Administración de Recursos Informáticos Unidad II: El Proceso Administrativo El Proceso Administrativo

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1 El Proceso Administrativo La eficacia con la que una organización empresarial es administrada se reconoce generalmente como el factor individual más importante en su éxito a largo plazo, y como hemos visto en clases anteriores, el logro de la empresa se mide en términos del logro de sus metas. Esto nos permite definir La Administración como: La entidad existente al interior de la organización que se encarga de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros de los cuales se dispone. El Proceso Administrativo... Cont. De la definición anterior se desprende que existe un proceso asociado, el proceso administrativo, consistente en una serie de actividades independientes utilizadas por la administración de la organización para el desarrollo de las funciones de planificar, organizar, administrar el personal, y controlar la organización. La responsabilidad de la administración respecto a especificar y coordinar las metas y objetivos, es igual e independiente del tipo de empresa de que se trate, ya sea de servicios, comercial, industrial, con fines de lucro o sin fines de lucro. Esta responsabilidad directiva normalmente se delega en un gerente, al que se le asignan dos funciones básicas asociadas al proceso administrativo, las cuales son operaciones de planificación y control. A estas responsabilidades se les denomina colectivamente como las funciones de la administración. 1

2 El Proceso Administrativo... Cont. Las funciones de planificación y control integral de la organización asignadas al gerente comprende como tareas generales: 1. El desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo alcance para la empresa. 2. La especificación de las metas de la empresa. 3. Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos generales. 4. Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos). 5. Un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas, y 6. Procedimientos de seguimiento. El Proceso Administrativo... Cont. Para llevar a cabo las tareas generales encomendadas al gerente, se deben realizar las funciones de planificación y control de la organización que comprende el proceso administrativo, las cuales son: 1. Planificar.- 2. Organizar Proveer el personal y administrar los recursos humanos.- 4. Dirección empresarial (Entregar motivación al personal).- 5. Controlar.- Para comprender cuáles son los alcances de estas funciones definiremos en detalle cada una de ellas. 2

3 1. Planificación.- Es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de acción para lograrlos, estableciendo anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de la organización. En resumen, consiste en determinar anticipadamente las acciones de la empresa. Comprende: a) establecer los objetivos de la empresa b) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en la cual han de cumplirse c) elegir un curso de acción para alcanzar los objetivos d) iniciar las actividades necesarias para traducir los planes en acciones e) replantear sobre la marcha para corregir deficiencias existentes. 2. Organizar.- Es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías; estableciendo además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades debe existir para hacer optima la cooperación humana, en esta etapa se establecen las relaciones jerárquicas, la autoridad, la responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes funciones. 3

4 3. Proveer personal y administrar los recursos humanos, conocido como integración. Es el proceso de seleccionar y obtener los recursos técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa e integrarlos con los recursos financieros y materiales, además de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les recompense por lograr los objetivos de la empresa. La dotación eficaz de personal y la administración de los recursos humanos implica también la comunicación y la reunión armónica de los elementos humanos y materiales y el establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan satisfechos. 4. Dirección, o entrega de motivación al personal. Es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel, superiores, subordinadas y no subordinadas), o grupos de personas, para ayudar voluntaria y armónicamente a obtener los objetivos encomendados para el logro de los objetivos de la empresa. Esto permite la ejecución de Planes y programas que tiendan a cumplir los objetivos fijados. Mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzos la dirección genera: órdenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones adecuadas. 4

5 5. Controlar: Es el proceso de establecer sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten, asegurando de este modo el desempeño eficiente que permita alcanzar los objetivos planeados de la empresa. Implica: a) establecer estándares, metas y normas b) realizar la medición de la ejecución y comparar el desempeño medido contra los estándares, las metas y normas establecidas c) reforzar los aciertos y corregir las fallas Medioambiente al Interior de la Organización La forma en que se implementan estas funciones en cada empresa por los representantes de la administración superior de una organización, forma en el tiempo lo que se denomina Cultura Organizacional Esta Cultura Organizacional es percibida por los trabajadores de la empresa en su medioambiente laboral como un clima organizacional o percepción de la forma de interactuar en esa compañía, lo que en algunos casos es el sello laboral de una compañía en particular. 5

6 La Cultura Organizacional Si bien es cierto que cultura son todos los valores, creencias, normas, tradiciones, costumbres y conocimientos que se aprenden, en conjunto con los símbolos que se comunican permanentemente entre un conjunto de personas que comparten una forma de vida en común en una empresa se diferencia al ser una percepción más que un hecho. De esta forma podemos definir Cultura Organizacional como: Cultura Organizacional son las presunciones y creencias compartidas por sus miembros, y que son respuestas que el grupo ha aprendido ante problemas de subsistencia con el medio externo y ante problemas internos de integración La Cultura Organizacional... Cont. Las características más relevantes de la cultura organizacional son: Las empresas adoptan patrones típicos, insertos en una filosofía o pensamiento, generando manifestaciones como normas, estilos, formas de manejar las relaciones internas y externas, no escritas No puede ser cambiada por un decreto Es difícil verla internamente Al hacerla visible, puede cambiar El cambio no es fácil Esta también relacionada con aspectos tecnológicos. En el caso de fusiones, la cultura no se fusiona, sólo existe una que predomina 6

7 El Clima Organizacional Podemos definir el Clima Organizacional como la percepción que tienen los individuos acerca de su Organización, y como ellos se comunican e interactúan con el sistema organizacional. Sus principales características son: Es un ambiente interpersonal, así como inter e intra-áreas Refleja principios y valores usados en la práctica del negocio, como en la claridad e imagen organizacional Se refleja en la comunicación, resolución de conflictos, participación, toma de decisiones, imagen gerencial, y liderazgo de jefaturas Influye en las condiciones de trabajo (trato, respeto, extensión horaria, ergonometría, etc.), estabilidad laboral, desarrollo personal, incentivos, presión de trabajo, compromiso, identificación con la organización, optimismo (v/s pesimismo) 7

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