Unidad de Innovación MOOC. Tema 5. Grupo de Procesos de Ejecución

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1 Unidad de Innovación MOOC Tema 5 Grupo de Procesos de Ejecución

2 Contenido Introducción... 3 Área de Integración... 3 Área de Calidad... 3 Área de Recursos Humanos... 4 Área de Comunicaciones... 6 Área de Adquisiciones... 7 Área de Interesados... 7

3 Introducción En este tema veremos el grupo de procesos de ejecución, que constituyen la fase del proyecto durante la cual se produce la mayor inversión presupuestaria. En esta etapa se implementa el plan para la dirección del proyecto, y el director de proyecto se encarga además de asegurar que se cumplen los procedimientos de calidad, adquirir el equipo del proyecto, efectuar las adquisiciones e informar de los avances y el desempeño del proyecto. Área de Integración 1.- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto El objetivo de este proceso es desarrollar todas las tareas planificadas para alcanzar los objetivos del proyecto y producir los entregables, además de implementar todos los cambios que se hayan aprobado sobre la planificación inicial. Este proceso constituye la mayor parte del trabajo del proyecto y requiere abarcar la gestión de todas las áreas de conocimiento de forma permanente para tener una visión general de conjunto de todo el proyecto. Algunas de las actividades que se desarrollarán en este proceso son: - Adquirir, desarrollar y dirigir a los miembros del equipo del proyecto. - La gestión de recursos, tanto materiales como equipos, instalaciones, etc. - Realizar las actividades necesarias para la consecución de los objetivos del proyecto. - Gestionar los canales de comunicación del proyecto. - Obtener los datos del desempeño. - Identificar y generar solicitudes de cambio. - Gestión de riesgos, etc. Área de Calidad 1.- Realizar el aseguramiento de la calidad El objetivo de este proceso es garantizar que el proyecto se desarrolla con la calidad definida en la etapa de planificación, tanto en lo que se refiere a la utilización de estándares de calidad como a las normas de desarrollo del trabajo definidas y se lleva a cabo mientras se realiza el trabajo del proyecto. Es frecuente que este proceso se realice por personas que no participan en el proyecto, como el departamento de calidad, en caso de existir.

4 Una de las principales herramientas es la auditoría de calidad, con la que se pretende determinar si las actividades están cumpliendo con las políticas, normativas y mejores prácticas sobre calidad definidas, así como identificar mejoras sobre los procesos. Otras herramientas son: herramientas de gestión y control de calidad y análisis de procesos. Lo que se persigue es generar confianza en que los resultados del proyecto, tanto los que están en curso como los completados, cumplen con las expectativas establecidas, mediante la inspección de defectos durante la realización del trabajo en curso. Las salidas del proceso incluyen solicitudes de cambios así como los estándares, procesos y sistemas de calidad actualizados. Área de Recursos Humanos 1.- Adquirir el equipo del proyecto El objetivo de este proceso es comprobar la disponibilidad de los recursos que se habían asignado de manera previa al proyecto, así como realizar la incorporación del resto del personal necesario. Este proceso es clave para obtener un equipo competente. Algunas de las herramientas más empleadas son: - Asignación previa que consiste en identificar las personas que fueron asignadas al proyecto previamente e incorporarlas al equipo cuando corresponda - Negociación, que se produce cuando los miembros no estaban pre-asignados. Esta se realiza con los responsables funcionales u otro equipo de dirección de proyecto, organizaciones externas, contratistas, etc. para obtener los recursos adecuados, con el grado de especialización necesaria para realizar las actividades del proyecto. - Adquisición - Equipos Virtuales, no tienen por qué trabajar físicamente junto sino que pueden disponer de otras formas de comunicación.

5 - Etc Al finalizar este proceso, se habrá asignado el personal al proyecto y dispondremos de un calendario de recursos. 2.- Desarrollar el equipo del proyecto El objetivo de este proceso es tanto mejorar la productividad del equipo, mediante el desarrollo de competencias individuales y grupales, como la mejora de las capacidades de los distintos miembros del equipo. El Director de Proyectos se convierte en un coach para su equipo, con el fin de lograr su máximo rendimiento y así mejorar la probabilidad de éxito del proyecto. Algunas de las herramientas para llevar a cabo este proceso son la capacitación, las habilidades personales, los sistemas de reconocimientos y recompensas y las actividades de desarrollo del espíritu de equipo, como por ejemplo, el desarrollo del equipo de Tuckman. El modelo de Tuckman explica que mientras el equipo desarrolla madurez, habilidades y establece relaciones entre sus miembros, el líder va cambiando su estilo de liderazgo. Comenzando con un estilo directivo, moviéndose hacia el coaching, luego participando y finalizando con delegación casi independiente. En éste punto el equipo puede producir un líder sucesor y el líder anterior puede moverse de lugar para desarrollar un nuevo equipo. La autoridad y libertad extendidas por el líder hacia el equipo van en aumento conforme el control del líder va en disminución. 3.- Dirigir el equipo del proyecto Durante el desarrollo del proceso se resuelven los problemas o conflictos que surgen dentro del equipo y se realiza seguimiento del desempeño de los miembros del equipo. Es necesario que la dirección promueva la buena comunicación, realice las evaluaciones de desempeño, influya sobre los interesados para beneficio del proyecto y que desarrolle las siguientes habilidades directivas:

6 - Gestión de conflictos - Negociación - Liderazgo - Integración de los esfuerzos de los miembros del equipo. Como herramientas podemos utilizar - Observación y conversación - Evaluación del desempeño, gracias a la cual pueden implementarse acciones correctivas, resolver conflictos y mejorar el rendimiento del equipo. - Gestión de conflictos - Habilidades interpersonales Área de Comunicaciones 1.- Gestionar las comunicaciones El objetivo de este proceso es llevar a cabo todas las tareas que definidas previamente en el plan de gestión de las comunicaciones durante la ejecución del proyecto, logrando así que la información llegue a los interesados en el tiempo y la forma más adecuados para los intereses del proyecto. De este modo se consigue que las comunicaciones dentro del proyecto se implementen del modo más eficiente posible. Se trata de desarrollar un procedimiento de comunicación bidireccional con los interesados, permitiendo no sólo transmitirles información sino recoger sugerencias y propuestas. Las herramientas más habituales son: - Tecnología de la comunicación. - Modelos de comunicación - Métodos de comunicación - Sistemas de gestión de la información

7 - Informar el desempeño: durante este proceso se generan diferentes informes de desempeño que ayudan a la dirección a comunicar el desarrollo del proyecto. Existen diferentes tipos de informes entre los que se encuentran: informes de estado, informes de avance, informes de tendencias, informes de variación, etc Es importante mencionar las distintas dimensiones a considerar de la comunicación como son: - Interna o externa. - Horizontal o vertical - Escrita formal o escrita informal - Oral formal u oral informal Área de Adquisiciones 1.- Efectuar las adquisiciones El objetivo de este proceso es gestionar la relación con vendedores y proveedores, tanto las respuestas que éstos envían, como la selección de proveedores y la adjudicación de contratos. A lo largo del proceso se envían documentos sobre las adquisiciones a los proveedores, se reciben sus propuestas y se les aplican los criterios de selección definidos previamente en la fase de planificación. Algunas de las herramientas a utilizar son: - Conferencia de gerentes - Técnicas de evaluación de propuestas - Estimaciones independientes - Negociación - Etc. Al finalizar este proceso se habrán seleccionado los proveedores, se habrán firmado los acuerdos necesarios para comenzar el trabajo, se habrán negociado y establecido los calendarios de recursos para los recursos contratados. Área de Interesados 1.- Gestionar la participación de los interesados Consiste en aplicar lo definido en el plan de gestión de los interesados con el objetivo de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados, asegurar su participación y resolver o mitigar los conflictos que pudieran aparecer. Algunas de las herramientas que se pueden utilizar son:

8 los métodos de comunicación como son las reuniones, mails, videoconferencias, audio conferencias, ect.. las habilidades interpersonales y de gestión Una buena gestión de los interesados consigue alinear los objetivos de estos con los del proyecto, de forma que se garantizará el éxito del mismo.

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