Procedimiento de administración de obras.

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO Este documento establece las actividades para el procedimiento de Administración de Obras en Ejecución de CR Ingeniería. 2. ALCANCE Este procedimiento debe ser atendido por el área de Obras correspondiente a la jefatura de operaciones de CR Ingeniería. Se aplica en todas las obras que desarrolle la organización. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente General. 3.2 Jefe de operaciones 3.3 Supervisores de Obra. 3.4 Encargado de presupuesto 3.5 Jefe de RR.HH. 3.6 Coordinador de Calidad. 3.7 Jefe de adquisiciones. 3.8 Dibujante. 3.9 Secretaria administrativa 3.10 Asistente RR.HH Asistente de adquisiciones y logística 4. DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Norma ISO 9001; Procedimiento para Estudio de Presupuestos (PS-ESP-14). 4.3 Procedimiento para Diseño y Desarrollo de Proyectos (PS-DDP16). 4.4 Procedimiento para evaluación de proveedores y subcontratistas (PO-EPS-08). 4.5 Procedimiento para el control de instrumentos de medición (PO-CIM-18). 4.6 Procedimiento de compras (PO-COM-11) 4.7 Procedimiento de subcontratos (PO-SUB-13). 4.8 Instructivo de trabajo para las compras críticas (IT-COM-24). 4.9 Instructivo de trabajo para efectuar entrega de obras (IT-ADO-30) Instructivos de trabajo para generar presupuestos adicionales (IT-ADO-29) Procedimiento para el control de registros (PC-CRC-03) Procedimiento de acciones correctivas y preventivas (PC-APC-05)

2 Página 2 de TERMINOLOGÍA 5.1 Especificación Técnicas y Planos La especificación técnica es un documento que forma parte de un proyecto, en el cual se describen los alcances, equipos y materiales que se deben utilizar en la instalación. 5.2 Exclusiones Son todos aquellos trabajos, materiales o suministro que no se consideran en el presupuesto y que serán desarrollados por terceros, ya sea otra especialidad otro subcontrato, etc. 5.3 Obra adicional (Presupuesto Extras) Las mayores obras o adicionales son aquellos trabajos que no fueron considerados en la etapa de proyecto, pero que son necesarios para la adecuada ejecución de la instalación o bien son trabajos que el cliente considera que es oportuno ejecutar durante esta obra y no en el futuro. Estas mayores obras o trabajos adicionales se deben presupuestar como un trabajo extra para poder ejecutar, previa aprobación del cliente. 5.4 Compras Críticas. Se refiere a todas las compras tanto de insumos, materias primas o equipos que se utilizan durante el desarrollo de la obra y que cuentan con características especificas técnicas o físicas. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 6.1 Plotter. 6.2 Computador 6.3 Software de Dibujo. 6.4 Instrumentos de medición. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Obra Aceptada: Una vez adjudicada la obra, la secretaria administrativa es la encargada de generar la carpeta que contiene todos los antecedentes iniciales necesarios para comenzar a trabajar, estos son: Orden de Trabajo.

3 Página 3 de Presupuesto y Hoja de Costo oficial de presupuesto REG-060, con timbre de Copia controla entregado por el coordinador de calidad Especificaciones Técnicas y Planos. (actualizados según la ultima versión del cierre de trato). Será responsabilidad de supervisor de la obra realizar los planos para construcción, cuando estos no existan o tengan alguna modificación antes de iniciar los trabajos. Cuando los planos de la obra correspondan a un proyecto diseñado por CR Ingeniería, la impresión para la carpeta inicial de una obra debe tener la siguiente información en la viñeta. a) Fecha actualizada b) Se emite en versión A para Construcción omitiendo cualquier otra versión que se haya generado durante el diseño y desarrollo del proyecto. Si el presupuesto aprobado no corresponda a un proyecto de CR Ingeniería, el plano emitido para la instalación o construcción tendrá otro tipo de identificación, según metodología de trabajo del cliente Registro para Visitas de Control a Obras. (REG-051) Registro Listado de trabajos por obra (REG-054) Registro de aceptación enviada por el cliente Verificación de Antecedentes de obra (Resumen de Carpeta). Para la entrega de estos registros la recepcionista, saca una copia de los documentos técnicos establecidos por el área de proyecto o presupuestos, los registros originales archivados solo pueden ser utilizados a modo de consulta 7.2 Una vez recopila toda la información la secretaria administrativa entrega la carpeta al coordinador de calidad para que valide el REG-093 hoja de costo oficial de obra con el timbre de copia controlada y también para que revise la existencia y orden de la documentación que se encuentra en la carpeta, cuando esta la carpeta lista se entrega al jefe de operaciones. La asignación de los supervisores para cada orden de trabajo es responsabilidad del Jefe de operaciones en conjunto con el gerente general, ellos hacen entrega de la carpeta. Se aclara que en ocasiones especiales se podría asignar más de un supervisor de obra durante el desarrollo de la misma..

4 Página 4 de Primera Visita a la Obra: Se coordina una primera visita a obra para que el Supervisor de CR Ingeniería conozca al cliente y el lugar físico dónde se ejecutará la obra (terreno). En la misma visita de Obra, el Supervisor debe contrastar los planos con las condiciones reales del terreno, visualizar las dificultades y revisar con el cliente o encargado de la obra los trabajos complementarios a las instalaciones de climatización a realizar por CR Ingeniería, tales como instalaciones eléctricas y obras civiles en general. Una vez realizada la visita, con todos los antecedentes reunidos se genera el REG-047 Carta Gantt de la obra, dicha programación debe tener la validación del jefe de operaciones o gerente general. Si existen modificaciones en los plazos establecidos en la programación inicial, se deberá detallar en la misma Carta Gantt una nota aclaratoria especificando las razones de la modificación y las nuevas fechas definidas. Si las modificaciones son considerables se evaluará la necesidad de generar una programación nueva. 7.4 Compras: El supervisor debe realizar y coordinar las compras mediante un programa definido especialmente para ello. Son dos tipos de solicitudes de compra para cada obra, las SPS (solicitud de servicio/producto) o SPC (solicitud de productos críticos) el proceso de compras para las SPC se desarrolla según lo definido en el Instructivo de trabajo para las compras críticas (IT-COM-24). Hay compras que tienen características técnicas específicas, por lo que se requiere el control permanente del supervisor durante la selección, cotización y adquisición de las mismas, además es necesario corroborar el cumplimiento de las características en las dependencias del proveedor, antes de que sea despachado a CR. Las compras antes mencionadas serán definidas por el Gerente General o jefe de operaciones al momento de validar la hoja de costo oficial de presupuesto REG-060 y deberán ser solicitadas al departamento de compras mediante una SPC solicitud de producto crítico. Siempre al inicio de una obra se solicitan gran cantidad de productos para partir con los trabajos, pero posteriormente se generan solicitudes parcializadas ya que es necesario verificar previamente el presupuesto de la obra y el espacio físico para el acopio de los materiales. En ocasiones en que para el desarrollo de la obra se requiera contratar servicios externos, tales como arriendo de maquinaria, materiales logísticos o cualquier tipo de grúa, el supervisor deberá definir claramente los requerimientos técnicos y gestionar la solicitud en una SPC REG-029, dicha solicitud debe ser entregada al departamento

5 Página 5 de 36 de compras con anticipación, porque en ocasiones es necesario entregar la información al personal técnico de la empresa externa, con la finalidad de que ellos evalúen el requerimiento en terreno y definan cuál es el servicio apropiado. Tanto el personal de obras como el de adquisiciones cada vez que gestionen una compra, deben verificar previamente los valores definidos en la hoja de costos. 7.5 Subcontratos El supervisor de obra, en coordinación con el jefe de operaciones, deberán designar el personal propio y/o los subcontratistas necesarios para la adecuada ejecución de la Obra. A los subcontratistas preferentemente homologados por la empresa, definidos en el (REG-042) listado de subcontratos homologados, se les entregará Planos y Especificaciones Técnicas, para que proceda a presupuestar los costos asociados a su participación en la o las actividades de la obra para las cuales se requieren sus servicios. El subcontratista hace entrega del presupuesto (REG-045) al supervisor, en este registro se deben especificar detalladamente los trabajos a ejecutar, así como los suministros que proporcionará (en caso que corresponda). El jede de administración y finanzas no validará los presupuestos que no contengan la información descrita anteriormente. La entrega del presupuesto seleccionado se debe efectuar antes de que los subcontratistas ingresen a trabajar a la obra. Los subcontratistas seleccionados para trabajar en la obra, deben cumplir con todos los requisitos que se establecen en el procedimiento de subcontratos (PO-SuB- 13) El supervisor de Obra realiza visitas periódicas a terreno, con el fin de verificar que los trabajos subcontratados estén siendo debidamente realizados por parte de los subcontratistas, además efectúa inspecciones visuales para verificar en terreno el avance y/o detectar posibles problemas o atrasos. Los controles deben quedar registrados mínimo una vez por semana en el formulario REG-051 visita de control de obra. Si por requerimientos del cliente o condiciones de obra los trabajos se detienen el REG-051 no se realiza, pero sí se especifican las razones y la próxima fecha de inicio de trabajos Hay trabajos que requieren de supervisión permanente, en estos casos el REG- 051 se deberá completar también mínimo una vez por semana.

6 Página 6 de Desarrollo de la Obra Durante el desarrollo de la Obra y dependiendo de su magnitud, el Supervisor de Obra deberá realizar Visitas a Terreno para coordinar los avances con el Cliente o el Representante de éste Para lo anterior, el Supervisor se encarga de revisar constantemente en terreno el desempeño del personal Subcontratado y el personal de Obra de CR Ingenieria a su cargo, esto mediante inspecciones visuales a los trabajos verificando el estado de avance de los mismos. Una vez corroborado el avance, el supervisor dependiendo de la obra y de la periodicidad de visitas que realiza debe completar REG-054 Listado de trabajos por obra, en este documento se especifican las tareas para las distintas áreas que estén trabajando en el proyecto, ya sea personal de obra o subcontrato con la finalidad de evitar la omisión u olvido de las instrucciones entregadas por el supervisor. El REG- 054 idealmente se archiva con el REG Dependiendo de la duración y magnitud de la obra el administrador, supervisor y/o jefe de operaciones asisten a reuniones generales, en las cuales el cliente o mandante reúne al responsable de cada área que participa en el proyecto; los temas tratados en la reunión se registran en el libro de obra, acta, minuta de obra o cualquier documento que el cliente defina. A su vez quedará registro en el ítem VI del documento visitas de control a obra que el supervisor generará el mismo día, si la información entregada por el cliente es relevante en el desarrollo del proyecto, tiene la obligación de plantearlos en la reunión de obra que se desarrolla en la casa matriz de CR. En dicha reunión se tratan temas como, avances de las obras, dudas, solución de problemas, modificaciones de proyecto, reclamos, compras, entre otros. El jefe de operaciones es quien lleva el acta correspondiente a cada reunión. Para el caso de las obras que se encuentran en regiones, estos temas se trataran vía telefónica con los supervisores de obra Control de Cambios: Toda modificación de proyecto que se genere durante la ejecución de la obra debe ser informada por el supervisor al personal de obra, si es necesario también debe entregar las nuevas versiones de la documentación que tenga cambios, retirando las versiones anteriores para evitar fallas producto del uso de información obsoleta.

7 Página 7 de 36 Los cambios que afecten el proyecto definido inicialmente o que generen presupuestos extra, deben quedar detallados en el REG-055 Modificaciones de proyecto en obra que llevan los supervisores. Es muy importante para el correcto funcionamiento del proceso que las modificaciones sean validadas por el cliente o su representante, en el REG-055 se creo un campo para la firma de cliente, en los casos en que no se pueda obtener la firma directa, se podrá anexar como respaldo un correo electrónico que indique claramente la solicitud y conformidad de los cambios por parte del cliente Presupuestos Extras: En todos los casos en que los cambios de proyecto afecten el presupuesto Oficial de CR Ingeniería, el Supervisor de Obra deberá realizar un presupuesto extra por las diferencias que se generen producto de estos cambios. También, se realizará un presupuesto extra cuando el cliente solicite una obra adicional, el que será debidamente aprobado por el mandante para su ejecución. Para generar los presupuestos adicionales se debe atender el instructivo de trabajo definido IT-ADO-29. Una vez enviada la propuesta, el supervisor de la obra debe efectuar un seguimiento manteniendo comunicación constante con el cliente. La secretaria administrativa es la encargada de ingresar al SIA todos los comentarios del seguimiento que el supervisor le informe en las fechas que se asignen, hasta que se defina un estado final. (Ejemplo nulo, aceptado o reemplazado) Entregas Parciales: Cada vez que se terminen los trabajos encargados a CR Ingeniería en un área o zona de la obra, el Supervisor solicitará que se recepcionen por parte del cliente los trabajos que han sido finalizados, dejando registro de ello en el Libro de Obra si el cliente lo solicita, aun cuando la zona no esté terminada en forma total. Además, el supervisor deberá dejar registro en los planos, de cómo quedó la instalación (Planos As-Built). Para CR la validación de la entrega parcial por parte del cliente queda registrada en los estados de pago (REG-050) posteriores Estados de Pago: Según los avances de obra, el Supervisor se encargará de entregar el REG-050 Estados de Pago al Cliente o a su representante en forma quincenal o mensual, según la magnitud de la Obra y la forma de pago establecida en el contrato o presupuesto.

8 Página 8 de Puesta en Marcha del Sistema: Terminada la instalación y conexión eléctrica se coordina con el cliente o su representante el tema de los permisos, para proceder a realizar la Puesta en Marcha de cada sistema, chequeando consumos eléctricos, caudales de aire y temperaturas. Todas las directrices y listas de chequeo definidas para que el supervisor de obra, personal de servicios o cualquier externo que realice la puesta en marcha del sistema instalado están en el Instructivo de trabajo para efectuar entrega de obras (IT-ADO-30). En todas las obras ejecutadas es obligatorio tener como registro las listas de chequeo que se completen durante la puesta en marcha de los equipos Entrega de la Obra: Realizada la puesta en marcha y anteriormente las entregas parciales, el supervisor debe confeccionar la Carpeta de Entrega de Obra, la que incluirá, dependiendo de la obra: Instructivos de Operación, Garantía de la Instalación, Programa de Mantención y Presupuesto de Mantención (en caso que éste sea necesario), Listado de Planos As-Built, Planos As-Built y Catálogos Técnicos de los Equipos. El supervisor debe listar los documentos a entregar, para que la persona que reciba la obra y la carpeta de entrega, firme su recepción, para lo cual completa el REG-053 denominado Listado de documentos. Con la firma el cliente no solo valida la recepción de todos los documentos que van en la carpeta, además esta validando la recepción del proyecto o servicio ya finalizado por CR. Días antes del término y entrega de obra el supervisor debe informar al área de logística la fecha de término, con el fin de coordinar el retiro de los saldos de materiales, el jefe de logística envía un chofer según lo coordinado, para que se encargue del traslado a la bodega de CR, devolución a proveedor o eliminación según corresponda. Al momento de hacer el cierre de la obra o cuando sea necesario el supervisor o quien el designe deben completar el REG-021 Listado de saldo de obra, en este documento se deben anotar todos los insumos o materias primas que se están enviando a bodega como saldo de obra, las cantidades y el estado. A la bodega de CR no puede ingresar material que no este claramente especificado en un REG-021 o en una guía de despacho, que cumple la misma función. Si los productos ingresan como saldo a la bodega de CR se debe generar el REG-032 según lo indicado en el procedimiento de logística.

9 Página 9 de Equipos de medición. Los equipos de medición utilizados por el personal de CR Ingeniería durante toda la realización del proyecto, serán controlados según lo dispuesto en el procedimiento para el control de instrumentos de medición. Los instrumentos de medición que utilicen los contratos externos que participen en el desarrollo de las distintas obras, serán controlados de igual manera. 7.8 Propiedad del cliente. La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales. Por esto, toda la información que nos proporcionan los clientes es debidamente resguardada en nuestros sistemas informáticos en todo nivel de la organización. Además en ocasiones donde se desarrollan obras fijas o de larga duración, comúnmente el cliente nos proporciona espacio físico para que el personal de nuestra organización se instale y pueda mantener una oficina técnica, bodega u otros. Cuando esto sucede CR Ingenieria se preocupa de mantener el orden y la limpieza adecuado, con la finalidad de cuidar los bienes que son propiedad del cliente. 7.9 Trabajos por Garantías Son trabajos que corresponden a reparación de fallas en las obras ya finalizadas y entregadas y que estén dentro del periodo de garantía estipulado con el cliente. El supervisor a cargo de la obra es el responsable gestionar y administrar este tipo de trabajos en el menor tiempo posible con la finalidad de entregar una respuesta rápida al cliente. En el caso de las compras debe completar el REG- 027 Reporte Trabajos de Garantía y entregarlo al personal de adquisiciones en conjunto con la solicitud de materiales que requiera para desarrollar los trabajos. El jefe o asistente de adquisiciones al momento de recepcionar la SPS o SPC debe exigir que adjunto se entregue el Reporte Trabajos de Garantía REG-027 y posteriormente asociar la compra a la orden de Trabajo Nº 166. Al momento de ingresar una compra al SIA por la OT 166, se informa al coordinador de calidad para que gestione la garantía como un servicio no conforme y comience a trabajar en el REG-009 Formato de acción preventiva/correctiva en conjunto con el supervisor de la obra y/o jefe de área. El REG-009 mencionado anteriormente se debe implementar según lo dispuesto en el Procedimiento de acciones preventivas y/o correctivas (PC-APC-05). 8. REGISTROS

10 Página 10 de Orden de Trabajo REG Presupuesto de subcontrato REG-045 (formato abierto) 8.3 Presupuesto CR REG Hoja de Costo oficial de presupuesto REG Especificaciones Técnicas REG Carta Gantt REG-047 (formato abierto) 8.7 Planos, Programas de Trabajo REG-048 (formato abierto) 8.8 Estados de Pago. REG-050 (formato abierto) 8.9 Registro para Visitas de Control a Obras. REG Verificación de Antecedentes de obra (Resumen de Carpeta). REG Listado de Documentos. (Entregados al cliente). REG Listado de trabajos por obra. REG Modificaciones de proyecto en obra. REG Listado de saldo de obra REG SPS REG SPC REG Formato de acción preventiva/correctiva. REG-009

11 Página 11 de ANEXOS 9.1 Orden de trabajo. REG-044 CR INGENIERIA LTDA. Giro: Ingeniería e Instalaciones Térmicas Vista Hermosa 55, Est. Central Tel: Fax: ORDEN DE TRABAJO Nº CLIENTE: DIRECCION: FONO: SOLICITADO POR: FECHA: PPTO Nº: TRABAJO: NOMBRE PERSONAL EQUIPOS EN REVISIÓN EQUIPO MODELO SERIE DETALLE TRABAJO REALIZADO OBSERVACIONES SUPERVISOR A CARGO RECIBE CONFORME

12 Página 12 de Presupuesto de subcontrato REG-045 (formato abierto)

13 Página 13 de Presupuesto CR REG-059 SEÑORES NOMBRE DEL CLIENTE/MANDANTE PRESENTE At. : Ref. : Título del Presupuesto Estimados señores: INGENIERIA CLIMATIZACION INDUSTRIAL Y DE CONFORT Santiago, Fecha CR- /Año En atención a lo solicitado, tenemos el agrado de enviar a ustedes el presente presupuesto por, (tipo de Trabajo presupuestado), por los suministros y trabajos necesarios para (Climatizar, Calefaccionar, Aire Acondicionado, Mantención, según corresponda) de (Instalaciones, Dependencias, ubicado en (Región, Ciudad, Comuna, Calle, etc.), según especificaciones técnicas y planos. Para el nuevo presupuesto se considera, según lo solicitado: Especificar los trabajos a realizar en cada una de las dependencias de la instalación. TITULO 1. Párrafos en los cuales se detallan los trabajos a realizar. VISTA HERMOSA Nº55 - ESTACION CENTRAL SANTIAGO TEL: INFO@CRINGENIERIA.CL -

14 Página 14 de 36 SUMINISTROS Y MATERIALES DE INSTALACIÓN NOMBRE DEL EQUIPO / SUMINISTRO /MATERIALES Especificar TODOS los equipos a utilizar, cantidad (especificada en letras y números), marca de los equipos, modelo, lugar donde serán instalados, así como todos los suministros y materiales de instalación necesarios y otros antecedentes relacionados. PRECIO VALOR NETO UF 19% IVA UF VALOR TOTAL UF EXCLUSIONES Enunciar todos aquellos ítems que no forman parte del presupuesto que deben ser proporcionados por el cliente. FORMA DE PAGO Forma de Pago de los servicios solicitados. VALIDEZ DE LA OFERTA Validez de 15 días. Los valores señalados son de acuerdo con listas de precio, aranceles e impuestos vigentes a la fecha. GARANTIA Se garantiza la adecuada ejecución de los trabajos y la utilización de materiales de óptima calidad. Asimismo, se reparará cualquier desperfecto de la instalación señalada en éste presupuesto, por el lapso de un año desde la entrega de ella funcionando. Para ser efectiva esta garantía, los equipos deben tener un servicio de mantención periódica por personal calificado y no ser intervenidos por terceros, más que para su mantención. Quedando a sus gratas órdenes, saluda muy atentamente a Uds., MCZ/am CIPRIANO RIQUELME H.

15 Página 15 de Hoja de costos oficial de presupuesto REG-060 HOJA DE COSTOS OFICIAL DE PRESUPUESTO REG-060 REV:02 DESCRIPCION UNID CANT SUMINISTROS O.D.M. FLETES VIATICOS COSTO GG Y UT V.NETO US$ 520 UNIT TOTAL UNIT TOTAL INSPEC $ 850 SUBNº EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO 30% 45% 35% E 29 MONTAJE EQUIPO COMPACTO U E 29 CUBRETERMOSTATO U E 41 DESAGÜE PVC 25 MM M E 41 FITTING GL 1 75% % EQUIPO SPLIT E 29 MONTAJE DE EQUIPO SPLIT U E 35 TUBERIA DE COBRE 1/4" M E 35 TUBERIA DE COBRE 3/8" M E 26 NITROGENO GL 1 20% % E 26 FREON R-22 KG 27, E 9 AISLACION CU ELASTOMERICA 13 MM 1/4" M E 9 AISLACION CU ELASTOMERICA 13 MM 3/8" M E 9 AISLACION CU ELASTOMERICA 13 MM 1/2" M E 9 AISLACION CU ELASTOMERICA 13 MM 3/4" M DUCTOS H 29 MONTAJE VENTILADOR INYECCIÓN Y EXTRACCIÓN U H 29 MONTAJE CORTINAS DE AIRE U H 29 MONTAJE CAMPANA U H 32 PLANCHA DE FE GAL # 26 0,5 mm 178 M H 32 PLANCHA DE FE GAL # 24 0,6 mm 473 M H 48 UNIONES FLEXIBLES U H 4 TEMPLADOR MANUAL U FILTROS H 27 GABINETE PORTA FILTROS 1 X 1 (1 ETAPA) ROSENCKRANZ U H 27 FILTROS LAVABLES ROSENCKRANZ U REJILLAS Y DIFUSORES H 4 DIFUSOR DE INYECCION FE 200 X 200 U H 4 REJILLA DE EXTRACCION ACERO NEGRO SATINADO 600 x 300 U H 4 REJILLA DE EXTRACCION ACERO NEGRO SATINADO 200 x 100 U TEMPLADORES H 40 TEMPLADOR CORTAFUEGO (INCLUYE MOTOR) 700 x 350 U H 45 TRANSFORMADORES U ELECTRICIDAD E 49 CONEXIONES ELECTRICAS GL E 49 PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO GL $ $ $ $ $ $ $ EQUIPOS NACIONALES 15% 54 CORTINAS DE AIRE FRIO Y CALOR COR U CAMPANA DE EXTRACCION CEX x 800 x CM080-DXES 350 U CAMPANA DE EXTRACCION CEX x 1000 CM240-DXES x 400 U EQUIPOS IMPORTADOS 55 DECANTADORES DE GRASA U EQUIPO SPLIT CASSETTE [BTU/HR] YORK U EQUIPO SPLIT DUCTO BAJA SILUETA [BTU/HR] YORK U CUBRETERMOSTATO ANWO U EQUIPO COMPACTO RT - 01 AL 06 (10 TR) TRANE U VALOR NETO INSTALACION $ VALOR NETO IVA 19 % VALOR TOTAL Vº Bº ENCARGADO DE PROPUESTA Vº Bº HOJA DE COSTO OFICIAL(GERENCIA)

16 Página 16 de Especificaciones técnicas REG-046 El siguiente, es el formato definido para el Documento de Especificaciones Técnicas: DOCUMENTO DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (SUBTITULO: COMPLETAR CON TÍTULO DEL PROYECTO) 1. - OBJETIVO 1.1 En este punto se debe acotar el proyecto, señalando en forma específica condiciones y responsables En el primer párrafo, se establece el objetivo del proyecto, lugar físico, nombre de las instalaciones y ubicación geográfica de las mismas El segundo párrafo del punto 1, debe contener la cláusula que indica que las especificaciones junto a los planos respectivos constituyen las normas y requisitos mínimos, en la cual se establece además la responsabilidad de los futuros instaladores en la calidad de la ejecución, capacidad y equipos: Estas especificaciones junto a los planos respectivos se entenderán como las normas y requisitos mínimos, detallándose sólo los aspectos más importantes. Será responsabilidad del instalador cumplir con ellos en cuanto a la fabricación, montaje, calidad de materiales, capacidad y tipo de equipos, además de la óptima ejecución y correcta instalación del sistema completo, incluyendo los elementos menores El tercer párrafo del documento, debe hacer referencia al nivel de calidad de los equipos y a las condiciones para el uso de alternativas disponibles respecto a las marcas de referencia: El nivel de calidad de los equipos señalados, según marcas de referencia, indica también el de sus similares que puedan ser ofrecidos, en cuyos casos se deberán suministrar los catálogos y especificaciones del fabricante para ser autorizadas por el propietario CONDICIONES DE DISEÑO A) Las Condiciones de Diseño deben establecer en forma detallada y clara todos los antecedentes con el fin que, el lugar, dependencias y/o instalaciones contempladas en el proyecto, queden acotados a la calidad ambiental y condiciones ambientales requeridas, tanto interna como externamente.

17 Página 17 de 36 B) Se deben considerar como mínimo en este punto los siguientes antecedentes: 2.1 Tipo de trabajo a proyectar en cada una de las dependencias (Calefacción, Extracción, Ventilación, Aire Acondicionado, Refrigeración), utilizando el siguiente formato: 2.1 Tipo de Trabajo: Determinar si es Calefacción, Ventilación, Aire Acondicionado, Extracción, Refrigeración. 2.2 Temperaturas y/o Condiciones: Registrar las temperaturas y/o Condiciones consideradas para cada uno de los trabajos incluídos en el proyecto, utilizando el siguiente formato: 2.2 Para (calefaccionar, ventilar, extraer, Aire acondicionado, según corresponda) las diferentes dependencias se han considerado las siguientes temperaturas Temperatura (Condiciones) exterior(es)) : (ºC, ºC BS, ºC BH u otra medida dependiendo del tipo de trabajo proyectado). Temperatura interior : (ºC, ºC BS, ºC BH u otra medida dependiendo del tipo de trabajo proyectado). 2.3 Altura Sobre el Nivel del Mar y Orientación: En caso aplicable, debe registrarse la altura sobre el nivel del mar (si corresponde) y orientación de cada una de las dependencias y/o instalaciones, siguiendo el siguiente formato: Instalación Dependencia Altura S.N.M Orientación Otras Especificaciones

18 Página 18 de 36 C) NORMAS VIGENTES Enunciar en forma clara las normas y el detalle de los párrafos aplicables al proyecto, así como la normativa vigente que se debe respetar y cumplir en el lugar de trabajo, utilizando el siguiente formato: 2.4 Normas Aplicables al Proyecto Norma (Nombre) Tipo de Norma Párrafos Aplicables Otras Observaciones 2.5 Normativa Vigente Norma (Nombre) Tipo de Norma Párrafos Aplicables Área de Aplicación Otras Observaciones

19 Página 19 de DESCRIPCION DEL SISTEMA El objetivo de esta sección es dar a entender claramente de que se trata el proyecto, estableciendo el comportamiento individual y colectivo de cada uno de los componentes, claramente descrito, para ser entendido por toda aquella persona que lea el presente documento EQUIPOS Y COMPONENTES Principales equipos que forman parte de la instalación, cantidad, (*) disposición de los equipos, características técnicas, cualidades físicas, marca, mecanismo de funcionamiento e instalación. Se deben individualizar los requerimientos por tipo de equipo. NOMBRE DE EQUIPO TIPO CANTIDAD MARCA (*) Esta sección debe ser completada con los antecedentes necesarios relativos a cada uno de los equipos y componentes en forma individual: disposición, características técnicas necesarias, cualidades físicas, mecanismo de funcionamiento e instalación u otros.

20 Página 20 de MATERIALES DE INSTALACION Descripción de los suministros, materiales, instrumentos, dispositivos, accesorios y servicios asociados que formarán parte de la instalación, estableciendo el nivel de calidad requerido, Normas aplicables a su fabricación y/o instalación y las condiciones en las cuales se desarrollará el trabajo INSTALACION ELECTRICA Se deben definir los alcances que debe tener el proyecto eléctrico asociado al proyecto de clima de tal manera que se coordine con el proyecto eléctrico específico de la instalación CONTROLES Detallar los elementos de control automático necesarios para el funcionamiento de los equipos y sus especificaciones y características SUMINISTRO POR PARTE DE LA OBRA 8.1 Determinar las condiciones de Trabajo necesarias y todos los complementos del proyecto de climatización que serán proporcionados por el cliente y/o demás agentes que participen en la futura ejecución del proyecto. 8.2 Enumerar los elementos necesarios que permitan cubrir las necesidades de los trabajadores durante la ejecución de las obras. (Baños, Casino, Servicios en General, Duchas, etc.). 8.3 Detallar los aspectos relacionados a la administración de la obra. 8.4 Boletas de Garantía, Seguros, etc PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO Y REGULACION DE LA INSTALACION 9.1 Detallar las pruebas de funcionamiento y regulación de la instalación. 9.2 Puesta en Marcha de la Instalación 9.3 Rendimientos Esperados 9.4 Cumplimiento de Parámetros del trabajo en conjunto. 9.5 Tipos de Mediciones requeridas: Mediciones de Caudal Mediciones Eléctricas Capacidades Todo lo anterior, de acuerdo a lo proyectado según corresponda

21 Página 21 de ENTREGA Y GARANTIAS Detallar las condiciones de entrega del proyecto, considerando los siguientes aspectos: 10.1 Detallar toda la información inherente a la entrega de la instalación, es decir toda aquella documentación, antecedentes, catálogos, fichas técnicas, Plano Definitivo con el correspondiente respaldo del proceso de diseño y desarrollo del proyecto e instalaciones realizadas a partir de éste (cálculos, resumen de las modificaciones, especificaciones técnicas, fichas técnicas) Incluir todos los catálogos de todo lo instalado, equipos y accesorios Detallar las garantías que correspondan en caso de instalación de lo proyectado, determinando el tiempo de vigencia Servicio Técnico y/o capacidad de la empresa para ofrecer atención post venta Enunciar todas aquellas garantías acordadas previamente FICHAS TÉCNICAS Incluir las fichas técnicas de todos los equipos necesarios para el proyecto, cuyo formato se ajustará a las características y especificaciones de cada equipo y/o componente y a la extensión de la información de cada una de las fichas.

22 Página 22 de Carta Gantt REG-047

23 Página 23 de Visitas de control a obra REG- 051 REGISTRO DE VISITAS DE CONTROL A OBRAS Nº OT: OBRA: REG-051 REV:03 FECHA NOMBRE SUPERVISOR A CARGO: Detallar controles realizados: (marque las casillas según corresponda). I. VIGENCIA DE PLANOS Plano revisión Nº Fecha: / / II. AVANCE DE OBRA Porcentaje de Avance: % Detalles III. MODIFICACIÓN DE PROYECTO Aplica Detalle No Aplica IV. VERIFICACIÓN DEL LISTADO DE TAREAS DEFINIDO Verificación del cumplimiento del listado de trabajos REG-054: Entrega del nuevo listado de trabajos REG-054: V. OTROS (ESPECIFICAR) VI. OBSERVACIONES FIRMA SUPERVISOR DE OBRA FIRMA JEFE DEOPERACIONES

24 Página 24 de Verificación de Antecedentes de obra REG-052 REGISTRO DE VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES DE OBRA (RESUMEN DE CARPETA) REG-052 REV:OO OT 2859 # CARPETA 560 MES MAYO AÑO 2010 CLIENTE CONSTRUCTORA ANTILLANCA LTDA. CATEGORI Aire X Calefacción Ventilación Refrigeración A Acondicionado NOMBRE SISTEMA DE CLIMATIZACION EN SUCURSAL EXPRESS ESTACION CENTRAL LOCAL 342 EQUIPO 1 EQUIPO 2 PPTO 6911 Hoja de Costo Hoja Itemizado Programa de Compras Carta Gantt de la obra Aplica Aplica No Aplica No Aplica EN PODER DE: PLANO VERSIÓN FECHA Hojalatero Soldador Mecánico de Refrigeración VºBº Supervisor Especificaciones Técnicas SUBC1 SUBC2 INICIO TERMINO Carpeta de Entrega Aplica No Aplica Listado de Documentos entregados al cliente SUPERVISOR ENCARGADO DE ESTUDIOS V ºBº GTE. TECNICO

25 Página 25 de Listado de documentos (carpeta de entrega) REG-0.53 OBRA (NOMBRE) REG-053 REV:OO Materia: Carpeta de Entrega, Listado de Documentos El listado de documentos entregados por CR INGENIERIA LTDA, es el siguiente (puede variar según la obra): ITEM CONTENIDO DEL DOCUMENTO 1 Modo de funcionamiento de los equipos de aire acondicionado 2 Garantía de los equipos instalados. 3 Plano AS-BUILT 4 Catálogos de los equipos 5 Presupuesto de Mantención 6 Controles Remotos Recibido por. Fecha.. Firma VISTA HERMOSA Nº55 - ESTACION CENTRAL SANTIAGO TEL: INFO@CRINGENIERIA.CL -

26 Página 26 de Modificación de proyecto en obra. REG-055 OBRA : SUPERVISOR: OT : MODIFICACIONES DE PROYECTO EN OBRA REG-055 REV:00 Nº FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ORIGEN PPTO. ADICIONAL RETROALIMENTACIÓN A OBRA MODIF. DE DOCUMENTOS VALIDACIÓN

27 Página 27 de Listado de trabajos por obra. REG-054 Listado De Trabajos Por Obra. REG-054 REV:01 Obra: Fecha : Supervisor: OT Semana Nº Especialidad Cumplimiento anterior % Nuevas Instrucciones Modificaciones Tareas pendientes Observaciones Especialidad Cumplimiento anterior % Nuevas Instrucciones Modificaciones Tareas pendientes Observaciones Especialidad Cumplimiento anterior % nuevas Instrucciones Modificaciones Tareas pendientes Observaciones Firma Supervisor de obra

28 Página 28 de Lista de saldo de obra REG-021 REG-021 REV:00 Listado de Saldo de Obra Fecha: / / OT Asociada: Nombre de Supervidor: Firma DETALLE Item Cantidad Unidad Descripción de producto Estado

29 Página 29 de Solicitud de Producto/Servicio REG-023 SOLICITUD PRODUCTO / SERVICIO Nº SPS: REG- 023 REV:00 FECHA SOLICITUD FECHA DESTINO FECHA REAL DE ENTREGA DESTINATARIO OT OBRA SOLICITANTE FIRMA VALIDACIÓN CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACION STOCK PRIORIDAD OBSERVACION

30 Página 30 de Solicitud de producto Crítico. REG SOLICITUD PRODUCTO CRITICO REG-029 REV: 00 Nº SPC FECHA SOLICITUD FECHA DESTINO RECEPCION EN OBRA (RESPONSABLE Y FECHA) / OT OBRA SOLICITANTE FIRMA VALIDACIÓN SOLICITANTE FIRMA VALIDACIÓN GERENCIA : CANTIDAD UNIDAD PRODUCTO DESCRIPCION TECNICA ESPECIFICA MARCAS RECOMENDADAS PROVEDOR RECOMENDADO OBSERVACIONES OBSERVACIONES

31 Página 31 de Formato de acción preventiva/correctiva. REG-009 FORMULARIO DE ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA. ACCION CORRECTIVA PREVENTIVA Nº Correlativo: Fecha detección Área en que se detecta la No Conformidad Nombre y Cargo de quien detecta REG-009 REV:02 SECCION I : ORIGEN DE LA NO CONFORMIDAD (Marque con una X el origen de la no conformidad que origina la acción, para reclamos de clientes, favor llenar los datos solicitados) Revisiones Auditoria Interna Producto No Conforme REAL Gerenciales Proceso No Conforme Reclamo De Cliente DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD O MEJORA PREVENTIVA Otra Fuente POTENCIAL SECCIÓN II: ANÁLISIS, INVESTIGACIÓN DE LA CAUSA ; CORRECCIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA CAUSA RAIZ: Nombre de quién investigó la causa: CORRECCIÓN INMEDIATA: Fecha: ACCIÓN CORRECTIVA: Fecha de Implementación de la corrección: Cargo Responsable de la Implementación: Firma : SECCIÓN III : SEGUIMIENTO DE LA CORRECCIÓN INMEDIATA Y ACCIÓN CORRECTIVA IMPLEMENTADA. Responsable del Seguimiento de la corrección inmediata: Fecha : Resultados: Responsable de corroborar la eficacia de la acción correctiva : Resultados: Fecha: Estado de la Acción Correctiva o Preventiva al Término del Seguimiento Pendiente En ejecución Cerrada Por qué? Fecha Nueva Revisión: Firma del responsable del seguimiento.

32 Página 32 de Modificaciones del documento. Fecha de Modificación 19/07/ /12/ /12/ /12/2010 Cambios realizados Se modifica el punto 7.8 (Propiedad del cliente), se incluye el segundo párrafo, donde dice: Además en ocasiones donde se desarrollan obras fijas o de larga duración, comúnmente el cliente nos proporciona espacio físico para que el personal de nuestra organización se instale y pueda mantener una oficina técnica, bodega u otros. Cuando esto sucede CR Ingeniería se preocupa de mantener el orden y la limpieza adecuado, con la finalidad de cuidar los bienes que son propiedad del cliente. Se agrega el siguiente texto en el punto 7.1. Una vez adjudicada la obra, el Gerente Técnico en conjunto con el proyectista que creo el presupuesto, se reúnen para generar una nueva hoja de costos que será utilizada únicamente por el departamento de obras para el desarrollo los trabajos. En el punto se especifica el documento; Presupuesto y Hoja de Costo para obras En el punto 7.4 se agrega el siguiente texto: Tanto el personal de obras como el de adquisiciones cada vez que gestionen una copra, deben verificar previamente los valores definidos en el REG-060 Hoja de costos, el cual es generado en base al proyecto o presupuesto aceptado por el cliente. Nº de Revisión Obsoleta Fecha de Revisión de versión obsoleta Fecha de Aprobación de versión obsoleta 00 30/05/ /06/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /12/2010 En el punto 9 Anexos se cambia el nuevo formato del REG-060 hoja de costos 01 19/07/ /07/ /02/2010 En el punto se establece que en la copia de la carpeta que se entrega al supervisor cuando se asigna la obra, debe llevar también una copia del nuevo REG- 093 con un timbre de copia controlada que entrega el coordinador de calidad. Antes decía: Presupuesto y Hoja de Costo para obras Ahora dice Presupuesto y Hoja de Costo oficial de obra, con timbre de Copia controla entregado por el coordinador de calidad 02 19/07/ /07/2010

33 Página 33 de 36 02/02/2011 En el punto 9 Anexos se cambia el nuevo formato del REG-051 Visita de control a obras 02 09/12/ /12/ /02/ /02/ /05/ /05/ /06/2011 En el punto Entrega de obra, se especifica que A la bodega de CR no puede ingresar material que no este claramente especificado en un REG-021 o en una guía de despacho, que cumple la misma función. Se define en el punto 7.4 que las compras realizadas durante la obra, se deben efectuar según los valores dispuestos en el REG-093 Hoja de costo oficial de obras En el anexo 9.4 se modifica el ejemplo de la hoja de costo: Antes estaba el REG-060 y ahora se establece un ejemplo del nuevo REG-093 hoja de costos oficial de obra En el punto Puesta en marcha del sistema. Se establece que, Todas las directrices y listas de chequeo definidas para que el supervisor de obra, personal de servicios o cualquier externo que realice la puesta en marcha del sistema instalado están en el Instructivo de trabajo para efectuar entrega de obras (IT-ADO-30). En todas las obras ejecutadas es obligatorio tener como registro las listas de chequeo que se completen durante la puesta en marcha de los equipos. En el punto 7.4 Compras, se define. Hay compras que tienen características técnicas específicas, por lo que se requiere el control permanente del supervisor durante la selección, cotización y adquisición de las mismas, además es necesario corroborar el cumplimiento de las características en las dependencias del proveedor, antes de que sea despachado a CR. Las compras antes mencionadas serán definidas por el gerente técnico al momento de validar la hoja de costo oficial para obra REG-093 y deberán ser solicitadas al departamento de compras mediante una SPC solicitud de producto crítico. En el punto 7.4 compras se agrega el siguiente párrafo: En ocasiones en que para el desarrollo de la obra se requiera contratar servicios externos, tales como arriendo de maquinaria, materiales logísticos o cualquier tipo de grúa, el supervisor deberá definir claramente los requerimientos técnicos y gestionar la solicitud en una SPC REG-029, dicha solicitud debe ser entregada al 02 09/12/ /12/ /12/ /12/ /02/ /02/ /02/ /02/ /05/ /05/2011

34 Página 34 de 36 21/07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/2011 departamento de compras con anticipación, porque en ocasiones es necesario entregar la información al personal técnico de la empresa externa, con la finalidad de que ellos evalúen el requerimiento en terreno y definan cuál es el servicio apropiado. Se especifica en el punto 7.3 que la programación de la obra debe tener la validación del jefe Además se incluye el siguiente párrafo: Si existen modificaciones en los plazos establecidos en la programación inicial, se deberá detallar en la misma Carta Gantt una nota aclaratoria especificando las razones de la modificación y las nuevas fechas definidas. Si las modificaciones son considerables se evaluará la necesidad de generar una programación nueva. En el punto 7.4 se elimina el siguiente párrafo. En toda obra se realiza el listado de compras críticas, el cual debe contar con la validación del Gerente Técnico o Jefe de Obras antes de efectuar la compra. En el punto está descrito que la minuta de la reunión de obra que se desarrolla una vez por semana, la genera el gerente de administración y finanzas. Actualmente se establece que el jefe de obras es quien la hace. Se elimina un párrafo del punto Antes estaba definido que el REG-051 Visita de control a obra se debía llenar mínimo una vez por semana. El REG-054 debía ser generado una vez por semana en todas las obras, ahora se define que el supervisor deberá hacer el registro dependiendo del tipo de obra y de los trabajos a realizar. También se modifica el nombre del registro Antes: Listado de trabajos semanales por obra REV.00 Ahora: Listado de trabajos por obra. REV.01 El REG-051 se modifica en el punto IV antes Antes: Verificación del cumplimiento del listado semanal de trabajos REV.01 Ahora: Verificación del cumplimiento del listado de trabajos REV.02 Todas las actividades desempeñadas por el asistente comercial se reasignaron, debido a que este cargo ya no es parte del organigrama de la empresa /05/ /05/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/ /06/2011

35 Página 35 de 36 05/12/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /01/ /06/ /12/ /12/2012 En el punto 7.2 se incluye el siguiente párrafo. Cuando los planos de la obra correspondan a un proyecto diseñado por CR Ingeniería, la impresión para la carpeta inicial de una obra debe tener la siguiente información en la viñeta. a) Fecha actualizada b) Se emite en versión A para instalación y/o construcción, omitiendo cualquier otra versión que se haya generado durante el diseño y desarrollo del proyecto. Si el presupuesto aprobado no corresponda a un proyecto de CR Ingeniería, el plano emitido para la instalación o construcción tendrá otro tipo de identificación, según metodología de trabajo del cliente. Punto 3 de Responsabilidades se agregan los cargos de Asistente de logística, recepcionista y técnicos de mantención. En el punto 6. Equipos, se agregan los Instrumentos de medición. El punto 7.1 se reestructura completo y se especifican las responsabilidades del gerente técnico, el jefe de obras, la recepcionista, el coordinador de calidas y el encargado de propuesta. Los puntos y se modifican especificando cómo y cuándo se deben completar el REG-051. En el cuarto párrafo del punto estaba definido que el supervisor tenia que avisar al personal de logística una semana antes el término de la obra, para retirar los saldos de obra. Ahora se especifica que lo debe hacer días antes, no una semana. Se elimina del punto el párrafo donde se especifica que el REG-054 se deja en obra para mayor conocimiento de los trabajadores. Se incluye el siguiente párrafo del punto 7.13 Será responsabilidad de supervisor de la obra realizar los planos para construcción, cuando estos no existan o tengan alguna modificación antes de iniciar los trabajos. Se elimina del proceso la utilización del REG-060 hoja de costo oficial de presupuesto. Ya que ahora solo se utilizara el REG-093 hoja de costo oficial de obra. Específicamente en los puntos y 7.2. En el punto de incluye el siguiente párrafo. Una vez enviada la propuesta, el supervisor de la obra 07 13/12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /02/ /02/ /06/ /06/ /06/ /06/2012

36 Página 36 de 36 18/07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/2015 debe efectuar un seguimiento manteniendo comunicación constante con el cliente. La recepcionista es la encargada de ingresar al SIA todos los comentarios del seguimiento que el supervisor le informe en las fechas que se asignen, hasta que se defina un estado final. (Ejemplo nulo, aceptado o reemplazado) Se elimina del procedimiento el cargo de asistente de logística. En el punto 3 se agregan los cargo de Asistente de subcontratos y Asistente de compras. Se incluye el punto 7.9 en el procedimiento, que define las directrices a seguir cuando se presentan trabajos por garantía. El REG-009 se agrega en el procedimiento, específicamente en los puntos 7.9 y 8, también se deja un ejemplo en los anexos. Además se incluye en el punto 4 el Procedimiento de acciones preventivas y/o correctivas (PC-APC-05). En el punto se agrega el Registro de aceptación enviada por el cliente, como un documento más que se debe incluir en la carpeta inicial de la obra. Se cambia el género del cargo Recepcionista. Antes decía la recepcionista, ahora dice el recepcionista. En los puntos 7.1 ; 7.2 y Se modifican los responsables de la revisión y aprobación del presente Doc. En el ítem 3. de responsabilidades se cambia el cargo de gerente técnico por el de gerente general, el cargo de jefe de obras por el de jefe de operaciones, el cargo de recepcionista por secretaria administrativa, el cargo de encargado de propuesta por encargado de presupuestos, el cargo de encargado de subcontratos por jefe de RR.HH., el cargo de jefe de compras y logísticas por jede de adquisiciones y el cargo de asistente de subcontratos por el de asistente de RR.HH.. Además y se elimina el cargo gerente de administración y finanzas En el punto 7.4 se define que el REG093 ya no se utiliza en el proceso, ahora se utilizara el REG-060 hoja de costo oficial de presupuesto. El REG-051 cambia de versión por lo que se actualiza el ejemplo en el anexos 9.7 (nueva versión 03) Se elimina del anexo 9.4 el REG-093 y se deja un ejemplo del REG-060 hoja de costo oficial de ppto /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /12/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/2013