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2 BSC-Software El Sistema Balanced Scorecard, BSC-Software, tiene como principal funcionalidad visualizar mediante un navegador WEB el seguimiento y control del estado actual de la Planificación estratégica (Cuadro de Mando Integral) y de sus Indicadores operativos Anuales como son el Formulario H, Convenio de Desempeño Colectivo, PMG, Sistema de Gestión de la Calidad, etc. El sistema posee 7 módulos correspondientes a: 1

3 Administración Configuración inicial del sistema como el ingreso de usuarios, tipos de usuario, unidades de negocio o centros de responsabilidad, definición de la planificación estratégica (Misión, Visión y Estrategia), productos estratégicos, productos de gestión, creación de tipos de compromiso (FH, CDC, PMG). Parámetros del Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral (CMI) Configuración de las Perspectivas, Objetivos Estratégicos, Objetivos Específicos, Indicadores y relaciones de Causa y Efecto. Datos manuales Creación de mantenedores y datos manuales para la asociación de las fórmulas de los indicadores. Procesos Cierre de Año y cálculo de valores históricos. Resultados Estado de Indicadores del CMI, exportación de datos (Excel), resultados de indicadores de compromiso (FH, CDC, PMG, etc.) Planes de Acción Módulo de control de actividades asociados a indicadores y a Objetivos Estratégicos. Sitios de Interés Módulo donde usted podrá configurar las páginas Web de Interés de su organización como acceso directo (Intranet, Manuales de Usuario, etc.). El poblamiento y Migración de datos se podrá realizar de la siguiente manera: 2

4 Las migraciones serán de forma manual, para esto, se deberá estimar el tiempo de carga de datos por parte de nuestro personal mediante la evaluación del volumen de información. El poblamiento de la información será de dos formas: Manual: dependerá del perfil que tenga el usuario para el ingreso de la información del sistema. Automática: El sistema permite la extracción y conectividad con otras fuentes de información para el poblamiento de la información. Motores de Bases de Datos a conectarse para la extracción de la información: My SQL. SQL Server. SQL express. Sybase. Registro El sistema es capaz de mantener un registro del uso y almacenamiento de todas las acciones de los usuarios sobre el sistema (transacciones). A dicho registro sólo es posible acceder con el perfil de administrador del sistema. Funcionalidad y procesamiento de los datos: El sistema es capaz de visualizar y controlar los distintos niveles de gestión en cuanto a: El Cuadro de Mando Integral con los resultados de sus perspectivas, objetivos estratégicos, objetivos específicos, indicadores y planes de acción asociados. 3

5 Tipos de compromiso con los resultados de los distintos formularios como FH, CDC y PMG. Cada uno de los resultados mencionados son mostrados por centro de responsabilidad, tipo de compromiso, meta y valores asociados. Para la definición de Indicadores se consideran los siguientes atributos: Centro de responsabilidad, Centros de Costos o Unidades de Negocio. Metas. Objetivos específicos o por centro de responsabilidad al que se asocia el indicador (sólo para configuración del CMI). Tipos de Compromiso al que se asocia el indicador (sólo para configuración de indicador asociado al FH, CDC, PMG, etc.) Descripción del indicador. Rangos de Cumplimientos (semáforos para ver el estado y avance del cumplimiento de las metas). 4

6 Magnitudes (si el indicador será medido en forma porcentual, días, números, Mts, etc.) Ponderación (peso de indicador en cuanto al tipo de compromiso o aporte al objetivo específico). Indicadores por Género (Tipos de compromisos). Indicadores por Territorio (Tipos de compromisos). Periodicidad del cálculo (mensual, semestral, trimestral y anual). Vínculo a hoja de vida del indicador. Reportes. El registro histórico de los indicadores debe permitir la evaluación para periodos determinados por el usuario. Las características del software desde las perspectivas del tiempo: Capacidad de operar en año calendario. Acceso y modificación de información para años anteriores. Traspaso de información de un año a otro a través del cierre y apertura de año. Realización de cortes semestrales, trimestrales, mensuales, anuales y estados de avance para el año en curso. Cada Indicador posee una ficha de descripción donde se detalla toda su configuración. 5

7 Capacitada de seguimiento de indicadores en forma gráfica. Ayuda contextual y manual de Usuarios incorporadas al sistema. Visualización de la Información Este punto sigue la siguiente lógica: Misión / Visión: Se podrá ver el comportamiento de las perspectivas del CMI, 6

8 El Mapa Estratégico: esta opción despliega información acerca de los Objetivos Estratégicos, los Objetivos Específicos y sus Indicadores asociados con los valores y estados respecto al cumplimiento de sus metas. 7

9 Visualización de la Información por Tipos de Compromiso, Centros de responsabilidad, Indicadores, metas y estados de avance. 8

10 Reportes Los reportes son generados en formato estándar de MS Excel para el CMI y para los distintos tipos de Compromiso. 9

11 Los formatos de los reporte se ajustan a la necesidad del cliente. 10

12 Acciones El sistema desencadena acciones en función de criterios, reglas o umbrales definidos como el envío de E- mails automáticos cuando no se están cumpliendo las metas. Envío de correos avisando los plazos de Ingreso de Información. Flujograma Sistema BSC Software 11

13 Descripción de los procesos señalados en el flujograma del sistema Balanced Scorecard 1. En esta pantalla se agrega la definición de la planificación estratégica de la organización como la Misión, Visión, Estrategia y los rangos de cumplimiento de la Visión. 2. En los perfiles se definen los tipos de usuarios que van interactuar en el software, las claves de usuario, los centros de responsabilidad y los cargos del personal. 3. Se debe configurar en esta opción todo lo referente a: Dimensión, Ámbito, Tipos de Compromiso (FH, CDC, SIG, PMG, etc.), magnitudes, tipos de metas con archivo, tipos de documentos, Productos de Gestión Interna, Productos Estratégicos y las Conexiones a la Base de Datos. 4. Definición de las los Ejes Estratégicos. 5. Definición de las Perspectivas con su peso porcentual y descripción. 6. Definición de los Objetivos Estratégicos ligados a la perspectiva. 7. Definición de los Objetivos por Centro de Responsabilidad o Específicos ligados al Objetivo Estratégico, con su peso porcentual. 8. Definición y construcción de los Indicadores asociados al objetivo por centro de responsabilidad como es en el caso de los indicadores del CMI y de los indicadores ligados al centro de responsabilidad correspondiente a los Tipos de Compromiso. 12

14 9. En esta opción de genera la relación de causa y efecto entre los distintos objetivos estratégicos del CMI. 10. Esta opción visualiza el Mapa Estratégico de Causa y Efecto. 11. Una vez creados los indicadores se debe generar el mantenedor de datos y los datos manuales (numerador o denominador) que contendrán las variables asociadas a las consultas. 12. Las consultas hacen referencia a un dato que se almacena dentro de la base de datos, cada consulta representa una variable de la formula, ya sea esta un numerador como un denominador, hecho esto luego se debe volver a la pantalla de indicadores y generar la formula. 13. El Ingreso de datos es la opción para que los usuarios digiten los valores de los indicadores asociados a su cuenta. 13b.Opción de carga masiva para el ingreso de datos en donde se genera una plantilla en Excel para realizar la carga de los datos históricos. 14. Cálculo de valores histórico es la opción que cumple la función de refrescar o actualizar los valores ingresados al indicador. 15. Visualización del Mapa Estratégico institucional. 16. Visualización de los indicadores asociados al CMI. 17. Gráficos por Indicador. 18. Visualización en pantalla de los indicadores por Tipo de Compromiso (FH, CDC, SIG, PMG), además se podrá imprimir el reporte por indicador en formato Word. 13

15 19. Esta opción permite al usuario exportar en formato Excel todo el formulario correspondiente a los tipos de compromiso como para los indicadores del CMI. 20. Acá se podrá crear un link en donde se podrá acceder a los reportes de la Unidad de Planificación y Control. 21. Esta opción es para que a través de un link el usuario pueda acceder al manual de usuario. 22. Módulo de creación de los planes de acción. 23. Generación de los Usuarios que intervienen en los Planes de Acción. 24. Definición de Indicadores ligados al Plan de Acción. 25. Definición de las fechas de cierre para el ingreso de los valores del Plan de Acción. 26. Ingresos de Datos de los valores del Plan de Acción. 27. Muestra de los valores del Plan de Acción ya sea de forma mensual, trimestral o anual. 28. Muestra de los Gráficos del Plan de Acción 14

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