PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 Líder en Software de Gestión Pública PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS Descripción: El Sistema de Control de Documentos tiene como principal objetivo ayudar a las Instituciones Públicas en la automatización de los procesos relacionados con el envío y recepción de correspondencia. Asimismo, colabora en la creación, almacenamiento y acceso a los documentos producidos por una organización pública. Características Básicas: Lenguaje de Programación: Visual Basic 6.0 Ambiente de Ejecución: Windows 95 Windows 98 Windows NT Windows Windows XP Windows 7 Modalidad de Ejecución: Mono Usuario Multi Usuario Motor de la Base de Datos: SQL Server Impresoras: Inyección de Tinta Láser 1

2 Ventajas: Registra y digitaliza la documentación. Agiliza el proceso del ingreso de la documentación, junto con aquella que se genera al interior de la Institución. Monitorea y controla los trámites en relación a los tiempos de respuesta. Puede buscar rápidamente cualquier documento ingresado al sistema. Mantiene un kárdex electrónico de la documentación de la Organización (recibida, emitida e interna). Termina con el libro de correspondencia interno. Se encuentra dotado de un sofisticado sistema de seguridad, el cual impide el ingreso y/o visualización de los datos de personas no autorizadas. Permite definir el perfil de los usuarios en los distintos módulos. Generalidades: El sistema contempla un formulario de ingreso de la documentación, donde registra el origen, destino y tipo de trámite, entre otros atributos. Contiene la opción de adjuntar archivos digitalizados a los documentos ingresados al sistema. Es posible registrar las observaciones y tareas que ha generado cada documento. Permite la búsqueda de un documento por diferentes criterios de selección. documentos están sin responder en un determinado momento. Indica cuántos Permite consultar la información de manera rápida y sencilla, a través de las opciones de búsqueda que contempla el sistema. La opción de consultas, incluye ayudas para la obtención de mejores resultados en la búsqueda. Se puede acceder de manera rápida a los documentos que necesiten respuesta. A través de esta opción, podremos llegar a los distintos formularios con el objetivo de finalizar los trámites pendientes. De manera fácil se puede obtener informes relacionados con la documentación ingresada. Permite crear una relación gráfica entre documentos, para su fácil seguimiento, además de conocer la ruta que dicho documento ha seguido dentro de la organización. 2

3 Entradas: Opciones de ingreso de información al sistema. Mantención de Tablas: 1.- Entidades Externas. 2.- Entidades Internas. 3.- Modo de Recepción. 4.- Tiempo de Respuesta. 5.- Tipo de Documento. 6.- Tipo de Respuesta. Ingreso de Documentos Externos. Adjunta los siguientes tipos de archivo: 1.- DOC (Documentos de Microsoft Word). 2.- XLS (Documentos de Microsoft Excel). 3- TXT (Archivos de Texto). 4.- BMP (Imágenes). Ingreso de Documentos Internos. Consultas: El sistema permite la búsqueda de documentación por los siguientes criterios: Folio. Unidad Remitente. Persona Remitente. Tipo de Documento. Número de Documento. Fecha de Llegada. Contenido(Materia) Destinatario. Dirección, Departamento o Unidad. Salidas: El sistema permite generar los siguientes informes: Documentos internos (entre fechas). Documentos externos (entre fechas). Documentos atrasados. Índice de Documentos Internos Índice de Documentos Externos. Documentos Recibidos Documentos Internos: 1.- Documentos del día por destinatario. 2.- Documentos entre fechas por destinatario. 3.- Documentos del día por tipo de documentos. 4.- Documentos entre fechas por tipo de documentos. 3

4 5.- Remitente por tipo de documento entre fechas. 6.- Documentos atrasados por destinatarios. 7.- Documentos urgentes por rango de fechas. 8.- Documentos por destino entre fechas. 9.- Documento por entidad remitente entre fechas. Documentos Externos : 1.- Documentos del día por destinatario. 2.- Documentos entre fechas por destinatario. 3.- Documentos del día por tipo de documentos. 4.- Documentos entre fechas por tipo de documentos. 5.- Remitente por tipo de documento entre fechas. 6.- Documentos atrasados por destinatarios. 7.- Documentos urgentes por rango de fechas. 8.- Documentos por destino entre fechas. 9.- Documento por entidad remitente entre fechas. 4

5 Diagrama del Sistema: DEPTO. CONTROL DOCUMENTO INTERNO O EXTERNO DESTINATARIO INGRESO DOCUMENTO BASE DE DATOS DOCUMENTOS OF. PARTES DESTINATARIOS ALCALDIA OBRAS JURIDICO LA DOCUMENTACION ES INGRESADA AL SISTEMA, LLEGANDO INMEDIATAMENTE AL DESTINO O VARIOS DESTINOS 5

6 Diagrama del Sistema: DOCUMENTO RESPUESTA EMITE RESPUESTA BASE DE DATOS DOCUMENTOS JURIDICO RESPUESTA SALIDA DOCUMENTO OF. PARTES CONSULTA CONSULTA CONSULTA ALCALDIA OBRAS FINANZAS LA DOCUMENTACION - PERMITE CONSUTAR EN ES REPONDIDA A LA CUALQUIER MOMENTO SOBRE UNIDAD DE ORIGEN EL ESTADO DEL TRÁMITE. Y/U OTRAS. 6

7 Diagrama del Sistema: 7

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