Implementación de un Sistema de Gestión de Proyectos de Investigación

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1 PROCEDIMIENTO PMI C28 Implementación de un Sistema de Gestión de Proyectos de Investigación Licitación Pública Preparado por: Universidad del Desarrollo

2 INDICE BASES TECNICAS I. BASES TÉCNICAS Antecedentes Objetivos Requisitos Técnicos de la Propuesta Evaluación de las Ofertas Confidencialidad Propiedad de los Resultados Contraparte Técnica y Funcional...11 II. BASES ADMINISTRATIVAS Convocatoria Normas que la rigen y contratos De la presentación de las ofertas De la modificaciones al desarrollo del proyecto De los plazos Procedimiento de Análisis de Ofertas y Adjudicación Del Contrato Forma de Pago Enmiendas a las Bases de Licitación...18 III. ANEXO Requerimientos Funcionales Vinculados a la Actividad de Gestión de Proyectos de Investigación e Innovación...19 ANEXO A...23 IV. ANEXO 2:...26 Requerimientos Funcionales Vinculados a la Gestión de Activos derivados de Proyectos de Investigación e/o Innovación...26 V. ANEXO Formulario de Conocimiento y Cumplimientos de las Condiciones de la Licitación Pública

3 I. BASES TÉCNICAS 1. Antecedentes La Universidad del Desarrollo se adjudicó el año 2012 el Convenio de Desempeño de Innovación Basada en Ciencias UDD1204. El objetivo de este programa es impulsar la innovación a partir de la actividad de investigación que se desarrolla en la universidad, específicamente en su Facultad de Medicina y articularla además con desarrollos científicos externos. Dentro de las actividades relevantes del programa se contempla fortalecer la actividad científica, generar una capacidad de transferencia tecnológica e implementar un modelo de gestión que permita capturar el valor desarrollado en la actividad de investigación y hacer difusión de los resultados. En tal contexto y con el propósito de disponer de herramientas que contribuyan a establecer mecanismos de gestión y monitoreo de la actividad de investigación, es que se hace necesario contar con un Sistema de Gestión de Proyectos de Investigación, Desarrollo e innonovación (I+D+i), que nutra a la Vicerrectoría de Postgrado e Investigación, a la Vicerrectoría de Innovación y Desarrollo, a través de su oficina de desarrollo tecnológico (icono UDD) y a las Facultades de la UDD(en particular a la Facultad de Medicina CAS-UDD)de información robusta y oportuna para la toma de decisiones, monitoreo de la actividad y difusión efectiva del conocimiento que se desarrolla en la UDD. En tal contexto la Vicerrectoría de Postgrado e Investigación es responsable de la gestión y de la administración de la información vinculada a los proyectos de investigación que sean presentados y desarrollados por los investigadores de la Universidad, sean estos financiados con fondos públicos, privados o con financiamiento de la propia Universidad a través de concursos internos. A su vez la Vicerrectoría de Innovación y Desarrollo es responsable de la gestión y administración de la información vinculada a los proyectos de investigación aplicada e innovación que sean presentados por académicos e investigadores de la UDD, sean estos financiados con fondos públicos, privados o con financiamiento de la propia Universidad a través de concursos 2

4 internos. Las Facultades tienen la responsabilidad sobre las iniciativas que presentan sus académicos e investigadores en cuanto a calidad de sus propuestas de proyectos y pertinencia de los mismos, y, en caso de ser necesario para la postulación, avalar el financiamiento de contraparte y las asociaciones con instituciones públicas o privadas que sean requeridas por agencia o institución de financiamiento. En el Anexo 1, se describen los requerimientos funcionales del Sistema de Gestión de Proyectos de I+D+i, desde el momento que la iniciativa es presentada ante las autoridades para su respaldo, hasta que ésta se convierte en un proyecto con financiamiento y es ejecutada por investigadores o académicos de la UDD. Procedimiento identificado como C28. En el Anexo 2, se describen los requerimientos funcionales del Sistema de Gestión de Proyectos de I+D+i, correspondientes a la identificación, monitoreo y disposición de los activos intelectuales que se generen una vez que el proyecto está en ejecución. Estos activos podrán ser publicaciones científicas, solicitudes de patentes y otros activos de propiedad intelectual, informes y otras publicaciones, manuales, descripciones técnicas, entre otros, los cuales deberán ser dispuestos en el repositorio que la Universidad dispone para estos fines, velando por el resguardo de la información y controlando el acceso a ella de manera tal que divulgaciones involuntarias afecten la protección de derechos de propiedad. 2. Objetivos El objetivo de este proyecto es disponer de un Sistema de Información y soporte a las tareas de administración del portafolio de proyectos de investigación (workflow y administración de documentos), de manera tal que permita a las distintas instancias de la UDD contar con información oportuna, robusta y automatizada de la actividad de investigación de la UDD con el propósito de dar soporte a la toma de decisiones, permita monitorear la actividad, mantener 3

5 estadísticas confiables y actualizadas y gestionar los activos de propiedad intelectual resultantes de la actividad. 3. Requisitos Técnicos de la Propuesta Este tópico describe los elementos técnicos esenciales que los oferentes deben precisar claramente y con lo cual serán evaluadas las ofertas desde el punto de vista técnico. Deberán describir al menos los tópicos que se indican a continuación: A. Descripción de la Solución Propuesta: Se sebe describir completamente la solución propuesta, las empresas deberán describir al menos los siguientes tópicos: Arquitectura del sistema e interoperabilidad con el resto de las plataformas que la UDD utiliza para estos fines. Cabe destacar que para el almacenamiento de documentos la UDD utiliza la plataforma Dspace del MIT, para interactuar con ella se requiere el uso del protocolo OAI-PMH. Si la solución propuesta incluye la adquisición de Licencias de Software, deberá incluirlas y además definir cómo es que el sistema será implementado para cumplir con los requerimientos de la actividad de Gestión de Proyectos de I+D+i en la UDD. De ser pertinente definir cómo serán implementados los workflows de las actividades de Gestión de I+D+i y cómo se realizará la administración de los documentos que circulen en dichos procesos. Describir el mecanismo de administración de usuarios del sistema y consistencia con la necesidad de licencias requeridas. Definir claramente los perfiles de usuarios que serán creados y el alcance que estos tendrán en la operación y acceso a información del sistema. El sistema a implementar debe considerar la integración con el sistema de acceso de la UDD, de tal manera de validar las cuentas y funcionalidades que podrá acceder un usuario en este nuevo sistema. Adicionalmente, este nuevo sistema debe considera el control al acceso de la información, puntualmente en lo que respecta a la profundidad de ella. Es 4

6 decir, existirán cuentas que podrán acceder a toda la información y otras que tendrán acceso restringido ya sea por Sede, Carrera y/o Curso. Descripción de la metadata sugerida para llevar la administración de los proyectos, la cual debe ser consistente con los reportes sugeridos para el control de gestión de las áreas de investigación, transferencia tecnológica e innovación. Descripción de los mecanismos que permitirán gestionar los activos intangibles y tangibles, resultantes de la actividad de investigación, su modelamiento y cómo serán implementados en el sistema. Descripción de los mecanismos de seguridad contemplados para resguardar la información confidencial que se administre en el sistema. Describir, de ser necesario, la infraestructura requerida para la puesta en operación del sistema. B. Requerimientos Técnicos: Motor de base de datos: SQL Server Debe ser desarrollada en C#, Visual Studio C. Garantía: Se debe garantizar la solución a errores propios del sistema que pudiese presentar el producto durante los primeros tres meses después de puesta en producción. D. Capacitación: Para los diferentes perfiles de usuarios. En el caso de técnicos debe incluirse una capacitación relativa al mantenimiento e integraciones futuras para al menos 5 personas y de una duración mínima de 10 horas. En el caso de funcionarios de distintas facultades, vale decir administradores de sistema, se necesitará capacitación para al menos 25 personas y con un mínimo de 5 horas, con los objetivos de dar a conocer su uso y sus potencialidades. En el caso de los usuarios se necesitará capacitación para al menos 25 personas y con un mínimo de 2 horas, con los objetivos de dar a conocer su uso y sus potencialidades. En la propuesta se deberán incluir aspectos de la capacitación como tiempo en la consultoría, jornada y duración. 5

7 C. Plan de Desarrollo: Las empresas deberán presentar un plan detallado con las actividades que realizarán para cumplir fielmente y en los tiempos indicados, los requerimientos del sistema. Las etapas mínimas que debe incluir el plan de desarrollo son: Etapa de diagnóstico. Análisis de los requerimientos y diseño lógico del sistema. Definición carga histórica de información. Etapa de implementación. Diseño Físico e implementación del sistema que incluya pruebas con casos representativos de funcionalidad. Etapa capacitación a usuarios y puesta en operación. Programa de capacitación usuarios de acuerdo a perfil de uso. Las capacitaciones deberán Deberá describir detalladamente las fases del proyecto e incorporar los requerimientos profesionales que deberán estar disponibles por parte de la UDD, incluyendo, Vicerrectoría de Postgrado e Investigación, Vicerrectoría de Innovación, icono UDD, Facultades, Informática. D. Metodología a Aplicar: Describir la metodología de trabajo que permitirá la puesta en Operación del Sistema de Gestión de Proyectos, incluyendo levantamiento y validación de requerimientos, desarrollo o parametrización de sistemas, integración de sistemas con las plataformas de la UDD, pruebas, marcha blanca (implementación piloto), puesta en operación, entre otros. E. Experiencia de la Empresa en Proyectos Similares: Describir los proyectos relevantes desarrollados por la empresa, vinculados a la temática de esta licitación, indicando claramente cliente y alcance del sistema implementado. Se recomienda que la empresa indique los casos de éxito, especialmente en gestión de proyectos de investigación o innovación. F. Equipo de Trabajo: Incorporar el equipo de trabajo que estará a cargo del desarrollo del proyecto indicando la experiencia de cada uno de ellos en la implementación de sistema similares al requerido en esta licitación. Así también deberá destacarse el expertise técnico y de gestión del equipo a cargo del proyecto. G. Reunión Técnica: Se considera la realización de una reunión técnica con profesionales de la UDD que presentarán el contexto institucional en el cual se implementará el Sistema de Gestión de Proyectos. Así también se responderán consultas acerca de los requerimientos funcionales del Sistema y la interoperabilidad requerida con otros sistemas existentes en la UDD. 6

8 La fecha de esta reunión técnica será informada junto con el lanzamiento de la licitación, asimismo se indicará la hora y lugar de realización. H. Formulario de Conocimiento y Cumplimientos de las Condiciones de la Licitación Pública. Se adjunta en el Anexo 3. La empresa deberá definir e incluir en su metodología las entrevistas que sean necesarias para hacer consensuar el análisis de los requerimientos que se establecen en estas bases para el Sistema de Gestión de Proyecto de I+D+i de la UDD. 4. Evaluación de las Ofertas Las propuestas, que deben incluir además de la experiencia de la empresa, los objetivos específicos, las metodologías que les permitirán implementar de manera exitosa el Sistema de Gestión de Proyectos de Investigación de la UDD, serán evaluadas de acuerdo a criterios técnicos (60%) y económicos (40%). Para la evaluación de los criterios técnicos se consideran los siguientes ítems: Criterios Técnicos 1. Experiencia: Se evaluará de acuerdo al CV de la empresa y de los profesionales incluidos en el equipo de proyecto. a) En relación a la empresa se evaluarán los años de experiencia de esta y los años de experiencia en el desarrollo proyectos similares. Esto deberá quedar claramente reflejado en el CV (40%). b) En relación al equipo de proyecto se evaluará el rol y capacidades técnicas (en la temáticas asociadas al proyecto, de gestión y/o de conocimiento de sistemas de gestión de proyectos de I+D+i) (60%). Ponderación 40% 7

9 2. Metodología de Trabajo y Calidad de la Propuesta a) Metodología de Trabajo: Si la metodología utilizada permite lograr los resultados esperados y si se utilizan técnicas ágiles o rápidas para el desarrollo e implementación del sistema de gestión de proyectos de I+D+i y la metodología de gestión del proyecto. (40%). 60% b) Calidad de la Propuesta: (60%) ESCALAS DE EVALUACIÓN: ITEM A EVALUAR EXPERIENCIA AÑOS DE EXPERIENCIA DE LA EMPRESA EXPERIENCIA EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO Para cada uno de los integrantes del equipo, en cada CV, se deberá indicar, capacidades técnicas y capacidades de gestión y el rol que desempeñará en el proyecto. EVALUACION Años de Experiencia TOTAL: La nota 5 será para la empresa que demuestre más años de experiencia y 3 a la que demuestre menos años. Años de Experiencia en Proyectos similares: La nota será 5 para la empresa que demuestre más años de experiencia en proyectos similares y 3 la que demuestre menos. No tener experiencia en proyectos similares será calificado con un 1. Será calificado con nota entre 3 y 5 al equipo que presente todas las capacidades técnicas y de gestión para abordar el proyecto. La variación dependerá de los años de experiencia de los profesionales y si la experiencia es en el mismo ámbito del proyecto (proyectos de investigación o innovación, otro tipo de proyectos). 8

10 La nota será inferior a 3 si el equipo completo no cubre las capacidades técnicas y de gestión para abordar el proyecto. La variación dependerá de los años de experiencia de los profesionales que cumplan con alguna de las capacidades requeridas para la ejecución de la consultoría. METODOLOGÍA DE TRABAJO Y CALIDAD DE LA PROPUESTA METODOLOGÍA Se calificará con nota entre 3 y 5 a quienes presenten metodologías que permitan asegurar el cumplimiento del proyecto en plazo estimado. Para ello deberá indicar cómo se realizarán las reuniones, entrevistas, diseño e implementación del Sistema de Gestión de Proyectos, así como la estrategia a utilizar para poner el sistema en operación, incluyendo el diseño del manejo histórico de datos. La nota será inferior a 3 si no se indica claramente la metodología que se utilizará para realizarán las reuniones, entrevistas, diseño e implementación del Sistema de Gestión de Proyectos, así como la estrategia a utilizar para poner el sistema en operación. METODOLOGÍA DE TRABAJO Y CALIDAD DE LA PROPUESTA CALIDAD DE LA PROPUESTA Se evaluará en función del cumplimiento de la solución a los requerimientos establecidos en las bases técnicas. Así como la compatibilidad de la solución propuesta con los sistemas con los 9

11 cuales tendrá que interoperar el Sistema de Gestión de Proyectos. Este ítem se evalúa en función del cumplimiento del Punto 2 de las bases. Requisitos Técnicos de la Propuesta. Se evaluará con nota superior o igual a 3 a quienes cumplan con todos los aspectos solicitados en el Punto 2. La nota máxima se asignará a quienes describan los puntos en profundidad y en consistencia con los requerimientos funcionales. La nota será inferior a 3 para quienes no cumplan con los aspectos solicitados en el Punto 2 de las bases. Cada uno de los criterios será evaluado con nota 1-5 (de menor a mayor calificación, donde mayor significa mejor calificación). El equipo evaluador técnico/económico estará integrado por un profesional de la Vicerrectoría de Postgrado e Investigación, un profesional de la Facultad de Medicina y un profesional de icono UDD (la oficina de desarrollo tecnológico de la UDD). En ningún caso la adjudicación de la propuesta será con una calificación técnica inferior a 3.5. El menor precio ofertado será calificado con un 5 y el mayor precio con un 3. La nota de cada oferta será calculada de acuerdo a la recta definida por los puntos anteriores. La adjudicación se realizará a quienes obtengan la mejor calificación según los términos definidos anteriormente. Sin embargo, la universidad se reserva el derecho de no adjudicar en el caso de que la propuesta económica sobrepasa los límites disponibles para la actividad y/o la calificación técnica sea inferior a

12 5. Confidencialidad Se considerarán de carácter secreto y confidencial cualquier información y/o documentación revelada oralmente, por escrito, mediante soporte informático y/o por cualquier otro medio, transmitida a la consultora, en el marco de la asesoría, así como cualquier análisis, reporte, compilación, pronóstico, estudio, reporte y/u otra información y/o documentación que se genere a partir de las actividades desarrolladas y/o a partir del intercambio de información asociado a las actividades del proyecto. 6. Propiedad de los Resultados La propiedad de los resultados (bases de datos, modelos de gestión, diseños de sistemas, y cualquier componente de software que se desarrolló a propósito del proyecto (informes, diseño de reportes, entre otros) y de la información confidencial que se entregará y generará en el proyecto es y será propiedad de la Universidad del Desarrollo. La Universidad podrá exigir la empresa la devolución en cualquier momento de la información proporcionada para el desarrollo del proyecto, debiendo para ello dar previo aviso por escrito. 7. Contraparte Técnica y Funcional La contraparte funcional del proyecto será Sra. Nancy Pérez por parte de la Vicerrectoría de Innovación y Desarrollo, la Sra. Marcela Ortiz por parte de la Vicerrectoría de Postgrado e Investigación y la Sra. Isabel Abarzúa por parte de la Facultad de Medicina. La contraparte técnica informática será el Sr. Rubén Gonzalez, Director de Informática de la Universidad del Desarrollo. 11

13 II. BASES ADMINISTRATIVAS 1. Convocatoria La presente licitación será publicada a través de medios impresos y digitales de acuerdo a las etapas y plazos indicados en las presentes bases, lo que permitirá a cada participante presentar toda la información solicitada y sobre la cual la Universidad del Desarrollo decidirá la oferta más conveniente. Se publicará en el Diario La Segunda y página web de la Universidad Además se realizará invitación de Carreras de Ingeniería Informática de Universidades. 2. Normas que la rigen y contratos La presente licitación y el consecuente contrato se regirán por: a) Las bases de esta licitación b) la Guía de Procedimientos del DFI, guía para la ejecución de procedimientos de compra y contratación y para el proceso de seguimiento financiero, en las instituciones de educación superior adjudicadas con los convenios de desempeño de concursos año 2012 del departamento de financiamiento institucional c) Las aclaraciones a las consultas d) La correspondiente propuesta de trabajo e) Otros documentos que puedan ser necesarios para la elaboración del contrato, como por ejemplo antecedentes legales de la empresa. 3. De la presentación de las ofertas La empresa deberá entregar todos los documentos requeridos antes detallados por correo electrónico a nancyperez@udd.cl y mortiz@udd.cl a más tardar 30 días corridos después de abierta la licitación. La hora de cierre será las 15:00hrs. Las propuestas que no cuenten con toda 12

14 la información necesaria o bien se reciban posteriores a la hora estipulada no serán consideradas en la licitación. El proceso de apertura será cerrado y participará la misma comisión evaluadora, actuando como ministro de fe el Director de Planificación de la UDD Sr. Carlos Valenzuela. Las consultas previas se podrán hacer al mismo correo electrónico, sólo los tres días corridos después de enviadas las bases. Las respuestas a las consultas serán enviados a todos los oferentes al día siguiente del cierre del periodo de consultas, la forma de envío será por correo electrónico en el que se incluirán, la pregunta (sin identificar la fuente) y la respuesta correspondiente. La oferta técnica debe incluir: CV de la Empresa CV de los integrantes del equipo del proyecto Período de validez de la oferta (en ningún caso podrá ser inferior a un mes) Propuesta técnica incluyendo al menos: (Descripción de la Solución, Plan de Desarrollo, Metodología, Mecanismos de integración del Sistema de Gestión de Proyectos UDD con los sistemas existentes) que respondan a todos los requerimientos planteados en las bases. La oferta económica debe incluir: El monto de la consultoría e implementación del sistema en pesos chilenos (Exenta de IVA). Si se requiere la adquisición de licencias de software estás deberán detallarse expresamente en la oferta económica. Este valor debe ser consistente con la cantidad de usuarios que se espera tener en el sistema y los correspondientes costos de mantención que ello implique. Formulario de Conocimiento y Cumplimientos de las Condiciones de la Licitación Pública De haber enmiendas a las bases serán comunicadas inmediatamente por correo electrónico a todos los participantes. 13

15 4. De la modificaciones al desarrollo del proyecto De requerir modificaciones al alcance y resultados del proyecto, sólo será posible si hay acuerdo entre las partes, en ningún caso se modificarán los montos considerados en la oferta de la empresa, ni el periodo podrá ser menor al acordado. En cualquier caso la modificación deberá estar visada por el MINEDUC. 5. De los plazos Duración del Proyecto: La implementación y puesta en operación del Sistema de Gestión de Proyectos de I+D+i de la UDD tiene un plazo máximo de 6 meses. Publicación de las bases 25 de Junio de 2015 Plazo para formular consultas y 30 de Junio, a las 17 hrs. aclaraciones Respuesta a las consultas y aclaraciones 7 de Julio de 2015 Cierre de la licitación 24 de Julio hrs. Apertura de Ofertas (pública) 24 de Julio hrs. Plazo evaluación y adjudicación 10 de Agosto de 2015 La apertura de ofertas es pública y se realizará en Oficinas del PMI, Oficina de Transferencia de Tecnológica icono UDD, Av. San Francisco de Asís 150, oficina 502, Lo Barnechea, Santiago. 6. Procedimiento de Análisis de Ofertas y Adjudicación El proceso de análisis de las ofertas será realizado por: 1 Profesional de la Vicerrectoría de Postgrado e Investigación 1 Profesional del PMI (icono UDD, oficina de Desarrollo Tecnológico de la UDD) 1 Profesional del Departamento de Informática de la UDD Actuará como secretario del proceso de análisis de ofertas y adjudicación el Sr. Carlos Valenzuela, Director de Planificación de la UDD, encargado de los temas administrativos del PMI CD UDD

16 Las etapas que comprenderá el proceso serán: Verificación del cumplimiento de antecedentes Evaluación técnica y económica Acta de adjudicación Notificación: La notificación se realizará conforme se asigne o no la propuesta, a cada proponente. Se le informará el lugar en el que su propuesta quedó en relación al resto, asimismo se informará en el caso que las propuestas no hayan sido analizadas por falta de antecedentes solicitados en las bases. Una vez que la empresa que se adjudica el proyecto sea notificada, se iniciarán los procesos administrativos para la contratación. Se dará inicio a las actividades propiamente tal con una reunión de kick off en la cual participarán representantes de las distintas unidades de la organización, que estarán vinculadas con la operación del Sistema de Gestión de Proyectos de I+D+i de la UDD. 7. Del Contrato La Universidad del Desarrollo establecerá un contrato de servicios con la empresa en el cual se establecerán los siguientes puntos: Confidencialidad y propiedad intelectual de los resultados Término anticipado del contrato Derechos y obligaciones mutuas De los subcontratos Además de los que definen la propuesta: solución propuesta, objetivos, plazos, precio, resultados esperados, hitos y entregables. 15

17 8. Forma de Pago La forma de pago estará sujeta a las siguientes etapas del proyecto: ETAPA TIEMPO ESTIMADO % DE PAGO Diagnóstico, análisis de los requerimientos y diseño lógico del sistema. Definición del mecanismo de carga histórica de información para que el sistema permita una operación óptima al momento de su puesta en marcha (debe contemplar la carga de información histórica, la dimensión será dada a conocer en detalle en la reunión técnica, se dispone de información digitalizada) Diseño Físico e Implementación 15 Días hábiles. 15% Entregable: Especificación detallada de requerimientos y diseño lógico del sistema. Mecanismo de carga de información histórica. 2 meses 50% Hito: Entregable: Sistema completamente Realización de pruebas del implementado y disponible sistema con casos de usos para pruebas. representativos de la funcionalidad del sistema y 16

18 problemas encontrados resueltos. Información histórica (2015) cargada en el sistema. Capacitación de Usuarios y puesta en operación 3 meses Hito: Sistema en operación por usuarios de la UDD. Equipo piloto Facultad de Medicina. Realización de 2 meses de marcha blanca del sistema y depuración problemas encontrados en esta fase y 1 mes de operación normal con todos los usuarios potenciales del sistema. 35% Entregable: Programa de capacitación de usuarios de acuerdo a perfil de uso. Esta capacitación debe contemplar al equipo de TI del Departamento de informática de la UDD y a los administradores del Sistema de Gestión de Proyectos. La factura deberá ser emitida a nombre de: Razón Social: Universidad del Desarrollo RUT: Glosa: Implementación del Sistema de Gestión de Proyectos de I+D+i Convenio de Desempeño UDD1204 El pago de las Facturas será realizado a la empresa después de 30 días de recibida. 17

19 9. Enmiendas a las Bases de Licitación Las presentes bases de licitación pueden tener enmiendas las cuales serán publicadas en los mismos medios en los cuales se comunicó la licitación.- La Segunda impresa, página web institucional e invitaciones. 18

20 III. ANEXO 1 Requerimientos Funcionales Vinculados a la Actividad de Gestión de Proyectos de Investigación e Innovación Objetivo: Llevar un registro en línea en forma ordenada y confiable de la masa crítica de investigadores de la UDD y de las postulaciones de estos investigadores a concursos tanto internos como externos que nos permita realizar informes estadísticos que ayuden y respalden la toma de decisiones en materia de investigación en la UDD Detalle de Requerimientos: Nombre requerimiento 1: Creación del usuario en el sistema (aprox. 200 usuarios en un comienzo). Cada investigador deberá registrarse la primera vez en la plataforma y completar una serie de datos académicos entre ellos su lugar de pertenencia en la Universidad para posteriormente alimentar el área de gestión del proyecto. Alternativamente se deberá evaluar la factibilidad de usar el sistema de cuentas de la UDD bajo Active Director. Para cada investigador se requiere contar con la siguientes Información: Datos personales: Nombre, Rut, correo electrónico, teléfono, celular, dirección. Datos de su dependencia en la UDD: Cargo, Centro, Facultad, % de dedicación a la investigación (esta información será contrastada con la dedicación real que se asigne a los proyectos una vez adjudicados) y % a la Docencia, tipo de contrato en horas, trayectoria, jerarquía, sede, Datos académicos: Estudios, grados académicos y donde los obtuvo. Experiencia: Académica y Laboral. Se adjunta print de pantalla con la información a completar en Anexo A Nombre requerimiento 2: Ingreso de formularios a la plataforma (aprox. Dos administradores) modalidad 1. La plataforma debe aceptar un administrador que ingrese los formularios de los distintos concursos que existen en el sistema CONICYT como también otras fuentes de financiamiento externo (100 formularios aprox), estos formularios deberán ser completados en la misma plataforma por distintos usuarios que 19

21 deberán estar previamente registrado (requerimiento 1) de donde posteriormente se sacará información para alimentar el sistema de gestión de datos. Nombre requerimiento 2*: Elección de tipo de concurso e Ingreso de formularios a la plataforma (aprox. 200 usuarios) En el caso de definir Concurso Interno: el formulario deberá ser completado en la misma plataforma, ver página de Krauss. Se debe importar la plataforma de Krauss a la UDD. En el caso de definir Concurso Externo: Deberá definir una subcategoría que estará dada por el tipo de concurso a postular Ej. Fondecyt Regular, Iniciación, Postdoctorado, Fonis, entre otros. En este caso deberá subir el PDF descargado de la plataforma CONICYT u otra fuente externa y completar en la misma plataforma por cada proyecto presentado en PDF un resumen de la propuesta con campos definidos previamente y fijos para cualquier tipo de proyectos, estos campus contendrán la información necesaria que se requiera para posteriormente alimentar el área de gestión a continuación: - Nombre del proyecto (nombre largo y nombre corto) - Línea de investigación - Centros de Investigación, Facultades - Tipo de investigación, básica, aplicada, desarrollo experimental, transferencia tecnológica. - Proyecto Relacionado (Proyectos vinculado al mismo desarrollo) - Investigador responsable - Año de inicio y término - Equipo de investigadores y horas semanales asignadas al proyecto y reales por investigador (Este requerimiento surge de la necesidad de control de horas de investigadores dedicadas a proyectos con fondos internacionales, pero debe dejar la posibilidad de hacerlo para todo proyecto). - Fondos solicitados, fondos de contraparte, presupuesto por ítem, Overhead - Deberá existir un casillero con un límite de caracteres que contenga el resumen de la propuesta para que esto sirva posteriormente para la formulación del mail que les llegue a los distintos validadores con toda la información del resumen. Nombre requerimiento 3: Validadores de Formularios (aprox. 5 por proyectos). Cada formulario de proyecto de cada investigador tendrá que pasar por distintos validadores que tienen un rol distinto al del investigador, en el caso de ellos solo basta que estén 20

22 registrados con su cargo y mail. Estas validaciones en algunos casos será secuencial y en otros pueden ser simultáneas y será alertado el validador a través de un mail que contenga información relevante del proyecto obtenida en el resumen que se completarán en el requerimiento N 2. El validador deberá en la misma plataforma chequear en un box si da su VB o No, en caso que lo rechace debe existir un campo donde complete la razón del por qué no lo acepta. Al investigador le debe llegar un mail de alerta cuando el proyecto ya haya sido validado por los validadores. Una vez que el proyecto complete la secuencia de validadores, el proyecto cambiará de estado que puede ser de proyecto postulado a proyecto versión final. Esta versión final debe poder descargarse en PDF junto con las aprobaciones de los validadores. Luego una vez que falle el tipo de concurso el administrador debe actualizar el estatus del proyecto con los distintos estados: - No postulado - Postulado/ adjudicado, en este caso al cabo de un mes deberá pasar a la categoría de vigente - Postulado/ Rechazado - Paralelo a lo anterior está el sistema de gestión Nombre del Requerimiento 4: Sistema de gestión y estadística. Este sistema que se alimenta del proceso anterior, debe poder generar distintos reportes y cruces de información de todos los datos que son ingresados en la misma plataforma, detalle de algunos ejemplos se muestran en anexo 2. A continuación se mencionan algunos. - Reporte de proyectos por el tipo de financiamiento externo, interno y mixto. - Reportes de proyectos por Investigador, - Facultad, - Centro - Montos por proyectos - Tasa de aprobación de propuestas por investigador, Etc. 21

23 Esta información se debe ordenar por columnas y deben poder ser exportadas a una plataforma Excel y ser vista por todas las personas que tengan el rol de administrador. Nombre del Requerimiento 5: Regulaciones éticas de investigación. Para que los estudios de investigación cumplan con el estándar nacional e internacional, deben someterse a Comités regulatorios de Investigación. Esta información debe estar en el sistema de gestión, para incorporar todos los aspectos administrativos de un estudio. El Sistema deberá listar los comités regulatorios existentes en la institución y poder bajar sus formularios para la evaluación. Al mismo tiempo se podría enviar el requerimiento desde el sistema, a los Comités para la revisión y luego informar las aprobaciones. Información requerida sería: Comité ético científico: Formularios, solicitud de revisión con el formulario rellenado adjunto, carta de aprobación. Comité Institucional de Bioseguridad: Formularios, solicitud de revisión con el formulario rellenado adjunto, carta de aprobación. Comité de Cuidado y uso de animales de experimentación: Listado de requerimientos, solicitud de revisión, carta de aprobación. 22

24 ANEXO A 1. Página principal que ve el Académico cuando ingresa con su clave: 2. Página que se despliega al pinchar en el botón DATOS GENERALES: 3. Página que se despliega al pinchar en el botón ESTUDIOS: 23

25 4. Página que se despliega al pinchar en el botón EXPERIENCIA: 5. Página que se despliega al pinchar en el botón CURRICULUM: 24

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27 IV. ANEXO 2: Requerimientos Funcionales Vinculados a la Gestión de Activos derivados de Proyectos de Investigación e/o Innovación Objetivo: Llevar un registro en línea en forma ordenada y confiable de los activos intelectuales generados en la actividad de investigación e innovación de la universidad. Detalle de Requerimientos: El sistema deberá permitir a los investigadores y académicos de la universidad registrar los activos que se generen en cada proyecto. Dentro de estos se cuentan, publicaciones, invention disclosure, solicitudes de patentes, informes, activo tecnológico (software, dispositivos, métodos, procesos, procedimientos, etc.) Nombre requerimiento 1: Registro de Activos Generados en los Proyectos Esta opción le permitirá al usuario registrar un activo resultante del proyecto, esta operación se puede hacer en cualquier momento del desarrollo del proyecto y al momento del cierre del proyecto deberá insistir al usuario que valide el ingreso de los activos resultantes del proyecto. Nombre requerimiento 2: Administrador de formularios de Activos Se deberá permitir a los administradores del sistema la generación de formularios de activos y la creación del workflow asociado al activo, por ejemplo para una publicación su workflow incluye al almacenamiento del documento en el repositorio y se informa a usuarios pertinentes del sistema, un documento de Invention disclosure (u otro formulario equivalente) se envía a la Oficina de Desarrollo Tecnológico, quien posteriormente evalúa el potencial de la invención. A partir de la información suministrada por el investigador en el formulario se podrá generar uno o más activos que deberán ser ingresados por la Oficina de Desarrollo Tecnológico. Estos activos tecnológicos deberán ser clasificables y asociables a otros documentos Nombre del Requerimiento 3: Administración de Activos Tecnológicos/ Producto o Proceso El sistema deberá permitir la gestión de los activos tecnológicos que se desarrollen en los proyectos de investigación e innovación. Para ello el sistema deberá generar reportes de los 26

28 activos tecnológicos en desarrollo, con el correspondiente estado de desarrollo. Para lo anterior se utilizará la escala de la metodología Technology Readiness Level (metodología que describe 9 niveles de madurez de los desarrollos tecnológicos), así como otras escalas de madurez correspondientes a aspectos regulatorios, mercados y propiedad intelectual. Informes sobre el portafolio de activos en desarrollo y la etapa en la que se encuentran son vitales para la actividad de transferencia tecnológica. 27

29 V. ANEXO 3 Formulario de Conocimiento y Cumplimientos de las Condiciones de la Licitación Pública Formulario de Conocimiento y Cumplimientos de las Condiciones. Licitación Pública - Proyecto PMI UDD1204: Implementación de un Sistema de Gestión de Proyectos de Investigación Señores Universidad del Desarrollo Presente El que suscribe. en mi carácter de representante legal, de la empresa. Rut Dirección... ; en relación con la Licitación Pública Implementación de un Sistema de Gestión de Proyectos de Investigación, manifiesto que: 1. Conozco claramente las bases de licitación, los requerimientos técnicos y administrativos de los productos solicitados en esta Licitación Pública. 2. Garantizo cumplir con los tiempos de entrega mencionados en la bases 3. Garantizo que todo el material entregado revelada oralmente, por escrito, mediante soporte informático y/o por cualquier otro medio con fines del desarrollo de la asesoría estará sujeto a confidencialidad. Nombre, Firma y Cargo. 28