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1 El presente es un documento de trabajo elaborado para el estudio Estado del Arte y Prospectiva de la Ingeniería en México y el Mundo, realizado por la Academia de Ingeniería de México con el patrocinio del Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología. La información así como las opiniones y propuestas vertidas en este documento son responsabilidad exclusiva de los autores. La Academia y los autores agradecerán las sugerencias y comentarios de los lectores para mejorar su contenido y las omisiones en que se haya incurrido en su elaboración. Mayo 2010

2 Gestión de proyectos colaborativos de diseño y construcción Dr. Octavio A. Rascón Chavez, Presidente de la Academia de Inegniería Cuando se realiza el proyecto de una obra grande de infraestructura, se interponen muchos obstáculos, desde el inicio hasta la fecha de entrega. Con plazos agresivos para cumplir, se necesitan procesos ágiles de realización y administración de proyectos, mediante grupos que pueden estar en sitios o ciudades diferenentes, que trabajen paralelamente en forma colaborativa y que, a su vez, mantengan continuamente actualizada la información y los avances. Esto se hace más evidente cuando se trata de realizar, en breve plazo, una gran cantidad de proyectos de diferente índole, tales como carreteras, obras hidráulicas y sanitarias, presas y canales para riego, hospitales, viviendas, escuelas, puertos, aeropuertos y sistemas para generar electricidad, como sucede con el Programa Nacional de Infraestructura de México. La tecnología de diseño asistido por computadora (CAD) ha acelerado y mejorado muchos aspectos del proceso de diseño, pero cuando llega el momento de compartir información, el progreso suele detenerse; los grupos de diseño de cada parte (civil, electromecánica, comunicaciones, etc.), tratan de colaborar y usar papel y medios magnéticos, pero mientras esperan que los documentos de diseño o para diseño, se impriman y se entreguen, se pierden tiempos y oportunidades. La administración de proyectos de diseño colaborativo requiere apoyarse con sistemas integrados de cómputo, como el Autodesk Buzzsaw, que se menciona aquí sólo como ejemplo, para modernizar todo el proceso de gestionar los productos y almacenar toda la información necesaria, en tiempo real y sin necesidad de papel. Todos los grupos de diseño deben tener acceso instantáneo a la información requerida, para evitar retrasos, errores y costosas órdenes de cambio, ya que depender de métodos tradicionales de intercambio de información, como imprimir y enviar documentos, eleva el riesgo de retrasos y errores en los proyectos. Un simple cambio en un plano puede significar enviar nuevos grupos de planos a docenas de diseñadores y consultores. 1

3 El sistema informático debe ofrecer un sitio de proyectos en línea, fácil de usar para intercambiar información del diseño, que otorgue a los miembros del equipo, la capacidad de administrar, compartir, ver y agregar comentarios a los planos más recientes y a otros documentos, conforme se da seguimiento a los avances del proyecto y dar al equipo de diseño acceso instantáneo a toda la información que necesita, al liberarlo de la incertidumbre y de retrasos del papel. Y muy importante, alertar a los diseñadores de los cambios que afecten su parte del proyecto, al reducir el riesgo de no comunicarse eficazmente. Con este tipo de sistema la ingeniería de proyecto colaborativo se beneficia grandemente, ya que los participantes pueden: Ver, modificar y comentar los diseños en línea Importar comentarios en el archivo CAD original Tener acceso instantáneo a versiones exactas de todos los documentos del proyecto Recibir notificaciones automáticas de los cambios en el diseño Cuando el ritmo de la colaboración se acelera, los gastos en impresión y entrega, así como los tiempos muertos se reducen considerablemente, ya que el sistema se constituye como centro de almacenamiento para términos de referencia, cronogramas, presupuestos, estimaciones, aspectos financieros y contables, normas aplicables, planos, mapas e información importante de todo tipo. La gestión proactiava de proyectos implica monitorear continuamente el proceso de diseño; de lo contrario, se puede perder la oportunidad de identificar y resolver problemas potenciales antes de iniciar la construcción. Con los métodos de comunicación tradicionales, se dificulta el esfuerzo por asegurar que todos estén trabajando con información precisa y que las aprobaciones estén listas en tiempo y forma. El sistema de cómputo debe asegurar que el proceso de diseño avance sin contratiempos, y que un gerente de proyecto pueda estar pendiente de uno o más trabajos desde su tablero de proyectos, y dar a los revisores la capacidad de ver, modificar y hacer comentarios de los planos basados en CAD, virtualmente desde cualquier lugar. Con sistemas informáticos poderosos se puede: Monitorear el progreso de todos sus proyectos de diseño Enviar recordatorios para ayudar a los diseñadores y revisores a cumplir con los plazos 2

4 Ayudar a asegurar la integridad y seguridad del diseño con permisos en niveles Detectar y resolver problemas potenciales antes de que provoquen retrasos Cuando se publica nueva información, el sistema debe notificar de inmediato a todos los miembros del equipo. Desde su tablero, el gerente debe poder ver quién accedió a la información y cuándo. Los miembros del equipo de diseño colaborativo, con el uso de métodos computacionales de diseño y el uso de sistemas informáticos de gestión adecuados, avanzan mucho más rápido, lo que permite a los empresarios a adoptar calendarios de proyectos más agresivos y económicos. Una vez que los diseños se completan, el sistema debe continuar albergando información de los proyectos, y ofrecer una plataforma ideal para el intercambio de información durante la construcción y para futuros proyectos. De un proyecto a otro, los calendarios de proyecto y construcción son más estrechos y se tiene muy poco margen para cometer errores, por lo cual todos los miembros de los equipos de diseño, construcción e instalaciones necesitan acceso confiable a información actual y exacta. De lo contrario, su plazo y su presupuesto están en peligro y la inversión de sus clientes en riesgo, por lo cual depender del teléfono, el fax y el papel para mantener la comunicación y la colaboración de los trabajos, puede incrementar los errores y los riesgos de incurrir en costosos retrasos, con la consecuente pérdida económica y de prestigio. Las sistemas informáticos de gestión de proyectos colaborativos, deben asegurar que todos los grupos y subcontratistas en los frentes de obra construyan siempre con información actualizada y precisa. De esta manera, los procesos de construcción estándar se automatizan, las respuestas se obtienen más rápidamente, y se pueden atender solicitudes de información, propuestas y órdenes de cambio de manera proactiva, que dan como resultado menos retrasos y errores, así como mejor comunicación y control de costos. Los contratistas deben poder entrar al sistema para encontrar y ver planos de diseño y construcción, especificaciones y normas, y otros documentos de los proyectos. De esta manera, al utilizar las capacidades de control de versiones y de seguridad, los miembros de los 3

5 equipos de proyecto y construcción cuentan con información precisa, oportuna y confiable, y pueden: Ver y hacer comentarios en los documentos de diseño y construcción en línea Dar seguimiento a los cambios y versiones de los documentos con notificaciones automáticas Brindar acceso seguro y de acuerdo con la función de la gente a información del proyecto Automatizar el flujo de solicitudes de información y otros procesos de construcción estándar Además, toda la información de cómo fue construida la obra queda disponible, para después gestionar la operación y conservación de la misma. Por todo lo antes señalado, un sistema informático para gestionar proyectos de ingeniería colaborativa, también es útil y recomendable para ser utilizado por las dependencias de gobierno que convocan a licitaciones públicas, en cuyo caso toda la información de las obras, como mapas, especificaciones, normas, términos de referencia, planos, preguntas y aclaraciones, y datos de las empresas participantes, queda concentrada en el sistema, al cual pueden accesar los participantes, facilitádose así la gestión de las licitaciones y, posteriormente, la administración y supervisión de cada contrato de obra. 4

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