MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Transcripción

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2 ÍNDICE Introducción Pág. Capítulo I 4 1. Objetivo General 5 2. Objetivos Específicos Capítulo II 6 1. Dirección de Recursos Humanos 7 Procedimientos y Flujogramas 2. Dirección de Auditoría Interna 74 Procedimientos y Flujogramas 3. Dirección Financiera 84 Procedimientos y Flujogramas 4. Dirección Administrativa 112 Procedimientos y Flujogramas 2

3 INTRODUCCION El Manual de Procedimientos Administrativos permite a los funcionarios de los distintos niveles jerárquicos, así como a la Dirección General del Organismo Legislativo, como ente coordinador, facilitar cualquier consulta en los procesos, a su vez, nos da a conocer el responsable en cada paso para podernos avocar de forma precisa y directa para que la gestión en trámite, sea ágil y concreta. Así mismo, contiene los procedimientos administrativos generales más utilizados en el Congreso de la República, y que se presentan acompañados con flujo grama que lo hace más representativo. Con el Manual de Procedimientos Administrativos se está estabilizando el desempeño de los distintos puestos de la Administración, eliminando cualquier factor que pueda entorpecer el adecuado desarrollo del mismo. En el capítulo I Se describe el objetivo general y objetivos específicos del Manual de Procedimientos Administrativos, los cuales describen el porqué de este manual. El Capítulo II Contiene los principales procedimientos administrativos que se realizan dentro del Congreso de la República de Guatemala. Se debe considerar éste Manual, como un instrumento técnico de consulta permanente, el cual facilita y guía cualquier trámite administrativo que deba realizarse y los pasos respectivos dentro del proceso en las distintas instancias administrativas que conforman el Organismo Legislativo. 3

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5 OBJETIVO GENERAL: Mantener actualizadas las normativas y procedimientos de cada una de las principales unidades administrativas del Congreso de la República, estableciendo criterios técnicos, para obtener eficiencia y transparencia en la administración de acuerdo con la aplicación de la Ley Orgánica del Organismo Legislativo y su Reglamento. OBJETIVO ESPECIFICOS: Normar los principales procedimientos administrativos a fin de que todos se mantengan actualizados. Propiciar un manejo técnico, transparente, flexible y eficiente de sus recursos en forma ordenada y cuidadosa. Implementar la aplicación del manual de procedimientos para agilizar los trámites que deben seguir las diversas unidades legislativas y administrativas del Congreso de la República. 5

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8 ELABORACIÓN CONTRATOS Definición del procedimiento: Este procedimiento se realiza a través de la persona responsable de la Unidad de Elaboración de Contratos de la Dirección de Recursos Humanos del Congreso de la República, con las instrucciones de la Dirección General, para la elaboración de contratos bajo el renglón presupuestario Objetivo del Procedimiento: Recibir toda la documentación de soporte para poder realizar la elaboración de contratos. 3. Normas del Procedimiento: Recibir expediente con la autorización de la Dirección General para la elaboración de Contrato 022. Elaboración de Contrato. Mandar a Probidad de la Contraloría de Cuentas cuando es un contrato que gana más de Q8, quetzales para arriba. Mandar fotocopia de contrato a la Comisión de la Contraloría General de Cuentas dentro del Congreso de la República. 8

9 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Elaboración de Contratos Renglón 022 Paso a seguir Responsable Actividad 1 Dirección General Analiza expediente y solicitud Autoriza Contratación Elabora orden de contratación 2 Encargada de Contrataciones Recibe la autorización de contratación de la Dirección General juntamente con el expediente. Se elabora el contrato, Acuerdo de Toma de Posesión y se revisa. 3 Interesado Se llama al interesado para firma del contrato, y que llene la boleta de actualización de datos y la boleta de depósito. 4 Encargado de Contrataciones Revisan que los documentos estén correctamente llenos. Se envía a Firma de Dirección General 5 Dirección General Firma y envía nuevamente a Dirección de Recursos Humanos. 6 Presidencia Firma acuerdo y regresa a la Dirección de Recursos Humanos. 8 Encargada de Contrataciones 9 Encargada de Administración de Expedientes Recibe contratos firmados y autorizados. Recibe contrato para Administración de Expedientes para archivarlo en el expediente respectivo. 9

10 ELABORACION CONTRATOS RENGLÓN 022 DRH-001 DIRECTOR GENERAL ENCARGADA DE CONTRATACIONES INTERESADO PRESIDENCIA ENCARGADA DE ARCHIVO INICIO AUTORIZA CONTRATO FIRMA ACUERDO Y REGRESA RRHH ARCHIVA EXPEDIENTE ELABORA ORDEN DE CONTRATACIÓN RECIBE AUTORIZACIÓN CONTRATO FIRMA CONTRATO LLENA BOLETA DE DATOS Y BOLETA DEPOSITO FIN ELABORA CONTRATO, ACUERDO, TOMA POSESIÓN Y REVISA REVISA DOCUMENTOS AUTORIZA Y DEVUELVE RECIBE Y ENVIA A PRESIDENCIA RECIBE CONTRATO AUTORIZADO Y ENVIA ARCHIVO 10

11 ELABORACIÓN CONTRATOS Definición del procedimiento: Este procedimiento se realiza a través de la persona responsable de la Unidad de elaboración de Contratos de la Dirección de Recursos Humanos del Congreso de la República, con las instrucciones de la Dirección General, para la elaboración de contratos bajo el renglón presupuestario Objetivo del Procedimiento: Recibir toda la documentación de soporte para poder realizar la elaboración de contrato. 3. Normas del Procedimiento: Recibir expediente con la autorización de la Dirección General para la elaboración de Contrato 029. Elaboración de Contrato. Enviar fotocopia de contrato a la Contraloría de Cuentas, y regresa firmada y sellada la copia para entregarla a la Comisión de la Contraloría de Cuentas, dentro del Congreso de la República. 11

12 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Elaboración de Contratos Renglón 029 Paso a seguir Responsable Actividad 1 Dirección General Recibe solicitud de los señores Diputados Analiza cada solicitud, de acuerdo a la Ley Orgánica del Organismo Legislativo Si procede autoriza la contratación 2 Dirección Legislativo Elabora acta y certifica a Dirección de Recursos Humanos dicha acta 3 Dirección General Recibe certifica y envía a Recursos Humanos 4 Encargada de Contrataciones Recibe certificación de acta donde se autoriza la contratación, juntamente con el expediente completo. Se elabora el contrato, y se revisa 5 Interesado Se llama al interesado para firma del contrato, y que llene la boleta para autorización de depósito, se llama al abogado para que verifique que la persona interesada firme efectivamente y firma el abogado de Asesoría Jurídica para autorizar 6 Encargado de Contrataciones Envía a firmas a la Dirección General 7 Dirección General Firma Contrato y devuelve a Recursos Humanos 8 Encargada de Contrataciones Recibe contrato firmado Fotocopia contrato y entrega una copia a interesado y manda contrato a la Encargada de Administración de Expedientes. 9 Encargada de Administración de Expedientes Recibe contrato para Administración de Expedientes para archivarlo en el expediente respectivo 12

13 ELABORACION DE CONTRATOS RENGLON 029 DRH-002 DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN LEGISLATIVA ENCARGADA CONTRATOS INTERESADO ENCARGADA ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES INICIO RECIBE, ANALIZA Y PROCEDE AUTORIZACIÓN ELABORA ACTA Y CERTIFICA ENVIA A D.G. FIRMA CONTRATO EN PRESENCIA ABOGADO RECIBE, CERTIFICA ENVIA A RRHH RECIBE CERTIFICACIÓN AUTORIZADA Y EXPEDIENTE FIRMA CONTRATO Y ENVIA A RRHH ENVIA A FIRMA DIRECCIÓN GENERAL RECIBE, DA COPIA A INTERESADO Y ENVIA ARCHIVO ARCHIVA EXPEDIENTE RESPECTIVO FIN 13

14 CONTRATACIÓN RENGLÓN Definición del procedimiento: Este procedimiento lo lleva a cabo la Dirección General, a través de la Dirección de Recursos Humanos para realizar las contrataciones bajo el renglón presupuestario Objetivos del Procedimiento: Contar con personal permanente dentro del Organismo Legislativo. Que el personal que integra el renglón presupuestario 011, sea personal calificado y eficiente para el desempeño de las funciones que se le asignen. 3. Normas del Procedimiento: Aprobar la contratación de personal permanente dentro del Congreso de la República de Guatemala, a través de la Dirección General. Certificar con punto de acta, conjuntamente con la Dirección Legislativa, para que pueda continuar el trámite de contratación que realiza la Dirección de Recursos Humanos del Congreso de la República. Elaboración del Acta de Nombramiento del Personal de nuevo ingreso bajo el renglón presupuestario

15 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Contrataciones bajo el Renglón 011 Paso a seguir Responsable Actividad 1 Dirección General Aprueba contratación de Dirección de Recursos Humanos permanente con cargo al renglón presupuestario 011 y lo hace constar en punto de acta. 2 Dirección Legislativo Certifica el punto de acta y lo traslada 3 Dirección General Traslada a Recursos Humanos, Encargada de Contrataciones. 4 Encargada de Contrataciones Recibe la certificación del punto de acta respectivo y procede a elaborar el acta de toma de posesión y procede a notificar al interesado para que se presente a la Dirección de Recursos Humanos a firmar el acta respectiva y entregar los siguientes documentos: a) curriculum vital b) fotocopia de cédula de vecindad c) fotocopia del carnet del NIT d) tarjeta de afiliación al IGSS e) cuenta bancaria para acreditar pagos 5 Interesado El Interesado firma el acta respectiva 6 Dirección de Recursos Humanos Recibe firma acta y regresa a encargado 7 Encargada de Contrataciones Recibe acta y fotocopia para trasladar a Administración de Expedientes general de la Dirección de Recursos Humanos y traslada a Nominas. 15

16 CONTRATACIÓN RENGLÓN 011 DRH-003 DIRECTOR GENERAL DIRECTOR LEGISLATIVO ENCARGADO CONTRATOS INTERESADO DIRECCIÓN R.R.H.H. INICIO APRUEBA CONTRATACIÓN PUNTO ACTA CERTIFICA PUNTO ACTA REGRESA D.G. FIRMA Y DEVUELVE A R.R.H.H. FIRMA ACTA Y PASA A ENCARG.CONTS. RECIBE, DA INTRUCCIONES R.H. Y ENCARG. RECIBE CERTIFIC. PTO.ACTA, INTERESADO-RH RECIBE ACTA PARA ADM.EXPEDIENT FIN 16

17 PAGO DE RENGLÓN Definición del Procedimiento: Proceso a cargo de la Dirección de Recursos Humanos que inicia con información de la documentación que debe presentar cada trabajador, para obtener su honorario mensual. 5. Objetivo del Procedimiento: Ejecutar en el tiempo estipulado, los trámites Administrativos que permitan generar la nómina de pago mensual, a efecto de cumplir con el cometido. 6. Normas del Procedimiento: Informar sobre documentación a presentar en primer pago, así como las consecuentes. Recibir y verificar la documentación presentada. Admitir documentación para la generación de nómina. Remitir a donde corresponda para su revisión y autorización. Enviar fotocopia de contrato a la Contraloría de Cuentas, y regresa firmada y sellada la copia para entregarla a la Comisión de la Contraloría de Cuentas dentro del Congreso de la República. 17

18 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Pago Renglón 029 Paso a seguir Responsable Actividad 1 Encargada de Contrataciones El día 16 aproximadamente de cada mes, se emite circular, donde se informa a todo el personal bajo el renglón 029, las fecha de recepción de facturas para pago, en dicho documento se detallan los requisitos para el primer pago (factura, informe, fianza de cumplimiento, cédula completa, boleto de ornato, fotocopia del contrato, régimen del ISR al que se encuentra sujeto el contratado y colegiado activo, si es profesional) y si se trata de segundo pago únicamente factura e informe. Traslada a Dirección de Recursos Humanos para su revisión y firma. 2 Dirección General Revisa circular, firma y entrega a Secretaria de la Dirección de Recursos Humanos para reproducir circular. Refrenda Circular con visto bueno y envía a Dirección de Recursos Humanos 3 Secretaria de Recursos Humanos Envía a reproducir y repartir circular. 4 Encargada de Recepción de Facturas Llegada la fecha de recepción de facturas, la persona se posiciona en la ventanilla para recibir la documentación descrita en la circular, previo a recibir la documentación la revisa para que todo este correcto. Recibe documentación correcta y traslada a Asistente de la Dirección de Recursos Humanos. 5 Asistente de la Dirección de Recursos Humanos Recibe facturas por lotes, revisa 18

19 nuevamente. Corroborada la documentación, traslada a Dirección de Recursos Humanos para la firma correspondiente de cada documento. 6 Director de Recursos Humanos Firma y sella documentación. 7 Asistente de Dirección de Recursos Humanos Traslada a Asistente de Dirección de Recursos Humanos. Ordena documentación y traslada a encargado. 8 Encargado de 029 Recibe facturas ya revisadas y las ingresa al sistema para generar la nómina correspondiente. Ya ingresada toda la documentación recibida, imprime nómina. Revisa nómina. Cita a la Auditoría Interna para revisión de nómina. 9 Auditoría Interna Revisa y firma nómina, si está; correcta si no Solicita correcciones y revisa de nuevo, firma y sella. Entrega a Encargado 10 Encargado de 029 Recibe nómina 029, emite un oficio para trasladar nómina y documentación a Dirección Financiera. Entrega a Dirección de Recursos Humanos para su firma. 11 Dirección de Recursos Humanos Revisa y firma, y envía nómina al Departamento de Nóminas. 19

20 PROCEDIMIENTO PAGO RENGLON 029 DRH-0002 ENCARGADA CONTRATACIONES DIRECTOR GENERAL ENCARGADA RECEPCIÓN DE FACTURAS ASISTENTE Y DIRECTORA RR HH AUDITORÍA INTERNA INICIO REVISA DOCUMENTOS, FACTURAS, ENVIA A DIRECTOR GENERAL REVISA DA VoBo.ENVIA A RR.HH. Y ENCARGADA FACTURAS REVISA DOCUMENTOS ESTEN CORRECTOS PASA ASISTENTE RRHH CORROBORA DOCUMENTOS PASA A FIRMA DIRECTORA RRHH DIRECTORA RRHH FIRMA Y SELLA Y REGRESA TODO ASISTENTE RECIBE INGRESA SISTEMA GENERA NÓMINA ASISTENTE ORDENA DOCUMENTOS Y ENVIA ENCARGADA CONTRATACIONES SI ESTA CORRECTA? NO SI ESTA CORRECTO FIRMA Y SELLA FIN 20

21 ADMINISTRACION DE EXPEDIENTES 1. Definición del Procedimiento: Este procedimiento se realiza a través de la persona responsable de la Unidad de Administración de Expedientes, para mantener al día todo el archivo de los expedientes, administrativos de los distintos renglones presupuestarios del Organismo Legislativo. Tanto expedientes activos como inactivos-. 2. Objetivo del Procedimiento: Recibir la papelería que ingresa diariamente, distribuirla y archivarla en el expediente respectivo. 3. Normas del Procedimiento: Mantener al día la documentación de cada expediente. Recibir, Sellar y clasificar la documentación. Foliar expedientes. Alimentar la Base de Datos del Administración de Expedientes. Conservar en óptimas condiciones los expedientes del Dirección de Recursos Humanos administrativo del Administración de Expedientes. Atender al público Realizar Informes Mensuales de actividades 21

22 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Administración de Expedientes de la Dirección de Recursos Humanos Paso a seguir Responsable Actividad 1 Auxiliares de Administración de Expedientes 2 Auxiliares de Administración de Expedientes 3 Auxiliares de Administración de Expedientes 4 Encargada de Administración de Expedientes Encargadas de la recepción de los distintos documentos que ingresan de las distintas unidades: Programa enpunto IGSS Vacaciones Despacho Dirección de Recursos Humanos Contratos y Actas Cancelaciones Expedientes Nuevos Traslados de Ubicación Cambios de Renglón Presupuestario Constancias Laborales Entregadas Documentación Renglón 029 Documentación Renglón 022 Documentación de llamadas de atención Documentación de soporte para expedientes Revisa a diario permisos, ausencias, vacaciones, audiencias, llamada de atención por llegadas tarde, Certificaciones del IGSS, actas de altas y suspensiones formularios para sacar tarjetas de afiliación, notas de vacaciones, contratos, distintas actas tarjetas de marcación, constancias laborales Reciben, sellan, clasifican y archivan en el expediente respectivo la papelería que ingresa. Cuando son expedientes nuevos, se ingresan a la Base de Datos de la Administración de Expedientes (nombre, número de contrato, cédula, Nit, IGSS, fecha de ingreso, fecha de nacimiento, No. De colegiado, salario (si es 022 y/o 029) No. De acta (011), Partida (011) fecha de vencimiento de contrato (029 y/o 022), Nombre de la plaza y Ubicación. Se ingresa a la base de datos del Administración de Expedientes y se traslade para que se cambie el expediente de Administración de Expedientes a inactivo 22

23 ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES AUXILIAR DE ARCHIVO ARCHIVO DE DOCUMENTOS BASE DE DATOS DRH-005 ENCARGADA DE ARCHIVO INICIO RECEPCIÓN, SELLOS Y CLASIFICACIÓN TRASLADA A BASE DE DATOS INGRESA DATOS CORRIGE DOCUMENTACIÓN NO OK? SI ELABORA EXPEDIENTES NUEVOWS RECIBE Y ARCHIVA FIN 23

24 ATENCIÓN DE CONSULTAS EN CLÍNICA MÉDICA, A DIPUTADOS, FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS DEL ORGANISMO LEGISLATIVO 1. Definición del procedimiento: Este procedimiento está a cargo de la Clínica Médica. Permite la atención única y exclusivamente para el Recurso Humano del Organismo legislativo, comprendido dentro de las siguientes categorías: Diputados, Funcionarios, Asesores y Dirección de Recursos Humanos en general. Se podrán hacer excepciones sólo en casos catalogados de extrema urgencia a personas que por una u otra razón se encuentren dentro de las instalaciones del Organismo Legislativo. 2. Objetivos del Procedimiento: Prestar el servicio de atención médica (consulta), completamente gratuito. Regular y ordenar la atención de los pacientes. Llevar una ficha de control, para tener los antecedentes de la salud del trabajador que asiste a la consulta. 24

25 3. Normas del Procedimiento: La consulta médica que se presta al Dirección de Recursos Humanos del Organismo legislativo es únicamente Dirección de Recursos Humanos, por lo que no se atenderá vía telefónica. El horario de servicio de la clínica médica es de 8:00 de la mañana a las 16:30 de la tarde. (No se atenderán consultas fuera de horario establecido). El orden de atención de los pacientes, se hará conforme ingresen a la clínica y sólo se podrá alterar si existe alguna emergencia, a criterio del médico de turno. La enfermera responsable de la custodia de las medicinas hará la entrega de cualquiera de los medicamentos en existencia en la clínica médica, únicamente cuando el paciente tratado presente la respectiva receta firmada y sellada por el médico de turno tratante, así como por la persona que recibe. Todo medicamento que se proporcione en la Clínica debe tener una firma o nombre de la persona a la que se le entrega sin excepción alguna. El servicio de hipodermia (inyecciones), se prestará únicamente cuando el paciente presente la receta firmada y sellada por el médico de turno que lo atendió, o bien con receta médica extendida por otro médico tratante, de igual manera firmada y sellado 25

26 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Atención de Consultas en Clínica Medica Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Secretaria Recepcionista Atiende al trabajador que solicita atención médica. Elabora o busca ficha del paciente, quien previamente se ha identificado como trabajador del Organismo Legislativo 2 Enfermera Recibe expediente y realiza preconsulta (toma de signos vitales) 3 Paciente Ingresa a consulta 4 Médico Realiza interrogatorio, examen médico y proporciona receta con los medicamentos necesarios Anota en la hoja de control de pacientes, nombre, edad, sexo, diagnóstico y tratamiento que servirá para el informe mensual. 5 Enfermera o Secretaria Entrega medicamento de recetas si hay en existencia. Realiza curaciones y aplicación de medicamentos inyectados necesarios 6 Secretaria Encargada de Inventarios Descarga los medicamentos proporcionados para llevar un mejor control del inventario y las existencias Ingresa datos al sistema de control de inventarios 7 Secretaria Recepcionista Archiva los expedientes, notas de suspensión y resultados de laboratorios. 26

27 8 Consulta con otros médicos Si a criterio de médico del Congreso, se hace necesario la evaluación por especialista, se le refiere al IGSS y se le orienta los pasos a seguir para su atención Se le envía a la Dirección de Recursos Humanos para que elaboren certificado de trabajo 9 Suspensiones Si se considera necesario suspender a un trabajador por alguna enfermedad que lo amerite ausentarse de sus labores, la clínica médica emite nota de suspensión dirigida a la Dirección de Recursos Humanos con el Visto Bueno del Jefe Inmediato para que tenga conocimiento de que el trabajador ha sido suspendido (máximo dos días). Se entrega copia de esta suspensión a la clínica médica, para archivar en el expediente respectivo Si el problema de salud amerita más de dos días, el paciente deberá acudir al IGSS, salvo casos especiales que se trataran con el Director de Recursos Humanos. 10 Solicitud de Medicamentos La secretaria encargada de inventarios, procede a verificar existencias en el Sistema de proveeduría. De acuerdo a sus existencias elabora su solicitud de compra de medicamentos, que envía a la Primera Secretaría para su autorización Posteriormente a su autorización y compra son recibidos los medicamentos por la secretaria encargada de inventarios, quien procede a contarlos y verificar que se reciba lo facturado por los proveedores. 27

28 ATENCIÓN DE CONSULTAS CLÍNICA MEDICA DRH-006 SECRETARIA ENFERMERA PACIENTE MÉDICO ENCARGADA DE INVENTARIO INICIO ATENCIÓN Y BÚSQUEDA DEL EXPEDIENTE DEL PACIENTE TOMA DE SIGNOS VITALES INGRESA A CONSULTA REALIZA EXAMEN ENTREGA MEDICAMENTO SI HAY EXISTENCIA ELABORA RECETA REALIZA CURACIONES Y APLICACIÓN DE MEDICAMENTOS INYECTADOS ANOTA EN HOJA DE CONTROL DE PACIENTES RECIBE E INGRESA A LA BASE DE DATOS NO AMERITA SUSPENSIÓN? VERIFICA EXISTENCIAS SI ELABORAN SUSPENSIÓN HAY EXISTENCIAS? NO 1 ANALIZA EVALUACIÓN POR ESPECIALISTA NO SI ARCHIVA EXPEDIENTE ES NECESARIA? SI REMITE AL IGSS Y ORIENTA PASOS A SEGUIR ELABORA SOLICITUD DE COMPRA 3 FIN 2 28

29 ATENCIÓN CONSULTAS EN CLÍNICA MÉDICA DRH-006 DIRECCIÓN DE RRHH JEFE INMEDIATO DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL PACIENTE SOLICITA CERTIFICADO DE TRABAJO FIRMA SUSPENSIÓN Y DA SU Vo. Bo. RECIBE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA AUTORIZADA POR DIRECCIÓN GENERAL RECIBE SOLICITUD DE ORDEN DE COMPRA PARA AUTORIZACIÓN ENTREGA DE CERTIFICADO DE TRABAJO ENVÍA A COMPRAS DONDE SE REALIZA EL PROCEDIMIENTO QUE CORRESPONDE FIN FIN ENTREGA SUSPENSIÓN FIRMA DE RECIBIDO FIN 29

30 BASE DE DATOS 1. Definición del procedimiento: La encargada de la Base de Datos, realiza actualizaciones constantes en la Base de Datos, para que la información del empleado del Organismo Legislativo esté actualizada. 2. Objetivos del Procedimiento: Mantener al día la Base de Datos. Generar información verídica y actualizada de los empleados del Organismo Legislativo. Verificar en la Base de Datos que el Dirección de Recursos Humanos tenga calidad de activo dentro de la Institución. 3. Normas del Procedimiento: Proporcionar la información solicitada, mediante listados o el medio que designe el Director de Recursos Humanos. Avisar al Director de Recursos Humano de cualquier información que soliciten las otras unidades, para poder proporcionarla con el respectivo Visto Bueno. Mantener actualizada la Base de Datos de todo el Dirección de Recursos Humanos administrativo del Organismo Legislativo. 30

31 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Base de Datos Pasos a Seguir Responsable Actividad 1 Encargada de Base de Datos Ingresar a la Base de Datos toda la información que se necesita del empleado, para que en todo momento esté actualizada 2 Encargada de Base de Datos Trasladar todos los documentos que ingresan a la Encargada de Administración de Expedientes para mantener actualizados los expedientes administrativos 3 Encargada de Administración de Expedientes 4 Auxiliar de Administración de Expedientes Recibe los documentos que le trasladan, para clasificar y archivar en el expediente respectivo. Archiva en el expediente respectivo 31

32 BASE DE DATOS ENCARGADO BASE DE DATOS ENCARGADO DE ADMON.DE EXPEDIENTES DRH-007 AUXILIAR DE ARCHIVO INICIO INGRESO DE DATOS TRASLADO DE DOCUMENTOS RECIBE LOS DOCUMENTOS Y CLASIFICA ARCHIVA LOS DOCUMENTOS EXPEDIENTE RESPECTIVO FIN 32

33 INDUCCION 1. Definición del procedimiento: Procedimiento que permite conocer, el que hacer de la institución a todo el Dirección de Recursos Humanos, que ya ha sido seleccionado y contratado. 2. Objetivo del Procedimiento: Proporcionar al empleado de nuevo ingreso toda la información necesaria sobre los deberes y obligaciones que desempeñará. 3. Normas del Procedimiento: Es obligatorio que exista una inducción general de la institución al Dirección de Recursos Humanos de nuevo ingreso. Debe dársele al empleado de nuevo ingreso o ascendido inducción al puesto, para el cual fue seleccionado o promovido. Resolver todas las dudas que el empleado presente, en cuanto a su cargo dentro de la institución. El Jefe inmediato se asegurará de que el empleado de nuevo ingreso ya haya pasado por el proceso de inducción. 33

34 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Inducción de Dirección de Recursos Humanos Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Director de Recursos Humanos u Oficial Encargado Cita al funcionario o empleado recién contratado a la sala de sesiones 2 Funcionario o encargado de Inducción 3 Funcionario o encargado de Inducción 4 Funcionario o encargado de Inducción 5 Jefe inmediato del funcionario o empleado recién contratado Realiza la inducción de conformidad con la Guía No. 1, Inducción General al Organismo Legislativo, para Dirección de Recursos Humanos de Nuevo Ingreso. Realiza un recorrido de las instalaciones importantes que debe conocer el funcionario o empleado recién contratado Presenta al funcionario o empleado recién contratado o ascendido con el jefe inmediato superior Recibe a su subalterno y realiza la inducción de conformidad con la Guía No. 2, Inducción en el Puesto para el Dirección de Recursos Humanos de Nuevo Ingreso o Ascendido. 34

35 INDUCCION DIRECTOR DE RRHH FUNCIONARIO ENCARGADO DE INDUCCIÓN DRH-008 JEFE INMEDIATO INICIO CITA EMPLEADO DE NUEVO INGRESO REALIZA INDUCCIÓN PERSONAL DE NUEVO INGRESO RECIBE AL EMPLEADO DE NUEVO INGRESO REALIZA RECORRIDO DE LAS INSTALACIONES ASIGNA ATRIBUCIONES PRESENTA AL EMPLEADO DE NUEVO INGRESO A JEFE INMEDIATO FIN 35

36 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL 1. Definición del procedimiento: Este procedimiento es el que se lleva a cabo para integrar nuevo Dirección de Recursos Humanos, cuando existe una plaza vacante. 2. Objetivos del Procedimiento: Tener una base de currículos que permita escoger al Dirección de Recursos Humanos idóneo para optar a una plaza. Admitir para el trámite respectivo de promoción, las solicitudes del Dirección de Recursos Humanos. 3. Normas del Procedimiento: Sólo aceptar papelería completa de conformidad con los requerimientos establecidos por la Ley de la materia. Todo documento deberá ser original, acompañado de una copia. Toda la información presentada que cumpla con los requisitos mínimos establecidos será verificada por el encargado de reclutamiento de Dirección de Recursos Humanos. 36

37 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Reclutamiento de Dirección de Recursos Humanos Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Director Establece la existencia de la plaza vacante y llena el formulario de requisición de Dirección de Recursos Humanos 2 Dirección Solicitante Remite el original y copia a la Dirección de Recursos Humanos 3 Secretaria Dirección de Recursos Humanos Recibe el formulario de requisición de Dirección de Recursos Humanos (ver anexo) Verifica la información contenida y procede: Si la información no es correcta lo devuelve Si es correcta recibe el formulario, lo sella de recibido, lo firma y devuelve la copia a la Dirección remitente El original se remite al Director de Recursos Humanos 4 Director de Recursos Humanos Recibe original del formulario de requisición, verifica la información contenida en el mismo. Consulta Banco de Recursos Humanos para verificar la existencia de candidatos idóneos para ocupar la vacante: 5 Director de Recursos Humanos Si existen uno o más candidatos, continua conforme el procedimiento No. 2. Selección de Dirección de Recursos Humanos y aquí finaliza el procedimiento. Si no existe ningún candidato idóneo continúa con el paso No. 6 de este procedimiento. 37

38 Realiza el reclutamiento de candidatos para ocupar la plaza vacante a través de: 6 Director de Recursos Humanos Fuentes Internas Convocatoria interna: para Dirección de Recursos Humanos que labora en el Congreso y que sea sujeto de promoción. Fuentes Externas: Web del Congreso de la República Oficina Nacional del empleo (Ministerio de Trabajo). Convocatorias públicas si es necesario. 7 Candidato(s) interesado(s) Presentan a la Dirección de Recursos Humanos la papelería solicitada en el aviso de la convocatoria. 8 Recibe y revisa la papelería presentada por el candidato y procede Secretaria de la Dirección de Recursos Humanos Si la papelería esta completa y correcta entrega el formulario de solicitud de empleo, y continúa conforme al procedimiento No. 2. de Selección de Dirección de Recursos Humanos. Si la misma no esta completa la devuelve al candidato para hacerlo. Si la papelería presentada no satisface los requisitos mínimos establecidos en la convocatoria, se devuelve al candidato. 38

39 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL DRH-009 DIRECTOR SOLICITANTE SECRETARIA DIRECCIÓN DE RRHH DIRECTOR DE RRHH CANDIDATO / INTERESADO INICIO RECIBE EXPEDIENTE Y FORMULARIO RECIBE ORIGINAL DEL EXPEDIENTE LLENA PAPELERÍA SOLICITADA ESTABLECE EXISTENCIA DE PLAZA VACANTE VERIFICA INFORMACIÓN DEL FORMULARIO CONSULTA BANCO DE DATOS DE RRHH TRASLADA A LA DIRECCIÓN DE RRHH A TRAVÉS DE LA SECRETARIA REMITE EXPEDIENTE A RRHH INFORMACIÓN CORRECTA? HAY MAS CANDIDATOS? A CORRIGE EXPEDIENTE NO DEVUELVE A DIRECCIÓN SOLICITANTE SI SI REALIZA PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL NO B CORRIGE LA PAPELERÍA RECIBE, FIRMA, SELLA Y ENVÍA EXPEDIENTE REALIZA RECLUTAMIENTO DE CANDIDATOS: FORMA INTERNA O A REALIZA CONVOCATORIA FORMA EXTERNA RECIBE Y REVISA PAPELERÍA B NO PAPELERÍA COMPLETA? SI REALIZA PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL FIN 39

40 PROCESOS ADMINISTRATIVOS, DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1. Definición del procedimiento: Este procedimiento lo lleva a cabo la Unidad de Procesos Administrativos, quien se encarga de aplicar las sanciones administrativas disciplinarias, para el Dirección de Recursos Humanos del Organismo Legislativo, y dar cumplimiento a las obligaciones y derechos que establece la Ley. 2. Objetivos del Procedimiento: Verificar y controlar la información y observancia que presentan los Supervisores de la Dirección Mantener la disciplina interna e impulsar la armonía en cada unidad de trabajo. 3. Normas del Procedimiento: Observar el cumplimiento de esta misión. Observar las normas estipuladas en las leyes laborales, como el derecho de defensa. Cumplir con los procesos en la aplicación de sanciones y destituciones del Dirección de Recursos Humanos. 40

41 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Procesos Administrativos Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Jefe Inmediato Manda reporte por escrito a la Dirección de Recursos Humanos. 2 Encargado de Procesos Administrativos Consulta a Director de Recursos Humanos que sanción se va aplicar, de acuerdo al reporte. 3 Interesado Evacua audiencia Elabora por escrito corrida de audiencia al interesado. 4 Encargado de Procesos Administrativos Escucha al interesado Si todo está bien, acepta la justificación, y continua el proceso. Si no está bien, coordina con el Director de Recursos Humanos sanción a tomar. 5 Encargado de Procesos Administrativos Elaboran informe y trasladan al Director General, con copia a la Primera Secretaria, para esperar resolución. 6 Dirección General Gira instrucciones a Director de Recursos Humanos para que realice sanción si la hay. 7 Directora de Recursos Humanos Resuelve situación, y envía resolución al expediente personal, Administración de expedientes. 8 Administración de Expediente Archiva documento en el expediente respectivo. 41

42 PROCEDIMIENTO PROCESOS ADMINISTRATIVOS DRH-010 JEFE INMEDIATO ENCARGADO PROCESOS ADM. INTERESADO DIRECTOR GENERAL DIRECTORA RR.HH. INICIO GIRA INSTRUCCIÓN PARA APLICAR SANCIÓN Y ENVIA A RRHH ENVÍA REPORTE ESCRITO A DIREC.RR.HH CONSULTA A DIRECTOR R.H.SANCION P/ ELABOR-AUDIEN EVACUA AUDIENCIA RECIBE JUSTIFICACION CORRIDA DE AUDIENCIA NO ESCUCHA INTERESADO RESUELVE Y ENVIA RESOLUCIÓN A EXP./ARCHIVO SI ARCHIVO EXPEDIENTE PERSONAL FIN 42

43 SELECCIÓN DE PERSONAL 1. Definición del procedimiento: Tiene como objetivo especifico el procedimiento de la selección de Dirección de Recursos Humanos de escoger y clasificar los candidatos más adecuados para satisfacer las necesidades y así optar a alguna plaza vacante dentro de la institución 2. Objetivos del Procedimiento: Deberá el interesado haber pasado por el procedimiento de reclutamiento. Analizar el expediente presentado por el interesado para su selección. Verificar que el seleccionado haya asistido a sus citas correspondientes. 3. Normas del Procedimiento: Es obligatorio que el interesado, previo a obtener una plaza dentro de la institución, se someta a las distintas evaluaciones correspondientes en las áreas técnicas, así como físicas y psicológicas. El Director de Recursos Humanos, manejará con absoluta confidencialidad toda información verbal o escrita obtenida de los candidatos. 43

44 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Selección de Dirección de Recursos Humanos Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Director de Recursos Humanos Recibe los expedientes para hacer la selección de candidatos a la plaza vacante. Consultando al Banco de Recursos Humanos del Congreso para verificar si existen otros candidato con el perfil necesario para la vacante 2 Director de Recursos Humanos Analiza los expedientes de los candidatos y elabora un programa de entrevistas 3 Director de Recursos Humanos De conformidad con el programa elaborado, cita por medio de su secretaria a todos los candidatos para entrevista 4 Director de Recursos Humanos Recibe a los candidatos para entrevista, proporcionándoles la información respectiva (ubicación del puesto o cargo, condiciones de trabajo, salario, horario, etc.) Obtiene información sobre el candidato (experiencia laboral, interés por la plaza, etc.) En este momento puede darse la primera preselección, sea por declinación propia del candidato o por descalificación por la información que el candidato proporcionó. Si el candidato califica y está interesado, se le indica que debe efectuarse las evaluaciones correspondientes, indicándole la fecha y hora para los mismos. Si las evaluaciones se efectúan en el Departamento de Reclutamiento de Dirección de Recursos Humanos y Selección de Dirección de Recursos Humanos de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC) o en otra institución o empresa dedicada a estos servicios, el Director de Recursos Humanos del Congreso de la República debe coordinar la fecha y hora para las pruebas y se la comunica a los candidatos. 5 Candidato (s) interesado(s) Se presentan en la fecha, hora y lugar programados para efectuar las evaluaciones 44

45 6 Director de Recursos Humanos Recibe al (los) candidato(s) citado(s) y práctica las evaluaciones. Si el candidato sustenta las evaluaciones en ONSEC, u otra empresa o institución, el Director de Recursos Humanos debe darle seguimiento a fin de obtener los resultados respectivos en el menor tiempo posible. 7 Director de Recursos Humanos Analiza los resultados de las evaluaciones, los revisa y preselecciona hasta un máximo de tres candidatos elegibles. Si lo considera necesario, realiza las investigaciones pertinentes para corroborar la información proporcionada por los candidatos y procede así: Si alguna de la información importante, aportada por el candidato es falsa o alterada, se procede a su descalificación, notificándole por cualquier medio. Si la información proporcionada por los candidatos es correcta, envía a los candidatos a la clínica medica para la evaluación médica respectiva y traslada los tres expedientes preseleccionados al Director de la Unidad solicitante 8 Director del Departamento Solicitante Recibe los expedientes de los candidatos preseleccionados y procede así: Si lo considera necesario cita a los candidatos separadamente para una entrevista final. Si lo considera conveniente no realiza la entrevista final con ninguno de los tres candidatos. En ambos casos selecciona en orden descendente (primero, segundo y tercer lugar) a los candidatos y remite los expedientes al Director de Recursos Humanos. 9 Director de Recursos Humanos Recibe los expedientes de los candidatos preseleccionados y elabora un proyecto de acuerdo de nombramiento del candidato que seleccione. El resto de expedientes de los candidatos se remiten al Banco de Recursos Humanos del Congreso de la República para próximas oportunidades 45

46 SELECCIÓN DE PERSONAL DIRECCIÓN DE RRHH CANDIDATOS O INTERESADOS DRH-011 DIRECCIÓN SOLICITANTE INICIO RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES Y CONSULTA BASE DE DATOS CANDIDATO EFECTÚA EVALUACIONES RECIBE EXPEDIENTE ANALIZA EXPEDIENTES Y ELABORA ENTREVISTA RECIBE CANDIDATO Y REALIZA EVALUACIONES REALIZA ENTREVISTA FINAL CITA A LOS INTERESADOS PARA ENTREVISTA ANALIZA RESULTADOS Y VERIFICA INFORMACIÓN DEL CANDIDATO NOTIFICA POR CUALQUIER MEDIO SELECCIONA CANDIDATOS Y REMITE EXPEDIENTE A RRHH RECIBE CANDIDATOS PARA ENTREVISTA ES FALSA? SI OBTIENE INFORMACIÓN DEL CANDIDATO NO SE DESCALIFICA PRIMERA PRESELECCIÓN SI LA INFORMACIÓN ES CORRECTA ENVÍA CLÍNICA MEDICA EVALUACIÓN RESPECTIVA SI CALIFICA CANDIDATO DEBE REALIZAR EVALUACIONES RECIBE EXPEDIENTE Y ELABORA NOMBRAMIENTO FIN 46

47 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE VACACIONES 1. Definición del procedimiento: A través de un encargado de vacaciones, se organizará, planificará y controlará el cumplimiento de las vacaciones a que tiene derecho todo trabajador que esté en los renglones presupuestarios 011 y 022 del Organismo Legislativo. 2. Objetivos del Procedimiento: Organizar y planificar las vacaciones del Dirección de Recursos Humanos anualmente. Dar cumplimiento a lo establecido en la ley de la materia. Verificar que el Dirección de Recursos Humanos haya gozado de sus vacaciones en el tiempo correspondiente. 3. Normas del Procedimiento: Llenar el formulario para solicitud de vacaciones, con 48 horas de anticipación. Presentar formulario debidamente completo con la información requerida y con el visto bueno del jefe inmediato. Interrupción o suspensión del período vacacional por causa justificada. Aviso de retorno a labores 47

48 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Solicitud de autorización de Vacaciones Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Interesado Solicita y llena formulario de Solicitud y Autorización de Vacaciones en original y copia, los firma y los remite al jefe inmediato superior 2 Jefe Inmediato Superior Recibe el original y copia del formulario de Solicitud y Autorización de Vacaciones y procede así Si está de acuerdo con la solicitud de vacaciones, firma de visto bueno y sella en el espacio correspondiente en el original y copia del formulario de Solicitud de Autorización de Vacaciones y lo remite a la Dirección de Recursos Humanos. Si no está de acuerdo con las vacaciones del solicitante, no firma de visto bueno y devuelve el formulario al interesado. Le reprograma las vacaciones solicitadas 3 Encargada de Vacaciones Dirección de Recursos Humanos 4 Encargado de Vacaciones, de Dirección de Recursos Humanos Recibe formulario de Solicitud y Autorización de Vacaciones Recaba la información en el expediente del interesado: Si es procedente el período de vacaciones solicitado, ingresa la información a la Base de Datos del Sistema de Vacaciones, para que la información esté actualizada. Si el período de vacaciones no es procedente hace la anotación correspondiente en el original y copia del formulario de Solicitud y Autorización de Vacaciones y lo devuelve al interesado. Elabora nota donde indica al interesado cuantos días le quedan para el goce de sus vacaciones 5 Director de Recursos Humanos Recibe nota de autorización firmada por Encargado de Vacaciones 6 Director de Recursos Humanos Devuelve el original y copia firmada al Encargado de Vacaciones 7 Encargado de Vacaciones Envía nota al interesado y manda la copia de recibido al Administración de Expedientes para el expediente 8 Interesado Notifica al encargado de Vacaciones que ha regresado a sus labores 48

49 VACACIONES DRH-012 INTERESADO JEFE INMEDIATO ENCARGADO DE VACACIONES DIRECTOR DE RRHH ENCARGADO DE ADMÓN. DE EXPEDIENTES INICIO RECIBE FORMULARIO Y PROCEDE RECIBE FORMULARIO AUTORIZADO FIRMA OFICIO ARCHIVA COPIA DE NOTA EN EXPEDIENTE SOLICITA FORMULARIO Y LLENA ESTÁ DE ACUERDO? ANALIZA EXPEDIENTE FIN NO SI REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES FIRMA DE Vo. Bo. Y SELLA ES PROCEDENTE? SI DEVUELVE AL INTERESADO CON LA ANOTACIÓN RESPECTIVA NO INGRESA BASE DE DATOS ELABORA OFICIO DE VACACIONES RECIBE Y FIRMA DE RECIBIDO Y NOTIFICA CUANDO REGRESA DE SUS LABORES NOTIFICA AL INTERESADO MANDA COPIA DE RECIBIDO AL EXPEDIENTE PARA SU ARCHIVO 49

50 SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN DE TIEMPO DE SERVICIO, CONSTANCIAS LABORALES Y CERTIFICACIONES LABORALES 1. Definición del procedimiento: Este procedimiento se lleva a cabo en la Dirección de Recursos Humanos a través de un encargado de certificaciones de tiempo de servicio, cuando solicite este servicio.. Esto es para documentar e informar interna y externamente la relación laboral de Dirección de Recursos Humanos administrativo del Organismo Legislativo. 2. Objetivos del Procedimiento: Verificar que la información solicitada sea real. Extender al Dirección de Recursos Humanos que solicite, la información y documentación en lo que se refiere constancias laborales, certificaciones laborales y certificaciones de tiempo de servicio. El empleado recibirá una atención Dirección de Recursos Humanosizada. 3. Normas del Procedimiento: Presentar solicitud respectiva. La entrega de la Certificación de Tiempo de Servicio, Constancias Laborales y Certificaciones laborales, será únicamente y exclusivamente entregada al interesado. 50

51 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Solicitud de Certificación y Tiempo de Servicios, Constancias y Certificados Laborales Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Encargado de constancias Constancias de Trabajo: Recibe voucher del último mes pagado. Solicita el expediente al Administración de Expedientes, revisa y analiza. Se asigna u correlativo de constancias, y se procede a la elaboración. Se firma y se sella y se traslada al Director de Recursos Humaos que la firme. Ya firmada se entrega al interesado. 2 Encargado de Certificación de actas Certificación de Actas: Recibe solicitud firmada por el empleado Se solicita expediente al Administración de Expedientes, se revisa y analiza. Se transcribe el documento, se firma y se sella y se traslada al Director para que la firme. 3 Encargado de Certificación de Tiempo de Servicio. Certificación de Tiempo de Servicio: o Se recibe solicitud de tiempo de servicio. Se solicita expediente al Administración de Expedientes, se revisa y analiza. Se revisan nóminas de salario en el Administración de Expedientes de Financiero Se traslada la información a formulario específico Se confronta el documento en Financiero Se firma la certificación de Tiempo de Servicio y se Traslada a la Dirección de Recursos Humanos para firma y sello. 4 Encargado de Constancias Confirmación de información de Constancias y Certificaciones a Bancos e Instituciones Comerciales: Se recibe llamada para confirmar datos Se revisa el sistema de cómputo y se da la información, al interesado. 51

52 CONSTANCIAS DE TRABAJO DRH-013 ENCARGADO DE CONSTACIAS ADMINISTRACION DE EXPEDIENTE DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS EMPLEADO INICIO RECIBE VOUCHER DEL ULTIMO MES PAGADO SOLICITA EXPEDIENTE ENVIA EXPEDIENTE REVISA Y ANALIZA EL EXPEDIENTE ELABORA CONSTANCIA FIRMA, SELLA Y TRASLADA PARA FIRMA REVISA Y FIRMA LA CONSTANCIA RECIBE CONSTANCIA LABORAL FIN 52

53 CERTIFICACION DE ACTAS DRH EMPLEADO ENCARGADO DE CERTIFICACIONES ADMINISTRACION DE EXPEDIENTE DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS INICIO ENTREGA SOLICITUD PARA CERTIFICACIÓN RECIBE SOLICITUD Y SOLICITA EXPEDIENTE ENVIA EXPEDIENTE REVISA Y ANALIZA EL EXPEDIENTE ELABORA CERTIFICACIÓN DE ACTA REVISA, FIRMA Y SELLA FIN 53

54 CERTIFICACION DE TIEMPO DE SERVICIO EMPLEADO ENCARGADOS DE CERTIFICACIONES ADMINISTRACION DE EXPEDIENTES DIRECCION FINANCIERA Base de Datos DRH DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS INICIO ENTREGA SOLICITUD RECIBE SOLICITUD PARA CERTIFICACION SOLICITA EXPEDIENTE REVISA Y ANALIZA EXPEDIENTE SE TRASLADA LA INFORMACION A FORMULARIO SOLICITUD DE NOMINAS Y SALARIOS SE CONFRONTA CON EL DOCUMENTO DE LA DIRECCION FINANCIERA SE FIRMA Y SELLA REVISA, FIRMA Y SELLA. FIN 54

55 CONFIRMACION CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES DRH BANCO Y/INSTITUCIONES BANCARIAS ENCARGADO DE CERTIFICACIONES INICIO HACE LA LLAMADA PARA PEDIR CONFIRMACION DE DATOS RECIBE LA LLAMADA VERIFICA LOS DATOS EN EL SISTEMA RECIBE INFORMACION SOLICITADA FIN 55

56 SOLICITUD DE GAFETE DE IDENTIFICACIÓN 1. Definición del procedimiento: La encargada del Programa EnPunto extenderá gafetes de identificación al Dirección de Recursos Humanos activo. Este documento de identificación le permite al empleado ingresar a los distintos edificios que hay dentro del Organismo Legislativo. 2. Objetivos del Procedimiento: Proporcionar al empleado su gafete de identificación. Dar la debida atención al empleado para que no tenga ningún inconveniente al ingresar a sus labores Cumplir lo establecido en el pacto colectivo de condiciones de trabajo. Verificar en la Base de Datos que el Dirección de Recursos Humanos sea activo dentro de la Institución. 3. Normas del Procedimiento: Uso obligatorio del gafete. Avisar al Director de Recursos Humanos por escrito de la pérdida del gafete. Verificar datos de identificación para que sean correctos. Controlar que el uso del mismo sea Dirección de Recursos Humanos e intransmisible (supervisores) La vigencia del mismo será de un año El gafete de identificación será devuelto obligatoriamente al momento de que el Dirección de Recursos Humanos deje de laborar dentro de la Institución. 56

57 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Solicitud de Gafete de Identificación Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Encargada de Programa Enpunto de Dirección de Recursos Humanos identificación Se envía circular a principio de año con la programación y fechas para solicitud de gafetes 2 Interesado Solicita Gafete de Identificación a la Dirección Recursos Humanos, con la Encargada del Programa EnPunto 3 Encargada Programa Enpunto de Dirección de Recursos Humanos Verifica los datos Dirección de Recursos Humanos es en el sistema, Nombre completo, Renglón, Puesto, Número de Cédula. Si todos los datos son correctos y ya cuenta con una fotografía el interesado en el sistema, imprime gafete de identificación. Si no cuenta con fotografía en la Base de Datos el interesado, se le toma la foto y se le entrega inmediatamente el gafete de identificación 4 Interesado Verifica sus datos y recibe el gafete de identificación 57

58 SOLICITUD GAFETE DE IDENTIFICACION DRH-014 ENCARGADO EMPLEADO INICIO ENVIA CIRCULAR CON FECHAS ESTIPULADAS SOLICITA GAFETE VERIFICA LOS DATOS EN EL SISTEMA HAY OBJECION? SI EMPLEADO PROPORCIONA DATOS NO IMPRIME GAFETE FIN 58

59 SOLICITUD Y ENTREGAS DE CERTIFICADOS PARA EL IGSS 1. Definición del procedimiento: Este procedimiento permite al empleado obtener certificado de trabajo, para acceder a los servicios que presta el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social IGSS-. 2. Objetivos del Procedimiento: Verificar que los datos sean correctos. Brindar la debida atención al empleado. Proporcionar los certificados en un tiempo prudente. 3. Normas del Procedimiento: Presentar voucher de pago. Solicitud Dirección de Recursos Humanos del certificado para el IGSS, salvo cuando el trabajador se encuentra imposibilitado. Solicitar el certificado con anticipación. En casos especiales como accidente o Maternidad, se entregarán inmediatamente. 59

60 Dirección de Recursos Humanos Procedimiento Solicitud y entregas de Certificados de IGSS Pasos a seguir Responsable Actividad 1 Encargado de certificados para el IGSS 2 Encargado de certificados para el IGSS 3 Encargado de Certificados para el IGSS Solicita el Certificado, para el IGSS Dirección de Recursos Humanos personalmente o por vía telefónica (en caso de estar imposibilitado). Requiere del solicitante los datos siguientes: Presentar voucher de pago Fecha de solicitud Razón de la solicitud del Certificado: Si es accidente, fecha en que ocurrió el mismo. Enfermedad común, Maternidad, y si es por inscripción de la esposa por maternidad se solicita la cédula de vecindad. Inscripción de nacimiento de un hijo, fe de edad. Todos los datos adicionales los genera el sistema de Base de Datos del IGSS Firma y Sella el Certificado 4 Interesado Entrega el Certificado al interesado o al responsable. Debe revisar que todos los datos estén consignados de forma correcta. 5 Encargado de Administración de Expedientes Recibe el Certificado firmado y sellado, para ser archivado en el expediente respectivo 60

61 SOLICITUD CERTIFICADOS DEL IGSS DRH-015 EMPLEADO EMPLEADO ENCARGADO ENCARGADO ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE DE EXPEDIENTE EXPEDIENTE INICIO SOLICITA CERTIFICADO SOLICITA VOUCHER Y FECHA DE PRESENTACION SOLICITA RAZON: EMFERMEDAD ACCIDENTE MATERNIDAD INSCRIPCION REVISA, VERIFICA CERTIFICADO ELABORA, FIRMA Y SELLA CERTIFICADO ARCHIVA COPIA DEL CERTIFICADO FIN 61

62 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Y PAGO DE HORAS EXTRAORDINARIAS 1. Definición del procedimiento: Este procedimiento a través de una encargada del Programa EnPunto, permite la preautorización y generación de nómina de tiempo extraordinario, con el fin de pagarle al empleado el tiempo laborado fuera de horario normal de labores. 2. Objetivos del Procedimiento: Pagar al empleado la remuneración de tiempo extraordinario laborado, establecido por la ley de la materia, de conformidad con el calendario que ya existe de programación para recepción y pago de tiempo extraordinario. 3. Normas del Procedimiento: Presentar nombramiento firmado y sellado por el Jefe Inmediato Superior y Dirección General, a la Presidencia de Dirección General o a la Secretaria que designe para el efecto, indicando nombre completo del empleado, partida del empleado, número de identificación Dirección de Recursos Humanos, cargo del empleado. Revisar la papelería por la encargada de Tiempo Extraordinario la cual viene ya autorizada por Presidencia de Dirección General del Organismo Legislativo o la Secretaría que designe para el efecto, para preautorizar el tiempo extraordinario en el Sistema de Base de Datos de Horas Extras. Personeros de Auditoría Interna revisan los reportes que genera el sistema de control de tiempo extraordinario, y si todo esta correcto ponen su sello y firma en cada nombramiento. Generar la Nómina para el pago de Tiempo extraordinario, y hacer cierre conjuntamente con Auditoría Interna, para enviarla vía electrónica a la Dirección Financiera, para que continúe con el procedimiento de pago del tiempo extraordinario 62