Creando un País Digital NOTAS DEL PRODUCTO

Transcripción

1 Creando un País Digital NOTAS DEL PRODUCTO

2 Introducción DOM Digital es un sistema en línea (ON LINE) que permite automatizar todo el proceso de Solicitud de Permisos de Edificación y de Urbanizacion, implementada y operativa desde el año 2009, permitiendo a los vecinos, arquitectos y empresas constructoras tramitar via internet sus solicitudes optimizando asi los tiempos de ingreso y evaluacion, ademas de los costos asociados a la tramitacion en la Dirección de Obras Municipal (DOM). ITSolutions S.A. ha generado un modelo de arriendo del sistema, el cual estará alojado en los servidores de Microsoft, lo que permite a la DOM hacer uso del sistema sin necesidad de incurrir en costos e inversiones en infraestructura, mantención y administración del sistema. Actualmente en Convenio Marco habilitado para la compra directa. 2

3 Funcionalidades Técnicas de la solución Listado de Funcionalidades técnicas que están implementadas en la solución: Permite al usuario cliente autentificarse para ingresar un ambiente de trabajo en donde tiene la posibilidad de consultar y ver los temas pendientes con el municipio, además le permite ir guardando el formulario de solicitud mientras esta en el proceso de llenado, le da tiempo para recopilar toda la informacion requerida. También en este ambiente puede subir en línea la documentación requerida en al acta de observaciones. Ingreso y llenado del formulario 100% en línea validando que se llenen todos los campos obligatorios para cada tipo de solicitud, además de esto controla que se adjunten todos los documentos adjuntos requeridos. El sistema permite llenar el documento en varias etapas, permitiendo ir guardando antes te enviar la solicitud. El sistema no deja enviar una solicitud al municipio mientras no se llenen todos los campos obligatorios y adjunten todos los documentos requeridos por cada tipo de solicitud. Por temas de control y transparencia se solicita la autorización y/o validación del propietario, de la cada solicitud ingresada por su arquitecto representante. Permite redactar actas de observación y actas de rechazo Formato de las actas de observación, rechazo, certificado cuentan con auto llenado de los datos, tomándolos de los ingresados por el cliente en la solicitud, esto evita el re-tipeo y los errores que conlleva. Automaticamente, registra todas las observaciones del director de obras y el arquitecto revisor para llegar al acta final, permitiendo tener transparencia y trazabilidad en cada proceso de inicio a fin. Control de la carga de trabajo de los arquitectos revisores del municipio, antes de asignar las nuevas solicitudes Propuesta de del calculo del pago de derecho, esta claculo permitira ser modificado por el cliente. Por temas de trazabilidad existe un registro digital de la documentación solicitada en el acta de observación. Esta se puede consultar pero no modificar. Permite agregar en los documentos finales la firma física escaneada del Director DOM, en actas observaciones y certificados, tambien permite definir un director suplente, en este caso se cambian las firmas y en los registros queda grabao el director suiplente. 3

4 Vistas por rol para cada uno de los integrantes de la municipalidad, permitiendo a los usuatios del municipio, revisar via internet, toda la documentacion de las solicitudes, los formularios y su documentos adjuntos. Consulta para el cliente o su arquitecto representante, en donde podrá conocer en línea el estado de su solicitud. Vista abierta para cualquier ciudadano que desee conocer la información básica de una solicitud. Entrega una vista rápida de la bitácora o paso a paso de cada solicitud Vistas estadísticas solicitudes en proceso, con perfiles para cada uno de los usuarios Estadísticas de gestión consolidadas para el director de obras y otros usuarios que se definan. Herramienta de auditoria interna que controla de todo el proceso de cada solicitud, registrando responsables, tiempos, fechas, cambios de estado, incluso foros de conversación entre arquitectos y director de obras en el proceso del cálculo de derecho además de la definición de las actas de observaciones o rechazo. Transparencia y comunicación automática con el usuario final, durante todo el proceso, mediante correos electrónicos y/o mensajes de texto, indicando el estado en que se encuentra la solicitud, solicitando documentación adicional, indicando el monto que se debe cancelar en el proceso y finalmente cuando termina el proceso. Además el usuario puede en cualquier momento consultar en línea por su solicitud, obteniendo respuesta inmediata. Entrega información estadística de solicitudes registrados por tipo, fecha, estado, incluso de productividad por tipo de servicio y por arquitecto asignado a cada proceso ademas de estadisticas por montos de ingreso real. Genera vista de proyección de ingresos, por solicitudes en curso Opcional conexión al pago en línea del municipio Opcional incorporar firma digital Respaldo de la información subida al sistema a los servidores del municipio. 4

5 Módulos que componen la solución DOM DIGITAL El alcance de la implementación está acotado por los módulos de edificación y urbanización que actualmente están en funcionamiento en la municipalidad de Peñalolén y que se detallan a continuación. Estos formularios serán implementados en forma parcial como se describe en la propuesta de implementación. Módulo de Edificación Formularios de Permisos de Obra Menor 1.1 Solicitud de Permiso de Obra Menor 1.2 Permiso de Obra Menor 1.3 Solicitud de Recepción Definitiva de Obra Menor 1.4 Certificado de Recepción Definitiva de Obra Menor 1.5 Solicitud de Permiso de Obra Menor de Ampliación de Vivienda Social 1.6 Permiso de Obra Menor de Ampliación Social 1.7 Solicitud de Recepción Definitiva de Obra Menor de Ampliación de Vivienda Social 1.8 Certificado de Recepción Definitiva de Obra Menor de Ampliación de Vivienda Social Formularios de Permisos de Edificación 2.1 Solicitud de Aprobación de Anteproyecto de Edificación 2.2 Resolución de aprobación de anteproyecto de edificación 2.3 Solicitud de Permiso de Edificación 2.4 Permiso de edificación 2.5 Solicitud de Modificaciones de Proyecto de Edificación 2.6 Resolución de modificación de proyecto de edificación 2.7 Solicitud de Recepción Definitiva de Obras de Edificación 2.8 Certificado de recepción definitiva de obras de edificación Formularios de Solicitudes y Certificaciones Varias 5.6 Solicitud de Copropiedad Inmobiliaria 5.7 Certificado de Copropiedad Inmobiliaria 5.8 Solicitud de autorización de obras preliminares y/o demolición 5

6 5.9 Autorización de obras preliminares y/o demolición Formularios Construcciones en Zonas Declaradas Afectadas por Catástrofes 8.13 Solicitud Regularización de Edificaciones dañadas a consecuencia de una catástrofe 8.14 Certificado de Regularización de Edificaciones dañadas a consecuencia de una catástrofe Módulo de Urbanización Formularios Subdivisión y Urbanización 3.1 Solicitud de Aprobación de Anteproyecto de Loteo 3.2 Resolución de aprobación de anteproyecto de loteo 3.3 Solicitud de Aprobación de: Subdivisión, Fusión, Urbanización, Loteo, Loteo con construcción simultánea, Loteo DFL N 2 con construcción simultánea 3.4 Resolución de aprobación de subdivisión o fusión 3.5 Resolución de aprobación de: loteo, urbanización, loteo con construcción simultánea, loteo dfl n Solicitud de Modificación de Proyecto: Modificación de proyecto de loteo, Loteo con construcción simultánea, Loteo DFL N 2 con construcción simultánea Y urbanización 3.7 Resolución de modificación de proyecto de: loteo, urbanización, loteo con construcción simultánea 3.8 Solicitud de Garantía de Obras de Urbanización 3.9 Certificado de obras de urbanización garantizadas 3.10 Solicitud de Recepción Definitiva de Obras de Urbanización 3.11 Certificado de recepción definitiva de obras de urbanización Formularios División de Suelo y Condominios con Afectación a Utilidad Pública 4.1 Solicitud de Aprobación de División Predial con Afectación a Utilidad Pública 4.2 Resolución de aprobación de división predial con afectación a utilidad pública 4.3 Solicitud de Garantías de Obras de Urbanización: división predial con afectación a utilidad pública, copropiedad inmobiliaria con afectación a utilidad pública 4.4 Certificado de obras de urbanización garantizadas 6

7 4.5 Solicitud de Recepción Definitiva de Obras de Urbanización: División predial con afectación a utilidad pública, copropiedad inmobiliaria con afectación a utilidad pública. 4.6 Certificado de recepción definitiva de obras de urbanización Este sistema esta concebido y construido de forma modular y estandar, para facilitar su incorporación en cada municipio no importando su tamaño, se definieron roles de trabajo y funcionalidades para estos roles, de esta manera permite que el sistema se adapte a la realidad de cualquier miunicipio no importando el numero de usuarios que compongan la unidad DOM y configurando la solución para que responda al flujo de trabajo particular de cada uno de ellos. 7

8 Flujo implementado En base a reuniones con varios municipios se definió el flujo que se presenta en la siguiente imagen, cumple con proceso estantar de la mayoria de las instituciones. Claramente la construccion es modular y adaptable a la realidad particular de cada uno de ellos. Flujo de Trabajo genérico (simplificado) implementado en la solución Este flujo es adaptable a la realidad de cada municipio, mediante asignaciones de tareas a cada usuario, es decir, en un municipio pequeño uno o dos usuarios podrian tener todas las funcionalidades del sistema y en municipio grande podrian haber varios ususarios asignados a uno de los roles, como por ejemplo varios arquitectos revisores. Roles y Usuarios El sistema cuenta con los siguientes roles y usuarios Usuario: vecino, arquitecto, empresa constructura, solicitante (usuario externo) Mesón: Atención de público (usuario del municipio) Arquitecto Revisor: Arquitecto revisor de la solicitud (usuario del municipio) Jefe de Edificación: Jefe del los arquitectos revisores (usuario del municipio) Director DOM: Director de Obras (usuario del municipio) 8

9 Actualización periódica El licenciamiento anual considera las actualizaciones que se requieran para mantener funcionando la solución en línea y sin problemas. Los principales motivos en las actualizaciones tienen sus orígenes en: a) Cambios en las normativas del ministerio de vivienda que afecten en la operación de la solución, tales como, aparición de nuevos formularios por temas de catástrofes u otros, generación de nuevos campos en los formularios, etc. b) Mejoras de tecnología. En lineamiento a tener una solución utilizando las mejores tecnologías existentes en el mercado y apuntando a un continuo mejoramiento. DOM Digital es una solución que funciona 100% en línea, por lo que el municipio contratante del servicio no debe incurrir en costos adicionales de hardware y software, seguridad, respaldos o administración, todo esta cubierto en la licencia de uso. 9

10 Beneficios Beneficios a la Comunidad La comunidad tiene beneficios directos referentes a las solicitudes de trámites que ejecutan: Ahorro de tiempo y costos para los vecinos, Arquitectos e Inmobiliarios, tanto para evitar traslados como tiempos muertos. Aumenta la transparencia del estado de sus tramites, contrastando información del Municipio y su Arquitecto. Información de cada etapa para el usuario vía , al avanzar en las etapas del proceso. Incentiva la Corresponsabilidad ya que las contraparte se identifica como actor en el proceso, transparentando responsabilidades. Agiliza los trámites de solicitudes de servicios, permitiendo iniciar el proceso vía Internet, e ingresando digitalmente toda la documentación requerida. Conclusión El tiempo de tramitación de expediente digital con el sistema y corresponsabilidad se reduce en un 80% respecto de los expedientes presenciales 10

11 Beneficios de la Municipalidad Ahorro de tiempo (50%) para personal de la DOM, ingreso de la carpeta Eliminación de pérdida de antecedentes desde el expediente. Descongestión (30%) en la Unidad de Atención de Público. Mejora del servicio, entregando información oportuna, clara y certera del estado de cada tramite. Eficiencia en la asignación de recursos humanos, permitiendo al encargado de la unidad, balancear la carga de cada funcionario y controlar los tiempos de respuesta en cada etapa. Aumento de la transparencia de la gestión municipal hacia la comunidad. Gestión de ingresos al manejar la información de pagos de derechos en línea. Información detallada de Gestión de la DOM en forma automática. Generación de base de registros digitalizados de la Dirección de Obras Generación automática de reportería y gráficos de gestión relacionado con las solicitudes procesadas. 11

12 Mercado Público Ejemplo, para adquirir una licencia DOM DIGITAL 45K. En Mercado público encontrar el ID del producto, en este caso , luego seguir las indicaciones siguientes: 12

13 Servicios Complementarios Estos son servicios complementarios disponibles para las empresas adjudicadas en este convenio marco. Como se puede ver en la imagen. Para complementar la compra de una o más licencias de DOM Digital, en mercado público, existe una serie de Servicios Complementarios incluidos en el convenio marco Hardware, Licencias de software y Recursos educativos digitales, cono se ve en la imagen anterior. Estos Servicios Complementarios del convenio marco, ayudan a cubrir los requerimientos implícitos que conlleva la adquisición de licencias de software, una adecuada instalación (código ), su personalización (código ), entrenamiento en el uso (código ) y el soporte (código ) que aseguran la correcta utilización y buen desempeño de la solución adquirida. A continuación se presenta una tabla con los Servicios Complementarios disponibles con la compra de licencias DOM Digital. 13

14 Id de producto Producto SERVICIO COMPLEMENTARIO PARA PRODUCTOS DE LICENCIAS DE SOFTWARE - SOPORTE EXTENDIDO SERVICIO COMPLEMENTARIO PARA PRODUCTOS DE LICENCIAS DE SOFTWARE - CONFIGURACIÓN DE SOFTWARE SERVICIO COMPLEMENTARIO PARA PRODUCTOS DE LICENCIAS DE SOFTWARE - ENTRENAMIENTO DE USO SERVICIO COMPLEMENTARIO PARA PRODUCTOS DE LICENCIAS DE SOFTWARE - INSTALACIÓN DE SOFTWARE SERVICIO COMPLEMENTARIO PARA PRODUCTOS DE LICENCIAS DE SOFTWARE - DESINTALACIÓN DE SOFTWARE Personalización de la licencia Las funcionalidades de la licencia son las mismas para todos los usuarios, pero en consideración a que los municipios tienen diferentes realidades se integra al licenciamiento anual una personalización en la implantación de la licencia para cada nuevo municipio. VALORES LICENCIA DOM DIGITAL El licenciamiento de la solución depende de la cantidad de habitantes de la comuna. DOM DIGITAL 160K plus, es la licencia para comunas que tienen más de habitantes. 1. Servicio de implementación inicial El periodo de implementación de la solución es de dos meses y tiene un costo asociado de US$5.580 (cinco mil quientos ochenta dólares). Este costo se paga una sola vez. 2. El licenciamiento es de carácter anual con un costo mensual es de US$4.550 (cuatro mil quinientos cincuenta dólares). 14