Person IP CRM Manual Básico

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1 Manual Básico División Informática BuscPerson Telecomunicaciones

2 : Manual Básico 0.- Introducción Candidatos y Cuentas Configuración Candidato Cuenta Campañas Configuración Creación de Campañas y Asignación Ejemplo: Asignación de Cuentas desde fichero Gestión de Tareas Configuración Tareas Gestión de Tareas y Asignación Proyectos Oportunidades y Ofertas Configuración Oportunidades Ofertas 28 V.- Apéndices 30 V.I Gestión de Documentación 30 V.I.I Configuración 30 V.I.II Manejo 31 BuscPerson Telecomunicaciones Pág 2 de 33

3 0.- Introducción En este manual se van a mostrar las principales funcionalidades de la nueva aplicación PERSON IP CRM. Se trata de un sistema de gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Management) con diversos niveles de integración con la aplicación de Gestión PERSON IP. A lo largo del presente manual, acompañando las explicaciones con ejemplos prácticos donde proceda, se presentarán las diversas entidades que componen la funcionalidad estándar de un Software CRM ordenadas según su funcionalidad. Las Entidades más importantes de la aplicación serán: Cuenta / Candidato: Dos modalidades para representar al cliente o al contacto para realizar algún tipo de gestión comercial. Campaña: Es un concepto que permite asociar o vincular cuentas o candidatos en un período de tiempo determinado y con un propósito común, a fin de poder programar un calendario de gestiones de manera fácil y flexible. Tarea: Es la principal entidad de la aplicación, que representa cada una de las gestiones que puede realizar un usuario / comercial con una Cuenta / Candidato. Son clasificables por múltiples criterios: TIPO, ESTADO, PRIORIDAD y Campaña, entre otros. Oportunidad / Oferta: Representan el resultado positivo de una tarea o conjunto de tareas. Todas las gestiones que el programa permite controlar van asociadas a una ficha común, la ficha de COMERCIAL. La Entidad COMERCIAL es la que va a permitir diferenciar las distintas gestiones que se registren en el sistema según la persona o grupo de personas que se encargaran de realizarlas. La ficha de COMERCIAL es la misma que se dispone desde Person IP y se puede rellenar desde cualquiera de las dos aplicaciones. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 3 de 33

4 Asimismo, es posible organizar a los distintos Comerciales del sistema por DEPARTAMENTOS, de manera que luego se podrán extraer informes u organizar tareas en base a este criterio. Para ello es necesario crear los DEPARTAMENTOS (Entidades / Departamentos) y asignarlos en la ficha de COMERCIAL. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 4 de 33

5 1.- Candidatos y Cuentas Se trata de las Entidades que van a representar a los distintos estados por los que puede pasar un cliente o sujeto al que se le puede realizar una determinada gestión comercial. 1.1 Configuración El menú para acceder a los datos de Candidatos y Cuentas presenta el siguiente aspecto: Las variables que permite configurar la aplicación para poder clasificar los distintos candidatos o cuentas son: Sector: Permite clasificar a los distintos clientes según el tipo de Actividad que desempeñan. Origen: A través de qué mecanismo se apertura el cliente (Ejemplo: SEÑALIZACIÓN TIENDA, TELEMARKETING, BASE DE DATOS, etc.). Estado (Candidatos / Cuentas): Permite diferenciar distintas situaciones en que poder clasificar a los clientes. Valoración: Por parte del personal que va a realizar las gestiones con ese cliente. Zona: Recoge las mismas zonas que estén definidas en Person IP. Se entiende como división de tipo geográfico. Segmento TSM y TDE: Responden a las segmentaciones de clientes que realiza el operador de Telefonía TELEFONICA tanto a nivel de Móviles como de Fija. Grupo de Cuentas: Esta entidad permite controlar en la aplicación las Agrupaciones Empresariales, es decir, Grupos de Empresas que dependan del mismo dueño o cabecera y que, a pesar de estar como diferentes Cuentas en la base de datos, se desea BuscPerson Telecomunicaciones Pág 5 de 33

6 conocer la relación entre ellas. En la ficha de Cuenta se puede asignar un Grupo así como consultar todas las Cuentas que pertenezcan al mismo. Todas estas variables son configurables y se pueden rellenar o utilizar con total libertad, por lo que los motivos expresados arriba son meramente orientativos. 1.2 Candidato El Candidato es una entidad que permite controlar la información que se dispone de un posible cliente, incluso antes de tener la información fiscal mínima necesaria para poder completar una venta. Asimismo, esta entidad se puede utilizar a modo de Pre-Cliente, o Pre-Cuenta, estado o clasificación previa a la Cuenta en sí. Se pueden rellenar, además de los datos que se observan en la figura, fichas adicionales de CONTACTOS (figura siguiente) o Direcciones de Envío. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 6 de 33

7 En la ficha de CANDIDATO aparecen los siguientes botones: Un CANDIDATO puede convertirse en CUENTA pulsando el Botón C. La CUENTA resultante heredará toda la información del CANDIDATO previo. Asimismo, podremos generar automáticamente una TAREA asociada a ese CANDIDATO pulsando el botón T+. La Tarea resultante se abrirá en formulario abierto para poder seleccionar todas sus características (ver capítulo 3). 1.3 Cuenta Es la Entidad principal en lo referente a la información de clientes o sujetos a gestionar. La Cuenta puede proceder de diversos orígenes: Crearse desde un formulario en blanco. En este punto la aplicación valida que esa Cuenta no exista ya en el sistema comprobando su NIF / CIF. Existe la opción, siempre y cuando el sistema esté correctamente vinculado con Person IP, de que valide si esa Cuenta está dada de alta previamente como Cliente de Person IP. Proceder desde un Candidato: Automáticamente en la Cuenta aparece la información de qué candidato procede. Para poder registrar correctamente la Cuenta es necesario añadir el campo NIF / CIF. Al igual que en el caso anterior, ese campo lo valida con la información del sistema para evitar duplicados. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 7 de 33

8 Proceder desde un Cliente de Person IP. Se puede importar la información de una Cuenta desde un Cliente de Person IP, rescatando todos sus datos de contacto. Ambas entidades, Cuenta de CRM y Cliente de Gestión Person IP, estarán vinculadas a partir del momento en que se crea la Cuenta. La ficha de Cuenta es similar a la de Candidato, así como casi todos sus campos. Incorpora, no obstante, unos botones nuevos en la parte inferior, que permiten acceder a información adicional. Además en la parte superior podemos saber si una Cuenta está relacionada con un Candidato o con un cliente de facturación de Person IP. En la parte inferior tenemos los siguientes botones: TELEFONIA: Se abre una ventana para incluir la información adicional referente a la Telefonía, que se dispone de esa Cuenta. En esta ventana existen múltiples variables que son configurables desde el Submenú: CANDIDATOS / CUENTAS CONFIGURAR LÍNEAS TELEFONÍA; se pueden definir variables como: TIPO BuscPerson Telecomunicaciones Pág 8 de 33

9 LÍNEA, TIPO ADSL, NET LAN, SVA, MARCA y MODELO (PBX), etc. Se subdivide en 8 pestañas. o Datos Genéricos. o Telefonía Móvil. Posee varias subpestañas para almacenar la información más importante del estado de la Telefonía Móvil de la Cuenta: Líneas, Servicios contratados, etc. Además, se pueden detallar, una a una, las líneas de móviles de la Cuenta. o Telefonía Fija. Posee varias subpestañas para almacenar la información más importante referente a la Telefonía Fija: Líneas, ADSL, Centralita, Servicios, etc. o Gevico. Esta pestaña va a recoger la información de Telefonía que se cargue en cada caso en función del contenido del fichero de GEVICO, que es incorporable al programa (ver apartado 2.3). o Datos Excel. Similar a la pestaña de Gevico, recoge la información adicional procedente de un fichero Excel, según un mecanismo similar a la carga de fichero en Campañas (ver apartado 2.3). o Datos PERSON IP. En esta pestaña se va a cargar la información correspondiente a las operaciones de Telefonía que esa Cuenta haya realizado en la aplicación de Gestión PERSON IP (siempre y cuando se haya creado como Cliente de Person IP). o Ventas: En esta pestaña se van a cargar los Artículos vendidos a esa Cuenta en la aplicación de Gestión PERSON IP. o Terceros Canales. En esta pestaña se van a cargar las Altas de 3os Canales realizados a esa Cuenta en la aplicación PERSON IP. HISTÓRICO DE CAMPAÑAS: Se abre un listado con las Campañas (ver capítulo 2) en las que esa Cuenta ha sido incluida. HISTORICO DE TAREAS: Se abre un panel donde podemos consultar todas las Tareas (ver capítulo 3) que tenga esa Cuenta, ordenadas por fecha y mostrando la última Tarea en primer lugar. La información que se obtiene es: FECHA Y HORA, COMERCIAL, TIPO DE TAREA, ASUNTO y DESCRIPCIÓN. GRUPO DE CUENTAS: Se abre un panel donde podemos visualizar y acceder (mediante doble click) a las Cuentas agrupadas dentro del mismo Grupo de Cuentas. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 9 de 33

10 DOCUMENTOS: Ver Apéndice V.I. En la ficha de CUENTA tenemos los siguientes botones: Exportar información de la Cuenta a un Cliente de PERSON IP, botón. Con esta opción se crea un nuevo Cliente de Gestión en Person IP, a partir de los datos registrados en. Crear una nueva Cuenta desde una ficha de Cliente de PERSON IP, botón P+. Se puede buscar el Cliente de PERSON IP mediante un menú de búsqueda. Una vez se selecciona, se cargan sus datos en la ficha de Cuenta, a falta de Aceptar para guardar los mismos. Asignar esa Cuenta a una Campaña, botón C+. Permite vincular esa Cuenta con una Campaña activa (ver capítulo 2). BuscPerson Telecomunicaciones Pág 10 de 33

11 Generar Nueva OPORTUNIDAD (ver capítulo 4) a partir de esta Cuenta, botón O+. Generar Nueva TAREA (ver capítulo 3) a partir de esta Cuenta, botón T+. Enviar Correo Electrónico. Se abrirá un formulario para rellenar con el Asunto, el Texto y los ficheros adjuntos que se desean añadir al Correo. Una vez enviado, el quedará guardado en la ficha de Cuenta y será accesible desde el Botón VER S ENVIADOS, en la parte inferior derecha de la ventana de Cuenta. Vínculos con el Candidato y el Cliente de PERSON IP relacionados con esa Cuenta. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 11 de 33

12 2.- Campañas Esta Entidad permite asociar o vincular Cuentas o Candidatos en un período de tiempo determinado y con un propósito común. El objetivo es que la Campaña sirva a modo de criterio fácilmente configurable a fin de permitir organizar Clientes y las Gestiones con los mismos (Tareas: visitas, llamadas, etc.). 2.1 Configuración El menú para acceder a los datos de las Campañas presenta el siguiente aspecto: Existen las siguientes variables para configurar o clasificar los distintos tipos de campañas. Tipo: Permite clasificar las distintas campañas de manera totalmente personalizable, según el evento relacionado. Ejemplos: por línea de negocio (telefonía móvil, fija, libres, accesorios), por objetivo de la campaña (captación, fidelización), por tipo de cliente (Particulares, Pyme, Grandes Cuentas), etc. Subtipo: Similar al caso anterior. Permite configurar dos conceptos independientes si se combina con el TIPO. Prioridad: Permite asignar niveles de prioridad a la campaña. Similar a las prioridades de las Tareas (ver capítulo 3). 2.2 Creación de Campañas y Asignación La ficha de Campaña posee el siguiente aspecto: BuscPerson Telecomunicaciones Pág 12 de 33

13 Cabe destacar los siguientes aspectos: Aunque generalmente una Campaña es independiente del Comercial que finalmente realiza la Tarea, se puede configurar el Comercial bien porque sea el único que va a realizar las gestiones asociadas a esta Campaña o bien porque sea el que ha originado la misma. Periodicidad: Permite configurar la Campaña para que las Tareas asociadas a la misma, y bajo unas condiciones específicas, se puedan regenerar de manera automática con la periodicidad que se establece en ese campo. Para ello es necesario configurar al menos un ESTADO de TAREA (Capítulo 3) con la marca Generar Nueva Tarea. En la parte inferior se pueden consultar las Cuentas o Candidatos que han sido asignados a esta Campaña. Desde aquí también se pueden añadir o asociar nuevas Cuentas / Candidatos a dicha Campaña. Mediante el botón en la parte superior se puede enviar un correo electrónico de manera masiva a todas las direcciones de correo electrónico de las cuentas o candidatos asignados a la Campaña. La Asignación de las diferentes Cuentas o Candidatos a Campañas se puede hacer, también, desde esas mismas fichas (ver apartado 1.3). Y también existe una opción para la asignación de Cuentas o Candidatos que permite realizar este proceso de manera más automática. Para ello BuscPerson Telecomunicaciones Pág 13 de 33

14 están las opciones (ver menú en apartado 2.1) Asignar Cuentas a Campañas, Asignar Candidatos a Campañas o Asignación de Campañas desde fichero (Ejemplo en apartado 2.3). El siguiente ejemplo muestra el caso de la asignación de Cuentas. Con las marcas de la parte superior se establecen las condiciones para que la aplicación nos muestre el conjunto de Cuentas en concreto que se desea asignar a la Campaña. Con las distintas pestañas que encontramos en esa zona, se pueden establecer condiciones de búsquedas muy complejas, incluyendo como criterios de consulta las variables que se encuentran en el Botón Telefonía de la ficha de Cuenta, en cualquiera de sus ventanas: Telefonía Fija, Móvil, Datos de Gevico, etc. Botones específicos: Ver Cuenta: Abre la ficha de la cuenta seleccionada. Cargar: Carga las Cuentas que cumplan la/s condición/es establecidas en los filtros de la parte superior. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 14 de 33

15 Cargar Marcados: Visualiza en pantalla las Cuentas que previamente fueron marcadas desde la selección anterior. De esta manera, se pueden combinar varias selecciones sucesivas e ir depurando progresivamente el resultado que se muestre por pantalla. Finalmente, cuando se han elegido las Cuentas que queremos asociar, en la parte inferior izquierda debemos seleccionar la Campaña, sin necesidad de marcar de nuevo las Cuentas porque se cargarán todas las que se estén visualizando. Para terminar, pulsar el botón ASIGNAR CAMPAÑA y las Cuentas que quedarán asignadas. El proceso de asignación de Cuentas / Candidatos a una Campaña puede realizarse tantas veces como sea necesario, de manera que se pueden ir agregando nuevas Cuentas con cada proceso, filtrando según diferentes criterios en cada ocasión. La aplicación controla si una Cuenta ya fue previamente asignada a una Campaña en concreto, de manera que no se corre el riesgo de duplicar la asignación. 2.3 Ejemplo: Asignación de Cuentas desde fichero Existe una opción para la creación automática de Cuentas y la Asignación de las mismas a una Campaña, cargando toda la información desde una Tabla de Excel. En el caso de algunas empresas de Telefonía (Movistar) existen unos ficheros (GEVICO) que proporciona el Operador con diversas señalizaciones que requieren de un seguimiento y de unas visitas presenciales. Con los mecanismos que se van a explicar a continuación se puede realizar el proceso completo. No obstante, este proceso es perfectamente reproducible en el caso de disponer, en un soporte Excel de similares características, de una lista o Base de Datos de clientes para cargarla en el sistema. El proceso que se propone como ejemplo tiene por objetivo que se puedan crear y asignar a los distintos comerciales una serie de Tareas para cada uno de los posibles clientes contenidos en el fichero, de manera organizada. Consta de varios pasos, que se detallan a continuación: BuscPerson Telecomunicaciones Pág 15 de 33

16 1. Crear una Campaña. Se debe crear una Campaña, concepto que nos va a permitir organizar las tareas y servirá de vínculo entre las Cuentas implicadas. Este paso ha de realizarse manualmente y, en el caso de los ficheros del Operador, debe configurarse con el período establecido de vigencia. 2. Carga del Fichero. Hemos de entrar en la opción ASIGNACIÓN DE CAMPAÑAS DESDE FICHERO, dentro del menú Campañas. Ahí podemos seleccionar la Campaña que previamente hemos creado en el primer paso y luego el fichero que deseamos cargar (indicando si es de GEVICO o es un Excel común). Al aceptar, nos pregunta si deseamos actualizar la información de contacto del cliente según la que aparece en el fichero. A continuación, pasamos al proceso de validación del fichero. Para ello se recomienda tener el fichero Excel que se está cargando abierto, porque necesitamos introducir las letras de las columnas correspondientes a cada uno de los campos principales para la carga (ejemplo a continuación). BuscPerson Telecomunicaciones Pág 16 de 33

17 En el siguiente paso, la aplicación nos muestra un cuadro que permite al usuario validar si la asignación de columnas que ha hecho previamente se ha completado de manera correcta, mediante un ejemplo tomado del propio fichero. Si es así, pulsar Aceptar. En ese momento se procede a la carga de los datos del fichero. Puesto que el fichero contiene información de clientes, el dato que utiliza la aplicación para discriminar entre las distintas opciones es el CIF/NIF. En función de este campo encontramos tres casos posibles: a) Si el cliente existe como Cuenta en PERSONIP CRM, se carga sólo la información especial (de Telefonía, proporcionada por el Operador) dentro de la ficha de Cuenta, en el Botón Telefonía / pestaña Gevico (o Datos Excel). Si se ha seleccionado previamente esa opción, se actualizarán los datos de contacto. Luego, se asigna esa Cuenta a la Campaña. b) Si no: Verifica si existe como cliente de PERSON IP, si existe crea la cuenta, la vincula al Cliente de Person IP correspondiente y añade los datos del fichero igual que en el paso anterior (Telefonía / datos contacto) y asigna esa Cuenta a la Campaña. c) Si no: Crea la Cuenta con los datos del fichero y la asigna la Campaña. 3. Creación de Tareas. Para conseguir el objetivo de generar una Tarea para cada cliente contenido en el fichero, necesitamos crear una Tarea para cada Cuenta que esté asignada a la Campaña que hemos utilizado en este proceso. Por tanto, hemos de BuscPerson Telecomunicaciones Pág 17 de 33

18 generar una Tarea genérica que sirva de plantilla para las N Tareas correspondientes a las N Cuentas asignadas a la Campaña (ver apartado 3.2, del capítulo siguiente). Para ello, esa Tarea genérica se creará sin Comercial ni Cuenta, se le asignará la Campaña correspondiente y, una vez guardada, se utilizará la opción C+ (ver apartado 3.2, del capítulo siguiente). Con este paso se generarán tantas tareas como Cuentas tenga asignada la Campaña seleccionada, cargando en cada tarea la Cuenta y el Comercial que esa Cuenta tenga asignado (de manera opcional, si se selecciona esa opción). 4. Asignación a Comerciales. El paso anterior nos ha dejado N Tareas, una por cada Cuenta asignada a la Campaña utilizada, cada Cuenta a su vez referida a cada cliente contenido en el fichero Excel original. El paso último será Asignar esas Tareas, que en el ejemplo del fichero de GEVICO deberán ser visitas presenciales de la Fuerza de Ventas, a los distintos comerciales. Para ello utilizaremos los mecanismos descritos en el apartado 3.3 del capítulo 3, de Asignación de Tareas (se recomienda leer ese capítulo previamente). Desde la ventana de Gestión de Tareas filtraremos las Tareas Sin Comercial, pertenecientes a la Campaña dada y en el plazo correspondiente. Podremos marcar las Tareas que queramos asignar a cada comercial y, para hacer la asignación, pulsar el botón ASIGNAR A MARCADOS (ver imágenes en el apartado 3.3). BuscPerson Telecomunicaciones Pág 18 de 33

19 3.- Gestión de Tareas La Tarea es la Entidad principal de la aplicación, pues es la que representa cada una de las gestiones que se van a realizar con los clientes, Cuentas o Candidatos. 3.1 Configuración El menú para acceder a los datos referentes a las Tareas presenta el siguiente aspecto: Existen las siguientes variables para configurar o clasificar los distintos tipos de Tareas. Estado: Define los distintos Estados en que puede encontrarse una Gestión o Tarea. Permite añadir a las Tareas dos cualidades especiales mediante las dos marcas que se pueden activar: o Tarea Finalizada: Las Tareas se considerarán como Finalizadas a efectos de la visualización desde la pantalla de GESTIÓN DE TAREAS. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 19 de 33

20 o Genera Nueva Tarea: Las Tareas generarán una nueva Tarea duplicada de manera automática siempre que se modifiquen y se seleccione un Estado que tenga esta marca activa. La nueva Tarea resultante se programará en la fecha según esté configurada la casilla PERIODICIDAD de la Campaña que esa Tarea tenga asignada (ver apartado 2.2). En el caso de que la Tarea no tenga asignada Campaña o bien la Campaña que tenga asignada tenga desactiva la marca PERIODICIDAD no se generará la nueva Tarea. Prioridad: Permite asignar niveles de prioridad a las Tareas. Estos niveles pueden asignarse también de manera numérica. Asimismo, puede asociarse un color a las Tareas que tengan una determinada prioridad cuando se visualicen desde la GESTIÓN DE TAREAS. Tipo: Permite clasificar las distintas Tareas de manera totalmente personalizada, según el tipo de gestión que se vaya a realizar. Ejemplos: Visita, Llamada, Alarma, Atender Queja, Solicitud de Tarea, etc. 3.2 Tareas La ficha de Tarea presenta el siguiente aspecto: BuscPerson Telecomunicaciones Pág 20 de 33

21 Uno de los campos que aparecen es configurable, CUENTA - CANDIDATO, de manera que podemos decidir si queremos asociar a la Tarea cualquiera de las dos entidades. Podemos crear una sucesión de Tareas mediante las asignaciones de Tareas Anterior y Siguiente. Las Tareas pueden tener concatenadas otras nuevas de manera arbitraria, para seguir una línea temporal (o no) de las gestiones. En aquellos casos en que en una Tarea se seleccione un ESTADO que tenga activa la marca Genera Nueva Tarea la Tarea generada automáticamente aparecerá como Tarea Siguiente. En la ficha de TAREA tenemos los siguientes botones: BuscPerson Telecomunicaciones Pág 21 de 33

22 Duplicar Tareas (x2). Asignar Tarea a todos los Comerciales de un Departamento (D+). Crear Nueva Oportunidad (ver capítulo 4) a partir de una Tarea (O+). Asignar Tarea a todas las Cuentas de una Campaña (C+). Con este botón, partiendo de una ficha de Tarea básica, se pueden generar N Tareas para N Cuentas que pertenezcan a una campaña dada. En el proceso pregunta si las N Tareas generadas deben llevar el campo Comercial en blanco (pendiente de asignación) o si bien deben tomar el Comercial de la ficha de Cuenta. Crear Nueva Oferta (ver capítulo 4) a partir de una Tarea (O+). Una Tarea, generalmente, debe ir asociada a una Cuenta y a un Comercial. No obstante, es posible dejar estos campos en blanco para usar esa Tarea como plantilla para la generación automática de N Tareas. 3.3 Gestión de Tareas y Asignación La aplicación dispone de una Gestión especial para el manejo y orden de las Tareas, la Gestión de Tareas. Esta pantalla permite manejar con un amplio margen de filtrado y selección todas las tareas registradas en el sistema. Las Tareas pueden ser marcadas y existe la posibilidad de ordenarlas, agruparlas o asignarlas en base a múltiples criterios (fecha, campaña, cuenta, comercial, departamento, etc.). BuscPerson Telecomunicaciones Pág 22 de 33

23 Los filtros de la parte superior definen las condiciones que han de cumplir las Tareas que se visualizarán en la tabla central. Con estos parámetros se tiene la posibilidad de filtrar por todas las Entidades involucradas en las Tareas. Además, hay filtros especiales como: No mostrar finalizadas: para que no se muestren Tareas cuyo Estado tenga la marca "Tarea Finalizada" (apartado 3.1). Tareas SIN / CON Comercial: permite visualizar las tareas que tengan o no asignado un Comercial. Las Tareas que no lo tengan pueden ser asignadas a un Comercial desde la ventana de Gestión de Tareas. Para ello hay que marcar en la Tabla las Tareas que se desean asignar a un Comercial. Se recomienda filtrar previamente las tareas que no tienen asignado un comercial (TAREAS SIN COMERCIAL). Para marcar / desmarcar todas las tareas que se están visualizando, podemos utilizar los botones o X. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 23 de 33

24 Luego, marcando el filtro Comercial, se selecciona aquél al que se vayan a asignar las Tareas. El siguiente paso es pulsar el botón ASIGNAR A MARCADOS para que todas esas tareas queden asignadas a ese comercial. Durante el proceso se pregunta al usuario si desea también asignar el Comercial no sólo a las Tareas sino a las Cuentas asociadas a esas Tareas. Asimismo, los filtros temporales de la izquierda de la pantalla permiten visualizar rápidamente las Tareas programadas un día, la semana correspondiente al día marcado o el mes correspondiente. El modo en que se muestran los datos en pantalla se puede flexibilizar mediante la opción Agrupar por cualquiera de los campos. Para conseguir las agrupaciones de Tareas es necesario pinchar y arrastrar desde la propia tabla en el campo por el que se desea agrupar y soltar sobre el mensaje Arrastre el título de una columna hasta aquí. Esta agrupación puede hacerse según varios conceptos en cascada. Es recomendable ordenar previamente las tareas en pantalla por el concepto principal por el que se desea agrupar. Por ejemplo, en la siguiente figura las tareas están ordenadas en primer lugar por el campo Comercial y en segundo lugar por Prioridad. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 24 de 33

25 3.4 Proyectos La Entidad Proyecto sirve para establecer relaciones o grupos de Tareas, asociadas a un objetivo de una complejidad mayor a la que una Tarea puede representar o que simplemente ha de alcanzarse tras un proceso de varios pasos comunes. El proyecto se selecciona desde la ficha de Tarea. La ficha de Proyecto es muy sencilla: Destaca por su funcionalidad el botón Duplicar (x2), que no sólo permite duplicar un Proyecto sino todas las Tareas asociadas al mismo, de manera que el proceso que se ha definido con el Proyecto original sea fácilmente replicable. Durante el proceso se pregunta al usuario si desea BuscPerson Telecomunicaciones Pág 25 de 33

26 mantener el mismo Comercial en las Tareas duplicadas, si desea asignar una Cuenta a esas Tareas y que asigne un Estado por defecto a las nuevas Tareas duplicadas. Desde la Gestión de Tareas (apartado 3.3) se pueden filtrar las Tareas por el Proyecto al que pertenecen a también agrupar por dicho concepto. Además, existe un Listado de Proyectos que permite visualizar rápidamente cada uno de los Proyectos que cumplan las condiciones establecidas así como las Tareas que los componen. El resultado muestra un panel de proyectos y Tareas asociadas, con la estructura que se muestra a continuación. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 26 de 33

27 4.- Oportunidades y Ofertas Existen dos modalidades para representar en la aplicación el resultado positivo de una tarea o conjunto de tareas. Mediante la Entidad Oportunidad podemos representar una oportunidad de Negocio cuando ésta surge de una serie de gestiones relacionadas con las Cuentas de alta en el sistema y con las Campañas vinculadas a las mismas. La Entidad Oferta, finalmente, resume y concreta la Oportunidad de Negocio en una Oferta formal, que luego puede verse reflejada en un Presupuesto o Pedido de Venta en la aplicación de gestión Person IP. 4.1 Configuración Los menús para acceder a los datos referentes a las Oportunidades / Ofertas presentan el siguiente aspecto: Existen las siguientes variables para configurar o clasificar los distintos tipos de Tareas. Procedencia: Carácter de la procedencia de una Nueva Oportunidad. Etapas: Permite diferenciar Etapas o Fases por las que puede transcurrir el desarrollo de una Oportunidad. Estado: Define los distintos Estados en que puede encontrarse una Oferta. 4.2 Oportunidades Una Oportunidad representa el resultado positivo de un determinado conjunto de Tareas. Generalmente procede de una Tarea previa y va asociada a un Comercial y a una Campaña (por defecto las que tenía la Tarea origen). También se puede crear una Oportunidad partiendo desde cero. La ficha de Oportunidad presenta el siguiente aspecto: BuscPerson Telecomunicaciones Pág 27 de 33

28 Desde una Oportunidad podemos generar una Oferta, mediante el botón O+. En la figura vemos como la Oportunidad procede de una Tarea y a su vez está relacionada con una Oferta posterior. 4.3 Ofertas Una Oferta representa ya el paso previo a la elaboración de un Presupuesto formal a un Cliente. La ficha de Oferta presenta el siguiente aspecto: BuscPerson Telecomunicaciones Pág 28 de 33

29 En la ficha aparecen los siguientes botones: Duplicar Oferta (x2). Crear OFERTA / PRESUPUESTO de PERSON IP desde una Oferta (O+). Crear PEDIDO DE CLIENTE de PERSON IP desde una Oferta (P+). Desde esta entidad podemos efectuar una vinculación con el programa de Gestión PERSON IP. En el ejemplo de la figura la Oferta está vinculada con la ficha OFERTA / PRESUPUESTO de gestión en PERSON IP, de manera que en el momento de pasar a la Oferta de gestión, rescata el Comercial y los datos de Cliente de la ficha de Oferta. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 29 de 33

30 V.- Apéndices V.I Gestión de Documentación contiene una gestión documental destinada a centralizar y normalizar la distribución y compartición de los documentos por parte de todos los usuarios del sistema. Esta gestión está pensada para poder almacenar información en ficheros multiformato (DOC, XLS, JPG, BMP, etc.) de clientes, campañas, ofertas, etc. De esta manera, pueden asociarse documentos a las siguientes Entidades de : Cuentas, Campañas, Tareas, Oportunidades y Ofertas. V.I.I Configuración Los documentos son almacenados en un Servidor de FTP. Este servidor debe ser mantenido y configurado de igual manera que el servidor de, por parte de la empresa que adquiere (aunque se puede consultar al servicio de soporte de Person IP para cualquier duda). En teoría, puede tratarse del mismo equipo informático donde se alberga la Base de Datos (gestor MS SQL Server) de Person IP, aunque según sea su tamaño y dimensionamiento futuro podrá resultar interesante ubicar el servidor de FTP en otro equipo informático. Internamente, la información se guardará en un árbol de carpetas dentro del servidor FTP. Habrá un directorio por cada tipo de Entidad a la que se puedan añadir Documentos (CUENTA, TAREA, CAMPAÑA, OPORTUNIDAD y OFERTA) y dentro de cada directorio habrá una carpeta por cada código de entidad que tenga algún documento almacenado. Es necesario configurar la aplicación para que enlace con dicho servidor de FTP, para ello debemos conocer los datos básicos del mismo, como direcciones IP, puerto, claves de acceso, etc. Esto se realiza desde la opción de menú UTILIDADES / ENTORNO: BuscPerson Telecomunicaciones Pág 30 de 33

31 Aquí debemos rellenar las direcciones IP interna y externa (para acceder en red local o en remoto), usuario y contraseña, puerto y carpeta, dentro del servidor FTP, donde comenzar a almacenar la información. V.I.II Manejo Desde cualquiera de las Entidades donde se pueden gestionar documentos (Cuentas, Tareas, Campañas, Oportunidades y Ofertas) podemos acceder a un interfaz para la anexión, consulta o modificación de los mismos, mediante el botón DOCUMENTOS, generalmente ubicado en la parte inferior derecha de las ventanas. Podemos ver en la siguiente imagen el ejemplo de la ficha de Cuenta. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 31 de 33

32 El interfaz depende del modo en que se entre a la Entidad con la que se desea trabajar. Si se accede en modo Nuevo o Modificar, podemos editar la documentación: AÑADIR ( SUBIR ) o ELIMINAR. No obstante, al acceder en modo Consulta sólo podremos VER o DESCARGAR los documentos de esa entidad. BuscPerson Telecomunicaciones Pág 32 de 33

33 BuscPerson Telecomunicaciones Pág 33 de 33

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