Propuesta Para la Evaluación de una Red de Computadoras

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1 Propuesta Para la Evaluación de una Red de Computadoras Patricia Luna Vilchis, Lilia López Vallejo, Ricardo Chaparro Sánchez Facultad de Informática, Universidad Autónoma de Querétaro, Av. Universidad Esq. Gabino Barreda, s/n, Querétaro, Qro., 76110, Querétaro, Qro. Resumen. En este trabajo se presenta una propuesta construida a partir de la aplicación de técnicas de evaluación de proyectos de inversión aplicados a otras áreas, y extrapolando dicha experiencia al área de informática, considerándola como una especialización dentro del área de finanzas y agregando las consideraciones técnicas necesarias para su buen funcionamiento. Ya que en la evaluación de proyectos intervienen diferentes disciplinas como estadística, investigación de mercado, de operaciones, ingeniería económica; el resultado de esta interacción, es un estudio completo de la viabilidad técnica, económica y financiera para decidir la realización de la inversión. La aplicación de esta metodología se encuentra en fase experimental ya que el funcionamiento de un proceso económico sólo se puede calificar a mediano y largo plazo. 1 Introducción Conforme crece una empresa es necesaria una ampliación de la capacidad actual de cómputo a través de la instalación de redes de área local, lo que incrementa la eficiencia en las operaciones de la empresa y en sus servicios de consultas, almacenamiento y manipulación de la información. La instalación de una red al igual que toda inversión de bienes y servicios debe analizarse bajo tres aspectos: cuantificar la necesidad del servicio, resolver el aspecto técnico de ingeniería y complementar la decisión con un análisis económico. Así, con un estudio de mercado se conocen aspectos tales como el servicio a ofrecer, el comportamiento de los precios y el análisis de la oferta; con los estudios técnicos y administrativos se puede determinar la localización y forma de operación del proyecto pero siempre será necesario llevar a cabo una formulación y evaluación financiera que determine la conveniencia de arriesgar los recursos y las fuentes de financiamiento para llevar a cabo el proyecto. Para este estudio, se debe considerar que un proyecto de redes, se puede clasificar de dos maneras: Que el proyecto se lleve a cabo con fines de lucro, como un negocio independiente, que tendrá beneficios y gastos propios, o que el proyecto se lleve a cabo como parte de las labores administrativas de la empresa. Si una red no produce por sí misma ingresos en la empresa, se pueden prescindir de algunos estudios económicos, pero si la infraestructura informática trabaja bajo un esquema descentralizado en que ella es su propio negocio, es responsable del desarrollo de los proyectos de software y de la administración de dicha área, con los parámetros financieros que sean necesarios. Sea cual sea el tipo de proyecto, la decisión final sobre su estructura involucra al cliente, a la empresa que da el servicio y a las fuentes de financiamiento, por lo que un buen

2 estudio financiero constituye la pauta para llevar a cabo el trabajo con base en la información precedente. 2 Estado del Arte Hoy en día una red de área local es indispensable para cualquier empresa como lo indica B. Urbina [1] ya que al instalar una red de área local se libera espacio de almacenamiento de las computadoras al compartir paquetes de software a través de la red. Sin embargo, en una red se tienen factores restrictivos para la mayoría de las empresas, como son la demanda de servicio y la disponibilidad de dinero, que se compensan con una mejora en la eficiencia de la utilización y el tiempo de operación de los equipos conectados a la red. Otra limitante señalada por W. S. Humphrey [2] es que la productividad de un proyecto de software, se ve afectada por el tamaño del producto, por lo que un proyecto complejo tomará más tiempo para diseñarse, implementarse y probarse, lo anterior hace que no sea fácil llevar a cabo un estudio financiero de una red, así I. Jacobson [3] establece que las fórmulas de estimación económica, dependen del tamaño del producto final y que las organizaciones pueden ajustar las variables de estimación según su experiencia, pero que los proyectos de negocios siempre precisan de gran cantidad de investigación y todas las iteraciones necesitan respaldo financiero. Así mismo, T. Gilb [4] menciona que no existen métodos confiables para hacer estimación cuantitativa de costos y tiempo de proyectos, lo más aproximado que se tiene a un método de estimación consiste en utilizar la experiencia pasada de otros proyectos. Riggs [5] por otra parte sostiene que los sistemas por computadora son muy costosos y que la medición y evaluación de los atributos depende del tipo de ellos; valor presente neto, tasa interna de retorno, la razón costo beneficio y período de recuperación de la inversión, son medidas utilizadas como criterios de medición. Un análisis de sensibilidad ayuda a determinar cuanto varían los valores de los atributos. 3 Metodología utilizada Aunque cada proyecto sea único y distinto a los demás, La metodología propuesta tiene la característica de poder adaptarse a cada uno de ellos, esto es, la evaluación de un proyecto de red, es similar a la evaluación de cualquier proyecto, aunque la decisión final es completamente personal, pues el método únicamente da las bases para una mejor elección. La figura 1, muestra la vinculación entre los tres elementos mencionados, donde la evaluación económica engloba a los otros dos. Fig. 1. Elementos a considerar en un proyecto de instalación de redes. En general cualquier proyecto consta como ya se mencionó anteriormente de la cuantificación de las necesidades, el estudio técnico, y la evaluación económica. El estudio de factibilidad demostrará la demanda para justificar la instalación y operación de la red, los recursos

3 tecnológicos y económicos necesarios para instalarla y operarla y la rentabilidad de la inversión. La secuencia de la propuesta es: Establecer los antecedentes y marco de desarrollo. Recopilar los datos de demanda y oferta y planeación de demanda insatisfecha. Definir las tareas a realizar, costos y precios de venta, análizar necesidades del cliente y sistema, definir las actividades de los programas y cursos de capacitación necesarios. Llevar a cabo la evaluación técnica del proyecto, la cual debe incluir especificación y diseño del sistema, tipo de desarrollo e instalaciones, adquisición e instalación de equipo y prueba del sistema. Estimar horas de trabajo, costos y gastos con base al alcance, a la experiencia y a las actividades del proyecto. Los parámetros para llevar a cabo la estimación son: Costo de horas de personal: % de horas y distribución de la carga de trabajo en cada categoría. Proporción de esfuerzo según áreas funcionales; Contingencias de personal en torno al número de horas estimadas para mitigar posibles sobreesfuerzos; Costos de desplazamientos de personal. Efectuar la evaluación financiera y económica que muestre definitivamente la factibilidad del proyecto de red. En la figura 2, se puede observar la secuencia de esta propuesta. Fig. 2. Propuesta para la evaluación financiera de una red 3.1 Introducción Se establece la detección de las necesidades, oportunidades y requerimientos del proyecto, contestando algunas preguntas básicas como son el por qué, para qué del proyecto y del producto, antecedentes de otros proyectos similares, colaboración con proyectos, entre otros. 3.2 Cuantificación de la demanda del servicio. Se debe realizar un estudio de mercado sobre el producto para determinar la demanda que depende de las necesidades del usuario. Ésta se puede medir de varias maneras: Relacionando los servicios de la red con el tiempo empleado para lograrlos, Mb demandados con cantidad de usuarios, o a través de métodos cualitativos en ausencia de datos cuantificables o para justificar mejor los anteriores. 3.3 Cuantificación de la oferta de una red de computadora. Se mide la capacidad de servicio disponible para procesar datos en la empresa y tomar una decisión de inversión; para ello, se muestra la evolución de la oferta de procesamiento de información en n años y se estudia la relación entre dicha oferta, tiempo de respuesta, número de usuarios, y de terminales. Un documento de oferta muestra un proyecto en tiempo y costo adecuados y calificado técnicamente, considerando también parámetros no cuantificables como: avance de la tecnología, restricción en el presupuesto, etc. El documento de oferta debe considerar: introducción, antecedentes, alcance, riesgos, planes y personal clave, oferta económica con precio, forma de pago, actividades, materiales, y síntesis final con los requisitos satisfechos.

4 Finalmente se debe realizar un estudio comparativo de demanda y oferta estudiadas determinando demanda potencial insatisfecha, y los recursos que sean necesarios para el procesamiento de la información. 3.4 Estudio técnico. En este apartado se estudian los ciclos del proyecto desde las especificaciones preliminares hasta la entrega del proyecto y se identifica lugar y tamaño idóneos de la red y protección adecuada de datos. a) Especificación y diseño de un sistema de red. Para definir la especificación y diseño de una red, se pueden tomar diferentes consideraciones, seguir algún estándar comercial, estándares internacionales o técnicas altamente probadas. En la realización del proyecto se especificará que es lo que será aplicado de forma clara y precisa. b) Localización de las instalaciones: Se debe establecer un lugar físico óptimo de la red y sistemas de protección de los recursos de la empresa, considerando factores relevantes como áreas de tránsito, temperatura, acceso y evacuación y asignando un peso a cada factor. c) Tamaño óptimo de las instalaciones: Es necesario tomar en cuenta la capacidad del equipo y factores que condicionan el tamaño del mismo. d) Sistema de protección de software y de recursos humanos: Con políticas adecuadas de contratación, capacitación y evaluación de desempeño se garantiza el monitoreo y seguridad de datos. 3.5 Análisis económico. El análisis económico consiste en obtener cifras monetarias de costos y utilidades para tomar una decisión basada en criterios financieros. Para ello se han considerado los siguientes conceptos tomando como base los estudios presentados por Ajenjo [6] a) Conceptos a considerar únicamente en un proyecto de inversión con fines de lucro: Los siguientes rubros se consideran para conocer estados financieros en una empresa lucrativa: Capital de trabajo. Son activos y pasivos que se recuperan a corto plazo y no están sujetos a amortización. Si es para apoyar las labores administrativas se omite pues se considera dentro de los estados financieros generales. Depreciación y amortización. Se debe considerar si la depreciación forma una reserva para la sustitución de equipos y debe ser hecha con base a la inversión inicial y a su valor residual. Inversión diferida. Esta constituida por servicios intangibles sujetos a amortización, tales como: gastos de instalación, pago de permisos y derechos, patentes y licencias. Costos generales de servicios: Si la inversión es para la venta de servicios de redes, deben generarse costos de instalación, administración y ventas. b) Estados financieros: Los aspectos que muestran la situación futura de la empresa son: Balance General. Si la inversión del proyecto es sólo para dar apoyo a la empresa, no se determinará un balance para el área de informática. Estado de resultados. Se calcula si la inversión es para una empresa que vende servicios de cómputo y tiene ingresos provenientes de la operación de la red. Punto de equilibrio. Se considera sólo si se perciben ingresos provenientes de la red c) Conceptos a considerar tanto en un proyecto de lucro como en un proyecto de redes con fines de apoyo a la empresa: Los siguientes conceptos se deben considerar tanto en una empresa de lucro como de servicio, puesto que es necesario conocer datos como el monto de inversión fija requerido o costo de personal en el departamento. Inversión fija. Se consideran indispensables los activos que den las condiciones para llevar a cabo las actividades de cómputo. Costos de servicios. Se consideran costos

5 generales de servicios: Energía eléctrica. Consumo del equipo con base en las especificaciones técnicas. Mantenimiento. de acuerdo a la experiencia o indicaciones del proveedor. Esfuerzo requerido. Constituye el fundamento del cálculo del costo de personal. Se clasifica según las categorías profesionales; el número de horas resultantes es consistente con el equipo de trabajo y con la duración del proyecto. El esfuerzo total es igual al número de horas de trabajo disponibles por el número de personas del equipo. Costo de personal. Se obtienen en función del número de horas de esfuerzo necesario y otros gastos más un margen de beneficio. Considera el número de personas, sueldo, antigüedad, faltas, y gastos para calcular un costo muy importante de la empresa. Costos informáticos: Costo de servicios de computadoras, periféricos, consumibles. Otros costos y gastos: Subcontrataciones de personal ajeno a la empresa, personal de soporte, viáticos, gastos financieros. Presupuesto de ingresos y egresos. Presenta en forma resumida la información financiera para realizar los análisis de factibilidad del proyecto. Establece la relación entre inversión, ingresos y egresos, identificando financiamientos necesarios. Fig. 3. Parámetros a considerar en el costo de recursos humanos. 3.6 Indicadores de resultados del proyecto Para evaluar el proyecto y compararlo con otros similares es necesario contar con ciertos parámetros, que consideren el valor del dinero en el tiempo, el origen de los recursos para el financiamiento, o el riesgo y certidumbre. Para el estudio de los parámetros, se consideraron las definiciones y las fórmulas de Sapag Chain. [7]. a) Para empresas preferentemente de lucro. Son convenientes si el proyecto sirve para apoyar el trabajo de la empresa. Índices financieros: Son valores numéricos significativos en el cierre contable del proyecto como margen de utilidad sobre ventas, períodos de cuentas por cobrar, etc. Indicadores financieros: Se refieren al origen de los fondos para lograr los fines del proyecto y a su proyección en el tiempo, es indispensable llevar a cabo por lo menos un indicador, ya que muestran el grado de rentabilidad del proyecto puesto en marcha. Valor presente neto: Toma los flujos monetarios al instante en que se producen y calcula el valor actualizado al momento de cierre del proyecto, está dado por la diferencia entre ingresos y egresos en moneda actual y en base a una tasa de descuento y se acepta si es igual o superior a cero pesos. Relación costo beneficio: Es la rentabilidad en centavos por peso invertido con una tasa de descuento para su cálculo, por tanto es el cociente entre VPN y valor actual de la inversión, si es mayor o igual a cero, el proyecto se acepta. Tasa interna de retorno: Se evalúa el proyecto en función de una tasa de rendimiento con el cual los ingresos son iguales a los desembolsos expresados en valor actual, para ello se requiere de una tasa mínima atractiva para comparar estos resultados. Si la TIR es mayor o igual que la tasa de descuento de la empresa, el proyecto se acepta. b) Indicadores para empresas con y sin fines de lucro. Estos índices muestran la forma de administrar el negocio, son útiles para cualquier departamento o empresa, tenga utilidades o no.

6 Indicadores de ocupación laboral: Se basa en el trabajo de los empleados, cuantificado con el esfuerzo que dedican a cada producto. El indicador más significativo es la carga de trabajo, que es el número de horas de trabajo de una categoría, para completar un trabajo concreto. Indicadores de administración: Se mide lo acertado de la dirección y la respuesta del equipo de trabajo en indicadores que muestran desviaciones entre el trabajo previsto y lo logrado, como tiempo de ejecución del contrato, costo global y por partidas del proyecto y los riesgos que se presenten y no estén considerados en un principio. 4 Conclusiones y trabajo futuro El artículo es una propuesta metodológica de las actividades mínimas a desarrollar para evaluar un proyecto de instalación de una red en una empresa. Se presenta una relación de ideas que el pequeño empresario, puede poner en práctica para administrar su negocio y tener una mayor certeza en la rentabilidad del mismo a través de parámetros sencillos que determinan la conveniencia de arriesgar o no sus escasos recursos. Algunas de las ventajas que se obtiene son: Determinar los montos de inversiones que generará el proyecto; saber si se pueden cubrir las obligaciones operativas, fiscales, de dividendos y determinar el grado de endeudamiento financiero del proyecto. Aún cuando se trate de un proyecto de red para el servicio de la empresa es necesario conocer ciertos factores: costo de algunas partidas, recursos necesarios para procesar la información, costo total del servicio, etc. Los resultados experimentales de este trabajo aún no se presentan, pues no se han aplicado en alguna empresa en particular, se mencionan algunas técnicas, pero hay otras que pueden ser útiles, como la tasa de rendimiento contable, período de recuperación de la inversión, otras razones financieras, etc. Un aspecto a considerar inmediatamente es la evaluación financiera en condiciones de riesgo. Referencias [1] G. Baca Urbina, Evaluación de Proyectos, Editorial Mc Graw Hill, 3ª Edición, 1995, México, pp [2] W. S. Humphrey, A Discipline for Software Engineering, Addison Wesley, 7a. Impression, November pp , 147. [3] I. Jacobson / G. Booch / J. Rubaugh, El Proceso Unificado de Desarrollo de Software, Ed. Addison Wesley, Edición en español, Impreso en España, 1ª. Edición, pp [4] T. Gilb, Principles of Software Engineering Management, Ed. Addison Wesley, 1a ed. Gran Bretaña, pp , [5] Riggs / Bedworth / Randhawa, Ingeniería Económica, Ed. Alfaomega, 4a Ed. Versión en español, México, pp [6] A. D. Ajenjo, Dirección y Gestión de Proyectos, Ed. Alfaomega, México, 2000, Pág.22 42, 70-90, , [7] N. Sapag Chain / R. Sapag Chain, Preparación y Evaluación de Proyectos, Ed. Mc Graw Hill, 4ª Edición, Chile, pp

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