Documentación de experiencia de implementación de Software Libre 1 en la Contraloría General de la República de Costa Rica.

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1 Documentación de experiencia de implementación de Software Libre 1 en la Contraloría General de la República de Costa Rica Elaborado por: Miguel Aguilar Zamora Abril, 2012 Este documento se puede descargar de 1 No todo el software mencionado constituye software libre por el enfoque hacia software no facturable. Se indica en todos los casos cuándo una aplicación es un software gratuito pero no libre.

2 Este documento se desarrolló en el marco del Proyecto Fortalecimiento de las Capacidades en Tecnologías de Información y Comunicación en Pequeñas y Medianas Empresas y Gobiernos Locales Mediante el Uso del Software Libre, ejecutado por la Universidad Nacional (UNA) de Costa Rica a través de su Programa de Posgrado en Gestión de la Tecnología de Información y Comunicación (ProGesTIC) de la Escuela de Informática en coordinación con el Ministerio de Economía, Industria y Comercio y el Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo. El texto del presente documento, así como las fotos, gráficos y otros elementos (a menos que se indique explícitamente) están disponibles de acuerdo con las condiciones de la Licencia Atribución-No Comercial-Compartir Igual 3.0 No Localizada de Creative Commons que se puede consultar en La atribución debe referirse a: Miguel Aguilar Zamora dentro del proyecto Fortalecimiento de las Capacidades en Tecnologías de Información y Comunicación en Pequeñas y Medianas Empresas y Gobiernos Locales Mediante el Uso del Software Libre del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo; Ministerio de Economía, Industria y Comercioy Universidad Nacional de Costa Rica. Se agradece a los funcionarios de la Contraloría General de la República; especialmente a César Muñoz, a Johnny Romero, a Joaquín Gutiérrez y a Jorge León, por su compromiso, colaboración, participación activa en la implementación de software libre y por su disposición y aportes para la documentación de este caso. Para citar este documento: Aguilar, Miguel Documentación de experiencia de implementación de Software Libre en la Contraloría General de la República, San José. Estudio de Caso en el marco del proyecto Fortalecimiento de las Capacidades en Tecnologías de Información y Comunicación en Pequeñas y Medianas Empresas y Gobiernos Locales Mediante el Uso del Software Libre. Posgrado en Gestión de la Tecnología de Información y Comunicación (ProGesTIC) de la Escuela de Informática, Universidad Nacional (UNA) de Costa Rica. 2

3 Índice de contenido 1. Introducción Sobre la Contraloría General de la República Visión Misión Funciones y competencias Metodología aplicada para la documentación de caso Justificación de la implementación Sobre la Unidad de Tecnologías de Información de la CGR Función, dependencia y estructura Plataforma tecnológica administrada por la UTI El proceso de implementación de software no facturable en la CGR Objetivo Alcances y límites Razones para el cambio Estrategia de Implementación Metodología para la Implementación Organización del proyecto Valoración de riesgos Preparación del ambiente Análisis del software disponible Selección del software a utilizar Análisis de vulnerabilidades Elaboración y ejecución de pruebas Definición de métricas Mecanismos de apoyo Selección de perfiles Selección de funcionarios Inventario de equipos y software Capacitación de funcionarios Acuerdos de servicio Seguridad Tecnológica Implementación de software no facturable Soporte Técnico

4 9.18 Seguimiento del proyecto Cierre del proyecto Aplicaciones no ofimáticas de software no facturable implementadas en la CGR Zimbra Collaboration Suite Skype Gestor de Contenidos JSign para uso de firma digital Sistema de Encuesta Inventario de Hardware y Software Declaraciones Juradas Resumen de software no facturable instalado Recomendaciones Conclusiones generales...34 Anexo 1: Valoración de riesgos...36 Anexo N 2: Acuerdo de servicio con funcionarios equipos de trabajo SNF

5 1. Introducción La documentación de caso de implementación de software libre se desarrolla dentro del proyecto denominado: Fortalecimiento de las capacidades TICS en PyMEs y Gobiernos locales mediante el uso de Software Libre, ejecutado por la Universidad Nacional de Costa Rica a través del Programa de Posgrado en Gestión de la Tecnología de Información y Comunicación (ProGesTIC) de la Escuela de Informática. El estudio tuvo como objetivo documentar el proceso aplicado para la implementación de soluciones de software no facturable (SNF) en la Contraloría General de la República de Costa Rica (CGR) entre el año 2008 y 2011, durante la gestión del Lic. Miguel Aguilar Zamora, MGT como jefe de la Unidad de Tecnologías de Información (UTI). El documento podría servir como insumo para el uso de otras entidades del Estado. La puesta en marcha de SNF en la CGR ha sido considerada como un caso de éxito en el sector público y es importante que su experiencia pueda ser aprovechada por otras instituciones del Estado. La utilización del término Software no facturable (SNF) en la Contraloría General y en este documento, aplica indistintamente para describir tanto el software libre como el software propietario por el cual no se cobra licenciamiento, conocido como freeware. El informe considera las justificaciones que tuvo el ente Contralor para la implementación de SNF, la estrategia utilizada, la metodología aplicada, la puesta en marcha de planes piloto de corto plazo y los resultados que se obtuvieron. La implementación de SNF se realizó en la CGR para funcionarios ubicados en sus dos edificios en Sabana Sur. Contaba en ese momento con 623 empleados y 540 microcomputadoras con su respectivo software propietario de ofimática, prácticamente una relación de una computadora por persona, con la excepción de misceláneos, guardas y choferes por no requerir de un equipo permanente para el desarrollo de sus funciones y porque disponían de equipos compartidos; tanto microcomputadoras como impresoras. Es importante destacar que cada funcionario contaba con su propia cuenta de correo electrónico. Contaba también la CGR con dos laboratorios para utilizarlos en capacitación de Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y para el registro de declaraciones juradas por los funcionarios obligados por ley, ambos con software CITRIX propietario instalado en cada uno de ellos. Estos laboratorios han sido utilizados para capacitación y para que los ciudadanos obligados por ley registren desde ahi su declaración jurada y se agregan a ese proceso por lo general sesenta microcomputadores con software propietario, sobre las cuales hablaremos más adelante. Se destaca el hecho de que la CGR puso en marcha proyectos importantes en los últimos cinco años para la adquisición e implementación de soluciones tecnológicas, ejecutando un presupuesto anual que ha oscilado entre los 600 mil y los setecientos mil dólares en cada período, 5

6 por medio de la Unidad de Tecnologías de Información (UTI) 2. Sobre la Contraloría General de la República De acuerdo con su sitio Web la creación de la Contraloría General de la República se remonta al año 1949, año en que la Asamblea Constituyente convocada luego de la guerra civil del año anterior evaluó las funciones del Centro de Control y determinó la necesidad de que existiera un órgano que vigilara permanentemente la inversión, procedencia, manejo financiero, económico y legal de los fondos públicos. Es así como se incluyó un capítulo en la Ley Fundamental que creó a la Contraloría General de la República, entidad que tendría la finalidad de ser el freno y contrapeso legislativo en la ejecución y liquidación de presupuestos. El constituyente otorgó un rango constitucional a las normas que establecen las competencias de la Contraloría General, al considerar que esta era la mejor manera de regular las relaciones mutuas de un poder a otro y de garantizar que todo gobierno cumpliera con ellas. 2.1 Visión Garantizaremos a la sociedad costarricense, la vigilancia efectiva de la Hacienda Pública. 2.2 Misión Somos el órgano constitucional, auxiliar de la Asamblea Legislativa que fiscaliza el uso de los fondos públicos para mejorar la gestión de la Hacienda Pública y contribuir al control político y ciudadano. 2.3 Funciones y competencias La Contraloría ejerce su competencia sobre todos los entes y órganos que integran la Hacienda Pública. Mantuvo un presupuesto anual para gasto en tecnología de aproximadamente setecientos mil dólares en los últimos cinco años. De acuerdo con lo consignado en su página Web, tiene competencia facultativa sobre: Los entes públicos de cualquier tipo. Los sujetos privados, que sean custodios o administradores, por cualquier título, de los fondos y actividades públicos que indica la Ley Orgánica de la Contraloría. Los entes y órganos extranjeros integrados por entes u órganos públicos costarricenses dominados mayoritariamente por estos, o sujetos a su predominio legal, o cuya dotación patrimonial y financiera esté dada principalmente con fondos públicos costarricenses, aun cuando hayan sido constituidos de conformidad con la 6

7 legislación extranjera y su domicilio sea en el extranjero. Si se trata de entidades de naturaleza bancaria, aseguradora o financiera, la fiscalización no abarcará sus actividades sustantivas u ordinarias. Las participaciones minoritarias del Estado o de otros entes u órganos públicos, en sociedades mercantiles, nacionales o extranjeras. Si se trata de entidades de naturaleza bancaria o financiera y que sean extranjeras, la competencia facultativa de la Contraloría se ejercerá sobre ciertas actividades de las mismas. Los criterios que emita la Contraloría, en el ámbito de su competencia, serán vinculantes para los sujetos pasivos sometidos a su control o fiscalización. Se entiende por "sujetos pasivos" los que están sometidos a la fiscalización de la Contraloría General de la República. (Ver Art. 4 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República). 3. Metodología aplicada para la documentación de caso Para la documentación y el desarrollo de la investigación se analizaron los documentos generados antes, durante y después de la implementación de SNF por parte del documentador. También se tomaron en consideración instrumentos físicos y digitales tales como: minutas generadas en las reuniones de seguimiento, cronogramas, encuestas realizadas y sus resultados, informes de gestión, temarios de capacitación, memorias generadas por los grupos de discusión, valoración de riesgos considerados y la tesis de graduación Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República (CGR) desarrollada por César Muñoz Campos y Johnny Romero Rojas, para optar ambos por el grado de Maestría en Computación con énfasis en Sistemas de Información en la Fundación Tecnológica de Costa Rica (FUNDATEC). En adición a lo expuesto, es importante resaltar el hecho de que la gestión de todas las implementaciones que se realizaron se realizó por medio de la jefatura de tecnologías de información 2, quien formo parte de los comités relacionados y mencionados en este documento, además de participar como lector en la tesis elaborada por César Muñoz y Johnny Romero; quienes autorizaron el uso de esa investigación para incorporar algunos de sus componentes dentro de este documento. La recopilación de documentos y el plasmar las experiencias vividas, permitió extraer la información necesaria para cumplir con el objetivo establecido en esta documentación de caso, el cual se inicia a partir del punto cuatro y siguiente. 2 Aguilar Miguel, se desempeñó como jefe de la Unidad de Tecnologías de Información durante la implementación del software documentado en este caso. 7

8 4. Justificación de la implementación Con el objetivo de elaborar los siguientes planes: 1) Plan Estratégico (PETIC), 2) Plan Táctico (PTAC) y 3) Plan Anual Operativo (PAO); todos en Tecnologías de Información; así como para priorizar la cartera de proyectos, establecer el presupuesto y recursos necesarios, así como para darle seguimiento al desarrollo y ejecución de los mismos, la CGR conformó un Comité Ad Hoc integrado por representantes de todas sus áreas, el cual fue coordinado directamente por la SubContralora General, Lic. Marta Acosta Zúñiga. Este comité Ad Hoc sirvió como enlace entre la Unidad de Tecnologías de Información (UTI) y el Comité Gerencial de Tecnologías de Información y Comunicación (CGTIC) integrado por los gerentes de todas las divisiones (Contratación Administrativa, Jurídica, Gestión de Apoyo y de Fiscalización Operativa y Evaluativ), la jefatura de la Unidad de Gobierno Corporativo y la Contralora General, Lic. Rocío Aguilar Montoya quien delegó la coordinación del CGTIC en la SubContralora General. Este Comité Ad Hoc mostró un gran interés por la puesta en marcha de proyectos como teletrabajo, firma digital en declaraciones juradas, sustitución de documentos impresos por documentos electrónicos firmados digitalmente (política Cero Papeles), software libre para administración de proyectos y software libre para uso en ofimática, este último promocionado por importantes grupos internos. Para el desarrollo de estos proyectos era necesario comprar o desarrollar soluciones tecnológicas de gran impacto económico, según se desprendía de las investigaciones realizadas por el personal de la UTI presentadas ante estos comités. Sumado a lo expuesto en el párrafo anterior, los análisis realizados por este Comité sobre la aprobación y ejecución presupuestaria anual de los últimos cinco años en materia de TIC versus el costo del software propietario, indicaban que difícilmente se llegarían a implementar en el corto o mediano plazo las soluciones tecnológicas deseadas por su alto costo y por el bajo porcentaje de crecimiento anual autorizado por el Ministerio de Hacienda. Sólo la implementación de Firma Digital en declaraciones juradas requería de un gasto inicial cercano a los $ (Quinientos cincuenta mil dólares). La urgencia e importancia de poner en marcha estos proyectos, hizo que el comité Ad Hoc solicitara a la UTI que evaluara la posibilidad de apoyarse en SNF que tuviese las mismas funcionalidades del software comercial o propietario requerido, siempre que fuese compatible con este, de fácil uso y sostenible en el tie mpo. Además, era necesario considerar el intercambio de archivos con otras instituciones para efectos de mantener la compatibilidad funcional. Un aspecto que motivó a que el Comité Ad Hoc propusiera implementaciones de SNF para lograr la ejecución de los proyectos indicados, es que contaba con excelentes referencias sobre productos de SNF implementados y operando en la CGR, como el software open source Moodle utilizado para gestión de cursos 8

9 en capacitación virtual del sector público y a lo interno para formación en temas relacionados con una mejor gestión y fiscalización, además de contar ya con servidores en producción con sistemas operativos Solaris y UBUNTU, se habían desarrollado sitios Web y de servicios web (Webservices) utilizando PHP, XML y JAVA, además de que se tenía personal utilizando Open Office y se contaba con algunas aplicaciones operando con el motor de base de datos MySql. Dado el interés y apoyo institucional por implementar proyectos relevantes e importantes para la mejora continua de la fiscalización y el servicio a la ciudadanía, así como por el impacto que estos podrían tener en las finanzas públicas al generar una posible reducción del presupuesto estimado para la adquisición y actualización del software en uso, el Despacho de la Contraloría General de la República aprobó esta iniciativa del Comité para fomentar la implementación de SNF a partir del año 2008; así como la continuidad en la implementación de soluciones que no requirieran de una ejecución presupuestaria por adquisición de licencias de software, llámese software libre o propietario sin costo. Es importante recalcar que para la implementación de software libre se debe tener claro que hay que convivir con software propietario; posiblemente con años de estar operando y con personal a favor y en contra de la solución tecnológica. De ahi que sea fundamental establecer una adecuada estrategia para el manejo de todos los componentes relacionados. Sin lugar a dudas, hay que hecer todos los esfuerzos por disminuir la resistencia de alguna parte del personal hacia estas iniciativas e integrar a las personas aliadas del proceso. También hay que lograr confiabilidad institucional y estar seguros de contar con los instrumentos y métodos de capacitación necesarios para fortalecer el proceso. La dedicación requerida por parte del personal de soporte técnico asignado a la solución de incidentes y problemas también es un componente importante a tomar en cuenta. La UTI enfrentó el reto con la misma organización y cantidad de plazas ocupadas. A continuación se incluye la estructura organizativa utilizada durante la implementación de soluciones tecnológicas de SNF. 5. Sobre la Unidad de Tecnologías de Información de la CGR 5.1 Función, dependencia y estructura Es la unidad encargada de adquirir, desarrollar, implementar y evolucionar soluciones tecnológicas y de comunicación para apoyar y facilitar la ejecución de losprocesos internos. En el momento de realizar el proceso documentado estaba conformada por 22 funcionarios. Dependía directamente de la Gerencia de Gestión de Apoyo y como jefatura, integraba el Comité Gerencial de Tecnologías de Información y 9

10 Comunicación (CGTIC) como secretario con voz pero sin voto. Este CGTIC ha sido responsable de recomendar al Despacho de las señoras Contraloras sobre la ejecución o no del presupuesto en TICs; además de la puesta en marcha de los planes Estratégico, Táctico y Operativo en TICS. También, la jefatura de la UTI formaba parte de un comité Ad Hoc que funciona como grupo de soporte tecnológico al CGTIC. Ambos comités estuvieron coordinados por la SubContralora General; Lic. Marta Acosta Zúñiga y estuvieron representados por todas las áreas. El comité de soporte operó como un filtro importante para asegurar que los proyectos a considerar por el CGTIC eran los de mayor beneficio para el ente rector. Al igual que lo hizo para lo que son proyectos tecnológicos facturables, la UTI funcionó como Unidad Ejecutora responsable de la implementación y ejecución de proyectos de implementación de SNF. A continuación, en la Figura 1 se muestra la estructura organizativa de la UTI durante la implementación de los proyectos. O r g a n i z a c i ó n D e s p a c h o C o n t r a l o r a G e n e r a l C o m i t é G e r e n c i a l d e T I C s D i v i s i ó n G e s t i ó n d e A p o y o U n i d a d T e c n o l o g í a s I n f o r m a c i ó n P r e s u p u e s t o y C o m p r a s S e c r e t a r í a S o p o r t e a C l i e n t e s D e s a r r o l l o S i s t e m a s P l a t a f o r m a d e R e d e s P l a t a f o r m a T e c n o l ó g i c a C e n t r o d e C ó m p u t o D i v i s i ó n d e D e s a r r o l l o I n s t i t u c i o n a l U n i d a d d e S i s t e m a s y T e c n o l o g í a d e I n f o r m a c i ó n ( 1 ) Figura 1. Estructura organizativa. Fuente: Informe de Gestión Aguilar, Miguel, oficio DGA-UTI

11 5.2 Plataforma tecnológica administrada por la UTI Durante la implementación de SNF, la CGR tenía una base instalada de 540 microcomputadoras y 30 servidores. Los sistemas operativos en uso consistían mayoritariamente en SNF (UBUNTU y Solaris) y algunos con Windows Server R8. Se contaba con el personal técnico capacitado para el soporte necesario. En el nivel de estaciones de trabajo y para efectos ofimáticos, se utilizaba software propietario (Windows, Microsoft Office, Internet Explorer), soportados por técnicos debidamente entrenados para manejar esta plataforma. Como motor principal de base de datos se tenía ORACLE y algunas aplicaciones se ejecutaban en base de datos MySQL. El total de aplicaciones (Sistemas de Información) operando era de 54. Para efectos de comunicaciones se contaba con infraestructura de red alámbrica e inalámbrica, ambas con cobertura institucional y una solución telefónica mixta en donde el 75% era telefonía IP. Para fomentar el uso de SNF se generó una directriz que permitía la instalación de software libre o propietario sin costo, a quien lo solicitara por escrito. Previo a su autorización se sometía el software a un análisis que asegurara la confiabilidad del mismo. Con base en la infraestructura de TICs existente, a continuación se consideran los objetivos trazados por los niveles superiores, asesorados por los comités a los que se hizo referencia en párrafos anteriores. 6. El proceso de implementación de software no facturable en la CGR 6.1 Objetivo El Comité Ad Hoc 3 se propuso mantener a la CGR con tecnología vigente y actualizada, para continuar facilitando y apoyando en el desempeño de sus funciones a todos los funcionarios, especialmente a los fiscalizadores. De ahí que el objetivo principal a lograr; según lo definió este comité, fue el siguiente: Continuar con la evolución tecnológica de la CGR, complementando el uso de software propietario con la implementación de software no facturable; siempre que contenga la mayoría de las funcionalidades requeridas por el ente Contralor, que no comprometa la seguridad institucional, que interopere y que sea compatible con el software en uso. 3 Comité que funciona como grupo de soporte tecnológico al Comité Gerencial de Tecnologías de Información y Comunicación (CGTIC) de la CGR. 11

12 Asimismo, se establecieron los siguientes objetivos derivados: Objetivos Específicos Mantener actualizada y vigente la plataforma tecnológica. Implementación de proyectos mediante el uso de SNF. Reducir el gasto en tecnologías apoyándose en SNF. Mantener independencia tecnológica. Fortalecer la neutralidad tecnológica. 6.2 Alcances y límites Como alcance se tomó la decisión de implementar SNF que aportara a los planes estratégicos, tácticos y operativos vigentes. Todos los programas de cómputo debían estar debidamente probados, sin vulnerabilidades detectadas que afectasen la seguridad de la CGR, con funcionalidades similares al software comercial o propietario equivalente, con usuarios preparados para su uso y con personal de soporte técnico capacitado para solventar consultas y resolver problemas. En sesión realizada por el comité Ad Hoc se analizó la posibilidad de sustituir el motor de base de datos ORACLE por un motor de SNF y se tomó la decisión de no llevarlo a cabo antes del 2012, por considerarlo como un proyecto complejo por la cantidad de sistemas implementados (54) y los recursos que se requieren para su desarrollo. Como límites, se acordó que toda instalación de SNF tenía que ser autorizada, coordinada e instalada por especialistas técnicos de la UTI, manteniendo dos vertientes: 1) En microcomputadoras con sistema operativo Windows y dependiendo de las necesidades del usuario. 2) Enequipos de personas usuarias que estuvieran de acuerdo con cambiar hacia SNF. Para estos casos, e se procedió a respaldar todo el equipo (sistema operativo, aplicaciones, datos), se formateó el disco duro y se le instaló todo el software del tipo SNF. 7. Razones para el cambio 1. Gasto en licenciamiento: Cuando se tomó la decisión de incursionar fuertemente en implementaciones de SNF como alternativa, también se consideró que durante los últimos cinco años la CGR había gastado mucho dinero en la compra de licencias de software. Se consideró que era un buen momento para valorar y crear conocimiento sobre el uso de opciones menos onerosas y de características similares, que de ser instaladas, no afectaran la continuidad del negocio y lo mantuviesen actualizado tecnológicamente sin incrementos mayores del presupuesto en TICs. 12

13 2. Generación de insumos: Además, conforme a los resultados obtenidos como producto de cada instalación, se aumentaron los insumos para apoyar la toma de decisiones relacionadas con nuevas implementaciones y también para darle soporte a los criterios técnicos que se deben emitir por la División de Asesoría Jurídica para la autorización o no de una contratación de software propietario por un ente fiscalizado o para cuando se estudia una objeción a un cartel o una apelación sobre una adjudicación, lo cual fortaleció la continuidad del proyecto. 3. Independencia usuaria: Los resultados obtenidos permitían palpar el aumento en la independencia del personal de la CGR en el uso de SNF con respecto a la plataforma y al proveedor en el uso de software comprado o rentado, incentivando la utilización de formatos abiertos, fomentado principalmente por este tipo de software. 4. Estimación del gasto: Como se mencionó, una de las razones fuertes de cambio consistió en las posibilidades de reducir costos en la adquisición de licencias de software. Si bien es cierto, la CGR se encontraba a derecho en materia de licenciamientos, la renovación de versiones anuales se estimó en unos $ (trescientos mil dólares), un costo económico muy alto. Lamentablemente estos sistemas comerciales o propietarios se deben renovar o actualizar año a año hasta llegar a un punto en que el proveedor sólo vende las versiones más recientes, dejando en obsolescencia tecnológica a la institución que no las compre y normalmente sin el soporte técnico sobre las versiones en uso. Por ejemplo, el precio que se estimó en el 2009 para el pago de una licencia de uso de Windows Vista y de Office últimas versiones de sistema operativo y ofimáticas respectivamente en el mercado en ese momento- fue de aproximadamente $188,75 para Windows Vista Business y $399 para Office 2007, en total unos $588 para ser utilizados en un solo computador. Esto significaba que actualizar toda la plataforma de la CGR con estas aplicaciones comerciales o propietarias de ofimática (unos 540 computadores), tendría un valor aproximado solo en licencias, de $317,385,00 US (más de doscientos veinte millones de colones, con un tipo de cambio de 584 colones al día 1 de junio del 2009). A lo anterior debían sumarse los costos de capacitación y una eventual actualización de hardware para evitar rendimientos decrecientes. Estos precios del software propietario fueron brindados por el departamento de proveeduría de la CGR, tomando en cuenta el último precio de las licencias comerciales incluidas en la compra de los computadores más recientes que ellos tenían en ese momento 4. Estos datos fueron muy importantes para la toma de decisiones relacionadas con la puesta en marcha de SNF en ofimática, porque como cualquier 4 Datos obtenidos de la tesis Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República (CGR) elaborada por Johnny Romero y César Muñoz. 13

14 institución, la CGR también debe adquirir las últimas versiones de software para estar actualizada y a derecho con el uso de las licencias. 5. Cambio de versión: Otro aspecto considerado es que por experiencias comprobadas, se sabe que cada cambio de versión de Windows o de Office se comporta como si fuera una nueva aplicación, lo cual implica capacitar al personal usuario y de soporte para que puedan sacarle el máximo provecho a la herramienta de software instalada; tal es el caso específico de Windows Vista y Office 2007, que son muy diferentes a sus versiones anteriores. Es decir, siempre se debe hacer una inversión adicional al costo de las licencias. 6. Obsolescencia de producto: Además, se agrega a lo indicado en el párrafo anterior, el hecho de que algunos fabricantes han estandarizado un modus operandi que consiste en agregarle o eliminarle nuevas funcionalidades al software en uso y cambiarle el nombre al producto vigente y operando en la institución, sólo con el fin de lograr una obsolescencia tecnológica a la versión instalada y de paso cobrar una suma importante por la migración al y por el nuevo producto. Como se indicó al final de la justificación de implementación en este documento, previo a las investigaciones solicitadas a la UTI ya se tenían excelentes experiencias con SNF como en el caso de Moddle para capacitación virtual, con sistemas operativos como UBUNTU y Solaris, además del software para uso de correo electrónico, Zimbra Collaboration Suite. Estas buenas experiencias fueron impulso para el proceso que se está documentando. Con los objetivos claros, con el apoyo del Despacho de las señoras Contraloras y de los respectivos comités, se procedió a definir la estrategia de implementación para entrar posteriormente en la metodología a utilizar. 8. Estrategia de Implementación Con el fin de asegurar el éxito de la implementación de SNF y de la puesta en marcha de futuras soluciones similares, estratégicamente se tomaron varias decisiones: 1. Apoyo de la dirección: El Despacho de las señoras contraloras y la Unidad de Gobierno Corporativo, brindaron todo su apoyo y motivaron a los funcionarios a colaborar con las iniciativas de puesta en marcha de este tipo de soluciones tecnológicas; razón por la cual se facilitó el establecer acuerdos de servicio entre la UTI y los funcionarios seleccionados para la utilización de SNF, específicamente en algunas de las soluciones a implementar y prácticamente no existió resistencia al cambio. 2. Inclusión de actores convencidos: Se acordó incorporar como parte del equipo de proyecto o en las sesiones de trabajo, a los funcionarios que ya habían utilizado software no facturable en otras empresas, en sus hogares, en la universidad o en la misma CGR. Esta decisión se tomó con el objetivo de que estos funcionarios se constituyeran en motivadores de grupo por su 14

15 experiencia en el uso de las herramientas de software seleccionadas y que a la vez tuviesen la función de soporte indirecto hacia sus compañeros. 3. Proyecto piloto: Tratando de aprovechar al máximo esta oportunidad, se creó un proyecto de software libre, en donde se escogería a un grupo de funcionarios que aceptaran partir de cero en el uso de aplicaciones ofimáticas, lo que requería que se formatearan sus equipos para la instalación de SNF. La estrategia se dirigía a evitar tentaciones del usuario a utilizar herramientas muy dominadas por ellos como el caso de Windows y Office, obligándolo a utilizar SNF como Open Office. 4. Ambiente de confort: Se logró mantener a los usuarios dentro de un ambiente tecnológico igual al que utilizaban, para ello se les configuró el sistema operativo UBUNTU de tal forma que la visualización del escritorio fuese muy similar al uso del sistema operativo Windows. 5. Capacitación: Antes de iniciar operaciones, se brindó al personal usuario y a los soportistas asignados por la ITI, la capacitación necesaria en el uso de las soluciones tecnológicas de SNF nuevas. En los casos en los que se sustituyó software comercial o propietario por SNF, la capacitación se enfocó solo a las diferencias entre ambas soluciones tecnológicas Herramientas de apoyo: se dispuso de herramientas de apoyo y soporte técnico adecuadas. Entre ellas, manuales en la Intranet, portafolio de software no facturable, preguntas frecuentes en línea y dos soportistas para una atención rápida ante cualquier registro de incidente o problema, evitando con esto la desmotivación en el uso del SNF. 7. Discreción: Se mantuvo un perfil bajo en la implementación de SNF, lo cual evitó interferencias de los proveedores de software comercial o propietario. Con la estrategia definida se procedió a desarrollar la metodología de implementación a utilizar, la cual detallo a continuación como insumo y mejora de la misma. 9 Metodología para la Implementación 9.1 Organización del proyecto La implementación de SNF en la CGR se llevó a cabo bajo la gestión y el liderazgo del Lic. Miguel Aguilar Zamora, MGT, Jefe de la Unidad de Tecnologías de Información, quien asignó los profesionales técnicamente capacitados y con el conocimiento experto requerido de acuerdo con la solución tecnológica a implementar. Durante la ejecución de los proyectos se mantuvo la organización existente y con la misma cantidad de plazas, recargando funciones en algunos para poder salir adelante con los proyectos. 15

16 Funciones: Para cada una de las soluciones implementadas, se ejecutaron las siguientes funciones por parte de los equipos de proyecto: Validación del software a utilizar Definición de las áreas y los perfiles a impactar Conformación de los equipos de trabajo técnico/usuarios Planificación de la implementación Evaluación de los riesgos y su mitigación Ejecución de la capacitación requerida Soporte técnico solicitado por el usuario final Se analizaron propuestas para el uso de nuevo SNF relacionado Se brindó el mantenimiento preventivo y correctivo necesario Se analizó periódicamente el avance, según cronograma Se mitigaron los riesgos materializados Cierre de proyecto Canal de comunicación: La dirección del proyecto fue asumida por distintos profesionales dependiendo de la solución y en todos los casos bajo la responsabilidad de la jefatura de la UTI, que por medio de su titular fungió como canal de comunicación ante sus superiores jerárquicos. 9.2 Valoración de riesgos De acuerdo con cada solución de SNF, el equipo de proyecto hizo una valoración de riesgos: causa, evento, consecuencia y método de administración, según el estándar de riesgos incluida en la Guía metodológica para desarrollo de proyectos de la CGR. En el Anexo 1 se incluye un resumen de los riesgos considerados, para una mejor comprensión de la información. 9.3 Preparación del ambiente La UTI desarrolló todo un proceso y un ambiente de investigación dirigido a obtener y probar SNF equivalente al software en uso en la CGR, con el objetivo de seleccionar aquellos que mejor se adaptaran a las funcionalidades requeridas por la institución en su clase y tipo. Como parte del proceso se prepararon aspectos relacionados con la instalación del software y con la capacitación de los funcionarios que participaron en las distintas soluciones. Este proceso incluyó una revisión del inventario de las aplicaciones informáticas que se utilizaban en la Institución y la evaluación de aquellas que se podían sustituir por aplicaciones de SNF. 16

17 Para ello se dispuso de equipos en un ambiente de pruebas con el objetivo de instalar y probar el SNF a utilizar, lo cual aseguró que su puesta en producción no ocasionara impacto negativo en el nivel productivo de los funcionarios que iniciaron con su operación. Parte de las pruebas realizadas incluyó un análisis de vulnerabilidades del SNF que pudiesen afectar la infraestructura tecnológica del ente Contralor y pruebas de accesibilidad e interoperabilidad con otras aplicaciones informáticas, servidores y periféricos de uso obligatorio. Los resultados fueron excelentes y no se presentó ningún problema de impacto durante el proceso. 9.4 Análisis del software disponible Se realizó una investigación sobre el software comercial en uso en la CGR y su equivalente en software no facturable, con el fin de que cualquier funcionario estuviese en capacidad de apoyarse en tecnología similar para la ejecución de sus labores cotidianas. Como parte de la investigación se hizo un comparativo de las funcionalidades de software comercial o propietario y las no facturables o libres; especialmente en software de ofimática, conformando este análisis una base importante para realizar l as actividades de implementación, de soporte a usuario final y de capacitación. 9.5 Selección del software a utilizar De acuerdo con los resultados de la investigación sobre el inventario de software instalado y la posibilidad de sustituirlo y considerando el resultado de las pruebas y la comparación de funcionalidades, se hizo la selección del software, en un principio para la implementación de herramientas de ofimática y correo electrónico. Conforme se avanzó con la puesta en marcha de SNF y producto de los buenos resultados, se tomaron decisiones de agregar más opciones, según se documenta más adelante. A continuación se incluye el cuadro N 1 con el software a implementar: Cuadro N 1: Software a implementar para aplicaciones ofimáticas. Fuente: Adaptado de tesis Factibilidad de implantación de software no facturable para usuarios finales en la Contraloría General de la República (CGR), elaborada por Johnny Romero y César Muñoz. 17

18 Equipo Aplicación SNF implementado Tipo de software 5 Estaciones de trabajo. Administrador de archivos. File Roller Software libre Base de datos. OpenOffice Base Software libre Cliente de correo electrónico. Zimbra Desktop, Thunderbird, Evolution Software libre Hoja de cálculo. OpenOffice Calc Software libre Mensajería Instantánea. Spark Software libre Skype Chat Freeware Presentaciones. OpenOffice Impress Software libre Procesador de texto. OpenOffice Writer Software libre Quemador de CD DVD. Brasero Software libre Reproductor de Sonido y Video. VLC Totem Software libre Sistema operativo. Ubuntu Software libre Navegador de Internet. Mozilla Firefox Software libre Visor PDF. Acrobat 8 Freeware Antivirus. Clamwin Software libre Funcionalidad Aplicación SNF implementado Tipo de software Servidores. Sistemas operativos. Ubuntu server Software libre Solaris Freeware Servidor web. Apache Tomcat Software libre Base de datos. MySQL Software libre Correo electrónico. Postfix Software libre Transferencia archivos. Filezilla Software libre VMWare. Virtualización Software libre Mensajería instantánea. OpenFire Software libre 5 Se refiere a software libre o freeware. Para más información sobre las diferencias entre estos tipos de software consultar la sección

19 Funcionalidad Aplicación SNF implementado Tipo de software Seguridad. Cifrado de archivos. Kruptos 2 Freeware Filtro de contenidos. K9 Web Filter Freeware Firewall personal. Comodo Firewall Freeware Antivirus. Avast Freeware Funcionalidad Aplicación SNF implementado Tipo de software Desarrollo software. Lenguaje programación. Java Software libre PHP Software libre Desarrollo sitios web. Joomla Software libre Funcionalidad Aplicación SNF implementado Tipo de software Teletrabajo. Filtro de contenidos. K9 Web Filter Freeware Control remoto de escritorio. Team Viewer Freeware Funcionalidad Aplicación SNF implementado Tipo de software Firma digital. Incorporar firma digital a la correspondencia interna y las declaraciones juradas de funcionarios públicos. Creación de repositorios compartidos de documentos, gestión de contenidos, y procesos colaborativos. JSign PDF Alfresco Software libre Software libre Los siguientes son criterios de selección que se consideraron para aplicarlos sobre cualquier SNF a implementar en la CGR: Económico: Sólo se invierte en la capacitación necesaria para su operación y para la implementación; así como en aspectos de soporte técnico y configuración. Libertad: Fundamental que no existan restricciones de uso ni de copia y que pueda ejecutarse, modificarse y de libre distribución. Algunas aplicaciones como JSign se adaptaron a las necesidades y requerimientos de la institución. 19

20 Soporte: Es obligatorio tener el respaldo de un proveedor o de una comunidad de soportistas especialistas en el producto. Equivalencia funcional: El software debe permitir realizar las mismas funciones utilizadas por los funcionarios de la institución en el uso de software comercial o propietario. Interoperabilidad con los sistemas en uso: El software que se implementó fue debidamente probado para que interoperara con la plataforma de software en uso, con resultados muy satisfactorios. Funcionalidades obligatorias: Para los casos en los cuales se partió de cero, fue fundamental la configuración de las funcionalidades que le permitieran independencia en sus labores a los funcionarios, razón por la que se les instalaron las siguientes: Utilización de una herramienta gráfica para administrar el correo. Facilidad de reproducir audio, vídeos, Cd s y DVD s. Conectar dispositivos USB de almacenamiento. Grabaciones de CD o DVD. Comprimir o descomprimir archivos o carpetas. Manejo de impresoras. Apariencias del escritorio y ventanas. Gestionar la energía. Resolución de Pantalla. Personalización de la pantalla. Gestionar el mouse y teclado. Administrar el dispositivo de audio y los sonidos. Configurar programas para iniciar al arranque del perfil. Instalación de plugins para interoperabilidad con el software en uso. 9.6 Análisis de vulnerabilidades El procedimiento aplicado para el análisis de vulnerabilidades en el SNF seleccionado para su implementación, fue el siguiente: Se investigó en internet si existían reportes negativos del producto. Se chequeó con la página virustotal.com si el archivo ejecutable presentaba algún problema. Esta página valida contra una serie de motores de antivirus los posibles contagios del archivo. Limitante: el máximo tamaño del archivo a analizar es de 32Mb. 20

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