El Total Economic Impact de Epicor ERP

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1 Estudio Total Economic Impact de Forrester Por encargo de Epicor Director de proyecto: Bob Cormier Junio 2014 El Total Economic Impact de Epicor ERP Ahorro de costos y beneficios empresariales atribuidos a Epicor ERP

2 Tabla de contenido Resumen ejecutivo... 1 Divulgaciones... 3 Marco de TEI y metodología... 3 Análisis... 4 Resumen financiero Apéndice A: Acerca de Epicor ERP: Visión general Apéndice B: Clientes entrevistados y Suites de Epicor Apéndice C: Total Economic Impact Visión general Apéndice D: Glosario ACERCA DE FORRESTER CONSULTING Forrester Consulting brinda asesoría con base en investigaciones objetivas e independientes para ayudar a los líderes a tener éxito en sus organizaciones. Variando en su extención desde una sesión corta de estrategia hasta proyectos personalizados, los servicios de Forrester Consulting lo conectan directamente con analistas de investigación quienes proporcionan una perspectiva experta a sus retos empresariales específicos. Para obtener más información, visite forrester.com/consulting. 2014, Forrester Research, Inc. Todos los derechos reservados. Se prohíbe estrictamente la reproducción no autorizada de este documento. La información se basa en los mejores recursos disponibles. Las opiniones reflejan juicios válidos al momento de su publicación y están sujetas a cambios. Forrester, Technographics, Forrester Wave, RoleView, TechRadar y Total Economic Impact son marcas comerciales de Forrester Research, Inc. Todas las otras marcas comerciales son propiedad de sus respectivas empresas. Para obtener información adicional, visite

3 1 Resumen ejecutivo En la primavera de 2014, Epicor encargó a Forrester Consulting realizar un estudio Total Economic Impact (TEI) para examinar el posible rendimiento de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) que las empresas pudieran lograr al implementar Epicor ERP. El objetivo de este estudio es proporcionar a los lectores un marco para evaluar el potencial impacto financiero de Epicor ERP en sus organizaciones. Para entender mejor los beneficios, costos y riesgos relacionados con una inversión en Epicor ERP, Forrester entrevistó a seis clientes de Epicor que tienen experiencia en el uso del mismo. Epicor proporciona soluciones integrales de software empresarial específico Epicor ERP logró beneficios cuantificables por un total de US$3,826,700 (ajustado al valor actual y riesgo) en las siguientes áreas: Administración financiera: $602,500 Cadena de abastecimiento: $861,900 Administración de producción: $374,300 Planeación y programación: $185,300 Administración de ventas: $775,000 Gobernanza, riesgo y cumplimiento: $567,200 Arquitectura empresarial: $460,600 para fábricas, compañías de distribución, servicios, ventas y hospitalidad que les permiten incrementar su eficiencia, mejorar su rendimiento y establecer una ventaja competitiva. Para obtener más detalles sobre la solución Epicor, consultar el Apéndice A. Forrester creó una Organización compuesta para describir el TEI de Epicor ERP. Esta Organización compuesta es una mediana empresa fabricante internacional, (US$100 millones a US$1000 millones) que distribuye y da servicio a sus productos. Se sitúa y opera en Estados Unidos de América con operaciones en una variedad de lugares en las regiones de EMEA y APAC. Ha estado usando Epicor ERP por un año para integrar sus actividades de la cadena de abastecimiento y financieras con una conectividad de tiempo real. Forrester ha proyectado costos y beneficios durante cinco años en este estudio. LA SOLUCIÓN EPICOR BRINDÓ IMPORTANTES AHORROS EN PRODUCTIVIDAD Y DE INVENTARIO Nuestras entrevistas y análisis financieros subsecuentes mostraron que la Organización compuesta experimentó los rendimientos de la inversión ajustados al riesgo, los beneficios y costos indicados en la Figura 1. El análisis apunta a beneficios ajustados al riesgo de US$3,826,700 durante cinco años contra costos de implementación y operación de US$1,884,500, lo que equivale a un valor neto actual (VNA) de US$1,942,200. El ROI ajustado al riesgo fue un muy favorable 103 %. FIGURA 1 Resumen financiero que muestra resultados ajustados al riesgo a cinco años ROI: 103 % Beneficios VP: US$3,826,700 Costos VP: (US$1,884,500) VPN: US$1,942,200

4 2 Beneficios asociados con Epicor ERP US$3,826,700. La Organización experimentó los siguientes beneficios (ajustados al valor actual y riesgo) durante cinco años (más detallado en la sección: Beneficios cuantificados): Suite de administración financiera US$602,500. Ahorros de productividad en facturación y administración fiscal de ventas y productividad en contaduría general relacionada a la creación, procesamiento e informe de numerosas entradas de contabilidad. Suite de la cadena de abastecimiento US$861,900. Una reducción del 15 % en los niveles de inventario promedio y una reducción en el personal, y se evitaron contrataciones futuras asociadas con actividades de la cadena de abastecimiento. Suite de administración financiera US$374,300. Se obtuvo provecho de la funcionalidad del sistema de ejecución de manufactura (MES, por sus siglas en inglés) y Kanban. Suite de planeación y programación US$185,300. Control del estado del proyecto y costos con un rastreador de proyecto, la capacidad de verificar el abastecimiento y la demanda de una parte haciendo uso de la funcionalidad de disponibilidad según promesa y de la administración de sitios múltiples. Suite de administración de ventas US$775,000. Cree propuestas para el cliente y cotizaciones mucho más rápido con Epicor, con la capacidad de importar datos de una variedad de fuentes del cliente y del sistema. Y simplifique las transacciones con tarjeta de crédito. Software de gobernanza, riesgo y cumplimiento US$567,200. Mitigue la exposición al riesgo con un rastreo de auditoría a nivel de tablas y campos, mejore los controles y obtenga más visibilidad financiera interempresarial y el control sobre informes financieros, planeación y los procesos de pronóstico. Arquitectura empresarial US$460,600. Creación y ejecución de procesos empresariales exclusivos, alertas y flujos de trabajo sin personalizar el software. Y el uso de la Búsqueda Enterprise Epicor (motor de búsqueda) para tener acceso a la solución de distribución de almacén. Costos asociados con Epicor ERP US$1,884,500. La Organización experimentó los siguientes costos (ajustados al valor actual y al riesgo) durante cinco años (más detallado en la sección de Costos): Planeación de la implementación US$350,000. La mano de obra asociada con la planeación e implementación de la solución. Requisitos de hardware para soportar la implementación de Epicor versión 9 US$100,000. Cuatro servidores. o Nota: El despliegue de Epicor ERP versión 10 requerirá de un mucho menor (50 %) costo de hardware. Y con Epicor ERP de SaaS/nube no se requiere hardware. Licencia del software de Epicor, mantenimiento, servicios profesionales y entrenamiento US$373,100. Tarifas Epicor. Solución de administración continua US$1,061,400. La mano de obra asociada con la administración de la solución es dos veces un FTE durante el análisis de cinco años. Si el valor presente neto de los costos y beneficios ajustados al riesgo aún presentan un caso empresarial convincente, esto eleva la confianza de que la inversión probablemente tenga éxito porque los riesgos que amenazan el proyecto se tomaron en consideración y fueron cuantificados. Las cifras ajustadas al riesgo se deben considerar expectativas realistas, ya que estas representan el valor esperado una vez considerado el riesgo. Suponiendo un éxito normal en la mitigación del riesgo, las cifras ajustadas al riesgo deberían reflejar con mayor precisión el resultado esperado de la inversión.

5 3 Divulgaciones El lector debe tener en cuenta lo siguiente: El estudio se realizó por encargo de Epicor y se proporcionó a través de Forrester Consulting. No se debe usar como un análisis competitivo. Forrester no hace ningún supuesto acerca del posible rendimiento de la inversión que otras organizaciones recibirán. Forrester recomienda a los lectores usar sus propias estimaciones dentro del marco proporcionado en el estudio para determinar la conveniencia de una inversión en Epicor ERP. Epicor revisó el material y proporcionó comentarios a Forrester, pero Forrester mantuvo el control editorial sobre el estudio y sus resultados, y no aceptó cambios en el estudio que contradigan las conclusiones de Forrester o alteren el significado del estudio. Los nombres de clientes para las entrevistas fueron proporcionados por Epicor. Epicor no participó en las entrevistas. Marco de TEI y metodología INTRODUCCIÓN A partir de la información provista en las entrevistas, Forrester ha elaborado un marco de Total Economic Impact (TEI) para aquellas organizaciones que están considerando invertir en Epicor ERP. El objetivo del marco es identificar los beneficios, costos, flexibilidad y factores de riesgo que afectan la decisión de invertir. ENFOQUE Y METODOLOGÍA Forrester utilizó cuatro elementos fundamentales de TEI en el modelado de Epicor ERP: beneficios, costos, flexibilidad y riesgos. Forrester realizó un enfoque de múltiples pasos para evaluar el impacto que Epicor ERP puede tener en la Organización compuesta (ver la Figura 2). Específicamente: Entrevistamos al personal de marketing, ventas y administración de producto de Epicor, junto con analistas de Forrester, para entender mejor la propuesta de valor de Epicor ERP. Llevamos a cabo entrevistas a profundidad con cada uno de los seis clientes para obtener datos con respecto a costos, beneficios y riesgos. Construimos un modelo financiero representativo de las entrevistas usando la metodología TEI. El modelo financiero está compuesto con los datos de costos y beneficios obtenidos en las entrevistas. El ajuste al riesgo es una parte clave de la metodología TEI. Mientras que los clientes entrevistados ofrecieron estimaciones de costos y beneficios, algunas categorías incluyeron proyecciones futuras o un amplio intervalo de respuestas, o tenían una cantidad de fuerzas internas o externas que podrían haber afectado los costos y beneficios a la alta o a la baja. Por esa razón, cada beneficio se ajustó al riesgo y está detallado en la sección de Beneficios: Cuantificados. Ante la creciente sofisticación de las empresas en lo que respecta al análisis del ROI en relación con las inversiones de TI, la tecnología TEI de Forrester permite proporcionar un panorama completo del impacto económico total de las decisiones de compra. Consulte el Apéndice C para información adicional sobre la metodología de TEI.

6 4 FIGURA 2 Enfoque de TEI Análisis CLIENTES ENTREVISTADOS Forrester desprendió sus conclusiones en gran parte de la información recibida en una serie de entrevistas a profundidad que condujimos con funcionarios y personal de seis clientes, cada uno de los cuales están usando la versión en sitio de Epicor ERP. Consultar el Apéndice B para ver una lista de las suites de productos de Epicor ERP que cada cliente está usando. A continuación se encuentra una breve descripción de los clientes entrevistados, a quienes en su totalidad, se les prometió permanecer anónimos. Cliente A una compañía de minerales y metales de US$200 millones situada en la región APAC que ha estado usando Epicor ERP durante cinco años. Tiene 45 usuarios registrados de Epicor localizados en seis locaciones. Cliente B una compañía de entretenimiento situada en Europa de US$100 millones que ha estado usando Epicor desde Tiene tres locaciones fijas y 20 móviles temporales. Cliente C una compañía de ingeniería, diseño y fabricación situada en Estados Unidos de América que ofrece servicio a clientes alrededor del mundo. Ha estado usando Epicor ERP por ocho años en dos locaciones. Cliente D una compañía fabricante de soluciones de chapa de metal situada en Europa de US$20 millones que ha estado usando Epicor ERP por ocho meses. Actualmente hay 30 usuarios de Epicor ERP en dos locaciones. Cliente E un proveedor internacional de equipo para reducir la contaminación atmosférica de US$135 millones situada en Estados Unidos de América. Ha estado usando Epicor ERP por siete años en 11 diferentes locaciones. Cliente F una compañía grande fabricante de maquinaria situada en China. Ha estado usando Epicor ERP para la administración de fábricas por alrededor de ocho años con la meta de usar Epicor para ayudar a duplicar las ganancias. LA ORGANIZACIÓN COMPUESTA La Organización compuesta es una mediana empresa fabricante internacional, (US$100 millones a US$1000 millones) que distribuye y da servicio a sus productos. Se sitúa y opera en Estados Unidos de América con operaciones en una variedad de lugares en las regiones de EMEA y APAC. Ha estado usando Epicor ERP por un año para integrar sus actividades de la cadena de abastecimiento y financieras con una conectividad de tiempo real.

7 5 Después de un proceso de revisión extensivo de evaluación de varios proveedores, la Organización seleccionó a Epicor ERP ya que consideró que satisfacería los siguientes retos empresariales, metas y objetivos: La necesidad de permanecer competitivos con un presupuesto limitado. La Organización estaba experimentando tasas de crecimiento anual importantes y sus soluciones de ERP existentes no podían cumplir con los requisitos de información y normativa de la compañía. Tiene necesidad de más agilidad y flexibilidad en una solución de ERP. Quería un plazo de implementación corto debido a sus planes proyectados de crecimiento. BENEFICIOS: CUANTIFICADOS Suite de administración financiera de Epicor Mejoras de productividad La suite de administración financiera de Epicor de aplicaciones de contabilidad está construida alrededor de una serie de motores globales que facilitan la administración y control financiero efectivos alrededor del mundo. La Organización experimentó mejoras de productividad de US$935,000 (antes de ajustes al riesgo) durante cinco años con el uso de la suite de administración financiera de Epicor que se describen a continuación: Automatización de facturación e impuestos de venta anteriormente dos contadores ocupaban el 70 % (1.4 FTE) de su tiempo facturando manualmente a los clientes y calculando los impuestos de venta relacionados. Con Epicor, este proceso está completamente automatizado, lo cual ahorra a la Organización el equivalente a 1.4 contadores anualmente o US$385,000 (antes de ajustes al riesgo) durante cinco años. Productividad de contabilidad general Epicor redujo el tiempo y esfuerzo (2.0 FTE anualmente) requerido para crear, procesar e informar numerosas entradas de contabilidad con asignaciones avanzadas, reglas de contabilidad configurables y funcionalidad de múltiples libros automatizada. Los ahorros durante cinco años son de US$550,000 (antes de ajustes al riesgo). Ver la Tabla 1 para los cálculos de los beneficios. La suite de administración financiera de Epicor está siendo usada por cuatro de los seis clientes entrevistados. Cada cliente se diferenciaba en cuanto a las características y funcionalidad de las cuales estaba obteniendo provecho. Los beneficios de productividad y automatización dependen de qué tan rápido y completamente los clientes integran las siguientes actividades en un sistema financiero: entradas al diario de libro mayor, presupuestos financieros y procesos de planeación, transacciones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar y mantenimiento del cliente. Debido a esta incertidumbre, este beneficio fue ajustado al riesgo (reducido) por un 15 % en la Tabla 1. Consulte la sección que habla de Riesgos para más detalles.

8 6 TABLA 1 Beneficios de la Suite de administración financiera de Epicor (en miles de dólares) Ref. Métrica Cálculo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total A1 Automatización de facturación e impuesto 1.4 FTE ahorrados por año de ventas A2 Productividad de contabilidad general 2.0 FTE ahorrados por año A3 Costo por contador (capacidad máxima) Entrevistas $55.0 $55.0 $55.0 $55.0 $55.0 A4 Ahorros de mano de obra usando Epicor (A1+A2)*A3 $187.0 $187.0 $187.0 $187.0 $187.0 $935.0 En Beneficio total A4 $187.0 $187.0 $187.0 $187.0 $187.0 $935.0 Atr Ajuste al riesgo 15% Beneficios totales (ajustados al riesgo) En un 15 % $159.0 $159.0 $159.0 $159.0 $159.0 $794.8 Suite de administración de la cadena de abastecimiento Eliminación de costos La suite de administración de la cadena de abastecimiento (SCM, por sus siglas en inglés) es una solución integral que incluye: administración de compras, suministro y adquisiciones, administración de inventario, administración avanzada de materiales y administración de almacenes. La Organización experimentó mejoras de productividad con el uso de Epicor SCM como se describe a continuación: Una reducción en los niveles de inventario promedio usando la funcionalidad de administración avanzada de inventario para incrementar la rotación del mismo. La Organización pudo incrementar las rotaciones de inventario resultando en una reducción del 15 % en los niveles de inventario promedio, ahorrando a la Organización US$787,500 (antes de ajustes al riesgo) en costos de almacenamiento durante cinco años. Recorte de personal o evitar contrataciones futuras asociadas con las actividades de la cadena de abastecimiento tales como transacciones de inventario de captura rápida y movimiento de inventario con unos pocos escaneos simples usando un equipo inalámbrico, con cables, portable y estacionario. La Organización pudo beneficiarse de estas actividades y reducir de manera permanente las cargas de trabajo de los analistas de inventario por 2 FTE o US$550,000 durante cinco años. La suite de administración de la cadena de abastecimiento de Epicor estaba siendo usada por todos los seis clientes entrevistados. Cada cliente se diferenciaba en cuanto a las características y funcionalidad de las cuales estaba obteniendo provecho. La automatización de la administración de la cadena de abastecimiento y los beneficios de productividad dependen en gran medida de qué tan rápido y completamente los clientes integran las siguientes actividades al suite Epicor SCM: compras, suministro y adquisición, administración de inventario, administración avanzada de materiales y administración de almacenes. Debido a esta incertidumbre, este beneficio fue ajustado al riesgo (reducido) por un 15 % en la Tabla 2. Consulte la sección que habla de Riesgos para más detalles.

9 7 TABLA 2 Beneficios de la Suite de administración de la cadena de abastecimiento de Epicor (en miles de dólares) Ref. Métrica Cálculo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total B1 Nivel de inventario promedio antes de Epicor Entrevistas $7,000 $7,000 $7,000 $7,000 $7,000 B2 Nivel de inventario usando Epicor Entrevistas $5,950 $5,950 $5,950 $5,950 $5,950 B3 B4 B5 B6 B7 Reducción de un 15 % promedio en inventario usando Epicor Costo de almacenamiento de inventario (ahorros) Productividad aumentada transacciones de inventario Costo por FTE de control de inventario (capacidad máxima) Ahorros de mano de obra usando Epicor SCM B1-B2 $1,050 $1,050 $1,050 $1,050 $1,050 15% $157.5 $157.5 $157.5 $157.5 $157.5 $ FTE ahorrados por año Entrevistas $55.0 $55.0 $55.0 $55.0 $55.0 B5*B6 $110.0 $110.0 $110.0 $110.0 $110.0 $550.0 Bt Beneficio total B4+B7 $267.5 $267.5 $267.5 $267.5 $267.5 $1,337.5 Btr Ajuste al riesgo 15% Beneficios totales (ajustados al riesgo) Bt-15 % $227.4 $227.4 $227.4 $227.4 $227.4 $1,136.9 Suite de administración de producción de Epicor Eliminación de costos e incremento de la productividad Epicor ofrece una suite de administración de producción que incluye: elaboración sobre pedido, modo híbrido, producción para almacén, fabricantes de configuración sobre pedido; incluyendo características de armado ligero para las empresas de distribución. La suite de control de producción de módulos incluye administración de trabajo, manufactura ajustada, sistemas de ejecución de manufactura (MES) y control de calidad de la empresa. La Organización obtuvo beneficios de productividad con el uso de la suite de administración de producción de Epicor como se describe a continuación: La Organización está aprovechando la funcionalidad de Kanban de Epicor para ampliar el alcance de los principios ajustados y abarcar una variedad de procesos finales a través de estrategias de manufactura de trabajo sin pedido de Kanban y manufactura de tiempo real activada electrónicamente para arrastrar en vez de empujar los productos. Esto permite un reaprovisionamiento de acuerdo con las colas de espera determinadas por la demanda (puede ser la demanda del cliente o demanda directa de la fábrica). Un tablero de control de Kanban mantiene las operaciones en tiempo real y ofrece visualización para que el personal de la producción sepa con exactitud lo que se necesita para satisfacer la demanda. Los 10 técnicos de la producción pasan menos tiempo recogiendo materiales del depósito. En promedio, los 10 técnicos de producción ahorran un 12 % del tiempo en conjunto (2,500 horas al año), como resultado de la funcionalidad de Kanban de Epicor, ahorrándole a la Organización 1.12 FTE o US$51,500 anualmente y US$257,600 (antes de ajustes al riesgo) durante cinco años.

10 8 La Organización está también experimentando un incremento en la productividad gracias al sistema de ejecución de manufactura integral (MES, por sus siglas en inglés) para la visibilidad en línea de la fábrica y de las transacciones que tengan lugar en la misma. El MES ayuda a eliminar cuellos de botella al mantener el flujo de trabajo constante de operación a operación. El sistema rastrea en qué puesto alguien registra su entrada y dónde se encuentra dicho puesto. Con el paso de los años, la Organización incrementó la productividad de la fábrica usando MES, lo que le ha permitido reducir el personal por 0.5 FTE cada año (acumulativo); esto resulta en un ahorro de US$345,000 durante cinco años (antes de ajustes al riego). Vea la Tabla 3 para más detalles. La suite de administración de producción de Epicor estaba siendo usada por todos los seis clientes entrevistados. Cada cliente se diferenciaba en cuanto a las características y funcionalidad de las cuales estaba obteniendo provecho. Los beneficios de productividad dependen en gran medida de qué tan rápido y completamente los clientes integran la funcionalidad Kanban y MES en las operaciones existentes de la fábrica. Debido a esta incertidumbre, este beneficio fue ajustado al riesgo (reducido) por un 15 % en la Tabla 3. Consulte la sección que habla de Riesgos para más detalles. TABLA 3 Beneficios de la Suite de producción de Epicor (en miles de dólares) Ref. Métrica Cálculo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total C1 FTE ahorrados usando la funcionalidad Kanban de Epicor 12 % de 10 FTE C2 Costo por personal de producción (capacidad máxima) Entrevistas $46.0 $46.0 $46.0 $46.0 $46.0 C3 Ahorros anuales usando Kanban C1*C2 $51.5 $51.5 $51.5 $51.5 $51.5 $257.6 C4 C5 FTE ahorrados usando Epicor MES Costo por personal de producción (capacidad máxima) 0.5 FTE por año (acumulativos) Entrevistas $46.0 $46.0 $46.0 $46.0 $46.0 C6 Ahorros anuales usando MES C4*C5 $23.0 $46.0 $69.0 $92.0 $115.0 $345.0 Ct Beneficio total C3+C6 $74.5 $97.5 $120.5 $143.5 $166.5 $602.6 Ctr Ajuste al riesgo 15% Beneficio totales (ajustados al riesgo) Ct-15% $63.3 $82.9 $102.4 $122.0 $141.5 $512.2 Suite de planeación y programación de Epicor Mejoras de productividad Epicor ofrece una solución para pronosticar, planear los requerimientos de materiales (MRP, por sus siglas en inglés) y planeación y programación avanzadas (APS, por sus siglas en inglés). Los clientes entrevistados informaron que usaron varias funcionalidades y características de esta suite y que los ahorros de productividad promediaron 1.25 FTE en los cinco años de nuestro análisis, resultando en ahorros de US$287,500 (antes de los ajustes al riesgo). Estas mejoras de productividad fueron el resultado de la funcionalidad y características siguientes: La capacidad de controlar el estado del proyecto y costos con un rastreador de proyecto usando indicadores visuales y funcionalidad detallada para una finalización de los proyectos más eficiente. La capacidad de comprobar el abastecimiento y la demanda de una parte con la funcionalidad de disponibilidad según promesa y la visualización del pronóstico de importación por cliente y número de parte.

11 9 Aprovechando la administración de sitios múltiples diseñada para controlar combinaciones de múltiples oficinas, fábricas y almacenes o compañías. La suite de planeación y programación de Epicor está siendo usada por cuatro de los seis clientes entrevistados. Cada cliente se diferenciaba en cuanto a las características y funcionalidad de las cuales estaba obteniendo provecho. Los beneficios de la suite de planeación y programación dependen en gran medida de qué tan rápido y completamente los clientes integran la funcionalidad MRP y APS en las operaciones existentes de la fábrica. Debido a esta incertidumbre, este beneficio fue ajustado al riesgo (reducido) por un 15 % en la Tabla 4. Consulte la sección que habla de Riesgos para más detalles. TABLA 4 Beneficios de la Suite de planeación y programación de Epicor (en miles de dólares) Ref. Métrica Cálculo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total D1 Los FTE ahorrados usando 1.25 FTE ahorrados la suite de planeación por año y programación de Epicor Costo por planeador D2 o programador (capacidad máxima) Entrevistas $46.0 $46.0 $46.0 $46.0 $46.0 D3 Ahorros anuales D1*D2 $57.5 $57.5 $57.5 $57.5 $57.5 $287.5 Dt Beneficio total D3 $57.5 $57.5 $57.5 $57.5 $57.5 $287.5 Dtr Ajuste al riesgo 15% Beneficios totales (ajustados al riesgo) Dt-15 % $48.9 $48.9 $48.9 $48.9 $48.9 $244.4 Suite de ventas de Epicor Mejoras de productividad La suite de administración de ventas de Epicor le permite a la Organización producir estimaciones de ventas precisas, acelerar el ciclo de pedido y cobro, así como cumplir con pedidos precisos que fomenten la satisfacción al cliente. Epicor acelera el proceso de ventas con acceso centralizado al producto, precios e información del cliente. Los pedidos se pueden generar con un número mínimo de pasos, permitiendo una mejora importante en la productividad de ventas. Antes de Epicor, la Organización estaba usando documentos de Word y Excel y otros recursos manuales para realizar sus procesos de ventas. La funcionalidad y características de Epicor que se describen a continuación permitieron a los vendedores e ingenieros de ventas mejorar la productividad de manera importante: Cree propuestas para el cliente y cotizaciones mucho más rápido con Epicor, con la capacidad de importar datos de una variedad de fuentes del cliente y del sistema. Simplifique el proceso de aceptar tarjetas de crédito y brinde a los clientes un escaparate de autoservicio para realizar y rastrear pedidos. La Organización incrementó la productividad de ventas lo cual les permitió reducir el personal de manera inmediata por 1.5 FTE en el Año 1 y 0.5 FTE el próximo año (acumulativo) ahorrando US$1,250,000 durante 5 años (antes de ajustes al riesgo). Ver la Tabla 5 para más detalles.

12 10 La suite de administración de ventas de Epicor está siendo usada por cuatro de los seis clientes entrevistados. Cada cliente se diferenciaba en cuanto a las características y funcionalidad de las cuales estaba obteniendo provecho. Los beneficios de la administración de ventas dependen en gran medida de qué tan rápido y completamente los clientes centralicen el acceso al producto, precios e información al cliente en un solo lugar. Debido a esta incertidumbre, este beneficio fue ajustado al riesgo (reducido) por un 15 % en la Tabla 5. Consulte la sección que habla de Riesgos para más detalles. TABLA 5 Beneficios de la Suite de administración de ventas de Epicor (en miles de dólares) Ref. Métrica Cálculo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total E1 Los FTE ahorrados usando la suite de administración de ventas de Entrevistas Epicor E2 Costo por vendedor e ingeniero de ventas (a capacidad) Entrevistas $100.0 $100.0 $100.0 $100.0 $100.0 E3 Ahorros anuales E1*E2 $150.0 $200.0 $250.0 $300.0 $350.0 $1,250.0 Et Beneficio total E3 $150.0 $200.0 $250.0 $300.0 $350.0 $1,250.0 Etr Ajuste al riesgo 15% Beneficios totales (ajustados al riesgo) Et-15 % $127.5 $170.0 $212.5 $255.0 $297.5 $1,062.5 Soluciones de software de gobernanza, riesgo y cumplimiento de Epicor Mejoras de productividad Las soluciones de software de gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC, por sus siglas en inglés) de Epicor se entregan a través de una combinación de capacidades integradas, módulos y servicios relacionados. Incluye apego a los estándares publicados de la ley Sarbanes-Oxley Act (SOX, por sus siglas en inglés) en gobernanza financiera, así como con los estándares de informe financiero y de contabilidad internacionales y los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés). También incorpora apoyo para los estándares de comercio internacional tales como RoHS, WEEE y NAFTA. La funcionalidad y características de Epicor que se describen a continuación permitieron al personal a cargo de la mitigación de riesgo y cumplimiento mejorar su productividad: Mitigar la exposición al riesgo con un rastreo de auditoría a nivel de tablas y campos, mejorar los controles y ejecutar políticas con una administración de procesos empresariales integrales y modelar y administrar procesos de manera eficiente con flujos de trabajo definidos por la empresa. Obtenga más visibilidad financiera interinstitucional y el control sobre informes financieros, planeación y los procesos de pronóstico, al tiempo que cumple con los estándares corporativos, financieros y de comercio internacional. La Organización incrementó la productividad del personal a cargo de mitigación de riesgo y gobernanza lo cual le permitió reducir el personal por 1.0 FTE en el Año 1 y por 2.0 FTE cada año siguiente ahorrando US$900,000 durante 5 años (antes de ajustes al riesgo). Ver la Tabla 6 para más detalles. Las soluciones de software de GRC de Epicor están siendo usadas por tres de los seis clientes entrevistados. Cada cliente se diferenciaba en cuanto a las características y funcionalidad de las cuales estaba obteniendo provecho. Los beneficios de las soluciones de software de gobernanza, riesgo y cumplimiento dependen en gran medida de qué tan rápido y completamente los clientes mejoren los controles de auditoría e incorporen los informes financieros, la planeación y los procesos de pronóstico, a la par con los estándares corporativos, financieros y de comercio internacional. Debido a esta incertidumbre, este beneficio fue ajustado al riesgo (reducido) por un 15 % en la Tabla 6. Consulte la sección que habla de Riesgos para más detalles.

13 11 TABLA 6 Beneficios de las Soluciones de software de gobernanza, riesgo y cumplimiento de Epicor (en miles de dólares) Ref. Métrica Cálculo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total F1 FTE ahorrados usando las soluciones GRC de Epicor Entrevistas F2 Costo por personal de GRC (capacidad máxima) Entrevistas $100.0 $100.0 $100.0 $100.0 $100.0 F3 Ahorros anuales F1*F2 $100.0 $200.0 $200.0 $200.0 $200.0 $900.0 Ft Beneficio total F3 $100.0 $200.0 $200.0 $200.0 $200.0 $900.0 Ajuste al riesgo 15% Ftr Beneficios totales (ajustados al riesgo) Ft-15 % $85.0 $170.0 $170.0 $170.0 $170.0 $765.0 Arquitectura empresarial de Epicor Mejoras de productividad La arquitectura empresarial de Epicor se llama Entorno de componente de Internet de Epicor (ICE, por sus siglas en inglés). Esta considera todos los aspectos, incluyendo al cliente, como servicios empresariales, de manera que todas las aplicaciones empresariales de próxima generación pueden operarse usando la Administración de procesos empresariales de Epicor (BPM, por sus siglas en inglés) y Epicor Service Connect. Epicor ICE es un conjunto de herramientas que permite una mayor productividad e impulsa la mejora continua al eliminar el desperdicio entre los procesos empresariales cruciales. La Organización está usando la funcionalidad de la arquitectura empresarial que se describe a continuación y ha podido reducir el personal durante cinco años ahorrando US$735,000 (antes de ajustes al riesgo): Creación y ejecución de procesos empresariales exclusivos, alertas y flujos de trabajo sin personalizar el software. La Organización pudo reducir el personal por 1.5 FTE en cada año de los cinco de este análisis. Búsqueda empresarial la Organización comenzó a usar esta funcionalidad en el Año 3. Esta consiste en un sofisticado motor de búsqueda con una apariencia y uso que trasladan la experiencia personal del Internet al trabajo y brinda a todos los empleados, sin importar dónde se encuentren, acceso a la solución de distribución de almacén desde el campo de búsqueda. Comenzando en el Año 3 la Organización pudo reducir el personal por 1 FTE anualmente.

14 12 TABLA 7 Beneficios de la arquitectura empresarial de Epicor (en miles de dólares) Ref. Métrica Cálculo Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total G1 FTE ahorrados usando la arquitectura empresarial (Búsqueda empresarial Entrevistas comienza en el Año 3) G2 Costo promedio por usuario (capacidad máxima) Entrevistas $70.0 $70.0 $70.0 $70.0 $70.0 G3 Ahorros anuales G1*G2 $105.0 $105.0 $175.0 $175.0 $175.0 $735.0 Gt Beneficio total G3 $105.0 $105.0 $175.0 $175.0 $175.0 $735.0 Ajuste al riesgo 15% Gtr Beneficios totales (ajustados al riesgo) Gt-15 % $89.3 $89.3 $148.8 $148.8 $148.8 $624.8 Beneficio total La Tabla 8 muestra el total de todos los beneficios así como los valores presentes (VP) descontados en un 10 %. En cinco años, la Organización espera que los beneficios totales ajustados al riesgo tengan un VP de US$3,826,700 TABLA 8 La Organización Beneficios totales cuantificados (ajustados al riesgo) (en miles de dólares) Ref. Métrica Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total Valor actual Atr Suite de administración financiera de Epicor $159.0 $159.0 $159.0 $159.0 $159.0 $794.8 $602.5 Btr Suite de administración de la cadena de abastecimiento $227.4 $227.4 $227.4 $227.4 $227.4 $1,136.9 $861.9 de Epicor Ctr Suite de administración de producción de Epicor $63.3 $82.9 $102.4 $122.0 $141.5 $512.2 $374.3 Dtr Suite de planeación y programación de Epicor $48.9 $48.9 $48.9 $48.9 $48.9 $244.4 $185.3 Etr Suite de administración de ventas de Epicor $127.5 $170.0 $212.5 $255.0 $297.5 $1,062.5 $775.0 Ftr Soluciones de software de gobernanza, riesgo $85.0 $170.0 $170.0 $170.0 $170.0 $765.0 $567.2 y cumplimiento de Epicor Gtr Software de arquitectura empresarial $89.3 $89.3 $148.8 $148.8 $148.8 $624.8 $460.6 Ttr Beneficios totales cuantificados (ajustados al riesgo) $800.3 $947.3 $1,068.9 $1,130.9 $1,193.0 $5,140.5 $3,826.7

15 13 BENEFICIOS: SIN CUANTIFICAR La Organización encontró los beneficios adicionales de usar Epicor ERP que se describen a continuación, pero no le fue posible cuantificar los beneficios en la actualidad. Tres clientes entrevistados pudieron dejar de pagar gastos de mantenimiento por soluciones de punto existentes una vez que Epicor ERP fue implementado; sin embargo no pudieron cuantificar estos beneficios. El lector debe tener en cuenta y cuantificar estos beneficios adicionales si así procede en su entorno. Varios de los clientes entrevistados informaron que con un sistema financiero integrado (Epicor) les tomó menos tiempo cerrar las cuentas para el final de los periodos fiscales, que con sistemas previos. Los clientes que administran todas las transacciones financieras con la suite de administración financiera de Epicor, informaron mejoras en los días de ventas pendientes y saldos más bajos de las cuentas por cobrar. FIGURA 3 Beneficios cuantificados por categoría (Riesgo y valor presente ajustado) (En miles de dólares) Beneficios por categoría Beneficios totales US$3,826.7

16 14 COSTOS Costos asociados con Epicor ERP La Organización incurrió en costos en varias categorías asociados con Epicor ERP: Planeación e implementación de Epicor el trabajo interno asociado con la planeación e implementación de la solución Epicor fue considerable. Dos FTE (jefe de sistemas de manufactura y un analista principal) dedicaron el 100 % de su tiempo en un periodo de 15 meses a planear la implementación. El costo total promedio por FTE es de US$140,000 ($11,667 mensual) para un costo total de mano de obra de US$350,000 (2 FTE en 15 meses, $11,667 mensuales) como un gasto de periodo de inversión inicial. Requisitos de hardware para soportar la implementación de Epicor versión 9 La Organización tuvo que actualizar la infraestructura del servidor para adaptarlo al sistema de Epicor ERP. Adquirió cuatro servidores con un costo total de US$25,000 cada uno para un costo total de hardware, licencias de sistemas de operación y costo de mantenimiento de US$100,000. o Nota: El despliegue de Epicor ERP versión 10 requerirá de un mucho menor (50 %) costo de hardware. Y con Epicor ERP de SaaS/nube no se requiere hardware. Los costos de Epicor la Organización incurrirá en los siguientes costos por licencia de software de Epicor, mantenimiento, servicios profesionales y de entrenamiento por un total de US$373,000. Consultar el Apéndice A para obtener más información acerca de Epicor ERP. Servicios profesionales de implementación y entrenamiento de Epicor (iniciales). Licencia de Epicor ERP y mantenimiento continuo (inicial). Implementación y entrenamiento de Epicor (iniciales). Licencia de Epicor Knowledge Mentor (Año 1) y cuotas de mantenimiento (años 1 al 5). Esto ayuda a mejorar la adopción por parte del usuario al desarrollar un entrenamiento de usuario final específica para los procesos de la Organización y roles de los usuarios finales. Licencia de Informe financiero avanzado de Epicor (Año 2) y mantenimiento (años 2 a 5). Esta funcionalidad avanzada facilita la creación y distribución de informes financieros profesionales para los agentes de negocio. Facilita la administración y la visualización de datos financieros en un entorno de uso fácil e intuitivo. Licencia de Epicor Enterprise Search (Año 3) y cuotas de mantenimiento (años 3 al 5). Epicor Enterprise Search proporciona un motor de búsqueda familiar que traslada la experiencia personal del Internet al trabajo, con una búsqueda exhaustiva que está integrada dentro de Prophet 21 y disponible para usarse dentro de los navegadores de Web populares. Licencia de Epicor Service Connect (Año 5) y mantenimiento (Año 5). Epicor Service Connect es una plataforma de integración empresarial que funciona como un punto central de integración para la sistematización segura del flujo de trabajo dentro de las aplicaciones de Epicor y de conectividad externa para las aplicaciones de Epicor y otros software. Operaciones continuas la Organización requiere dos FTE para mantener y mejorar el sistema Epicor ERP. El costo total promedio a capacidad máxima por FTE es de US$140,000 o US$280,000 como un gasto de periodo de inversión inicial.

17 15 La Tabla 9 muestra el total de todos los costos así como los valores presentes (VP) relacionados, descontados en un 10 %. En cinco años, la Organización espera que los costos sumen US$2,276,600 con un valor presente de US$1,884,500. Forrester eligió no ajustar los costos al riesgo porque la Organización recibió cuotas de precios fijas para los costos de Epicor ERP. TABLA 9 La Organización Costos totales relacionados con Epicor ERP (En miles de dólares) Ref. Métrica Inicial Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total VP H1 Mano de obra para implementación interna $350 $0 $0 $0 $0 $0 $350 $350 H2 Requisitos de hardware $100 $0 $0 $0 $0 $0 $100 $100 H3 H4 Licencia del software de Epicor y mantenimiento, implementación y servicios de entrenamiento Mano de obra continua para administrar Epicor ERP $203 $32 $75 $36 $32 $49 $427 $373 $0 $280 $280 $280 $280 $280 $1,400 $1,061 Ht Costos totales $653 $312 $355 $316 $312 $329 $2,277 $1,885 OPCIONES DE FLEXIBILIDAD La flexibilidad tal y como la define TEI, representa una inversión en capacidad adicional o efectividad que puede convertirse en un beneficio empresarial para alguna inversión adicional futura. Esto le brinda a la organización el derecho o la posibilidad (u opción) de participar en iniciativas futuras pero no la obliga a hacerlo. La Organización está en sus primeras etapas de adopción de la solución; por lo tanto, no le fue posible cuantificar las futuras opciones de flexibilidad. Esta tiene planes futuros a corto plazo de aprovechar las características y funcionalidad siguientes: Epicor Service Connect según Epicor, Epicor Service Connect es una plataforma de integración empresarial que funciona como un punto central de integración para la sistematización segura del flujo de trabajo dentro de las aplicaciones de Epicor y de conectividad externa para las aplicaciones de Epicor y otros software. Los usuarios pueden automatizar tareas y procesos dentro de la aplicación para promover los principios lean, iniciativas continuas de rendimiento y calidad Six Sigma dentro de la organización o a lo largo de la cadena de abastecimiento. Epicor Social Enterprise de acuerdo con Epicor, esta nueva característica es acerca de la colaboración y de la capacidad de ERP de promover el diálogo en su organización y conectar a las personas, los procesos y los datos. RIESGOS Forrester define dos tipos de riesgo relacionados con este análisis: riesgo de implementación y riesgo de impacto. El riesgo de implementación es el riesgo de que una inversión propuesta en Epicor ERP se pueda desviar de los requisitos originales o esperados, resultando en costos más altos de lo previsto. El riesgo de impacto se refiere al riesgo de que la inversión en Epicor ERP no cumpla con las necesidades tecnológicas o empresariales de la organización, resultando en menores beneficios totales en general. A mayor incertidumbre, mayor el posible intervalo de resultados de las estimaciones de beneficios y costos. Ver la Tabla 10 para un resumen de ajustes al riesgo por categoría de beneficio. Nota: Forrester eligió no ajustar los costos al riesgo porque la Organización recibió cuotas de precios fijas para las tarifas de Epicor.

18 16 TABLA 10 Beneficios y ajustes al riesgo de costos Categorías de beneficios Ajuste Suite de administración financiera de Epicor 15% Suite de administración de la cadena de abastecimiento de Epicor 15% Suite de administración de producción de Epicor 15% Suite de planeación y programación de Epicor 15% Suite de administración de ventas de Epicor 15% Soluciones de software de gobernanza, riesgo y cumplimiento de Epicor 15% Arquitectura empresarial de Epicor 15% Costos Ajuste (Los costos no fueron ajustados al riesgo) 0% Resaltar el riesgo ajustando los costos y los beneficios produce estimaciones precisas y más significativas, y una proyección del ROI más precisa. En general, los riesgos afectan los costos al elevar las estimaciones originales y afectan a los beneficios al reducir las estimaciones originales. Las cifras ajustadas al riesgo se deben considerar expectativas realistas, ya que estas representan los valores esperados una vez considerado el riesgo. El siguiente riesgo de implementación que afecta los costos está identificado como parte de este análisis: Licencias y mantenimiento. Aunque Forrester no ajustó al riesgo las tarifas de licencias y mantenimiento, otros costos de la organización pueden variar debido a los descuentos. Los siguientes riesgos de impacto que afectan los beneficios están identificados como parte de este análisis: La Organización está compuesta de los seis clientes entrevistados. Hay sólo dos clientes (de seis) que usan toda la gama de suites y funcionalidad resaltadas en este caso de estudio para esta Organización compuesta. Cada cliente entrevistado se diferenciaba en las suites de Epicor ERP, características, y funcionalidad que estaba usando. Los beneficios cuantificados en este estudio dependen en gran medida de qué tan rápido y completamente los clientes integran Epicor ERP a sus sistemas y procesos existentes. Debido a esta incertidumbre de carácter variable cada beneficio fue ajustado al riesgo (reducido) por un 15 %. La Tabla 10 muestra los valores utilizados para ajustar por riesgo e incertidumbre las estimaciones de costos y beneficios. El modelo TEI utiliza un método de distribución triangular para calcular los valores ajustados al riesgo. Para construir la distribución, es necesario estimar lo más probable, primero los valores bajos y altos que se puedan dar dentro del entorno actual. El valor ajustado al riesgo es la media de la distribución de esos puntos. Se recomienda a los lectores usar sus propios intervalos de riesgo con base en sus propios grados de confianza en las estimaciones de costos y beneficios. Entrevistador de Forrester: Cree haber tomado algunos riesgos al invertir en Epicor ERP? Respuesta: El riesgo más grande era no adoptar Epicor ERP. Nuestros diversos sistemas existentes no estaban integrados y esto era un obstáculo para poder competir en nuestro mercado ~El administrador ERP, es una compañía de ingeniería, diseño y fabricación situada en EE.UU.

19 17 Resumen financiero Los resultados financieros calculados en las secciones de Beneficios y Costos pueden usarse para determinar el ROI, el valor presente neto y el periodo de amortización de la inversión de la Organización en Epicor ERP. La Tabla 11 a continuación muestra los valores ajustados al riesgo del ROI, el valor presente neto y el periodo de amortización. Los valores de los costos y beneficios son de las Tablas de resumen 8 y 9. TABLA 11 Flujo de efectivo: Ajuste al riesgo Inicial Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total Valor actual Costos -$ $ $ $ $ $ $2, $1,884.5 Beneficios $0.0 $800.3 $947.3 $1,068.9 $1,130.9 $1,193.0 $5,140.5 $3,826.7 Beneficios netos -$653.1 $488.5 $592.6 $752.8 $818.9 $864.1 $2,863.9 $1,942.2 ROI 103% Periodo de amortización 15 meses El ROI fue un muy favorable 103 %. Si los costos, beneficios y ROI ajustados al riesgo aún demuestran un caso empresarial convincente, esto eleva la confianza de que la inversión probablemente tenga éxito porque los riesgos que amenazan el proyecto se tomaron en consideración y fueron cuantificados. Las cifras ajustadas al riesgo se deben considerar expectativas realistas, ya que estas representan el valor esperado una vez considerado el riesgo. Suponiendo un éxito normal en la mitigación del riesgo, las cifras ajustadas al riesgo deberían reflejar con mayor precisión el resultado esperado de la inversión.

20 18 Apéndice A: Acerca de Epicor ERP: Visión general La siguiente información es proporcionada por Epicor. Forrester no ha validado ninguna declaración y no representa a Epicor o sus productos. Epicor ERP hace soluciones de software para fabricación, distribución, servicios, ventas y hospitalidad. Soluciones ERP de nube para talleres y pequeños fabricantes que proporcionan escalabilidad y flexibilidad para cumplir con los retos empresariales de hoy. Brinda un solo punto de rendición de cuentas. Promueve un rápido rendimiento de la inversión y costos totales de propiedad bajos. Reacciona rápido a las demandas cambiantes que confrontan las organizaciones de servicios. Administra y automatiza cada aspecto de una empresa dentro de una sola solución.

21 19 Apéndice B: Clientes entrevistados y Suites de Epicor La siguiente Tabla contiene una lista de las suites de productos de Epicor ERP que cada cliente está usando. A continuación se encuentra una breve descripción de los clientes entrevistados, a quienes en su totalidad, se les prometió permanecer anónimos. Cliente A una compañía de minerales y metales de US$200 millones situada en la región APAC que ha estado usando Epicor ERP durante cinco años. Tiene 45 usuarios registrados de Epicor localizados en seis locaciones. Cliente B una compañía de entretenimiento situada en Europa de US$100 millones que ha estado usando Epicor desde Tiene tres locaciones fijas y 20 móviles temporales. Cliente C una compañía de ingeniería, diseño y fabricación situada en Estados Unidos de América que ofrece servicio a clientes alrededor del mundo. Ha estado usando Epicor ERP por ocho años en dos locaciones. Cliente D una compañía fabricante de soluciones de chapa de metal situada en Europa de US$20 millones que ha estado usando Epicor ERP por ocho meses. Actualmente hay 30 usuarios de Epicor ERP en dos locaciones. Cliente E un proveedor internacional de equipo para reducir la contaminación atmosférica de US$135 millones situado en Estados Unidos de América. Ha estado usando Epicor ERP por siete años en 11 diferentes locaciones. Cliente F una compañía grande fabricante de maquinaria situada en China. Ha estado usando Epicor ERP para la administración de fábricas por alrededor de ocho años con la meta de usar Epicor para ayudar a duplicar las ganancias. Clientes entrevistados Las suites de Epicor que están usando en la producción actualmente Suites de Epicor ERP Cliente A Cliente B Cliente C Cliente D Cliente E Cliente F Administración financiera Cadena de abastecimiento Administración de producción Planeación y programación Administración de proyectos Administración de datos del producto Administración de servicio Administración de ventas Administración de relaciones con los clientes Administración de desempeño empresarial Gobernanza, riesgo y cumplimiento Arquitectura empresarial Administración empresarial global US$775,000.

22 20 Apéndice C: Total Economic Impact Visión general Total Economic Impact es una metodología desarrollada por Forrester Research que mejora los procesos de toma de decisiones de una compañía en materia de tecnología y asiste a vendedores a comunicar la propuesta de valor de sus productos y servicios a los clientes. La metodología TEI ayuda a compañías a demostrar, justificar y generar el valor tangible de las iniciativas de TI para la administración senior y otros agentes de negocio clave. La metodología TEI posee cuatro componentes para evaluar el valor de las inversiones: beneficios, costos, flexibilidad y riesgos. BENEFICIOS Los beneficios representan el valor proporcionado a la organización usuaria, unidades empresariales o de TI, por el producto o proyecto propuestos. Con frecuencia, los ejercicios de justificación de un proyecto o producto se enfocan únicamente en los costos de TI y reducción de costos, dejando poco margen para analizar el efecto de la tecnología en la toda la organización. La metodología TEI y el modelo financiero resultante hacen el mismo énfasis en la medición de beneficios que en la de costos, permitiendo un examen completo de los efectos de la tecnología en toda organización. El cálculo de las estimaciones de beneficios implica un diálogo claro con la organización usuaria para entender el valor específico que se crea. Además, Forrester también requiere que existan unos principios claros de rendimiento de cuentas establecidos entre la medición y justificación de las estimaciones de beneficios después de que se completa el proyecto. Esto garantiza que las estimaciones de beneficios reflejen directamente los resultados finales. COSTOS Los costos representan la inversión necesaria para capturar el valor o beneficios del proyecto propuesto. TI o las unidades empresariales pueden incurrir en costos en forma de mano de obra sobrecargada, subcontratistas o materiales. Los costos consideran toda la inversión y los gastos necesarios para proporcionar el valor propuesto. Además, la categoría de costos dentro de TEI incluye cualquier costo adicional del entorno existente por costos corrientes asociados con la solución. Todos los costos deben vincularse a los beneficios creados. FLEXIBILIDAD En la metodología TEI, los beneficios directos representan una parte del valor de la inversión. Aunque los beneficios directos pueden ser normalmente una forma primordial de justificar un proyecto, Forrester cree que las organizaciones deben poder medir el valor estratégico de una inversión. La flexibilidad representa el valor que se puede obtener de una inversión adicional futura en el proyecto además de la inversión inicial ya realizada. Por ejemplo, una inversión en una actualización en toda la empresa de una suite de productividad de oficina puede potencialmente aumentar la estandarización (para aumentar la eficiencia) y reducir los costos de licencias. Sin embargo, una característica de colaboración integrada, si está activada, puede traducirse en una mayor productividad del trabajador. La colaboración puede usarse solamente con inversión adicional en entrenamiento en un tiempo futuro. Sin embargo, con la capacidad de capturar el beneficio que tiene un valor presente que puede ser estimado. El componente de flexibilidad de TEI captura ese valor. RIESGOS Los riesgos miden la incertidumbre de las estimaciones de beneficios y costos incluidos en la inversión. La incertidumbre se mide de dos maneras: 1) la probabilidad de que las estimaciones de costos y beneficios cumplan con las proyecciones originales, y 2) la probabilidad de que las estimaciones serán medidas y rastreadas a través del tiempo. TEI aplica una función de densidad de probabilidad conocida como distribución triangular a los valores ingresados. Por lo menos, se calculan tres valores para estimar los intervalos subyacentes alrededor de cada costo y beneficio.