EMC Documentum Content Services for SharePoint

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1 EMC Documentum Content Services for SharePoint Versión 5.3 SP5 Guía del usuario N/P A01 EMC Corporation Sede corporativa: Hopkinton, MA

2 Copyright 2007 EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en septiembre de 2007 EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso. LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECE GARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y EN CONCRETO NO RECONOCE GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licencia de software. ParaobtenerlalistamásrecientedenombresdeproductosdeEMC,consultelasmarcasregistradasdeEMCCorporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos.

3 Tabla de contenido Prefacio... 7 Capítulo 1 Configuración de componentes Web... 9 Adición de componentes Web... 9 Adición de componentes Web cuadro de diálogo de página Web Configuración de componentes Web Panel Herramientas de componentes Web Configuración de características avanzadas Configuración de componentes Web conectables Componentes Web del consumidor Componente Web del proveedor Capítulo 2 Características comunes Menú superior Menú desplegable Archivo Características básicas Características avanzadas Aplicación XML Capítulo 3 Favoritos de Documentum Capítulo 4 Archivos de Documentum Capítulo 5 Carpetas de Documentum Componente Web conectable Capítulo 6 Bandeja de entrada de Documentum Flujos de trabajo Tareas Capítulo 7 Búsqueda de Documentum Componente Web conectable Capítulo 8 Suscripciones de Documentum Capítulo 9 Flujos de trabajo de Documentum Apéndice A Apéndice: Características básicas Enviar a Ver elemento Editar elemento Ver/Editar propiedades Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 3

4 Tabla de contenido Todas las versiones Ver copias Retirar/Registrar Página Registrar Cancelar retiradas Eliminar documento Cargar documentos Nueva carpeta Apéndice B Apéndice: Características avanzadas Ciclo de vida Convertir en documento virtual Crear copia Flujo de trabajo Flujo rápido Iniciar flujo de trabajo Suscribir/Anular suscripción Apéndice C Apéndice: Edición perfecta NET framework 1.1, 2.0, Windows Vista Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

5 Tabla de contenido Lista de figuras Figura 1. Opción Editar página Figura 2. Adición de una barra de componentes Web Figura 3. Cuadro de diálogo Página Web Figura 4. Enlace Abrir panel Herramientas Figura 5. Panel Herramientas de componentes Web Figura 6. Características avanzadas del panel Herramientas Figura 7. Opción Editar página Figura 8. Seleccione el componente Web del proveedor Figura 9. Menú superior Figura 10. Características básicas Figura 11. Características avanzadas Figura 12. Campo Aplicación XML Figura 13. Menú Acciones Figura 14. Componente Web Favoritos de Documentum Figura 15. Componente Web Archivos de Documentum Figura 16. Componente Web Carpetas de Documentum Figura 17. Conectar al componente Web del proveedor Figura 18. Componente Web Bandeja de entrada de Documentum Figura 19. Crear nuevo flujo de trabajo Figura 20. Plantillas de flujo de trabajo Figura 21. Opción Tareas Figura 22. Componente Web Búsqueda de Documentum Figura 23. Conectar al componente Web del proveedor Figura 24. Opción Ocultar búsqueda Figura 25. Componente Web Suscripciones de Documentum Figura 26. Componente Web Flujos de trabajo de Documentum Figura 27. Opción Enviar a Figura 28. Opción Editar elemento Figura 29. Opción Ver propiedades Figura 30. Opción Todas las versiones Figura 31. Página Ver todas las versiones Figura 32. Opción Ver copias Figura 33. Página Ver copias Figura 34. Opción Retirar Figura 35. Opción Registrar Figura 36. Página Registrar Figura 37. Opción Cancelar retiradas Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 5

6 Tabla de contenido Figura 38. Opción Eliminar Figura 39. Menú Cargar Figura 40. Opción Nueva carpeta Figura 41. Opción Ciclo de vida Figura 42. Opción Convertir en documento virtual Figura 43. Opción Convertir en documento simple Figura 44. Opción Crear copia Figura 45. Opción Flujo de trabajo Figura 46. Opción Suscribir Figura 47. Opción Anular suscripción Figura 48. Herramientas de.net framework configuration Figura 49. Enlace Configurar política de Seguridad de acceso a código Figura 50. Opción Realizar cambios en este equipo Figura 51. Ubicación del DLL del lado cliente Figura 52. Opción Este agregado Figura 53. Control deslizante Full Trust Figura 54. Compruebe la configuración Figura 55. Configuración de seguridad de Internet Figura 56. Sitios de confianza Figura 57. Agregue la dirección URL Figura 58. Botón Nivel personalizado Figura 59. Habilite Tener acceso a origen de datos entre dominios Figura 60. Deshabilite el modo protegido Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

7 Prefacio Bienvenido a Documentum Content Services for SharePoint. Documentum Content Services for SharePoint son componentes Web modificables que se incluyen en un sitio de SharePoint y conectan a la perfección con Documentum. Con Documentum Content Services for SharePoint, todos sus documentos, tareas y flujos de trabajo se organizan y se pueden acceder de forma que no tenga que perder su valioso tiempo clasificando y realizando búsquedas. Acerca de esta guía Este documento está destinado principalmente a los usuarios finales que trabajan con Documentum Content Services for SharePoint. Las instrucciones para la configuración de los componentes Web iniciales están organizadas por área en la página de SharePoint. Las características y funciones exclusivas para componentes Web específicos se perfilan según el componente Web. La guía comienza describiendo cómo se agrega un componente Web a un sitio de SharePoint y supone que la instalación de Documentum Content Services for SharePoint tiene habilitados todos los componentes Web disponibles. Si no ve un componente Web específico disponible en el menú, notifíquelo a su administrador del sistema. A continuación, se detallan las características comunes que puede personalizar a medida que trabaja con archivos y bibliotecas de documentos específicos. Este documento también resume los componentes Web individuales incluidos en Documentum Content Services for SharePoint, y finalmente describe el conjunto de características básicas y avanzadas en el nivel de elementos. Historial de revisión Se han realizado los siguientes cambios en este documento. Fecha de revisión Septiembre de 2007 Descripción Publicación inicial Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 7

8 Prefacio Información general Documentum Content Services for SharePoint permite que los usuarios puedan ver, editar y organizar documentos, tareas y flujos de trabajo intuitiva y eficientemente. En Documentum Content Services for SharePoint, puede realizar acciones básicas y avanzadas. Hay siete componentes Web: Favoritos de Documentum Archivos de Documentum Carpetas de Documentum Bandeja de entrada de Documentum Búsqueda de Documentum Suscripciones de Documentum Flujos de trabajo de Documentum Componentes Web conectables Con esta versión de Documentum Content Services for SharePoint, los componentes Web Búsqueda de Documentum y Carpetas de Documentum se pueden conectar a un componente Web del proveedor. Estos componentes Web conectables actúan como componentes Web del consumidor, al obtener información de un componente Web del proveedor y mostrar información relacionada. Los componentes Web conectables funcionarán normalmente si no están conectados a un componente Web del proveedor. Para obtener más información, consulte la sección Configuración de componentes Web conectables más adelante en este documento. Componentes Web del proveedor Los componentes Web del proveedor pueden ser cualquier componente Web configurado para conectarse a un componente Web del consumidor. La información pasada a un componente Web del consumidor puede ser de cualquier tipo, introducida por el usuario o por el administrador del sistema. Cada componente Web del proveedor es diferente y la forma en que la información se introduce depende de la configuración particular. 8 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

9 Configuración de componentes Web Capítulo 1 Al agregar Documentum Content Services for SharePoint a un sitio de SharePoint, está actuando como administrador de ese sitio. En otras palabras, es el usuario quien determina algunas de las funcionalidades que se ejecutan en segundo plano para que los componentes Web funcionen correctamente y, como resultado, es preciso introducir cierta información adicional para que la configuración de cada componente sea correcta. Opción de inicio de sesión sencillo Servicio Web sobre SSL Nombre de servidor y puerto Repositorio de Documentum Doctype predeterminado Consulte a su administrador del sistema si necesita información al respecto. Adición de componentes Web Una vez que haya accedido inicialmente al sitio de SharePoint al que agregará componentes Web de Documentum Content Services for SharePoint, haga clic en la ficha de Acciones del sitio que se encuentra a la derecha y seleccione Editar página. Esto actualizará la página y mostrará las distintas zonas en la página. Haga clic en el enlace Agregar un componente Web en una zona específica para acceder a la lista de componentes Web disponibles. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 9

10 Configuración de componentes Web Figura 1. Opción Editar página Figura 2. Adición de una barra de componentes Web Adición de componentes Web cuadro de diálogo de página Web Al hacer clic en Agregar componente Web, aparecerá el cuadro de diálogo de la página Web Adición de componentes Web. Seleccione el cuadro situado junto a los componentes Web que desea agregar al sitio. Cuando haya seleccionado los componentes Web para el sitio, haga clic en Aceptar. 10 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

11 Configuración de componentes Web Figura 3. Cuadro de diálogo Página Web Configuración de componentes Web Cuando se agregan componentes Web a una página, es necesario aplicar parámetros de configuración adicionales a cada componente. Haga clic en el enlace Abrir panel Herramientas para ir al panel Herramientas. Figura 4. Enlace Abrir panel Herramientas Panel Herramientas de componentes Web En el panel Herramientas, habrá que introducir cierta información de configuración adicional para que los componentes Web funcionen correctamente. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 11

12 Configuración de componentes Web Figura 5. Panel Herramientas de componentes Web 1. En función de la instalación de Documentum Content Services for SharePoint, agregue la información siguiente Opcióndeiniciodesesiónsencillo Servicio Web sobre SSL ServidorypuertodeservicioWeb Tiempo de inactividad de servicio Web Repositorio de Documentum DocType predeterminado (la configuración predeterminada es dm_document) Para obtener la información correspondiente a su instalación, consulte a su administrador del sistema. 2. Una vez que haya agregado el servidor de servicio Web y el número de puerto al campo, haga clic en el botón Actualizar y el campo de repositorio de Documentum se rellenará automáticamente con los repositorios disponibles. 12 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

13 Configuración de componentes Web Cuando haya rellenado todo estos campos, podrá hacer clic en el botón Aplicar y luegoenelbotón Aceptar de la parte inferior de la pantalla para empezar a utilizar el componente Web. También puede personalizar aún más el componente Web desplazándose hacia abajo y agregando características avanzadas. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 13

14 Configuración de componentes Web Configuración de características avanzadas Figura 6. Características avanzadas del panel Herramientas 14 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

15 Configuración de componentes Web Hay configuraciones adicionales opcionales disponibles para cada componente Web que le permite personalizar y refinar aún más el componente Web específico. Complete la personalización del componente Web según sus especificaciones. Seleccione los cuadros de las características que desea habilitar en el componente Web. Mostrar elementos de menú inactivos: muestra todos los elementos de menú independientemente de la seguridad Habilitar modo de sólo lectura: fuerza este componente Web a ser de sólo lectura Habilitar edición perfecta: retira automáticamente y abre un documento en la aplicación de edición para ese tipo de archivo particular. Por ejemplo, Microsoft Word para documentos de Word o bloc de notas para documentos de texto sin formato. Esta opción está disponible si la ha configurado el usuario o el administrador del sistema. Para obtener más información, consulte el Apéndice C: Edición perfecta Habilitar introducción de metadatos completos: permite que todos los metadatos estén disponibles durante una carga de documento Características avanzadas: al seleccionar las características avanzadas, las habilita en el componente Web Para obtener más información consulte la sección Características avanzadas Columnas de metadatos de contenido: son columnas configurables utilizadas cuando se ven archivos en el componente Web Elementos que se van a mostrar por página: el contenido de un componente Web puede aparecer en varias páginas o en una sola página al ajustar el número Elemento específico del componente Web: esta opción adicional variará en función del componente Web que se va a configurar Por ejemplo, si va a configurar el componente Web Bandeja de entrada de Documentum, seleccione Mostrar elementos de la bandeja de entrada. Si va a configurar Favoritos de Documentum, Suscripciones de Documentum y Búsqueda de Documentum, tendrá que seleccionar Mostrar xxx registros para reducir la posibilidad de que se pueda producir un tiempo de inactividad en el caso de que la solicitud presente un elevado número de documentos. Configuración de componentes Web conectables Una vez que los componentes Web del consumidor y del proveedor se han agregado correctamente a su página Web, la conexión debe configurarse para que el componente Web del consumidor obtenga la información del proveedor. En función de la configuración, puede que tenga que configurar los componentes Web manualmente. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 15

16 Configuración de componentes Web Componentes Web del consumidor Puede configurar dos de los Documentum Content Services, Carpetas de Documentum y Búsqueda de Documentum, para que sean componentes Web del consumidor ajustando manualmente las conexiones al componente Web. 1. Haga clic en el menú Acciones del sitio en la esquina derecha del sitio de SharePoint y seleccione Editar página. Figura 7. Opción Editar página 2. En el componente Web del consumidor, haga clic en el menú Editar de la derecha y seleccione Conexiones> Consume ruta de destino desde. 3. Seleccione el componente Web del proveedor en la lista. Figura 8. Seleccione el componente Web del proveedor 16 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

17 Configuración de componentes Web Componente Web del proveedor El componente Web del proveedor puede ser cualquier componente Web configurado para proporcionar datos a los componentes Web del consumidor. La forma en que se muestra, se representa y proporciona información al componente Web del consumidor depende completamente de la implementación específica. Consulte al administrador del sistema si tiene cualquier pregunta acerca del componente Web del proveedor. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 17

18 Configuración de componentes Web 18 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

19 Capítulo 2 Características comunes Las funciones que permiten administrar archivos en SharePoint y en Documentum son comunes a todas las páginas de componentes Web y a los componentes Web individuales. Estas funciones se presentan a través de las opciones superiores del menú y las opciones de menú de nivel de elementos. Menú superior El menú superior común a todos los componentes Web se hereda de Documentum Content Services for SharePoint. En ocasiones, algunas de las opciones del menú estarán deshabilitadas porque la funcionalidad de la opción no es aplicable a la sección del componente Web. Las acciones incluidas en el menú superior están determinadas por el componente Web particular que se está utilizando. Consulte las secciones que detallan los componentes Web específicos más adelante en este documento. Algunas de las funciones comunes son: Cuando la opción Nuevo del menú está disponible, tendrá la opción de crear una nueva carpeta en el componente Web (si se encuentra en un archivador y tiene los permisos correspondientes) Cuandola opción Cargar del menú está disponible, podrá cargar nuevos documentos en el componente Web (si se encuentra en un archivador o carpeta y tiene los permisos correspondientes) El menúacciones aloja generalmente la opción Subir, lo que le permite desplazarse a una carpeta o archivador por encima de la vista actual Al hacer clic en el botón Actualizar se volverá a cargar el componente Web Figura 9. Menú superior Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 19

20 Características comunes Menú desplegable Archivo En Documentum Content Services for SharePoint, puede realizar acciones básicas y avanzadas. Características básicas Figura 10. Características básicas Los archivos se pueden ver haciendo clic en el nombre de archivo específico y a las características básicas se accede cuando se hace clic en la flecha que está a la derecha del nombre de archivo. Las características básicas disponibles en el menú desplegable son los controles para ese archivo particular únicamente. Enviar a Ver propiedades Editar propiedades Todas las versiones Ver copias Editar en aplicación (disponible en función de la configuración del panel Herramientas) Registrar/Retirar Cancelar retiradas Eliminar Es posible que algunas de estas características no estén disponibles debido a los diversos escenarios de tipo de archivo, ubicación, versión y aplicabilidad. Para obtener más información sobre las características básicas, consulte el Apéndice A: Características básicas. 20 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

21 Características comunes Características avanzadas Figura 11. Características avanzadas El menú de archivo Características avanzadas está disponible al acceder al menú Características básicas y seleccionar la opción Características avanzadas. Las opciones disponibles en el menú de archivo quedan determinadas cuando se configura cada componente Web. Consulte la información sobre la configuración de características avanzadas en este documento. Las siguientes características avanzadas pueden estar disponibles para cada componente Web. Lasopcionesadicionalesalacaracterísticaavanzadaapareceránjuntoacada característica. Ciclo de vida Convertir en documento virtual Crear copia Flujos de trabajo Suscribir/Anular suscripción Para obtener más información sobre las características avanzadas, consulte el Apéndice B: Características avanzadas. Aplicación XML Cuando carga un documento XML, verá un campo adicional que permite declarar que una aplicación XML se inicie cuando se cree, registre, retire o modifique un documento. Esta aplicación XML depende de la forma en que se haya configurado el sistema y de los requisitos concretos de su compañía. Si tiene preguntas acerca de documentos o aplicaciones XML, consulte a su administrador del sistema. LacargadeundocumentoXMLserealizadelamismaformaquelacargadecualquier otro documento, sólo que en el momento en que se carga el documento XML, se muestra Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 21

22 Características comunes un campo adicional con una lista de aplicaciones XML. Seleccione la aplicación, y la carga comienza como para cualquier otro documento. Figura 12. Campo Aplicación XML 22 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

23 Capítulo 3 Favoritos de Documentum Figura 13. Menú Acciones El componente Favoritos de Documentum le permite seleccionar elementos específicos de Documentum para que aparezcan en un solo componente Web. Por ejemplo, los usuarios pueden optar por seleccionar elementos a los que acceden con frecuencia o documentos guardados en ubicaciones difíciles de recordar. El componente Web Favoritos de Documentum funciona por sitio/por usuario. Si agrega dos componentes Web Favoritos de Documentum a un sitio, verá la misma lista de elementos en el componente Web. Si dos usuarios diferentes agregan el componente Web Favoritos de Documentum al mismo sitio, verán dos conjuntos de elementos diferentes. Las opciones específicas del menú superior del componente Web Favoritos de Documentum son: Agregar: agregará un documento al componente Web Mis favoritos Eliminar: eliminará un documento del componente Web Mis favoritos Para ver un archivo de Favoritos de Documentum, haga clic en el nombre de archivo. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 23

24 Favoritos de Documentum Figura 14. Componente Web Favoritos de Documentum 24 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

25 Archivos de Documentum Capítulo 4 El componente Web Archivos de Documentum le permite ver todos los documentos que le pertenecen oquetieneasignados. Haga clic en el nombre de documento para ver el documento o haga clic en la flecha que hay a la derecha del documento para acceder a las características básicas y avanzadas. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 25

26 Archivos de Documentum Figura 15. Componente Web Archivos de Documentum 26 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

27 Carpetas de Documentum Capítulo 5 El componente Web Carpetas de Documentum permite a los usuarios desplazarse por los archivadores y carpetas incluidas en un repositorio de Documentum. Para empezar a desplazarse por los archivadores de Documentum, haga clic en el nombre del archivador apropiado que aparece en Carpetas de Documentum. Figura 16. Componente Web Carpetas de Documentum Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 27

28 Carpetas de Documentum Componente Web conectable Carpetas de Documentum es también un componente Web conectable que muestra información con respecto a una ubicación específica del archivador de Documentum pasada desde un componente Web del proveedor. Debido a que la ubicación recuperada del proveedor es la nueva ubicación de inicio, no es posible subir en la estructura del directorio en Carpetas de Documentum más allá de la ubicación pasada por el componente Web del proveedor. Por ejemplo, si la ubicación \Administrator\folder1 se pasó como el nuevo directorio de inicio, no podría desplazarse hasta la ubicación \Administrator. Para conectar a un componente Web del proveedor, asegúrese de que se encuentra en el modo de edición y hace clic en el menú editar a la derecha del componente Web Carpetas de Documentum y selecciona Conexiones> Consume ruta de destino desde. Seleccione el componente Web del proveedor en el menú que aparece. Figura 17. Conectar al componente Web del proveedor 28 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

29 Bandeja de entrada de Documentum Capítulo 6 Figura 18. Componente Web Bandeja de entrada de Documentum ElcomponenteWebBandejadeentradadeDocumentumamplíalainterfazdeflujodetrabajode Documentum para SharePoint. Los Flujos de trabajo de Documentum consisten en una plantilla de flujo de trabajo, un conjunto de definiciones de actividad y un conjunto de los flujos que conectan las actividades. Flujos de trabajo Figura 19. Crear nuevo flujo de trabajo Para iniciar un flujo de trabajo, haga clic en la opción Nuevo del menú superior y seleccionenuevoflujodetrabajo.seleccioneunaplantilladeflujodetrabajodelalista. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 29

30 Bandeja de entrada de Documentum Figura 20. Plantillas de flujo de trabajo Para volver a la bandeja de entrada, haga clic en el menú Acciones y seleccione Ver bandeja de entrada. Tareas Figura 21. Opción Tareas Para gestionar las Tareas de Documentum: 1. Haga clic en la tarea del componente Web Bandeja de entrada de Documentum. 2. En el panel de revisión de tareas, tenga en cuenta los componentes de la tarea y haga clic en el elemento Acciones del menú superior. Si acepta la tarea, seleccione Aceptar Para regresar a la bandeja de entrada, seleccione Ver bandeja de entrada 30 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

31 Bandeja de entrada de Documentum Si ha terminado la tarea, seleccione Terminar Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 31

32 Bandeja de entrada de Documentum 32 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

33 Capítulo 7 Búsqueda de Documentum El componente Web Búsqueda de Documentum proporciona una función de búsqueda sencilla para los clientes que han instalado Windows SharePoint Services pero no SharePoint Portal Search. Para buscar documentos en Documentum que contengan alguna palabra clave o combinación de palabras clave, introduzca el texto de búsqueda y haga clic en el botón de búsqueda. Los usuarios pueden seleccionar los documentos o carpetas en los que se va a realizar la búsqueda. Asimismo, el texto de la búsqueda especificado entre comillas dobles se considera como un único término % se puede utilizar dentro del término de búsqueda para especificar una búsqueda con comodín Cualquier texto de menos de tres caracteres se omitirá En el menú superior del componente Web Búsqueda de Documentum, las opciones de nueva carpeta, cargar documento y subir están deshabilitadas excepto cuando se realizan búsquedas en carpetas. Figura 22. Componente Web Búsqueda de Documentum Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 33

34 Búsqueda de Documentum Componente Web conectable El componente Web Búsqueda de Documentum puede ser también un componente Web del consumidor si se ha configurado para mostrar la información de un proveedor. Cuando se configura adecuadamente, Búsqueda de Documentum mostrará resultados de búsqueda cuando se introducen criterios en un componente Web del proveedor. Puede introducir cualquier cadena de búsqueda en el componente Web del proveedor. Sin embargo, si está buscando carpetas y no documentos, deberá agregar dm_folder# antes del texto de búsqueda. Por ejemplo, dm_folder#test buscará todas las carpetas con test en el nombre y no mostrará ningún documento. De forma predeterminada, los documentos semostraránencualquierbúsquedasinningúnrequisito. Para conectar a un componente Web del proveedor, asegúrese de que se encuentra en el modo de edición y hace clic en el menú editar a la derecha del componente Web Búsqueda de Documentum y selecciona Conexiones> Consume ruta de destino desde. Seleccione el componente Web del proveedor en el menú que aparece. Figura 23. Conectar al componente Web del proveedor Es posible ocultar la interfaz de la búsqueda cuando se usa Búsqueda de Documentum como un componente Web del consumidor de forma que sólo mostrará resultados de búsqueda introducidos de otro componente Web de búsqueda, pero no el cuadro de texto de búsqueda ni ninguno desplegable. 1. AgregueBúsquedadeDocumentumasusitio. 2. Abra el panel Herramientas y seleccione la opción Ocultar búsqueda en la sección Características avanzadas. 34 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

35 Búsqueda de Documentum Figura 24. Opción Ocultar búsqueda 3. Continúe configurando el componente Web normalmente. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 35

36 Búsqueda de Documentum 36 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

37 Suscripciones de Documentum Capítulo 8 El componente Web Suscripciones de Documentum le proporciona una vista de sus suscripciones de Documentum. También puede suscribir o anular la suscripción a documentos específicos que desee supervisar. El menú superior para el componente Web Suscripciones de Documentum tiene dos opciones adicionales en el menú Acciones. Suscribir: agrega una nueva suscripción al componente Web Suscripciones de Documentum Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 37

38 Suscripciones de Documentum Anular suscripción: elimina una suscripción del componente Web Suscripciones de Documentum Figura 25. Componente Web Suscripciones de Documentum 38 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

39 Flujos de trabajo de Documentum Capítulo 9 Este componente Web presenta una lista de todos sus flujos de trabajo. Este componente Web es distinto al resto; sus funciones sólo están relacionadas con la asignación de estados a los flujos de trabajo. Un flujo de trabajo puede tener uno de los tres estados siguientes: Detenido: el flujo de trabajo ha concluido Pausado: se ha hecho una pausa Activo (Reanudado): se ha iniciado A diferencia del componente Web Bandeja de entrada de Documentum, el usuario no puede iniciar un flujo de trabajo desde Flujos de trabajo de Documentum. Figura 26. Componente Web Flujos de trabajo de Documentum Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 39

40 Flujos de trabajo de Documentum 40 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

41 Apéndice: Características básicas Apéndice A En cada componente Web que no sea de sólo lectura, el usuario puede realizar varias acciones dentro del entorno de SharePoint para gestionar los archivos del repositorio de documentos. Estas acciones comunes están disponibles para los usuarios pasando el puntero por encima del nombre de fichero y haciendo clic en la flecha de la derecha para abrir una lista desplegable. Para cada componente Web, un usuario puede: Enviar a Ver elemento Editar elemento Ver/Editar propiedades Todaslasversiones(siestádisponible) Ver copias Registrar/Retirar Cancelar retiradas Eliminar Enviar a La característica Enviar a permite exportar el documento seleccionado y guardarlo en un directorio local. Haga clic en la flecha a la derecha del documento y seleccione Enviar a> Descargar copia. Se le solicitará que a seleccione una ubicación en la que guardar el documento Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 41

42 Apéndice: Características básicas Figura 27. Opción Enviar a Ver elemento Paraverundocumento,hagaclicenelnombredeldocumentoencuestión. Editar elemento Figura 28. Opción Editar elemento LosarchivossepuedeneditarmediantecadacomponenteWeb,perosisehaseleccionado la opción Habilitar edición perfecta en el panel Herramientas, verá la opción Editar en en el menú desplegable de archivos. Por ejemplo, si el elemento que desea editar es un documento de Microsoft Word, aparecerá Editar en Microsoft Office Word. Si no se ha selecciona Habilitar edición perfecta, esta opción no aparecerá y la edición se realiza haciendo clic en el nombre de archivo y guardando las modificaciones en la biblioteca de documentos. Para más información, consulte la sección sobre configuración de características avanzadas. 42 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

43 Apéndice: Características básicas Ver/Editar propiedades Figura 29. Opción Ver propiedades Las funciones de ver y editar propiedades le permiten ver y modificar las propiedades del documento seleccionado. Haga clic en la flecha a la derecha del documento y seleccione Ver propiedades o Editar propiedades. Dependiendo de su elección, accederá al visor de propiedades o al editor de propiedades. Las opciones de archivo Ver propiedades y Editar propiedades aparecen por separado. Haga clic en la opción que mejor corresponda al trabajo pendiente. Todas las versiones Figura 30. Opción Todas las versiones Haga clic en la opción Todas las versiones del menú desplegable de archivo para ver todas las versiones del elemento. Si no hay varias versiones del elemento, esta opción estará deshabilitada. Si está seleccionada, la opción Todas las versiones le llevará a una lista de las versiones del elemento. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 43

44 Apéndice: Características básicas Figura 31. Página Ver todas las versiones Ver copias Figura 32. Opción Ver copias Haga clic en la opción Ver copias para ver todas las copias diferentes del elemento. Si está seleccionada, la opción Ver copias le llevará a una lista de las copias del elemento. 44 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

45 Apéndice: Características básicas Figura 33. Página Ver copias Retirar/Registrar Figura 34. Opción Retirar Las funciones de registro y retirada le permiten enviar un documento a través del proceso de creación de versiones. De forma adicional, todos los documentos que se retiran no pueden ser editados por ninguna otra persona hasta que el documento se vuelva a registrar. Haga clic en la flecha que está a la derecha del documento y seleccione Retirar. Una vez que el documento está listo para su registro y cargado en el repositorio, haga clic en la opción Registrar que ya está habilitada en la misma lista. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 45

46 Apéndice: Características básicas Figura 35. Opción Registrar Página Registrar Si ha retirado un documento y desea volver a registrarlo, seleccione la opción Registrar en las características básicas del menú desplegable de archivo. Accederá automáticamente a la página de registro. La página de registro aparece en el componente Web en el que está trabajando. Cuando aparece la página de registro, debe rellenar los campos correspondientes al registro, versión y configuración de pantalla. Formato: seleccione el formato del documento en el menú desplegable Seleccionar archivo: desplácese o escriba la ruta del documento en el equipo local olared Registro de documento: seleccione el esquema de versión en función del tipo de modificaciones y los requisitos de la empresa Etiqueta: escriba la etiqueta Comentario: agregue un comentario al documento registrado El único campo obligatorio es el campo Seleccionar archivo. Cuando haya terminado en la página de registro, haga clic en Aceptar para registrar el documento en el repositorio. 46 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

47 Apéndice: Características básicas Figura 36. Página Registrar Cancelar retiradas Figura 37. Opción Cancelar retiradas La opción Cancelar retiradas sólo está disponible si el documento está retirado en esos momentos. Cuando se desecha una retirada, se vuelve a registrar el documento en el repositorio sin guardar los cambios realizados en él ni aumentar el número de versión. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 47

48 Apéndice: Características básicas Eliminar documento Figura 38. Opción Eliminar Para eliminar documentos en un componente Web, seleccione la opción Eliminar del menú. Los elementos retirados no se podrán eliminar. Cargar documentos Figura 39. Menú Cargar En cualquier página o componente Web que admita el almacenamiento de documentos y archivos, puede cargar un solo documento nuevo o varios documentos. Haga clic en la opcióncargardelmenúsuperiorparaaccederaunapáginaenlaquepodráseleccionar los documentos que desea cargar. Nueva carpeta Figura 40. Opción Nueva carpeta 48 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

49 Apéndice: Características básicas Haga clic en el botón Nuevo del menú superior y seleccione Nueva Carpeta para crear una subcarpeta dentro del repositorio. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 49

50 Apéndice: Características básicas 50 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

51 Apéndice B Apéndice: Características avanzadas Además de las características básicas disponibles en el menú desplegable de archivo, los administradores pueden habilitar características adicionales para los componentes Web de Documentum Content Services for SharePoint. Estas características se establecen en el panel Herramientas cuando se configura inicialmente el componente Web. Ciclo de vida Convertir en documento virtual Crear copia Flujo de trabajo Suscribir Ciclo de vida Figura 41. Opción Ciclo de vida La característica de ciclo de vida le permite gestionar las etapas de la vida del elemento seleccionado. Un ciclo de vida aplica automáticamente las reglas establecidas para el elemento basándose en los procesos predefinidos. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 51

52 Apéndice: Características avanzadas El menú Ciclo de vida incluye seis opciones entre las que se puede elegir: Aplicar Eliminar Reanudar Suspender Promover Volver a estado anterior Convertir en documento virtual Figura 42. Opción Convertir en documento virtual La opción Convertir en documento virtual le permite combinar varios documentos en unosolo.unavezquesehayaconvertidoundocumentoenundocumentovirtual,la opción Convertir en documento virtual pasa a ser Convertir en documento simple, y el documento se puede volver a convertir. Figura 43. Opción Convertir en documento simple 52 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

53 Apéndice: Características avanzadas Crear copia La opción Crear copia permite crear tipos diferentes de archivos a partir del documento seleccionado. Seleccione PDF o HTML. Recibirá un mensaje que indica que la solicitud de copia se ha enviado. Haga clic en el botón Actualizar del componente Web para ver la carpeta con la nueva copia. Puede quelacopiatardeunpocoenaparecer. Figura 44. Opción Crear copia Flujo de trabajo Figura 45. Opción Flujo de trabajo Los elementos se pueden agregar a flujos de trabajo seleccionando la opción Flujo de trabajo. Un flujo de trabajo es un proceso automático que define a ejecutantes y tareas basadas en plantillas predefinidas. El menú Flujo de trabajo incluye dos opciones Flujo rápido Iniciar flujo de trabajo Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 53

54 Apéndice: Características avanzadas Flujo rápido Unflujorápidoesunainstruccióndeprocesodeunsolopasoqueseenvíaalosusuarios seleccionados. Los flujos rápidos no están formados por varias tareas ordenadas, sino por una sola. Si envía un flujo rápido a varios usuarios, podrá elegir si éstos recibirán la tarea a la vez o secuencialmente. Cualquier flujo rápido nuevo le llevará a la página Crear flujo rápido. Iniciar flujo de trabajo Esto iniciará un nuevo Flujo de trabajo. La primera página que verá le pedirá que seleccione una plantilla de flujo de trabajo. Suscribir/Anular suscripción Figura 46. Opción Suscribir Puede agregar elementos al componente Web Suscripciones de Documentum haciendo clic en la opción Suscribir del menú Características avanzadas. La opción Suscribir está disponible en cualquier componente Web de Documentum Content Services for SharePoint. La opción Suscribir se sustituye por la opción Anular suscripción cuando ya se ha suscrito el elemento. Haga clic en Anular suscripción para eliminar el elemento del componente Web Suscripciones de Documentum. 54 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

55 Apéndice: Características avanzadas Figura 47. Opción Anular suscripción Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 55

56 Apéndice: Características avanzadas 56 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

57 Apéndice C Apéndice: Edición perfecta Tendrá que atribuir confianza completa (Full Trust) para su equipo al agregado del lado cliente para poder iniciar la aplicación de edición después de descargar un archivo. La confianza completa es necesaria porque la aplicación de edición y la Seguridad de acceso a código (CAS) podrían no permitir el acceso. Para obtener más información sobre Seguridad de acceso a código, consulte la documentación de Microsoft. Puede instalar.net Framework 1.1, 2.0 ó 3.0 en su equipo. Si tiene varias versiones, deberá realizar estos pasos para cada versión. Además, si ejecuta el sistema operativo Windows Vista, tendrá que realizar pasos adicionales de configuración..net framework 1.1, 2.0, Primero debe configurar la política de Seguridad de acceso a código para el equipo cliente. Haga clic en Inicio > Todos los programas > Herramientas administrativas >.NET Framework Configuration.NET framework configuration también tendrá el número de versión en el directorio Herramientas administrativas. Por ejemplo,.net framework 2.0 configuration Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 57

58 Apéndice: Edición perfecta Figura 48. Herramientas de.net framework configuration Nota: Es posible que tenga que descargar.net 2.0 Framework SDK de Microsoft para ver la opción.net framework 2.0 configuration. Consulte la documentación de Microsoft. 2. Haga clic en Configurar política de Seguridad de acceso a código. 58 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

59 Apéndice: Edición perfecta Figura 49. Enlace Configurar política de Seguridad de acceso a código 3. Haga clic en Aumentar confianza del agregado. 4. Seleccione Realizar cambios en este equipo. Haga clic en Siguiente. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 59

60 Apéndice: Edición perfecta Figura 50. Opción Realizar cambios en este equipo 5. Introduzca o acceda a la ubicación del DLL del lado cliente. Haga clic en Siguiente. 60 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

61 Apéndice: Edición perfecta Figura 51. Ubicación del DLL del lado cliente 6. Seleccione Este agregado. Haga clic en Siguiente. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 61

62 Apéndice: Edición perfecta Figura 52. Opción Este agregado 7. Mueva el control deslizante a Confianza completa. Haga clic en Siguiente. 62 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

63 Apéndice: Edición perfecta Figura 53. Control deslizante Full Trust 8. Verifique que la configuración es correcta. Haga clic en Terminar. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 63

64 Apéndice: Edición perfecta Figura 54. Compruebe la configuración Windows Vista Si ejecuta el sistema operativo Windows Vista, deberá completar los pasos siguientes además de la configuración descrita anteriormente. Complete los pasos 1 7 sisu instalación de SharePoint se ejecuta en un sitio seguro. De otro modo complete los pasos Debe configurar las opciones de seguridad de Internet en el equipo cliente. Haga doble clic en la configuración de seguridad de Internet de la parte inferior de la página del explorador. 64 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

65 Apéndice: Edición perfecta Figura 55. Configuración de seguridad de Internet 2. Haga clic en el icono Sitios de confianza en el cuadro de diálogo de seguridad de Internet que aparece y haga clic en el botón Sitios. Figura 56. Sitios de confianza Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 65

66 Apéndice: Edición perfecta 3. Escriba la dirección del sitio de SharePoint en el campo y haga clic en Agregar. El sitio de SharePoint debe tener una conexión segura y la dirección URL que se agrega debe tener una dirección Figura 57. Agregue la dirección URL 4. Cierre el cuadro de diálogo Sitios de confianza. 5. A continuación, haga clic en el botón Nivel personalizado. 66 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

67 Apéndice: Edición perfecta Figura 58. Botón Nivel personalizado 6. Desplácese hacia abajo hasta la sección Misceláneo y seleccione Activar en la sección Tener acceso a origen de datos entre dominios. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 67

68 Apéndice: Edición perfecta Figura 59. Habilite Tener acceso a origen de datos entre dominios 7. Haga clic en Aceptar. De forma alternativa, si SharePoint no se está ejecutando en un sitio seguro, realice los siguientes pasos. Este procedimiento mostrará un mensaje de advertencia de seguridad importante indicando que el modo protegido está desactivado cada vez que se accede al sitio de SharePoint. 8. Haga doble clic en la configuración de seguridad de Internet de la parte inferior de la página del explorador. 9. Haga clic en el icono Intranet local del cuadro de diálogo de seguridad de Internet que aparece y desactive el modo Protegido. 68 Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3 SP5

69 Apéndice: Edición perfecta Figura 60. Deshabilite el modo protegido 10. Haga clic en Aceptar. Guía del usuario de EMC Documentum Content Services for SharePoint versión 5.3SP5 69

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