahora esta y otras características fueron integradas en MySQL Workbench. También permite Generación de queries y/o código SQL. MySQL Workbench, incorpora un modulo para desarrollo de código SQL, permitiendo a través de un wizard la generación de código SQL, de una forma más visual y fácil. Esta funcionalidad, era parte de MySQL Query Browser, ahora incorporado en MySQL Workbench. Permite el Diseño de Modelo de Datos (Diagramas Entidad Relación). Siempre se ha sabido que un buen análisis y diseño de una base de datos Relacional, generando un modelo entidad-relación el cual permita tener gráficamente la definición de tus schemas, tablas, y afines, es de suma importancia para los administradores de las bases de datos. Ahora MySQL Workbench, permite también generar diagramas entidad-relación de archivos DDL SQL, y prácticamente a partir de cualquier base de datos existente en tu motor MySQL Server. Adicionalmente MySQL Workbench, cuenta con una característica importante conocida como ingeniería a la Inversa, la cual a partir de definiciones de schemas, tablas, y otros en archivos SQL, puede obtener un diagrama entidad-relación, y más aun cualquier cambio en el modelo o en la definición del schema re sincronizara tanto el modelo como la definición de datos. 18

19 Diccionario de datos del sistema barcos Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios ID_Barcos varchar(12) No Clave primaria Nombre varchar(45) No cargos Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios ID_cargo varchar(12) No Clave primaria Nombre varchar(45) No Descripcion varchar(255) No datos_personales Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios Cedula_DP varchar(12) No Clave primaria Nombre varchar(45) No Apellido varchar(45) No Telf_Casa varchar(25) No Telf_Movil varchar(25) No Direccion varchar(150) No CorreoElectronico varchar(100) No estadocivil varchar(8) No fnacimiento Date No Estado varchar(2) No doc_tripulantes Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios Cedula_DT varchar(12) No Clave primaria y foránea datos_personales Tipo_Doc varchar(12) No Clave primaria y foránea 19

20 tipo_doc F_Expedicion date Sí NULL F_Vencimiento date No Renovacion date No Estatus varchar(2) No estatus Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios Estatus varchar(2) No Descripcion varchar(255) No login Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios user_login varchar(45) No Clave primaria user_pass varchar(45) No Clave primaria user_nickname varchar(45) Sí NULL Nombre del usuario user_ varchar(100) Sí NULL tipo_doc Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios ID_Tipo_Doc varchar(12) No Clave primaria Nombre varchar(45) No Duracion_renov varchar(45) No Tiempo de la duración en que tiene que ser emitida una alerta con anterioridad, duración de la renovación, por ejemplo 2 meses antes que se venza el documento se debe renovar, debido a que tarda entre 1 y dos meses la 20

21 renovación. tipo_pers Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios ID_Tipo varchar(12) No Clave primaria Nombre varchar(80) No tripulante Campo Tipo Nulo Predeterminado Comentarios Cedula varchar(12) No Clave primaria y foránea de datos_personales ID_Cargo varchar(12) No Clave primaria y foránea de cargos ID_Barco varchar(12) No Clave primaria y foránea de Barcos ID_tripulante varchar(12) No Clave primaria y foránea Lenguaje Java En el desarrollo del software de control de documentación de oficiales y subalternos de la empresa Silva Shipping Agency C.A, se realizó en el lenguaje de programación Java, el cual nos brinda una gama inmensa de beneficios gracias a su máquina virtual que permite ejecutar la aplicación desarrollada en ambiente Java, con solo tener el JRE descrito a continuación. Kit de desarrollo y Entorno de ejecución (JDK, JRE) Gracias al Java Runtime Environment es posible la ejecución desde prácticamente cualquier sistema operativo el programa desarrollado bajo ambiente Java, es por esto que el JDK junto al JRE fue instalado en cada una de las computadoras del departamento de sistemas para quienes fue desarrollado el sistema. 21

22 Programación Orientada a Objetos con Java Gracias a los conceptos de herencia y polimorfismo elegí la POO, puesto que existen diversas clases que fueron desarrolladas con el fin de ser usadas bajo estos conceptos, como la clase de conexión y la clase de fechas que ambas contemplan una serie de funciones que hacen posible el correcto funcionamiento del sistema. JavaMail Esta librería trabaja bajo los protocolos POP3 y SMTP, que son muy útiles a la hora de enviar correos electrónicos ya que facilitan mucho trabajo en lo que a codificación se refiere, estos protocolos son los que permiten la transferencia de mensajes a través de , fueron aplicados los métodos que residen en esta librería para el envió de la información a través de las direcciones de correo electrónico. 22

23 Facilidades El ambiente de trabajo es fundamental para solventar cualquier discrepancia que presentemos a la hora de desarrollar el sistema por ello se contó con el apoyo de personal capacitado, la tecnología adecuada y equipos de punta, para la realización del sistema. Aportes a la organización Una automatización de una parte de los procesos que se llevan a cabo en el departamento de sistemas del consorcio SMT-Silva C.A, los procesos que fueron sistematizados ayudan mucho a la toma de decisiones de este departamento, puesto que con el sistema desarrollado para el control de documentación, pueden obtener información oportuna, segura, veraz y eficaz, por lo que el aporte de este sistema a la empresa es considerablemente fuerte, pudiendo de esta manera notificar a tiempo a los tripulantes y a los entes encargados como el sindicato de los tripulantes de Ferrominera del Orinoco C.A, sobre las posibles ausencias de documentos o por el vencimiento de los mismos, a su vez evitando con este sistema algún tipo de penalización legal correspondiente con los documentos de los tripulantes a bordo. 23

24 Conocimientos adquiridos En el transcurso de la pasantía adquirí una experiencia única en el ámbito laboral, el comportamiento de los barcos y su personal, bases legales sobre los mismos así como también la importancia de estos buques y los canales por los cuales navegan. Pude comprender el auge y su importancia para la economía regional y nacional, puesto que estas agencias navieras son las encargadas de hacer posible la exportación del mineral de hierro y sus derivados hacia otros países, lo que aporta una gran cantidad de flujo monetario a nuestro país, además se encargan de mantener a las personas que trabajan a bordo abastecidas con los insumos primordiales para la cómoda estadía en el barco que es por periodos de tiempo de aproximadamente 1 mes, todos los trámites legales para que los barcos puedan hacer el abastecimiento de mineral de hierro y sus derivados. Todo esto lo manejaban a través de hojas de Excel. 24

25 Conclusiones Al analizar la situación empresarial actual y sus necesidades, mediante métodos de investigación, podemos construir las bases para todo desarrollo de sistemas automatizados, la información adquirida durante este primer proceso es fundamental para el buen desarrollo del sistema de control de documentación de oficiales y subalternos de la empresa mencionada con anterioridad. La documentación del sistema nos permite compactar de manera explícita el funcionamiento del mismo he aquí su relevante utilidad para un analista en sistema debido a que su mantenimiento se nos facilita notablemente. Los manuales creados para los usuarios deben de cumplir a cabalidad una serie de requisitos para su comprensión a totalidad con la finalidad de facilitar el uso del sistema y prevenir cualquier tipo de inconveniente que se pueda presentar en el transcurso de vida útil del mismo. En términos generales se evidencia que el manejo adecuado de la información es de relevante importancia tanto para el analista en sistema como para el usuario por ello la tecnología se ha vuelto tan indispensable para el ser humano en el transcurso del tiempo. 25

26 Recomendaciones como: Es de relevancia tener conocimientos y tener en cuenta ciertos criterios tales Al analizar el sistema es vital reconocer, plantear y comprender los requerimientos necesarios para la ejecución del mismo. Mantener constante contacto con el usuario debido a que nos llevara a comprender a totalidad lo que se requiere. Se recomienda a los usuarios leer el manual de usuario para el buen uso del sistema y así evitar cualquier inconveniente con el mismo. Mantener un buen trato y afinidad con los compañeros que laboras. Cualquier inquietud acudir al tutor evitando así posibles equivocaciones a futuro. 26

27 Referencias bibliográficas Libros y Manuales Kendall & Kendall, Análisis y Diseño de sistemas, 6ta Edición, Editorial Pearson. Pressman, R (2002). Ingeniería del software un enfoque practico. 5ta. Edicion. McGraw Hill, Madrid. España Tamayo, M. (1996). El proceso de la investigación científica. 3era Edición. Limusa Noriega Editores. Zorrilla, S. (1999). Introducción a la metodología de la investigación. 6ta Edición. Editorial Océano. Aprendiendo Java y Programación Orientada a Objetos (2008), Gustavo Guillermo Pérez. Referencias electrónicas Bases de datos MySQL(Extraído enero 2012), 27

28 Anexos Plan de trabajo: 28

29 Plan de trabajo modificado 29

30 Modelo entidad relación 30

31 Requerimientos mínimos del sistema Sistema operativo Procesador RAM Disco duro Windows XP o superior, Disponible al menos 80 sistemas operativos bajo Pentium 4 o 512 MB para instalar la ambiente UNIX, (Solaris, superior aplicación. Linux, Solaris SPARC, entre otros). Para todos los sistemas operativos se debe tener instalada las siguientes versiones de JDK y JRE para lograr que la aplicación funcione, seleccionar el sistema operativo en el siguiente link para descargar el JDK. El JDK que aparece en las diferentes versiones para sistemas operativos incluye el JRE (Java Runtime Environment) que es necesario para cualquier ejecución de sistemas realizados bajo la plataforma Java: html Una vez instalados todos los componentes necesarios para ejecutar la aplicación a través de la maquina virtual de java, podemos ejecutar nuestra aplicación de manera correcta teniendo en cuenta que necesitamos una conexión a internet para poder ejecutar y disfrutar de los servicios que otorga el sistema de control de documentación del consorcio SMT Silva C.A 31

32 Manual de usuario Pantalla principal del sistema El sistema cuenta con una pantalla inicial que es donde se muestran la mayoría de los reportes efectuados por los usuarios, el sistema cuenta con dos (2) tipos de usuarios, un usuario administrador que puede cumplir funciones de modificación de datos, incorporación, desincorporación de tripulantes y las consultas de usuarios como tal. En el menú superior se pueden observar 3 pestañas que serán descritas en las secciones posteriores, y cuenta con 3 botones básicos en la pantalla inicial y un campo de ingreso de datos que es donde se ingresa el numero de cedula único del tripulante en cuestión. 32

33 Búsqueda por cedula Para realizar este tipo de búsqueda basta con colocar en el input de la pantalla de inicio el numero de cedula del tripulante, seguidamente hacer click en el botón buscar y aparecerán los datos de la persona solicitada si existe, en caso contrario, aparecerá un mensaje en la pantalla diciendo que no se encontraron datos correspondientes a esa cedula. 33

34 Enviar información vía correo pantalla principal Al hacer click en Enviar información vía correo se estará enviando un a través del sistema de control de documentación del consorcio SMT Silva C.A. a las personas correspondientes para el tratamiento de dicha información subministrada por el sistema. Si el correo pudo ser enviado el sistema emitirá un aviso de enviado, en caso de no ser posible emitirá un aviso de error al enviar el correo electrónico en caso de que esto ocurra por favor verifique que su conexión de internet está funcionando correctamente, en caso de que su conexión funcione correctamente y el sistema no pueda enviar el correo electrónico comuníquese con la persona que administra el sistema. Limpiar campo de reporte Una vez generado un reporte cualquiera podemos limpiar el campo de reporte haciendo click en el botón que se encuentra en la pantalla principal. Actualizar datos Al poseer privilegios como usuario administrador usted posee el poder de poder modificar, ingresar, actualizar y visualizar los datos de los tripulantes. Para actualizar los datos de un tripulante debemos ingresar como usuario administrador para esto ir al menú en la barra superior del sistema e ir a archivo y hacer click en Actualizar datos aquí saldrá una ventana emergente de seguridad la cual permite hacer más seguro el sistema y de esta manera evitar cualquier alteración de la preciosa data. 34

35 Ingrese su usuario y su password y hacer click en ingresar. En caso de que haya olvidado su password ingrese su ID de ingreso al sistema y su password será enviado por el sistema a su dirección de correo electrónico registrado con su id. En caso de que olvide su ID póngase en contacto con el administrador del sistema. Una vez ingresado como usuario podemos actualizar los datos del tripulante registrado con una interfaz amigable, sencilla y muy fácil de usar, ingresamos la cedula o el numero del pasaporte registrado de la persona que queremos actualizar y hacemos click en buscar. 35

36 Una vez hecho click en buscar aparecerá la información personal del tripulante en cuestión, aparecerán los datos del sujeto en los campos correspondientes, una vez modificados los datos hacer click en guardar cambios y se habrá actualizado la información personal del tripulante. 36

37 Actualizar documentos Para actualizar los documentos debe loguearse como usuario administrador como se explico en el modulo anterior. Una vez dentro ingresamos en el input el numero de la cedula o el numero del pasaporte con el que está registrado el tripulante, de esta manera se bloquean las celdas y los check box que no corresponden a este tripulante, luego seleccionar el documento que se quiere actualizar una vez seleccionado el documento hacemos click en el mini calendario que está del lado derecho de la fecha y se desplegara un calendario donde seleccionaremos la fecha de vencimiento del documento, una vez realizados todos los cambios necesarios hacer click en actualizar y se guardaran los cambios en la base de datos. 37

38 Agregar nuevo tripulante Se debe loguear como usuario con privilegios para la adición de un nuevo tripulante. Una vez logueado se deben llenar todos y cada uno de los datos correspondientes a la persona. En caso de no tener algún dato personal indicar con palabras alusivas a la ausencia del campo. En caso de que exista la ausencia de algún documento o no lo posea deseleccione el campo del documento y este será registrado con un estatus de no tiene o no posee el documento. Desincorporar y reincorporar tripulante Cuando se requiere sacar a un tripulante del sistema por alguna razón en particular, se debe ir al menú principal, sección archivo, y hacer click en Desincorporar tripulante, se necesita loguear para poder desincorporar a una persona del sistema, se necesita llenar el campo de la cedula de identidad o numero de pasaporte y aparecerán 38

39 los datos del usuario en los campos correspondientes. Si está conforme con desincorporar a esta persona, haga click en notificar la desincorporación y esta persona no aparecerá más en los listados pero no se perderán los datos del mismo. 39

40 De igual manera podemos incorporar de manera normal a una persona que haya sido desincorporada, haciendo click en el menú principal, archivo, y seleccionar la opción de reincorporar tripulante, de igual manera se debe hacer un logueo para reincorporar la persona desincorporada previamente, una vez dentro ingresar el numero de cedula o numero de pasaporte correspondiente al tripulante en cuestión, hacer click en buscar y aparecerán los datos de dicha persona, si quiere volver a incorporar a esta persona hacer click en reincorporar. 40

41 Guardar reporte También existe la opción de guardar los reportes generados por el sistema, es decir los reportes que aparecen en la pantalla inicial, para esto se debe hacer click en el menú principal, archivo, guardar reporte, debe seleccionar una ruta donde guardar el reporte. Buscar por nombre Si se requiere buscar un tripulante por nombre o apellido también lo puede hacer en el modulo de consultas, buscar por nombre. Abrirá una venta nueva que es muy 41

42 similar a la pantalla inicial donde existe un input donde se tipea el nombre o el apellido del individuo en cuestión y se genera un reporte con todo el personal registrado con ese nombre o apellido. Podemos hacer más de una búsqueda haciendo click en nueva búsqueda sin necesidad de abrir de nuevo la ventana, y este reporte se puede enviar de igual manera por correo electrónico. Buscar documentos que vencen en una fecha determinada También podemos buscar un documento en específico que venza en una fecha determinada por mes y año, una vez seleccionada la fecha se debe hacer click en iniciar búsqueda y en el campo de reporte aparecerá si existe algún documento de algún 42

43 tripulante que venza ese mes de ese año. Podemos de igual forma enviar vía correo o limpiar el campo de reporte. Enviar dudas En caso de tener alguna duda extra del sistema puede hacer contacto con el personal encargado de administrar el sistema, solo tiene que llenar los datos correspondientes y hacer click en enviar dudas. 43

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