A. NUMERO DE LINEAS, CANTIDAD Y DESCRIPCIÓN DEL BIEN POR ADQUIRIR

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1 Estimados proveedores Página 1 de 9 La Contraloría General de la República a través de la Unidad de Gestión Administrativa, les invita a participar en la Contratación Directa que seguidamente se detalla: A. NUMERO DE LINEAS, CANTIDAD Y DESCRIPCIÓN DEL BIEN POR ADQUIRIR Con la presente contratación, la Contraloría General de la República desea adquirir: Línea Cantidad Descripción 1 1 Contrato de mantenimiento preventivo y correctivo en software y hardware para un equipo de video conferencia, por un período de un año, prorrogable hasta por 3 años adicionales. B. ESPECÍFICACIONES DE LOS SERVICIOS A ADQUIRIR Monto estimado de la compra. El monto estimado de esta contratación es de $ dólares americanos por año de mantenimiento preventivo y correctivo Especificaciones técnicas. 1. Se requiere adquirir un contrato de mantenimiento preventivo y correctivo por un período de un año, prorrogable hasta por 3 años adicionales para los siguientes equipos y programas: Un equipo de video conferencia marca Tandberg, modelo EDGE 95 MXP el cual consta del Codec, una cámara, un micrófono y un control remoto para la administración del equipo. Número de serie 26A22016

2 Página 2 de 9 2. La Contratista es solidariamente responsable por las garantías que ofrezca el fabricante del equipo. 3. Para efectos de este contrato se debe considerar lo siguiente: En caso de desperfecto con el equipo o el software durante la vigencia del contrato de mantenimiento, la Contratista deberá corregirlo en un plazo máximo de dos días hábiles a partir de la comunicación que se le haga del mismo. En este plazo deberá apersonarse como máximo dos horas hábiles posteriores a la recepción de la comunicación por parte de la CGR, a efecto de diagnosticar el problema y contará con un día hábil adicional para corregir el problema y/o sustituir el componente, que deberá quedar funcionando perfectamente. Si la corrección se estima mayor al plazo definido, en este mismo plazo la Contratista debe suplir el (los) equipo(s) a satisfacción de la CGR o brindar soluciones alternativas temporales que permitan mitigar el inconveniente sin costo alguno para la CGR, hasta que se corrija el inconveniente en forma definitiva. Para la resolución definitiva del problema, aun aportando una solución alternativa, la Contratista contará con un máximo de quince días hábiles a partir de la comunicación del problema. En caso de incumplimiento del plazo de dos días hábiles para solucionar el problema a partir la comunicación del mismo, aplicará la multa establecida en el punto G del presente cartel; sin embargo si la Contratista brinda una solución alternativa temporal a satisfacción de la CGR en el plazo de dos días hábiles a partir de la comunicación del problema, la multa solo sería aplicable a partir del día hábil dieciséis a partir de la comunicación del problema y por la mitad del monto establecido de esta compra hasta por un máximo del 25% del monto total adjudicado, momento en que se tendría por definitivo el incumplimiento contractual. 4.1 Si los reemplazos o las renovaciones son de naturaleza tal que puedan afectar el rendimiento de la solución adquirida o alguno de sus

3 Página 3 de 9 componentes, la CGR podrá, a partir de dicho reemplazo o renovación, exigir al Contratista la realización de pruebas y el cumplimiento del resultado esperado en un plazo máximo de tres (3) días hábiles. En ningún caso este requerimiento suspende el plazo establecido en el ítem -i- y ii- anterior, ni el cobro de multas de forma retroactiva si de las pruebas se detecta que la corrección fue defectuosa. 4.2 Si los dispositivos continuaran presentando las mismas anomalías reportadas, luego de haber sido atendidos por el respectivo adjudicatario, éste deberá reponerlos por nuevos en un plazo no mayor de dos días hábiles a partir de la comunicación que haga la CGR, al menos, satisfaciendo las características y garantía ofertada, dejándolos instalados, configurados y operando a satisfacción de la CGR. 4.3 Si la Contratista supera el plazo de dos días hábiles establecido para la corrección según el punto i- o los tres (3) días hábiles establecidos para la realización de pruebas y el cumplimiento del resultado esperado según el punto i-; es potestad de la CGR proceder a efectuar dicho trabajo por cuenta de un tercero y trasladar el costo al Contratista, sin la pérdida de la garantía correspondiente. 4.4 Toda falla deberá atenderse en lo posible en las instalaciones de la CGR, si por razones excepcionales el equipo debe ser llevado a reparación fuera de esta institución, el traslado del equipo (tanto dentro del territorio nacional como fuera de éste) para su reparación y el costo del mismo deberá ser cubierto por la Contratista. 4.5 La Contratista debe poner a disposición; durante la vigencia del contrato de mantenimiento, sin costo alguno para la CGR, el software para actualizar los equipos con parches o nuevas versiones, ya sea entregando directamente los mismos o a través de alguna página en la Internet donde se puedan bajar éstos, tan pronto como dicha actualización esté disponible a los usuarios y la CGR requiera utilizarla. La contratista está obligado a poner a disposición de la CGR la actualización respectiva, un

4 Página 4 de 9 máximo de quince días naturales después de su puesta a disposición por el fabricante. 4. El horario de atención de problemas por parte de la Contratista deberá ser de lunes a viernes, de 8 am a 6 pm. 5. La Contratista deberá brindar, como parte del contrato de mantenimiento un total de dos (2) visitas anuales de al menos 4 horas cada una, en las instalaciones de la CGR como parte de mantenimiento preventivo. Durante estas visitas se realizarán labores tales como: 5.1 Revisión general del equipo tanto física como lógicamente. 5.2 Atención de dudas o problemas relacionados en las áreas de instalación, configuración, administración, resolución de problemas relacionados con los equipos. 5.3 Para el mantenimiento preventivo, la unidad técnica de la Contraloría coordinará con anticipación con la Contratista la fecha y hora de las labores a realizar. 6. La Contratista deberá disponer de un sistema de recepción de llamadas telefónicas y vía correo electrónico para la atención de solicitudes y consultas, donde la CGR pueda hacer sus reportes y se cuente, al menos, con un técnico disponible para la atención respectiva. El horario de atención debe ser, al menos, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. en días hábiles, excepto feriados definidos por ley. 7. Se debe indicar, a manera informativa, el costo por hora de mantenimiento en horario fuera del solicitado en este cartel. 8. La Contratista debe mantener en un ambiente de absoluta confidencialidad, toda información que recopile o llegue a conocer como producto de su participación como Contratista, y que pueda comprometer la seguridad de la CGR. Esto incluye

5 Página 5 de 9 aspectos como implementaciones, configuraciones de los equipos e información de usuarios. 9. En caso de que durante la prestación de los servicios algún profesional de la Contratista, incurriera en daño del equipo, ya sea en su parte funcional u operativa, la Contratista está obligado a asumir, por su cuenta y riesgo la reparación del daño. 10. El oferente debe contar al menos con dos técnicos certificados por el fabricante en los productos sujetos de este contrato de soporte. Dichas certificaciones deben estar vigentes. Se deben presentar los documentos probatorios. 11. El oferente debe haber realizado al menos la venta de dos equipos similares o superiores a los sujetos de este contrato de mantenimiento. Se deben presentar los documentos probatorios. C. PRESUPUESTO PARA LA COMPRA: Para el presente año, la línea 1 se cuenta con un presupuesto de (Un millón cincuenta y seis mil colones con 00/100). D. CONDICIONES GENERALES 1) La Contraloría General recibirá ofertas hasta las 14:00 horas del 21 de marzo del 2012, en las oficinas de la Unidad de Gestión Administrativa, ubicadas en el edificio anexo al principal de esta Contraloría General, en frente de la esquina noreste del Tenis Club en Sabana Sur, Mata Redonda, San José, o vía correo electrónico, a más tardar en la fecha y hora antes indicadas. 2) El oferente debe indicar el plazo de vigencia de la garantía del producto cotizado y sobre cuales situaciones aplica la misma.

6 Página 6 de 9 3) El oferente debe indicar el plazo de vigencia de la oferta, el cual no podrá ser menor de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de las ofertas. 4) Se debe indicar la razón social a nombre de quién se debe emitir el pedido. 5) Lugar de entrega del objeto contractual: Almacén de la Contraloría General de la República. 6) El oferente deberá presentar certificación que demuestre que se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense del Seguro Social. 7) La Unidad de Gestión Administrativa suministrará cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación relacionada con esta compra. Cabe mencionar que la Unidad de Tecnologías de Información, para la presente contratación, funciona como la unidad técnica responsable. 8) Los precios presentados en la oferta serán firmes y definitivos, sin sujeción a condiciones no autorizadas y libres de impuestos. Los precios se entenderán como el precio en plaza. El precio total cotizado, debe presentarse en números y en letras coincidentes. En caso de discrepancia prevalecerá el valor escrito en letras. 9) En lo que respecta a la forma de pago, los oferentes pueden cotizar en colones o en una divisa extranjera, pero la Administración pagará en colones al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de emitirse el pago. 10) El pago correspondiente, se hará mediante pago electrónico a través de la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda, conforme al modelo de Caja Única del Estado, y en un plazo aproximado de 22 naturales, contado a partir

7 Página 7 de 9 de la correcta presentación de la factura en la Unidad de Gestión Administrativa de la Contraloría General. E. CRITERIO DE EVALUACIÓN Se asignará un 100% a la oferta de menor precio. Para las restantes ofertas, se calculará el porcentaje a asignar al factor precio mediante la aplicación de la fórmula siguiente: P1 P = x 100% En donde: P2 P = porcentaje a asignar. P1 = precio de la oferta de menor precio de la solución. P2 = precio de la solución de la oferta a evaluar (en colones). F. ADJUDICACIÓN 1) La adjudicación del presente concurso, en caso de empate en el puntaje obtenido, se resolverá por la oferta que ofrezca el menor precio, sino se adjudicara aquella que presente el menor plazo de entrega. En caso de continuar el empate se adjudicará a la empresa que presente la mayor vigencia de la oferta. 2) El adjudicatario será comunicado por la misma vía en que fue solicitada la invitación. 3) Queda a criterio de la Administración el adjudicar uno o más años. 4) Para cumplir con la formalización de esta contratación, el contratista está obligado a aportar un equivalente al 0.25% del monto adjudicado por concepto de especies fiscales o un entero de gobierno por el monto correspondiente.

8 G. SANCIONES Página 8 de 9 Cláusula Penal En caso de incumplimiento en el plazo de atención para la solución de problemas, que sea imputable al contratista, éste autoriza a la Contraloría General de la República para que por concepto de cláusula penal, rebaje del pago respectivo la suma de un 2% (dos por ciento) del monto total adjudicado, por cada día hábil de atraso, hasta un máximo de un 25% (veinticinco por ciento), momento en el cual se tendrá por definitivo el incumplimiento de esta contratación. Multa En caso de que la adjudicataria brinde un servicio que no cumpla con lo requerido en el cartel y no proceda a realizar las correcciones que le indique la Administración en el plazo señalado por esta última, se procederá a cobrar una multa equivalente al 2% (dos por ciento) del monto a cobrar por visita, por cada día de atraso en la no corrección de lo indicado, hasta un máximo de 25% (veinticinco por ciento), luego de lo cual se procederá a realizar el proceso para determinar la eventual ejecución de garantía de cumplimiento o resolución contractual. I. INFORMACIÓN ADICIONAL Responsable de la compra: Daniela Jarquín Arguedas Teléfono: Fax: / Fecha: 15 de marzo del 2012 Este cartel está disponible en la página Web de la Contraloría General de la República en la sección de Servicios al Público / Servicios / Avisos al Público.

9 Página 9 de 9 Es importante que las empresas interesadas en participar en este concurso, deberán contactarse al número telefónico con la compañera Ana Karen Quesada, para verificar si la empresa se encuentra debidamente registrada como proveedor para la Contraloría (Proveedor Activo). En el caso de que el proveedor no esté debidamente registrado y no posea la condición de activo, no se considerará su oferta.

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