Análisis y clasificación del estado actual de las. metodologías existentes en gestión de proyectos

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1 Análisis y clasificación del estado actual de las metodologías existentes en gestión de proyectos Msc. Ing. Fernando Andrés Muñoz, Docente de Planta, Universidad Militar Nueva Granada Camilo A. Velásquez T, miembro del semillero Gestión Y Optimización de Proyectos de la Universidad Militar Nueva Granada Resumen El presente artículo de revisión tiene como objetivo presentar el estado actual de las principales metodologías existentes en la gestión de proyectos. Como resultado del artículo, se identifican áreas de investigación relacionadas con la organización, depuración y clasificación de la información relacionada con dichas metodologías, que apoye también al diseño de una matriz que permita el acceso rápido y oportuno a la información básica de la misma y mejoramiento en el trato de la información con el fin de agilizar el proceso de clasificación. De otra parte, se dejará sentada una base para trabajos futuros. En la cual investigadores y profesionales puedan encontrar una herramienta que facilite la consecución de información, dando un trato ágil, oportuno y actual de la misma. Palabras clave: Metodología, proyectos, Gestión.

2 Abstract This review article aims to present the current state of the principal existing methodologies in project management. As a result of the article, research areas related to the organization, purification and classification of information related to these methodologies, which also supports the design of a matrix enabling the rapid and timely access to basic information thereof and improvement are identified in the treatment of information in order to speed up the classification process. On the other hand, were left sitting a basis for future work. In which researchers and professionals can find a tool that facilitates the achievement of information, giving an agile, timely and current treatment of it. Key words: methodology, projects, management. I. Introducción Conocer y comprender las acciones que conlleva la palabra proyectos, es solo el paso preliminar en su entendimiento, pero saber que aplicar, como aplicar, y cuando aplicar una serie de métodos con el objetivo de identificar, formular y ejecutar un proyecto no es tarea sencilla, el vacío existente a la hora de planificar un proyecto es enorme, creando un franja de incertidumbre e inseguridad que desde su inicio afecta negativamente la consecución de los objetivos planteados, es por esto que se decide realizar el presente artículo como herramienta básica y de rápida compresión acerca de las metodologías existentes en la gestión de proyectos. El principal objetivo es proporcionar pautas para orientar a profesionales e investigadores que les permitan comprender la forma en que están establecidas

3 cada una de las metodologías actuales en gestión de proyectos y la manera de ejecutarlas correctamente. Si bien existen trabajos y artículos realizados acerca de diferentes metodologías en proyectos, no es fácil tener a la mano un documento que las recopile y las organice de manera comprensible y coherente, la principal contribución de este trabajo es la organización de la información por medio de herramientas rápidas de comprender, analizar y estudiar, tales como matrices, cuadros informativos y gráficos, se generará entonces un recopilado de información detallada, de fácil acceso acerca de ese estado actual de metodologías existentes, en el cual la información se encuentra actualizada y sea ubicada de manera rápida y oportuna. Este artículo está organizado de la siguiente manera; en la primera sección se encontrará una breve introducción a lo que es un proyecto y lo que comprende, después de esto se tocarán diferentes definiciones de la gerencia de proyectos, lo que es una metodología y en específico un metodología en proyectos, para luego realizar el análisis de las diferentes metodologías, su aporte, sus etapas, y sus principios claves que lo hacen una metodología diferente a las demás, entonces, se presentará dicha información de forma clara y ordenadamente para posterior a esto realizar un análisis, concluir al respecto y dejar las bases sentadas para trabajos futuros. II. Proyecto Existe una gran cantidad de autores que incursionan en elaborar una descripción de lo que es un proyecto; por ejemplo Baca (1989) refleja la idea de que un proyecto, independientemente de su definición y del sector al que pertenece, comprende la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema o la

4 resolución de una necesidad humana y la utilización de recursos ociosos disponibles. [1] [2] Figura 1. Formulación y evaluación de un proyecto Fuente: R. Ramón P., La formulación y la evaluación de proyectos con énfasis en el sector agrícola [1] Un proyecto es una propuesta técnica y económica para resolver un problema utilizando recursos humanos, materiales y tecnológicos disponibles mediante un conjunto de actividades descritas que comprenden una serie de estudios que permiten al ejecutor saber si es viable su realización. [3]

5 Figura 2. Fases llevadas a cabo en la formulación de un proyecto Fuente: M. Córdoba P., Formulación y evaluación de proyectos Un proyecto consta de cuatro fases principales que están orientadas a definirlo, caracterizarlo, ejecutarlo y evaluarlo; dichas fases son eje fundamental a la hora de la toma de decisiones y ver su viabilidad mediante la rentabilización del mismo. Figura 3. Entregables principales en un proyecto Fuente: Los autores.

6 Autor Definición Es la planificación, programación y control de las actividades del PMI [5] proyecto para lograr el rendimiento y el costo, en el tiempo planeado, dentro de un alcance de trabajo acordado y de calidad, usando los recursos eficientemente y eficazmente. La gerencia de proyectos implica líderes excepcionales que hacen que Alan Randolph, Barry Posner [6] las cosas sucedan. Buscan que el trabajo se haga dentro de los límites de tiempo y de presupuesto y con la calidad deseada. Dada la naturaleza única de un proyecto, en contraste con los procesos u operaciones de una organización, administrar un proyecto requiere de habilidades y competencias específicas. Por la Magnitud de las inversiones y por las expectativas creadas en los Juan J. Miranda [7] potenciales usuarios o consumidores por la necesidad de dejar satisfechos a los propietarios en la etapa de ejecución es preciso diseñar y montar un modelo organizativo y ejecutivo de especial relevancia que se suele llamar gerencia de proyectos. La gerencia de proyectos exige técnicas y habilidades gerenciales Tito Hernández [8] específicas, como Gerente se tiene a cargo un proceso que tiene un principio y tiene un fin y que se utiliza para tener metas determinadas dentro de los objetivos específicos. Francisco Toro, Germán B. [9] Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados al inicio.

7 Gerencia de proyectos Metodología Según la real academia española describe que una metodología es un Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica o en una exposición doctrinal [4]. Para este caso particular de estudio se definirá una metodología como un conjunto de actividades que están ordenadas mediante una serie de pasos a realizar con el objetivo de plantear y ejecutar un proyecto. Metodología en gestión de proyectos La metodología en gestión de proyectos se constituye en una productiva estrategia que cumple con el objetivo de crear contextos significativos para los diferentes proyectos, respondiendo a los requisitos fundamentales y básicos que se exigen para llevar a cabo dicho proyecto. [10] Según diferentes autores el origen de las metodologías en Gestión de proyectos puede ubicarse a comienzos del siglo XX, teniendo en cuenta la aparición de los primeros métodos. Muchos están de acuerdo en que se podría situar con la aparición del Diagrama de Gantt, en 1917, esta fue la primera gran innovación en la Gestión de Proyectos con manejo disciplinario, y tiene lugar cuando Henry Gantt desarrolla el diagrama que lleva su nombre.[11] Otro punto en el que concuerdan diferentes autores es en la llegada de la metodología PERT (Program Evaluation and Review Technique) y CPM (Critical Path Method) los cuales llegan a mediados de los 50. [12]. De la evolución en estos

8 conceptos se desprende lo que hoy día se conoce como el ciclo de la gestión de proyectos que puede verse representado en la figura 4. Figura 4. Integración de la gestión de proyectos Fuente: Los autores. III. Estado Actual De las Metodologías en proyectos Metodología Definición Su origen es la USAID (agencia para el desarrollo internacional de estados unidos), es adoptada por Marco Lógico [13][14] [15][16] [17] organizaciones internacionales y la unión europea. Busca reducir al máximo posible el umbral de incertidumbre que siempre existe tras una decisión. Es también una herramienta analítica, desarrollada en 1969, para la gestión de proyectos orientados a procesos, divididos en: insumos, actividades, resultados, objetivo específico y objetivo global.

9 Etapas: 1. Diseño e Identificación 2. La definición 3. La valoración 4. Ejecución y supervisión 5. Evaluación *Incrementa la precisión de los proyectos. *Clarifica el propósito de un proyecto. *Relaciona los objetivos con las actividades. *Analiza el entorno desde el inicio. *Evalúa todos los resultados obtenidos. *Facilitar sostenibilidad a largo plazo. La metodología Scrum es usada actualmente en el reino unido; Es una metodología ágil y flexible cuyo objetivo es maximizar el retorno de la inversión. En Scrum se realizan SCRUM [18][19] [20][21] entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se deben obtener resultados pronto, los requisitos son cambiantes, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales.

10 Etapas: 1. Identificación de Sprints (Fases cortas días) 2. Generación de Sprints. 3. Fase product blacklog. 4. Compromisos para el siguiente sprint. *Cumplimento de expectativas al cliente. *Flexibilidad a cambios a solicitud de clientes y evolución del mercado objetivo deseado. *Reducción del Time to Marquet para clientes. *Mayor productividad al eliminar la burocracia y motivar al equipo de trabajo. Originalmente desarrollado por la CCTA, desde 1989 se viene usando como un estándar para la gestión de proyectos, sobre todo en el Reino Unido. Es un método estructurado de gestión de proyectos. Es una aproximación a las buenas prácticas PRINCE2 [22][23] [24][25] para la gestión de todo tipo de proyectos. El método divide los proyectos en fases manejables permitiendo el control eficiente de los recursos, está "basado en los productos", es decir, los planes del proyecto se centran en obtener resultados concretos. Etapas: 1. Justificación comercial continua.

11 2. Aprender de la experiencia. 3. Roles y Responsabilidades definidos. 4. Gestión por Fases. 5. Gestión por excepción. 6. Orientación a productos. 7. Adaptación. *Se centra en la justificación del negocio. *Estructura organizacional definida para el equipo de administración del proyecto. *El abordaje de planificación es basada en el producto. *Énfasis en dividir el proyecto en fases manejables y controlables. *Flexibilidad para ser aplicado a un nivel apropiado al proyecto. Fundada en 1969, es una de las organizaciones de profesionales más importantes a nivel mundial en PMI [27][28] [29][30] [31][32] prácticamente todas las industrias, Principalmente en los EEUU. Es una guía de estándares internacionales, provee un marco de referencia formal para desarrollar proyectos, guiando y orientando a los gerentes de proyectos sobre la forma de avanzar en los procesos y pasos necesarios para la construcción de resultados.

12 Etapas: 1. Selecciona los procesos apropiados. 2. Enfoques fijos para requisitos de producto. 3. Cumple con los requisitos para satisfacer necesidades. 4. Equilibra las demandas concurrentes. *Iniciación: Define el proyecto y sus fases. *Planificación: Define los objetivos y la planificación para lograrlos. *Ejecución: Compuesto por aquellos procesos realizados para completar las especificaciones del mismo. *Seguimiento y Control: Mide y supervisa el progreso y desempeño del proyecto. *Cierre: Formaliza la aceptación del producto y termina el proyecto. El Desarrollo rápido de aplicaciones se origina en 1977 consiste en un ciclo de desarrollo corto basado en tres fases RAD [33][34] [35][36] [37] (Requisitos, Diseño y Construcción), es un proceso de desarrollo de software. El método comprende el desarrollo interactivo, la construcción de prototipos y el uso de utilidades CASE (Computer Aided Software Engineering), tiende a englobar también la usabilidad, utilidad y la rapidez de ejecución.

13 Etapas: 1. Prevenir presupuestos rebasados. 2. Prevenir incumplimiento de fechas. 3. Diseño aceptable para el cliente y desarrolladores. 4. Limitar la exposición del proyecto. 5. Ahorra tiempo de desarrollo final. * Desarrolladores construyen y depuran el prototipo basado en los requisitos actuales. * Diseñadores revisan el prototipo. * Clientes prueban el prototipo y depuran los requisitos. * Los cambios para los que no hay tiempo no se realizan. * Los requisitos secundarios se eliminan para cumplir el calendario. Se origina en 1972 por un grupo de ingenieros y administradores británicos llamada internet uk, en 1975 internet uk cambia su nombre a APM (Association for Project APM [38][39] [40][41] Management) y se convierte en una sociedad de responsabilidad limitada. En 1992 lanza la calificación certificada administración de proyectos APM. Etapas: 1. Conocimiento. 2. Desarrollo profesional.

14 3. Membresía. 4. Internacional. 5. Gobierno y administración. APM posee una estructura de 7 Llaves, en cuyo interior se definen 52 procesos así: *Contexto de la Administración del Proyecto. *Planificación de la estrategia. *Ejecución de la Estrategia. *Negocios y Comercio. *Organización y Gobierno. * Gente y la Profesión. Fue desarrollado por Rational Software, actualmente propiedad de IBM, es la metodología estándar más utilizada para el análisis, diseño, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos en los estados unidos, Su RUP [42][43] [44][45] objetivo es asegurar la producción de software de alta calidad para satisfacer a los usuarios. El RUP mejora la productividad del equipo ya que permite que cada miembro pueda acceder a la misma base de datos. Etapas: 1. Inicio. 2. Elaboración.

15 3. Construcción. 4. Transición. *Forma disciplinada de asignar tareas y responsabilidades. *Desarrollo iterativo. *Administración de requisitos. *Uso de arquitectura basada en componentes. *Control de cambios. *Modelado visual del software. * Verificación de la calidad del software. Conocido como modelo clásico, o modelo lineal secuencial. Él método de la cascada es considerado como el enfoque clásico para el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, está es una secuencia de actividades(o etapas), que no pueden CASCADA [46][47] [48][49] [50] realizarse sin completar la etapa inmediatamente anterior. Etapas: 1. Requisitos. 2. Diseño. 3. Implementación. 4. Verificación. 5. Mantenimiento.

16 *Propone actividades secuenciales, claramente agrupadas dentro de fases de desarrollo. * Propone hacer un análisis intensivo de requerimientos. * El levantamiento de requerimientos es muy riguroso y los Analistas definen todos los requerimientos. * La fase no puede iniciar sin que la fase anterior haya sido revisada y aceptada. Es una evolución de método clásico en cascada (Waterfall) y se considera un método de desarrollo incremental. En él se permite el solapamiento de varias etapas con el objetivo de flexibilizar y alcanzar resultados funcionales en etapas tempranas, El modelo incorpora un nuevo elemento llamado "análisis de riesgos" y está considerada como un método de ESPIRAL [51][52] desarrollo rápido y eficiente. Es adecuada para proyectos en los que se tienen claros los objetivos finales pero no todos los detalles de implementación. Etapas: 1. Análisis de requerimientos. 2. Diseño del sistema. 3. Etapas de construcción. 4. Test y evaluación.

17 * Desarrollo de proyectos en donde los objetivos están definidos pero todos los detalles no están establecidos al principio. * Es adaptable, algunos de los requerimientos pueden cambiar durante el ciclo de desarrollo. * Apela a una gestión de proyecto ordenada. * Es posible mantener constantes los recursos de desarrollo. *Permite conseguir funcionalidad en etapas tempranas. Fue desarrollado en el Reino Unido en los 90's por un consorcio de proveedores y de expertos en la materia. Se basa en programación rápida de aplicaciones y se considera la primera metodología ágil, considera al cliente como un miembro más del equipo de desarrollo; el diseñador del sistema se encarga de presentar una propuesta y el cliente DSDM [53][54] [55] dará su punto de vista. Surge como una consecuencia de los fracasos de desarrollo de software y sistemas de información. Además lucha contra la creciente insatisfacción por ello asegura reducir el tiempo empleado, los costes y mejorar la calidad. Etapas: 1. Pre-proyecto 2. Estudio de viabilidad 3. Estudio de negocio

18 4. Iteración de modelado funcional 5.Iteración de diseño y desarrollo 6. Implementación 7. Post-desarrollo *La implicación activa de los usuarios. *Miembros tienen autonomía para tomar decisiones. *Entrega frecuente de incrementos operativos del producto. * El principal criterio de prioridad es el objetivo y la salud del negocio. * Desarrollo iterativo e incremental con cambios. Es una metodología ágil para pequeños y medianos equipos, desarrollando software cuando los requerimientos rápidamente cambian, XP asume el cambio como algo natural, y que, indefectiblemente, en alguna etapa de un XP [56][57] [58][59] [60] proyecto sucede. Se realiza el software que el cliente solicita, alentando a los programadores a responder a los requerimientos cambiantes que plantea el cliente en cualquier momento. Etapas: 1.Exploración 2.Planificación 3.Iteraciones por entregas

19 4.Producción 5.Mantenimiento 6. Muerte * Rápida retroalimentación * Asume la simplicidad * Cambios incrementales * Acepta el cambio * Trabajo de calidad * Comunicación abierta y honesta * Mediciones honestas * Pequeña inversión inicial * Trabaja con los instintos de las personas Es una metodología basada en la práctica para modelado efectivo de sistemas de software, es una colección de prácticas, guiadas por principios y valores que pueden ser aplicados por profesionales de software en el día AM [61][62] a día. AM no requiere una secuencia de ideas sino que su flexibilidad abarca y dirige el comienzo y fin de la misma. Etapas: 1. Análisis. 2. Diseño. 3. Implementación.

20 4. Test. 5. Transición. *Satisface su propósito. *Es inteligible. *Es suficientemente precisa. * Es suficientemente consistente. * Es suficientemente detallado. * Aporta valor positivo. * Es lo más simple posible. Fue desarrollada por Jeff De Luca y Peter Coad en los 90. Esta metodología se enfoca en iteraciones cortas, que permiten entregas tangibles del producto en un periodo corto de tiempo. Feature Driven Development es un enfoque ágil para el desarrollo de sistemas, hace énfasis en las fases de FDD [63][64] [65] diseño y construcción. Comprende aspectos de calidad durante todo el proceso y al contrario de otras metodologías, FDD afirma ser conveniente para el desarrollo de sistemas críticos. Etapas: 1. Develop and Overall Model 2. Build a feature List. 3. Plan by feature.

21 4. Desing by feature. 5. Build by feature. *Se preocupa por la calidad, incluye un monitoreo constante del proyecto. *Contrarresta el exceso de presupuesto, y el entregar menos de lo deseado. *Se obtienen resultados periódicos y tangibles. *Iteraciones cortas que producen un software funcional. *Utiliza pequeños bloques que contienen la funcionalidad del sistema. *Organiza los bloques que están relacionados entre sí. Metodología en gestión de proyectos desarrollada por la Gerencia de Proyecto Verde Global (GPMG) para desarrollar proyectos con énfasis en la disminución del impacto ambiental negativo, desarrollada entre 2008 y 2011 fue PRISM [66][67] [68] creada para que cada área esté totalmente integrada con los objetivos de sostenibilidad de la empresa. Es la única metodología que presta atención a las cuestiones ambientales. Etapas: 1. Personas. 2. Planeta.

22 3. Perfil. 4. Proceso. 5. Producto. * Facilidad de uso. * Enfoques directos. * Enfoque práctico, social y ambiental. * Concepto del plan de gestión de sostenibilidad. Es una metodología de gestión de proyectos que fue creada para proporcionar toda la información necesaria para administrar, dirigir y gestionar cualquier tipo de proyecto en forma eficiente. Es utilizada para gestionar todos aquellos trabajos no repetitivos. Metodología líder en la dirección de proyectos y servicios de TEEN STEP [69] consultoría que ayuda a implantar un sistema para servir mejor a los clientes Etapas: 1. Definir el trabajo. 2. Elaborar el plan de trabajo y presupuesto. 3. Gestionar el plan de trabajo y presupuesto. 4. Gestionar problemas. 5. Gestionar el alcance. 6. Gestionar las comunicaciones.

23 7. Gestionar los riesgos. 8. Gestionar la documentación. 9. Gestionar la calidad. 10. Gestionar los indicadores. * Permite ganar tiempo. * Permite ahorrar costos. *Pone en práctica estrategias en la empresa. * Aporta soluciones a todas las partes implicadas en el proyecto. * Ofrece seguridad en el proyecto. * Ofrece flexibilidad de actividades. * Se utiliza en todos los sectores. Fue Creada en 1994, y se originó del análisis de equipos de proyectos y grupo de productos, ha sido usado por la Microsoft como su método para desarrollo de soluciones de MSF [70][71] [72] software. Es un conjunto de ingeniería de software, procesos, principios y prácticas para lograr el éxito en el desarrollo del ciclo de vida. Es regido por ciclos o iteraciones. Los ciclos se repiten hasta que el proyecto sea concluido. Etapas: 1. Fase de Estrategia y alcance.

24 2. Fase de Planificación y prueba de concepto. 3. Fase de Estabilización. 4. Fase de despliegue. * Disciplina de análisis de riesgos que ayuda al proyecto. *Vinculación con el cliente. *Facilidad de soporte y mantenimiento. *Es adaptable, se puede utilizar para proyectos de cualquier magnitud. * Incentiva al trabajo en equipo y la colaboración. IV. Conclusiones Se puede afirmar que el manejo de un método y más aún la elección del mismo dice mucho del desarrollo y sobre todo del futuro de un proyecto, ya que influye directamente en sus resultados y en la consecución de sus objetivos, es por esto que un paso fundamental que a veces se obvia es la elección de la metodología a seguir y los pasos que se deben dirigir y proyectar como equipo de trabajo. Si bien un proyecto depende de muchos factores e innumerable cantidad de variables que son las que influyen directa e indirectamente en el mismo se puede seguir un lineamiento ordenado y claro, que permita a cada tipo de proyecto el lograr sus metas propuestas, así mismo no se puede contar con la ventaja de saber cuál metodología es mejor que otra puesto que es algo imposible de descifrar y

25 dependerá en su totalidad del tipo de proyecto y de cómo se desee plantear, ejecutar, desarrollar y evaluar el mismo. Como parte esencial se debe destacar que esto no es el final, sino que abre innumerables puertas en cuanto a la gerencia de proyectos, creando oportunidades de investigación y desarrollo de nuevas formas de abordar temas relacionados, los investigadores encontrarán una guía detallada y podrán elegir con total confianza que línea desean seguir y profundizar. V. Bibliografía [1]R. Ramón P., La formulación y la evaluación de proyectos con énfasis en el sector agrícola, editorial Euned, 2005 pág [2]G. Baca U., Evaluación de proyectos, quinta edición, editorial Mc Graw Hill, pág [3]M. Córdoba P., Formulación y evaluación de proyectos, segunda edición, editorial Ecoe, Pág [4]D. Ibarra J., Diccionario de la lengua castellana compuesto por la real academia española, Madrid, impresor de cámara S.M. y de la real academia. [5] Proyect Management Institute (PMI). Proyect Management body of knowledge. Estados Unidos, PMBOK, [6] Gerencia de proyectos, Cómo dirigir exitosamente equipos de trabajo, W. Alan Randolph, Barry Z. Posner

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