Guía básica administrar documentos

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1 Guía básica administrar documentos Cada administrador de incaweb es responsable de gestionar los documentación bajo su responsabilidad. Dicha gestión incluye la creación, la modificación y la anulación de documentos del sistema, así como todas las tareas relacionadas con la administración del proceso de gestación del documento. Todas estas tareas se llevan a cabo en las pantallas situadas en el menú de navegación bajo el epígrafe documentos Creación de documentos Para dar de alta un documento nuevo debe hacer clic en el botón documentos y posteriormente hacer clic en el botón creación Para crear un nuevo documento en incaweb es preciso que cumplimente los siguientes campos obligatorios: código, que se compone de una serie de 20 caracteres como máximo, estando permitidos los caracteres alfabéticos (en mayúsculas o minúsculas), los números y los guiones altos "-" o bajos "_". edición, que corresponde con la versión que el documento va a tener una vez el mismo se publique, siendo por defecto 1 la primera edición, aunque podría cambiarse por cualquier otro valor numérico positivo o nulo. título, formado por un texto descriptivo con un máximo de 200 caracteres. tipo, campo en el que se debe indicar cual es el tipo del documento asociado, debiendo de elegir el mismo a partir de una lista desplegable. grupo de acceso que identifica el grupo en el cual está incluido el documento. En este punto es importante recordar que un documento solo puede pertenecer a un único grupo de acceso. Adicionalmente hay una serie de campos no obligatorios que también es preciso definir tales como: visualización restringida, que limita las posibilidades de visualización del documento. Si se selecciona esta opción el documento lo podrán ver solamente los usuarios asignados al grupo de acceso del documento, en caso contrario podrá ser visualizado por cualquier usuario. anexo a, en el que se puede indicar si el documento es anexo de otros. Para vincular el nuevo documento con otros documentos del sistema debe hacer clic sobre el icono con la flecha y proceder de forma similar a como se realiza la consulta de documentos. impresión general, si selecciona esta opción cualquier usuario que pueda ver el documento podrá imprimirlo impresión restringida, si selecciona esta opción solo los usuarios que tengan permiso de impresión podrán imprimir el documento. distribución en formato original, si se selecciona esta opción el documento se distribuirá en su formato original (Ms/Word, Excel, etc..). El campo de texto objeto / alcance, es un campo que permite incluir un texto y que aparece como comentario inicial asociado al documento durante el proceso de gestión. En el caso de que el alta se haya originado a raíz de una solicitud de elaboración este campo hereda el valor incluido en dicha solicitud. Una vez cubiertos los diversos campos descriptivos pulse sobre el botón con el texto alta para crear el nuevo documento. En caso de querer borrar la información introducida pulse sobre el botón con el texto deshacer Una vez que el documento se da de alta pasa a estar en el estado de proceso. Modificación de documentos Para dar de alta un documento nuevo debe hacer clic en el botón documentos y posteriormente hacer clic en el botón modificación Desde la ventana de modificación de documentos el usuario administrador tiene la posibilidad de realizar diversos tipos de acciones dependiendo de la opción que se seleccione en el botón de radio. Para iniciar un nuevo ciclo de revisión de un documento seleccione nueva edición Al seleccionar esta opción se muestra un cuadro de búsqueda que le permite localizar el documento en vigor que se va a modificar. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar documento para ejecutar la misma,tras realizar la búsqueda aparece una pantalla con la relación de documentos encontrados. Al hacer clic sobre el código de un documento el sistema le informa de que va a iniciarse un nuevo ciclo de revisión del documento, y le pide confirmación. Si pulsa el botón ACEPTAR el sistema iniciará un nuevo ciclo de revisión, mientras que si decide CANCELAR no se realizará ninguna modificación. 1

2 Para modificar la caracterización de un documento en vigor seleccione caracterización Mediante la caracterización los administradores pueden cambiar todas las características que se definen en la creación del documento salvo el código y la edición. Al seleccionar esta opción se muestra un cuadro de búsqueda que le permite localizar el documento en vigor que se va a caracterizar. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar documento para ejecutar la misma, si por el contrario pulsa nueva búsqueda limpiará el contenido de todos los campos. Al hacer clic sobre el código de un documento se muestra una ventana en la cual se puede modificar el título, el tipo del documento siempre y cuando la plantilla utilizada tenga la misma extensión, los documentos de los cuales es anexo, el grupo de acceso y las restricciones de visualización e impresión. Si es preciso para un documento concreto es posible excluir usuarios del grupo de acceso, para hacerlo pulse el botón con el texto excluir usuarios y en la pantalla que le aparece con los usuarios del grupo marque aquellos que desee excluir y pulse el botón con el texto excluir usuarios. Si por el contrario precisa incluir más usuarios, en la misma ventana selecciónelos y pulse el botón con el texto incluir usuarios. Una vez realizados los cambios pulse el botón con el texto modificar. Para modificar la clasificación de un documento en vigor seleccione clasificación Una correcta clasificación de los documentos facilita su localización a los usuarios desde la pantalla de navegación. relación de documentos encontrados. Al hacer clic sobre el código de un documento se muestra una ventana con la estructura de clasificaciones y subclasificaciones, haga clic sobre el texto descriptivo de la clasificación/subclasificación que quiera dar a su documento y pulse el botón con el texto adelante para validar la misma. Los niveles de clasificación se muestran por defecto plegados, para desplegarlos o volverlos a plegar haga clic en los símbolos + y - Para anular un documento en vigor seleccione anulación relación de documentos encontrados. Al hacer clic sobre el código de un documento el sistema le informa de que va a anularse el documento seleccionado y le pide confirmación. Si pulsa el botón ACEPTAR el sistema anulara el documento, mientras que si decide CANCELAR no se realizará ninguna modificación Para cambiar el código de un documento en vigor seleccione cambio de código relación de documentos encontrados. Al hacer clic sobre el código del documento que quiere cambiar el sistema le muestra un cuadro de texto para que defina el nuevo código del documento, defina dicho código y pulse el botón con el texto cambiar para validar el mismo. Eliminación de documentos Para eliminar un documento anulado debe hacer clic en el botón documentos y posteriormente hacer clic en el botón eliminación Al seleccionar esta opción se muestra un cuadro de búsqueda que le permite localizar el documento en vigor que se va a modificar. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar documento para ejecutar la misma,tras realizar la búsqueda aparece una pantalla con la relación de documentos encontrados. Al hacer clic sobre el código de un documento el sistema le informa de que va a proceder a eliminar documento, y le pide confirmación. Si pulsa el botón ACEPTAR el sistema borrará el documento, mientras que si decide CANCELAR no se realizará ninguna modificación. 2

3 Documentos pendientes Para consultar los trabajos pendientes de los usuarios debe hacer clic en el botón documentos y posteriormente hacer clic en el botón pendientes. En esta ventana cada administrador tiene la posibilidad de consultar toda la información acerca de los trabajos pendientes relativos al proceso de revisión de documentos. La pantalla de pendientes muestra un cuadro de búsqueda que le permite localizar aquellos usuarios de la aplicación que tienen trabajos pendientes, por tratarse de una búsqueda de usuarios los campos habilitados para localizarlos son su código, su nombre, el cargo que ocupe y el departamento al que pertenezcan. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar para ejecutar la misma, si por el contrario pulsa deshacer limpiará el contenido de todos los campos. relación de usuarios encontrados. Cada una de las líneas presentadas corresponde a un usuario que cumple con los criterios de búsqueda, y que viene identificado por su nombre, fecha desde la cual tiene la tarea pendiente, código del documento que tiene pendiente, tipo de tarea que debe realizar, y título del documento. Haciendo clic en el código del documento puede visualizar el mismo.. reasignación Para reasignar solicitudes y documentos de unos usuarios a otros debe hacer clic en el botón documentos y posteriormente hacer clic en el botón reasignación Para reasignar documentos seleccione reasignar documentos En primer lugar localice los documentos que quiere reasignar utilizando el cuadro de búsqueda que incluye su código, grupo de acceso y título del documento. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar documentos para ejecutar la misma. Si por el contrario pulsa nueva búsqueda limpiará el contenido de todos los campos. Como resultado de la búsqueda aparece una pantalla con la relación de documentos encontrados. Seleccione aquellas filas de documentos que desee reasignar a otro administrador o utilice los botones de selección marcar todos y desmarcar todos, en cualquiera de ambos casos las filas seleccionadas quedarán resaltadas y marcadas las cajas de selección correspondientes, posteriormente seleccione el nombre del administrador al cual quiere reasignar los documentos y haga clic en el botón con el texto reasignar. Para reasignar solicitudes seleccione reasignar solicitudes En primer lugar localice las solicitudes que quiere reasignar utilizando el cuadro de búsqueda que incluye al usuario emisor de la solicitud y al administrador destinatario de la misma. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar solicitudes para ejecutar la misma. Si por el contrario pulsa nueva búsqueda limpiará el contenido de todos los campos. Como resultado de la búsqueda aparece una pantalla con la relación de solicitudes encontradas. Seleccione aquellas filas de solicitudes que desee reasignar a otro administrador o utilice los botones de selección marcar todos y desmarcar todos, en cualquiera de ambos casos las filas seleccionadas quedarán resaltadas y marcadas las cajas de selección correspondientes, posteriormente seleccione el nombre del administrador al cual quiere reasignar las solicitudes y haga clic en el botón con el texto reasignar 3

4 Para reasignar responsables seleccione reasignar responsables En primer lugar localice los documentos asignados a un responsable concreto seleccionando el nombre y apellidos del responsable y pulse el botón buscar documentos. Si por el contrario pulsa nueva búsqueda limpiará el contenido de todos los campos. Como resultado de la búsqueda aparece una pantalla con la relación de documentos encontradas. Puede asignar todas las tareas a un nuevo usuario responsable seleccionando el mismo en el cuadro con la lista desplegable situada debajo de la tabla, o bien puede asignar diferentes responsables asociados a las diversas tareas seleccionando los mismos en los cuadros de listas desplegables situados en la última columna de la tabla. Una vez establecida la selección haga clic en el botón con el texto reasignar documentos en proceso Para consultar los trabajos en proceso debe hacer clic en el botón documentos y posteriormente hacer clic en el botón proceso La pantalla de documentos en proceso le muestra la lista de documentos que se encuentran en proceso de elaboración, revisión, aprobación y/o entrada en vigor. Dicho listado incluye información del código del documento, título, estado del documento y administrador del mismo. Haciendo clic sobre el enlace incluido en el código de cada documento se muestra una nueva ventana desde la cual se puede consultar el estado de los trabajos, visualizar el documento y gestionarlo. Desde la ventana de documentos en proceso el usuario administrador tiene la posibilidad de realizar diversos tipos de acciones dependiendo de la opción seleccionada. Para definir o modificar la lista de distribución de un documento en proceso pulse el botón con el texto distribución En primer lugar localice los usuarios utilizando el cuadro de búsqueda que incluye su código, su nombre, el cargo que ocupe y el departamento al que pertenezcan. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar para ejecutar la misma. Una vez realizada la búsqueda aparece una pantalla con la relación de usuarios encontrados. Haga clic sobre el botón con el texto incaweb para definir como realizará el acuse de recibo del documento el usuario. Si se utiliza incaweb, aparecerá marcado el texto incaweb, si por el contrario el usuario no tiene acceso a incaweb y se le comunica la distribución mediante copias impresas en papel haga nuevamente clic sobre el botón de modo que aparezca papel Una vez establecido el tipo de acuse de recibo seleccione aquellas filas que desee añadir a la lista de distribución o utilice los botones de selección marcar todos y desmarcar todos, en cualquiera de ambos casos las filas seleccionadas quedarán resaltadas y marcadas las cajas de selección correspondientes, posteriormente haga clic en el botón con el texto añadir Para quitar usuarios de la lista de distribución realice la misma operación y haga clic en el botón con el texto suprimir/modificar tipo de acuse. Para definir o modificar la clasificación de un documento en proceso pulse el botón con el texto clasificación Al seleccionar clasificación se muestra una ventana con la estructura de clasificaciones y subclasificaciones, haga clic sobre el texto descriptivo de la clasificación/subclasificación que quiera dar a su documento y pulse el botón con el texto adelante para validar la misma. Los niveles de clasificación se muestran por defecto plegados, para desplegarlos o volverlos a plegar haga clic en los símbolos + y - 4

5 Para definir o modificar la relaciones de un documento en proceso pulse el botón con el texto relaciones En primer lugar localice los documentos que quiere relacionar utilizando el cuadro de búsqueda que incluye su código, grupo de acceso y título del documento. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar para ejecutar la misma. Si por el contrario pulsa deshacer limpiará el contenido de todos los campos. relación de documentos encontrados. Seleccione aquellas filas que desee añadir a la lista de documentos relacionados o utilice los botones de selección marcar todos y desmarcar todos, en cualquiera de ambos casos las filas seleccionadas quedarán resaltadas y marcadas las cajas de selección correspondientes, posteriormente haga clic en el botón con el texto añadir Para quitar documentos de la lista de relaciones realice la misma operación y haga clic en el botón con el texto suprimir Para modificar la caracterización de un documento en proceso pulse el botón con el texto caracterización Mediante la caracterización los administradores pueden cambiar todas las características que se definen en la creación del documento salvo el código y la edición. En la ventana de caracterización se puede modificar el título, el tipo del documento, los documentos de los cuales es anexo, el grupo de acceso y las restricciones de visualización e impresión. Si además de cambiar el tipo de documento quiere cambiar el tipo de plantilla asociada al documento, por ejemplo de Word a Excel, pulse el botón con el texto cambiar el formato... La modificación del Tipo del Documento asignado por otro tipo que tenga asociado un archivo con otra extensión implica sustituir el documento actual por la plantilla correspondiente al nuevo tipo seleccionado. Esta operación supone la pérdida de la información que pudiera estar contenida en el documento actual. Se recomienda avisar de dicho cambio a los responsables de la elaboración del documento. En caso de no seleccionar ningún nuevo tipo de documento no se realizará la sustitución del archivo actual. También puede excluir usuarios del grupo de acceso, para hacerlo pulse el botón con el texto excluir usuarios y en la pantalla que le aparece con los usuarios del grupo marque aquellos que desee excluir y pulse el botón con el texto excluir usuarios. Si por el contrario precisa incluir más usuarios, en la misma ventana selecciónelos y pulse el botón con el texto incluir usuarios Una vez realizados los cambios pulse el botón con el texto modificar. Para asignar o modificar los responsables de un documento en proceso pulse el botón con el texto responsables El primer paso tras la creación de un nuevo documento es la asignación de responsables de elaboración, revisión y aprobación. Para asignar los responsables marque con un check la casilla correspondiente a la tarea que deba realizar cada uno en la tabla responsables posibles y pulse el botón con el texto modificar, si por el contrario quiere quitar la responsabilidad alguno de los usuarios actuales marque con un check la casilla correspondiente a la tarea que deba realizar cada uno en la tabla responsables asignados y pulse el botón con el texto modificar Para establecer una fecha límite para la ejecución de cada una de las tarea puede establecer la misma bien manualmente, bien utilizando el icono del calendario. 5

6 Para establecer o modificar los anexos de un documento en proceso pulse el botón con el texto es anexo de En primer lugar localice los documentos que quiere definir como anexos utilizando el cuadro de búsqueda que incluye su código, grupo de acceso y título del documento. Una vez establecidos los criterios de búsqueda pulse el botón buscar para ejecutar la misma. Si por el contrario pulsa deshacer limpiará el contenido de todos los campos. Tras realizar la búsqueda aparece una pantalla con la relación de documentos encontrados. Seleccione aquellas filas que desee añadir a la lista de documentos anexos o utilice los botones de selección marcar todos y desmarcar todos, en cualquiera de ambos casos las filas seleccionadas quedarán resaltadas y marcadas las cajas de selección correspondientes, posteriormente haga clic en el botón con el texto añadir Para quitar documentos de la lista de anexos realice la misma operación y haga clic en el botón con el texto suprimir Para visualizar el documento en proceso pulse el botón con el texto ver documento Para publicar un documento en proceso pulse el botón con el texto pasar a vigor /rechazar Después de que el último aprobador haya aprobado un documento el mismo pasa a estar pendiente de entrada en vigor en ese momento el usuario administrador puede publicar el mismo o eliminarlo, y comunicar a los usuarios que el documento se encuentra disponible. Antes de publicar el documento el sistema le pide que indique la fecha que constará como fecha de puesta en vigor, pudiendo establecer la misma bien manualmente, bien utilizando el icono del calendario Igualmente es preciso indicar a que usuarios se va a notificar de dicha publicación. En función del botón de radio que seleccione se comunicara a todos los usuarios con acceso al documento, a los usuarios del grupo de acceso del documento, a los responsables del mismo o a nadie. Paralelamente el sistema le facilita un campo de texto en el cual puede incluir cualquier comentario, dicho comentario se incluye tanto en el correo de notificación como en la información adicional del documento que se muestra en la consulta. Una vez establecidas las opciones pulse el botón poner en vigor para ejecutar las mismas. Si por el contrario pulsa deshacer limpiará el contenido de todos los campos. Para reiniciar el flujo de trabajo de un documento en pulse el botón con el texto reiniciar Para eliminar el flujo de trabajo de un documento en suspensión pulse el botón con el texto anular Para desbloquear el flujo de trabajo de un documento que no esté disponible para un usuario pulse el botón con el texto desbloquear Si durante el proceso de elaboración de un documento un usuario no finaliza el mismo, no devolviendo al servidor el documento modificado, este documento queda bloqueado. Si precisa desbloquear el documento pulse el botón con el texto desbloquear. Para eliminar un documento en proceso pulse el botón con el texto eliminar documento Para eliminar un documento en proceso, que esté disponible para entrar en vigor pulse el botón con el texto poner en vigor / rechazar El sistema le facilita un campo de texto en el cual puede incluir cualquier comentario, dicho comentario se incluye tanto en el correo de notificación a los responsables. Una vez incluidos sus comentarios pulse el botón rechazar para ejecutar las mismas. Si por el contrario pulsa deshacer limpiará el contenido de todos los campos. 6

7 Recordatorio El súper administrador del módulo de documentación de incaweb tiene la posibilidad de recordar a los usuarios con tareas pendientes la existencia de las mismas. para ello debe hacer clic en el botón recordatorios del menú principal. Para enviar un recordatorio avisando de la tarea pendiente se deberá seleccionar, marcando el check correspondiente, cada una de las filas de la tabla de tareas. Para enviar la notificación pulse el botón con el texto recordar Si por el contrario quiere enviar un recordatorio a todos los usuarios con tareas pendientes no será preciso marcar cada fila sino que bastará con pulsar el botón con el texto recordar todos. En ese momento los usuarios a los que les corresponda llevar a cabo la tarea recibirán una notificación de correo electrónico. 7

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