ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA

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1 Distribución: limitada IFAP-2003/COUNCIL.II/6 París, enero de 2003 Original: Inglés ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA EDUCACIÓN, LA CIENCIA Y LA CULTURA Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos (Segunda reunión) Sede de la UNESCO (París), Sala XI (Edificio de Fontenoy), de abril de 2003 Tema 9 del orden del día provisional DIRECTRICES PARA LAS REUNIONES VIRTUALES DEL CONSEJO DEL PROGRAMA Y SU MESA Resumen El Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos, en su primera reunión, pidió a la Mesa que elaborara directrices para las reuniones virtuales y las consultas. El documento presenta los resultados de una encuesta para determinar las capacidades de los Estados miembros del Consejo para participar en reuniones virtuales sincrónicas utilizando la tecnología de la videoconferencia. Examina las posibilidades de reuniones virtuales sincrónicas utilizando la tecnología de la audioconferencia. Informa también de los resultados del foro experimental de debate asincrónico. El documento somete a la aprobación del Consejo un programa en el que se esbozan las secuencias de las reuniones en persona y virtuales y las directrices relativas a las reuniones virtuales del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos. Decisión propuesta: párrafo 44 (CI-2003/CONF.208/CLD.11)

2 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 2 A. Introducción a) Los Estatutos del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos prescriben que el Consejo se reunirá en reuniones ordinarias por lo menos una vez y no más de dos veces cada dos años. En los tres primeros años de existencia del Programa Información para Todos, el Consejo se reunirá anualmente. El Consejo y la Mesa estarán facultados para celebrar reuniones virtuales. b) En su primera reunión, celebrada en París en abril de 2002, el Consejo pidió a la Mesa que elaborara directrices relativas a las reuniones virtuales y a las consultas. Sobre la base de un documento preparado por la Secretaría, la Mesa, en su segunda reunión (septiembre de 2002) pidió a la Secretaría que supervisara a todos los miembros del Consejo antes del 20 de diciembre de 2002 para determinar sus capacidades de participar en reuniones virtuales sincrónicas utilizando la conferencia vídeo o audio. La Mesa aprobó igualmente la propuesta de establecer un foro del Programa Información para todos (IFAP) virtual asincrónico experimental que sirva de plataforma para la organización de reuniones virtuales de la Mesa y pidió que esta reunión del Foro Virtual del IFAP se celebrase a más tardar en diciembre de 2002, con el fin de que se pudiera transmitir la experiencia a la segunda reunión del Consejo. Por último, la Mesa pidió a la Secretaría que sometiera una modificación de las Directrices relativas a las reuniones virtuales del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos y su Mesa, a la segunda reunión del Consejo para que la examinara y aprobara. c) El documento: a) Presenta los resultados de una encuesta para determinar las capacidades de los Estados miembros del Consejo a participar en reuniones virtuales sincrónicas utilizando la tecnología de la videoconferencia; b) Examina las posibilidades de reuniones virtuales sincrónicas que utilicen la tecnología de la audioconferencia; c) Comunica los resultados del foro experimental de debate asincrónico; d) Propone un plan en el que se esbocen las secuencias de reuniones frente a frente y virtuales; e) Propone unas Directrices relativas a reuniones virtuales del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos y su Mesa. B. Reuniones virtuales sincrónicas que utilizan la tecnología de la videoconferencia d) Para evaluar la viabilidad de las reuniones virtuales sincrónicas, se ha realizado una encuesta sobre las capacidades de videoconferencia de los Estados miembros del Consejo. Un cuestionario, preparado conjuntamente por el Sr. Laurence Zwimpfer, Relator del Consejo, y la Secretaría, se remitió a los representantes de todos los Estados miembros del Consejo y a las delegaciones permanentes y comisiones nacionales de colaboración con la UNESCO de esos Estados el 24 de septiembre de 2002 solicitando respuesta a más tardar para el 20 de diciembre de El 11 de diciembre de 2002 se remitió un recordatorio por fax y por correo electrónico, cuando se disponía de él. a) Principales resultados de la encuesta e) Contestaron a la encuesta 14 Estados miembros de los 26 representados en el Consejo. Siete de los Estados Miembros que respondieron, entre los cuales uno es miembro de la Mesa, tienen acceso a instalaciones de videoconferencia (Alemania, el Brasil, la Federación de Rusia, Filipinas, la India, el Japón y Nueva Zelandia). Cuatro Estados miembros indicaron que no tenían acceso a instalaciones de videoconferencia.

3 IFAP-2003/COUNCIL.II/2 - página 3 f) Tres Estados Miembros representados por sus delegaciones permanentes ante la UNESCO indicaron que no disponían de instalaciones de videoconferencia. Esas delegaciones permanentes podían servirse de las instalaciones de videoconferencia de la Sede de la UNESCO. En consecuencia, dos miembros de la Mesa y otros ocho miembros del Consejo tenían acceso a instalaciones de videoconferencia propias o de la Sede de la UNESCO. 1. La principal información técnica recopilada es la siguiente: la velocidad de los canales de telecomunicación varía de 64 Kbps a 5 Mbps (el mínimo de velocidad máxima es de 572 Kbps; el máximo medio es de 728 Kbps); Tres sitios cuentan con una conexión ISDN (la velocidad oscila entre 128 Kbps y 256 Kbps); Cinco sitios se ajustan a las normas H320/H261; Seis sitios utilizan el mismo programa. b) Información adicional sobre las videoconferencias con Estados miembros del Consejo Infraestructura de telecomunicación g) Los servicios de videoconferencia de la Sede de la UNESCO requieren conexiones internacionales ISDN para vincularse con otros sitios de videoconferencia. Sólo tres de los que tienen acceso a instalaciones de videoconferencia pueden beneficiarse de una conexión ISDN. Los demás no mencionan ninguna conexión ISDN, pese a que en sus países se dispone de este tipo de instalación. Se debe señalar que varios Estados miembros del Consejo no tienen ninguna conexión internacional ISDN. Costos de telecomunicación de una videoconferencia 2. Los costos de las telecomunicaciones constituyen una parte importante de los aspectos financieros de la videoconferencia. En los cuadros que figuran a continuación se indican los costos de conexión por vídeo de una hora entre Paría, Francia, y otros países. Estado miembro Costos ($EE.UU./h) Alemania Bahrein Belarús Benin Brasil Camerún China Colombia Cuba Eslovaquia España Federación de Rusia Filipinas Francia India Iraq Japón Madagascar Mauritania Nigeria Nueva Zelandia Perú

4 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 4 República Unida de Tanzanía Suecia Zimbabwe Diferencia de hora local entre los Estados miembros del Consejo h) El cuadro que figura a continuación muestra la diferencia de hora local entre los Estados miembros del Consejo con referencia a GMT (horario de verano) que tienen acceso a instalaciones de videoconferencia: Estado miembro Diferencia horaria Brasil -5 Alemania +2 India +6 Japón +9 Nueva Zelandia +12 Filipinas +8 Federación de Rusia +4 i) El cuadro que figura a continuación muestra la diferencia de horas entre los Estados miembros del Consejo. Los países indicados a la cabeza de cada columna corresponden a la referencia de tiempo. Brasil Alemania India Japón Nueva Zelandia Filipinas Federación de Rusia Brasil Alemania India Japón Nueva Zelandia Filipinas Federación de Rusia j) La diferencia máxima de la hora local, que es de 17 horas, se da entre Nueva Zelandia y el Brasil. La media de la diferencia de la hora local (11 horas y 30 minutos) puede causar dificultades para la celebración de reuniones de videoconferencia con participantes de todos los Estados miembros más arriba enumerados. Idiomas k) La cuestión del uso de idiomas debe tenerse en cuenta de la misma manera que para las reuniones reales, que imponen la necesidad de que los debates se puedan interpretar simultáneamente. Los idiomas de trabajo del Consejo son el árabe, el chino, el español, el francés, el inglés y el ruso. Esto impone la necesidad de un equipo de intérpretes simultáneos en el propio proceso de comunicación de la videoconferencia y, por consiguiente, la distribución de toda la documentación tanto a los participantes como a los intérpretes y traductores. l) Con arreglo a las normas de la UNESCO, la interpretación simultánea cuesta unos dólares EE.UU. por día e idioma, lo que supone unos gastos de unos dólares EE.UU. al día para reuniones del Consejo y de dólares EE.UU. para reuniones de la Mesa con los tres idiomas que actualmente se utilizan (español, francés e inglés). Organización del debate por videoconferencia

5 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 5 m) Se ha de señalar que cuanto mayor es el número de sitios conectados en una reunión de videoconferencia, más difícil resulta organizar el debate. Normalmente se conviene en que en una sesión de videoconferencia no se deben conectar simultáneamente más de cuatro sitios. Conclusiones de la encuesta n) Un primer resultado de la encuesta es que dos miembros de la Mesa y otros ocho Estados miembros del Consejo tienen acceso a instalaciones de videoconferencia en sus países pero no a las de la Sede de la UNESCO. En consecuencia, ni el Consejo del IFAP ni la Mesa pueden celebrar conferencias por vídeo con la participación de todos los miembros. o) Un segundo resultado es que la infraestructura requerida para celebrar sesiones de videoconferencia no existe en el plano nacional en algunos de los Estados miembros del Consejo. No resulta evidente que esas infraestructuras de telecomunicación se puedan establecer en un período razonable de tiempo en todos los países interesados. p) Según el Reglamento del Consejo del Programa Información para Todos, para abrir una sesión del Consejo hace falta el quórum constituido por la mayoría de los Estados miembros del Consejo. El número de representantes de los Estados que son miembros del Consejo y tienen acceso a instalaciones de videoconferencia es muy inferior al número de participantes que se exige para el quórum. Una posibilidad consistiría en determinar un quórum específicamente aplicable a las videoconferencias. Sin embargo, esta opción plantearía dificultades con respecto a la adopción de decisiones por el Consejo, lo que reduciría el carácter representativo del grupo de participantes en la videoconferencia. q) En consecuencia, no se puede prever la celebración de videoconferencias ni a una escala amplia ni experimentalmente para celebrar reuniones virtuales del Consejo del IFAP. Las reuniones virtuales no pueden sustituir a las reuniones reales del Consejo y tampoco pueden ser un complemento. r) Desde el doble punto de vista técnico y de la organización, se podrían adoptar soluciones alternativas a la videoconferencia basándose en el empleo de reuniones sincrónicas de grupos más pequeños de representantes de los Estados miembros y de reuniones asincrónicas de grupos más amplios. C. Reuniones virtuales sincrónicas que utilizan la tecnología de la audioconferencia s) En algunos casos la comunicación sincrónica entre grupos de personas que utilizan instalaciones de audioconferencia puede ser adecuada. Varias características de la audioconferencia son comunes con la videoconferencia debido a su carácter de tiempo real, en particular: El multilingüismo se debe tener en cuenta de la misma manera que para las reuniones reales, que requieren que los debates se interpreten simultáneamente. Esto entraña la necesidad de que se disponga de un equipo de intérpretes simultáneos; Las diferencias de horario plantean las mismas dificultades para la celebración de sesiones de audioconferencia y de la misma manera que para la videoconferencia, lo que impone, en particular, la necesidad de limitar la duración de las sesiones de audioconferencia de grupos de participantes dispersados por todo el mundo; La ordenación del debate de las sesiones de audioconferencia debe ser análoga a la de la videoconferencia. t) Otras características son específicas de la audioconferencia y presentan ventajas si se comparan con la videoconferencia:

6 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 6 Las necesidades de infraestructura de telecomunicación consisten en un equipo específico instalado en el centro de una red de estructura estelar que conecte a los diferentes sitios que participan en una sesión de audioconferencia; el único equipo concreto que se necesita es un teléfono en los diferentes sitios que componen las conexiones de la red estelar; Los costos variables de telecomunicación para celebrar sesiones de audioconferencia son inferiores a los de la videoconferencia. u) Por lo tanto, se recomienda celebrar sesiones de audioconferencia con un pequeño grupo de participantes como la Mesa, utilizando las instalaciones de audioconferencia de la UNESCO. Los idiomas utilizados serán los dos idiomas de trabajo de la UNESCO (el francés y el inglés). La duración de la audioconferencia se limitará (por ejemplo, no deberá pasar de dos horas por sesión). Costo estimado de una sesión de audioconferencia v) Los costos de telecomunicación estimados por hora en dólares estadounidenses para una audioconferencia, que establezca conexiones entre París (Francia) y los Estados miembros del Consejo elegidos para formar parte de la Mesa se indican en el cuadro que figura a continuación. Estado miembro $ EE.UU./hora Canadá China Colombia Eslovaquia Iraq Nigeria Nueva Zelandia Perú w) Sobre la base de una reunión de la Mesa de dos días y de una duración de seis horas al día, el costo de las telecomunicaciones ascenderá en total a $EE.UU., cifra que se redondeará en $EE.UU. x) Según las normas de la UNESCO, los costos de la interpretación simultánea serán de unos $EE.UU. por día e idioma. En el caso de las reuniones de la Mesa, actualmente se utilizan por lo menos tres idiomas (español, francés e inglés) con un costo de $EE.UU. por una reunión de dos días. El costo estimado de una reunión de dos días de duración de la Mesa, con interpretación simultánea en tres idiomas, asciende a $EE.UU. y) Existen otras soluciones alternativas a la celebración de reuniones virtuales, que requieren una amplitud de banda más estrecha para la telecomunicación que la videoconferencia y que son menos caras tanto en inversión como en costos de funcionamiento, y algunas de las cuales son independientes del horario local del emplazamiento del usuario dado que son asincrónicas. Estas soluciones se basan en la red mundial, por un lado, como una solución asincrónica, y en la audioconferencia, como una solución sincrónica para grupos pequeños. D. Foro de debate asincrónico z) La organización de un foro de debate asincrónico impone la necesidad de que los participantes tengan acceso a la Internet y a un teléfono. En todos los Estados miembros del Consejo se dispone de un equipo correspondiente a ambas soluciones.

7 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 7 aa) La organización de un foro de debate asincrónico no sólo requiere nuevas soluciones técnicas, sino también nuevos métodos de trabajo. Estos pueden reflejarse en normas específicas de procedimiento o incorporarse al Reglamento existente del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos. bb) Los principales objetivos de los foros virtuales del Programa Información para Todos se podrían describir como sigue: Crear un marco hipotético de reuniones virtuales para los miembros del Consejo y de la Mesa; Promover la participación de los Estados miembros en el Programa; Impulsar el debate y solicita observaciones sobre los temas del Programa; Actuar como foro para la adopción de nuevas prácticas; Reforzar la actuación de los miembros con miras a aplicar las recomendaciones del Programa Información para Todos; Intensificar la cooperación entre el Consejo del Programa Información para Todos y los consejos de otros programas internacionales de la UNESCO; Reducir los gastos de comunicación y transporte; Reforzar la tendencia a la internacionalización. a) Informe sobre un foro de debate asincrónico experimental 31. En su segunda reunión (septiembre de 2002) la Mesa del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos aprobó la propuesta de creación de un foro experimental de debate asincrónico que actúe como plataforma para la organización de reuniones de la Mesa. 32. La Mesa solicitó que se celebrara un debate estructurado utilizando el foro de debate asincrónico a más tardar en diciembre de 2002, con el fin de que se pueda informar sobre esa experiencia a la segunda reunión del Consejo. 33. Con arreglo a la solicitud de la Mesa y de conformidad con los resultados de la encuesta sobre las instalaciones de videoconferencia de los miembros del Consejo del Programa Información para Todos, la Secretaría estableció un foro de debate basado en la red en El foro de debate abarcaba los dos subforos siguientes: Establecimiento de las directrices relativas al foro virtual del Programa Información para Todos (temas de debate propuestos: utilización de idiomas distintos del inglés; reglamento sobre la participación; duración de esta reunión virtual; temas y fechas de reuniones futuras; etc.) Preparación de la segunda reunión del Consejo del Programa Información para Todos (22-24 de abril de 2003) (temas propuestos para el debate: financiación de los proyectos del Programa Información para Todos; modalidades de trabajo para la aplicación del Programa Información para Todos; etc.) 35. Ambos foros son a puerta cerrada, es decir, sólo tienen acceso a ellos los usuarios inscritos (miembros de la Mesa y Secretaría del Programa Información para Todos) y con contraseña protegida. En el período comprendido entre el 10 y el 23 de diciembre de 2002 se notificaron cinco mensajes sobre el foro (primer subforo: cuatro aportaciones; segundo subforo: una aportación). 36. El foro de debate desempeña las principales funciones siguientes: Obtener información sobre el foro Inscribir nuevos temas

8 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 8 Inscribir las respuestas Inscribir apéndices: está autorizado cualquier tipo de archivo (la transferencia de apéndices se limita a 300 Kb) Cambios: los mensajes pueden ser revisados o suprimidos por su autor. 37. Las principales características del foro de debate son las siguientes: Es accesible 24 horas al día y 7 días por semana, independientemente del emplazamiento del usuario y el horario local; Constituye una memoria y un instrumento de gestión de las actividades del grupo de usuarios; El multilingüismo es más fácil de tener en cuenta puesto que no se requiere una interpretación en tiempo real; No se necesita equipo adicional para los representantes de los Estados miembros del Consejo, puesto que todos ellos tienen acceso a la red mundial; No se producen costos adicionales ni para sufragar los gastos de funcionamiento ni para la instalación de equipo. E. Conclusión y propuesta 38. Teniendo en cuenta el análisis anterior, no es adecuado que el Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos celebre reuniones de teleconferencia o de audioconferencia sincrónicas. Se propone que la Mesa celebre reuniones virtuales como base complementaria de sus reuniones regulares en persona. Esas reuniones virtuales se evaluarán durante un período preliminar. 39. La reunión virtual de la Mesa se celebrará en dos etapas. La primera etapa estará constituida por intercambios asincrónicos entre los miembros de la Mesa que utilizan los foros virtuales del Programa Información para Todos basados en la web. La segunda etapa consistirá en una audioconferencia limitada en el tiempo a una reunión de dos horas de duración para concluir los debates de la primera etapa. 40. La Mesa celebrará su primera reunión virtual en septiembre de 2003, época que corresponde a su cuarta reunión. La Mesa efectuará una evaluación y la aprobará en su quinta reunión, prevista para abril de 2004, y la presentará al Consejo en su segunda reunión, que se celebrará en abril de La Mesa celebrará una segunda reunión virtual que se evaluará asimismo en septiembre de 2004 en su sexta reunión. 42. Más allá del año 2004 la Mesa celebrará cada año alternativamente una reunión virtual y otra reunión frente a frente. 43. Para velar por que se aplique un procedimiento básico adecuado a las organizaciones de las reuniones virtuales, el presente documento propone Directrices para las reuniones virtuales de la Mesa del Programa Información para Todos (anexo II). Las directrices se basan en el Reglamento del Consejo, el cual será aplicable mutatis mutandis a las reuniones virtuales. 44. El Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos quizá desee aprobar la resolución siguiente: El Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos, 1. Habiendo examinado el documento IFAP-2003/COUNCIL.II/6, 2. Teniendo en cuenta los resultados de la encuesta efectuada para determinar las capacidades de los Estados miembros del Consejo para participar en reuniones

9 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 9 virtuales sincrónicas utilizando la tecnología de videoconferencia y el informe sobre las posibilidades de organizar reuniones virtuales sincrónicas utilizando la tecnología de la audioconferencia; 3. Teniendo asimismo en cuenta el informe del foro de debate asincrónico organizado por la Mesa en diciembre de 2002; 4. Pide a la Mesa que promueva la utilización del foro de debate asincrónico para cumplir las funciones que ha conferido el Consejo a la Mesa; 5. Pide a la Mesa que coopere con la Secretaría para aplicar el plan en el que se esboza el orden de las reuniones frente a frente y virtuales de la Mesa; 6. Aprueba las Directrices relativas a las reuniones virtuales de la Mesa del Programa Información para Todos.

10 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 10 Anexo I Plan en el que se esboza el orden de celebración de las reuniones frente a frente y virtuales 1. El artículo 3 del Estatuto del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos prescribe que el Consejo celebrará reuniones ordinarias por lo menos una vez y no más de dos veces cada dos años. Durante los tres primeros años de existencia del Programa Información para Todos (2002, 2003 y 2004), el Consejo se reunirá cada año. 2. Para poner en conocimiento de los Estados miembros del Consejo las reuniones virtuales, se propone lo siguiente: Órgano Reunión Fecha Lugar Duración Participantes Idiomas 2003 Mesa 3ª Abril Sede de París 2 días 15 Esp., Fr., Ing. Consejo 2ª Abril Sede de París 3 días 200 Ar., Chi., Esp., Fr., Ing. Rus. Mesa 4ª Septiembre Foro Virtual PIPT + Audioconferencia 1 mes + 2 días 15 Esp., Fr., Ing Mesa 5ª Abril Sede de París 2 días 15 Esp., Fr., Ing. Consejo 3ª Abril Sede de París 3 días 200 Ar., Chi., Esp., Fr., Ing. Rus. Mesa 6ª Septiembre Foro Virtual PIPT + Audioconferencia 1 mes + 2 días 15 Esp., Fr., Ing.

11 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 11 Anexo II Directrices para las reuniones virtuales de la Mesa del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos A. Definiciones 1. Las directrices se aplican a las reuniones virtuales de la Mesa del Consejo Intergubernamental del Programa Información para Todos. 2. Una reunión virtual de la Mesa consistirá en: Un foro virtual basado en la red de comunicación e intercambios asincrónicos entre los miembros de la Mesa; Una reunión de audioconferencia limitada a un breve período de tiempo para la conclusión del foro virtual precedente del Programa Información para Todos constituido por sesiones de dos horas de duración distribuidas a lo largo de dos días consecutivos. B. Principios 3. La UNESCO suministrará la infraestructura del Foro Virtual como un espacio en el que las organizaciones y autoridades de los Estados Miembros de la UNESCO podrán debatir y aprobar los temas del Programa Información para Todos, en lugar de las reuniones que requieren una presencia física. 4. La Mesa supervisará el funcionamiento del Foro durante sus reuniones ordinarias y extraordinarias. 5. El Presidente, secundado por los moderadores del Foro Virtual, tendrá a su cargo la coordinación de los debates de cada reunión virtual. 6. Las reuniones virtuales serán privadas. 7. La Secretaría proporcionará una plataforma técnica segura para la organización de las reuniones virtuales, con inclusión de códigos de identificación del usuario individual y contraseñas para los miembros. 8. La Mesa inducirá a los miembros de los grupos de examen a participar en las reuniones virtuales. C. Organizadores 9. La Mesa estará encargada de elegir a los moderadores del Foro. Se designará a un moderador para cada tema de debate y grupo de examen. 10. La Secretaría del Consejo estará encargada de convocar las reuniones virtuales. D. Participantes 11. Los participantes en el Foro Virtual serán todos los miembros de la Mesa y todas las personas designadas a esos efectos por los miembros. E. Sesiones de las reuniones 12. Las sesiones virtuales de la Mesa se celebrarán cada año entre las reuniones frente a frente anuales programadas. Los documentos se pondrán a disposición del Foro con la suficiente antelación para posibilitar el análisis y el debate de los temas, de conformidad con la fecha fijada para la reunión virtual. En cualquier caso, el análisis y el estudio de los temas

12 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 12 deberá comenzar a más tardar un mes antes de la reunión virtual en la que se vaya a adoptar la decisión sobre los temas del orden del día. F. Duración 13. Las reuniones del Foro durarán todo el tiempo que el moderador de cada tema considere necesario a la luz del tema que se va a debatir. G. Orden del día 14. La preparación del orden del día provisional y de los temas que se van a examinar en las reuniones de la Mesa incumbirá a la Secretaría, en consulta con los miembros de la Mesa. 15. El orden del día provisional se comunicará a los miembros de la Mesa a más tardar un mes antes de la apertura de la reunión virtual. 16. La Mesa aprobará el orden del día al comienzo de la reunión virtual. Los cambios, las supresiones y la inclusión de temas adicionales se efectuarán de conformidad con los procedimientos establecidos en los Estatutos. H. Organización de los debates 17. El Presidente declarará la apertura y clausura de cada una de las sesiones plenarias, dirigirá y coordinará los debates sobre los diferentes temas por conducto de los moderadores, velará por el respeto del Reglamento, someterá las cuestiones a votación y anunciará las decisiones. 18. El moderador encauzará y proporcionará los documentos para la reunión, estimulará el debate y efectuará cambios en el texto publicado, de la manera siguiente: a) Cada moderador debe enviar un mensaje inicial para iniciar el tema entre los usuarios del Foro. El moderador publicará los documentos que se han de debatir. b) A cada participante se le asignará un nombre ficticio y una contraseña para que tenga acceso al Foro. Los participantes podrán así dirigirse al lugar de la reunión cuando les venga bien, harán sus aportaciones al debate y tendrán acceso a las aportaciones y comentarios nuevos presentados por los demás participantes. De esta manera, cada participante podrá leer los mensajes nuevos y añadir más observaciones y documentos. c) El moderador reunirá los comentarios, velará por su traducción, por conducto de la Secretaría, de ser necesario, y los publicará en el Foro. Posteriormente, el moderador se encargará de introducir alteraciones en los proyectos a la luz de las observaciones recibidas de los participantes y, por último, publicará el texto modificado. 19. El procedimiento de estos debates es distinto del utilizado para los debates que requieren una presencia física. Como los participantes en los Foros Virtuales se reúnen en momentos diferentes, habrá que asignar más tiempo para la participación, las declaraciones, las observaciones y la votación que en el caso de las reuniones que requieren la asistencia física. La Mesa decidirá el tiempo que cada tema deberá estar en línea para la realización de las actividades mencionadas. 20. Una vez que los temas se han debatido y analizado, y los proyectos modificados, éstos se someterán a una decisión de la Mesa en su reunión virtual sincrónica final, en la que la Mesa adoptará sus decisiones con respecto al tema del orden del día pertinente. I. Idiomas 21. Los idiomas de trabajo de las sesiones serán el francés y el inglés.

13 IFAP-2003/COUNCIL.II/4 - página 13 J. Financiación 22. Los gastos de funcionamiento del Foro se sufragarán con cargo a una consignación hecha a estos efectos por la Conferencia General de la UNESCO Los Estados Miembros sufragarán los gastos de participación de sus representantes en las reuniones virtuales del Consejo y en sus órganos subsidiarios. K. Secretaría 24. El Director General de la UNESCO pondrá a disposición de la Mesa los servicios de la Secretaría, con el personal y demás recursos que sean necesarios para su funcionamiento; establecerá las fechas de las reuniones de conformidad con las instrucciones de la Mesa y con el Reglamento del Consejo, y agrupará todas las sugerencias y observaciones hechas por los Estados Miembros de la UNESCO y las organizaciones internacionales competentes, con respecto al Programa Información para Todos en conjunto, y se encargará de formular proyectos concretos que se someterán al examen del Consejo. L. Informes 25. El Director General presentará al Consejo, en cada una de sus reuniones, un informe sobre el funcionamiento del Foro Virtual. 1 Como en el caso del Consejo Intergubernamental.