REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES ESCUELA CONTADURÍA PÚBLICA

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1 1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES ESCUELA CONTADURÍA PÚBLICA AUDITORIA INTERNA PARA EL CONTROL CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN EMPRESAS CONCESIONARIAS DEL MUNICIPIO MARACAIBO Autora: Ariana Murillo Maracaibo, julio, 2013

2 2 AUDITORIA INTERNA PARA EL CONTROL CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN EMPRESAS CONCESIONARIAS DEL MUNICIPIO MARACAIBO Trabajo Especial de Grado para optar por el titulo de Contador Público Ariana Murillo CI:

3 III DEDICATORIA Mi dedicatoria va dirigida a Dios todo poderoso principalmente, por permitirme este logro y sueño que a la vez parecía inalcanzable, y que gracias a su amor, bendición y poder de espíritu pude conseguir, gracias señor por llenarme de tanta alegría y escucharme en esos momentos donde me encontré sola y pensé que no podía lograrlo, gracias mi Dios. A mi madre. Gracias... Ariana Murillo III

4 IV AGRADECIMIENTOS A Dios Todopoderoso. A mi madre, por apoyarme en todos los momentos, en darme esas palabras de aliento de que si se puede. A mi padre. A mi profesora Orlaida, por ser tan constante y ayudarme para la culminación de esta investigación. A ti, por ayudarme a alcanzar esta meta de ser profesional y decirme que si se puede alcanzar con esfuerzo y dedicación. Ariana Murillo IV

5 V ÌNDICE GENERAL Pág. TITULO DEDICATORIA AGRADECIMIENTOS INDICE GENERAL INDICE DE CUADROS INDICE DE TABLAS INDICE DE ANEXOS RESUMEN I III IV V VII VIII IX X CAPITULO I: FUNDAMENTACIÓN Planteamiento y formulación del problema Objetivos de la investigación Objetivo general Objetivos específicos Justificación de la investigación Delimitación de la investigación CAPITULO II: MARCO TEÓRICO Antecedentes de la investigación Bases teóricas de la Investigación Auditoría interna Procesos de Auditoría Interna Planificación la auditoria Análisis evaluación del control interno Aplicación de pruebas de auditoria Elaboración y presentación de los resultado de la auditoría Realización del seguimientos Supervisión del trabajo Principales pruebas de auditorìa de cuentas por cobrar Normas de auditoría interna Normas sobre atributos Normas sobre desempeño Informe del auditor interno Normas para la documentación del trabajo de auditoría interna Papeles de trabajo Responsabilidad del auditor interno de considerar el efecto de fraude u error en la auditoría Control interno Control contable V

6 VI Control Administrativo Aspectos a considerar en control contable Registros contables Políticas contables Principios contables aplicables a las cuentas por cobrar controles administrativos Políticas de crédito Gestión de cobro División de funciones Gestión de riesgo Entorno interno Definición de objetivos Identificación de eventos Valoración de riesgos Sistema de variables CAPÍTULO III: MARCO METODOLOGÌCO Tipo y nivel de la investigación Diseño de la investigación Población Técnicas de recolección de datos Validez Confiabilidad Plan y análisis de datos Procedimientos de la investigación CAPITULO IV: RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN Análisis y discusión de resultados CAPITULO V: DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÌA PARA EL RUBRO DE CUENTAS POR COBRAR. Presentación del capitulo Contenido Propósito u objetivo Justificación Alcance Unidades involucradas Programa de auditoria CONCLUSIONES RECOMENDACIONES REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS VI

7 VII ÌNDICE DE CUADROS Pág. Cuadro No. 1: Mapa de variables Cuadro No. 2: Distribución de la Población VII

8 VIII ÌNDICE DE TABLAS Pág. Tabla Nº 1: Indicador: Planificación de la auditoria Tabla Nº 2: Indicador: Análisis y evaluación del control interno Tabla Nº 3: Indicador: Aplicación de pruebas de auditoría Tabla Nº 4: Indicador: Elaboración y presentación de los resultados de la Auditorìa Tabla Nº 5: Indicador: Realización del seguimiento Tabla Nº 6: Indicador: Supervisión del trabajo Tabla N 7: Resumen de la Dimensión: Proceso de Aud itoría Interna Tabla Nº 8: Indicador: Normas sobre atributos Tabla Nº 9: Indicador: Normas sobre desempeño Tabla Nº 10: Indicador: Informe del auditor interno Tabla Nº 11: Indicador: Normas para la documentación del trabajo de auditoría interna Tabla Nº 12: Indicador: Responsabilidad del auditor interno de considerar el efecto del fraude o error de la auditoria Tabla Nº 13: Resumen de la Dimensión: Norma de Auditoría Interna Tabla Nº 14: Resumen de la Variable Auditoría Interna Tabla Nº 15: Indicador: registros contables Tabla Nº 16: Indicador: Políticas contables Tabla Nº 17: Indicador: Políticas de crédito Tabla Nº 18: Indicador: Gestión de cobro Tabla Nº 19: Indicador: División de funciones Tabla N 20: Resumen de la Dimensión: Control cont able y administrativo Tabla Nº 21: Indicador: entorno interno Tabla Nº 22: Indicador: Definición de objetivos Tabla Nº 23: Indicador: Identificación de eventos Tabla Nº 24: Indicador: Valoración del riesgo Tabla N 25: Resumen de la Dimensión Gestión de Rie sgo Tabla N 26: Resumen de la Variable Control Contabl e VIII

9 IX ÌNDICE DE ANEXOS ANEXO A: INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN ANEXO B: INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS ANEXO C: CONFIABILIDAD ANEXO D: MATRIZ DE RESULTADO IX

10 X UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA VICERRECTORADO ACADEMICO FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS, ADMINISTRATIVAS Y SOCIALES ESCUELA DE CONTADURIA RESUMEN AUDITORÍA INTERNA PARA EL CONTROL CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DE LAS CUENTAS POR COBRAR EN EMPRESAS CONCESIONARIAS DEL MUNICIPIO MARACAIBO RESUMEN Autor: Ariana C. Murillo Castellano Tutor: Lcda. Orlaida Guerrero Fecha: Julio, 2013 El presente estudio se dirigió a analizar la auditoría interna para el control contable y administrativo de las cuentas por cobrar en empresas Concesionarias del municipio Maracaibo, de acuerdo a las normas de auditoría interna y principios contable vigentes; tomando como referencia los planteamientos de Winttington y Pany (2005), Estupiñán (2006), Morilla (2008), Meigs y Meigs (2008), Hongren (2008), principalmente. El tipo de investigación fue analítica, descriptiva, con diseño no experimental transeccional descriptivo de campo. La población estudiada es de 3 empresas las cuales cumplen con los requerimientos. Se utilizó un cuestionario validado por expertos con una confiabilidad de 0.93 para auditorìa interna y 0,82 para el control contable y administrativo. Los datos fueron analizados con estadísticas descriptivas. Los resultados indicaron que se planifica estableciendo los objetivos estratégicos de la unidad de auditoría, contando con la determinación de riesgos y procedimientos específicos a ejecutar. El trabajo es desarrollado por los auditores internos con base en la legislación vigente y tomando en consideración lo establecido por Normas internacionales auditoría interna. En cuanto a los controles internos, presentan algunas deficiencias en cuanto a los politícas contables, especialmente referidos a la determinación de ocurrencia de la posible pérdida para establecer el monto para la provisión de cuentas incobrables, y es medianamente eficiente la gestión de riesgos asociados con la auditoría interna para el logro de los objetivos. Se recomienda implementar las mejoras propuestas para la optimización del proceso. Palabras Clave: Auditoría interna, Control contable, Control Administrativo, Cuentas por cobrar, gestión de riesgo ari_06_89@hotmail.com X

11 1 C A P I T U L O I F U N D A M E N T A C I Ó N Planteamiento y Formulación del Problema Las organizaciones empresariales son y seguirán siendo factores primordiales en la economía de los pueblos; son creadoras permanentes de fuentes de trabajo, productoras de riquezas y generadoras de ingresos para el fisco nacional, lo cual refleja la importancia de contar con una adecuada gestión empresarial que contribuya a mantener un control adecuado sobre las operaciones financieras y administrativas de las mismas. Gómez (2009), considera que el control interno de la empresa se convierte en una pieza clave para garantizar la eficiencia y claridad de los procesos contables. El control interno comprende el plan de organización, todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la confiabilidad y exactitud de los datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la gerencia. Según Perdomo (2000), el control contable es aquel que comprende el plan de la organización así como los procedimientos y registros, referidos a la protección de los activos o a la confiabilidad de los registros financieros, proporcionando 1

12 2 seguridad razonable. Así como también, encaminados para servir como medio de control para proteger los activos y proveer la información. Según Catacora (1999), el control administrativo son los procedimientos existentes en la empresa para asegurar la eficacia operativa y el cumplimiento de las normas definidas por la dirección, es decir, los controles administrativos u operativos se refieren a operaciones que no tienen una incidencia concreta en los estados financieros por corresponder a otro marco de actividades de la empresa, pero, puede tener una repercusión en el área financiera contable. En la actualidad, opina Gómez (2009), que debido al auge que han cobrado las empresas en el ramo de la industria, agroindustria, el comercio y servicios, cuyo volumen de operaciones es grande y se expande cada vez más, el proceso de auditoría interna ha cobrado mayor importancia, ya que el mismo proceso supervisa de manera objetiva todas las actividades de índole contable, dando garantía de que las operaciones se realizan con criterios de eficacia y apegados a los principios, normas y leyes aplicables. En tal sentido, la Auditoría Interna en su función fiscalizadora y evaluadora aporta sus conocimientos para el buen desenvolvimiento de las operaciones, y mantiene a las autoridades de la empresa al tanto de las anomalías o debilidades, para que se puedan tomar oportunamente las medidas necesarias, buscando actuar en forma preventiva; así mismo para proporcionar a la empresa soluciones adecuadas para el mejoramiento de sus operaciones y controles. Según Holmes (2001), define la auditoría como:

13 3 Un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos (p. 115). Al respecto Madariaga (2004), considera que es una actividad independiente que tiene lugar dentro de la organización y está encaminada a la revisión de las operaciones contables y de otra naturaleza, con el objetivo de la medida y evaluación de la eficacia de los controles. Es decir, la auditoría interna es aquella que se practica como instrumento de la propia administración, encargada de la valoración independiente de las actividades. Por consiguiente, debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor, mejorando las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección. Desde esta perspectiva, para conseguir que los distintos niveles de la organización asuman plenamente la función de auditoría interna y participar en la mejora de los métodos de gestión, se hace necesario establecer un marco en el cual el auditor interno y el área funcional que demanden sus servicios, lleven a cabo un trabajo coordinado, con objeto de evaluarle correctamente y detectar los riesgos que debe asumir el área funcional. Como se puede apreciar, la auditoría se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero; además, se pone de manifiesto en una empresa a medida que

14 4 ésta aumenta en volumen y se hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la dirección. Por lo tanto, el objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Ahora bien, las cuentas por cobrar son una de las fuentes proveedora de ingresos por excelencia de toda empresa, la cual genera recursos financieros para el cumplimiento de sus compromisos con terceras personas y, además, poder realizar inversiones, si se requiere, a corto o a largo plazo, según como se adecue a los requerimientos ó exigencias de la empresa. Para ello, la gerencia de la organización establece normas, políticas y procedimientos para un eficiente otorgamiento de créditos, basándose en el análisis, tanto de la capacidad de compra del cliente como de la capacidad de pago, entre otros aspectos. Según Holmes (2001), las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar, proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, si se considera que constituyen parte de su activo en manos de terceros, y sobre todo controlan a éstos a que no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. En este sentido, se aprecia que las cuentas por cobrar tienen su origen en las ventas a crédito en las empresas comerciales e industriales, o en la prestación de

15 5 servicios en las empresas de servicios y constituyen derechos exigibles para la empresa. Por medio de éstas, el cliente adquiere compromisos legales con la organización, lo cual le otorga un carácter de exigibilidad a ese activo. Una de las posibles causas de la disminución de la utilidad en beneficio de una empresa puede ser el incumplimiento, por parte de sus deudores, en las cuentas por cobrar, ya que, por una parte se verá afectada la capacidad de operación del inventario debido a un incremento en los costos operativos generados por la prestación del servicio, lo cual se debe tener presente a la hora de establecer controles interno, así como la capacidad de pago debido a la imposibilidad de recuperación del efectivo Para las empresas es importante adoptar una actitud de mantenimiento y actualización de los controles internos de las cuentas por cobrar, que le permitan establecer niveles referenciales para el estudio de la situación financiera y económica de los clientes y, de esta manera, verificar si se encuentra en capacidad para hacerle frente a tales compromisos. En este ámbito se encuentran las empresas de ventas de vehículos, las cuales se dedican a la comercialización de unidades automotores, así como parte de repuestos para ser distribuidas en el mercado nacional. Dentro de su proceso de ventas, el área de crédito debe decidir a quién se le otorga, hasta cual monto y plazo venderle el producto o servicio; posterior a la venta, el área de cobranza, verifica que los plazos de cobro se cumplan, de no ser así, se toman las medidas para procurar el cobro lo antes posible.

16 6 De este modo se explica que el proceso de Ventas - Cuentas por cobrar comprende desde el proceso de negociación y aceptación de un cliente, medición, facturación, registro contable y la gestión de cobro de facturas, lo cual está directamente relacionado con los ingresos de la compañía, con su capital de trabajo, reflejándose en su salud financiera. De acuerdo a información proporcionada por los auditores internos de los Concesionarios del municipio Maracaibo dedicados a la venta de autos, éstos han venido presentando problemas desde mayo de 2011, relacionados con el incumplimiento de las garantías de los vehículos que comercializan, de acuerdo con el informe elaborado por el Instituto para la defensa de las personas en el acceso a los bienes y servicios (INDEPABIS) en esa fecha, el cual indica que estas empresas de vehículos deben dar respuesta a las personas afectadas en un máximo de 10 días hábiles, y además están en la obligación de revisar sus controles de calidad para mejorar su capacidad de respuesta a los usuarios. El incumplimiento de los deberes o las garantías de los vehículos comercializados tiene una estrecha relación con la gestión de cuentas por cobrar, ya que se están presentando problemas en el manejo de las cuentas por cobrar, tales como: la falta de información actualizada, supervisión escasa de las actividades, no se aplica seguimiento oportuno a las cuentas morosas, no se verifica el cumplimiento de las normas y procedimientos contables. Por lo tanto, no se logra comprobar la fiabilidad y veracidad del contenido de estas cuentas, con lo cual el concesionario ve disminuido su actividad económica, recuperación de

17 7 cuotas, capacidad de pago y otorgamiento de crédito, a pesar de que se haya verificado oportunamente la documentación e información suministrada. De lo antes descrito se evidencia la importancia de controlar y auditar las cuentas por cobrar. El auditor interno establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas. Por ello, es imprescindible contar con un recurso humano especializado en el área, como es la figura del auditor interno, el cual tiene como función velar por la correcta utilización de los amplios recursos que la empresa pone en juego para disponer de un eficiente y eficaz sistema de información administrativo, contable y financiero; claro está, que para la realización de una auditoría efectiva, se debe entender a la empresa en su más amplio sentido. En este sentido, el auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones en la empresa, preocupándose en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos del control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. De acuerdo con entrevistas realizadas a los auditores internos de los concesionarios Peugeot de Venezuela, Motofalca, C.A. y Los Coches ( ), empresas que actualmente poseen departamento de auditoría interna, en su revisión son considerados todos los departamentos, con la finalidad de evitar fraudes, deficiencias, establecer procedimientos, entre otros. De igual manera, implementan la matriz de riesgos enfocado en la auditoría interna, y son

18 8 consideradas las normas en el ejercicio profesional de la auditoría, tales como: confidencialidad, imparcialidad y objetividad. Asimismo, de acuerdo a la entrevista realizada a los gerentes de estas empresas, se obtuvo información mediante la cual se detectaron algunas debilidades en el proceso de las cuentas por cobrar, a pesar, de contar con políticas de crédito definidas; entre ellas se encuentran las siguientes: la toma de decisiones es muy lenta y centralizada en el proceso, y el tiempo para el cobro de facturas excede el establecido. En vista de las debilidades observadas, se propone analizar las cuentas por cobrar y la auditoría interna de las mismas, dado que esta área es clave para la gerencia a la hora de tomar decisiones referentes a los créditos. En este sentido y considerando la problemática antes descrita, se establece el siguiente problema de investigación: Cómo es el proceso de auditoría interna para verificar el control de las cuentas por cobrar en empresas Concesionarias del municipio Maracaibo, tomando como base las normas de auditoría interna y los principios contable vigentes. Objetivos de la Investigación Objetivo General Analizar la auditoría interna para el control contable y administrativo de las cuentas por cobrar en empresas Concesionarias del municipio Maracaibo, de acuerdo a las normas de auditoría interna y principios contable vigentes.

19 9 Objetivos Específicos Caracterizar el proceso de auditoría interna para las cuentas por cobrar aplicado en las empresas Concesionarias del Municipio Maracaibo. Verificar las normas de auditoría interna aplicadas en el examen de la auditoría de las cuentas por cobrar en empresas Concesionarias del municipio Maracaibo Describir los controles internos aplicados a las cuentas por cobrar en empresas Concesionarias del municipio Maracaibo. Estudiar la gestión de riesgos asociada con la auditoría interna para el logro de los objetivos en empresas Concesionarias del municipio Maracaibo Diseñar un programa de auditoría interna para el control contable y administrativo del rubro de cuentas por cobrar en las empresas Concesionarias del municipio Maracaibo. Justificación de la Investigación La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Esto con el fin de ayudar a una organización a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno corporativo. La presente investigación tiene como objetivo fundamental el análisis del proceso de auditoria interna para el control contable y administrativo en empresas

20 10 concesionarias del municipio Maracaibo, apoyado en las normas de auditoria interna y los principios contables vigentes. Desde el punto de vista práctico, por medio del análisis de la auditoría de cuentas por cobrar se expone toda la problemática encontrada, la cual es de gran interés para la administración de las organizaciones, ya que pueden conocer con exactitud la situación actual de sus operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar ventas, así como tener bases firmes y concretas para tomar decisiones en el momento preciso. Asimismo se diseño un programa de auditoría interna, que podrá ser usado por la entidades del sector automotriz en el proceso de revisión del ciclo que originò las cuentas por cobrar Por otra parte, desde el contexto metodológico, la investigación aporta diferentes elementos de recolección de datos, válidos y confiables, que podrán ser utilizados en estudios posteriores en el cual se involucre la misma variable estudiada, o como referencia para estudios similares. En lo que se refiere al aporte teórico, contribuye a incrementar el acervo de conocimientos sobre el desenvolvimiento económico, administrativo y contable de las empresas de servicio, particularmente de las empresas de ventas de automóviles de la región, lo cual puede servir de base para el desarrollo de futuras investigaciones en área de cuentas por cobrar y auditoría interna así como el desarrollo de teorías que enriquezcan la ciencia contable.

21 11 Finalmente, desde el punto de vista social, este estudio representa un aporte social ya que genera importante información sobre el rubro de cuentas por cobrar y la práctica de auditaría interna, que puede ser tomada como referencia o guía por otras empresas que presenten problemas similares relacionados con la variable objeto de estudio y que puede incidir en mejores prácticas contables y de auditorìa en un sector de servicios de la región, lo que podría impactar tanto en las empresas como en quienes reciban el servicio Delimitación de la Investigación Esta investigación tuvo como propósito analizar la auditoría interna como proceso de control contable y administrativo de las cuentas por cobrar en empresas Concesionarias del municipio Maracaibo estado Zulia, específicamente en las empresas: Peugeot de Venezuela, Motofalca, C.A. y Los Coches; para ello las unidades informantes fueron los auditores internos y personal de cuentas por cobrar de cada una de las empresas. La información se recolecto en el período de enero a abril La investigación se fundamento en autores como Winttington y Pany (2005), Estupiñán (2006), Morilla (2008), Meigs y Meigs (2008), Hongren (2008), Madariaga (2004), las Declaraciones de Normas de Auditoría Interna (DNAI) y las Normas Internacionales de Auditoria Interna (NIAI).

22 12 C A P I T U L O I I M A R C O T E Ó R I C O Antecedentes de la Investigación Con el propósito de apoyar la fundamentación teórica de esta investigación, se hizo necesaria la realización de una exhaustiva revisión de diversos trabajos de investigación, culminados con anterioridad, que se han insertado en la temática correspondiente a auditoría interna para el control contable y administrativo. A la luz de lo expuesto se puede citar los siguientes trabajos de investigación. Un primer trabajo en relación con la auditoría interna que fue consultado es el presentado por Cote, Duarte, Esteban, y Tapias (2009), el cual se denominó Diseño de un programa de Auditoría Interna en los rubros de cuentas por cobrar y cuentas por pagar para el instituto de previsión social del personal docente y de investigación de la universidad del Zulia (I.P.P.L.U.Z). En esta investigación se utilizò como fundamento teórico lo relacionado con los procesos de auditoría interna referidos por Whittington y Pany (2005), Mantilla (2005) y Téllez (2004) entre otros. Metodológicamente el proyecto de análisis se desarrolló en dos fases, la diagnóstica se clasificó como descriptiva de campo y en la fase de la elaboración 12

23 13 de la propuesta como estudio documental. Los resultados evidenciaron que la planificación, evaluación, supervisión, elaboración de informe y monitoreo, como parte del proceso de auditoría interna del instituto, no son aplicados dentro de el departamento de auditoría interna, por lo cual se propuso un programa debidamente estructurado para cada uno de los rubros estudiados. Como aporte a la investigación objeto de estudio se realizó la consulta de los aspectos teóricos en relación a los procesos de auditoría interna de las empresas desarrollados por teóricos autores expertos en el área de auditoría, lo cual sirvió de orientación y guía para el desarrollo de los mismos en el presente trabajo. Así mismo, otra de las investigaciones considerada fue la de Mavares, Rojas y Urdaneta (2009), la cual se titula Diseño de un programa de auditoría interna de los rubros de efectivo y cuentas por cobrar para el departamento de finanzas de Zulia Towingand Barge CA. En la cual, se utilizó como fundamento teórico lo referido por Whittington y Pany (2005), Defliese (2005) Arens y otros (2007). Metodológicamente la investigación fue de tipo descriptiva, de campo y desarrollada como un proyecto factible, tomando una población representada por 3 personas del departamento de finanzas y contabilidad de la empresa; para la recolección de datos se aplicó un cuestionario con una totalidad de 53 preguntas dicotómicas semicerradas y 6 opciones múltiples. Los datos obtenidos se analizaron utilizando las estadísticas descritas, calculando las frecuencias absolutas, así como la interpretación cualitativa.

24 14 Los resultados señalaron que la empresa no cuenta con un programa de auditoría interna específico. Así mismo, el personal no está capacitado para la realización del mismo dado que no tiene el conocimiento necesario sobre las normas de auditoría. Finalmente, se desarrollaron los objetivos generales para el programa de auditoría interna indicando las pruebas sustantivas y de cumplimiento, y por último se elaboró un cuestionario de control interno para los rubros efectivo y cuentas por cobrar. Lo anteriormente expuesto permite a la investigación reconocer lo valioso que es para la organización contar con un departamento de auditoría interna y con personal capacitado, que maneje la información y sepa las funciones o responsabilidades que le corresponden. De igual forma se realizó una revisión de trabajos relacionados con el control contable y administrativo de las cuentas por cobrar. Entre ellas se incluye la investigación realizada por Nilyana (2009), titulada Procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar en las empresas de construcción de la industria petrolera. Caso: Municipio Maracaibo. El objetivo principal de esta investigación fue determinar los procedimientos de control interno de las cuentas por cobrar aplicados en las empresas de construcción de la industria petrolera en el municipio Maracaibo. El tipo de investigación fue descriptiva de campo, aplicada; el diseño fue no experimental, transaccional descriptivo. Las unidades informantes estuvieron conformadas por 15 sujetos del área de administración, finanzas y auditoria de

25 15 estas organizaciones. Se diseñó un instrumento tipo cuestionario de 57 ítems, el cual fue validado por cinco expertos en el área, los niveles de confiabilidad se determinaron a través del cálculo del coeficiente Alfa de Cronbach, obteniendo un valor de A través de los resultados obtenidos se pudo identificar los procedimientos administrativos y contables de control interno aplicados por estas empresas a sus cuentas por cobrar; concluyendo que éstas no le dan adecuada operatividad y cumplimiento, desde el punto de vista administrativo y contable, a los procedimientos de control interno existentes, ya que no se dispone de un seguimiento y evaluación periódica a su ejecución. Este trabajo es sumamente importante, ya que hace referencia al tema de estudio al abordar el control interno de las cuentas por cobrar. Logrando así, obtener información teórica de este tipo de cuentas para las empresas y la forma como deben ser evaluadas y controladas para evitar desviaciones en las mismas. Por otra parte Rivas (2005), elaboró una investigación denominada Propuesta de un diseño de sistema de control interno de las cuentas por cobrar para las empresas Purificadores Milenium, C.A, el objetivo principal de esta investigación es una propuesta de diseño que ayude a mejorar de cierta forma el sistema de control interno de las cuentas por cobrar para las empresas Purificadores Milenium, debido a que no existe un adecuado sistema de control, para este rubro que representa el 60% del activo circulante.

26 16 Este trabajo de investigación representa una fuente de información teórica para el estudio del sistema de control interno en las cuentas por cobrar en las empresas, permitiendo a las organizaciones adoptar métodos y medidas coordinadas de control. Por su parte, Ortiz (2006), realizó un trabajo titulado Análisis de los procedimientos contables aplicables a las cuentas por cobrar en el consorcio Otepi Greystar. Dicho trabajo estuvo enmarcado en un tipo de investigación documental y de campo, bajo un nivel descriptivo, el cual tuvo como objetivo principal analizar los procedimientos contables aplicables a las cuentas por cobrar en el Consorcio Otepi Greystar, Maturín estado-monagas. En el mismo se concluyó que las medidas adoptadas por la empresa para la aplicación de las políticas de crédito y cobranza son deficientes y no permite obtener datos confiables, ni promover la eficiencia de las operaciones, debido a que pasan por alto muchos de los controles determinados por ésta. De acuerdo a lo planteado se recomendó a la empresa estudiar los lineamientos formulados en dicho trabajo, a fin de ponerlos en práctica para agilizar los procedimientos y llevarlos a cabo de forma más eficiente y eficaz. En cuanto a sus aportes, estos se apoyan en la consulta teórica, que representa una fuente de información valiosa para la investigación, así como de la problemática objeto de estudio en poblaciones con características similares, lo cual permitirá la futura comparación entre los resultados de la investigación y lo que se detecta en las empresas.

27 17 Bases Teóricas de la Investigación La fundamentación teórica de esta investigación está conformado por aportes de autores e investigadores en referencia a la Auditoría Interna para el Control Contable y Administrativo de las Cuentas por Cobrar, que son el objeto de estudio de esta investigación. Auditoría interna La Auditoría interna según Holmes (2001), es un acto de avalúo independiente dentro de una organización para la revisión de las operaciones contables, financieras y otras, como base de un servicio constructivo y protector para la gerencia. Según Rondón (2004), la auditoría interna es un mecanismos de control, supervisión y evaluación del sistema de control interno; fundamentalmente las actividades supervisadas y de control que realiza la misma van encaminadas a la práctica contable, pero también se aplican a las gestiones financieras y administrativas de la empresa ya que el propósito de ésta es salvaguardar el patrimonio de la organización, protegiendo sus activos e intereses. Del mismo modo Madariaga (2004), considera que es una actividad independiente que tiene lugar dentro de la organización y está encaminada a la revisión de las operaciones contables y de otra naturaleza, con el objetivo de la medida y evaluación de la eficacia de los controles. Por otra parte según Arens (2007), la auditoría interna es una actividad independiente, de aseguramiento y consultaría objetiva, diseñada para agregar

28 18 valor y mejorar las operaciones de una organización, ayuda a la organización a cumplir con sus objetivos ya que proporciona un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de administración de riesgo, control y dirección. Según la Declaración de normas internacionales de auditoría interna DNAI (2010), la auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. En este orden de ideas, la auditoría interna no es más que aquella actividad objetiva de consulta, la cual es prácticada por una persona profesional independiente, de conformidad con normas y procedimientos técnicos, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre las afirmaciones y eficacia de las operaciones dentro de la organización con un marco de referencia. Procesos de Auditoría Interna Según Holmes (2001), conjunto de tareas o eventos los cuales definen los procedimientos que el auditor interno debe aplicar para el estudio de partidas que tengan lugar a los estados financieros que fundamente su opinión. De acuerdo a Estupiñán (2005), un proceso de auditoría interna está conformado por una serie de faces que definen las acciones a ser ejecutadas en cada una de ellas. Por su parte Santillana (2002), señala que el proceso de auditoría interna es un conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o un grupo de

29 19 hechos, las cuales guardan relación con los estados financieros, sujetos a un examen, mediante los cuales, el auditor interno obtiene las bases para fundamentar su opinión. En relación a los autores predomina lo que dice Holmes (2001), ya que un proceso dentro de una auditorìa interna constituye una fuente primordial por que definen los procedimientos, lineamientos que se van a implementar para verificar que las operaciones en los estados financieros se este llevando de forma justa. Asimismo, revisar los medios de protección de los activos y en caso de que proceda, verificar su existencia de acuerdo con los objetivos y metas establecidas y también se debe verificar si las operaciones o programas se llevan a cabo en la forma prevista. A continuación se explica los procesos de auditoría actividades para supervisar el trabajo, entre los cuales están: como Planificación de la auditorìa Según Solís (2002), comprende desde el conocimiento y comprensión de la organización hasta la formulación y aprobación del plan de auditoría, el cual establece el enfoque general y los énfasis estratégicos de la Unidad de Auditoría para un periodo determinado. Posteriormente, en la etapa de programación o planificación específica se generará el programa específico de auditoría que señala quién, cómo, dónde y cuándo se deben realizar cada una de las actividades de auditoría contenidas en el plan. Todo el conocimiento adquirido en la etapa de planificación general se

30 20 constituirá posteriormente en la base para la determinación del enfoque de auditoría y la selección de los procedimientos específicos que se aplicarán en el desarrollo de cada auditoría. En términos generales, esta etapa incluye un análisis integral de todos los elementos internos y externos a la organización, con la finalidad de determinar los eventos que cuentan con la mayor relevancia para cumplir con la misión y objetivos estratégicos, y que a su vez, cuentan con el mayor nivel de riesgo. En base a estos elementos, se debe formular un plan de auditoría que incluya las materias que deberían requerir mayor dedicación para la función de auditoría. Análisis evaluación del control interno Según Solís (2002), se trata de una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno, suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. El auditor debería usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo. Para Martínez (2009), la naturaleza y lo extenso del trabajo de auditoría por llevar a cabo en un trabajo en particular depende principalmente de la efectividad del sistema de control interno de la empresa para evitar errores de importancia. Antes de que los auditores puedan evaluar la efectividad del sistema necesitan tener conocimiento y comprensión de cómo trabaja: que procedimientos se siguen y quienes lo ejecutan, qué controles funcionan, como se procesan y registran las

31 21 diferentes tipos de transacciones, y que registros contables y documentación de apoyo existen. Por lo tanto, una revisión del sistema de control interno es el primer paso lógico en cada trabajo de auditoría. Las fuentes de información acerca del sistema, incluyen las entrevistas con el personal, los papeles de trabajo de las auditorías de años anteriores y los manuales de procedimientos. Al reunir información acerca de un sistema, es útil a menudo estudiar la secuencia de procedimientos que se usa en el procesamiento de transacciones de las categorías principales. Aplicación pruebas de auditoría Al finalizar el análisis del control interno, para Solís (2002), el auditor debe realizar una evaluación mediante la aplicación de ciertas pruebas de auditoría, entre las cuales se encuentra las pruebas de cumplimiento, que permiten evaluar el proceso del trabajo aplicado en la empresa y las pruebas de sustento, las cuales se orientan a análisis de los resultados de esos procesos. Elaboración y presentación de los resultados de la auditoría Señala Solís (2002), que con el objeto de preparar un informe sobre su trabajo, el auditor, una vez de ver obtenido los resultados mediante las pruebas y análisis de los procesos, presenta sus conclusiones sobre las diferencias encontradas, en la que indica claramente cuál es su nivel de implicación y responsabilidad en el trabajo.

32 22 Realización del seguimiento Partiendo de los procesos anteriores, Solís (2002), expone que una revisión arroja debilidades o irregularidades de control de la empresa, las que a su vez representan oportunidades de mejorar; con base a esto el auditor emite recomendaciones y efectúa revisiones de seguimiento en cuanto al impacto que esto pueda tener en la organización. Supervisión del trabajo Para finalizar sus procesos Solís (2002), menciona que el auditor en todo momento deberá ejercer una adecuada supervisión del trabajo, especialmente de aquel realizado por el personal con menor experiencia, ya que en última instancia, él será el principal responsable de su trabajo ante cualquier persona que lo utilice Principales pruebas de auditoría de cuentas por cobrar Estupiñan (2004), señala que las pruebas de control se desarrollan para obtener evidencias en la auditoría sobre la efectividad del diseño de los sistemas de contabilidad y de control interno, es decir, si están diseñados adecuadamente para prevenir o encontrar y corregir manifestaciones erróneas de importancia relativa; y la operación de los controles internos a lo largo del período. Algunos procedimientos para obtener la comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno pueden no haber sido específicamente planeados como pruebas de control pero pueden proporcionar evidencias en la auditoría sobre la efectividad

33 23 del diseño y operación de los controles internos relevantes a algunas afirmaciones y, consecuentemente, servir como pruebas de control. Según la Federación Latinoamericana de Auditores Internos (2010), las pruebas de auditorías para el rubro cuentas por cobrar, específicamente las de cumplimiento se enfocan en lo siguiente: 1. Obtener conocimiento del control interno sobre los efectos por cobrar y las ventas. 2. Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de cumplimiento adicionales para las cuentas por cobrar y las ventas. 3. Realizar pruebas adicionales para aquellos controles que los auditores piensan considerar para soportar su nivel evaluado y planificado del riesgo de control, como: a. Examinar aspectos significativos de una muestra de transacciones de ventas. b. Comparar una muestra de documentos de despacho con las facturas de ventas respectivas. c. Revisar el uso y autorización de las notas de crédito. d. Conciliar las cintas de las cajas registradoras y los tickets de ventas seleccionados con los diarios de ventas. 4. Reevaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas para las cuentas por cobrar y las ventas. En cuanto a las Pruebas Sustantivas de las cuentas por cobrar es necesario: 5. Obtener balance de prueba de la cartera por edades de las cuentas por cobrar comerciales y análisis de otras cuentas por cobrar y conciliar con mayores.

34 24 6. Obtener análisis de documentos por cobrar e interés respectivo. 7. Inspeccionar documentos disponibles y confirmar aquéllos que no están disponibles 8. Confirmar cuentas por cobrar con deudores. 9. Revisar el corte al fin de año de las transacciones de ventas, documentos por cobrar y recaudo de intereses. 10. Realizar procedimientos analíticos sobre los documentos por cobrar y recaudo de intereses. 11. Verificar el interés ganado sobre los documentos por cobrar e intereses acumulados por cobrar. 12. Evaluar la propiedad del cliente sobre cuentas por cobrar y las ventas contabilizadas. 13. Determinar si la provisión para cuentas incobrables es adecuada. 14. investigar los documentos o cuentas por cobrar con partes relacionadas. 15. Evaluar la presentación y revelación en los estados financieros de las cuentas por cobrar y las ventas. Por su parte, Rey (2012), indica que los objetivos de las pruebas que se realizan en la auditoría interna de las cuentas por cobrar son las siguientes: a) Están registradas en los libros, y representan adeudos válidos a cargo del deudor. b) Están debidamente clasificadas. c) Se presentan de acuerdo con los principios de contabilidad definidos en el PCGA,(principios de contabilidad generalmente aceptados) y aplicados sobre bases uniformes con el ejercicio anterior. d) Son propiedad de la empresa.

35 25 e) Están libres de gravámenes, no están dadas en garantía, y en caso de ser así están debidamente reflejadas en los estados financieros. f) Las cuentas contingentes (efectos descontados pendientes de vencimiento) están debidamente reflejadas en los estados financieros. A nivel del control interno es preciso verificar: a) La segregación de las funciones b) El nivel de autorización de los pagos de los saldos acreedores de clientes. c) Validación de las conciliaciones mensuales. d) Control numérico de documentos (facturas, notas de abono, etc.) e) Cancelación de saldos incobrables. f) Los criterios utilizados para la conversión de los créditos en moneda extranjera. g) El procedimiento seguido en la estimación de las provisiones para los créditos de dudoso cobro (p. 26). De acuerdo a lo expuesto, en línea general, el auditor debería obtener evidencia en la auditoría por medio de pruebas de control para soportar cualquier evaluación del riesgo de control que sea menos que alto. Mientras más baja la evaluación del riesgo de control, más soporte debería obtener el auditor de que los sistemas de contabilidad y de control interno están adecuadamente diseñados y operando en forma efectiva. Basado en los resultados de las pruebas de control, el auditor debería evaluar si los controles internos están diseñados y operando según se contempló en la evaluación preliminar de riesgos de control. La evaluación de desviaciones puede dar como resultados que el auditor concluya que el nivel evaluado de riesgo de control necesita ser revisado. En tales casos el auditor modificaría la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos planeados.

36 26 Normas de auditoría interna Las normas de auditoría se refieren a la habilidad que el auditor debe tener para poder asumir exigencias y responsabilidades de carácter obligatorio, así como actitudes y aptitudes personales y profesionales que le corresponde, con el propósito de desempeñar el alcance de su trabajo y comunicación de la información para el logro de los objetivos. Es decir, constituyen preceptos o lineamientos generales que rigen la actividad de auditoria, a fin de otorgarle mayor validez y calidad al trabajo. Sin embargo en Venezuela la Federación de colegio de contadores públicos(fccpv) ha emitido normas relacionadas con el ejercicio de la auditoría interna denominadas Declaración de Normas de Auditorìa Interna (DNAI) las cuales incluyen Informe de auditoria interna, Normas sobre la documentación del trabajo, y la responsabilidad del auditor interno de considerar el efecto del fraude o error en la auditoria; sin embargo, de manera supletoria se usan las Normas Internacionales de Auditoría Interna (NIAI), emitidas por el Instituto de Auditores Internos (2010). Las Normas internacionales de auditoría interna NIAI (2010), están formadas por las Normas sobre Atributos, las Normas sobre Desempeño y las Normas de Implantación. Son de aplicación internacional a nivel individual y organizacional, centrándose en principios y proporcionando un enfoque para llevar a cabo y promover la auditoría interna, así como interpretaciones que aclaran términos o

37 27 conceptos incluidos en las mismas, para comprenderlas y aplicarlas correctamente. A continuación se expondrán los aspectos importantes de ambas normativas vigentes. Normas sobre atributos Según las normas internacionales de auditorìa NIAI (2010), las Normas sobre Atributos tratan las características de las organizaciones y los individuos que desarrollan actividades de auditoría interna. Dicha norma cumple un marco de referencia esencial para el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos. Dentro de esta normas se desarrollan los siguientes aspectos: Propósito, autoridad y responsabilidad, independencia y objetividad, independencia dentro la organización, interacción directa al consejo, Aptitud y cuidado profesional, y Programa de aseguramiento de calidad y mejora; los cuales se explican a continuación: - Propósito autoridad y responsabilidad: la actividad de auditoría interna debe estar formalmente definida en un estatuto, de manera que está se revise y presente para ser aprobada por la alta dirección y el comité de auditaría. El estatuto constituye un documento vital e importante dentro de la actividad de auditoria interna, el mismo, establece y demuestra la posición que debería tener la actividad de auditoria dentro de la organización, donde la alta dirección y

38 28 el consejo autoriza su acceso a los registros de las operaciones, al personal y a los bienes relevantes para el desempeño de los trabajos. -Independencia y objetividad: manifiesta que la actividad de auditoría interna debe ser independiente, de tal manera que los auditores sean objetivos en el cumplimiento de su trabajo. La independencia dentro de la actividad de auditoría interna es muy importante, ya que constituye la autonomía y la capacidad de llevar a cabo las actividades de auditoría interna de forma neutral con sentido crítico, con el fin de conducir un nivel de independencia necesario para cumplir eficazmente el deber ser de las obligaciones de la misma. -Independencia dentro de la organización e interacción ante el consejo: el director ejecutivo de auditoría interna debe responder ante un nivel jerárquico tal dentro de la organización, que permita a la actividad de auditaría interna cumplir con sus responsabilidades. El ejecutivo de auditorìa debe ratificar ante el consejo, al menos anualmente, la independencia que tiene la actividad de auditorìa interna dentro de la organización (p. 3). En resumen es importante resaltar los puntos definidos anteriormente, referidos a la independencia de la organización e interacción, la cual explica que para que se pueda obtener una eficaz ejecución de las operaciones bajo un nivel de independencia, el director ejecutivo debe responder ante un nivel jerárquico adecuado una vez al año para el cumplimiento de sus obligaciones, y responsabilidades que puedan presentarse en una auditorìa, las cuales están sometidas bajo un nivel de dependencia funcional.

39 29 -Actitud y cuidado profesional: el auditor interno deben cumplir los trabajos con aptitud y cuidado profesional adecuado, además reunir los conocimientos, y otras competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. Así mismo el director ejecutivo de auditoría debe obtener asesoramiento y asistencia competente en caso de que los auditores, carezcan de los conocimientos y de otras aptitudes u competencias necesarias para llevar a cabo la totalidad o parte del trabajo, ya que los auditores deben saber y tener conocimientos para evaluar el riesgo del fraude que se gestionan por parte de la organización (p. 4). En resumen la actitud y cuidado profesional constituyen un aspecto importante dentro de la preparación del auditor interno, ya que de ello depende el conocimiento y el grado de preparación que debe reunir el auditor para el desempeño eficiente, de los trabajos encomendados. -Programa de aseguramiento de la calidad: el director ejecutivo de auditoría debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento y mejora de la calidad que cubra todos los aspectos de las actividades de auditoría interna, de modo que, el contenido que compone dicho programa sea para comunicar resultados eficientes y efectivos, así como dar cumplimiento y responsabilidad con la norma de auditorìa interna y el código de ética (p. 6 ). Un programa de aseguramiento de la calidad debe incluir tanto evaluaciones interna como externas, de modo que las internas constituyan un seguimiento continuo integral de supervisión, revisión y medición de las actividades del día a día, y en las externas para cualificar su competencia en dos áreas como lo es la práctica profesional de auditorìa interna y el proceso de evaluación externa. Normas sobre desempeño Según las normas internacionales de auditorìa interna NIAI (2010), las normas sobre desempeño: