Contabilidad Electrónica - Cuentas

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1 Contabilidad Electrónica - Cuentas Documentación Intelisis.

2 Contabilidad Electrónica - Cuentas 1 Introducción 1.1 Objetivos generales y aplicaciones con el ERP 4 2 Con guración Prerrequisitos 6 Con guración de Usuarios 9 3 Herramientas 3.1 Cuentas Contables 11 4 Errores Frecuentes 4.1 Veri que la Con guración General 28 5 Temas relacionados 5.1 Temas relacionados 30

3 Introducción Contabilidad Electrónica - Cuentas - 3

4 Objetivos generales y aplicaciones con el ERP Como parte de la Reforma Fiscal 2014, se establecen reglas para que los contribuyentes presenten la información de la contabilidad de la empresa al sco. De acuerdo a las publicaciones que realice la autoridad, se irán publicando e integrando al ERP Intelisis. Actualmente se tiene de nido reportar: Cuentas Contables. Balanza de Comprobación. Pólizas contables. Esta funcionalidad solo aplica para la migración de cuentas. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 4

5 Con guración Contabilidad Electrónica - Cuentas - 5

6 Prerrequisitos Para la instalación se deben considerar los siguientes requisitos: *Versión de Intelisis 3500 o superior. Paquete que cuenta con SQL y Especiales. Ejecutable (7z.exe). Descargarlo del programa 7-Zip para comprimir los archivos XML generados. El paquete estará conformado por las siguientes carpetas: Especiales SQL Especiales Los objetos de esta carpeta se deben copiar en el directorio de objetos especiales. En este ejemplo, se copian en la carpeta de Reportes. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 6

7 SQL Dentro de la carpeta de SQL se encuentra un conjunto de scripts que se deben ejecutar en la Base de Datos en el siguiente orden: 01 Tablas 03 Vistas 05 Sp Los scripts se deben ejecutar en la BD en el orden que se muestra en la carpeta de SQL. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 7

8 Contabilidad Electrónica - Cuentas - 8

9 Con guración de Usuarios Es necesario validar la con guración en los usuarios que van a utilizar la Contabilidad electrónica. El usuario deberá tener permisos a las herramientas de Contabilidad. Accesos a Herramientas Contabilidad Validar que el usuario tenga asignado el menú de Herramientas de Contabilidad. Ruta: Con gurar Herramientas Accesos Seleccionar Usuario Administrador Menú Principal 1. Seleccionar Herramienta.Contabilidad. 2. Dar click en Agregar para que pase a la lista en Uso. 3. Dar click en Aceptar para guardar los cambios. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 9

10 Herramientas Contabilidad Electrónica - Cuentas - 10

11 Cuentas Contables Para comenzar a usar la herramienta debe ir al siguiente menú: Ruta: Herramientas Contabilidad Contabilidad Electrónica. Dentro de esta Herramienta se tendrá la opción de mapear las cuentas contables de la empresa de acuerdo al catálogo del SAT. Se cuenta con una barra de menú, que contendrá las opciones: Archivo. Dentro de esta opción se podrán realizar las siguientes acciones: Guardar Cambios. Aplicará las modi caciones realizadas en el catálogo de cuentas. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 11

12 Cerrar. Se empleará para salir de la herramienta. Edición. Contendrá la acción Anexos, esta función también se obtiene con el botón de Anexos y F4. Aquí se visualizarán los archivos generados. Ver. En esta opción se deberá colocar la acción Actualizar o bien F5, se obtendrá los datos más recientes de la cuenta. Maestros. Esta opción incluirá la acción Código Agrupador, que estará vinculada a una forma donde se podrá consultar el catálogo del CASAT. Con guración. En esta opción se alojará la acción General que se utilizará para establecer los siguientes parámetros: versión del CASAT, Ruta de documentos, Ruta de ejecutable. Herramientas. Deberá contener la acción Previo Catálogo de Cuentas, se empleará para la generación del archivo del catálogo de cuentas en formato XML. La barra de controles de esta herramienta está conformada de los siguientes controles: Ícono de Guardar. Botones de atrás y adelante., Botón Anexos. Botón De nición. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 12

13 Mapear Cuentas Contables A continuación se mostrarán los pasos a seguir para realizar el mapeo de sus cuentas de acuerdo a los requerimientos del SAT: 1. Seleccionar la cuenta a con gurar. 2. Clave SAT. Abrirá el catalogo CASAT. Seleccionar la cuenta que le corresponde de acuerdo al CASAT, igual que el catálogo de cuentas de Intelisis. En el ejemplo que se muestra hace referencia a un banco nacional, por lo que se elige la opción 2.1. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 13

14 Si las cuentas que está mapeando pertenecen al mismo código agrupador podrá hacer uso de la herramienta, dando click en botón derecho del mouse y seleccionando Asignar Código Agrupador. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 14

15 1. Seleccionar rango de cuentas a las cuales se les asignará el mismo código. 2. Dar click en Aceptar. Después de asignar el código a las cuentas seleccionadas se mostrará mensaje de proceso Concluido. Solicitará guardar los cambios realizados. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 15

16 En el botón de De nición, encontrará la descripción de nida por el SAT para la cada uno de los códigos que seleccione. Esta pantalla es de carácter informativo, no es editable. Las de niciones aún están siendo actualizadas por el SAT. Resguardo de XML Para generar el repositorio donde se guardarán sus archivos XML debe ir a: Ruta: Barra de Menú Con guración General. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 16

17 1. Muestra la versión del CASAT. 2. Excluir Cuentas. Si es necesario excluir cuentas en su empresa debe activar este check., lo cual abrirá un campo una sección en la con guración como se explica en la sección de Excluir cuentas. 3. Ruta de Documentos. Asignar la ruta donde se resguardarán los archivos generados. Se podrá asignarse dirección del servidor que alojará la base de datos o una dirección remota; en ambos casos deberá tener permisos de escritura en la carpeta especi cada. 4. Ruta de Ejecutable. Deberá especi car la ubicación del archivo ejecutable (7z.exe), el cual va a permitir comprimir los archivos XML generados. La con guración de esta dirección podrá asignarse local o remotamente. Este campo es obligatorio para poder guardar los cambios realizados. 5. Dar click en Guardar y Cerrar. Excluir cuentas En caso de que requiera excluir alguna cuenta y no enviarla al SAT debe seleccionar la opción de No, para que no se genere en el XML. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 17

18 Generar XML del Catálogo de Cuentas Antes de generar el XML de sus cuentas, podrá observar un preliminar de sus cuentas en el siguiente menú. Ruta: Barra Menú Herramientas Previo Catálogo de Cuentas. 1. Seleccionar de la lista de ayuda el Nivel que requiera observar de las cuentas entre Mayor, Subcuenta o Auxiliar. Se recomienda hacer la consulta con las de tipo Auxiliar ya que son a estas cuentas a las que se les asigna el código del SAT. 2. Dar click en Aceptar. A continuación se describe la función de los botones y ltros. 1. Exportar a Excel. Permitirá enviar la información de la vista a un archivo de Excel. 2. Con CASAT. Mostrará todas las cuentas que tengan asignado a la cuenta el código de nido por el SAT. 3. Sin CASAT. Mostrará todas las cuentas que no tengan asignado a la cuenta el código de nido por el SAT. 4. Todos. Trae todas las cuentas con guradas en su empresa y es la opción que trae por omisión al abrir esta pantalla. 5. Generar XML. Función que permitirá la generación del XML sobre las cuentas, información que será enviada al SAT. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 18

19 6. Buscar. Permite ltrar información de acuerdo a lo escrito en este campo, sólo aplica para las columnas CASAT, Cuenta y Descripción. 7. Estatus. Aplica para el estatus de las cuentas contables dadas de alta en la empresa correspondiente. Una vez que concluya el mapeo de todas las cuentas podrá generar su XML. Dar click en el botón Generar XML. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 19

20 En caso de que no se tenga todo el mapeo se mostrará un mensaje de precaución. Para obtener información veraz y dedigna debe concluir el mapeo de sus cuentas con el código de nido por el SAT. Dar click en Si, si requiere generar el XML. El sistema permitirá la generación del XML, aun sin completar todo el mapeo de sus cuentas, mostrando el mensaje de que el proceso ha Concluido. Nota: Si el archivo no cumple con la estructura de la de nición, el archivo no se deberá generar. Para observar el XML Generado debe cerrar la pantalla de Previo - Catálogo de Cuentas, dando click en el botón Aceptar o bien en el icono de Cerrar. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 20

21 Anexos En la pantalla de Contabilidad Electrónica dar click en el botón de Anexos, o usar otra de las dos opciones para abrir esta función. 1. Ir a Ruta: Barra Menú Edición Anexos. 2. Presionar F4. La barra de Herramientas de Anexos incluye los controles que se enumeran a continuación: 1. Botón Cerrar. Permitirá cerrar la forma de Anexos. 2. Íconos de visualización. Es un grupo de tres controles (Iconos Grandes, Iconos Pequeños y Detalles) que permitirán cambiar la forma en que se visualizan los registros. 3. Botón Actualizar. Deberá cargar y mostrar los datos más recientes. 4. Botón Con Acuse. Deberá actualizar la forma y mostrar solo los archivos que tengan un acuse de recibo asociado 5. Botón Sin Acuse. Actualizará los datos de la forma y mostrará solo los archivos que no tengan asociado un acuse de recibo. 6. Botón Todos. Al hacer clic en este control, se actualizará la forma y se mostrarán todos los archivos generados. 7. Botón Personalizar Vista. Este control se empleará para cambiar los datos que se visualizan en la forma. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 21

22 8. Campo de Buscar. Es útil para buscar un archivo capturando el nombre, el identi cador de la empresa, el ejercicio o el periodo; una vez capturada una cadena de texto, la forma deberá actualizar los datos mostrando los registros que coincidan con el texto ingresado. 9. Filtro de Árbol. Deberá actualizar los datos mostrados de acuerdo al nodo que se seleccione, él cuenta con una estructura del árbol por tipo de archivo, empresa, ejercicio y periodo del archivo generado. 10. Lista de archivos. Muestra los registros de los archivos generados del catálogo de cuentas, está compuesta por nombre, empresa, ejercicio, periodo, tipo, ruta del archivo generado y ruta del acuse asociado. Examinar Archivo Está acción permitirá abrir el archivo para su visualización. 1. Seleccionar archivo. 2. Dar click en botón derecho del mouse. Se observará una lista de acciones. 3. Seleccionar la opción Examinar Archivo. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 22

23 Se abrirá el archivo encriptado. Dar doble click sobre el archivo para visualizarlo. El XML se va a generar de acuerdo a las de niciones del SAT. Otra forma de observar el XML será ir a la ruta de nida para este n. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 23

24 Nota: Mientras no se adjunte un acuse, se deberá sustituir el archivo del periodo, una vez que el acuse este asociado al archivo, ya no se podrán generar más archivos en ese periodo. Adjuntar Acuse Está acción permitirá abrir el archivo para su visualización. 1. Seleccionar archivo. 2. Dar click en botón derecho del mouse. Se observará una lista de acciones. 3. Seleccionar la opción Adjuntar Acuse. Se abrirá un explorador para buscar y seleccionar al archivo del acuse. Se mostrará el mensaje de que el archivo de acuse se encuentra adjuntado. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 24

25 Además se observarán los siguientes cambios: 1. El icono del registro cambiará. 2. El campo Ruta del Acuse deberá presentar información. 3. Se deberá deshabilitar la opción Adjuntar Acuse del menú local. 4. La opción Ver Acuse del menú local deberá estar habilitado. Ver Acuse Esta acción permitirá abrir el archivo para su visualización. 1. Seleccionar archivo. 2. Dar click en botón derecho del mouse. Se observará una lista de acciones. 3. Seleccionar la opción Ver Acuse. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 25

26 Se mostrará el archivo de acuse. Contabilidad Electrónica - Cuentas - 26

27 Errores Frecuentes Contabilidad Electrónica - Cuentas - 27

28 Veri que la Con guración General Cuando se llegue a mostrar el siguiente mensaje de alerta se debe a que no ha con gurado correctamente la ruta d Contabilidad Electrónica - Cuentas - 28

29 Temas relacionados Contabilidad Electrónica - Cuentas - 29

30 Temas relacionados Liga publicada por el SAT. scal/normatividad/documents/a24_ pdf Contabilidad Electrónica - Cuentas - 30

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