Hojas Electrónicas - Excel Roberto Javier Velasco Carbajal

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1 Hojas Electrónicas - Excel Roberto Javier Velasco Carbajal

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3 Índice Prefacio Introducción Programa de hoja de cálculo Lección 1 - Introducción a las funciones. Ejemplos de funciones =SUMA() y =BUSCARV()... 2 Lección 2 - La función =SI()... 4 Lección 3 - Funciones: Promedio, Mediana, Moda, Contar, ContarA, Contar.SI... 5 Lección 4 - La función =PAGO() Cálculo de amortizaciones de préstamos... 9 Lección 5 - Utilización de botones de control en una hoja de cálculo Lección 6 - Gestión de una cartera de valores de acciones Lección 7 - Ejemplo de factura (repaso de funciones) Lección 8 - Desglose de Euros en monedas y billetes. Funciones Residuo y Entero Lección 9 - Control de caja. Ejercicio para el alumno Lección 10 - Introducción a las Macros. Capítulo Lección 11 - Aplicación a base de Macros. Capítulo Lección 12 - Cuentas a cobrar a 30, 60 y 90 días Lección 13 - Trabajar con sub-totales Lección 14 - Buscar objetivos Lección 15 - Acceso a datos externos. Microsoft Query Lección 16 - Escenarios. Tablas de datos. Solver Lección 17 - Tablas dinámicas Lección 18 - Cálculos matriciales Lección 19 - Filtros automáticos Lección 20 - Cálculo del NIF a partir del DNI. Funciones Si, Residuo y Extrae. 34 Lección 21 - Repaso. Gestión de un video-club Lección 22 - Guía rápida de Excel Lección 23 - Gráficos de líneas Lección 24 - Generador de presupuestos con macros Lección 25 - Conversión de una cifra en números a letras Anexo I - Especificaciones de Excel Bibliografía... 43

4 Programa de hoja de cálculo Es un programa de aplicación utilizado normalmente en tareas de creación de presupuestos o previsiones, y en otras tareas financieras. En un programa de hoja de cálculo, los datos y las fórmulas necesarios se introducen en formularios tabulares (hojas de cálculo u hojas de trabajo), y se utilizan para analizar, controlar, planificar o evaluar el impacto de los cambios reales o propuestos sobre una estrategia económica. Los programas de hoja de cálculo usan filas, columnas y celdas. Cada celda puede contener texto, datos numéricos o una fórmula que use valores existentes en otras celdas para hacer un cálculo determinado. Para facilitar los cálculos, estos programas incluyen funciones incorporadas que realizan operaciones estándar. Dependiendo del programa, una sola hoja de cálculo puede contener miles o millones de celdas. Algunos programas de hoja de cálculo permiten también vincular una hoja de cálculo a otra que contenga información relacionada y pueden actualizar de forma automática los datos de las hojas vinculadas. Los programas de hoja de cálculo pueden incluir también utilidades de macros; algunas se pueden utilizar para crear y ordenar bases de datos. Los programas de hoja de cálculo cuentan por lo general con capacidades gráficas para imprimir sus resultados. También proporcionan un buen número de opciones de formato tanto para las páginas y el texto impreso como para los valores numéricos y las leyendas de los gráficos. 1

5 1. Introducción a las funciones. Ejemplos de funciones =SUMA() y =BUSCARV() Función SUMA: Formato: =SUMA(Celda inicial : Celda Final) Esta función suma el contenido del rango de las celdas indicadas en los parámetros expresados entre paréntesis. En el segmento anterior se muestra la suma de las columnas B1 hasta la B4, dejando el resultado en la celda B6, donde se encuentra la función. Función BUSCARV Formato: =BUSCARV(Celda;Rango;Columna) Esta función es muy útil para extraer de una matriz de dos dimensiones el valor asociado a la primera columna, por ejemplo: si busca un producto, puede recuperar su descripción o el precio. Efectúa una búsqueda de la celda indicada en el primer parámetro, dentro de la matriz especificada en el segundo parámetro y deposita el resultada la celda que se encuentra a N columnas indicadas en el tercer parámetro. En caso de que la columna de búsqueda no este ordenada, es necesario incluir un cuarto parámetro (Opcional), indicando con la palabra FALSO, esta condición. 2

6 En el ejemplo anterior, la función BUSCARV tiene en el primer parámetro B1, que señala la celda que servirá como concepto de búsqueda, en el segundo parámetro identifica la matriz contenida en A4:B8, que será donde efectué la búsqueda, y en el tercer parámetro, en numero 2, que es la cantidad de columnas que deberá desplazarse para recuperar el contenido buscado. Cabe señalar que en el ejemplo anterior, no se incluyo el cuarto parámetro FALSO, pues no fue necesario al estar ordenada la información de la parte de la matriz donde se debería buscar. 3

7 2. La función =SI() Formato: =SI(Condición;Verdadero;Falso) Comprueba si se cumple una condición (primer parámetro), en caso de que esta e cumpla, regresa el resultado de VERADERO, y en el caso que no se cumpliera, regresa el resultado de FALSO. En el ejemplo anterior, en la celda B2, la función SI en su primer parámetro evalúa si la celda B1 tiene algún contenido, en caso de ser verdadero asigna a esta celda el valor de la celda E2, y en caso de ser falso asigna el valor de la celda E3. Existe una variante de la función SI, que es utilizada en el caso que se requiera tener mas de una condición que cumplir. Esta variante acepta incluir el operador lógico O e Y, teniendo el siguiente formato: =SI(Y(Condición1:Condición2... =SI(O(Condición1:Condición2... cuando deban cumplir todas las condiciones cuando se deba cumplir sólo una En el siguiente ejemplo, la función de la celda D8, tiene una condición compuesta por dos comprobaciones, esto es, si B8 ó C8 tienen algún valor, entonces regresa el valor resultante de la operación D7+B8-C8 o sea el saldo actualizado, y en caso de no cumplirse ninguna de las dos condiciones regresa un blanco. 4

8 3. Funciones: Promedio, Mediana, Moda, Contar, ContarA, Contar.SI Formato: =PROMEDIO(Número1;Número2;... =MAX(Números) =MIN(Números) =MODA(Números) =CONTAR(Rango) =CONTARA(Rango) =CONTAR.SI(Rango) =MEDIANA(Números) Función: PROMEDIO Formato: =PROMEDIO(Número1;Número2;... La Función de PROMEDIO Devuelve la media aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis, en el ejemplo siguiente, en la celda B8, la función antes citada devuelve el promedio de la suma de las calificaciones de la lista. Función: MAX Formato: =MAX(Números) La función devuelve el valores máximo de una lista de números. En el ejemplo siguiente, en la celda B8, se obtiene la calificación mas alta de todas las materias listadas. 5

9 Función: MIN Formato: =MIN(Números) Similar a la función anterior, esta función devuelve el valor mínimo de una lista de números. En el ejemplo siguiente, en la celda B8, se recupera de la lista de calificaciones el valor de mas bajo. Función: MODA Formato: =MODA(Números) Esta función devuelve el valor que más se repite en un rango dado, en el ejemplo que se muestra a continuación, se puede apreciar que la calificación que mas se repite es 10. Función: CONTAR Formato: =CONTAR(Rango) Regresa el numero de elementos numéricos en un rango de celdas o lista. En el siguiente ejemplo se muestra en la celda B8 el uso de esta función, nótese que el rango se inicia desde la celda B1, que contiene información alfabética o texto. 6

10 Función: CONTARA Formato: =CONTARA(Rango) Esta función es muy parecida a la anterior, con la diferencia que también cuenta las celdas cuyo contenido sea tanto numérico como de texto, a continuación se da un ejemplo de esta función Función: CONTAR.SI Formato: =CONTAR.SI(Rango;Criterio) Cuenta las celdas que en el rango especificado, sean iguales con lo señalado en el parámetro de criterio, en el ejemplo siguiente, señala que encontró 3 veces el numero diez. 7

11 Función: MEDIANA Formato: =MEDIANA(Números) Regresa el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor. A continuación se muestra un ejemplo con esta función. A continuación se muestra un cuadro elaborado con las funciones que se vieron en este inciso, las áreas sombreadas contienen funciones. 8

12 4. La función =PAGO() Cálculo de amortizaciones de préstamos Función: PAGO Formato: =PAGO(Interés;Tiempo;Capital) Con esta función podemos calcular los pagos periódicos de un préstamo, con un interés determinado y un tiempo fijo. Esta fórmula nos calculará el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales tendremos que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12. En el ejemplo anterior se puede apreciar el uso de esta función, como se puede apreciar, esta función regresa números negativos, si se desea presentar el resultado en números positivos es posible utilizar la función ABS(), quedando la formula anterior como: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)). Función: PAGOINT Formato: = PAGOINT(Tasa;Periodo;Total Periodos;Valor Actual) Esta función calcula el interés que pagamos de la cantidad mensual, a diferencia de la función PAGO, que no muestra lo que debemos pagar, pero no nos dice lo que corresponde a intereses. 9

13 A continuación se muestra un ejemplo de esta función: Con el objeto de hacer mas claro el procedimiento para integrarla la hoja anterior, a continuación se mostraran las formulas utilizadas en las dos primeras líneas de la hoja, el resto de líneas solo es una copia de la segunda línea: Primera Línea: B6 =ABS(PAGO($B$2/12;$B$3*12;$B$1)) C6 =B6-D6 D6 =ABS(PAGOINT(B2/12;1;B3*12;B1)) E6 =C6 F6 =B1-E6 Segunda Línea: B7 =ABS(PAGO($B$2/12;$B$3*12;$B$1)) C7 =B7-D7 D7 =ABS(PAGOINT($B$2/12;1;$B$3*12;F6)) E7 =E6+C7 F7 =F6-C7 10

14 5. Utilización de botones de control en una hoja de cálculo Para agilizar el manejo de la hoja de calculo, podemos hacer uso de los controles en forma de botones. Para el uso de estos botones es necesario tener activada la barra de botones, en caso de no estarlo, debemos ingresar a la opción de Ver Barras de herramienta y activa la casilla Formularios. Para mostrar la utilización de los botones de control vamos a diseñar una hoja de calculo del préstamo de un coche como la que se muestra a continuación: Para iniciar, creamos manualmente los textos de las celdas A1 a A6, que nos servirán para dar nombre a los resultados de la información que es tratada en diferentes sitios de la hoja. En la columna B, se llenaran la totalidad de las formulas en diferentes partes del desarrollo de esta hoja, en este momento solo introduciremos las siguientes: B3 B6 =B1-(B1*B2) =ABS(PAGO(B4/12;B5*12;B3)) A continuación, es crear manualmente el segmento contenido desde K1 hasta L6, donde se enlistaran las diferentes marcas de autos y sus precios, de tal manera que si esta información fuera necesario modificarla, nos se alteraría ninguna otra parte del calculo, y seria mucho mas clara dicha modificación. Creamos un nombre, para identificar a la lista de coches y precios, que utilizaremos mas adelante en los controles, para lo cual efectuaremos las siguientes acciones: Seleccionamos de la celda K1 hasta L6. Accedemos al Menú Insertar Nombre Crear y desactivamos la casilla Columna izquierda del cuadro de diálogos. Oprimimos Aceptar del cuadro de dialogo 11

15 Creamos la barra deslizable ubicada en la celda D2, que nos servirá para selecciona un coche: Hacemos clic en el botón (Cuadro combinado) Trazamos un rectángulo desde D2 hasta E2 En la celda D1 digitamos la palabra coche Para terminar de crear esta barra deslizable, accedemos a sus propiedades pulsando doble clic sobre ella (manteniendo Control oprimida), y efectuamos las siguientes modificaciones: Rango de entrada: Coche Vincular con celda: H2 Líneas de unión verticales: 8 Para recuperar el precio, la información que deposita el control anterior en la celda H2, nos servirá como parámetro de la función INDICE, quedando de la siguiente manera: B1 =INDICE(Precio;H2) Para crear el cuadro de reducción, hacemos clic en la herramienta Control de número y creamos un control en la celda E4, ajustamos el tamaño, y manteniendo oprimida la tecla Control, hacemos doble clic sobre el control recién creado, rellenando las casillas con los siguientes datos: Valor actual: 20 Valor mínimo: 0 Valor máximo: 20 Incremento: 1 Vincular con la celda: H3 Aceptar el cuadro y oprimir Esc para quitar la selección del cuadro. Debido a que esta información es un porcentaje, fue necesario hace la operación en dos partes, para recuperar este valor, es necesario modificar la casilla que contiene esta información de la siguiente manera: B2 = H3 / 100 Para crear el control Rédito o interés, creamos una barra de desplazamiento en la columna D7, y accedemos a sus propiedades, modificándolas de la siguiente manera: Valor mínimo: 0 Valor máximo: 2000 Incremento: 25 Vincular con celda: H5 12

16 Como se trata de un porcentaje, es necesario que el valor depositado en H5 sea recuperado en la celda B4 de la siguiente manera: B4 = H5 / El ultimo control que se incluirá en esta hoja es el de Años, para los cual creamos un control numérico en la celda E10, accedemos a sus propiedades y las cambiamos de la forma siguiente: Valor mínimo : 1 Valor máximo: 6 Incremento: 1 Vincular con celda: H6 Para mover el ultimo resultado del control incluimos en la celda: B5 = H6 13

17 6. Gestión de una cartera de valores de acciones En esta lección se elaborara una cartera de acciones, la elaboración de la hoja puede considerarse como sencilla, solo nos limitaremos a comentar las formulas para desarrollarla. Las celdas que contienen formulas están señaladas en negritas, estas son: E6 =B6*C6 calcula el importe de compra F6 =B6+D6 determina el valor actual en el mercado G6 =F6-E6 establece la ganancia o pérdida de las acciones H6 =G6/E6 la ganancia representada en porcentaje J6 =(PROMEDIO(L6:M6)/D6)^0,25-1 determina factor beta K6 =(J6-$B$1)/I6 calcula el rédito esperado menos rédito libre de riesgo Las fórmulas de las filas 13 son autosumas 14

18 7. Ejemplo de factura (repaso de funciones) En esta lección se elaboraran dos hojas y se utilizaran conjuntamente, la primer hoja es el catalogo de productos que se utilizara para fecturar: La segunda hoja es el diseño de una factura tipo, con la cual se ejemplificara el uso de listas contenidas en otra hoja. Las formulas con que cuenta este ejemplo de facturas son: B6 D6 E6 E11 B13 E12 E13 E15 =BUSCARV(A6;Hoja1!A2:B6;2) =BUSCARV(A6;Hoja1!A2:D6;4) =C6*D6 =SUMA(E6:E10) Escribir CONTADO o nada =SI(B13= CONTADO ;E11*5%;0) =(E11-E12)*16% =E11-E12+E13 15

19 8. Desglose de Euros en monedas y billetes. Funciones Residuo y Entero A continuación veremos el uso de dos funciones que son muy útiles en el manejo de conversiones de monedas, estas son: RESIDUO y ENTERO. Función: RESIDUO Formato: RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto (residuo) de una división, por ejemplo si dividimos 14 entre 5, tendremos un residuo de 4, la formulación de esta función quedaría: =RESIDUO(14;4) Función: ENTERO Formato: ENTERO(número) Regresa el resultado de redondear un número hasta el entero inferior mas próximo, en otras palabras, regresa la parte entera de un número. Por ejemplo si pedimos el entero de 4.3, nos regresara como valor 4. La hoja anterior se desarrollo con una combinación de las dos funciones citadas anteriormente, dividiendo entre el importe del billete o moneda expresado en la columna B, y obteniendo el residuo para continuar con el calculo de los de menor denominación, se utilizo una columna que no es desplegada para llevar la cantidad acumulada. 16

20 9. Control de caja. Ejercicio para el alumno En esta lección se ampliara el uso de la función SI, utilizando para ejemplificarla la siguiente hoja de calculo, la cual simula un control de caja. Tiene además de la fecha y descripción tres columnas, las dos primeras son introducidas manualmente y en la tercera se lleva el saldo de las operaciones efectuadas. Como se puede apreciar, la formula para calcular el saldo maneja varias alternativas, en la primera de ellas, en caso de que tenga alguna información las dos columnas (entradas y salidas), despliega la palabra error, en la segunda detecta que si ambas columnas no contienen información, regresa un espacio en blanco, con lo cual da claridad en la hoja, en las columnas que estén por llenarse, y en la tercera calcula el saldo, sumando al saldo del renglón anterior las entradas y restando las salidas. Es conveniente destacar, que esta función es muy potente, es posible anidar dentro de ella mas funciones, como se aprecia en la segunda alternativa llama a una segunda función SI estando dentro de dicha función. 17

21 10. Introducción a las Macros. Capítulo 1 La palabra Macro, es una abreviatura de macroinstrucción, es una serie de instrucciones catalogadas previamente, que pueden ser ejecutadas con la pulsación de una tecla. Esta pensada para efectuar algunos procedimientos rutinarios, sin tener la necesidad de repetirlos cada ocasión que se requieran efectuarlos. Esta macro, realmente es una rutina codificada y almacenada en el lenguaje de programación Visual Basic. Como ejemplo, efectuaremos una serie de pasos para arreglar la porción de la hoja que del lado izquierdo, resultando después de ejecutar la macro correspondiente la del lado derecho. Los pasos que deberíamos dar para lograr lo anterior son: Seleccionarla Abrir la paleta de bordes y asignarle un borde a too el rango Abrir la paleta de color de fondo y seleccionar el tono de gris Abrir la paleta de texto y escoger el color rojo Abrir sobre la celda B3 y seleccionar un formato con dos decimales Abrir sobre la celda B3 y seleccionar el formato de cursiva Para que esta función se efectúe con una sola tecla, es necesario crear una macro, abrimos el menú Herramientas Macro Grabar nueva Macro, como la que se muestra a continuación, en la que es necesario solo llenar el nombre que se le dará a la macro. 18

22 A continuación se desplegara un pequeño cuadro, el cual será usado para concluir de grabar la macro. En este punto se deberán efectuar manualmente todas las operaciones que se señalaron anteriormente, con respecto al arreglo del cuadro, es muy importante esta conciente que todo lo que se haga se repetirá al ejecutarse la macro, para concluir pulsamos el botón Detener grabación. Para ejecutar la macro que acabamos de guardar, hay que ingresar a Herramientas Macro Macros, se desplegara una lista de las macros que tengamos registradas en esta hoja, señalamos la macro y oprimimos el botón ejecutar. Otra forma de ejecutarla, es asociando en el cuadro de grabar macro un tecla, la cual será ejecutada el mantener oprimida la tecla de control y la tecla que indicamos. Solo como referencia a continuación se lista un fragmento del código que genera la macro en leguaje Visual Basic, el cual si bien, es posible modificarlo directamente, es mejor abstenerse de hacerlo si no se conoce este lenguaje. Es posible añadir un botón en la barra de herramientas, para lo cual, ingresamos a Ver Barras de herramientas Personalizar, seleccionar de la lista barra Estándar e ingresar en la pestaña de Comandos. Seleccionar la opción de Macros. A la derecha es desplegada una cara amarilla, la cual se arrastra hasta situarla encima de la barra de herramientas Oprimir el botón Modificar selección y escoger de la lista la opción asignar macro, seleccionar la macro recién creada y cerrar el cuadro de dialogo. 19

23 11. Aplicación a base de Macros. Capítulo 2 En este inciso, efectuaremos la elaboración de una macro mas elaborada, la hoja de la izquierda es sobre la que trabajara la macro que a continuación se describe, y la hoja del lado derecho será el resultado una vez ejecutada la macro. Para crear la macro antes citada hay que efectuar los siguientes pasos: Acceder a Herramientas Macro Grabar nueva macro, y darle el nombre de RellenarEtiquetas. Ir al inicio de la hoja (A1), pulsar Ctrl.+Inicio. Seleccionar todo el rango de las celdas, pulsando Crtl+Shift+* Acceder a Edición Ir a (o F5), oprimir botón de Especial... y activar la casilla de Celdas en blanco Escribir =C2 y pulsar ctrl.+intro, con esto rellenaremos copiando las celdas que están en blanco Regresamos a la primera celda (A1) pulsando Ctrl+Inicio Pulsamos nuevamente ctrl.+shift+*, para reseleccionar todas la celdas Accedemos a Edición Copia y luego Edición Pegado especial, seleccionamos la opción de valores, logrando con esto cambiar todas las formulas por su valor Finalizamos la grabación de la macro oprimiendo el botón Detener grabación o accediendo a Herramientas Macro Detener grabación 20

24 Como anteriormente se menciono, Excel guarda las macros en lenguaje Visual Basic, a continuación se muestra el código de esta rutina Cabe hacer notar que la macro siempre comienza con Sub y finaliza con EndSub, también es conveniente hacer notar que las sentencias de macro deben leerse de derecha a izquierda, por ejemplo en la sentencia Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select, significa: selecciona las celdas en blanco de la selección original. A continuación continuación veremos una segunda Macro, la cual tiene por objeto insertar una columna, pedir el mes del reporte y copiarlo a las celdas activas, el procedimiento que se utilizo para este ejercicio es: Situarse en la celda A1 Crear una macro llamada AñadirFecha Acceder a Insertar columna En la celda A1 escribir Fecha: y oprimir Intro Regresar a la celda A1, poner el texto en Negritas y dar un fondo azul Seleccionar el rango A2:A22, escribir Mar-98 y oprimir Ctrl+Intro Finalizar grabación de la macro. 21

25 una vez elaborada la macro, modificamos el codigo en Visual Basic que se genero de esta segunda macro: Accedemos al código de la Macro Seleccionamos el texto Mar-98 y lo reemplazamos por: InputBox( introduce la fecha: ) Cerramos la Macro. La función InputBox, despliega un cuadro como el que se observa en la grafica anterior, el cual captura la fecha del reporte y la macro se encarga de rellenar las demás casillas en blanco. 22

26 12. Cuentas a cobrar a 30, 60 y 90 días A continuación se vera un ejemplo de una antigüedad de saldos, calculando a que columna corresponde cada factura, de acuerdo con lo vencido que se encuentre en el pago. Las formulas que se utilizaron son: B1 =HOY() Muestra la fecha de hoy F4 =D4+E4 Suma los días de vencimiento a la fecha de la factura y determina la fecha de vencimiento G4 =SI(F4=$B$1;C4;0) Ubica el importe en esta columna, si el vencimiento es mayor a 30 días y menor a 60 H4 =SI(Y(F4<$B$1;($B$1-30)<F4);C4;0) Ubica en importe en 60 días I4 =SI(Y(F4<$B$1-30;($B$1-60)zF4);C4;0) J4 =SI(F4<$B$1-60;C4;0) 23

27 13. Trabajar con sub-totales Por medio de este procedimiento se pueden obtener subtotales de acuerdo con las especificaciones que se le proporciones a esta opción. En la siguiente hoja de calculo se muestra una relación detallada, para este ejemplo se le agregaran subtotales por la empresa. Para efectuar este procedimiento hay que efectuar los siguientes pasos: Seleccionar el rango de A1:E11 Acceder a Datos SubTotales... Las opciones que debe tener los cuadros de la ventana de diálogos son como a continuación se muestran Como resultado se obtiene la inclusión de subtotales en la hoja como se muestra en la hoja de calculo mostrada mas arriba del lado derecho. Con la formulación de los parámetros de la pantalla de subtotales, se pueden obtener cortes por diferentes conceptos, así como, además de la suma algebraica de las cifras, varias opciones como: Contar, Promedio, Máximo, Mínimo, Producto, Contar Numeros, DesvEst, DesvEstP, Var, Varp. 24

28 14. Buscar objetivos Esta opción se utiliza para buscar un valor como resultado de una formula, como se aprecia en el cuadro de buscar objetivo pide dos celdas, la primera se conoce como Valor Independiente, que es el valor expresado en el cuadro que deberá tomar la formula, y la segunda celda se conoce como Valor Dependiente, que es la celda que contiene la formula. Los valores que tienen la celdas son: B5 B7 =B3*B4 =B3+B5 Para efectuar esta opción, se debe ingresar a Herramientas Buscar objetivo, lo cual despliega el cuadro antes citado de Buscar objetivo. 25

29 15. Acceso a datos externos. Microsoft Query En ocasiones es necesario trabajar con datos que se encuentran con el formato de otras aplicaciones, tales como Access o dbase, que son de los manejadores de bases de datos mas utilizados. Para ser posible dichos accesos es necesario tener previamente instalada una aplicación llamada Microsoft Query, para comprobar si el equipo tiene instalada esta aplicación, se puede consultar en el Panel de Control que existe el icono: Al acceder al icono, se mostrara un cuadro de diálogo con los controladores disponibles: Para extraer la información, es necesario definir una consulta, donde se indica la fuente de datos y las tablas que queremos importar. Para hacer esto: Acceder a Datos Obtener datos externos Crear nueva consulta, lo que desplegara la pantalla de Microsoft Query Pulsar en Añadir, y añadir los siguientes datos Hacer Clic en Conectar Hacer Clic en Seleccionar 26

30 Seleccionamos la base de datos SOLUCIONES.MDB y aceptar. Acepta también el cuadro de diálogo que aparece (el anterior) Seleccionamos la tabla CLIENTES Aceptamos hasta que se despliegue la pantalla del asistente Cargamos los campos: IdCliente, Dirección, Ciudad y Teléfono, seleccionándolos con el boton Oprimimos Siguiente Para el ejemplo seleccionamos solo la cidad de Barcelona 27

31 Oprimimos Siguiente Elegimos el campo IdCliente como campo para el ordenamiento Elegimos la opción de Ver datos Oprimimos Finalizar Una vez efectuados los pasos anteriores, es desplegada la pantalla de Microsoft Query, desde esta pantalla podemos modificar las opciones de consulta, el modo de ordenación, añadir o eliminar campos, etc. Ahora sera posible tratar los datos como si fueran columnas normales de Excel, pero con la ventaja que también podemos modificar algunos parámetros desde la barra de herramientas como la que se muestra a continuación. 28

32 16. Escenarios. Tablas de datos. Solver Escenarios Un escenario es un conjunto de celdas cambiantes que pueden grabarse para estudiar diferentes resultados, como en el caso de querer estudiar diferentes alternativas de crédito, jugando con tasas y periodos. Para el siguiente ejemplo utilizaremos las siguiente hoja: La cual tiene una solo formula en la celda B5 =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)) Los diferentes escenarios con los que trabajaremos son: Interés al 5% y 5 años Interés al 5% y 6 años Interés al 4.5% y 3 años Capital 1,500,000, interés 4% y 5 años Para formular los escenarios, efectuamos el siguiente procedimiento: Acceder a Herramientas Escenarios Agregar, desplegando: Como nombre del primer escenario digitamos Escenario1 Como celdas cambiantes señalamos el rango de B1:B3, y Aceptamos Creamos los escenarios señalados anteriormente Una vez finalizado, podemos revisar los diferentes escenarios que creamos, visualizando los resultados para cada uno de los escenarios 29

33 También podemos obtener un resumen integrando la información de todos los escenarios, para poder hacer una comparación de cada una de sus condiciones, para obtener esto solo hay que oprimir el botón de Resumen Tabla de datos Una tabla de datos esta constituida por una serie de celdas relacionadas por medio de formulas, se aplican a estas celdas diferentes valores constantes y se analizan e interpretan los resultados. Una variable es una celda sobre la que se ejerce control, afectando una serie de cálculos. En el siguiente ejemplo se mostrara una tabla en la que se varían las tasas de interés y el tiempo, cabe señalar, que esta información pudo haber sido obtenida por el procedimiento antes descrito, aunque hubiera sido muy laborioso formular 45 escenarios distintos. Como se puede observar la primera parte de la hoja es similar a la del ejemplo anterior, para formular esta tabla hay que seguir los siguientes pasos: En la celda A7 copiar el contenido de la celda B5 Seleccionar B8:F16 y dar formato numérico sin decimales Seleccionar el rango A7:F16 Acceder a Datos tabla Como celda de entrada de la fila llenar con B3 Como celda de entrada de columna llenar con B2 Aceptar 30

34 17. Tablas dinámicas Con esta opción podemos modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma mas eficiente, además podemos modificar el aspecto y mover campos de lugar. Pare este ejemplo, tomaremos como base la tabla que esta ubicada en el rango A1:C7, el procedimiento para crear la tabla dinámica es el siguiente: Seleccionamos la tabla de datos, de A1 hasta C7 Accedemos a Datos Asistente para tablas dinámicas En la primer pantalla del asistente nos pregunta por el origen de los datos oprimir continuar En la segunda pantalla nos pregunta por el rango de los datos a tratar oprimimos continuar En la tercer pantalla se puede elegir entre si la nueva tabla es generada en la misma hoja o la genera en otra diferente oprimimos continuar Genera la hoja como la que se encuentra a partir de la celda E, y en cuadro que se ubica inmediatamente debajo de esta. Del cuadro Lista de campos de tabla dinámica, se arrastran los campos hasta la hoja de la tabla dinámica y se va formulando esta, en nuestro ejemplo se eligió posicionar los productos en los renglones y los meses en las columnas, y en el cuerpo de la tabla los precios. 31

35 18. Cálculos matriciales El concepto de matriz, se origina en los lenguajes de programación, es una serie de elementos formados por filas (bidireccional) o por filas y columnas (tri_dimensional). Al hacer referencia a una matriz, debe encerrarse entre {} para denotar su condición. Se debe tener en cuenta que las celas que definen una matriz: no pueden cambiarse, ni eliminarse, ni moverse. En el ejemplo anterior, la celda B7 tiene la suma del producto de las líneas 3 y 4, de las columnas B a E, la formula es: =SUMAPRODUCTO(B3:E3*B4:E4) Una constante matricial, es una serie de datos constantes, la manera de representarlos es por ejemplo: {1;2;3}*{2\3}, que se convertiría en {1;2;3\1;2;3}*{2;2;2\3;3;3}. el símbolo \ es un separador de filas. 32

36 19. Filtros automáticos Un filtro es una orden que se da a Excel para que extraiga de una lista de datos, aquellos que cumplan una condición determinada, y no presente solo el segmento de la información como si fuera todo su contenido. Tomando el cuadro anterior para el ejemplo, seleccionamos el rango de celdas de A1:D7, y accedemos a Datos Filtro Autofiltro, esta opción despliega en la columna A una lista ordenada y sumariada de la información que dimos como rango, como la que se muestra a continuación, al seleccionar algún elemento de esta lista, solo es desplegado lo que cumpla con esta condición, el resultado se muestra en el cuadro de la derecha. También es posible utilizar un Autofiltro personalizado, en donde podemos utilizar las operaciones Y y ON para formular los parámetros de la consulta, el cuadro que presenta es como el que se muestra a continuación. 33

37 20. Cálculo del NIF a partir del DNI. Funciones Si, Residuo y Extrae Como se sabe, en España se utilizan estos dos números, el primero es el Numero de Identificación fiscal, y el segundo es el numero de identificación personal. En esta lección se calculara la letra del NIF partiendo del DNI. El primer paso es dividir el DNI entre 23 y trabajar con el resto de dicha división. A continuación tomamos la coincidencia del resto de la tabla siguiente. Resto Letra T R W A G M Y F P D X B N J Z S Q V H L C K E F Por ejemplo el si el resto fuera 12, la letra que le corresponde es N La celda B4 la utilizaremos para introducir el DNI Nos situamos el la celda C4 Accedemos a Inserta Función y llenamos el cuadro como se muestra Viendo el resultado en la hoja seria: Con el objeto de evitar que en caso de estar vacía la celda B4, y que concatenemos tanto el DNI como el NIF, tendremos en la celda C4: =SI(B4<> ;B4 & &EXTRAE("TRWAGMYFPDXBNJZSQVHLCKEF";1+RESIDUO(B4;23);1) con lo cual la presentación final seria: Z 34

38 21. Repaso. Gestión de un video-club. En este inciso se creara un libro simulando el manejo de un video club, esta compuesto por tres hojas, una llamada Gestión, con las películas que están alquiladas y la fecha de devolución, así como, el cliente y la multa por entrega retrasada, la hoja de Clientes, con los datos generales de estos y la hoja de Películas, con las características de cada obra. El funcionamiento de este ejercicio es el siguiente: Cuando un cliente alquila una película, se introduce su código en la hoja de Gestión, de forma automática se complementa la información del nombre correspondiente, la fecha de devolución y el importe de la multa. Las formulas utilizadas en la hoja de Gestión son: F1 =HOY() C4 =SI(A4<>"";BUSCARV(A4;Clientes!$A$4:$B$6;2);"") E4 =SI(Y(B4<>"";$F$1>D4);BUSCARV(B4;Películas!$A$4:$D$8;4)*($F$1-D4);"") F4 =SI(Y(E4<>"";E4>2000);"ATENCIÓN";"") 35

39 22. Guía rápida de Excel 2000 En este inciso se comentaran de forma breve las diferencias o mejoras de la versión 2000 de Excel. Los aspectos mejorados de esta versión son: Novedades Mejor compartición de archivos en exportados a internet Mejoro la caja de diálogo de Abrir o Guardar como Conexión directa con la pagina de Microsoft en Internet La barra de herramientas mas manejable Selección de rango de color diferente Mejora en tablas dinámicas Mejoras en los gráficos y en las fechas Formato Euro Barra de conversión (Monedas) Portapapeles múltiple Menús inteligentes Interfaz de documento único (SDI) Integración de correo electrónico Gestión de cliparts Autollenado de formato Cursores nuevos Conversor de lista de Euros Nuevos formatos de celdas 36

40 23. Gráficos de líneas En esta lección se creara una grafica de líneas partiendo de una hoja de calculo como la que se muestra. El procedimiento para la elaboración de la grafica es el siguiente: Seleccionar el rango, A4:B9 Acceder al asistente para gráficas o bien la opción de Insertar Grafico Seleccionar la grafica de punto y línea y oprimir siguiente Una vez generada la grafica, con el menú contextual o al hacer click sobre ella, se despliega un menú para acceder a sus parámetros. 37

41 24. Generador de presupuestos con macros Para esta lección se utilizo un archivo comprimido que forma parte del curso original, es un ejemplo para generar presupuestos. En la parte del lado derecho se pueden observar los artículos. Al introducir un articulo se muestra su descripción y precio, se introduce manualmente la cantidad y el descuento y se va generando el presupuesto. Tiene dos botones que ejecutan una Macro, el primero genera una copia del presupuesto y el segundo borra todos los datos. 38

42 25. Conversión de una cifra en números a letras En este capitulo se incluye una hoja de calculo con un procedimiento para convertir una cantidad numérica tanto en pesos como en dólares, a una cantidad con letras. Esta rutina puede ser muy útil en aplicaciones reales donde ser requiera hacer uso de esta conversión. A continuación se muestra la pantalla, señalando que la macro que utiliza es bastante grande como para incluirla en este trabajo. 39

43 Anexo I Especificaciones de Excel Especificaciones de hojas y libros Libros abiertos Tamaño de hoja Ancho de columna Alto de fila Característica Longitud del contenido de una celda (texto) Hojas en un libro Límite máximo En función de la memoria disponible y los recursos del sistema filas por 256 columnas 255 caracteres 409 puntos caracteres. Sólo se muestran en una celda; los caracteres se muestran en la barra de fórmula. En función de la memoria disponible (el número predeterminado es 3) Colores en un libro 56 Estilos de celda en un libro Vistas con un nombre asignado en un libro Formatos de número personalizados Nombres en un libro Ventanas en un libro En función de la memoria disponible En función de la memoria disponible En función de la memoria disponible Únicamente en función de los recursos del sistema Paneles en una ventana 4 Hojas vinculadas Escenarios En función de la memoria disponible En función de la memoria disponible, un informe de resumen sólo muestra los primeros 251 escenarios Celdas cambiantes en un escenario 32 Celdas ajustables en Solver 200 Funciones personalizadas En función de la memoria disponible Escala de zoom del 10 % al 400 % 40

44 Informes Criterios de ordenación En función de la memoria disponible 3 combinados en una única operación; ilimitado en operaciones de ordenación secuenciales Niveles de deshacer 16 Campos en un formulario 32 Barras de herramientas personalizadas en un libro Botones de las barras de herramientas personalizadas En función de la memoria disponible En función de la memoria disponible Especificaciones de cálculos Precisión numérica Característica 15 dígitos Límite máximo Número positivo más alto permitido 9, E307 Número negativo más bajo permitido -9, E307 Número positivo más bajo permitido 1E-307 Número negativo más alto permitido Longitud del contenido de una fórmula -1E caracteres Iteraciones Matrices en una hoja Rangos seleccionados En función de la memoria disponible. Además, las matrices no pueden hacer referencia a columnas enteras. Por ejemplo, una matriz no puede hacer referencia a toda la columna C:C o al rango C1:C Sin embargo, una matriz puede hacer referencia al rango C1:D65535 porque al rango le falta una fila para llegar al tamaño máximo de la hoja y no incluye toda la columna C o D. 41

45 Argumentos en una función 30 Niveles anidados de funciones 7 Número de funciones de hoja de cálculo disponibles Primera fecha permitida en un cálculo de enero de 1900 (1 de enero de 1904, si se utiliza la fecha del sistema) Última fecha permitida en un cálculo 31 de diciembre de 9999 Período de tiempo máximo que puede introducirse 9999:99:99 Especificaciones de los informes de tabla dinámica Característica Límite máximo Informes de tabla dinámica en una hoja Elementos en un informe de tabla dinámica Campos de fila o columna en un informe de tabla dinámica Campos de página en un informe de tabla dinámica Campos de datos en un informe de tabla dinámica Fórmulas de elementos calculados en un informe de tabla dinámica En función de la memoria disponible En función de la memoria disponible 256 (puede estar en función de la memoria disponible) 256 En función de la memoria disponible 42

46 Bibliografía. Pagina de la Universidad Abierta Materia de Excel Microsoft Encarta Biblioteca de Consulta 2003 Ayuda del programa EXCEL 43

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