PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG

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1 Pág OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividas para garantizar la elaboración y el control los documentos l Sistema Integrado Gestión la Orquesta Filarmónica Bogotá, asegurando su efectiva administración, publicación y aplicación manera que la información se encuentre disponible y vigente. 2. ALCANCE Inicia con la intificación la necesidad crear actualizar o eliminar documentos y finaliza con la publicación, socialización e implementación los cambios realizados a la documentación. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Anulación: Acción y resultado dar algo por nulo o jarlo sin valiz. Aprobación: Acción mediante la cual un servidor cuyo cargo está autorizado, evalúa que el contenido un documento cumple en su contenido, para alcanzar los objetivos propuestos. Código: Conjunto letras, números y/o símbolos que permiten intificar un documento en forma particular. Copia ada: Es el documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. Copia No ada: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad comunicar sus cambios y actualizaciones. Difusión: Es el conjunto actividas que permiten dar a conocer un documento, divulgar sus cambios y/o comunicar las mejoras realizadas a los documentos. Distribución: Es el proceso por el que un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación. Documento: Información y su medio soporte generado ntro la entidad, el medio soporte pue ser magnético, página Web, correo electrónico, físico, entre otros. Documento Externo: Todos los documentos generados por organismos externos que establecen directrices que be cumplir la entidad o fijan pautas que se utilizan para el sarrollo sus actividas. Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

2 Pág. 2 9 Formato: Esquema preterminado que facilita el registro la información que se genera en un proceso o actividad. Pue estar en medio escrito o magnético. Una vez diligenciado, normativamente, cumple con la finalidad constituirse en documentos fuente para efectos legales y/o consulta. Guías: Pautas actuación, esenciales ante un problema, avaladas por evincias científicas, expertos o por consensos profesionales. Instructivo: Documento que contiene las instrucciones talladas a realizar por una persona, para ejecutar una operación o actividad, y pue generar registros que se utilizan para mostrar que la actividad se realizó y para garantizar la trazabilidad la actividad misma. Listado Maestro Documentos: Listado que relaciona manera ornada los documentos que conforman el SIG facilitando su control. Lír l Proceso: Es la persona que por la estructura organizacional y las funciones asignadas en la Entidad fija las directrices generales, orientaciones globales y realiza seguimiento al proceso. Manual: Documento maestro que da una ia general l funcionamiento un sistema. Modificación: Mecanismo a través l cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Puen ser forma o fondo. Plantilla: Documento estandarizado y prediseñado para evinciar procedimientos y caracterizaciones, entre otros. Procedimiento: Documento que contiene las instrucciones talladas y las responsabilidas las personas involucradas en la realización operaciones o actividas, y puen generar registros que se utilizan para mostrar que la actividad se realizó y para garantizar la trazabilidad la actividad misma. Debe finir como mínimo quién hace qué, dón, cuándo, por qué y cómo. Responsable Operativo: Es la persona que tiene la responsabilidad garantizar la efectiva implementación y ejecución las actividas y acciones los procedimientos, para la consecución los objetivos, manera que asegure su eficacia, eficiencia y efectividad. SIG: Es el conjunto orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos enfocados en garantizar un sempeño institucional articulado y armónico. 4. CONDICIONES GENERALES Los documentos que se encuentran publicados disponibles para consulta los funcionarios en la Intranet la Entidad se consiran como los únicos vigentes para su uso.

3 Pág. 3 9 Cualquier servidor la Entidad, pue intificar la necesidad elaborar, modificar, actualizar y/o anular cualquier documento, y presentar la propuesta al lír l proceso, para su aprobación. El responsable l proceso berá mantener la documentación requerida, para la operación sus actividas, bidamente actualizada así como asegurar la implementación y aplicación efectiva esta documentación. El responsable l proceso se asegurará que el contenido y vigencia los documentos, así como su implementación en la práctica sea consistente con la realidad su operación. En caso que haya inconsistencias o que se necesite realizar la actualización alguno los documentos l Sistema Integrado Gestión berá hacer la solicitud respectiva al lír l proceso y a la Oficina Asesora Planeación. La Oficina Asesora Planeación tramitará los ajustes a la documentación, cuando estos sean solicitados por los líres proceso, a través l Formato Solicitud elaboración, actualización o eliminación Documentos. Para dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en el presente procedimiento, se be consultar manera permanente la Guía para la elaboración documentos l Sistema Integrado Gestión y las plantillas documentos las cuales se encuentran disponibles en intranet en el proceso Mejoramiento Continuo l SIG. La documentación los procesos y procedimientos be hacerse teniendo en cuenta la información relativa a las necesidas y expectativas intificadas los usuarios. El responsable l proceso podrá requerir el acompañamiento la Oficina Asesora Planeación, si lo consira pertinente, para la creación, modificación, actualización cualquiera los documentos l Sistema Integrado Gestión. Se realizará el trámite solicitado máximo en los tres (3) días siguientes al recibo la solicitud. La divulgación l documento modificado y/o creado la be realizar el lír o el responsable l proceso que solicitó la creación o modificación. Anualmente la Oficina Asesora Planeación lirará jornadas para la revisión, actualización, modificación y/o eliminación los documentos l Sistema Integrado Gestión. Los documentos l Sistema Integrado Gestión serán publicados en la intranet la Entidad, para el caso los procedimientos se publicarán en formato PDF y se consirará la versión original. Los formatos se publicaran en archivo Word o Excel manera que los usuarios los puedan aplicar. Los responsables aprobar y revisar documentos l SIG son:

4 Pág. 4 9 Documento Revisa Aprueba Políticas, Valores, Plan Comité Directivo l Sistema Junta Directiva Estratégico. Integrado Gestión mediante acuerdo Manual l SIG, Planes, Oficina Asesora Planeación Comité Directivo l Programas. Sistema Integrado Caracterizaciones, Procedimientos, Guías e Instructivos, Formatos Mapas Riesgos e Indicadores Responsable Operativo l Proceso Responsable l Proceso Gestión Lír l proceso Normograma Responsable l Proceso Oficina Asesora Jurídica En el caso los procedimientos y caracterizaciones la aprobación correspon al lír l proceso y socializa en comité Directivo SIG. Los documentos que no sean revisados por la Oficina Asesora Planeación y aprobados teniendo en cuenta el cuadro anterior, no se consiran como oficiales y no hacen parte l Sistema Integrado Gestión la Entidad. La elaboración cualquier documento l SIG se be hacer teniendo en cuenta la Guía MC- G-01 Elaboración Documentos l SIG que se encuentra publicada en intranet. Los documentos obsoletos se retiran intranet, se conservan en medio magnético en una carpeta creada por procesos llamada Obsoletos ntro la carpeta gestión la Oficina Asesora Planeación alojada en el servidor \\sophie\planeacion\sig. Esta carpeta tiene acceso restringido. 5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS Ley Decreto Decreto NTD-SIG 001:2011: Norma ISO Norma NTCGP 1000 Norma NTC-ISO 14001:2004 Norma NTC-OHSAS 18001:2007 Norma NTC-ISO 27001:2006 Norma NTC-ISO Norma NTC-ISO Norma NTC-ISO 19011: 2002 Guía GTC -180:2006

5 Pág DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1 Intificar necesidad crear, actualizar o eliminar documento Se intifica la necesidad crear, actualizar, modificar o eliminar un documento l SIG, y se manifiesta al Lír l proceso para su aval. Funcionario / Servidor l proceso Borrador documentos Punto 2 Solicitar la creación, actualización, modificación o eliminación documentos. Se diligencia la Solicitud elaboración, actualización o eliminación documentos y se remite a la Oficina Asesora Planeación en medio físico, por correo electrónico se remite el documento propuesto. Las propuestas se ben presentar siguiendo las directrices establecidas en la guía MC-G-01 Elaboración Documentos l SIG y teniendo en cuenta la naturaleza l documento la siguiente manera: Responsable l proceso Lír proceso l Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Documentos Borrador documentos Firma l lír l proceso en la solicitud. - Procedimiento: Borrador procedimiento propuesto en la plantilla respectiva - Caracterización: Borrador caracterización propuesta en plantilla respectiva - Formato: Borrador l formato propuesto. - Mapa riesgos: Borrador la hoja vida l riesgo - Indicadores: Borrador l indicador en la hoja vida - Planes, programas, guías, manuales o instructivos: Borrador l documento

6 Pág Analizar solicitud Se analiza la solicitud y los anexos, verificando consistencia con el objetivo l proceso y su articulación con el SIG. Tiempo: 1 8 días pendiendo complejidad l documento. Profesional Planeación Borradores documento Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Documentos Punto Se revisa el Cuadro caracterización documental l SIG y/o Intranet para realizar búsqueda documentos similares o iguales características para evitar duplicidad los mismos. Se verifica que el documento sea pertinente y se termina la viabilidad la solicitud.

7 Pág Tramitar la solicitud Una vez se revisa la solicitud y se realizan ajustes con el acompañamiento l solicitante (en el caso que sea necesario) se proce a: Si es creación documentos se codifica el documento acor con el instructivo para la elaboración documentos l SIG y se incluye en el listado maestro documentos. Si es modificación se actualiza la versión l documento. Si es eliminación se be almacenar el documento en medio magnético como obsoleto en la carpeta obsoletos l proceso correspondiente. Cuando se recibe una solicitud creación, eliminación o modificación documentos y esta no es pertinente, be informarse al solicitante l documento las razones por las cuales no aplica la solicitud y registrar en el formato Solicitud elaboración, actualización o eliminación Documentos. Profesional Planeación Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Documentos Cuadro caracterización documental l SIG Punto Se revisa y verifica el documento en las diferentes etapas l flujo documental, se realizan los comentarios y sugerencias comparando cada uno los ítems l documento con la guía elaboración documentos o la plantilla existente.

8 Pág Aprobar documentos Se aprueba el documento jando como evincia la solicitud hecha por el lír l proceso o el acta aprobación según sea el caso. Tiempo: 1 8 días pendiendo complejidad l documento. Profesional Planeación Responsable Operativo l proceso Acta Comité Directivo l Sistema Integrado Gestión Formato MC- F-04 Solicitud elaboración, actualización o eliminación Documentos firmado. Punto Aprobación lír proceso y representante la Alta dirección en el formato solicitud. 6 Publicar documentos A través correo electrónico la Oficina Asesora Planeación hace solicitud publicación a la oficina Asesora Comunicaciones en el medio oficial consulta y publicación documentos es la intranet. Una vez la Oficina Asesora Comunicaciones publica el documento e informa a Planeación, se notifica la publicación en la intranet la Entidad para que el responsable l proceso realice la socialización l mismo. Profesional Planeación Oficina Asesora Comunicacion es. Correo Electrónico solicitud publicación. Se actualiza el Cuadro caracterización documental l SIG una vez se ha aprobado y se publica en la intranet el documento tramitado. 7 Socializar documentos Una vez publicados en la intranet los documentos creados, modificados, actualizados el responsable l proceso realiza la socialización al equipo trabajo l proceso y los servidores que consire necesario. Responsable l proceso Acta Reunión correo electrónico y/o

9 Pág Implementación los documentos El responsable l proceso se asegura la aplicación e implementación los documentos aprobados en su proceso. Tiempo: permanente Responsable Operativo l proceso s l SIG Punto FIN DEL PROCEDIMIENTO Anexo 1. Cambios Versión Fecha Aprobación Diciembre 2010 Diciembre Agosto Noviembre Octubre 2015 Naturaleza l Cambio riginal Ajustes al procedimiento Actualización l logo entidad, revisión las condiciones generales, inclusión puntos control l procedimiento. Revisión las condiciones generales, niveles aprobación y revisión los documentos l SIG Actualización actividas, condiciones y formatos. Inclusión tiempos

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