MANUAL PARA EL PROCESO DE VERIFICACION LABORAL PLATAFORMA WEB CERILAPCHILE S. A. V 3.0

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1 MANUAL PARA EL PROCESO DE VERIFICACION LABORAL PLATAFORMA WEB CERILAPCHILE S. A. V 3.0

2 I N D I C E 1. Objetivo Pasos del Proceso de Verificación Modalidad de Pago La empresa principal o Contratista La empresa solicitante a) Si la empresa elige Vía pago webpay :... 5 b) Si la empresa elige Pago vía Depósito/Transferencia : Operación Paso 1: Creación empresa contratista-centro de costo Paso 2: Ingreso de Solicitud de Verificación Paso 3: Ingreso de Trabajadores a) Ingreso Manual b) Carga masiva Paso 4: Ingreso de documentos Paso 5: Emisión de certificado Actualizar datos de la contratista

3 MANUAL PARA EL PROCESO DE VERIFICACION 1. Objetivo El presente manual tiene como objetivo describir el proceso de verificación en línea para los contratistas a través de la plataforma WEB de CERTILAPCHILE S. A., y los pasos y responsabilidad que les corresponde a ellos en la entrega de la información y el pago de los servicios solicitados, para que este proceso sea exitoso. 2. Pasos del Proceso de Verificación El proceso de verificación contempla actividades que debe realizar el contratista y actividades que realiza Certilapchile. Los pasos que involucran interacción con los contratistas son cuatro, que a continuación se detallan, con cada uno de estos pasos se obtiene un estado dentro del proceso de verificación, estos son: Ingresado: Certilapchile ha creado el periodo a certificar y el contratista puede ingresar la solicitud. Solicitado El contratista ha registrado la solicitud y queda habilitado para ingresar los datos de los trabajadores. Completado: El contratista ha ingresado el número de trabajadores indicados en la solicitud. Ya no puede ingresar más trabajadores, pero si modificar los existentes. Ahora puede subir documentos. Documentado: El contratista ha subido todos los documentos necesarios. Puede aún modificar trabajadores y documentos. Certilapchile puede iniciar el proceso de certificación. Los pasos que involucran la labor de CERTILAPCHILE S. A., son los siguientes: En Proceso: Se activa cuando internamente CERTILAPCHILE S. A. comienza con el proceso de ingreso de cuadratura. El contratista ya no puede ingresar ni modificar nada. Aprobado: CERTILAPCHILE S. A. puede emitir el certificado. El contratista no puede ingresar ni modificar nada. No Aprobado: CERTILAPCHILE S. A. encontró reparos en los datos. El contratista no puede modificar nada. El contratista, consulta en ver/editar contratista el periodo, para revisar la información que debe mejorar o completar de los datos de trabajadores, documentos, solicitud, los cuales los envía al certificador para volver a rectificar la cuadratura. Certificado: El certificado ha sido emitido. El contratista no puede modificar nada. Puede descargar su certificado, ingresando a Proceso Certificación/ Certificado. 3

4 3. Modalidad de Pago El sistema de verificación integra varias modalidades de pago en línea y dependiendo de los acuerdos establecidos con sus respectivas empresas principales o contratistas. 3.1 Pago a través de la empresa principal o Contratista. Si quien paga los servicios de verificación es la empresa principal o mandante o la contratista, Las empresas contratistas ingresadas quedaran automáticamente con el tipo de pago (en el formulario de la solicitud) como pago directo, en este caso se cobra y factura a la empresa principal o contratista. (Ver figura) Al generar correctamente la solicitud el sistema le habilitará en forma inmediata el siguiente estado para que ingrese los trabajadores (carga masiva). 3.2 La empresa solicitante. Si quien paga el certificado es la empresa contratista; solicitante, al concluir el llenado del formulario el sistema levantara un campo de selección indicando las opciones de pago vigentes (pago tarjeta de crédito y/o débito, transferencia electrónica o depósito bancario) dependiendo de la modalidad que escojamos. Sin embargo no se podrá avanzar hasta la siguiente etapa (carga masiva de trabajadores) hasta que no se concrete el pago por alguna de estas modalidades, quedando la solicitud en estado pendiente. La forma de pago para estos solicitantes será: Otro Pago (WebPay, Depósito, Transferencia). Al completar el formulario el solicitante podrá elegir el tipo de pago, que serán: Vía pago WebPay (tarjeta de crédito y/o débito) Vía pago depósito y/o transferencia. 4

5 a) Si la empresa elige Vía pago webpay : Se le habilitará la ventana en forma directa del portal de pagos de WebPay para que cancele en línea el valor el certificado eligiendo tarjeta de crédito o débito. Concluido este paso quedara habilitado el sistema para que el solicitante continúe con el proceso (ingreso de trabajadores). Posteriormente Certilapchile, emite la factura y la envía al solicitante. b) Si la empresa elige Pago vía Depósito/Transferencia : El solicitante: o Debe pagar bajo la opción que elige (transferencia o depósito) o Digitaliza o guarda el comprobante del pago y o Sube al sistema el documento que evidencie el pago. Certilapchile: o Revisa que este correctamente el pago, si hay diferencias avisa al contratista y o Aprueba la recepción. o Emite la factura y la envía al solicitante. El solicitante puede seguir con el proceso, (ingreso de trabajadores). El plazo para liberar la solicitud, escogiendo estas modalidades de pago, es de medio día. Si el pago y la subida del comprobante en el sistema se realizan durante la mañana, en la tarde estará disponible el acceso para la carga masiva, si esto se realiza durante la tarde, el acceso estará disponible durante la mañana del día hábil siguiente. 4. Operación 4.1. Paso 1: Creación empresa contratista-centro de costo. La empresa que requiera que Certilapchile, le emita sus certificados de Verificación laboral, deberá enviar un correo a adjuntando R Planilla de Registro Principal y R Planilla de Registro Contratistas o si es subcontratista: R Planilla de Registro Subcontratista. Certilapchile, creará la empresa en el sistema y creará al usuario señalado, enviando a la empresa el usuario y clave con los que podrá trabajar en el sistema, entregando las indicaciones necesarias para que el uso del sistema sea exitoso. NOTA: este paso es solo la primera vez; cuando se inicia la relación comercial. 5

6 4.2. Paso 2: Ingreso de Solicitud de Verificación. A través de la página WEB se accede al sistema de servicios para la verificación laboral ingresando usuario y clave solicitado previamente a nuestros ejecutivos de cuentas. En el menú principal seleccionar la opción Procesos Certificación Solicitud A continuación se desplegará la página para completar la solicitud de verificación por empresa contratista y período, seleccionamos este último desde la lista como muestra la imagen y luego presionamos buscar: 6

7 Se desplegará la página con el estado de los certificados, debemos seleccionar aquel que corresponde al período al cual queremos verificarnos (debe estar en estado Ingresado ): Por último se desplegará el formulario de solicitud de verificación, el cual debe ser completado en su totalidad. Según lo que se muestra en la siguiente imagen cada uno de los campos posee una ayuda o explicación para facilitar su ingreso el que se activa al posicionar el cursor sobre la letra de cada campo. 7

8 Para finalizar se debe indicar el objeto del certificado y aceptar esta solicitud como Declaración Jurada y presionar el botón ingresar. a) Si tipo de pago, es pago directo no podrá cambiar el tipo de pago. 8

9 El proceso cambia de estado a Solicitado, y habilita pasar a ingresar a los trabajadores. b) Pago vía depósito, transferencia o pago vía webpay: en esta opción opta por la forma de pago: Pago vía webpay: significa que se hace una transferencia en línea desde el sistema: Se le habilitara la siguiente pantalla: Si paga: 9

10 Puede continuar el proceso. (Cargar a los trabajadores) Si no se paga inmediatamente, queda como solicitado, y puede consultar para pago, en otra instancia: Se selecciona webpay para cancelar 10

11 Puede continuar el proceso. (Cargar a los trabajadores) Pago vía depósito/transferencia: en esta opción debe subir el comprobante de pago, al sistema. 11

12 Se despliega la pantalla: Al consultar Solicitudes se despliega: Se selecciona el signo, y se despliega: 12

13 El monto a pagar está en UF, el Contratista, debe calcular el valor en peso, al día en que efectuará el depósito o transferencia. Cuando va a registrar el depósito: en subir comprobante debe subir el comprobante y apretar Subir, Despliega la pantalla con el registro subido, dejando la opción de ingresar otro documento Para el cliente, la consulta permanecerá con el signo hasta que se apruebe el depósito subido. A Certilapchile, le llega un correo informando que se ha subido el comprobante de depósito, se revisa y se aprueba el pago o se informa si hay diferencia de pago para que se complete y continuar con el cierre. El proceso cambia de estado a Solicitado, y habilita pasar a ingresar a los trabajadores Paso 3: Ingreso de Trabajadores Esto es sin duda el paso más importante del proceso y se requiere el mayor grado de rigurosidad con la información que se ingresará al sistema porque de esto depende el resultado final de la verificación. Dado lo anterior es que se exige que los campos obligatorios sean ingresados en su totalidad, para esto referirse al manual con Instrucciones del correcto llenado de la planilla de carga masiva Manual de Carga Masiva disponible en nuestro sitio WEB, y detallada en Anexo. El sistema permite dos modalidades para el ingreso de trabajadores y la información solicitada: ingreso manual o carga masiva de trabajadores. a) Ingreso Manual Ingreso uno a uno o manual, este permite incorporar nuevos trabajadores para su respectivo período o actualizar los registros de trabajadores ya existentes en el sistema. 13

14 Incorporación de nuevos trabajadores Este proceso es recomendable cuando el número de trabajadores sea inferior a 10, en caso contrario; cuando el número sea mayor, se recomienda el uso de la carga masiva de trabajadores, explicado en el punto 2.1. Para la carga manual ir al menú Información Empresas Ingresar Trabajador como lo muestra la imagen:. A continuación se despliega la página para ingresar cada uno de los trabajadores, se recomienda, si el trabajador existe en el período anterior, realizar una búsqueda por RUT (como lo muestra la imagen) ya que esto permite auto completar información ya existente y no es necesario ingresar nuevamente todos los datos, solo actualizar los que fueron modificados en el período informado. Esto no aplica para trabajadores nuevos. Se debe avanzar con cada uno de los 8 pasos indicados completando cada uno de los datos solicitados por la principal (referirse al documento Manual de Carga Masiva para saber cuáles son y su correcto formato). Actualizar los trabajadores existentes 14

15 Permite actualizar los registros de trabajadores ya existentes en el sistema para su respectivo período, esta opción solo estará disponible mientras el estado de verificación sea completado o documentado y no permite agregar nuevos. Para la modificación de los datos del trabajador ir al menú Información Empresas Ver/Editar Trabajador como lo muestra la imagen: A continuación se despliega la siguiente página con sus respectivos filtros: Seleccionar el trabajador presionando el icono editar 15

16 Con esto se despliega a continuación la pantalla Editar Trabajador con los datos registrados del trabajador del período a verificar, dejando habilitados aquellos datos que se pueden actualizar. Se debe avanzar con cada uno de los 8 pasos indicados modificando cada uno de los datos solicitados por la principal (referirse al documento Manual de Carga Masiva para saber cuáles son y su correcto formato) b) Carga masiva Esta opción permite a través de una plantilla Excel, pre formateada, actualizar los datos de los trabajadores para el periodo a certificar. Para esta tarea se requieren dos pasos: Exportar plantilla, para esto dirigirse al menú Proceso Certificación Carga Masiva Trabajadores, como se muestra en la imagen: 16

17 A continuación se deben seleccionar: Empresa Principal, Período, Empresa Contratista y Centro de Costo, es importante leer las observaciones que están en la pagina y revisar las instrucciones adicionales en el Manual de Carga Masiva para evitar errores al momento de ingresar la información solicitada. Como referencia a continuación se visualizan los campos que serán generados para el período solicitado en la planilla Excel, para finalizar presionar el botón Descargar Planilla, esto permitirá guardar en el PC local el archivo para ser modificado. Importar planilla de trabajadores 17

18 Esta tarea consiste en ingresar al sistema la plantilla Excel con los datos obligatorios de los trabajadores para el período a certificar. Para esto se requiere que, una vez actualizada y completada la información de los trabajadores, sea enviada por correo electrónico a la cuenta para su ejecución. El correo debe indicar como asunto: Planilla de Carga Masiva <NOMBRE EMPRESA> periodo <MES A VERIFICAR> Esta tarea demora 1 día hábil, siendo completada se continúa con la tercera y última etapa del proceso (Carga de Documentación). NOTA: Consideraciones para la carga de documentos: El sistema valida el número de trabajadores ingresados en la Solicitud De Verificación (número de trabajadores vigentes) v/s el número ingresado), ya sea manual o por carga masiva, es decir no se podrá ingresar al sistema un número distinto al señalado en la Solicitud De Verificación porque no dejará continuar al paso de Ingreso de documentos, esto ocurre cuando el proceso cambia de estado a COMPLETADO 4.4. Paso 4: Ingreso de documentos Esta es la etapa final del proceso; de responsabilidad del solicitante, para la verificación, no menos importante, cuando se incorpora la documentación relacionada al período a verificar. También existe un listado de documentos que el sistema valida como obligatorios y el cual no permitirá avanzar al término del proceso a menos que se completen en su totalidad, estos registros obligatorios son: DOCUMENTO TIPO FRECUENCIA Libro auxiliar de remuneraciones Obligatorio Mensualmente por período Liquidación de sueldo firmados o Depósitos bancarios y liquidaciones de sueldo sin firmar Obligatorio Mensualmente por período Planillas de pagos previsionales Obligatorio Mensualmente por período Rut empresa Obligatorio (*) Primera vez, y cuando cambie la Razón Social. Rut representante legal Obligatorio (*) Primera vez, y cuando cambie el Representante Legal. 18

19 Finiquitos Obligatorio Solo si existen en el período a certificar Mes de aviso Obligatorio Solo si existen en el período a certificar Formulario 3230 SII timbraje electrónico del libro auxiliar Obligatorio (*) Solo si se genera en el periodo informado y si el libro de Remuneraciones es digital. Contratos de trabajadores Obligatorio (*) Mensualmente los ingresados en el período. Declaraciones juradas Obligatorio (*) Solo al inicio de la primera certificación Licencias Médicas Obligatorio Solo si aplica (*) Solamente para los documentos indicados con (*), aunque son obligatorios y mensuales, el sistema permite copiarlos del mes anterior, siempre y cuando no hayan sufrido modificación, en caso contrario se debe incorporar los nuevos documentos para mantener su vigencia y validez. Para esto dirigirse al menú Procesos Certificación Documentos Podemos aplicar filtros por período, RUT, etc. Luego seleccionamos el icono Ingresar Documento como muestra la imagen: 19

20 A continuación solamente se selecciona el tipo de documento a copiar y marcar la casilla según la imagen: Para el resto de los documentos obligatorios a subir en el aplicativo el procedimiento de ingreso es como se señala a continuación en las imágenes: Seleccionar las opciones del menú Proceso Certificación Documentos: 20

21 Podemos aplicar filtros por período, RUT, etc. Luego seleccionamos el icono Ingresar Documento como muestra la imagen: Finalmente en la página de carga podemos subir los documentos seleccionando el tipo de documento y buscarlo en nuestro equipo localmente como muestran las imágenes en los tres pasos: La etapa final es presionar enviar como muestra la imagen para continuar con el resto de los documentos señalados como obligatorios: 21

22 Consideraciones para la carga de documentos: El Libro Auxiliar de Remuneraciones y las Planillas de pagos previsionales deben corresponder al Centro de Costo informado. Verificar que los documentos a subir son los correspondientes al período a verificar. Cuando se tenga más de un documento (Ej. Liquidaciones, estos se deben comprimir con formato zip o rar y subirlos como único archivo. Subir todos los documentos solicitados y que sean completamente legibles cualquier documento que no cumpla esta condición derivará en una no conformidad por lo que el certificado será emitido como no conforme. Si no se completa la totalidad de los documentos el sistema no lo dejará avanzar a la siguiente etapa del proceso. Si toda la documentación fue ingresada, el proceso cambia de estado a DOCUMENTADO. Con este estado, Certilapchile queda en condiciones de iniciar la verificación de la información ingresada Paso 5: Emisión de certificado Cuando CERTILAPCHILE S. A. genera el certificado, deja el período en estado de Certificado. 22

23 Para que el cliente pueda emitir el certificado, debe ingresar a Seleccionar las opciones del menú Proceso Certificación Certificado: A continuación se despliega la página con los certificados emitidos, debemos seleccionar aquel corresponde al período al cual queremos emitir el certificado (debe estar en estado certificado ): que Se despliega el certificado, En la parte inferior esta la opción Descargar PDF, al presionarlo se desplegará el formulario en formato PDF, el cual se puede guardar o imprimir. NOTA: Para abrir el documento necesitará usar el programa Adobe Acrobat Reader 5.0 o superior, el cual está disponible sin costo para usted en Adobe. 23

24 4.6. Actualizar datos de la contratista Si requiere actualizar datos del periodo a certificar (datos de despliegue en la solicitud), ingresa a: Se desplegaran, los periodos creados en el sistema: Selecciona el periodo que va actualizar y se desplegará la siguiente información: 24

25 25

26 Podrá actualizar los datos que no estén protegidos. Si desea actualizar un dato protegido, deberá enviar un correo a indicando los datos que desea actualizar (ej. Cambio de razón social) 26

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