MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE OBJETIVO

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Joaquín Ramos Valdéz
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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE OBJETIVO Definir las actividades que se deben llevar a cabo para dotar de combustible al parque vehicular del Organismo, con la finalidad de que las diferentes áreas cuenten con el apoyo de combustible y con esto se contribuya en el desarrollo y logro de sus actividades. 12 CPFM - 01

parque vehicular del Organismo, con la finalidad de que las diferentes áreas cuenten con el

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR DE POLÍTICAS 1. Para solicitar la adquisición de los vales de combustible, se deberá establecer en los requisitos técnicos de las bases, que únicamente se aceptarán en denominaciones de 100, 50 y 20 pesos. 2. Para la integración del estudio histórico de combustible, que sirva de antecedente para requerir la contratación de vales de combustible, se deberá considerar e incluir el consumo de las plantas de luz, montacargas y podadoras, si existen en el área. 3. Los vales de combustible son exclusivos para la compra de gasolina y diesel, para requerir lubricantes los resguardatarios de vehículos oficiales, deberán solicitar al área de transporte la revisión de niveles mediante una solicitud de mantenimiento. 4. Los vales de combustible que adquiere el Organismo para dotación a los vehículos oficiales, no deberán ser utilizados para la dotación de combustible a vehículos de la red FARAC y viceversa. 13 CPFM - 01

3 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE CLAVE: 02 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 1 DE 2 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Transportes / Adquisiciones / 1. Elabora estudio, con base en el consumo histórico de combustible, y determina los requerimientos por cada centro de costos, para efectos de solicitar presupuesto para esta partida. Ver procedimiento para la integración del anteproyecto de presupuesto Manual De Finanzas. 2. Distribuye, al recibirlo, el presupuesto de la partida de combustible para cada centro de costo, según corresponda, en SIAC (transacción FMBB). 3. Elabora y envía, solicitud de pedido de bienes o servicios para la adquisición de vales de combustibles en SIAC (Transacción ME51N), estableciendo para cada centro de costos, el techo presupuestal que le corresponde para esta partida. 4. Recibe y lleva a cabo el procedimiento de adquisición del servicio. Ver Manual de Adquisiciones Consumo histórico de combustible Presupuesto autorizado Solicitud de pedido de bienes o servicios Solicitud de pedido de bienes o servicios Contrato Proveedor 5. Entrega los vales de combustible por medio de una compañía de traslado de valores mensualmente, así como la factura correspondiente con copia. 6. Recibe los vales y verifica que la cantidad de vales corresponda a la factura, la firma de recibido y entrega, quedándose con la fotocopia misma que archiva. Vales de combustible, factura Vales de combustible, factura Proveedor Resguardatario del vehículo 7. Recibe factura original y tramita para pago. Ver Procedimiento de Cuentas por Pagar Manual de Finanzas 8. Da entrada al almacén de vales de combustible en SIAC (Transacción MIGO) los vales recibidos, integrando las cantidades por denominación. 9. Accesa al SIAC y da de alta (transacción ZPMEX01) los números de folio de los vales por denominación. 10. Elabora solicitud de vales de combustible para dotación normal o extraordinaria de acuerdo a sus necesidades, y recaba las firmas que correspondan. Nota: Las solicitudes se requisitan en los formatos establecidos en las Bases para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de vehículos propiedad de Capufe. 11. Presenta la solicitud anexando la bitácora de consumo de combustible. 12. Recibe y revisa los datos de la solicitud, así como del tipo de dotación solicitada Factura Vales de combustible Vales de combustible Solicitud de vales Gerencia de Innovación Gubernamental 14

Elabora estudio, con base en el consumo histórico de combustible, y determina los requerimientos por cada centro de costos, para efectos de solicitar presupuesto para esta partida.

4 TITULO: PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE CLAVE: 02 UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES PAG. 2 DE 2 FECHA: 18 ABRIL 2006 RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO Dotación extraordinaria Resguardatario del vehículo 13. Revisa físicamente la lectura del odómetro y el histórico del kilometraje del vehículo en el SIAC (transacción ZPMEX001) Continúa en la actividad 16 Dotación Normal / Mensual 14. Revisa físicamente la lectura del odómetro y coteja contra el kilometraje reportado en la bitácora, verificando que coincidan ambas cifras. No coincide el kilometraje 15. Devuelve la solicitud y bitácora, e informa motivos de rechazo, solicitando se compruebe el consumo de los vales asignados en la dotación anterior. Fin Si coincide el kilometraje 16. Crea registro en SIAC (transacción ZPMEX001) con los datos de la bitácora, número económico del vehículo, rendimiento, tipo de dotación, tipo de combustible, fecha de entrega, kilometraje asignado, kilometraje inicial del mes y genera recibo de vales de combustible y lubricantes. 17. Presenta al responsable recibo anexo a los vales. 18. Recibe, coteja los vales y el recibo, firma de conformidad y entrega acuse. 19. Recibe acuse y elabora en SIAC (Transacción MB1A) salida del almacén de vales de combustible, de los vales entregados, por denominación y por centro de costos según corresponda. 20. Archiva en el expediente del vehículo correspondiente, integrando la solicitud y bitácora. Recibo de vales de combustible Recibo de vales de combustible y Vales Recibo de vales de combustible y Vales y Recibo de vales de combustible Termina el procedimiento 15 Gerencia de Innovación Gubernamental

Revisa físicamente la lectura del odómetro y el histórico del kilometraje del vehículo en el SIAC (transacción ZPMEX001) Continúa en la actividad 16 Dotación Normal / Mensual 14.

5 Página 1 de 3 Titulo DE Autorizado: 18/04/2006 Área: SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN O SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMÓN. DEL CONEXO INDUSTRIAL Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR Sustituye: 14/02/2006 SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES / PROVEEDOR INICIO ESTUDIO ELABORA ESTUDIO DE LOS REQUERIMIENTOS POR CADA CENTRO DE COSTOS, PARA EFECTOS DE SOLICITAR EL PRESUPUESTO PARA LA PARTIDA DE S PRESUPUESTO AUTORIZADO DISTRIBUYE EL PRESUPUESTO AL RECIBIRLO, DE LA PARTIDA DE, POR CADA CENTRO DE COSTOS SEGÚN CORRESPONDA EN SISTEMA SAP (TRANSACCIÓN FMBB) 2 1 VER PROCEDIMIENTO PARA LA INTEGRACIÓN DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO -MANUAL DE FINANZAS CONTRATO SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIO LLEVA A CABO EL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO 4 VER MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES FACTURA ENTREGA LOS MENSUALMENTE, A TRAVES DE COMPAÑÍA DE TRASLADO DE VALORES Y ENTREGA FACTURA CON COPIA 5 SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS ELABORA SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE S EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51N), ESTABLECIENDO PARA CADA CENTRO DE COSTOS TECHO PRESUPUESTAL 3 FACTURA RECIBE LOS VALES Y VERIFICA LA CANTIDAD DE VALES CONTRA LA FACTURA, GENERA FOTOCOPIA Y ARCHIVA FACTURA FOTOCOPIA 6 FACTURA RECIBE FACTURA ORIGINAL Y TRAMITA PAGO 7 DA ENTRADA AL ALMACÉN DE VALES DE EN SIAC (TRANSACCIÓN MIGO), LOS VALES RECIBIDOS POR DENOMINACIÓN 8 VER MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR - MANUAL DE FINANZAS ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ZPMEX001) Y DA DE ALTA LOS FOLIOS DE LOS VALES POR DENOMINACIÓN 9 A 16

ESTUDIO DE LOS REQUERIMIENTOS POR CADA CENTRO DE COSTOS, PARA EFECTOS DE SOLICITAR EL PRESUPUESTO PARA LA PARTIDA DE S PRESUPUESTO AUTORIZADO DISTRIBUYE EL PRESUPUESTO AL RECIBIRLO, DE LA PARTIDA DE,

6 Página 2 de 3 Titulo DE Autorizado: 18/04/2006 Área: SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN DE ADMON., SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMINISTRACIÓN DEL CONEXO INDUSTRIAL Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR Sustituye: 14/02/2006 RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / PROVEEDOR A DE ELABORA PARA DOTACIÓN NORMAL O EXTRAORDINARIA Y RECABA FIRMAS 10 NOTA: LAS SOLICITUDES SE REQUISITAN DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS Y EN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS EN LAS BASES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DE. DE PRESENTA SOLICITUD ANEXA A DE CONSUMO DE 11 DE RECIBE Y REVISA LOS DATOS DE LA SOLICITUD Y EL TIPO DE DOTACIÓN 12 EXTRAORDINARIA TIPO DE DOTACIÓN NORMAL / MENSUAL DE DE REVISA FÍSICAMENTE LA LECTURA DEL ODÓMETRO Y EL HISTÓRICO DEL KILOMETRAJE DEL VEHÍCULO EN SIAC (TRANSACCIÓN ZPMEX001) 13 REVISA FÍSICAMENTE LA LECTURA DEL ODÓMETRO Y COTEJA CONTRA EL KILOMETRAJE DE LA, VERIFICANDO QUE COINCIDAN 14 SI COINCIDE EL KILOMETRAJE? NO DE CREA REGISTRO EN SIAC (TRANSACCIÓN ZPMEX001), INTEGRA DATOS DE LA Y GENERA RECIBO 16 DEVUELVE SOLICITUD Y, INFORMANDO MOTIVOS Y SOLICITA COMPRUEBE LA DOTACIÓN ANTERIOR 15 B FIN 17

ELABORA PARA DOTACIÓN NORMAL O EXTRAORDINARIA Y RECABA FIRMAS 10 NOTA: LAS SOLICITUDES SE REQUISITAN DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS Y EN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS EN LAS BASES PARA LA ASIGNACIÓN,

7 Página 3 de 3 Titulo DE Autorizado: 18/04/2006 Área: SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN DE ADMON., SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMINISTRACIÓN DEL CONEXO INDUSTRIAL Manual: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR Sustituye: 14/02/2005 SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO B VALES VALES PRESENTA RECIBO Y VALES 17 RECIBE, COTEJA VALES Y RECIBO, FIRMA DE CONFORMIDAD Y ENTREGA ACUSE 18 BITACORA DE RECIBE ACUSE, ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN MB1A) SALIDA DE DEL ALMACÉN DE, DE LOS VALES ENTREGADOS POR DENOMINACIÓN Y CENTRO DE COSTOS 19 ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO CORRESPONDIENTE, INTEGRANDO LA SOLICITUD Y BITACORA DE 20 TERMINA PROCEDIMIENTO 18

VEHÍCULO B VALES VALES PRESENTA RECIBO Y VALES 17 RECIBE, COTEJA VALES Y RECIBO, FIRMA DE CONFORMIDAD Y ENTREGA ACUSE 18 BITACORA DE RECIBE ACUSE, ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN

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