MANUAL PLATAFORMA SMSWORLD

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1 1 MANUAL PLATAFORMA SMSWORLD - ENTRAMOS en - Ahora pinchamos sobre el enlace Plataforma de Envíos y nos llevara a la página principal de la plataforma. - En la página principal de la plataforma tenemos que poner el usuario y contraseña asignado.

2 2 Una vez dentro de la plataforma nos encontramos con varias pestañas: - 1ª Pestaña: Cuenta de Usuario - 2ª Pestaña: Agenda - 3ª Pestaña: Plantillas - 4ª Pestaña: Efemérides - 5ª Pestaña: Envíos - 6ª Pestaña: Registro

3 3 1ª Pestaña: Cuenta de Usuario. En esta sección podremos realizar: - Ver el nombre de usuario. - Ver y editar los datos personales (organización, contacto, , NIF, teléfono, dirección postal). - Modificar la contraseña de acceso a la plataforma. - Ver datos de gestión (número de créditos que disponemos en cada momento, última operación realizada y número de teléfono que tenemos asignado para los envíos). - Envíos: Configuración por defecto. Es esta sección se puede dejar activado por defecto las siguientes opciones: * Activar servicio de notificación de entrega (tendremos con esta opción activada un acuse de recibo de los sms). * Sustituir valores de la base de datos (campos asociados a la base de datos, como <<nombre>>, <<apellidos>>, <<campo 1>>, etc.). Aunque estas opciones se encuentren activadas por defecto en la pestaña de Cuenta de Usuario (recomendable), siempre se podrá desactivar para un determinado envío de sms, pulsando en la pestaña de Envíos y desactivando la casilla correspondiente.

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5 5 2ª Pestaña: Agenda. En esta sección vamos a gestionar la base de datos de nuestros clientes, pudiendo realizar segmentaciones por grupos, importar datos, etc. Existe dentro de la misma pestaña cuatro subsecciones: - Contactos. - Grupos de contactos. - Asignar contactos a grupos. - Importar contactos. En la primera subsección, Contactos, se pueden editar todos los contactos que tenemos en la agenda, se pueden agregar nuevos contactos y se pueden eliminar. Al pulsar en Nuevo contacto, nos lleva a la pantalla siguiente, donde podremos incluir los datos personales de nuestro cliente, incluso su fecha de nacimiento y otras efemérides para las felicitaciones o para recordatorios (de citas, etc.).

6 6 Cuando tenemos contactos (nuestros clientes) en la agenda, nos aparecerán en esta subsección por encima del botón Nuevo contacto, y podremos seleccionar cada uno de ellos para editarlos, así como eliminarlos pulsando la x del final de la fila de cada contacto.

7 7 En la segunda subsección, Grupos de contactos, podremos realizar diferentes grupos de clientes, y de esta forma hacer segmentaciones en nuestra base de datos. Por ejemplo, para enviar promociones a contactos de unas características determinadas (en una clínica veterinaria podremos segmentar p.ej. por tipo de mascota, en un colegio por edades y clases, en un gimnasio por asociados de cada deporte o disciplina, en un spa por sexo o tramos de edad para diferenciar tratamientos, etc.). En definitiva todas las segmentaciones que sean necesarias. En la imagen siguiente se puede ver que se ha creado tres grupos de ejemplo (hombres, mujeres y menores). Los grupos de contacto los podemos crear pulsando en la tecla Crear grupo, y nos envía a la siguiente pantalla en la que podremos poner el título y describir el grupo.

8 8 En la tercera subsección, Asignar contactos a grupos, podremos, una vez que tenemos los grupos de contacto creados y todos los contactos en la base de datos (dos primeras pestañas), ir seleccionando los contactos en cada grupo, de una forma sencilla, pudiendo seleccionar todos los contactos que queramos a la vez pinchando en las casillas correspondientes. En la zona izquierda tenemos los contactos que pertenecen al grupo seleccionado y en la zona derecha el resto de contactos que no pertenecen a ese grupo. En el ejemplo de la imagen, vemos que en el grupo menores hay actualmente dos contactos. Pinchando en los contactos de la casilla de la derecha, selecciono en este caso a dos contactos más y pulsando en la flecha, se me incorporan al grupo seleccionado. En ese caso, al pulsar en la flecha, tendría en ese momento cuatro contactos asignados al grupo menores. Además podremos filtrar o buscar contactos por nombre del contacto o número de teléfono.

9 9 En la cuarta subsección, Importar contactos, podremos realizar varias tareas. Por un lado descargarnos en nuestro ordenador el fichero excel en el cual digitalizamos los datos de nuestros clientes. Es muy importante respetar el orden de las casillas para que la plataforma lo reconozca sin problemas cuando vayamos a importarlo. Una vez creado nuestro archivo excel de base de datos de nuestros clientes, podremos importarlo, seleccionando previamente el archivo de nuestro ordenador y pulsando posteriormente la pestaña Importar. Con anterioridad le tendremos que decir a que grupo de contacto se asigna el fichero, y una vez realizado todo esto, se nos grabará en nuestra pestaña de Contactos.

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11 11 3ª Pestaña: Plantillas. En esta sección podremos gestionar nuestras plantillas. Éstas son sms tipo o modelo, que creamos con anterioridad y tenemos guardadas, para cuando vayamos a realizar un envío únicamente tengamos que pulsar en Cargar plantilla (de la pestaña Envíos), y no tenerla que redactar cada vez. Por ejemplo, imaginemos la clínica que recuerda las citas médicas a sus clientes. Se tendría una plantilla tipo generada y guardada para cargarla y enviarla cada día a distintos pacientes. Con esto el trabajo sólo se realiza una única y primera vez. Se observa en la siguiente imagen que están guardadas varias plantillas de ejemplo, y que pulsando en cada una de ellas se puede editar su contenido. Pulsando en Nueva plantilla, nos lleva a una nueva pantalla en la que podremos diseñar las plantillas que nosotros vamos a utilizar posteriormente en los envíos que realicemos. En esta pantalla pondremos el título de la plantilla y el contenido. Además nos indica los caracteres que permite la plantilla (en la parte superior), los caracteres que tiene el sms en cada momento (parte inferior, debajo del texto de la plantilla), y nos permite realizar envíos personalizados con hasta 9 campos asociados distintos.

12 12 Por ejemplo, al pulsar Nombre como campo asociado, nos va a poner en nuestro sms <<nombre>>, tal y como aparece en las plantillas de la imagen anterior. Con un único envío podremos enviar sms a todos los contactos de nuestro grupo seleccionado, y todos los sms personalizados con el nombre del destinatario. Por ejemplo si nuestro grupo tiene 500 contactos, con un único envío, enviamos los 500 sms a los 500 destinatarios y cada uno de ellos personalizado con su nombre (o con los campos que les queramos asociar, hasta 9 simultáneamente). Existen 3 campos libres (campo 1, 2 y 3), para que podamos personalizar nuestros envíos según nuestras necesidades.

13 13 4ª Pestaña: Efemérides. En esta sección podremos felicitar el cumpleaños o cualquier aniversario a nuestros clientes de una forma sencilla. Al tener nuestra base de datos con el nombre de nuestros clientes y su fecha de aniversario, al dejarlo programado se enviará cada sms en la fecha señalada. Previamente ponemos la plantilla que vamos a utilizar para felicitar a nuestros clientes, y la fecha en la que se envía, que puede ser el mismo día del cumpleaños, el día anterior, dos días o una semana de antelación, así como la hora en la que llega el sms al cliente. Esta aplicación resulta muy útil para fidelizar a clientes. Pero no tiene sólo esa utilidad, sino muchas otras. Así, podremos por ejemplo, en una clínica veterinaria, programar y enviar un sms recordatorio de las vacunas de las mascotas, en un taller mecánico recordar las citas de la ITV de los vehículos de nuestros clientes, etc. Una vez seleccionada la plantilla y programado el envío, se pulsa en Guardar y en Activar.

14 14 5ª Pestaña: Envíos. En esta sección podemos diferenciar tres zonas: izquierda, central y derecha. En la zona izquierda, podremos ver un resumen de las opciones seleccionadas para el envío. Resulta una forma muy rápida y sencilla de saber en todo momento qué opciones están configuradas, como el tipo de envío: sms, mms o waplink; si se notifica la entrega o no; si se sustituyen campos de la base de datos; si el envío está programado o no, etc. Además, los caracteres permitidos en el texto. En la zona central tenemos el editor del mensaje, que podremos escribirlo manualmente o bien seleccionar una plantilla (parte derecha de la pantalla) que tengamos guardada y cargarla, la cual se escribiría en el texto del mensaje. Como es un editor, se puede modificar todo lo que queramos, una vez se haya cargado el texto. Además, nos da información sobre los caracteres que restan del mensaje, y el número de mensajes que llevamos (se pueden enviar hasta 7 mensajes concatenados). Cuando agotamos todos los caracteres de un mensaje (160), automáticamente nos indicará que llevamos dos mensajes y el número de caracteres que quedan del siguiente sms. Y una vez que hayamos establecido las condiciones del envío, en la parte más baja, podremos enviar el sms pulsando la tecla Enviar. Respecto a la zona derecha de esta pestaña, son las condiciones del envío: 1.- Plantillas : En este apartado podremos seleccionar la plantilla de sms que queramos enviar (de las que se han creado con anterioridad), para posteriormente cargarla en el texto del mensaje. Además se puede añadir un código aleatorio, para diferentes tipos de concursos (pueden consultarnos respecto a esta posibilidad).

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16 Base de datos ; pulsaríamos la casilla en el caso de que nuestro mensaje contuviese datos para ser sustituidos por campos de la base de datos. Ejemplo: En el caso de la imagen siguiente (ver el texto del mensaje), al personalizar nuestro mensaje a cada cliente de un grupo de contacto, a cada cliente le saldría en su mensaje, por ejemplo Luis ó María, tu cheque ahorro o el nombre que le correspondiese; y en nuestra plantilla aparecería el texto <<nombre>>, como en la imagen. En estos casos, hay que marcar siempre esta casilla para que la plataforma lo reconozca. Si tenemos activada por defecto esta opción en la Cuenta de Usuario, siempre es posible desactivar dicha casilla para un determinado envío.

17 Notificación de entrega : En este casilla podemos activar el servicio de notificación de entrega. De esta forma, cuando enviamos un mensaje o grupo de ellos, el operador nos indicará todos los sms que han llegado a los teléfonos de los destinatarios (es decir, nos indicará no sólo que se ha enviado al teléfono correspondiente, sino también que ha llegado al mismo). ES UN ACUSE DE RECIBO. Si ponemos un de notificación este acuse de recibo nos llegará al , si lo dejamos en blanco, nos aparecerá siempre en la sección siguiente de la plataforma, Registro. Si tenemos activada por defecto esta opción en la Cuenta de Usuario, siempre es posible desactivar dicha casilla para un determinado envío.

18 Destinatario : en esta casilla podemos elegir entre poner una lista de teléfonos de forma manual y separados por comas, poner un contacto o varios contactos de nuestra base de datos, o directamente un grupo de contacto completo que tengamos creado previamente.

19 Remitente : En esta casilla, por defecto aparecerá el número de teléfono que tenemos asignado para realizar los envíos. En este caso, todos los sms que enviamos van a permitir al destinatario poder contestar a nuestro sms inicial, es decir permite siempre el sms de retorno. Otra posibilidad consistiría en cambiar ese número por el nombre de la empresa, y al destinatario le aparecería el nombre en el encabezado del sms. Esta opción no permite el sms de retorno pero puede ser válida para cuando no necesitemos ese retorno por parte de nuestros clientes.

20 SMS : Esta casilla nos da la posibilidad de programar el envío, en fecha y hora; de esta forma lo dejamos programado en el momento que queramos y no tenemos que estar pendientes en el momento del envío. Cuando vayamos a realizar un envío certificado, marcaremos la casilla que aparece debajo de la programación. Al pulsar en Realizar envío certificado, nos da la opción de Contrato certificado, para el caso de enviar un contrato con posibilidad de respuesta del destinatario y por tanto, con la misma validez jurídica que un contrato firmado de puño y letra. En este caso, podremos rellenar los datos del de recepción, nombre o razón social y NIF.

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22 MMS : En caso de querer enviar un MMS, es decir, un SMS pero con mayor capacidad, en el cual podremos incluir archivos (fotos, videos, pdf, etc.), marcaremos esta opción. En ese caso, podremos incluir el asunto del mensaje y seleccionar el archivo que se va a enviar de la carpeta de nuestro ordenador. Además, podremos enviar también un mms certificado seleccionando la casilla correspondiente.

23 Waplink : El programa nos permite una función muy útil para aquellas empresas que disponen de aplicaciones para móvil. Al pulsar esta opción, nos sugiere que indiquemos una url, que será la página que soporte la descarga de la aplicación para el móvil. Es decir, que si una empresa crea una aplicación para móvil para que sus clientes accedan de forma cómoda a distintos contenidos, determinadas compras o reservas, etc., puede enviar a sus clientes un waplink con la dirección de descarga, y cuando el sms llegue al móvil del destinatario, automáticamente se redirige a la página de descarga y éste puede descargar e instalar la citada aplicación. No existe una forma más fácil y cómoda de invitar a tus clientes a utilizar la aplicación móvil de tu negocio.

24 24 6ª Pestaña: Registro. Esta última pestaña o sección es muy útil para conocer en todo momento el estado de nuestros envíos. En primer lugar tenemos un filtro por fecha, es decir, al poner dos fechas y buscar, el programa nos indicará todos los sms que se encuentran en ese intervalo de fechas. En la zona de la izquierda podremos seleccionar si lo que buscamos son sms enviados, sms recibidos o sms programados. Una vez buscados los sms, el programa nos indica en cada uno de ellos la fecha y hora de envío, el teléfono del destinatario, el coste del envío en créditos y el contenido íntegro del mensaje. Además nos indica el estado del envío del sms, y en la parte izquierda, debajo de la selección del tipo de mensaje, aparece la leyenda del estado del mensaje. Podemos ver en la imagen siguiente que los 3 sms están en color verde y con la leyenda D, quiere decir que su estado es Entregado al destinatario, ya que se activó el servicio de notificación de entrega. Es decir, en este caso tenemos un acuse de recibo de cada uno de los sms enviados.

25 25 Cuando el mensaje es un sms certificado, un contrato, o un mms certificado, aparecerá un icono para descargarse el certificado. Esto implica algo muy importante, por un lado, si el se borró por error, siempre podrá recuperarse aquí; y por otro lado, la rapidez, y también la facilidad, a la hora de consultar los certificados.

26 26 ENVIOS DE CERTIFICADOS Cuando la empresa suscribe un contrato con SMS WORLD, no sólo puede utilizar la plataforma de envíos de sms tal y como ha sido explicada, con todas las posibilidades, tanto en comunicaciones certificadas como no certificadas, sino que en las comunicaciones certificadas podrá usar también el . Es decir, dichas comunicaciones certificadas podrán realizarse vía sms para comunicados cortos, vía mms para un mayor volumen de datos y con la posibilidad de inclusión de todo tipo de archivos, así como vía , en el que se podrá adjuntar varios archivos, y en el cual se certifica tanto el contenido del mensaje como todos los documentos adjuntos. Esta posibilidad de certificado es muy apropiada para certificar facturas, y todo tipo de documentos. Requerirá que la empresa nos solicite darle de alta en uno o varios s de su propiedad, desde los cuales podrá realizar este tipo de envíos. De esta forma, el usuario puede utilizar dichos s para sus envíos ordinarios, exactamente igual a como lo realiza actualmente, y también para envíos certificados, de una manera tan sencilla como poniendo la dirección adicional en Cc (con copia); tratándose de envíos con la misma validez jurídica que los certificados tradicionales.

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