Hacia una Biblioteca Digital Agropecuaria

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1 Hacia una Biblioteca Digital Agropecuaria Fernandez, D; Bellini Saibene, Y.; Ferreyra, C; Ayala, A; Caldera, J. Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria EEA Anguil, Anguil, Argentina Resumen Como organismo de ciencia y tecnología, el Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria, necesita ordernar y publicar a la mayor audiencia posible sus productos. Con una biblioteca digital se puede cumplir con este objetivo ademas de aumentar la disponibilidad y el acceso a los productos antes señalados. Aplicando tecnología.net, XML y SQL Server, la Estación Experimental Agropecuaria Anguil implementó Biblioteca Digital, el primer escalón hacia una biblioteca completa que reemplace la tradicional consulta de los catalogos. En esta etapa inicial se importan los datos generados en MicroISIS/WinISIS para luego agregarles funcionalidades de acceso y búsqueda. Sin descartar las mejoras surgidas de la implementacion de Biblioteca Digital, se reconoce la importancia de subir un escalón más en la evolución, poniendo otro tipo de material digital, como videos y fotos, llegando incluso a digitalizar gran parte de la biblioteca para contribuir a la conservación del mismo. Palabras Clave Bibliotecas, Búsquedas Temáticas, Bibliotecas Digitales,.NET, XML, SQL Server Introducción El Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (I.N.T.A.) es un organismo de investigación y transferencia hacia el sector agropecuario. Las actividades principales del INTA, materializadas a través de sus componentes estratégicos, son Investigación y Desarrollo Tecnológico, Transferencia y Extensión, Vinculación Tecnológica y Cooperación Institucional 1. El INTA, como organismo de ciencia y técnica, produce conocimiento, siendo sus principales productos, las publicaciones, los datos y la información generada de sus actividades. Es muy importante que se ordene toda la producción bibliográfica de la Institución de manera que pueda alcanzar su objetivo de llegar a la sociedad toda. Las bibliotecas digitales son organizaciones que proporcionan los recursos, incluso el personal especializado, para seleccionar, estructurar, ofrecer el acceso intelectual, interpretar, distribuir, preservar la integridad y asegurar la persistencia en el tiempo de colecciones de trabajos digitales, de manera que estén prontamente y económicamente disponibles para el uso de una comunidad definida o conjunto de comunidades. 2 Las bibliotecas se han ocupado tradicionalmente de la organización y provisión de acceso al material físico como publicaciones impresas, la automatización y digitalización de la biblioteca, ha mejorado el acceso a sus colecciones, sin embargo, el acceso en línea se ha limitado principalmente al catálogo sistematizado de la biblioteca 3. La biblioteca de la Estación Experimental Agropecuaria (E.E.A.) de Anguil, al igual que las del resto de la Institución, no escapa a esta realidad. A nivel de la Biblioteca Central se consolida lo ingresado en las bibliotecas de las Estaciones Experimentales y se pone a disposición del usuario un tipo de búsqueda muy elemental y limitado, solo a nivel de catalogo. 1 INTA - Plan Estratégico Institucional Definición de bibliotecas digitales de la Federación de Bibliotecas Digitales 3 Information Management Resource Kit Modulo Gestión de Documentos Electrónicos Lección 1.1 Oportunidades, desafíos y roles

2 La creciente demanda de información por parte de la sociedad científica, técnica, educativa, entre otras, en forma oportuna, pone a la institución en la necesidad de elaborar herramientas y buscar soluciones para satisfacer esa demanda, en este marco, Biblioteca Digital ha intentado ser una aproximación, un primer paso, a lo que debería ser una biblioteca digital completa, en las que se le brinda al usuario disponibilidad permanente, mayor y mejor acceso a los documentos; disponibilidad permanente en el sentido de que la biblioteca digital no esta sujeta a una locación física u horarios; mejor acceso, al permitir búsquedas avanzadas; y mayor acceso otorgando accesos ilimitados al mismo documento. Una biblioteca digital es una colección organizada y enfocada de objetos digitales que incluye textos, imágenes, video y sonido, junto con métodos para accederlos y obtenerlos, y que han sido seleccionados, creados, organizados, efectuando el mantenimiento e intercambio de la colección. 4 Adicionalmente, las bibliotecas tradicionales se enfrentan a un enemigo implacable, el paso del tiempo y su efecto negativo sobre la preservación del material bibliográfico, mediante la digitalización de material documental, y su inclusión en el ámbito de una biblioteca digital, este perjuicio queda subsanado, empero, es fundamental dejar en claro, que deben tomarse todas las medidas necesarias tendiente a implementar una eficiente política de copias de seguridad. El caso especial de la EEA Anguil en cuanto el flujo de creación y publicación, da inicio cuando el Investigador ha culminado su trabajo, es decir una publicación propiedad de INTA, y remite el mismo al Diseñador Gráfico para su edición, comenzando en este punto un ciclo Edición-Corrección con el autor hasta la versión final. El Diseñador transfiere la versión final del documento a la imprenta y al Web master para su colocación en la Web Institucional. Cuando la imprenta finaliza la impresión y encuadernación lo envía a la Biblioteca para su ingreso en un catalogo informatizado llamado MicroIsis (versión para D.O.S) o WinIsis (versión para Windows), quien en forma trimestral remite un archivo ISO a la biblioteca central para la consolidación. Biblioteca Digital interfiere en este circuito de información tomando los datos en formato XML, para luego transferirlos a una Base de Datos SQL Server. Antes de continuar ahondando en la problemática de una biblioteca digital, se hará una breve descripción de lo que significa un documento XML, ya que será referenciado en muchas ocasiones a lo largo del presente trabajo. Para la World Wide Web Consortium (W3C) es un formato de texto muy flexible y simple derivado de SGML (ISO 8879). Originalmente diseñado para satisfacer los desafíos de la publicación de archivos a gran escala. XML, además, esta jugando un rol cada vez mas importante de una amplia variedad de datos desde la Web y desde otros lugares. 5 XML es una forma para describir y estructurar datos. Es primordial en esta etapa el trabajo de colaboración con el bibliotecario, ya que por la forma en que se ingresa la información en el Isis, la probabilidad de error es muy alta, por lo que debe corregirse antes de su almacenamiento definitivo en la base de datos, comenzando de esta manera un flujo de trabajo Bibliotecario-Desarrollador. (Figura Nº 1) 4 Information Management Resource Kit Modulo Gestión de Documentos Electrónicos Lección 1.1 Oportunidades, desafíos y roles 5 Definición de XML -

3 Figura Nº 1 Flujo de información Bibliográfica Elementos del Trabajo y Metodología Se Desarrolló el sistema utilizando la metodología de Análisis Estructurado de Sistemas, cuyas fases del ciclo de vida del proyecto de desarrollo de software son: Análisis (requisitos), Diseño, Codificación, Pruebas, Integración y Operación Mantenimiento. 6 Estas fases se pueden ejecutar de diferentes maneras según el ciclo de vida seleccionado, en el caso Biblioteca Digital se seleccionó el ciclo de vida incremental (Figura 2), que permite descomponer el sistema en diferentes sub-sistemas, para cada uno de las cuales se aplica un ciclo de desarrollo, en este caso de cascada. 6 Análisis estructurado de Sistemas. Gane Sarson.

4 Figura 2. Ciclo de vida de software Incremental. 7 Requisitos: el relevamiento de requisitos de software constó de dos etapas, una para determinar los requisitos generales de la solución de software y poder descomponerla en sub-sistemas menores y menos complejos y la segunda etapa de relevamiento de requisitos se realizó sobre cada uno de los subsistemas detectados. Todos los relevamientos de requisitos realizados se documentaron y las herramientas utilizadas fueron: - Entrevistas: se realizaron al personal de la biblioteca para determinar la información importante en función de optimizar la búsqueda de los documentos. - Revisión de documentación: se revisaron los manuales de MicroISIS-INTA2, consistente en el detalle de los campos utilizados por la Institución para ser ingresados en el MicroISIS. También se consulto el material bibliográfico sobre el Agrovoc 8, que es un vocabulario multilingüe, estructurado y controlado, elaborado para abarcar la terminología de todos los ámbitos de la agricultura, la silvicultura, la pesca, y las esferas relacionadas con los alimentos (como el medio ambiente). Diseño: con estos elementos se decidió adoptar la arquitectura del sistema y el diseño de la solución implementada en anteriores sistemas de RIAP, modelando la misma por medio de casos de usos, también se diseñaron las bases de datos utilizando el modelo de entidad relación y se generaron los correspondientes diccionarios de datos. El diseño proporcionó una base sólida para realizar la planificación del ciclo de desarrollo de cada sub-sistema, aquí se especificó qué hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y quien debía hacerlo. Se utilizó Microsoft Project para realizar la planificación y seguimiento. Codificación: el ambiente de desarrollo (Figura 3) integrado por un desarrollador del sistema, cuenta con un PC, un IDE y una copia local de la base de datos utilizando la versión MSDE del SQL Server El sistema se programó utilizando tecnología.net, se comenzó con el Framework 1.0 (disponible al inicio del proyecto) y actualmente se está utilizando el Framework 2.0. El lenguaje de programación principal es Visual Basic.NET. La tecnología de acceso a datos utilizada es ADO.NET. La interfaz de usuario son aplicaciones Web ASP.NET desarrollada por un diseñador gráfico con aportes de un usuario tipo, para las consultas. El gestor de base de datos utilizado es SQL Server 2000 (se utilizan procedimientos almacenados) y el IDE de desarrollo utilizado es Visual Studio Pruebas: el ambiente de pruebas (Figura 3) está compuesto por una computadora configurada de forma idéntica a los servidores de producción (Windows 2003 Server, Internet Information Server 6.0, SQL Server 2000, Microsoft Framework 1.0 a 2.0). Solo se 7 Bañeres, Compendio de Ingeniería del Software I, Sep. 2005, Pp

5 puede acceder al mismo por medio del escritorio remoto. También se realizan pruebas con los usuarios finales publicando una versión que ya pasó por el ambiente de pruebas y se solicita a los mismos que la utilicen con datos reales y con datos que infrinjan las validaciones. Los usuarios envían sus comentarios por o por teléfono al desarrollador responsable. Finalmente, una vez incorporadas las sugerencias realizadas por los usuarios se instala una versión en el ambiente de prueba para testear la integración con el resto de las partes del sistema, si las pruebas funcionan correctamente el sistema se publica en el ambiente de producción. Todas las pruebas realizadas quedan documentadas. Integración: finalmente el ambiente de producción (Figura 3) se encuentra en el Centro de Sistematización de Datos de la provincia de La Pampa, CeSiDa, sito en la ciudad de Santa Rosa. Se seleccionó esta localización debido a la infraestructura en seguridad del centro de cómputos del CeSiDa y la tecnología utilizada por esta institución. Este servidor solo puede ser accedido por medio del escritorio remoto. Figura N 3. Esquema de hardware y de red de los ambientes de desarrollo, prueba y producción. Operación y Mantenimiento: debido a que este es un sistema de uso público y solo de consulta, los usuarios que van a utilizarlo no reciben una capacitación, sin embargo se pone a disposición de los mismos el manual de usuario. También se genera un espacio, a partir de la WEB en la sección de Contactos, desde donde se reciben las apreciaciones y sugerencias para con el sistema. Todas las solicitudes son registradas en un sistema de Soporte Técnico, lo que permite detectar errores recurrentes y nuevas posibilidades de mejora del sistema. También es útil para tener estadísticas de soporte y mantenimiento de cada aplicación. Finalmente, los cambios solicitados por los usuarios se intentan plasmar en

6 menos de 48 horas. Si los cambios son muy sustanciales directamente se comienza una nueva versión del sistema. El plan de acción de backups de la base de datos se lleva a cabo de manera automática y manual. En el primero de los caso se realiza cada 25 días una copia completa de la base de datos de Biblioteca Digital, semanalmente los días domingo se realiza una copia diferencial y por ultimo los días martes y jueves se realiza una copia del registro de transacciones. Como tarea manual se realiza cada 30 días la baja del servicio (SQL Server y SQL Server Agente) y se realiza el copiado de la base de datos a otra unidad de disco, luego se efectúa un proceso de compresión para reducir el espacio ocupado por la misma. El archivo resultante se renombra anexándole la fecha de realización del proceso y se almacena en una carpeta de backup. En este caso la copia no solo se realiza on-site sino que también se almacena en un dispositivo de almacenamiento móvil (pendrive) para ser guardado en un servidor de resguardo ubicado fuera del ámbito del CeSiDa. Esporádicamente también se realiza backup en DVD de las base de datos almacenadas en el servidor de resguardo. Resultados Biblioteca Digital es una aplicación de consulta, que toma los datos de un archivo XML generado en WinISIS, que mediante una interfaz desarrollada para Windows exporta los datos a SQL Server (Figura Nº 4) Figura Nº 4 Muestra de archivo XML tomado de WinISIS Se alcanza de esta manera el Sistema de información de la Biblioteca Digital, el cual consta de los siguientes módulos: 1. Pagina Inicial 2. búsquedas 3. Exposición de resultados de la búsqueda Antes de comenzar a describir cada uno de los módulos, es pertinente indicar cuales fueron los datos importantes que se importan desde al WinIsis, a saber:

7 Autores: corresponde al autor/es que realizaron el trabajo. Descriptores: corresponde a las palabras, frases u oraciones que sirven para describir la publicación de manera que sea mas ágil su posterior recuperación. Los descriptores utilizados son los del Agrovoc, el cual es un vocabulario multilingüe estructurado y controlado (contiene alrededor de términos únicos), diseñado para abarcar todos los ámbitos temáticos de la agricultura, la pesca, los alimentos y esferas relacionadas (como el medio ambiente). Se trata de un tesauro, es decir, un conjunto controlado de palabras o expresiones (términos), en diferentes idiomas, organizado por relaciones (por ejemplo: "genérico", "específico" y "relacionado"), que se utiliza para reconocer o localizar recursos. Título publicación en serie: es la palabra u oración que le da nombre a un conjunto de documentos. Se utiliza para los títulos de revistas, publicaciones monográficas y de serie. Título: es la palabra o frase que da nombre al artículo, documento o colección de documentos descriptos. Subtítulo Localización de parte: cuando se cargan artículos, es la ubicación de la parte dentro del documento mayor. En general corresponde a las páginas o numero de volumen. Tipo: representa el tipo de publicación de que se trate, a saber: descripción Analítica de monografía Analítica de monografía Analítica de colección (1 volumen) Analítica de colección (varios volúmenes) Analítica de serie Monografía de colección (1 volumen) Monografía de colección (varios volúmenes) Analítica de serie Monografía de colección (1 volumen) Monografía de colección (varios volúmenes) Monografía de serie Colección de serie (1 volumen) Colección de serie (varios volúmenes) Serie completa Reunión Monografía Colección ISSN: es el numero de 8 dígitos que identifica a las publicaciones periódicas Páginas: es la cantidad de páginas con las que cuenta la publicación. Fecha publicación: fecha en la que se publico. Pagina Inicial Al momento de ingresar al Sistema, se muestra al usuario esta página desde donde puede acceder rápidamente a las últimas novedades bibliográficas. Estas han sido clasificadas en

8 Publicaciones del Proyecto RIAP 9, en el marco del cual se desarrollo la aplicación, y las de la Estación Experimental (Figura Nº 5), de manera que haciendo clic en la imagen de la publicación, Biblioteca Digital traslada al usuario hasta la página de la publicación desde donde se puede leer el resumen, como así también descargarse la publicación completa en el formato en el cual se almacenó. Por cada publicación se muestra el título, la fecha de publicación y quien la ha editado, además se ha incorporado un icono ( ) para acceder a información adicional sobre la publicación, como el resumen y el formato en que se encuentra almacenada. Figura Nº 5 Página Inicial Búsquedas Al igual que muchos motores de búsqueda de Internet, Biblioteca Digital presenta dos modalidades. La primera es una búsqueda sencilla y rápida desde la propia página de inicio, donde se selecciona la opción Autor, Título o Descriptor, se ingresa el texto y se hace clic en el botón Ir a. La otra modalidad es la de búsqueda Avanzada (Figura Nº 6) 9 Resumen ejecutivo RIAP. Andres Sipowicz, et. al.

9 Figura Nº 6 búsquedas avanzadas La modalidad de búsquedas avanzadas es un motor de búsqueda de publicaciones, totalmente interactivo, que le brinda la posibilidad al usuario de acceder de un modo simple a la información de su interés, incluye las secciones de Base de Datos, desde la que se elige la fuente de información que se desea consultar; Valores a buscar, que contiene los cuatro criterios de búsquedas implementados y el área Opciones de búsqueda, donde el usuario puede configurar el modo en que el motor de búsqueda realizará la misma (Figura Nº 6). El área de Base de datos, acepta dos opciones no excluyentes, RIAP y EEA INTA Anguil. El área Valores a buscar, acepta cuatro criterios de búsquedas, a saber: Autores: para obtener una lista de las publicaciones en las que ha participado una o más personas en particular, en la sección Valores a buscar se debe seleccionar Autores, y en el cuadro de texto que aparece a la derecha, ingresar el apellido o una parte del mismo Título: se utiliza para buscar la cadena ingresada en los titulo de las publicaciones Descriptores: Biblioteca Digital toma del WinISIS los descriptores del tesauro Agrovoc para catalogar las publicaciones que se ingresan, de modo que el usuario deberá usar los términos incorporados en aquel para realizar búsquedas por descriptores. Fecha de edición: permite crear filtro por la fecha en que una publicación fue realizada. Exposición de Resultados de la búsqueda La organización de los resultados se ha confeccionado de tal manera que resulte simple al usuario acceder al contenido de las publicaciones que buscó, a esto se denomina Navegador de Publicaciones. El mismo permite, no solo acceder a cada una de las publicaciones sino desplazarse por las distintas páginas, para aquellos casos en que la cantidad de publicaciones sea mayor a diez, volver a la página de inicio o realizar una nueva búsqueda. (Figura Nº 7)

10 La información sobre la navegación se ha estructurado en tres secciones: Sección A: cuando el usuario ha introducido algún criterio de búsqueda, bien desde la página principal, bien desde búsquedas avanzadas, aquí se muestra la cantidad de publicaciones y las palabras introducidas. Sección B: esta sección funciona como un paginador, otorgándole al usuario la posibilidad desplazarse a través de las mismas. Sección C: se habilitó para que el usuario rápidamente pueda ir a la página de inicio o hacia búsquedas avanzadas. Figura Nº 7 Navegador de publicaciones La información de las publicaciones propiamente dicha, se ha organizado en tres modulo: la tapa, datos básicos de la publicación y autores. (Figura Nº 8) Figura Nº 8 Resultados de la búsqueda El modulo de la Tapa constituye el acceso directo al contenido de la publicación, que se encuentra alojada en la WEB Institucional o en la del Proyecto. Entre los Datos de la publicación que se muestran se decidió que Titulo, Titulo de la serie, Localización, ISSN, Fecha de la publicación y Descriptores eran los más adecuados para el usuario. En este modulo es importante resaltar que cada uno de los descriptores constituye un link que permite realizar un filtro por el mismo. Finalmente el modulo de autores muestra todos los

11 autores que participaron en la publicación y al igual que los descriptores son un link que habilita al usuario a filtrar por el autor elegido. Discusión Se puede afirmar que Biblioteca Digital fue una solución superadora a lo existente al momento de su implementación, contribuyó a mejorar el acceso a las publicaciones, trabajos y artículos generados en la Estación Experimental y en el ámbito del Proyecto RIAP. Para transferir los datos del XML exportado desde WinISIS a SQL Server, se desarrollo una interfaz en.net para Windows. El principal obstáculo que se ha encontrado en este proyecto es la calidad de los datos tomados del WinISIS, como consecuencia de la alta probabilidad de error en el ingreso de los datos. Este problema se presenta debido a que el usuario de MicroISIS/WinISIS debe escribir la totalidad de los datos de cada publicación, es decir no existe la posibilidad de seleccionarlo de un repositorio de datos. Este hecho genera dos inconvenientes, el primero, y mas conocido en el ambiente informático, es que el error ortográfico en un campo que debería ser único, ocasiona un caos al momento de realizar las consultas. En el caso de Biblioteca Digital, un intenso trabajo de corrección con el área de Biblioteca, minimizó la ocurrencia del mismo. El otro de los errores, que está relacionado con el anterior, es que, también por un error ortográfico, se genera un XML mal formado que luego no es reconocido por la interfaz. En este punto debe editarse el archivo XML para corregir este error. Como se puede concluir, esto provoca enormes retrasos en la actualización, que no serán subsanados mientras siga utilizándose WinISIS/MicroISIS. Es importante resaltar que el material almacenado en Biblioteca Digital, no abarca a todo el material bibliográfico de la Estación Experimental. Alcanza a toda la bibliografía nueva que se va generando y las publicaciones técnicas que han sido escaneadas, que no son todo el universo posible. A modo de línea de acción, se puede decir que al momento de contar con mayor ancho de banda para la Estación Experimental, se podrá incluir en la Base de Datos otro tipo de materiales digitales, tales como fotos, videos y archivos de audio. Es conveniente resaltar, que no existen en las bibliotecas actuales de la institución, catalogación alguna de estos materiales. De lo expuesto se desprende que previo a cualquier proceso de poner en línea el material, es necesaria la misma. Agradecimientos (Times New Roman, 10, negrita) Francisco Etchart por la colaboración en el diseño gráfico de las figuras presentadas en este trabajo; a Julio C. Fernandez, coordinador del RIAN/RIAP por su apoyo en nuestro trabajo diario y a Andrés Sipowicz, gerente de Gestión de la Información, por creer en el verdadero trabajo interdisciplinario y permitir demostrar que las disciplinas informáticas pueden aportar a la investigación y a la extensión en el INTA. Referencias (Times New Roman, 10, negrita). [1] INTA - Plan Estratégico Institucional [2] Definición de bibliotecas digitales de la Federación de Bibliotecas Digitales [3] Information Management Resource Kit Modulo Gestión de Documentos Electrónicos Lección 1.1 Oportunidades, desafíos y roles [4] Information Management Resource Kit Modulo Gestión de Documentos Electrónicos Lección 1.1 Oportunidades, desafíos y roles [5] Definición de XML - [6] Análisis estructurado de Sistemas. Gane Sarson. [7] Bañeres, Compendio de Ingeniería del Software I, Sep. 2005, Pp. 47

12 [8] [9] Resumen ejecutivo RIAP. Andres Sipowicz, et. al. Datos de Contacto: Fernandez, Martin Dario. Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA). Hipólito Yrigoyen Nº Anguil La Pampa Argentina.

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