VISION GLOBAL Autores: Ing.Lilliam Vega Torres Ing.Karina Jiménez Viera Lic.Mónica Muñoz Batista

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1 VISION GLOBAL 2006 SISTEMA GESTOR DE SUSCRIPCIONES Autores: Ing.Lilliam Vega Torres Ing.Karina Jiménez Viera Lic.Mónica Muñoz Batista LA HABANA Noviembre 2006

2 Resumen El proyecto Gestor de Suscripciones constituye un sistema elaborado a solicitud de la Empresa Gráfica de Finanzas y Precios (EGRAFIP) que permite controlar los clientes, contratos, adeudos y cobros relativos a las suscripciones de publicaciones y otros servicios que brinda dicha empresa. El sistema fue concebido como una aplicación de tres capas, programada sobre la plataforma.net con el lenguaje C#, utilizando como gestor de base de datos SQL Server 2000 y Crystal Reports para obtener las salidas del sistema.

3 INDICE 1 Introducción 1 2 Antecedentes 1 3 Requerimientos del Sistema 2 4 Herramientas utilizadas SQL Server Crystal Reports Tecnología.NET ADO. NET Expresiones regulares 5 5 Arquitectura 6 6 Descripción de los Módulos Codificadores Suscripciones Actualizaciones Otras publicaciones Otros servicios Cobros 9 7 Conclusiones 10

4 1 Introducción La Empresa Grafica de Finanzas y Precios (EGRAFIP), perteneciente al Ministerio de Finanzas y Precios, actualiza a sus clientes de las normas jurídicas, económicas y financieras emitidas por su entidad rectora, por el Ministerio de Auditoría y por otros organismos de la Administración Central del Estado. Ofrece publicaciones que contienen las disposiciones legales y procedimientos vigentes en materias de finanzas, precios, tributos, contabilidad y contravenciones, permanentemente actualizados, cuyas suscripciones se ofrecen a precios diferenciados. Estas ediciones resultan fuente de consulta imprescindible para empresarios, economistas, juristas y otros especialistas que se relacionan con el mundo de las finanzas. Los documentos sufren actualizaciones por parte de los ministerios, y es responsabilidad de EGRAFIP hacer llegar dichas actualizaciones a todas las entidades suscritas a las publicaciones. El quehacer de EGRAFIP es de tal importancia, que las auditorías exigen a las entidades la presencia de los documentos actualizados. Recientemente se aprobó la ampliación del objeto social de la Empresa: compilar y divulgar normativas emitidas por otros ministerios, labor hacia la que los especialistas encaminan sus esfuerzos, así como brindar un conjunto de nuevos servicios tales como la asesoría de especialistas en la rama entre otros. En mayo del 2005 EGRAFIP solicita los servicios de CITMATEL para elaborar un sistema informático que automatice el conjunto de funciones anteriormente descritas. Por estas razones se formalizó un contrato entre ambas empresas para la realización de una aplicación desktop programada sobre plataforma.net en lenguaje C#, utilizando como gestor de base de datos el SQL Server 2000 y Crystal Reports 9.2 para obtener las salidas del sistema. 2 Antecedentes La empresa EGRAFIP contaba con un sistema automatizado elaborado en ACCES que poseía un conjunto de deficiencias que hacía necesaria su sustitución. Entre las principales deficiencias se encontraban las siguientes: El sistema no implementa el registro y control de relaciones contractuales con los clientes de la empresa. Está establecido por ley que todas las relaciones comerciales entre empresas tienen que establecerse a nivel contractual. Los precios de las publicaciones no se especifican por moneda (sólo están almacenados los precios en moneda nacional). El sistema no funciona de manera correcta cuando el cliente paga con moneda libremente convertible. El sistema no permite al usuario seleccionar las líneas del contrato que se van a pagar cuando el cobro es parcial y los cobros de suscripciones pueden ser parciales, pero la información del importe restante después de realizado el pago en ocasiones no es consistente. 1

5 Cuando se están generando las deudas de los clientes no se tiene en cuenta la fecha de fin de los contratos, esto provoca que se generen deudas que no existen. El sistema no funciona como multiusuario. Cuando se genera una actualización de una publicación y se realizan los envíos no queda registro en el sistema. Esto puede provocar que un cliente reciba varias veces la misma actualización por error. El sistema no dispone de opciones para la gestión de los servicios. Esta es una nueva funcionalidad que brindará la empresa EGRAFIP. No se validan los códigos REEUP de los clientes contra el codificador oficial que periódicamente actualiza la Oficina Nacional de Estadísticas. Los clientes declarados inactivos reciben las actualizaciones de publicaciones. Cuando un cliente tiene esta condición no debe considerarse en los envíos que se generen después de su inactivación. El sistema permite almacenar cheques desconocidos y la causa se encuentra en un campo llamado observaciones. Es un campo texto que no permite agrupar ni obtener informaciones estadísticas. Existen opciones del sistema que no funcionan tales como la obtención de los clientes que poseen instrumentos de pago con saldo. Todas estas deficiencias provocan que el sistema en ocasiones se torne inconsistente y que los clientes de EGRAFIP realicen reclamaciones a la empresa por causa de estas dificultades. Debido a esta situación EGRAFIP decide hacer un nuevo sistema que solucione estos problemas y abarque otras funcionalidades. 3 Requerimientos del Sistema El sistema desarrollado permite realizar solicitudes de suscripción a publicaciones o servicios. Esta opción permite a un cliente (que se encuentre en el sistema o que vaya a solicitar los servicios por primera vez) obtener un contrato con las especificaciones legales, y una prefactura que contendrá los datos de las líneas suscritas, así como el importe total, lo que le permitirá obtener el instrumento de pago correspondiente en su entidad. Cuando el cliente ya posea el instrumento de pago que utilizará para llevar a cabo su contrato, entonces retorna a la empresa EGRAFIP con estos documentos y en ese momento se inserta el contrato en el sistema. A partir de ahí, recibirá los beneficios que lo amparan como cliente de la empresa. Un contrato puede ser cancelado, especificando el motivo y fecha. Esto puede ocurrir por ejemplo, si el cliente incumple con el pago establecido. Un contrato cancelado puede ser puesto en vigor nuevamente. El cobro de los contratos de publicaciones se realiza de manera anticipada y anual utilizando un instrumento de pago, para esto se toma en cuenta el precio de suscripción. Durante ese año el cliente recibirá todas las actualizaciones que se le realicen a las 2

6 publicaciones que tiene contratadas. Durante los años de vigencia del contrato, hasta la conclusión del mismo, el cobro se realiza teniendo en cuenta los precios de renovación. Los contratos de servicios se cobran en el momento, y no es posible renovarlos, sino que hay que realizar un nuevo contrato. Un instrumento de pago puede ser rechazado por el banco, en ese caso se realiza una cancelación del mismo, especificando el motivo, la fecha informándosele al cliente la deuda correspondiente. Existen deudas que pueden ser declaradas incobrables, tal es el caso de empresas mixtas que poseen contratos y por diferentes razones abandonan la prestación de servicios y desaparecen. Debido a los frecuentes cambios en las disposiciones económicas del país a las publicaciones se le realizan actualizaciones. Una actualización puede considerarse especial, en ese caso la reciben todos los clientes que la tienen contratada, los que se consideran especiales y otros, que por su importancia, deben recibirla también, tal es el caso por ejemplo del Ministerio de Educación. El sistema también posee una variedad de publicaciones que se consideran eventuales, tales como folletos informativos y publicidad que se les envía a los clientes. Estas publicaciones no poseen costo y son enviadas independientemente de los contratos establecidos. 4 Herramientas utilizadas El sistema se desarrolló utilizando un conjunto de herramientas de programación que permitieran obtener una arquitectura cliente-servidor con un diseño multicapas. 4.1 SQL Server 2000 Como servidor de base de datos se utilizó SQL Server 2000, con las ventajas propias de este tipo de gestor de bases de datos relacional, tales como que todos los datos están almacenados en una localización central de forma tal que permite su uso concurrente. Las reglas de seguridad se establecen una sola vez en el servidor y se ponen en vigor para todos los usuarios. Se optimiza el tráfico por la red ya que retorna solamente los datos que la aplicación necesita. Además, SQL Server 2000 realiza optimizaciones de alta velocidad para soportar grandes bases de datos. Presenta una gran escabilidad, es decir, permite la existencia de miles de usuarios conectados a una base de datos, permitiéndoles realizar modificaciones concurrentemente mediante la red. Protege completamente la integridad de los datos mediante el uso de las transacciones, ejecutándose cada una de ellas sólo si deja a los datos en un estado consistente. Posee además herramientas visuales de diseño para crear y mantener los diagramas de bases de datos. Por último, el motor relacional es seguro ya que puede utilizar la autenticación integrada con Windows, esto permite que las contraseñas no sean almacenadas en el SQL Server o enviadas por la red y puedan ser hackeadas. Una de las herramientas que incorpora SQL Server son los DTS (Data Transformation Services) o servicios de transformación de datos. Son herramientas y objetos que permiten mover información entre varios orígenes de datos. Esta opción fue Con formato: Numeración y viñetas 3

7 útil para desarrollar el sistema, ya que la base de datos anterior se encontraba en Access y permitió realizar la importación de los datos a SQL de manera satisfactoria, así como realizar las actualizaciones periódicas de los datos del REEUP que se ofrecen en formato DBF. 4.2 Crystal Reports 9.2 Para la elaboración de las salidas se utilizó la herramienta Crystal Reports, que está diseñada para trabajar, analizar e interpretar información de las bases de datos. Permite asociar a los reportes un origen de datos como puede ser ODBC, OLE DB, Dbase, FoxPro, Access, Oracle, SQL Server etc. De esta manera se selecciona una fuente de datos, que pueden ser tablas, procedimientos almacenados, vistas, en dependencia de las opciones que brinde el origen de datos seleccionado. En nuestro caso los reportes se realizaron utilizando procedimientos almacenados como fuente de datos. Esta herramienta brinda grandes facilidades para la elaboración de reportes y se integra con Visual Studio.Net. 4.3 Tecnología.NET Como entorno de programación se utilizó la tecnología.net, que es la nueva tecnología de Microsoft que ofrece soluciones a los problemas de programación actuales. El Framework de.net es una infraestructura sobre la que se reúne todo un conjunto de lenguajes y servicios que simplifican enormemente el desarrollo de aplicaciones. Mediante esta herramienta se ofrece un entorno de ejecución altamente distribuido, que permite crear aplicaciones robustas y escalables. Los principales componentes de este entorno son: Lenguajes de programación Biblioteca de clases de.net Common Language Runtime (CLR).NET Framework soporta múltiples lenguajes de programación y, aunque cada lenguaje tiene sus características propias, es posible desarrollar diferentes tipos de aplicaciones con cualquiera de estos lenguajes. La biblioteca de clases de.net Framework incluye entre otros: Windows Forms para desarrollar interfaces de usuario. ADO.NET para conectar las aplicaciones a bases de datos. ASP.NET para construir aplicaciones y servicios Web. La forma de organizar la biblioteca de clases de.net dentro del código es a través de los espacios de nombres (namespaces), donde cada clase está organizada según su funcionalidad. 4

8 4.3.1 ADO. NET ADO.NET, constituye lo más reciente en una extensa línea de tecnologías de acceso a bases de datos. Estas clases representan los objetos que contienen datos y que muestran las capacidades normales de las bases de datos: índices, ordenación, vistas. La pieza central de la solución de software propuesta es el DataSet, que es una copia en memoria de datos pertenecientes a la base de datos. Un DataSet contiene cualquier cantidad de tablas, donde cada una corresponde típicamente a una tabla de la base de datos, constituyendo una vista de los datos desconectada de la base de datos, es decir, existe en la memoria sin una conexión activa a una base de datos que contenga las tablas correspondientes. Las clases más usadas de ADO.NET son las siguientes: SqlConnection que constituye la conexión a la base de datos SqlCommand el comando que se ejecutará DataSet, almacena toda la información que se obtiene de los proveedores TablesCollection, colección de tablas (DataTable) que componen el DataSet, tiene entre otros métodos Add(), Remove(), Clear(), tradicionales en las clases que definen una colección. DataTable, es una tabla que contiene los datos almacenados en la memoria Expresiones regulares Otra de las herramientas de la tecnología.net utilizada en el presente proyecto lo constituyen las expresiones regulares. Ellas proveen un método eficiente para el procesamiento de textos, permiten extraer, editar, reemplazar o borrar subcadenas de texto. Esta herramienta fue utilizada para obtener los contratos y anexos a partir de las proformas diseñadas. En el proyecto se utilizó el namespace System.Text.RegularExpressions que contiene clases que facilitan el tratamiento de textos con expresiones regulares. La clase Regex permite crear un patrón definido mediante una expresión regular. Utilizamos el método Replace que sustituye todas las ocurrencias del patrón en la cadena de entrada y las reemplaza por el resultado de llamar al delegate MatchEvaluator. Regex.Replace(string input, System.Text.RegularExpressions.MatchEvaluator) Al construir el delegate MatchEvaluator se le debe pasar el nombre de un método que cumpla con la siguiente signatura: string Nombre_Metodo(Match m) Cuando se está llevando a cabo el reemplazo en la cadena de entrada, cada vez que el patrón case con un texto se realiza una llamada a este método para obtener la cadena de reemplazo. 5

9 5 Arquitectura El sistema está concebido como cliente-servidor. Fue diseñado multicapas y está abierto para que futuras implementaciones puedan cambiar la interfaz de usuario. Existen diferentes técnicas para descomponer los sistemas de software. Una de las más aplicadas es la descomposición en capas (Layering). Es necesaria la aplicación de esta técnica cuando un sistema: Es muy complejo para comprenderlo en su totalidad. Es muy difícil de mantener. Contiene elementos reusables difíciles de identificar. Está siendo construido por diferentes grupos de trabajo que pueden poseer distintos niveles de habilidad. Las estrategias de capas se pueden basar en: Responsabilidad Reusabilidad Se utilizó la estrategia de capas basada en la responsabilidad, que permite perfeccionar el desarrollo y mantenimiento de un sistema. Un ejemplo ilustrativo es la descomposición de un sistema en las siguientes responsabilidades: Lógica de presentación Lógica de negocio Lógica de acceso a los datos Cada una de estas responsabilidades es considerada una capa, como se muestra en la figura 1. Fig.1 Modelo de tres capas 6

10 La dirección de las dependencias implica una regla que es característica de los sistemas de capas. Un elemento de una capa particular sólo puede acceder a los elementos de su misma capa o de la capa inferior directa. Por ejemplo los elementos dentro de la capa de negocio no pueden acceder a la capa de presentación, así como elementos de la capa de acceso a los datos no pueden acceder a los elementos de la capa de negocio, a pesar de tener una relación directa. Esta estructura es considerada un grafo directo acíclico. El diseño del sistema Gestor de Suscripciones se basa en esta técnica. Existe una capa de datos, una de negocio y una de interfaz. Esta descomposición facilitó la implementación y desarrollo del software, separando el acceso a la base de datos de la lógica de la interfaz, utilizando la capa de negocio (Ver figura 2). El funcionamiento del sistema es multiusuario, se tomaron medidas para evitar concurrencias. Por ejemplo cuando el usuario inserta datos en la interfaz y el sistema necesita almacenar esta información en tablas temporales del servidor, se especifica el identificador del usuario. Cuando el cliente termina, se elimina de la tabla temporal la información asociada a él. Usuarios Capa Interfaz Capa Negocio Capa Datos Base de Datos Fig. 2 Arquitectura del sistema Entre los requerimientos también está la autenticación, que garantiza la protección de los datos. Se definieron los roles de usuario y las opciones a que estos tendrán acceso. 6 Descripción de los Módulos A partir de los requerimientos y el análisis realizado el proyecto se dividió en varios módulos. 7

11 6.1 Codificadores Este módulo agrupa un conjunto de opciones que permite al cliente insertar, modificar y eliminar elementos de los codificadores del sistema. Estos codificadores hacen que el sistema sea altamente configurable por su utilizador, haciéndolo flexible y adaptable a cambios en la gestión de la empresa sin que se requiera la intervención del programador. Algunos de los codificadores definidos son: Clientes Bancos Causales de cancelación de contratos Causales de cancelación de instrumentos de pago Monedas Organismos Publicaciones Otros servicios División político administrativa Zonas postales Tipos de entidad Unidades de medida de los servicios Preformas de contratos y anexos. El usuario del sistema puede definir plantillas de contrato de suscripciones y servicios, así como de anexos a suscripciones. En el momento de definir estos modelos, el usuario puede insertar en ellos los datos que le ofrece la aplicación de manera genérica. Este tipo de información se denomina datos variables, al ser insertados en la proforma se introducen como un código. Cuando un cliente solicite un conjunto de suscripciones o servicios el usuario selecciona una de estas plantillas de contrato y se sustituyen los valores reales del cliente y de sus demandas de suscripción en cuestión, obteniéndose texto del contrato o anexo. 6.2 Suscripciones El módulo permite solicitar, contratar, y cancelar una suscripción a un conjunto de publicaciones. La renovación de una suscripción también constituye otra de las opciones, así como la generación de las deudas de los clientes, que se conoce como los avisos de cobro. 6.3 Actualizaciones Entre las opciones que facilita el modulo se encuentran el registro y la generación de una actualización a una publicación, la generación del informe que contiene los clientes que 8

12 recibirán esta actualización (una actualización la reciben los clientes que estén suscritos a la publicación, si la actualización es especial se le envía a los clientes especiales y a otros que pueden ser seleccionados por el usuario del sistema). 6.4 Otras publicaciones En este módulo se implementó el envío de las publicaciones eventuales (a manera de reporte con las direcciones postales de los clientes) a los clientes de los municipios y provincias seleccionados por el usuario del sistema. 6.5 Otros servicios El módulo otros servicios fue implementado brindando las siguientes opciones al usuario del sistema: - Solicitar servicios Si el cliente posee otros contratos con la empresa EGRAFIP sus datos están almacenados, esto permite al usuario del sistema buscar a ese cliente y obtener los contratos anteriores a manera de referencia. Si el cliente no está registrado en el sistema se debe especificar el modo en que va a pagar el contrato. Luego debe seleccionar los servicios que desea contratar y usando una proforma se le imprime un contrato y una prefactura del costo por unidad y total de los servicios que desea contratar. - Contratar servicios Cuando el cliente ha decidido que esta de acuerdo con los términos del contrato, así como con los precios fijados se registra el contrato, actualizándose en el sistema su petición e inmediatamente se realiza el cobro, mediante el registro del instrumento de pago y el cobro de la factura generada al formalizarse el contrato. - Cancelar un contrato de servicios Cuando se desea cancelar un contrato de servicios se debe especificar la causa de la cancelación, así como la fecha en que ocurrió. A partir de ese momento el cliente no recibirá los servicios. 6.6 Cobros La principal función de este modulo es realizar cobros de las deudas de los clientes. El cobro comienza con el registro del instrumento de pago presentado por el cliente y se completa seleccionando las facturas a saldar total o parcialmente con dicho instrumento de pago. Otras opciones son el registro de deudas anteriores, así como la cancelación de instrumentos de pago, entre otros. 9

13 7 Conclusiones El proyecto fue concluido de forma exitosa obteniéndose una aplicación que se ajusta a los requerimientos de los usuarios y que se encuentra en explotación. En el desarrollo de la aplicación se aplicaron técnicas novedosas de diseño y programación soportadas sobre tecnología.net, SQL Server y Crystal Report. 10

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