26/05/2015. UNL. FCE. Cátedra Auditoría. Unidad VIII. Temas A.

Transcripción

1 UNL. FCE. Cátedra Auditoría. Unidad VIII. Temas A. Enfocados al Ciclo de Ventas, Cuentas por Cobrar y Cobranzas. Temas a desarrollar 1. Porqué es un ciclo crítico del negocio? 2. Afirmaciones y objetivos auditoria 3. Sistema de control interno. 4. Factores de riesgo inherente y de control. 5. Procedimientos de auditoria 6. Requerimiento de información típico. 7. Programa de trabajo. 2 1

2 1.- Por qué es un ciclo crítico para el negocio? El crecimiento de las ventas y la mejora constante en el gerenciamiento de las cuentas a cobrar (y cuentas a pagar) contribuyen a la mejora del efectivo operativo de la empresa El efectivo operativo permite: - repagar prestamos financieros y eliminar costos intereses. - invertir para mejoras rentabilidad - aumentar el valor de la compañía Afirmaciones y objetivos del ciclo. INGRESOS POR VENTAS. Afirmaciones Veracidad: Integridad: Los ingresos representan los montos derivados de las ventas y están reducidos por las notas de créditos reales. Todas las ventas están integramente y bien contabilizadas en los registros contables. Las ventas están registradas en el período correcto. El corte de operaciones es correcto. Los objetivos del auditor se ven representados por las afirmaciones del ciclo. Valuación y exposición Las ventas y sus descuentos están bien calculados y valuados por el monto correcto para valores de contado. Las ventas han sido clasificadas y descriptas correctamente y se expusieron todos los aspectos para que sean comprendidas adecuadamente. COBRANZA DE DEUDORES Afirmaciones Veracidad: Se ha recibido efectivo u otro medio de pago por parte de un deudor Integridad: Valuación y Exposición: Todas las cobranzas están integramente y bien contabilizadas en los registros contables. Las cobranzas están registradas en el período correcto. El corte de operaciones es correcto. Los recibos y los descuentos están bien calculados y contabilizados. CUENTAS A COBRAR POR VENTAS Afirmaciones Veracidad: Integridad: Valuación y Exposición: Las cuentas a cobrar representan derechos exigibles por las ventas de bienes o servicios. Todos los saldos de cuentas a cobrar están integramente y bien contabilizadas en los registros contables, en el período correcto. Los saldos de cuentas a cobrar reflejan todos los hechos que afectan su valuación, se han constituido las previsiones apropiadas. Están adecuadamente resumidas y se han expuesto todos los aspectos para una comprensión adecuada. 2

3 3.- Sistema de control interno Indicadores Proceso Estructura y organización Cuestiones de estructura y organización Definir Gerencias de Ventas y Marketing o Ventas+Marketing juntos. Responsabilidades y perfiles de puestos. Código de conducta. Normatización de los procesos principales. Plan de carrera. Paquetes de beneficios. Incentivos. Mediciones y autorizaciones. Evaluaciones de desempeño y potencial. Niveles de rotación requeridos. Reconocimiento de gastos. Autorizaciones. Plataformas de clientes. Rendimientos por vendedor. Mantenimiento & potencialidad. 6 3

4 3.2.- Cuestiones de proceso Clientes Requisitos alta. Categorización. Política de créditos. INPUT - Mercados/Competencia - Estrategia MKT /Ventas - Presupuestos Ventas Negociar Pedidos Lista de precios. Acuerdos de precios. Licitaciones. Administración ventas. Control precios. Control de límites de crédito. Logística Pickeo/preparación/remisión Envios & facturaci Asignación transportista / Regreso documentación. ón Cobros Estrategia de cobranzas (proactiva-retroactiva/grupos de cobradoresclientes) Manejo de diferencias. Pasos hasta legales. Cuentas a cobrar Reporte cierre mes. Control límites de crédito. Previsión incobrables Cuestiones de indicadores Días de venta en la calle (DSO) Antigüedad de cuentas a cobrar (% vencidas y plazos). Relación cobranzas/ventas mensuales. Cantidad de clientes activos últimos 12 meses. Plazo promedio de pago real facturas últimos 12 meses. Cantidad de facturas y recibos procesados últimos 12 meses. Cantidad conciliaciones realizadas últimos 12 meses. Cantidad de conciliaciones pendientes. Tiempo promedio entre identificación discrepancia y solución. Relación incobrabilidades / ventas últimos 2 años. 8 4

5 4.- Factores de riesgo Factores de riesgo Inherente: Muchos deudores nuevos Procedimientos o sistemas nuevos Concentración clientes Nuevos productos a precios bajos Posibilidad devoluciones La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados. 4.- Factores de riesgo Factores de riesgo de control: Envíos de productos no requeridos por el cliente. Imputaciones de saldos de cuentas a cobrar a gastos inexistentes Remisión de productos no autorizados. Ventas no registradas. Ventas a precios bajos por error o fraude. Imputación equivocada de cobranzas de clientes. Manipulación de fechas de corte. La clave es encontrar para cada factor de riesgo un procedimiento de auditoría que lo mitigue. Razonar ejemplos para cada uno de los indicados. 5

6 5.- Procedimientos de auditoría Pruebas de controles Validar envío de resumenes de cuentas a clientes y el tratamiento dado a las discrepancias. Observar proceso de aprobación de precios, ventas y créditos. A partir del IVA Ventas, seleccionar una muestra de facturas de ventas y examinar: aprobación de la venta, el crédito, el remito conformado, autorización del precio, cálculos de cantidad por precio, fecha de registro, clasificación, pase al archivo maestro de clientes y al mayor general. A partir de facturas/remitos/notas de pedido del archivo, verificar que estén debidamente registradas contablemente. 5.- Procedimientos de auditoría Pruebas sustantivas Enviar confirmaciones de saldos (5.3) Validar el corte de documentación de notas de pedido, remitos, facturas de ventas, recibos, notas de crédito/débito al cierre de ejercicio (último documento emitido y último contabilizado). Examinar cobros posteriores al cierre de clientes. Analizar suficiencia de las previsiones (incobrables, devoluciones, etc) Realizar procedimientos analíticos (DSO, % crecimientos, etc) Examen de la exposición en corrientes/no corrientes; plazos de vencimientos, tipos de garantías, etc. 6

7 5.- Procedimientos de auditoría Confirmación de saldos. Bases de selección (ranking de saldos / ranking de ventas / raros ). Planilla de control para seguimiento. Revisión de correspondencia con cia. Impacto de negaciones. Despacho. Segundos pedidos. Prácticas. Procesamiento de respuestas. Revisar pagos posteriores. Conclusiones. 6.- Requerimiento de información típico del rubro (auditoría recurrente) ABCD LISTADO DE REQUERIMIENTOS ANUAL AL F.K. N.H. General Informe de venta por producto y precio de venta / Costos al Listado de los cobros del ejercicio Archivo digital con la bajada de los asientos diarios, los siguientes son los datos mínimos que debería contener el archivo, siempre que el sistema los guarde. Si hay datos adicionales, no hay inconveniente: Número de asiento (numérico / carácter) - Número de cuenta (numérico / carácter) - Descripción de cuenta (carácter) - Leyenda del asiento (carácter) - Importe (numérico) - Debe/haber (carácter) - Fecha (date) - Hora (time) - Usuario que lo ingresó (carácter). Subdiarios de IVA Compras y Ventas de los meses de Octubre a Diciembre 2014 (en formato electrónico). Créditos Auxiliar de deudores por venta en moneda local, moneda extranjera e intercompany al acompañado del aging a dicha fecha (formato electrónico). Detalle de los remitos entregados a los clientes y no facturados al momento del cierre del periodo (formato electrónico). Auxiliar de deudores morosos y en gestión judicial al (formato electrónico). Detalle, abierto por cliente y por documentación, de la Previsión para deudores incobrables al (Impreso y en formato electrónico) Detalle de las altas y bajas del ejercicio de la cuenta de deudores en gestión judicial y de la cuenta de Previsión para deudores al Con los cobros del ejercicio, cobros posteriores y las ventas desde el al se realizara el roll-forward de los clientes seleccionados en el preliminar. Anticipo Clientes Detalle de los anticipos recibidos de clientes al (formato electrónico). Resultados Detalle de las cantidades e importes vendidos por línea de producto durante el periodo bajo análisis. Posteriormente, seleccionaremos determinadas cuentas y efectuaremos un voucheo de gastos sobre las mismas. Para dicho procedimiento solicitaremos los mayores de las cuentas, y luego de seleccionar una muestra, la documentación correspondiente. 7

8 7.- Programas de trabajo. Ejemplo Empresa: SABALERO SA Rubro: VENTAS, COBRANZAS Y CUENTAS A COBRAR PROGRAMA DE TRABAJO Ref.: Hecho por: Trabajo realizado por Tiempos (horas) PROCEDIMIENTOS Previsto Real Previsto Real IMPORTANTE!!! : VINCULAR CON LA VALORACIÓN DE RIESGOS Sobre la base del listado de saldos individuales de clientes al cierre del ejercicio: 1 a) Compare el monto total con el saldo de cuentas a cobrar del mayor J1 0.2 b) Verifique nombres y cantidades en el mayor auxiliar J1 2 c) Consulte al personal de cuentas corrientes sobre situaciones no habituales J1 1.0 d) Compare la evolución mensual de saldos a nivel de cuentas partiendo del cierre anterior J1 2 Ref. Coment 3 Solicitar confirmación de saldos de clientes al cierre noviembre, incluyendo 2 exports en cta cte a) Definir la muestra a confirmar. Incluir clientes con NC emitidas por Castagno J2 8 b) Resuma los resultados e investigue diferencias mediante indagaciones J2 8 c) Contacto telefónico para aquellos clientes que considere problemáticos J2 2 Tests: clientes que conformen el 80% de saldos y de ventas + 5 agregados por raros. 5 Cierre. Releve y documentos datos del corte J1 2 6 Previsiones al cierre de ejercicio a) Analice la recuperabilidad de los saldos de cuentas vencidas (en base a gestión y antec) J2 8 b) Compare con el saldo acumulado cia y proponga ajuste J2 2 c) Verifique pagos posteriores al cierre J2 2 d) Analice NC emitidas con posteriodidad al cierre que impactan en el cierre J2 4 7 Verificar razonabilidad global: tomar el saldo inicial y rastrear producción total del perído, ventas del período y saldos al cierre. Tests: 5 productos J2 8 8 Análisis de precios de un mismo producto para distintos canales y para venta en privados y en el sector público. Hacer indagaciones para justificar las diferencias. Test: 10 productos S 6 10 Identificar transacciones inusuales o ajustes manuales a operaciones típicas de ventas o cobranzas. Tests: cierres ; ; ; Totales 69 Conclusión: 15 Discusiones - Preguntas Julio 11,