MANUAL DEL INVESTIGADOR UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN

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1 Revisó Profesional CPP GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN Aprobó Vicerrector Investigación y Extensión Página 1 de 55 Fecha de aprobación UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y EXTENSIÓN PRESENTACIÓN El Manual del Investigador es un texto guía que permite de una manera sencilla y práctica, conocer cada uno de los procedimientos en los cuales debe participar un investigador para la consecución, administración y ejecución de un proyecto de investigación. Para este fin se han resumido los procedimientos en pasos sencillos, conservando la secuencia estipulada en la normatividad que regula los procesos de la Universidad. De igual forma, se anexan algunos comentarios aclaratorios que facilitan la comprensión. La información contenida en el Manual del Investigador es una recopilación del Reglamento de Contratación (Acuerdo Superior 019 de 2005), del Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación (Resolución 809 de 2005), y la normatividad donde se enmarcan los procesos administrativos de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, la División Financiera, las Unidades Asesoras y el PUC. El Manual está conformado por: una guía sobre la presentación y legalización de propuestas de investigación, la descripción de los trámites financieros, una sección de preguntas frecuentes, la descripción de los rubros más utilizados y un glosario. Se espera que esta primera versión del Manual cumpla con el objetivo de ofrecer información y facilitar la administración de los proyectos de los investigadores de la Universidad Industrial de Santander, así como apoyar la consolidación de la actividad de nuestros grupos de investigación. EL ES UNA GUÍA DE AYUDA AL PARA EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRADOS POR LA VIE. SE ENCUENTRA EN REVISIÓN PERMANENTE Y EN NINGÚN MOMENTO SUSTITUYE LAS NORMAS DE LA UNIVERSIDAD. 1

2 Página 2 de 55 TABLA DE CONTENIDO 1 PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN CONVOCATORIAS INTERNAS: CONVOCATORIAS EXTERNAS: ASPECTOS A CONSIDERAR CUANDO SE PRESENTA UNA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN A UNA ENTIDAD EXTERNA Generalidades Tiempo de dedicación: Sobre las alianzas: Compromisos: Sobre el presupuesto: TRÁMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS Proyectos Financiados Por Entidades Externas: Proyectos Con Financiación Interna: TRAMITES FINANCIEROS QUÉ DEBO TENER EN CUENTA ANTES DE EFECTUAR UNA CONTRATACIÓN? TRASLADOS DE RUBROS Cuándo es necesario realizar un traslado de rubros? Qué debo hacer para solicitar un traslado de rubros? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar el traslado de rubros? Ejemplo de traslado de rubros: TRASLADOS DE FONDOS Cuándo es necesario realizar un traslado de fondos? Qué debo hacer para solicitar un traslado de fondos? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar el traslado de fondos? Ejemplo de traslado de fondos: CONTRATACIÓN Aspectos generales de la Contratación: Conflicto de Interés Concepto técnico: Cotizaciones: Pólizas: Esquema de Contratación de la Universidad ORDEN DE COMPRA Cuándo se solicita una Orden de Compra? Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una orden de compra? Cómo solicito la anulación de una orden de compra? Cómo solicito el pago de una orden de compra? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una orden de compra? Ejemplo de Orden de Compra: Si quiero conocer más sobre las ordenes de compra? ORDEN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Cuándo se solicita una Orden de Prestación de Servicios? Cómo investigador, qué debo tener en cuenta para realizar contrataciones a través de OPS?

3 Página 3 de Cómo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones? Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Prestación de Servicios? Cómo solicito el pago de una Orden de Prestación de Servicios? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una Orden de Prestación de Servicios? Ejemplo de Orden de Prestación de servicios: Si quiero conocer más sobre las ordenes de Prestación de Servicios? ORDEN DE TRABAJO Cuándo se solicita una Orden de Trabajo? Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Trabajo? Cómo solicito el pago de una Orden de Trabajo? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una orden de Trabajo? Ejemplo de Orden de Trabajo: Si quiero conocer más sobre las ordenes de Trabajo? CONTRATACIÓN CON EXTRANJEROS Qué se requiere para contratar a un extranjero? Cómo se tramita el pago a un extranjero? El contrato del extranjero tiene algún descuento? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar la Contratación del Extranjero? Ejemplo de Contratación del Extranjero: IMPORTACIÓN Cuándo se realiza una importación? Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Importación? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar una Importación? Ejemplo de Importación: Si quiero conocer más sobre las Importaciones? SERVICIOS ESPECIALIZADOS Cuándo se realiza una contratación de Servicios Especializados? Qué condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar un contrato de Servicios Especializados? Ejemplo de Servicios Especializados: Si quiero conocer más sobre un contrato de Servicios Especializados? INTUITO PERSONAE Cuándo se realiza una contratación intuito personae? Qué condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar un contrato Intuito Personae? Ejemplo de Intuito Personae: Si quiero conocer más sobre un contrato intuito personae? LICITACIÓN PÚBLICA Cuándo se realiza una Licitación? Cuáles documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Licitación? Si quiero conocer más sobre la Licitación? SOLICITUDES PARA VIAJES Viáticos Gastos de Viaje Salidas de Campo Compra de Pasajes Aéreos AUXILIATURA ESTUDIANTIL Qué son las auxiliaturas estudiantiles? Qué requisitos debe cumplir el estudiante para tener una auxiliaturas estudiantiles? Cómo se calcula el valor de la auxiliaturas estudiantiles?

4 Página 4 de Qué debo hacer para solicitar una Auxiliatura estudiantil? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar las Auxiliaturas? Ejemplo de solicitud de Auxiliatura Estudiantil: Si quiero conocer más sobre Auxiliaturas? BECAS DE SOSTENIMIENTO DE POSGRADO Cómo solicito una beca de sostenimiento? Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar la beca de sostenimiento? Ejemplo de solicitud de una beca de sostenimiento: FACTURAS PARA COBRAR SERVICIOS OFRECIDOS POR LA UIS Cuándo y Cómo solicito la realización de una Factura? Cómo se envía la Factura al cliente? Qué debo hacer como investigador, cuando el cliente cancela la factura? PREGUNTAS FRECUENTES DE LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIÓN DEL CONTRATO CON LA ENTIDAD FINANCIADORA DE LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA FINALIZACIÓN DEL PROYECTO DESCRIPCIÓN DE LOS RUBROS MÁS UTILIZADOS GLOSARIO: BIBLIOGRAFÍA

5 Página 5 de 55 1 PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN Para obtener financiación para sus propuestas de investigación, los investigadores participan en convocatorias que pueden ser internas o externas: 1.1 CONVOCATORIAS INTERNAS: Las convocatorias internas son organizadas por la Universidad, reciben el nombre de CONVOCATORIA DE CONSOLIDACIÓN DE GRUPOS DE INVESTIGACIÓN, y han sido creadas con el objetivo de fomentar la consolidación de grupos y centros mediante el apoyo a proyectos enmarcados dentro de las políticas de investigación de la Universidad e incentivar la participación de estudiantes de pregrado y posgrado en procesos de investigación. Con periodicidad anual, la VIE publica en la sección de Investigaciones del portal Web de la Universidad, los términos de referencia de la convocatoria, en los cuales establece las modalidades, los requisitos, los tiempos de ejecución de los proyectos, el apoyo financiero que se otorga, los rubros financiables, los formatos de presentación de las propuestas, los compromisos del investigador, el proceso de evaluación y selección de las propuestas, el cronograma de la convocatoria y algunos aspectos a tener en cuenta para la ejecución de los proyectos. 1.2 CONVOCATORIAS EXTERNAS: Las Entidades Financiadoras de Proyectos de Investigación, como Colciencias, abren convocatorias periódicamente y en ellas se presentan todas las condiciones para el desarrollo de los contratos de financiación. En el caso de las convocatorias de COLCIENCIAS, los investigadores que deseen participar deberán presentar un anteproyecto de acuerdo con las especificaciones planteadas en los formatos establecidos y con los términos de referencia y fechas de cierre de la convocatoria. La VIE, a través de las DIEF informa a la comunidad universitaria las fechas de cierre para la presentación de los anteproyectos de las convocatorias. Una vez el anteproyecto es aprobado por el ente financiador, el Investigador deberá prepara la propuesta oficial y gestionar la documentación requerida por el ente financiador, como por ejemplo: cartas compromiso de las demás instituciones vinculada a la propuesta, certificados ambientales, aval del Comité de Ética (En el caso de proyectos de Salud), etc. La propuesta de investigación se debe presentar a la DIEF, mínimo 15 días antes al cierre de la convocatoria. Las propuestas son revisadas por el Comité Operativo de Investigación y Extensión y éste comunica al investigador las sugerencias y recomendaciones de modificación de la propuesta cuando sea pertinente. Las propuestas de investigación de la Facultad de Salud, deberán ser aprobadas por el Comité de Ética de la Facultad, antes de presentarse al Comité Operativo de Investigación y Extensión. 5

6 Página 6 de 55 Una vez la propuesta cumpla con los criterios establecidos en la convocatoria respectiva, se entrega un ejemplar de la misma a la VIE, para tramitar la revisión Jurídica del documento y la carta de aval institucional de la propuesta. Finalmente, la VIE puede hacer el envío respectivo por correo certificado siempre y cuando el investigador haga llegar oportunamente la propuesta de investigación con la documentación solicitada. La Entidad Financiadora, recibe y evalúa las propuestas de investigación y publica los resultados de las convocatorias. En el caso de COLCIENCIAS, el proceso de evaluación de las propuestas demora de 5 a 6 meses aproximadamente. 1.3 ASPECTOS A CONSIDERAR CUANDO SE PRESENTA UNA PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN A UNA ENTIDAD EXTERNA Como lineamiento general para la preparación de la propuesta de investigación se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Generalidades Verificar que la propuesta cumpla con los requisitos establecidos en los términos de referencia de la convocatoria. Enfocar la propuesta hacia los temas de investigación planteados en los términos de referencia de la convocatoria. Cuando realice el cronograma de la propuesta, además del tiempo necesario para realizar la parte técnica, tenga en cuenta el tiempo requerido para realizar los trámites administrativos y financieros Tiempo de dedicación: De acuerdo con la reglamentación vigente, se deben comprometer hasta 10 horas semanales como dedicación del investigador principal y 5 horas para el coinvestigador Sobre las alianzas: Procurar que la financiación solicitada para la UIS no sea inferior a la solicitada para los demás miembros de la alianza. Definir que la contrapartida de la UIS sea proporcional a la contrapartida de las otras entidades. Determinar que la financiación solicitada para la UIS a la entidad financiadora no sea inferior al monto de la contrapartida aportada. Presentar la propuesta a nombre de la UIS en el caso de alianzas con grupos de una categoría inferior al grupo de la UIS. En caso contrario, aclararlo o justificarlo. 6

7 Página 7 de Compromisos: Algunas convocatorias establecen compromisos específicos, pero en términos generales se espera obtener Publicación de al menos un artículo en Revista Indexada, un capítulo de libro o un libro. Se recomienda, que en la propuesta de investigación el alcance del compromiso sea de sometimiento del artículo. Presentación de al menos una ponencia Nacional o Internacional. Realización una Conferencia a la comunidad universitaria sobre los resultados de la investigación. Los compromisos en Formación de Recurso Humano recomendados como lineamiento institucional pueden ser los siguientes: o Al menos dos trabajos de grado en modalidad pregrado por cada investigador participante 1. o Cuando en la Escuela exista programa de Maestría, deberá incluirse la aprobación de la o propuesta de tesis de al menos un estudiante. Cuando en la Escuela exista programa de Doctorado, deberá incluirse la aprobación de la propuesta de tesis de al menos un estudiante. Especificar claramente en la propuesta, las actividades que desarrollarán los estudiantes participantes Sobre el presupuesto: Recuerde que la realización del presupuesto del proyecto, requiere de una clara planeación y de un costeo detallado, con el fin de evitar contratiempos en la ejecución. Tenga en cuenta que con recursos externos sólo podrá ejecutar los ítems que esté autorizados por el ente financiador. Presupueste pago de pólizas, seguros de viaje, publicaciones, impuestos de timbre, etc Presupueste gastos de administración, como fotocopias, papelería, portes y fletes, servicios de teléfono, auxiliar administrativo, etc. El presupuesto establecido para la propuesta de investigación (tanto en rubros financiables, montos máximos por rubro, porcentaje de contrapartida respecto al monto total del proyecto) debe estar acorde con los términos de la convocatoria. El presupuesto sólo deberá incluir rubros financiables (estos varían de acuerdo a los términos de cada convocatoria). Los rubros financiables más utilizados son: personal, equipos, viajes, salidas de campo, materiales e insumos y servicios técnicos, publicaciones y patentes, material de difusión de resultados, software, capacitación, material bibliográfico y gastos de administración. Los recursos no desembolsables de la UIS, pueden ser utilizados en los siguientes rubros: personal (sólo personal de planta), uso de software licenciado, uso de biblioteca 2, uso de equipos (10% del valor del equipo). En el rubro personal debe contemplarse solamente personal con vinculación de planta a la universidad. Cuando se incluya en la contrapartida UIS el rubro viajes, se debe aclarar en la propuesta que el aporte de la Universidad consistente en pasajes está sujeto a la participación en el Programa de 1Esta propuesta busca una mayor vinculación de los programas de pregrado a la investigación. Naturalmente se deben buscar otros mecanismos en aquellos programas que no tienen como requisito el trabajo de grado. Una posibilidad es la vinculación de los estudiantes en la modalidad de auxiliares de investigación. 2 Las suscripciones a bases de datos institucionales constituyen una contrapartida significativa para los proyectos. 7

8 Página 8 de 55 Movilidad que adelanta la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. No se recomienda comprometer más de un desplazamiento internacional. Para el cálculo del valor de la contrapartida de personal, tenga en cuenta el valor de las prestaciones sociales, y tiempo de dedicación al proyecto. Contrapartida personal (mensual)=salario mensual UIS * 1,73 * Número de horas de dedicación al mes. 30 días * 8 horas / día Cuando en la propuesta sea necesaria la vinculación de una persona de la cual se tiene el perfil pero no se ha seleccionado, se menciona en la propuesta como N.N y se hace mención del perfil de forma amplia. Recuerde que cuando llegue el momento de contratarla deberá tramitar la aprobación de la hoja de vida de la persona seleccionada ante el ente financiador. Si en la propuesta se van a presupuestar recursos para asistir a un evento, debe presentar la inscripción del evento como capacitación y los gastos de sostenimiento como viáticos o gastos de viaje, según corresponda. Depende de quien vaya a viajar. En caso que la propuesta de investigación incluya el uso de productos químicos, deberá contemplarse en el rubro servicios técnicos los costos de disposición de los residuos generados. Cuando el proyecto contemple el análisis de muestras, se debe presupuestar en el rubro Servicios Técnicos, el costo de transporte de las muestra al laboratorio. En el rubro servicios técnicos, es necesario detallar el tipo de servicio o prueba de laboratorio que se requiere para el desarrollo del proyecto. En caso de presupuestar equipos es aconsejable referirse a ellos con el nombre del equipo y agregar y accesorios o y partes, con el fin de tener la posibilidad de adquirir por este rubro algunos accesorios o partes del equipo que se requieran. En el rubro equipos deben incluirse equipos robustos y pequeños. Al presupuestar el rubro materiales e insumos, es recomendable separarlos en los siguientes ítems: materiales, reactivos, papelería y fotocopias, seguridad Industrial y vidriería de laboratorio. En aquellos proyectos en los cuales se construirá un equipo, se deberán presupuestar los costos de fabricación en los rubros requeridos para la construcción, por ejemplo, materiales, servicios técnicos, personal, compra y alquiler de equipos, etc. En caso de incluir el rubro Patentes, se deben estimar los gastos de iniciación de trámites para obtención de Patentes (tasas, abogados, traducciones, etc). Es recomendable que el compromiso relacionado con Patentes sea de iniciar los trámites para la obtención de Patentes y no con la obtención de la misma. Tenga en cuenta que lo que se compromete esté presupuestado. Por ejemplo, si entre sus compromisos está realizar pruebas de laboratorio, viajes, capacitaciones, iniciación del trámite de solicitud de patente, etc, es necesario que destine recursos para realizarlas. 8

9 Página 9 de TRÁMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS Proyectos Financiados Por Entidades Externas: La entidad financiadora externa informa el listado de las propuestas aprobadas y preparan el contrato, el cual se envía a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, para su firma y legalización. El investigador debe gestionar la adquisición de pólizas, publicación en la gaceta, pago de estampillas, impuesto de timbre, etc, según lo estipulado en el contrato o convenio. Una vez el contrato es legalizado, el investigador prepara la tabla de presupuesto de acuerdo con la propuesta aprobada, la cual entrega en la VIE. Con la tabla de presupuesto la VIE solicita la asignación del código y la distribución presupuestal del proyecto a la sección de Presupuesto. En caso que el convenio o contrato contemple reintegros de rendimientos financieros generados, este documento debe remitirse a la oficina de tesorería, para dar cumplimiento a la cláusula. Después que el ente financiador realiza el desembolso, es posible ejecutar los recursos. Una vez legalizado el contrato aunque no se haya recibido el desembolso, el investigador podrá dar inicio al proceso de selección de personal, en el caso de compras de equipos, gestionar cotizaciones y conceptos técnicos, en el caso de adquisiciones que requiera convocatoria pública se podrán adelantar los términos y las especificaciones técnicas. De esta forma se avanza en el cronograma de ejecución del proyecto Proyectos Con Financiación Interna: Una vez la VIE informa la lista de las propuestas aprobadas, el investigador deberá acercarse a la DIEF correspondiente con el fin de diligenciar la tabla del presupuesto del proyecto y suscribir el Acta de Inicio del mismo. Con esta información la DIEF solicita la asignación de código al proyecto. Los recursos podrán ser ejecutados una vez, se realice el traslado de recursos del fondo de la VIE a cada proyecto. Cuando los recursos que financian los proyectos provengan del Fondo Común se deberá esperar a la aprobación del Consejo Superior. 9

10 Página 10 de 55 2 TRAMITES FINANCIEROS 2.1 Qué debo tener en cuenta ANTES de efectuar una contratación? Antes de efectuar contratación alguna (adquisición de bienes y/o servicios), se debe verificar lo siguiente: a. El proyecto debe estar en periodo de ejecución (Los gastos 3 se deben solicitar máximo hasta un mes antes del vencimiento del proyecto y las inversiones 4 hasta 6 meses antes del vencimiento) b. El bien a adquirir o servicio a contratar debe estar autorizado en la propuesta aprobada por el ente financiador o en las modificaciones realizadas al presupuesto. c. Existencia de la apropiación presupuestal en el rubro correspondiente (Saldo disponible en el rubro). d. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. C.D.P. e. Existencia de disponibilidad de efectivo. Si no tiene CDP o éste no es suficiente, la VIE solicita en el momento de radicar la solicitud de contratación, un nuevo CDP siempre y cuando disponga de apropiación presupuestal. De lo contrario, se debe solicitar primero un traslado de rubros. Es recomendable que el investigador realice una programación de los gastos del proyecto, con el fin de tramitar la solicitud de CDP con suficiente tiempo. En el caso de los trámites requeridos por los proyectos y convenios con el ICP, es necesario que los formularios de solicitud de trámites financieros sean firmados por el investigador y por el interventor del ICP. 2.2 TRASLADOS DE RUBROS Cuándo es necesario realizar un traslado de rubros? Cuando parte de los recursos originalmente aprobados para un rubro específico, merecen, según el responsable del proyecto, destinarse a otro u otros rubros, es necesario realizar un traslado de rubros. El Director del Proyecto debe solicitar por escrito un traslado presupuestal ante el ente financiador (En el caso de Colciencias, se debe tramitar en el respectivo Programa) sólo en el caso en que el traslado equivalga a más del 10% del presupuesto aprobado en el rubro de destino. Una vez el investigador reciba la autorización deberá remitirla a la VIE. 3 Gastos: (Consumo) personal, papelería, reactivos, viajes. 4 Inversión: Compras de equipo, libros, software, entre otros. 10

11 Página 11 de 55 Tenga en cuenta.. que a partir del momento en que solicita la autorización de traslado al ente financiador, y hasta la fecha en que reciba la respuesta, no deberá comprometer los recursos que desea trasladar. El investigador es autónomo en el caso de traslados presupuestales cuyos valores sean menores al 10% del presupuesto aprobado en el rubro destino Qué debo hacer para solicitar un traslado de rubros? Para solicitar ante la VIE un traslado de rubros existen dos situaciones: a. Solicitud de traslado de rubro de proyectos financiados por Colciencias. En caso que el traslado sea superior al 10% del presupuesto aprobado en el rubro de destino, se requiere adjuntar autorización por escrito del ente financiador (La solicitud de autorización del traslado enviada a Colciencias debe llevar V.B. del Vicerrector de Investigación y Extensión). Se utiliza el formulario FIE 07. b. Solicitud de traslado de rubro de proyectos financiados por entidades diferentes a Colciencias. Se utiliza el formulario FIE 08. En caso de requerirse, se debe adjuntar la aprobación por parte de la entidad financiadora. Con el formulario correctamente diligenciado, la VIE tramita el traslado de rubros ante la División Financiera. Luego, es posible solicitar el CDP para realizar el trámite requerido por el investigador. Tenga en cuenta que. Solicitar un traslado de rubros, no indica que automáticamente se genere el CDP. Este se solicitará una vez el investigador radique la solicitud de contratación que lo requiere Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar el traslado de rubros? La solicitud de traslado de rubros debe tramitarse mínimo con 15 días de anticipación a la solicitud de contratación Ejemplo de traslado de rubros: PRESUPUESTO APROBADO; EQUIPOS: $ y MATERIALES: $ En el caso que un investigador de un proyecto Colciencias, requiera trasladar recursos del rubro materiales al rubro equipos, con el fin de solicitar posteriormente la compra de un equipo, deberá tener en cuenta que podrá trasladar máximo $ del rubro materiales al rubro equipos (Sin autorización de Colciencias). 11

12 Página 12 de TRASLADOS DE FONDOS Cuándo es necesario realizar un traslado de fondos? Un traslado de fondos se realiza cuando se transfieren recursos a una Unidad Académica o Administrativa por concepto de servicios o bienes internos adquiridos. Cuando los recursos del proyecto son manejados a través de un Fondo Común (por ejemplo; los proyectos financiados en las convocatorias internas, con recursos del Fondo Común) no es posible realizar traslados internos de fondos por venta de servicios de la UIS, por ejemplo: no es posible que de un fondo común se pueda realizar un traslado para pagar un servicio de fotocopiado a la División de Publicaciones o el análisis de unas muestras realizado por otra dependencia. (Parece que cambió, los del fondo 1 y 3 no pueden hacer traslados de fondos al fondo 6, nos se pueden hacer traslados entre fondos diferentes) Qué debo hacer para solicitar un traslado de fondos? Para solicitar ante la VIE un traslado de fondos deberá diligenciar el formulario FIE 10. Con el formulario correctamente diligenciado, la VIE tramita el traslado de fondos ante la División Financiera Con cuánto tiempo de anticipación debo solicitar el traslado de fondos? La solicitud de traslado de fondos debe tramitarse mínimo con 3 días hábiles de anticipación Ejemplo de traslado de fondos: Un investigador con un proyecto de financiación externa, requiere pagar a la división de publicaciones $ por concepto de fotocopias, entonces diligencia el formulario FIE 10 indicando el monto, el concepto y el fondo al cual va a transferir el dinero. (Debe anexar cuenta de cobro) 2.4 CONTRATACIÓN Aspectos generales de la Contratación: Las solicitudes de gasto de los proyectos de financiación externa podrán gestionarse hasta con un (1) mes de antelación a la fecha de terminación pactada con la entidad financiadora (incluyendo prórrogas). Las solicitudes de Inversión (compra de equipos, libros, software, etc) de los proyectos de financiación externa podrán gestionarse hasta con (6) meses de antelación a la fecha de terminación pactada con la entidad financiadora. Los formularios de solicitud de trámites ante la VIE se encuentran en: 12

13 Página 13 de 55 De acuerdo con la Resolución 809 de 2005, el procedimiento para la contratación de bienes y servicios varía según la cuantía a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratación. CLASIFICACIÓN DE LAS CONTRATACIONES REQUISITO RANGO (smlmv) TIPO DE CONTRATO 1. CONTRATACION DIRECTA 0 a < 10 CONTRATO MINIMA CUANTIA 2. PLURALIDAD DE OFERTA 10 a < CONVOCATORIA PUBLICA 50 a < 300 CONTRATO SIMPLIFICADO 4. CONVOCATORIA PUBLICA 300 a < 500 CONTRATO FORMALIDADES 5. LICITACION PUBLICA > 500 PLENAS Conflicto de Interés Cuando se deba contratar servicios, comprar bienes o suscribir cualquier otro contrato es necesario que el investigador revise si tienen inhabilidades para suscribir el contrato, deberá analizar si tienen alguna relación de parentesco o afinidad con las personas a contratar (la inhabilidad aplica hasta el cuarto grado). El investigador debe revisar este aspecto, así no sea el Ordenador del Gasto, ni la persona que suscriba el contrato. En caso de tener alguna duda al respecto consulte su inquietud, pues quien considere que está o puede estar incurso en Conflicto de Intereses deberá advertirlo por escrito. Este aspecto es bastante importante ya que su incumplimiento tiene graves implicaciones. Tenga en cuenta que.la violación del régimen de conflicto de intereses será sancionado disciplinariamente. Se entenderá que los actores de los procesos se benefician o afectan, en todos los casos en que los efectos de la actuación apliquen a: 13

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15 Página 15 de Concepto técnico: Qué debo hacer para solicitar un concepto técnico? Si el bien a adquirir requiere Concepto Técnico es necesario que lo tramite ante la unidad asesora correspondiente A quién le solicito el concepto? - Adquisición de equipos de cómputo, servidores, redes, software y montaje de salas de informática: División de Servicios de Información. - Adquisición de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos y electromecánico: División de Mantenimiento Tecnológico. - Obras de carpintería de madera y metálica, pintura en madera y metálica, soldadura, obras eléctricas, albañilería y plomería: División de Planta Física. - Acerca de los procedimientos de contratación: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. - Actuaciones contractuales y en la valoración del componente jurídico de los procesos de negociación y en la configuración de los convenios de cooperación: Asesoría Jurídica Cotizaciones: Cuáles contrataciones requieren varias cotizaciones? Las contrataciones por valores superiores a 10 smmlv y menores o iguales a 50 SMMLV, requiere pluralidad de ofertas, es decir, se requieren varias cotizaciones del bien o servicio a adquirir, con el fin de escoger la oferta más beneficiosa económicamente. Qué información debe contener una Cotización? Por ello tenga en cuenta que la cotización incluya lo siguiente: 1. plazo de entrega del bien o servicio 2. Garantía ofrecida 3. Forma de pago 4. IVA discriminado 5. Razón social conforme aparecerá en la factura 6. NIT 7. Especificar si el proveedor pertenece al Régimen Común o al Simplificado Las cotizaciones deben ser comparables, a precio de mercado y estar vigentes. Todos los artículos que se van a comprar deben cumplir con este requisito. Es importante que el investigador verifique que el futuro proveedor cumple con el pago de parafiscales. 15

16 Página 16 de Pólizas 5 : Es importante que en cada contratación el investigador evalúe el riesgo de incumplimiento, mala calidad, pérdida del equipo a transportar, insuficiencia en el suministro de repuestos, y demás aspectos a considerar de acuerdo con el objeto del contrato, con el fin de constituir las pólizas necesarias que garanticen el adecuado desarrollo del proyecto. El proponente favorecido con la adjudicación del contrato, deberá constituir a su costo las garantías indicadas en la Orden, expedidas por una compañía de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia a favor de entidades estatales, las cuales permanecerán vigentes y no expirarán por revocatoria unilateral de las mismas y deberán reponerse en caso de que su valor se vea afectado por siniestros, por parte de la compañía de seguros, o en su defecto por parte del proponente, en aquellas garantías en las cuales la compañía de seguros no otorgara este amparo de reposición. De igual manera, en cualquier evento en que aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía. Cuáles son los tipos de pólizas exigidos por la Universidad? Los siguientes amparos contienen el mínimo básico de garantías sugeridas a contemplar en los diferentes procesos de contratación, pudiendo estos variar acorde a las exigencias especiales contempladas en los términos de referencia o pliegos de condiciones que se requieran en cada caso en particular o por las mayores coberturas de los servicios ofrecidos por el proponente: AMPARO DE SERIEDAD DE LA OFERTA CONCEPTO: Para el caso de la contratación de bienes, obras o servicios mayores de 50 SMMLV, se exigirá la garantía de seriedad, debiendo permanecer válida durante el periodo especificado en los términos de referencia o pliegos de condiciones, el cual debe ser suficiente para cubrir a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones por parte del proponente y, especialmente, la de suscribir el contrato objeto del proceso contractual en los términos que dieron base a la adjudicación. Esta garantía será devuelta a los proponentes que no resulten favorecidos, una vez que se determine que no se les adjudicará el contrato, excepto al segundo proponente en orden de elegibilidad a quien se le devuelve una vez se haya legalizado el contrato. CUANTIA Y VIGENCIA: El monto de de esta garantía especificado en los pliegos de contratación debe tener como mínimo el 10% del valor estimado del contrato. La garantía puede ser, garantía bancaria o póliza de compañía de seguros y tendrá una vigencia no inferior de 30 días adicionales al período de validez de las propuestas. 5 Anexo 02. Garantías. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN 16

17 Página 17 de 55 AMPARO DE ANTICIPO AMPARO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO AMPARO DE CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL BIEN O SERVICIO AMPARO DE PROVISIÓN DE REPUESTOS AMPARO PARA EL PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES AMPARO DE ESTABILIDAD DE LA OBRA CONCEPTO: Se solicitará para todos los casos en que se estipule el pago de un anticipo o pago anticipado. Cubre a la Universidad contra el uso o apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes entregados para financiar el cumplimiento de sus obligaciones. CUANTIA Y VIGENCIA: por un valor equivalente al 100% del mismo y con una vigencia igual a la del contrato u orden. CONCEPTO: Se asegura el cumplimiento del objeto y del contrato, de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones acordadas. CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por un periodo que incluya la vigencia del contrato y 4 meses más. CONCEPTO: Cubre a la Universidad de los perjuicios sufridos cuando en condiciones normales por uso, objeto contractual presenta deterioro debido a incumplimiento de los requisitos mínimos fijados en los términos o pliegos de condiciones y el contrato del bien o servicio contratado, por los perjuicios originados por el incorrecto funcionamiento de los equipos que suministre o instale el contratista. CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 1 año más, a partir de la entrega y recibo a satisfacción. CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento en el suministro de repuestos y accesorios previstos en los términos o pliegos de condiciones y el contrato. CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 3 años más, a partir de la entrega y recibo a satisfacción. CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionado con el personal utilizado por el contratista afianzado en la ejecución del contrato. CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 10% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 3 años más. CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el riesgo que durante el término estipulado y en condiciones normales de uso, la obra sufra deterioros imputables al contratista. CUANTIA Y VIGENCIA: por mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 5 años más a partir de la entrega y recibo a satisfacción. 17

18 RANGO SMMLV 0 a <10 REQUISITO CONTRATACION DIRECTA Esquema de Contratación de la Universidad CUADRO DE CONTRATACIÓN BIENES Y SERVICIOS CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) Formato para contratar Servicios: FIE-01 Formato Importación: FIE-15 y Solicitud Importación Div. Financiera FSI-01 Adjuntar cotización Adjuntar concepto técnico (si se requiere) Adjuntar liquidación de importación de la Oficina de Importaciones (Aplica sólo para solicitudes de Importación) Copia del RUT (Aplica sólo para proveedores nuevos) BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE: Orden de compra o pedido de suministros: Una vez la solicitud es procesada en el sistema financiero, autorizada y firmada por el ordenador del gasto, se envía la orden al proveedor, y este procede a realizar el servicio o a enviar el producto a la Universidad. SOLICITUD DE PAGO: Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen las especificaciones según la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma la factura en señal de aceptación. Si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura y los anexos a que haga referencia la orden deberán enviarse a la VIE, junto con el formato FIE La VIE realiza el trámite y envía a la División Financiera la documentación, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de éstos. El sistema genera los comprobantes de salida de almacén, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes. En caso de la adquisición de bienes que deben ser inventariados por la Universidad, la VIE tramita el pago de la factura y solicita telefónicamente o por correo electrónico que el investigador se acerque a firmar el ingreso del bien al inventario del investigador. Es importante que el investigador atienda con prontitud el llamado de la VIE. Cuando el investigador solicita al proveedor entregas parciales del pedido, es posible solicitar el pago parcial de la Orden, para ello deberá enviar a la VIE el formato de entrega de facturas, la factura y demás soportes solicitados en la Orden. PERSONAL CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? Formato: FIE-01 Por monto mayor o igual a 1 SMMLV. Adjuntar evaluación de la Hoja de Vida con visto bueno de la División de Recursos Humanos (En caso que el valor a pagar exceda el valor indicado por la escala salarial de la UIS, se requiere un V.B. del Vicerrector Administrativo). Copia del RUT. Cómo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones? Ver la respuesta a esta pregunta en el ítem Orden de Prestación de Servicios. BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE: En la VIE la Orden de Prestación de Servicio o la Orden de trabajo es procesada en el sistema financiero y autorizada por el Ordenador del Gasto; luego, se informa al beneficiario de la OPS, para que se acerque a la VIE a firmar la Orden. SOLICITUD DE PAGO: Orden de prestación de servicios o de consultoría: El investigador recibe del proveedor el producto o entregable, si se hubiere pactado. Verificar el cumplimiento del objeto contratado. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción. Orden de trabajo: El investigador debe verificar el avance de obra con visto bueno de la unidad asesora y elaborar actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensión, de reliquidación, según el caso. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción. Para solicitar el pago de la factura, se envía a la VIE el Formato FIE 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable) y de los recibos de pago de Seguridad Social durante la vigencia de la OPS. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma anticipada, durante los cinco primeros días de cada mes. La VIE envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago. 18

19 RANGO SMMLV 10 a < 50 REQUISITO PLURALIDA D DE OFERTA CUADRO DE CONTRATACIÓN BIENES Y SERVICIOS CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) Formato para contratar Servicios: FIE-01 Formato Importación: FIE-15 y Solicitud Importación Div. Financiera FSI-01 Adjuntar 3 cotizaciones Cuando una marca tiene un distribuidor exclusivo en el país, se puede omitir este requisito, siempre y cuando el investigador justifique consistentemente la necesidad de adquirir dicha marca. En tal caso, el distribuidor debe anexar certificado de exclusividad expedido por la Casa Matriz. Adjuntar concepto técnico (si se requiere) Definir garantías a exigir al proveedor, en caso de no requerirse concepto técnico. Adjuntar liquidación de importación expedida por la Oficina de Importaciones (Aplica sólo para solicitudes de Importación) BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: Orden de compra o pedido de suministros: Una vez la solicitud es procesada en el sistema financiero, autorizada y firmada por el ordenador del gasto, se envía la orden al proveedor, y este procede a realizar el servicio o a enviar el producto a la Universidad. SOLICITUD DE PAGO: Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen las especificaciones según la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma la factura en señal de aceptación. Si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura y los anexos a que haga referencia la orden de deberán enviarse a la VIE, junto con el formato FIE La VIE realiza el trámite y envía a la División Financiera la documentación, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de éstos. El sistema genera los comprobantes de salida de almacén, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes. En caso de la adquisición de bienes que deben ser inventariados por la Universidad, la VIE tramita el pago de la factura y solicita telefónicamente o por correo electrónico que el investigador se acerque a firmar el ingreso del bien al inventario del investigador. Es importante que el investigador atienda con prontitud el llamado de la VIE. Cuando el investigador solicita al proveedor entregas parciales del pedido, es posible solicitar el pago parcial de la Orden, para ello deberá enviar a la VIE el formato de entrega de facturas, la factura y demás soportes solicitados en la Orden. PERSONAL CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? Formato: FIE-01 Adjuntar evaluación de la Hoja de Vida con visto bueno de la División de Recursos Humanos (En caso que el valor a pagar exceda el valor indicado por la escala salarial de la UIS, se requiere un V.Bo. del Vicerrector Administrativo). Copia del RUT (Aplica sólo para proveedores nuevos) Cómo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones? Ver la respuesta a esta pregunta en el ítem Orden de Prestación de Servicios. BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: En la VIE la Orden de Prestación de Servicio o la Orden de trabajo es procesada en el sistema financiero y autorizada por el Ordenador del Gasto, luego, se informa al beneficiario de la OPS, para que se acerque a la VIE a firmar la Orden. SOLICITUD DE PAGO: Orden de trabajo: Verificar avance de obra con visto bueno de unidad asesora y elaborar actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensión, de reliquidación, según el caso. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción Orden de prestación de servicios o de consultoría: Recibe del proveedor informe de avance o informe final de actividades, si se hubiere pactado. Verificar el cumplimiento del objeto contratado. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfacción. Para solicitar el pago de la factura, se envía a la VIE el Formato FIE 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable) y de los recibos de pago de Seguridad Social durante la vigencia de la OPS. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma anticipada, durante los cinco primeros días de cada mes. La VIE envía la documentación a la División de Recursos Humanos y a la División Financiera, una vez verificada la documentación se tramita el pago. 19

20 RANGO SMMLV 50 a < 300 REQUISITO CONVOCATORIA PÚBLICA EN LA WEB (SUGERIDO: PREPLIEGOS 2 DÍAS HÁBILES Y PLIEGOS 3 DÍAS HÁBILES) CUADRO DE CONTRATACIÓN CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? -Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) -Formato para contratar Servicios: FIE-01 -Formato Importación: FIE-15 y Solicitud Importación Div. Financiera FSI-01 Adjuntar especificaciones técnicas y requerimientos de bienes y servicios Adjuntar liquidación de importación de la Oficina de Importaciones (Aplica sólo para solicitudes de Importación) BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: La VIE envía las especificaciones técnicas o requerimientos de los bienes o servicios solicitados (Definidas por el investigador) y el respectivo CDP a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, quien es la encargada de elaborar los términos de referencia preliminares si considera necesario de acuerdo a la naturaleza del objeto contractual. Para el caso de contratación de personal mediante OPS, solita a la División de Recursos Humanos visto bueno del valor estimado a pagar de acuerdo con la escala salarial de la UIS. Se elaboran los términos de referencia preliminares y la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión autoriza su publicación en la página Web a la División de Servicios de Información (Debe ser publicado por lo menos dos días hábiles antes de iniciar el proceso de selección). Luego, recibe las propuestas de los proveedores y junto con un comité evaluador realizan la evaluación de las propuestas y elabora el acta de adjudicación. Una vez se realiza el acta de adjudicación, la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, procesa en el sistema financiero la orden y el ordenador del gasto la autoriza y la firma, luego, se envía la orden al proveedor. SOLICITUD DE PAGO: Orden de compra y pedido de suministro: Cuando el investigador reciba el bien o servicio, deberá verificar que se cumplen las especificaciones según la factura de venta y la orden respectiva, luego, firmará la factura en señal de aceptación. Si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. Orden de prestación de servicios o de consultoría: se recibe del contratista informe de avance o informe final de actividades, si se requiere, con visto bueno del Interventor si se hubiere designado o contratado, verifica el cumplimiento del objeto contratado. Firma factura de venta, en caso de requerirse como constancia de recibo a satisfacción. Orden de Trabajo: verifica avance de obra o constata el cumplimiento del objeto contratado y suscribe actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista de suspensión, de reiniciación, de entrega y recibo final de obra y liquidación, según el caso, con visto bueno de la unidad asesora y del Interventor, si se hubiere designado o contratado. Firma factura de venta, si se requiere, como constancia de recibo a satisfacción. La factura y los anexos que mencione la orden de compra deberán enviarse a la VIE, junto con el formato FIE Estos documentos se envían a la División Financiera, para que tramite el pago de la factura. 20

21 RANGO SMMLV REQUISITO CUADRO DE CONTRATACIÓN CUÁLES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIÓN? -Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) -Formato para contratar Servicios: FIE-01 -Formato Importación: FIE-15 y Solicitud Importación Div. Financiera FSI-01 Adjuntar especificaciones técnicas y requerimientos de bienes y servicios Adjuntar liquidación de importación de la Oficina de Importaciones (Aplica sólo para solicitudes de Importación) 300 a < 500 CONVOCATORIA PÚBLICA EN LA WEB (PREPLIEGOS 2 DÍAS HÁBILES Y PLIEGOS 3 DÍAS HÁBILES) BREVE DESCRIPCIÓN DEL TRÁMITE INTERNO: La VIE envía las especificaciones técnicas o requerimientos de los bienes o servicios solicitados (Definidas por el investigador) y el respectivo CDP a la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, quien es la encargada de elaborar términos de referencia preliminares y autorizar su publicación en la página Web. Los términos de referencia que precedan la celebración de contratos deben ser publicados en la página Web de la Universidad por lo menos dos días hábiles antes de iniciar el proceso de selección. Luego la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, recibe las propuestas de los proveedores y junto con un comité evaluador realizan la evaluación de las propuestas y elabora la minuta de contrato, la cual es firmada por el Vicerrector. SOLICITUD DE PAGO: En caso de adquisición de bienes, la Unidad Académico-Administrativa verifica que la mercancía cumpla las especificaciones pactadas en el contrato y en la factura de venta, y tramita el visto bueno de la unidad asesora correspondiente, en caso de requerirse. Como constancia de recibo a satisfacción, la UAA firma la factura de venta, si la mercancía no cumple las especificaciones convenidas, se devuelve el producto al proveedor para su cambio o reposición, según el caso. En el caso de la adquisición de servicios o de consultoría es la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión, la encargada de recibir los informes de avance del contratista. Para obras civiles, elabora actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensión, de reiniciación, de entrega y recibo final de obra, según el caso, y se firman por el Director de contratación, el contratista y el interventor. El Director de contratación firma la factura de venta como constancia de recibo a satisfacción. 21