A. SISTEMAS. 1. Generalidades de los Sistemas

Transcripción

1 CAPITULO II MARCO TEORICO SOBRE SISTEMAS, ADMINISTRACION DE EMPRESAS, ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS, SELECCIÓN DE RECUROS HUMANOS, SISTEMA ACHI Y EVALUACION DEL DESEMPEÑO. A. SISTEMAS 1. Generalidades de los Sistemas Actualmente esta muy de moda la teoría de los sistemas. Como cualquier teoría nueva reviste a los ojos de sus usuarios un carácter mágico. La teoría de los sistemas es, ante todo, un primer enfoque de una eventual formalización de los grandes sectores de las ciencias económicas, políticas y sociales. En este sentido la teoría de los sistemas puede ser aplicada a todo tipo de organizaciones ya que presenta un modelo conceptual que permite simultáneamente el análisis y la síntesis de la organización en un medio complejo y dinámico. Las partes de la organización se presentan como subsistemas interrelacionados dentro de un macro sistema. Estas interacciones obligan a una integración del sistema total, de manera que el todo es mayor que la suma de las partes o, al menos, diferente de ella. De igual modo la organización es un sistema abierto cuya interacción con el ambiente se da en forma dinámica. 21 Partiendo de las aseveraciones anteriores la aplicación de los sistemas facilitan la unificación de las diferentes funciones y actividades en los que se mueven las empresas, los cuales han sido usados como marco de referencia para la integración de las organizaciones modernas de cara a los nuevos retos que se presentan día a día en este mundo globalizado. 21 "Administración de Recursos Humanos" 2ª Edición Idalberto Chiavenato, Pág

2 2. Definiciones de Sistemas De acuerdo al criterio de diferentes autores, se presentan una serie de definiciones que ayudan a tener un amplio conocimiento de estos, tal como se muestra a continuación. a) Es un conjunto ordenado de componentes o elementos interrelacionados, interdependientes e interactuantes, que tienen por finalidad el logro de objetivos determinados en un plan, este concepto fue dado por Cajizo Pérez, Hugo O. en la Teoría General de Sistemas. b) Es un conjunto de partes coordinadas para lograr un conjunto de metas. 22 c) Establece que todas las cosas se interrelacionan, todos los objetos están sistemáticamente relacionados entre si de tal manera que si un objeto se mueve tiene técnicamente un efecto, o efectos sobre todos los otros objetos del universo. 23 d) Cualquier conjunto de acciones o disposiciones de seres o cosas que a través de su estructura o su desempeño, es factible percibir un ordenamiento lógico y en donde cada parte integrante coadyuve de acuerdo a un plan, al logro de un fin común, esta definición fue dada por José Ovidio Portillo y otros de la tesis de Graduación. Conceptos Básicos de Teoría Administrativa para la Enseñanza Universitaria., San Salvador, El Salvador, e) Según Idalberto Chiavenato, un sistema puede definirse como "un conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito operando como datos/ energía/ materia unidos al ambiente que rodea el sistema para suministrar información/ energía/ materia". 22 C. West Churchman. El Enfoque de Sistemas, Ed. Diana, México Nota Técnica INCAE,

3 3. Principios de los Sistemas La integración o coherencia no son dos propiedades separadas, puesto que son los extremos de una misma propiedad y prestan cierto grado de integración, equifinalidad y jerarquización para la unificación de los diferentes campos en los que se mueve la empresa tal como se describe a continuación. 3.1 Principios de Integración La teoría general de los sistemas es análoga al principio o de las partes integrantes dentro de un todo. Por lo tanto el principio de integración es vital en el concepto de sistemas. Entre los principios de integraron según Jhonson, Kast y Rosenwing se pueden mencionar: a) El todo es primario y las partes secundarias. b) La integración es la condición de la interrelacionalidad de las muchas partes dentro de un todo. c) Las partes así constituidas forman un todo indisoluble en el cual todo o ninguna parte puede ser afectada sin afectar todas las otras partes. d) El papel que juegan las partes depende del propósito para el cual existe el todo. 3.2 Principio de Equifinalidad El fundamento de este principio, sugiere que el administrador no necesariamente debe buscar la solución óptima sino diversas soluciones satisfactorias; buscar la 64

4 solución óptima rígidamente, es propiedad de los sistemas cerrados, que conciben a los organismos sociales como una simple relación causa-efecto. La equfinalidad implica el logro de resultados finales con diferentes condiciones iniciales y de múltiples maneras, con diferentes insumos y finalidades; en síntesis, disponer de una variedad de alternativas satisfactorias que las caracterizan como sistema abierto. 3.3 Principio de Jerarquizacion Consiste en que todo sistema, es dependiente de otro y a la vez otros dependen de él. En general, todos los sistemas físicos, biológicos y sociales pueden ser considerados en un sentido jerárquico. Un sistema esta compuesto de subsistemas de orden menor lo que ha su vez forman parte de un sistemas de orden mayor. Por tanto, existe jerarquía entre los elementos o componentes de todo sistema. 4. Clasificación de los Sistemas Todo sistema existe y funciona en un ambiente. Ambiente es todo lo que rodea a un sistema y sirve para proporcionar los recursos que requiere la existencia del sistema, además, es en donde el sistema arroja sus resultados y aunque es una fuente de recursos e insumos, también lo es de contingencias y amenazas para el sistema Según el modo como interactúan con el ambiente. a) El Sistema Cerrado: tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y guardan entre sí una razón de causa 24 Ídem, Pág

5 y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida determinada (efecto); por esta razón, el sistema cerrado también se denomina mecánico o determinista. El mejor ejemplo de sistema cerrado lo constituyen los motores, las máquinas y la mayor parte de la tecnología inventada por el hombre. b) El Sistema Abierto: posee numerosas entradas y salidas para relacionarse con el ambiente externo, las cuales no están bien definidas; sus relaciones de causa y efecto son indeterminadas. Por esta razón, el sistema abierto también se llama orgánico. Son ejemplos de este sistema las organizaciones en general y las empresas en particular, todos los sistemas vivos y especialmente el hombre. 4.2 En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos a) Sistemas Físicos o Concretos: cuando están compuestos por equipos, por maquinaria y por objetos y cosas reales. Pueden ser descritos en términos cuantitativos de desempeño. b) Sistemas Abstractos: cuando están compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas. En realidad, en ciertos casos, el sistema físico (hardware) opera en consonancia con el sistema abstracto (software). Es el ejemplo de una escuela con sus salones de clases, pupitres, tableros, iluminación, (sistema físico) para desarrollar un programa de educación (sistema abstracto); o un centro de procesamiento de datos, en el que el equipo y los circuitos procesan programas de instrucciones al computador. 66

6 4.3 Con relación a su origen los sistemas pueden ser naturales o artificiales a) Sistemas Naturales o Artificiales: Están compuestos por sistemas creados o hechos por el hombre y que las organizaciones e instituciones la utilizan para la realización de diferentes actividades, distinción que apunta a destacar la dependencia o no en su estructuración por parte de otros sistemas. 5. Elementos de los Sistemas Los sistemas constan de cuatro elementos fundamentales y esenciales para la realización y unificación de los resultados, los cuales ayudan a un mejor análisis y procesamiento de la información desde su inicio hasta la finalización de este, tal como se describe a continuación. a) Entradas: todo sistema recibe entradas o insumos del ambiente circundante. Mediante las entradas (imputs) el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición. b) Procesamiento: es el núcleo del sistema; transforma las entradas en salidas o resultados. Regularmente, lo constituyen subsistemas especializados en procesar cada clase de recurso o insumo recibido por el sistema. c) Salidas: son el resultado de la operación del sistema. Mediante éstas (outputs) el sistema envía el producto resultante al ambiente externo. d) Retroalimentación: es la acción que las salidas ejercen sobre las entradas para mantener el equilibrio del sistema. La retroalimentación constituye, por lo tanto, una acción de retorno. La retroalimentación es positiva cuando la salida estimula y amplía la entrada para incrementar el funcionamiento del sistema; es negativa 67

7 cuando la salida restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema. ESQUEMA Nº 2 INTERREALCIÓN DE LOS ELEMENTOS DE UN SISTEMA Ambiente Entradas o productos Operación o Procesamiento (Conversión o transformación) Salidas o resultados Ambiente (Importación) Retroalimentación (Exportación) Fuente: "Administración de Recursos Humanos" 2ª Edición, Idalberto B. ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS 1. Generalidades de la Administración de Empresas Es de mucha importancia conocer el proceso evolutivo que ha tenido la administración de empresas desde sus inicios, ya que ésta es una de las ciencias que puede ser aplicada a cualquier tipo de actividad. Se puede decir, que la administración a experimentado cambios profundos y amplios en su significado, de modo que el administrador, ya sea director de empresa, gerente de departamento, jefe o incluso líder de equipo, se convirtió en una figura indispensable en todas las clases posibles de organizaciones humanas durante los últimos años. La mejor 68

8 manera de demostrar el cambio profundo y la ampliación del significado de la palabra administración es recorrer con rapidez su trayectoria y seguir a grandes rasgos los pasos graduales de la historia de las empresas y la teoría de la administración. 2. Breve Historia de las Empresas Durante su larga historia y hasta mediados del siglo XVIII las empresas se desarrollaron con gran lentitud. No obstante siempre existió el trabajo organizado y dirigido en la historia de la humanidad, la historia de las empresas - y sobre todo la historia de su administración - es un capítulo reciente, iniciado hace poco tiempo. A partir de 1776, después de la invención de la máquina de vapor por James Watt ( ) y su consiguiente aplicación en la producción, surgió una nueva concepción de trabajo que modificó por completo la estructura social y comercial de la época, y en casi un siglo provoco profundos y rápidos cambios políticos, sociales y económicos, mucho mayores que todos los cambios ocurridos en el milenio anterior. Este periodo, conocido como la Revolución Industrial, se inició en Inglaterra y se extendió con rapidez por todo el mundo civilizado de la época. La Revolución Industrial sustituyó el primitivo taller del artesano por la industrialización y preparó el camino para el surgimiento de las modernas empresas y los desafíos de administrarlas, la historia de las empresas puede dividirse en seis etapas 25, las cuales se describen en la siguiente tabla. 25 "Administración", Idalberto Chiavenato, 2da. Edición 69

9 TABLA Nº 23 LAS SEIS ETAPAS DE LA HISTORIA DE LAS EMPRESAS ETAPA DURACION DESCRIPCION 1. Artesanal 2. Transición hacia la globalización 3. Desarrollo industrial 4. Gigantismo industrial 5. Moderna Desde la antigüedad hasta 1780 Desde 1780 hasta 1860 (Primera Revolución Industrial) Desde 1860 hasta 1914 (Segunda Revolución Industrial) Desde 1914 hasta 1945 (Entre las dos guerras mundiales) Desde 1945 hasta 1980 (Desde la posguerra hasta la actualidad) En esta etapa el régimen productivo se basa en los talleres de los artesanos y en la mano de obra intensiva y no calificada empleada en la agricultura. Es la etapa de la industrialización naciente, de la mecanización de los talleres y de la agricultura, los dos elementos representativos son el carbón y el hierro que adquieren una enorme importancia dentro del desarrollo de los países. Los dos grandes componentes de esta etapa son el acero y la electricidad. Se reemplaza al hierro por el acero como material industrial y el vapor por la electricidad y por los derivados del petróleo, se desarrolla la maquinaria con la aparición del motor de explosión y el eléctrico. En este periodo las empresas alcanzan tamaños enormes y realizan operaciones internacionales y multinacionales. Predominan las aplicaciones técnico - científicas y se enfatiza en materias petroquímicas. Esta etapa marca una clara separación entre los países desarrollados, los subdesarrollados y los países en desarrollo. El avance tecnológico es sorprendente y se aplica con más rapidez a fines comerciales a través de productos y procesos más sofisticados. Se fabrican nuevos materiales sintéticos y se utilizan nuevas formas de energía, así mismo aparecen nuevas tecnologías que permiten agilizar las comunicaciones. 6. Globalización Desde1980 hasta la actualidad En esta etapa las empresas se enfrentan a la incertidumbre de lo que acontece a su alrededor y de lo que pueda ocurrir en el futuro, se afrontan también a una aguda competencia, a las dificultades para comprender las acciones del mercado y las de sus competidores. FUENTE: Administración, Idalberto Chiavenato, 2ª Edición. Cap Breve Historia de la Teoría de la Administración La teoría de la administración (TA) es, en ciertos aspectos, una consecuencia de la teoría de las organizaciones (TO), un medio de operar conceptos e ideas respecto de las organizaciones. La teoría de la administración, que estudia la administración de las organizaciones en general y las empresas en particular, es una teoría en creciente expansión y ampliación. Comenzó como una teoría dedicada inicialmente a estudiar algunos pocos aspectos y variables de la organización y se orientó solo 70

10 hacia los problemas más concretos e inmediatos desde el punto de vista de su aplicación; luego, fue expandiéndose y ampliando su objeto de estudio de manera paulatina. Además, la expansión y ampliación no fueron uniformes, sino que cambiaron enormemente con las escuelas y teorías administrativas y con los aspectos y variables que cada una de ellas considero pertinentes para fundamentar conclusiones o solucionar los problemas más importantes que enfrentaban en esa época. La historia de la teoría de la administración es reciente y comienza a principios del siglo XX. Puede resumirse en cinco etapas diferentes que se superponen, cada una de las cuales destaca un aspecto importante de la administración, estas etapas son: 3.1 La escuela de la Administración Científica A través de esta escuela se logra una gran eficiencia industrial, esta escuela fue iniciada a comienzos del siglo XX por el ingeniero estadounidense Frederick W. Taylor ( ), considerado el fundador de la teoría de la administración científica. Este tuvo muchos seguidores como Gantt, Gilbert, Emerson. Ford, Barth y otros. En el siguiente esquema se presentan los principios fundamentales que Taylor determinó como la base del enfoque científico de la administración. ESQUEMA Nº 3 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA DE TAYLOR Principio de Planeación. Sustitución de reglas prácticas por conceptos científicos (conocimientos organizados). Principio de ejecución. Distribuir de manera distinta las funciones y las responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTIFCA DE TAYLOR Principio de preparación. Seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo con sus actitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan más y mejor. Principio de control. Controlar el trabajado para certificar que se ejecuta de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. FUENTE: Administración, Idalberto Chiavenato, 2ª Edición. Cap. 1 71

11 3.2 Propuesta Administrativa de Henri Fayol Posteriormente surge la propuesta administrativa de Fayol, a través de una serie de principios que prescriben el comportamiento del administrador. La teoría de Fayol se caracteriza por su enfoque eminentemente prescriptivo y normativo, es decir como debe conducirse el administrador en todas las situaciones del proceso administrativo y cuales son los principios generales que debe seguir para obtener la máxima eficiencia, con posterioridad los seguidores de Fayol fueron autores neoclásicos como Koontz y O Donnel, Dale, Newman, Alberts y otros. En 1916 surgió un marco explícito y amplio de referencias para el proceso administrativo, Henri Fayol publicó un libro en el que resumía sus experiencias administrativas. Identifico cinco funciones y 14 principios de administración. Las cinco funciones son: planeación, organización, mando, coordinación y control, los 14 principios se enumeran y definen en la siguiente tabla. 1. División del Trabajo TABLA Nº 24 LOS 14 PRINCIPIOS DE LAS ADMINISTRACIÓN DE FAYOL PRINCIPIO DESCRIPCION Dividir el trabajo en tareas especializadas y asignar responsabilidades a personas específicas. 2. Autoridad Delegar autoridad junto con la responsabilidad. 3. Disciplina Definir las expectativas y castigar las violaciones. 4. Unidad de Mando Cada empleado debía asignarse solamente a un supervisor. 5. Unidad de Dirección Los esfuerzos de los empleados debían centrarse en lograr los objetivos de la organización. 6. Subordinación de Interés de lo individual a lo general El interés general debe predominar. 7. Remuneración Recompensar en forma sistemática los esfuerzos que apoyan la dirección de la organización. 8. Centralización Determinar la importancia relativa de las funciones de los superiores y los subordinados. 9. Cadena Escalar Mantener la comunicación dentro de la cadena de mando. 10. Orden Ordenar los trabajos y el material para que apoyen la dirección de la organización. 11. Equidad La disciplina y el orden aumentan el compromiso de los empleados. 12. Estabilidad y Duración Promover la lealtad y la permanencia de los empleados. 13. Iniciativa Alentar a los empleados para que actúen por su cuenta en apoyo de la dirección de la organización 14. Unión del Personal Promover la unidad de intereses entre los empleados y la administración. FUENTE: ADMINISTRACIÓN: UNA VENTAJA COMPETITIVA, Thomas Bateman, Scott Snell; 4ª Edición 72

12 3.3 Teoría de la Burocracia Luego aparece la Teoría de la Burocracia, con un enfoque relacionado con la estructura organizacional surgió con Max Weber ( ), sociólogo alemán considerado el fundador de esta teoría, la cual se basa en la identificación de ciertas características de la organización formal orientada exclusivamente hacia la racionalidad y la eficiencia, basada también en una serie de principios que según Weber debe poseer el tipo ideal de burocracia. 3.4 Teoría Estructuralista La Teoría Estructuralista se desarrollada a partir de los estudios sobre limitación y rigidez del modelo burocrático, considerado un modelo típico de sistema cerrado muy mecanicista y fundamentado en la teoría de la máquina. A partir del modelo burocrático, los estructuralistas introdujeron el concepto de sistema abierto en el estudio de la organizaciones e intentaron conciliar en el aporte de las teorías clásicas y humanísticas de la TA. Este enfoque humanista tuvo en Elton Mayo ( ) y Kurt Lewin ( ) sus principales precursores y quienes tuvieron seguidores importantes como: Roethlisberger, Dickson, Homans, Lippitt, Dubin y otros. Los principales aportes de la teoría de las relaciones humanas a la TA se concentran en el esfuerzo de humanizar la empresa. 3.5 Teoría del Comportamiento La teoría del comportamiento de la organización es el segundo enfoque humanístico surgió con el libro de Herbert A. Simón, O comportamiento administrativo, publicado en 1947, en el cual el autor desarrolla una teoría de las decisiones, según la cual la decisión es mucho mas importante que la ejecución posterior. Este enfoque reúne una gran constelación de autores muy conocidos como: McGregor, Likert; Maslow; 73

13 Herzberg; Porter y otros e intenta desarrollar y comparar estilos de administración capaces de potenciar las motivaciones individuales de los miembros de las organizaciones y reducir las incongruencias y los conflictos entre los objetivos organizacionales y los objetivos individuales de los miembros. 4. Definición de Administración La administración es una de las ciencias que ha sido mayormente estudiada, esto debido a que es utilizada para toda actividad del ser humano, tanto económica, política de negocios, así como en lo personal; es por ello que numerosos estudiosos han dedicado su investigación al estudio de esta ciencia. A continuación se presentan las definiciones de administración de algunos de ellos. a) Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado. 26 b) Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana. 27 c) Según Koontz y O Donnell, la administración es la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes. d) Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular E. F. L. Brech Admón. De Empresa Teoría y Práctica 1ª parte Agustín Reyes Ponce Pág J. D. Mooney Admón. De Empresa Teoría y Práctica 1ª parte Agustín Reyes Ponce Pág Peterson and Plowman Admón. De Empresa Teoría y Práctica 1ª parte Agustín Reyes Ponce Pág

14 5. Características de la Administración La administración se aplica a todo tipo de actividad con el propósito de proporcionar los lineamientos que faciliten la consecución de los objetivos que se persiguen, esto lo hace gracias a la flexibilidad y adaptabilidad de la misma a los diferentes quehaceres, y a que posee características específicas que la diferencian. Las características de la administración se describen a continuación: 5.1 Su Universalidad El fenómeno administrativo se da donde quiera que exista un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en el Ejército, en la Empresa, en una Sociedad Religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existen variantes accidentales. 5.2 Su Especificidad Aunque la administración va acompañada de otros fenómenos de índole distinta (por ejemplo: en la empresa funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, y jurídicas.), el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser: un magnifico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador. 5.3 Su Unidad Temporal Aunque se distinguen etapas, fases y elementos del fenómeno administrativos este es unido y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, por ejemplo: al hacer los planes, no se deja de mandar, de controlar y de organizar. 75

15 5.4 Su Unidad Jerárquica Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social participan, en distintos grados y modalidades de la misma administración. Así, en una empresa forman: un solo cuerpo administrativo desde el gerente general hasta el último mayordomo Importancia de la Administración La administración proporciona elemento útiles al organizador y al gerente que se deben considerar para el adecuado funcionamiento de la empresa, es por ello que su importancia radica en que: a) La administración se da donde quiera que exista un organismo social, aunque lógicamente sea más necesaria cuanto mayor y más compleja sea ésta. b) El éxito de un organismo social depende directa e indirectamente, de su buena administración, y solo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, con que ese organismo cuenta. c) Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que, por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar sino fuera a base de una administración sumamente técnica. d) Para las empresas medianas y pequeñas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de sus elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, en los que, indiscutiblemente, son superadas por sus grandes competidoras. 29 "Administración Contemporánea" Juan Gerardo Garza Treviño, 1ra Edición 76

16 e) La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia en el campo económico social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas tendrá que serlo Proceso Administrativo El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuales se efectúa la administración. Marca las etapas que se deben seguir para lograr la acción de administrar, de gestionar, de manejar, de aplicar esfuerzos en la organización. El proceso administrativo puede ser aplicado incuestionablemente a cualquier tipo de empresa existente, sus fases fundamentales se resumen en planeación, organización, integración, dirección y control, aunque diferentes estudiosos en este campo han dividido el proceso en otras fases más, las cuales pueden estar también incorporadas en las antes mencionadas. ESQUEMA Nº 4 PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACION CONTROL ORGANIZACION Proceso Administrativo DIRECCION INTEGRACION FUENTE: ADMINISTRACIÓN: UNA VENTAJA COMPETITIVA, Thomas Bateman, Scott Snell; 4ª Edición 30 E. F. L. Brech Admón. De Empresa Teoría y Práctica 1ª parte Agustín Reyes Ponce 77

17 Con el objetivo de comprender mejor en qué consiste cada una de estas cinco etapas que conforman el proceso administrativo, a continuación se presenta el significado de cada una de ellas: 7.1 Planeación Es la fase del proceso administrativo que predetermina un curso de acción a seguir. Permite decidir que hacer antes de hacerlo, como la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro. La planeación es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos, establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación Tipos de Planes Los gerentes tratan diariamente con diferentes tipos de planes; algunos se refieren a una sola actividad o individuo en tanto que otros pertenecen a todo un departamento o a toda la compañía. Existen diferentes tipos de planes de los cuales la planeación se vale para que su realización sea la adecuada dentro de la empresa. La clasificación de los diferentes tipos de planes se muestra en la siguiente tabla: 31 George A. Steiner 78

18 TABLA Nº 25 CLASIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE PLANES TIPO DE PLAN Propósitos o Misiones Objetivos o Metas Estrategias Políticas Procedimientos Reglas Programas Presupuestos CONCEPTO Los propósitos y misiones dentro de la empresa identifican la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Los objetivos y metas son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, integración, dirección y control. Las estrategias son la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas, son guías de acción en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Las reglas, son aquellos tipos de planes que exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado, que habitualmente se apoyan en presupuestos. Los presupuestos son una formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos. FUENTE: "Administración : una perspectiva global" Koontz y Weihrich. 11ª. Edición Cap Pasos de la Planeación La mejor manera de garantizar el éxito en la planeación se puede realizar mediante el desarrollo de los siguientes pasos, los cuales constituyen las acciones a seguir para el logro de los objetivos y metas de la organización. 79

19 Los pasos de la planeación que se exponen en el siguiente esquema son de aplicación general y su uso garantiza la obtención de resultados eficientes en el desarrollo de esta etapa del proceso administrativo: ESQUEMA Nº 5 PASOS DE LA PLANEACION PASO 1: ATENCIÓN A LAS OPORTUNIDADES A la luz de: Mercado, Deseos de los clientes, fortalezas y debilidades. PASO 5: COMPARACION DE LAS ALTERNATIVAS CON BASE A LAS METAS PROPUESTAS Qué alternativas nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas? PASO 2: ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS Dónde quisiéramos estar y qué deseamos hacer y cuándo. PASO 6: ELECCION DE UNA ALTERNATIVA Selección del curso de acción que seguiremos. PASO 3: CONSIDERACIÓN DE PREMISAS DE LA PLANEACION En qué condiciones (internas o externas) operarán nuestros planes? PASO 7: FORMULACION DE PLANES DE APOYO Como planes para: compra de equipo, de materiales, desarrollo de nuevos productos. PASO 4: IDENTIFICACIÓN DE ALTERNATIVAS Cuáles son las alternativas más promisorias para el cumplimiento de los objetivos? PASO 8: CONSERVACIÓN DE PLANES EN CIFRAS MEDIANTE PRESUPUESTOS Desarrollo de presupuestos como: volumen de ventas y precio de ventas, gastos de operación necesarios para los planes, inversión de capital FUENTE: "Administración : una perspectiva global" Koontz y Weihrich. 11ª. Edición Cap Organización Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, 80

20 correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social Importancia de la organización Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son: a) Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización. b) Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. c) Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. d) Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. e) Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades Pasos de la Organización Existe una lógica fundamental para la organización por lo cual se puede decir que el proceso de organización consta de seis pasos básicos, los cuales se muestran en el siguiente esquema. 81

21 ESQUEMA Nº 6 PASOS DE LA ORGANIZACION 1. Objetivos de la empresa 2. Objetivos, políticas y planes de apoyo 3. Identificación y clasificación de las actividades requeridas 4. Agrupación de actividades según recursos y situaciones 5. Delegación de autoridad 6. Coordinación horizontal y vertical de relaciones de autoridad e información FUENTE: "Administración : una perspectiva global" Koontz y Weihrich. 11ª. Edición Cap Integración Esta fase consiste en ocupar y mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento, selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación o desarrollo tanto de los candidatos como de los empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas Etapas de la Integración La integración comprende cuatro etapas, por medio de las cuales se busca desarrollar esta fase de la mejor manera. Estas etapas son: a) Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa. 32 "Administración : una perspectiva global" Koontz y Weihrich. 11ª. Edición Cap

22 b) Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo. c) Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional. d) Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia. 7.4 Dirección Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa. La dirección es el proceso consistente en influir en los individuos para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales Importancia de la Dirección La dirección es trascendental porque: a) Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización. b) A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional. 83

23 c) La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. d) Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control. e) A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione. 7.5 Control La fase del control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos Pasos del Control Las técnicas y sistemas de control son esencialmente las mismas trátese de dinero en efectivo, procedimientos de oficina, moral de empleados, calidad del producto o cualquier otra cosa. Donde quiera que se le encuentre y cualquiera que sea el control, siempre constará de tres pasos, los cuales se muestran en el esquema siguiente: ESQUEMA Nº 7 PASOS DEL CONTROL 1. Establecimiento de Normas 2. Medición del Desempeño 3. Corrección de las Variaciones FUENTE: "Administración : una perspectiva global" Koontz y Weihrich. 11ª. Edición Cap. 7 84

24 8. Clima Organizacional de las Grandes Empresas Hoteleras 8.1 Generalidades del Clima Organizacional El clima organizacional se refiere al ambiente interno existente entre los miembros de una empresa, y está estrechamente relacionado con su grado de motivación. Es la cualidad o propiedad del ambiente organizacional percibida o experimentada por los miembros de la empresa, y que influye en su comportamiento. Se refiere a las propiedades de la motivación en el ambiente organizacional, es decir, a los aspectos internos de la empresa que conducen a despertar diferentes clases de motivación en los miembros, el clima organizacional tiende a mostrarse favorable y positivo; si el ambiente organizacional frustra la satisfacción de las necesidades de los miembros, el clima organizacional tiende a mostrarse desfavorable y negativo. El clima organizacional puede percibirse dentro de la amplia gama de características cualitativas: saludable, malsano, cálido, frío, incentivador, desmotivador, desafiante, neutro, animador, amenazador, de acuerdo con la manera como cada participante realiza sus transacciones con el ambiente organizacional, y pasa a percibirlo en función de estas. En términos mas prácticos, el clima organizacional depende del estilo de liderazgo utilizado, de las políticas y de los valores existentes, de la estructura organizacional, de las características de las personas que participan en la empresa, de la naturaleza del negocio (ramo de actividad de la empresa) y de la etapa de vida de la empresa Definición de Clima Organizacional a) El Clima se refiere a las características del medio ambiente de la Organización en que se desempeñan los miembros de ésta, estas características pueden ser externas o internas. Estas características son percibidas directa o indirectamente 85

25 por los miembros que se desempeñan en ese medio ambiente, esto último determina el clima organizacional, ya que cada miembro tiene una percepción distinta del medio en que se desenvuelve. 33 b) El Clima Organizacional es un cambio temporal en las actitudes de las personas que se pueden deber a varias razones: días finales del cierre anual, proceso de reducción de personal, incremento general de los salarios. Por ejemplo cuando aumenta la motivación se tiene un aumento en el Clima Organizacional, puesto que hay ganas de trabajar, y cuando disminuye la motivación éste disminuye también, ya sea por frustración o por alguna razón que hizo imposible satisfacer la necesidad Factores que conforman el clima organizacional ESQUEMA Nº 1 FACTORES QUE CONFORMAN EL CLIMA ORGANIZACIONAL FUENTE: Comportamiento Organizacional Stephen Robbins Los factores extrínsecos e intrínsecos de la Organización influyen sobre el desempeño de los miembros dentro de la organización y dan forma al ambiente en 33 Hampton, R David Administración. Mc Graw Hill. 34 Ídem. Pág

26 que la organización se desenvuelve. Estos factores no influyen directamente sobre la organización, sino sobre las percepciones que sus miembros tengan de estos factores. La importancia de este enfoque reside en el hecho de que el comportamiento de un miembro de la organización no es el resultado de los factores organizacionales existentes (externos y principalmente internos), sino que depende de las percepciones que tenga el trabajador de cada uno de estos factores. Sin embargo, estas percepciones dependen en buena medida de las actividades, interacciones y otra serie de experiencias que cada miembro tenga con la Organización. De ahí que el Clima Organizacional refleja la interacción entre características personales y organizacionales. 35 C. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 1. Generalidades de la Administración de Recursos Humanos La administración constituye el modo de lograr que las cosas se hagan de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos. La administración debe coordinar los recursos humanos y los recursos materiales para conseguir los objetivos. Los recursos organizacionales - sean materiales, financieros, humanos o mercado lógicos - requieren procesos complejos de administración. Se necesita conseguirlos en el ambiente, aplicarlos dentro del sistema, mantenerlos, desarrollarlos y controlarlos para que el sistema sea eficaz y eficiente. En el caso de los recursos humanos, las organizaciones no existen sólo para agrupar personas, en otras palabras, agrupar personas no constituye un objetivo de las organizaciones, pero 35 Goncalves, Alexis Fundamentos del clima organizacional. Sociedad Latinoamericana para la calidad (SLC) 87

27 constituyen uno de los elementos indispensables de toda organización sin ellos no podrían llegar al logro de sus objetivos. La administración de recursos humanos es un área en la que influyen varias disciplinas; incluye conceptos de psicología industrial y organizacional, sociología organizacional, ingeniería industrial, derecho laboral, ingeniería de seguridad, medicina laboral, ingeniería de sistemas y cibernética, es por ello que se le considera una de las funciones más complejas dentro de la organización 2. Definiciones de la Administración de Recursos Humanos a) La administración de los recursos humanos consiste en la planeación, la organización, el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces de promover el desempeño eficiente del personal, en la medida en que la organización representa el medio que permite a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa e indirectamente con el trabajo. 36 b) Administración de recursos humanos significa conquistar y mantener personas en la organización que trabajen y den el máximo de sí mismas con una actitud positiva y favorable. Está definición fue dada por Agustín Reyes Ponce. c) La administración de recursos humanos, se refiere a los conceptos y técnicas necesarias para llevar a cabo los aspectos relacionados con la "gente" o recursos humanos de un puesto administrativo "Administración de Recursos Humanos" 2ª Edición, Idalberto Chiavenato; Pág "Administración de Personal" 6ª Edición, Gary Dessler, Pág. 2 88

28 3. Objetivos de la Administración de Recursos Humanos Los objetivos de la administración de recursos humanos derivan los objetivos de la organización. Toda empresa tiene como uno de sus objetivos la elaboración y la distribución de algún producto (un bien de producción o de consumo) o la prestación de algún servicio (como una actividad especializada). Paralelos a los objetivos de la empresa, la administración de recursos humanos debe considerar los objetivos individuales de los miembros. Los principales objetivos de la administración de recursos humanos son: 38 a) Crear, mantener y desarrollar un conjunto de recursos humanos con habilidades y motivación suficientes para conseguir los objetivos de la organización. b) Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales que permitan la aplicación, el desarrollo y la satisfacción plena de los recursos humanos y el logro de los objetivos individuales. c) Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos disponibles. 4. Técnicas de la Administración de Recursos Humanos Algunas técnicas de la administración de recursos humanos se aplican directamente a las personas, que son los sujetos de aplicación; otras, como las utilizadas en el ambiente externo e interno se aplican a las personas, bien sea a través de los cargos que ocupan, mediante planes o programas globales o específicos. 38 Ídem 89

29 Existen otras técnicas de administración de recursos humanos que apuntan hacia la obtención y el suministro de datos, en tanto que otras son, en lo fundamental, decisiones que se toman con base en los datos. A continuación se describen algunas de las técnicas utilizadas en las administración de recursos humanos: a) Técnicas de administración de recursos humanos y su vinculación con los ambientes externo e interno de la organización. TABLA Nº 26 TECNICA DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN EL AMBIENTE EXTERNO E INTERNO Técnicas utilizadas en el ambiente externo Técnicas utilizadas en el ambiente interno Investigación de mercado de recursos humanos Reclutamiento y selección Investigación de salarios y beneficios Relaciones con el sindicato Relaciones con instituciones de formación profesional Legislación laboral Análisis y descripción de cargos Evaluación de cargos Capacitación Evaluación del desempeño Plan de carreras Plan de beneficios sociales Política salarial Higiene y seguridad Fuente: "Administración de Recursos Humanos" 2ª Edición, Idalberto Chiavenato; Pág. 107 b) Técnicas de la administración de recursos humanos aplicadas directamente sobre las personas o indirectamente a través de los cargos ocupados o de los planes globales o específicos. 90

30 ESQUEMA Nº 8 TECNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS APLICADAS DIRECTAMENTE E INDIRECTAMENTE A LAS PERSONAS TECNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Aplicadas directamente sobre las personas Cargos ocupados Aplicadas indirectamente sobre las personas Planes genéricos Reclutamiento Entrevista Selección Integración Evaluación del desempeño Análisis y descripción de cargos Evaluación y clasificación de cargos Planeación de recursos humanos Plan de carreras Banco de datos Fuente: "Administración de Recursos Humanos" 2ª Edición, Idalberto Chiavenato; Pág. 107 c) Técnicas de administración de recursos humanos que suministran datos y decisiones de administración de recursos humanos basadas en datos. ESQUEMA Nº 9 TECNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS BASADAS EN DATOS Técnica de ARH que Proveen datos Decisiones basada en datos 1. Análisis y descripción de cargos, reclutamiento y selección, entrevista. 1. Admisión de personal 2. Estudios de tiempos y movimientos 2. Establecimiento de patrones de producción. 3. Evaluación del desempeño, bases de datos, registros de rotación de Personal. 3. Promociones, transferencias, readmisiones y desvinculamiento 4. Evaluación de cargos, análisis del mercado de salarios 4. Determinación de Salarios 5. Capacitación de supervisores 5. Supervisión Fuente: "Administración de Recursos Humanos" 2da. Edición Idalberto 91

31 5. Políticas de la Administración de Recursos Humanos Las políticas de administración de recursos humanos se refieren a la manera como las organizaciones aspiran a trabajar con sus miembros para alcanzar por intermedio de ellos los objetivos organizacionales, a la vez que cada uno logra sus objetivos individuales. Cada organización pone en práctica la política de recursos humanos que más convenga a su filosofía y a sus necesidades. Una política de recursos humanos debe abarcar lo que la organización quiere en los aspectos siguientes: 5.1 Políticas de alimentación de recursos humanos: a) Dónde reclutar (fuentes de reclutamiento dentro y fuera de la organización), cómo y con qué reclutar (técnicas de reclutamiento preferidas por la organización) los recursos humanos que la organización requiera. b) Criterios de selección de recursos humanos y patrones de calidad para la admisión, en cuanto se refiere a las aptitudes físicas e intelectuales, experiencia y capacidad de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de cargos que exista en la organización. c) Cómo integrar con rapidez y eficacia a los nuevos miembros en el ambiente interno de la organización. 5.2 Políticas de aplicación de recursos humanos: a) Cómo determinar los requisitos básicos de la fuerza de trabajo para el desempeño de las tareas y atribuciones del conjunto de cargos de la organización. 92

32 b) Criterios de planeación, distribución y traslado interno de los recursos humanos, considerando la posición inicial y el plan de carreras, definiendo las alternativas de posibles oportunidades futuras dentro de la organización. c) Criterios de evaluación de la calidad y de la adecuación de los recursos humanos mediante la evaluación del desempeño. 5.3 Políticas de mantenimiento de recursos humanos: a) Criterios de remuneración directa de los empleados, teniendo en cuenta la evaluación del cargo y los salarios en el mercado de trabajo, y la posición de la organización frente a esas dos variables. b) Criterios de remuneración indirecta de los empleados, teniendo en cuenta los programas de beneficios sociales más adecuados a las necesidades existentes en los cargos de la organización considerando la posición de la organización frente a la actividad del mercado de trabajo. c) Cómo mantener motivada la fuerza de trabajo, con la moral en alto, y participativa y productiva dentro del clima organizacional adecuado. 5.4 Políticas de desarrollo de recursos humanos: a) Criterios de diagnóstico y programación de preparación y rotación constante de la fuerza de trabajo para el desempeño de las tareas y atribuciones dentro de la organización. b) Criterios de desarrollo de recursos humanos a mediano y largo plazo, revisando la realización continua del potencial humano en posiciones gradualmente elevadas en la organización. 93

33 c) Creación y desarrollo de condiciones capaces de garantizar la buena marcha y la excelencia organizacional, mediante el cambio de comportamiento de los miembros. 5.5 Políticas de control de recursos humanos: a) Cómo mantener una base de datos capaz de suministrar la información necesaria para realizar los análisis cuantitativos y cualitativos de la fuerza de trabajo disponible en la organización. b) Criterios para mantener auditoria permanente en la aplicación y la adecuación de las políticas y de los procedimientos relacionados con los recursos humanos de la organización. 6. La Administración de Recursos Humanos como Proceso La administración de recursos humanos consta de subsistemas interdependientes, como se indica a continuación; estos subsistemas son: a) Subsistema de alimentación de recursos humanos: Que incluye la planeación de recursos humanos, investigación de mercado de mano de obra, reclutamiento y selección. b) Subsistema de aplicación de recursos humanos: Que implica análisis y descripción de cargos, integración o inducción, evaluación del mérito o del desempeño, movimiento de personal (en sentido horizontal, vertical o diagonal) c) Subsistema de mantenimiento de recursos humanos: Que comprende remuneración (administración de salarios), planes de beneficios sociales, higiene y seguridad en el trabajo, registros, controles de personal y relaciones laborales. 94