Manual de Instrucciones ActualSoft! todos los derechos reservados

Transcripción

1 Manual de Instrucciones 2004 ActualSoft! todos los derechos reservados 1

2 Índice: Introducción.. 3 Configuración del sistema 4 Planes de cuotas 5 Gestión de cuotas / emisión.. 6 Gestión de cuotas / cobranza y control. 7 Gestión de socios.. 8 La Caja. 9 Informes

3 Introducción ActualCuotas! Es un pequeño pero eficiente programa de control de cuotas de un grupo de socios, aplicable a cualquier tipo de institución, club, organización, etc. que desee llevar el control de emisión, cobranza y seguimiento de cuotas de sus afiliados. Con ActualCuotas! podrá actualizar un padrón de socios, realizar una contabilidad sencilla tipo flujo de fondos, emitir informes y automatizar la tarea de aviso de cuotas impagas a los socios. El manejo es sencillo, el mismo posee una botonera tipo panel a la izquierda, práctica y sencilla. Acceso a padrón de socios, desde allí ud. podrá ingresar nuevos socios con su plan o administrar sus cuotas. Acceso a registro de cuotas contabilizadas, allí podrá visualizar las cuotas de un mes determinado. Acceso a administración de planes, en esta sección ud. crea los planes que necesite para aplicar a los socios. Acceso a la caja. Desde aquí, además de visualizar los pagos de socios, ud. podrá contabilizar otras cuentas necesarias. Acceso a informes. Esta sección permite emitir informes de cuotas, deudas, caja, resúmen, etc. Acceso a utilidades. Herramientas extras como envío automático de a socios con deuda y mantenimiento de la base de datos. 3

4 Configuración del sistema La configuración del sistema es sencilla, basta solamente con crear los planes de cuotas necesarios, y configurar la cuenta de necesaria para el envío de mail a socios deudores. 1. Datos principales a configurar: Fig 1. Configurar el sistema Accediendo al ícono Utilidades! Botón Configurar el sistema, ingresará a la fig. 1. Allí deberá consignar los datos necesarios para configurar la cuenta SMTP para envío de mails y los datos básicos de la empresa, necesarios para la emisión de comprobantes. 2. Para configurar los planes de cuotas, siga a la página siguiente. 4

5 Planes de cuotas Los planes de cuota le dan la versatilidad necesaria para establecer distintos tipos de planes a cobrar según el servicio que se esté ofreciendo. Acceda al administrador de planes de cuotas desde el botón izquierdo Planes En la parte inferior de la ventana encontrará tres botones necesarios para la administración de planes: 1. Nuevo Plan: Accederá a una ventana de carga de datos del plan, allí deberá consignar la información solicitada de acuerdo al plan que desee ingresar. 2. Borrar: Este botón permite eliminar un plan pre-existente en la lista. 3. Modificar: Permite cambiarle algún dato al plan seleccionado. Los planes que aparecen en la lista superior podrán ser seleccionados a la hora de ingresar un nuevo socio al sistema. Haciendo doble clic sobre algún plan, se despliega una ventana de edición de datos del plan, similar a seleccionarlo y hacer clic sobre el botón Modificar 5

6 Gestión de cuotas / emisión ActualCuotas! permite emitir una cobranza individual por socio o bien una cobranza total por plan. Ambos procesos no generan duplicidad y pueden hacerse a cualquier altura del año, el sistema actualizará automáticamente los valores. Para acceder a la emisión particular, debe ingresar primero a Socios, seleccionar el socio en cuestión y hacer clic sobre el botón Emitir Cuotas. Aparecerá en pantalla la siguiente figura: Los pasos a seguir son sencillos: 1. Seleccione la opción de cobro de inscripción 2. Seleccione la fecha de cobro de inscripción 3. Verifique el año de emisión de cuotas 4. Chequee el día de vencimiento de cada cuota 5. Haga clic sobre Emitir y Generar Cuotas 6. Haga clic sobre Imprimir para poder imprimir los cupones de cuotas. El proceso Imprimir genera una vista previa de impresión y luego podrá emitir la misma a la impresora que tenga conectada o bien exportar a alguna aplicación compatible. Podrá verificar las cuotas emitidas, seleccionando el socio desde Socios y luego haciendo clic sobre el botón Ver cuenta Corriente o Cobrar Cuotas Emisión de cuotas grupal: Para acceder a la emisión de cuotas grupal por plan, deberá ingresar al ícono Cuotas y luego al botón Emitir Cuotas. Allí aparecerá una ventana de trabajo donde podrá seleccionar el plan deseado a emitir, tildar los socios correspondientes a la emisión y seguir los pasos anteriormente expuestos. 6

7 Gestión de cuotas / cobranza Fig. 2 Ventana de cobranza de cuotas El proceso de cobranza de cuotas es sencillo de almacenar, basta con ir a la sección de Socios, luego seleccionar de la lista el socio en cuestión, hacer clic sobre el botón Cobrar cuotas, seleccionar la cuota a cobrar y dar clic sobre el botón Cobrar cuota seleccionada Aparecerá la siguiente ventana en la cual deberá hacer clic sobre el botón Cobrar y luego si lo desea sobre el botón Imrimir Recibo si desea emitir un recibo. A su vez si la cobranza fue realizada otro día, se podrá seleccionar de allí mismo la fecha correcta desde Fecha de Pago. Desde la ventana Cobrar cuotas (fig 2) podrá visualizar también las cuotas vencidas del socio en cuestión, solamente haciendo clic sobre la casilla de verificación Mostrar solamente cuotas vencidas Para imprimir un estado de cuenta por socio, desde la sección de Socios, seleccione el socio en cuestión y haga clic sobre el botón Ver cuenta corriente Para enviar por e-mai un aviso a los socios con deuda, ingrese al ícono Utilidades, luego haga clic sobre el botón Enviar de aviso. Este proceso tomará los s de los socios con deuda y le enviará un mensaje de aviso. 7

8 Gestión de socios La tabla de socios permite memorizar la información filiatoria necesaria, como así también permitirá hacer tareas de cobranza y control de cuotas. Fig 3 Pantalla principal de la gestión de socios La fig. 3 muestra pantalla muestra la lista de socios (arriba) y las opciones disponibles (abajo). Al seleccionar un socio, el panel inferior mostrará datos de cuota del mismo, como el plan, las cuotas restantes que adeuda, el importe adeudado y la última fecha de pago. Los botones bajo la lista de socios permiten gestionar los aspectos generales de la tabla como agregar un nuevo socio (botón Nuevo ), borrar un socio de la lista (botón Borrar ), actualizar sus datos (botón Modificar ), buscar un socio determinado en la lista (botón Buscar ), emitir un listado impreso o exportar la lista de socios a otro formato (botón Listar ) o ingresar al administrador de categorías de socio (botón Categ. ) 8

9 Gestión de Caja La caja, además de registrar las cobranzas de socios, permite llevar una pequeña contabilidad de flujo de fondos clasificada por cuentas, para completar el círculo de gestión de las cuotas. Fig 4 La pantalla de gestión de caja El botón Nuegvo Mov. permite ingresar movimientos de ingreso o egreso de caja seleccionando una cuenta asociada. El botón Borrar elimina un movimiento que se haya seleccionado. El botón Modificar permite cambiar algún dato del movimiento seleccionado. El botón Listar emite un informe de caja entre dos fechas y por tipo de cuenta. El selector de fecha permite posicionarse en una fecha específica. El botón Todo muestra todo el registro de caja El botón Cuentas nos lleva a un administrador de cuentas, donde podremos nominarlas a gusto. 9

10 Informes Los informes que el sistema presenta son: 1. Informe de deudas de socios, el cual muestra una lista de socios con deuda de cuotas. 2. Resumen de cuentas de la caja entre fechas, el cual resume la actividad de las cuentas nominadas en la caja con sus importes correspondientes. 10