Informe pormenorizado del estado de Control Interno En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011

Transcripción

1 Informe pormenorizado del estado de Control Interno En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 Marzo de 2015 a Junio de 2015 Oficina de Control Interno Diana Paola Gaitán Martínez- Jefe de control interno (e) 1

2 Contenido Módulo de planeación y de gestión 1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos 2. Desarrollo del Talento Humano 3. Estilo de Dirección 4. Planes y Programas 5. Administración del Riesgo Módulo de evaluación y seguimiento 1. Actividades de control, políticas de operación, procedimientos, controles. 2. Informes oficina de control interno 3. Evaluación independiente 4. Fomento de la cultura del autocontrol Eje transversal información y comunicación 1. Información y comunicación pública 2

3 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Se realizó la aprobación de la actualización del código de ética con la resolución 0351de 2014 la cual contiene los siguientes valores éticos: v Equidad v Participación v Transparencia v Inclusión v Respeto v Responsabilidad v Compromiso v Servicio v Solidaridad 1.Módulo de planeación y gestión 3

4 Desarrollo del talento humano El área de talento humano gestiona el desarrollo programas de capacitación y bienestar de manera articulada con los demás procesos de gestión de la entidad, lo que ha permitido ejecutar los programas acorde con las necesidades de los servidores. Teniendo en cuenta la situación de provisionalidad de la mayoría de funcionarios estas capacitaciones no tuvieron costo. Fuente: Grupo de Talento Humano Curso Mes Asistentes Régimen pensional prima media Marzo Todos Régimen pensional fondo de ahorra individual Mayo Todos Campaña ahorra institucional- calentamiento global Febrero - Marzo Todos Actualización en el programa de nómina - inventarios Marzo - Mayo Grupo de talento humano Grupo de imprenta Supervisores Inducción y reinducción Abril - Junio Funcionarios nuevos Actualización SIIF Nación Enero - Marzo Grupo de financiera Actualización en procesos imprenta- derechos de autor Febrero Grupo de gestión editorial Actualización en procesos de talento humano- código de conducta en la gerencia pública Mayo Coordinadora talento humano 1.Módulo de planeación y gestión 4

5 Desarrollo del talento humano Las actividades de bienestar desarrolladas en este periodo tuvieron como objetivo atender las necesidades de los funcionarios públicos y sus familias. Mes Actividad Participantes Marzo Celebración día de la secretaria Asistentes administrativas Junio Celebración día del servidor público Funcionarios Contratistas Marzo Participación en campeonatos externos Funcionarios Mayo Jornada sobre clima laboral Funcionarios Contratistas Mayo Jornada deportiva y recreativa Funcionarios Contratistas Junio Apoyo psicológico Estudiantes SAB Abril Atención médica urgencias Estudiantes SAB Fuente: Grupo de Talento Humano 1.Módulo de planeación y gestión 5

6 Desarrollo del talento humano Las actividades de salud ocupacional desarrolladas se encuentran en el marco del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, en cumplimiento del Decreto 1441 de Evaluación Sensibilización Capacitación Donación sangre Actividad Actualización de elementos de protección personal Actualización planos de evacuación Brigadas de emergencia Atención de emergencias Prevención accidentes de trabajo Fuente: Grupo de Talento Humano Mayo Junio Mayo Marzo Mayo Junio Junio Abril Abril - mayo Mes 1.Módulo de planeación y gestión

7 Planes y programas En el Aplicativo de Seguimiento a Proyectos de Inversión (SPI) se encuentran cuatro proyectos de inversión los cuales enmarcan el quehacer misional del Instituto. Fuente: SPI corte 30/06/ Módulo de planeación y gestión 7

8 Planes y programas Para el periodo de corte reportado la ejecución presupuestal general es del 44.45% en obligaciones y de 91.48% en cdp. La información se desagrega de la siguiente manera. PRESUPUESTO FUNCIONAMIENTO JUNIO 30 CONCEPTO Apropiación vigente CDP % CDP Pagos realizados %Pagos CORTE JUNIO Fuente: Reporte SIIF- Nación con corte 30/06 93,56% ,60% PRESUPUESTO INVERSION JUNIO 30 CONCEPTO Apropiación vigente CDP % CDP Pagos realizados % Pagos EJECUCION REAL A JUNIO ,40% ,30% 1.Módulo de planeación y gestión 8

9 Planes y programas Acciones desarrolladas en el periodo evaluado. v Seguimiento mensual (presupuesto) y trimestral (avance) del plan de acción de la entidad. v Actualización de 32 procedimientos (talento humano, gestión documental, formación, planeación estratégica, relaciones interinstitucionales, gestión jurídica, control interno, control disciplinario, gestión contractual) creación de 18 nuevos procedimientos (talento humano, gestión documental) 3 procesos actualizados (gestión jurídica, control interno, gestión contractual). 1.Módulo de planeación y gestión 9

10 Gestión del Riesgo Se tienen identificados, valorados y analizados un total de 67 riesgos institucionales actualizados los cuales se registraron en mesas de trabajo realizadas con los lideres de cada procedimiento. Zona de riesgo Extrema 7 Alta 15 Moderada 11 Baja 34 Fuente: Profesional de calidad. Número de riesgos Tipo de riesgo Riesgos estratégicos 11 Riesgos operativos 27 Riesgos de cumplimiento 6 Riesgos financieros 9 Riesgos tecnológicos 6 Riesgos de imagen 2 Riesgos de corrupción 2 Número de riesgos 1.Módulo de planeación y gestión 10

11 Actividades de control El 5 de septiembre se realizó el lanzamiento y socialización de la plataforma de soporte de solicitudes. En el periodo de reporte se presentaron las siguientes solicitudes. Área Servicios en la nube 14 Comunicaciones y prensa 6 Sistema Integrado de gestión 5 Soporte técnico de TI 664 Recursos físicos 15 Préstamo de espacios y equipos 75 Fuente: Oficina de Sistemas a corte 30/06/2015 # de solicitudes atendidas 2. Módulo de evaluación y seguimiento 11

12 Autoevaluación institucional Se llevó a cabo la el 19 de febrero la sesión del comité de desarrollo administrativo en el que se presentó el plan de acción institucional, las actividades de gestión documental y las actividades del plan estratégico institucional. Plan de acción A. GESTIÓN MISIONAL Y DE GOBIERNO. Consolidación del plan de acción y primer seguimiento presupuestal y de ejecución. Aprobación de las TRD insitucionales para ser enviadas al AGN. 2. Módulo de evaluación y seguimiento 12

13 Informes oficina de control interno En el periodo comprendido entre los meses de marzo y junio se presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y las copias publicadas en la página web. v Austeridad del gasto v Informe cuenta anual v Revisión del informe de PQRS v Trimestral de contratación v Fenecimiento de la cuenta v Informe pormenorizado de control interno v Seguimiento al informe de personal y costos 2. Módulo de evaluación y seguimiento 13

14 Evaluación independiente En el periodo comprendido entre los meses de marzo y junio se presentaron los siguientes informes a las diferentes instancias y las copias publicadas en la página web. Auditorias en proceso Auditoría del proceso de gestión documental Auditoría de convenios interinstitucionales Revisión del inventario de publicaciones Revisión venta de publicaciones BLAA Seguimiento a planes de mejoramiento Gestión del Seminario Andrés Bello Gestión de talento humano. Gestión de comunicaciones Gestión de contratación 2. Módulo de evaluación y seguimiento 14

15 Fomento de la cultura del auto control La Oficina de Control Interno adelantó una campaña de sensibilización para socializar en la entidad las actualizaciones del modelo integrado de planeación y gestión. Se publicaron 1 video con la información correspondiente al componente de talento humano. 2. Módulo de evaluación y seguimiento 15

16 Información y comunicación pública El Instituto cuenta con canales de información y comunicación escrita, virtual, presencial y telefónica. COMUNICACIONES EXTERNAS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO Fuente: Oficina de gestión documental 1. AVANCE INDICADORES DE GESTION Y PONDERACION CANTIDAD DE COMUNCIACIONES 1. Radicación y control de documentos (enviados) Radicación y control de documentos (recibidos) Radicación y control de documentos (enviados) Radicación y control de documentos (recibidos) Radicación y control de documentos (enviados) Radicación y control de documentos (recibidos) Radicación y control de documentos (enviados) Radicación y control de documentos (recibidos) Radicación y control de documentos (enviados) Radicación y control de documentos (recibidos) Radicación y control de documentos (enviados) Radicación y control de documentos (recibidos) Eje transversal información y comunicación 16

17 v Información y comunicación pública Peticiones, quejas y reclamos recibidos por los diferentes medios Quejas y reclamos RADICACIÓN Y CONCEPTO Derechos de petición-denuncias radicados por oficio, según reporte Grupo de gestión documental. Felicitaciones y Agradecimientos Ciudadanos participantes en los Hangouts. SUBTOTAL CONSULTAS, QUEJAS RECLAMOS Y/O SOLICITUDES Ciudadanos atendidos canal presencial Ciudadanos atendidos Telefónicamente Ciudadanos atendidos Electrónicamente Ciudadanos atendidos por Redes Sociales TOTAL DE CIUDADANOS ATENDIDOS POR LOS CANALES, EN LOS DIFERENTES SERVICIOS Y TRÁMITES DE LA ENTIDAD Fuente: Oficina de atención al ciudadano corte 30/06/2015 Total Eje transversal información y comunicación 17

18 v } } } } } Información y comunicación pública Encuesta de satisfacción de ciudadanos. Factores evaluados: 18 Conocimiento y dominio del tema Fuente: Oficina de atención al ciudadano Claridad para transmitir los conocimientos Tiempo de respuesta La actitud y disposición La satisfacción del servicio 3. Eje transversal información y comunicación

19 Decano del Seminario Andrés Bello, Juan Manuel Espinosa Cristian Velandía, Profesional especializado de planeación y Camilo Andrés Rodríguez, Profesional de Calidad. Cristian Velandía, Profesional especializado de planeación y Camilo Andrés Rodríguez, Profesional de Calidad. Auris Margarita Mendoza Ureche Coordinadora Financiera Paola Gaitán Martínez, Jefe de Planeación y Sistemas y líder GEL. Fuente: Oficina de atención al ciudadano Información y comunicación pública Video chat en Vivo 10 minutos 40 segundos 5/6 Video chat en Vivo 32 minutos 45 segundos 7/9 Video chat en Vivo 9 minutos y 20 segundos 4/15 Video chat en Vivo 8 minutos y 50 segundos 3/4 Video chat en Vivo 12 minutos y 35 segundos 9/11 Comunidad en Académica - General Comunidad en General ube.com/watch?v= 63ayb- UHdEs ube.com/watch?v= LIqrK4EYP0Y Comunidad en Genera, participantes m0x9caaurau concurso de cuento Comunidad en General Comunidad en General zghufhuv4c Dww6m_ISOc 3. Eje transversal información y comunicación 19

20 v 20 Información y comunicación pública Canal Virtual. Página web Fuente: Oficina de comunicaciones 3. Eje transversal información y comunicación

21 La entidad no cuenta con un software o sistema de radicación que permita oportunidad en el proceso y en el reporte de la información. La entidad cuenta con un software para el control de inventarios pero es necesario que los controles y procedimientos se cumplan eficazmente para no generar desajustes. Dada la vacancia del Jefe de Control Interno se han proyectado programas de auditoria que no cubren la totalidad de procesos. Dificultades 21

22 En el marco del Sistema de Control Interno, el Instituto Caro y Cuervo debe: v Continuar apoyando la implementación, actualización y fortalecimiento del Sistema de Control Interno a través de sus áreas y dependencias funcionales a fin de alcanzar un alto grado de madurez del mismo. v Fortalecer la política de gestión del riesgo y realizar el seguimiento periódico a los riesgos identificados en cada una de las áreas. v Realizar actividades para reforzar la revisión y aplicación efectiva de los indicadores de gestión de la entidad y su respectivo seguimiento. Recomendaciones v Realizar revisión al proceso de gestión documental el cual es vital de cara a la Ley de transparencia de la información. 22

23 Además de las dificultades planteadas para cada subsistema, se recomienda: v v Continuar con el fortalecimiento del componente administración del riesgo como una herramienta para gestionar acciones preventivas en el logro de los objetivos institucionales Realizar la revisión de los puntos de control de cada unos de los procedimientos y la implementación de cada uno de éstos Diana Paola Gaitán Martínez Jefe de control Interno (E) Recomendaciones 23