MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SCI-MN-MP-V1-08. MUNICIPIO DE NARIÑO Nariño Responsabilidad de Todos

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SCI-MN-MP-V1-08 Nariño Responsabilidad de Todos

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. PROCEDIMIENTOS E INDICADORES ELABORACIÓN EL PAC DE INGRESOS Y EGRESOS EFECTUAR PAGOS RECAUDAR TODOS LOS INGRESOS COORDINAR EL PLAN DE DESARROLLO COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN REGISTRAR PROGRAMAS Y PROYECTOS VIABLES TÉCNICA, AMBIENTAL, SOCIOECONÓMICA Y LEGALMENTE ELABORAR EL PLAN ANUAL DE INVERSIONES RECIBIR A PREVENCIÓN LAS QUEJAS O INFORMES RELACIONADOS CON LOS CONFLICTOS Y VIOLENCIA FAMILIAR TRAMITAR Y EXPEDIR RESOLUCIÓN APROBATORIA DE CONSTRUCCIÓN TRAMITAR LA CORRESPONDENCIA EXTERNA TRAMITAR LA CORRESPONDENCIA INTERNA ELABORAR EL PLAN DE COMPRAS SUMINISTRAR LOS ELEMENTOS REQUERIDOS POR LAS DEPENDENCIAS PARA CUMPLIR SUS FUNCIONES DESCARGAR DE INVENTARIOS BIENES OBSOLETOS FORMULACION Y PRESENTACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO ESTUDIAR, APROBAR Y LIQUIDAR EL PRESUPUESTO

3 1. INTRODUCCION La Administración Municipal de Nariño, con el fin de mejorar su eficiencia y su eficacia ha diseñado el manual de Procedimientos Generales y evaluación del sistema de Control Interno, como mecanismo de verificación del control. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS comprende el señalamiento de los pasos a seguir o a ejecutar en determinada actividad u operación, indicando punto a punto los aspectos que componen el proceso, bien sea determinados por una ley o establecidas como norma interna, es decir como diligenciar formularios, las diferentes tareas y registros de información, así como también las dependencias y empleos responsables de su preparación, ejecución y revisión. Los procedimientos sirven para guiar la acción administrativa y exigir responsabilidades. El manual de procedimientos debe estar sometido a un proceso continuo de actualización. El trabajar procesos más que sobre funciones individuales genera mayor integración y conformación de equipos humanos identificados en la búsqueda de resultados comunes, además con su normalización se obtiene calidad en el trabajo. Se pretende que los funcionarios utilicen el manual de procedimientos no como una exigencia legal, sino como una necesidad de orden técnico, indispensable para asignar funciones, responsabilidades, que le sea útil al Jefe de Control Interno para realizar sus informes, y a la alta dirección valorar la participación en los logros institucionales. Con estos procedimientos generales se cumple la misión de la Entidad, sin embargo a medida que la Alcaldía se transforme seguirán saliendo procedimientos que desarrollen estas actividades adicionales.

4 2. PROCEDIMIENTOS

5 Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : FINANCIERA PROCESO : EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO : ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAJA DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se proyectan los recaudos, gastos y saldos de efectivo para la correspondiente vigencia fiscal. OBJETIVO: Estimar cuánto efectivo estará disponible para los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e inversión y porque período de tiempo. ACCION INICIAL: Conocer el Proyecto de Presupuesto del Municipio. ACCION FINAL: Codificación y sistematización de cada rubro. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Tesorería General. DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Tesorería General, Planeación, Dependencias de la Administración Municipal. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES:

6 CARGOS Tesorero General Jefe de Planeación RESPONSABILIDADES Elaboración del PAC de ingresos y egresos de las rentas de destinación específica y el de recursos propios. Coadyuvar al Tesorero General en la revisión del PAC. INFORMACION REQUERIDA: Proyecto de rentas y gastos, análisis históricos de tres (3) años de los recaudos y gatos mensuales, detalle de desembolso mensuales por dependencia. PRODUCTO: PAC de ingresos y egresos con recursos de destinación especial y recursos propios. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Decreto 111/96, Ley 136/94, Ley 60/93, Acuerdo Municipal. FACTORES DE CONTROL: 1. Destinación indebida de los fondos. 2. Descoordinación en los pagos. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: El PAC deberá estar clasificado en la misma distribución del Presupuesto y será prediseñado porcada jefe de dependencia según las pautas impartidas por el Tesorero General, quien hará la correspondiente consolidación. El PAC y las modificaciones serán aprobadas únicamente por el Consejo Municipal de Política Fiscal, COMFIS. El tope para elaborar el PAC correspondiente a las apropiaciones de cada vigencia fiscal, será el valor del presupuesto de ese período. EL Tesorero General debe evaluar la ejecución del programa anual mensualizado de caja PAC, con el fin de comparar los resultados proyectados con los resultados reales e identificar las razones que originaron las variaciones y poder establecer posibles

7 modificaciones tanto del presupuesto como del PAC inicialmente aprobado. INDICADOR: Se recomienda que la medición se realice de manera mensual para efectos de garantizar la adecuada distribución de los ingresos y distribuir el presupuesto equitativamente en todas las épocas del año. TOTAL PPTO PAC INGRESOS TOTAL PPTO APROBADO TOTAL PPTO PAC GASTOS TOTAL PPTO APROBADO Nariño Responsabilidad de Todos

8 ÁREA DE GESTIÓN : FINANCIERA PROCESO : EJECUCION DEL PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO : EFECTUAR PAGOS DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se cancelan los compromisos a cargo de la Administración Municipal, determinados en el PAC de egresos. OBJETIVO: Garantizar una gestión óptima de las operaciones de egresos que permita obtener información oportuna, exacta y válida sobre la destinación final de los fondos recaudados. ACCION INICIAL: Entregar al Alcalde el PAC de egresos y el posible escenario financiero del año. ACCION FINAL: Consolidar la ejecución de gastos con destino a la rendición de cuentas a la Contraloría Departamental. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Tesorería General. DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Tesorería General, Dependencias de la Administración Municipal. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Tesorero General RESPONSABILIDADES Enviar al Alcalde el PAC de egresos, certifica la disponibilidad, verifica que el gasto este dentro

9 planificación del PAC. Al momento del pago recibe y revisa la orden de pago, efectúa la liquidación de la cuenta (deducciones y descuentos), elabora y entrega el cheque al beneficiario. Jefes de Dependencia Solicita la disponibilidad presupuestal, ejecuta la inversión o el gasto y realiza informe de interventoria. Tesorero General Expide certificado de disponibilidad, verifica la legalidad del gasto, efectúa registros presupuestales. Auxiliar Tesorería Elaborar la cuenta del pago: registrar en los sistemas la orden de pago y el cheque, y consolida la información, entre los informes correspondientes y organiza para la rendición de cuentas. INFORMACION REQUERIDA: PAC, la orden de pago. PRODUCTO: Hacer efectivo el pago al beneficiario. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Decreto 111/96, Ley 136/94, Ley 60/93, Acuerdo Municipal. FACTORES DE CONTROL: Exceder la apropiación disponible. Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto. Ordenar gastos no autorizados en el presupuesto. Comprometer vigencias futuras sin autorización legal. Omitir expedir irregularmente certificado disponibilidad presupuestal. Prolongar la vigencia fiscal. Ordenar gastos sin facultad legal.

10 Adulterar la cuantía de las apropiaciones. Omitir otros requisitos de tipo contractual. Omitir o expedir irregularmente el acuerdo mensual de gastos. Ordenar o efectuar pagos sin el lleno de los requisitos legales. Ordenar o efectuar pago múltiple de la misma obligación. Omitir o retardar pago de obligaciones legalmente contraídas. Omitir o llevar inadecuadamente la contabilidad presupuestal. No solicitar oportunamente la disponibilidad del PAC ni los correspondientes registros presupuestales. Contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes. Legalizar actos administrativos que no reúnan los requisitos legales y que no se han cumplido. No atender prioritaria y oportunamente los pagos para servicio de la deuda, servicios públicos domiciliarios, servicios personales, pensiones y cesantías, transferencias relacionadas con la nómina. Expedir cheques sin fondos. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Sólo podrá ordenar gastos el Alcalde, o en quien se haya delegado tal facultad por acto administrativo, y acorde a las normas contractuales. Los gastos públicos, deben ser autorizados, con base presupuesto y el Plan Anual Mensualizado de Caja, PAC. Las obligaciones y compromisos que a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal no se hayan podido cumplir y que estén legalmente contraídas y desarrollen el objeto de la apropiación, se podrán atender únicamente con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal siguiente. Cada órgano comunicará antes del cinco (05) de enero del año siguiente a la Tesorería General una relación detallada de las cuentas por pagar a 31 de diciembre, junto con el programa de pagos correspondientes. Ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Concejo Municipal para comprometer vigencias futuras. Para las modificaciones a la planta de personal si se incrementa los costos actuales, se requiere de certificados de viabilidad presupuestal expedido por Tesorero General, en el cual se garantice la posibilidad de atender esta modificación.

11 Los órganos que hacen parte del presupuesto general del Municipio (Concejo, Personería) deberán llevar el registro y el control de la ejecución presupuestal y la Tesorería ejercerá el control financiero y económico. Se deben efectuar los descuentos en nómina y otros autorizados previamente de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes. Para el pago de horas extras debe existir autorización previa. Las chequeras serán solicitadas únicamente por el funcionario competente. Las chequeras y cheques, deberán depositarse en cajas de seguridad. Los cheques anulados deberán adherirse al talonario respectivo y hacerse un acta de destrucción del mismo. Los cheques no reclamados por los beneficiarios, deberán anularse después de treinta (30) días calendario, y los no cobrados dentro de los seis (6) meses posteriores a su giro, previa averiguación de los motivos y comunicando al banco tal hecho. Los cheques a favor de entidades oficiales deberán elaborarse con el nombre completo del organismo y con sello de cruzado. Para entregar los cheques a personas diferentes al beneficiario, requiere de autorización previa. Los empleados de la Tesorería que recauden, paguen o custodien valores deberán disponer de fianza y pólizas de seguros vigentes. INDICADOR NORMAS CUMPLIDAS TOTAL NORMAS ADMINISTRATIVASDE CONTROL Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : FINANCIERA PROCESO : ADMINISTRACION DE RECURSOS MUNICIPALES

12 PROCEDIMIENTO : RECAUDAR TODOS LOS INGRESOS DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se establecen y recaudan impuestos, tasas y contribuciones en efectivo o cheque, que por pagos hacen las personas naturales o jurídicas a favor del tesoro municipal. OBJETIVO: Lograr una administración eficiente del recaudo. ACCION INICIAL: Elaborar el PAC de Ingresos. ACCION FINAL: Elaborar la ejecución de ingresos con destino a la rendición de cuentas de la Contraloría Departamental. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Tesorería General DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Tesorería General. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABLES: CARGOS Tesorero General RESPONSABILIDADES Conocer al PAC de ingresos, informa a los funcionarios competentes sobre los cambios en los recaudos y liquidaciones, analiza la información emitida por su despacho, firma la información para enviar a la Contraloría

13 Tesorero General Auxiliar Tesorería Auxiliar Tesorería Aux.Adm.Alcaldía General de Cundinamarca. Efectúa cambios en los programas sistematizados, emite facturación y entrega la facturación para ser distribuida a los contribuyentes. Recaudar los dineros por los diferentes conceptos que ingresan a la tesorería y rendir diariamente cuentas al Tesorero Municipal. Registrar los movimientos de tesorería en los sistemas y emitir oportunamente la información para la toma de decisiones y organizar las cuentas para la rendición. Reparte a los usuarios las facturas de impuestos. INFORMACION REQUERIDA: Facturas de liquidación de impuestos. PRODUCTO: Recaudo. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Decreto 111/96, Ley 136/94, Ley 60/93, Acuerdos Municipales y normas que establezcan los diferentes impuestos. FACTORES DE CONTROL: No tener claridad sobre las fuentes u orígenes de los ingresos de la entidad. Desconocimiento de las normas tributarias y legales que regulan cada concepto de ingreso tributario, no tributario y recursos del crédito. No establecimiento de mecanismos y procedimientos para el recaudo de cada concepto. Manejo inadecuado de los fondos. Negligencia en el recaudo de rentas.

14 Apropiarse de dineros públicos. Omitir cuenta corriente separada para el manejo de las rentas de destinación especifica. Traslado irregular de fondos. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Los ingresos que perciba el Municipio, deben estar debidamente respaldadas por comprobantes prenumerados o facturas emitidas por el ente. Los comprobantes de ingresos deben contener fecha, beneficiario, concepto, valor y las firmas de los responsables y códigos presupuestal. Los dineros recaudados deberán consignarse el mismo día o al día hábil siguiente, en casos contrarios se tomarán medidas adecuadas para la seguridad y custodia del efectivo. Los ingresos por concepto de los diferentes fondos deben ser exactos a los saldos de los libros auxiliares. Mensualmente deberá efectuarse las conciliaciones bancarias, de acuerdo con los procedimientos de auditoría establecidos por la contraloría departamental. Se deben llevar registros auxiliares para cada una de las rentas e ingresos. Los recaudos se deberán clasificar por clase y fondo. Los recibos expedidos deben corresponder con el valor consignado. Queda totalmente prohibido cambiar cheques por tesorería de rentas municipales. Deberá expedir el boletín diario de caja y bancos. No podrá manejarse fondos de la misma naturaleza en dos (2) o más cuentas corrientes. Todas las consignaciones deberán tener firma y sello del banco, e impresión de la registradora. Las notas créditos deberán contabilizarse oportuna y adecuadamente. Se debe hacer mínimo un arqueo de fondos mensual de los recursos recibidos en Tesorería. INDICADOR

15 NORMAS CUMPLIDAS TOTAL NORMAS ADMINISTRATIVASDE CONTROL Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : PLANEACIÓN PROCESO : PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN

16 PROCEDIMIENTO : COORDINAR EL PLAN DE DESARROLLO DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se evalúa el acuerdo programático y su concreción en el Plan de Desarrollo (Plan de Gobierno). OBJETIVO: Fortalecer los procesos planificadores y de gestión pública Municipal, expresando en el Plan, la situación o el resultado esperado, para solucionar el problema en un tiempo determinado. ACCION INICIAL: Diagnóstico situación del Municipio. ACCION FINAL: Aprobación Plan de Desarrollo. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Alcaldía Municipal, Planeación. DEPENDENCIAS E INSTANCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Comunidad, Alcaldía Municipal, Jefe de Planeación y demás dependencias de la Administración Municipal, Concejo Municipal de Planeación, Concejo de Gobierno, Concejo Municipal. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Alcalde Jefe de Planeación RESPONSABILIDADES Convocar oportunamente al Concejo de Gobierno, para avalar al plan de desarrollo, y al Concejo Municipal de Planeación, para su aprobación. Coordinar la Elaboración del plan de desarrollo.

17 Miembros Concejo Municipal De Planeación Concejo Municipal Analizar, emitir concepto y formular recomendaciones. Estudiar y aprobar el plan de desarrollo. INFORMACION REQUERIDA: Indicadores de desarrollo social y diagnóstico y planes de ordenamiento territorial. PRODUCTO: El plan de desarrollo municipal. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Ley 152/94, Ley 136/94, Ley 60/93, Ley 131/94. FACTORES DE CONTROL: Desconocimiento por parte de Alcalde Electo de la realidad Municipal. No consultar el Plan de Desarrollo del Alcalde Anterior. Desconocimiento de los Planes Sectoriales. No tener claridad en la formulación de programas y proyectos. No identificar las fuentes de financiamiento. Desconocimiento de la capacidad del recurso humano con que cuenta la Administración Municipal. No convocar a todas las fuerzas vivas del Municipio NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Establecer distinción nítida entre la planificación a corto, mediano y largo plazo. En el plan de desarrollo se deben adoptar políticas, que contengan aspectos relevantes de la problemática de la entidad territorial y acorde al plan de ordenamiento territorial. El plan de desarrollo debe estar articulado con los planes regionales, departamentales y nacionales. En la elaboración del plan de desarrollo se debe definir claramente los objetivos metas y estrategias. Realizar estudios previos de los recursos financieros, humanos y materiales requeridos por el plan, los programas y proyectos. Se debe prever sistemas financieros para aquellos proyectos que aún no cuentan con los recursos suficientes.

18 Debe existir un orden de prioridades para la ejecución de las actividades. Establecer sistemas para informar a los funcionarios acerca de los objetivos diseñados en el plan. Asignar RESPONSABILIDADES, tanto de cumplimiento de los objetivos como del desarrollo de las actividades. Las autoridades de las entidades territoriales definirán los alcances y los procedimientos para la elaboración, aprobación, ejecución, evaluación y seguimiento de los planes, de acuerdo con sus usos y costumbre, atendiendo a los lineamientos de la ley y a concertación de la planeación de las demás entidades administrativas. INDICADOR Se encuentran en la matriz de indicadores del plan de desarrollo municipal. Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : PLANEACIÓN PROCESO : PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN PROCEDIMIENTO : COORDINAR LA ELABORACIÓN DE LOS PLANES DE ACCION DEFINICION: Procedimiento mediante el cual cada dependencia preparará su respectivo Plan de Acción, para la ejecución del Plan de Desarrollo.

19 OBJETIVO: Fortalecer los procesos planificadores y de la gestión pública Municipal. ACCION INICIAL: Elaboración listado de necesidades por dependencia para integrar al Plan de Acción Anual. ACCION FINAL: Desarrollo de cronograma de actividades. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Dependencias de la Administración Municipal. DEPENDENCIAS E INSTANCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Planeación, Dependencias Administración Municipal. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Jefes de Dependencia Jefe de Planeación Alcalde - Concejo Gobierno RESPONSABILIDADES Identificar acciones, proyectos y metas a alcanzar y calcular sus correspondientes costos. Evaluar la ejecución de planes y proyectos. Analizar prioridades, aprobar el plan de acción y efectuar correctivos según evaluación. INFORMACION REQUERIDA: Plan de desarrollo. PRODUCTO: Plan de acción.

20 NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Ley 152/94, Ley 136/94, Ley 60/93. FACTORES DE CONTROL: No tener definidos la Misión de la Entidad y de cada dependencia. No existencia del Banco de Programas y Proyectos. No identificación de las fuentes de financiamiento. Falta de claridad en la confrontación. Falta de capacitación en la formulación y evaluación de proyectos. Desconocimiento de la capacidad del recurso humano con que cuenta la Administración Municipal. No tener un control en el manejo del recurso financiero. Falta de capacitación en el manejo, formulación y desarrollo de presupuestos. Requerir las dependencias elementos no necesarios. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Con base en los planes generales del municipio, cada dependencia conformará el comité operativo para que anualmente preparen su plan de acción, con la coordinación de la oficina de planeación y lo someterá a la aprobación del respectivo Concejo de Gobierno. Cada dependencia elaborará un programa de trabajo el cual debe contener: acciones, metas, actividades, responsables, cronograma de actividades y flujo de pagos por actividades. Se deben desagregar los planes, programas y proyectos de conformidad con las prioridades. Establecer fechas y mecanismos adecuados para evaluar, actualizar y revisar el plan de acción. Planeación Municipal debe elaborar con base en los lineamientos del Plan de desarrollo y de las funciones que le señale la ley, un plan indicativo con planes de acción anuales que se constituirán para la posterior evaluación de resultados. Para la elaboración del plan de acción se debe tener en cuenta los siguientes principios generales: autonomía, ordenación de competencias, coordinación consistencia, prioridad del gasto público social, continuidad, participación sustentabilidad ambiental, desarrollo armónico, proceso de planeación, eficiencia, viabilidad, coherencia, conformación de los planes de desarrollo, concurrencia, subsidiaridad, complementariedad.

21 La administración municipal deberá preparar y evaluar los programas que vayan a ser ejecutados, en el desarrollo de los lineamientos del plan y para su cumplimiento. INDICADOR No PLANES DE ACCION POR DEPENDENCIA No TOTAL DE PLANES DE ACCION ANUAL Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : PLANEACIÓN PROCESO : ADMINISTRACIÓN DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS PROCEDIMIENTO : REGISTRAR PROGRAMAS Y PROYECTOS VIABLES TÉCNICA, AMBIENTAL, SOCIOECONÓMICA Y LEGALMENTE DEFINICION:

22 Procedimiento mediante el cual se recibe, procesa y gestionan las demandas de las diferentes dependencias y comunidad organizada, para lograr el desarrollo del Municipio. OBJETIVO: Apoyar el proceso de asignación seguimiento de la inversión del Municipio, para lograr una mayor eficiencia en el gasto público, con base en el Plan de Desarrollo. ACCION INICIAL: Recepción de necesidades de las diferentes dependencias y Lideres Comunitarios. ACCION FINAL: Presentación a la Gobernación Departamental proyectos para obtener cofinanciación Nacional o Departamental. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Jefatura de Planeación. DEPENDENCIAS E INSTANCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Alcaldía Municipal, Comunidad, Planeación, Dependencias de la Administración Municipal. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS RESPONSABILIDADES Comunidad y/o Dependencias Presenta la necesidad de realizar un proyecto o programa. Secretaria de Planeación Recibe proyecto, revisa información y registra según metodología. Jefe de Planeación Analiza viabilidad social, técnica y económica y presenta proyectos al Consejo de Gobierno. Alcalde Prioriza proyecto, presenta proyectos a la entidad

23 cofinanciadora. INFORMACION REQUERIDA: Proyectos de la comunidad o dependencias. PRODUCTO: Viabilidad. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Ley 152/94, Ley 136/94, Ley 60/93. FACTORES DE CONTROL: No identificación de las fuentes de financiamiento. Falta de capacitación en la formulación y evaluación de proyectos. Desconocimiento de la capacidad del recurso humano con que cuenta la Administración Municipal, para la formulación y evaluación de proyectos. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Se debe cubrir aspectos relativos a la identificación, formulación y evaluación de los proyectos, la programación y evaluación de los recursos, el seguimiento y el control a la ejecución y la evaluación de los resultados obtenidos. Hacer seguimiento y evaluación de los objetivos y metas de planes y programas. Para administrar el sistema de información sobre los programas y proyectos de la entidad territorial se debe tener en cuenta lo siguiente: - Radicar los proyectos que se reciban de las secretarias y demás dependencias. - Remitir los proyectos que se reciban sin concepto de viabilidad a la entidad o dependencia responsable de ello. - Registrar los proyectos que tengan concepto de viabilidad.

24 - Mantener actualizado el sistema de información sobre los programas y proyectos. - Generar listados de programas y proyectos de cada sector que sirvan como base para el proceso de presupuestación y programación de las inversiones. - Producir información agregada sobre los programas y proyectos para análisis económico. Se debe diseñar, orientar y dirigir la estrategia de capacitación y asistencia técnica sobre el banco de programas y proyectos. El grupo técnico se encargará de trabajar en coordinación con las dependencias, la preparación de los planes sectoriales y de los proyectos y programas de inversión que de ellos se deriven. El grupo técnico participará dentro del proceso de priorización de los proyectos y en la programación de las inversiones y posteriormente coordinará la evaluación y seguimiento a los proyectos que reciban recursos para su ejecución. INDICADOR No DE PROYECTOS EJECUTADOS No TOTAL DE PROYECTOS ELABORADOS Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : PLANEACION PROCESO : PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN PROCEDIMIENTO : ELABORAR EL PLAN ANUAL DE INVERSIONES DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se señalarán los proyectos de inversión a ejecutar financieros o cofinanciados con recursos del presupuesto, clasificados por sectores, órganos y programas. OBJETIVO:

25 Guardar concordancia con el Plan Municipal de inversiones de mediano y corto plazo, establecido en el Plan de Desarrollo del Municipio y Plan de Ordenamiento Territorial. ACCION INICIAL: Reunión con los jefes de dependencia para analizar los proyectos a ejecutar en el año siguiente. ACCION FINAL: Incluir en el Proyecto de Presupuesto General del Municipio, el Plan Anual de Inversiones, aprobado por el COMFIS, el cual será presentado para su aprobación al Concejo Municipal, en las sesiones ordinarias del mes de Noviembre. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Jefe de Planeación. DEPENDENCIAS E INSTANCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Jefe de Planeación, Dependencias Administración Municipal, Tesorería General. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS RESPONSABILIDADES Jefe de Planeación Convoca a los jefes de dependencia para analizar los proyectos y programas a ejecutar y elabora el plan de inversiones. Alcalde Entregar al Tesorero General plan de inversiones, para incluir en el presupuesto general de municipio. Tesorero General Incluir plan de inversiones en el proyecto general del municipio. Concejo de Gobierno Analiza el proyecto de inversión y propone recomendaciones. INFORMACION REQUERIDA:

26 Plan de desarrollo y banco de programas y proyectos. PRODUCTO: Plan de inversión. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Ley 152/94, Ley 136/94, Ley 60/93, Decreto 111/96, Decreto 2680/93 y Acuerdo Municipal. FACTORES DE CONTROL: Cambio de políticas a nivel nacional. Falta de coordinación entre jefes de dependencias, en la formulación de proyectos. Omisiones de presentación y desarrollo de la ejecución del Plan Anual de Inversión por parte de las secretarías y/o direcciones involucradas en el proceso. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: El programa anual de inversiones deberá señalar los proyectos de inversión a ejecutar financiados o cofinanciados con recursos del presupuesto, clasificados por sectores órganos y programas. El plan anual de inversiones debe guardar concordancia con el plan de desarrollo. Planeación debe diseñar y organizar los sistemas de evaluación de gestión y de resultados de la administración, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión. El municipio presentará semestralmente a planeación departamental, el plan de inversiones y los informes correspondientes sobre su ejecución y modificación. Las participaciones para sectores sociales se asignarán con forme a la siguiente regla: El alcalde enviará antes del 20 de enero al departamento nacional de planeación, un informe sobre el monto de los ingresos y gastos del municipio según formato preestablecido por planeación Nacional. Se deberá organizar cuentas especiales contables y en entidades financieras independientes del resto de sus cuentas para administrar los recursos.

27 Los saldos de los ingresos corrientes destinados para inversión social, que a diciembre de cada vigencia fiscal no se encuentren comprometidos deberán reasignarse en la siguiente vigencia fiscal, conservando la misma destinación por cada uno de los sectores sociales y proyectados definidos. Los saldos comprometidos y no ejecutados deberán incluirse en la respectiva reserva presupuestal. Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : ADMINISTRATIVA PROCESO : ATENCIÓN AL USUARIO PROCEDIMIENTO : RECIBIR A PREVENCIÓN LAS QUEJAS O INFORMES RELACIONADOS CON LOS CONFLICTOS Y VIOLENCIA FAMILIAR DEFINICION: Procedimiento mediante el cual el usuario es escuchado con atención, permitiéndole así, encontrar respuestas concretas a su necesidad especifica. OBJETIVO: Tomar las medidas de urgencia que sean necesarias.

28 ACCION INICIAL: Presentación personal del usuario a la Inspección Municipal de Policía ACCION FINAL: Cumplimiento de la decisión adoptada. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Inspección Municipal de Policía, Comisaría de Familia. DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Inspección Municipal de Policía, Comisaría de Familia. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Inspector de Policía Inspector de Policía Comisaría de Familia RESPONSABILIDAD Recibir la queja, registrarla y trasladarla al Inspector Municipal de policía. Hacer citación. Estudiar la queja, solicitar pruebas, escuchar los descargos, buscar conciliación, remitir según sea el caso al I.C.B.F. Efectuar allanamientos cuando se requiera y dictar resoluciones. INFORMACION REQUERIDA: Queja o informe. PRODUCTO: Proteger física y moralmente al menor y su familia. NORMATIVIDAD: Constitución política de Colombia, Código del Menor (Decreto 2737/89). FACTORES DE CONTROL:

29 Desconocimiento de la problemática familiar. Recurso humano profesional insuficiente. Falta de vocación y compromiso para fortalecer la familia. Atención inoportuna al usuario. No obtener las pruebas suficientes. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Velar por el debido proceso (Art. 28 C.P.) Competencia para adelantar el trámite a la solución de conflictos y violencia familiar. Respetar los derechos fundamentales de las personas. Velar porque la conducta de los servidores públicos se ajuste a derecho. Caso contrario adelantar los correspondientes procesos disciplinarios, de conformidad por la ley 200/95. El Comisario de Familia o quien haga sus veces, deberá acreditar los requisitos establecidos en el Manual de Funciones y Requisitos. Los funcionarios administrativos que conozcan de procesos o asuntos referentes a menores, deberán tener en cuenta, al apreciar los hechos, los usos y costumbres propios del medio social y cultural en que el menor se ha desenvuelto habitualmente, siempre que no sean contrarios a ley. El organismo competente establecerá programas dedicados especialmente la atención integral de los menores. INDICADOR No DE QUEJAS Y CONFLICTOS RESUELTOS No TOTAL DE QUEJAS Y CONFLICTOS RECIBIDOS

30 Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : ADMINISTRATIVA PROCESO : REGULACIÓN DE URBANISMO Y CONSTRUCCIÓN PROCEDIMIENTO : TRAMITAR Y EXPEDIR RESOLUCIÓN APROBATORIA DE CONSTRUCCIÓN DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se autoriza adelantar obras de construcción, ampliación, modificación de edificaciones o de urbanización, parcelación para la construcción de inmuebles y de terrenos en las áreas urbanas y rurales. OBJETIVO: Lograr el desarrollo urbanístico del Municipio, dando cumplimiento al Plan de Ordenamiento Físico para el adecuado uso del suelo y del espacio físico. ACCION INICIAL:

31 Solicitud escrita por parte del interesado. ACCION FINAL: Expedir la Resolución Aprobatoria de Construcción. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Planeación Municipal. DEPENDENCIAS E INSTANCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Tesorería General, Planeación Municipal. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Jefe de Planeación Secretaria de Planeación Secretaria de Planeación Jefe de Planeación RESPONSABILIDADES Efectúa visita de inspección, revisa documentación, elabora licencia. Elabora licencia Efectúa registros de control. Expide licencia. INFORMACION REQUERIDA: Solicitud escrita por parte del interesado. PRODUCTO: Licencia de Construcción. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia, Ley 9/89 y Ley 3/91. FACTORES DE CONTROL: Dificultad para exigir la matrícula inmobiliaria. Incapacidad administrativa para castigar a los que construyen sin licencia. No cumplimiento de los requisitos legales para la expedición de licencia.

32 NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: El municipio deberá contar con un plan de ordenamiento físico para el adecuado uso del suelo. Para toda construcción, ampliación, modificación, adecuación y reparación, demolición de edificaciones o de urbanización, parcelación para construcción de inmuebles y de terrenos en las áreas urbanas rurales, se deberá expedir licencia de urbanismo o de construcción, las cuales se expedirán con sujeción al plan de ordenamiento físico que para el adecuado uso del suelo y del espacio público. Toda solicitud de licencia debe ir acompañada únicamente de los siguientes documentos: - Copia del folio de matriculado inmobiliario del precio por urbanizar o construir, expedida con anterioridad no mayor a cuatro (4) meses de la fecha de solicitud. - Certificado de existencia y representación legal expedida con anterioridad no mayor a cuatro (4) meses si fuere persona jurídica. - Copia del recibo de pago de impuesto predial en el que figure la nomenclatura alfanumérica del predio. - Identificación y localización del predio. - Copia heliográfica del proyecto arquitectónico. - Un juego de la memoria de los cálculos estructurales de los estudios de suelos y planos estructurales. El Jefe de Planeación deberá ejercer vigilancia y control durante la ejecución de la obra. INDICADOR No DE RESOLUCIONES EMITIDAS No TOTAL DE SOLICITUDES RECIBIDAS

33 Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : ADMINISTRATIVA PROCESO : ADMINISTRACION DE LA CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTO : TRAMITAR LA CORRESPONDENCIA EXTERNA DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se garantiza la recepción, clasificación, seguimiento y archivo a cada documento. OBJETIVO: Normalizar el recibo, distribución y archivo de la correspondencia, así como poder localizar y consultar en forma fácil y rápida cualquier documento o asunto en todo momento. ACCION INICIAL: Recepción de documento. ACCION FINAL: Entrega planilla Control de correspondencia, al Señor Alcalde. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: SECRETARIA GENERAL, Archivo y correspondencia.

34 DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Entidades Públicas y Privadas, Dependencias de la Administración Municipal, Archivo y Correspondencia. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Auxiliar Correspondencia Auxiliar Correspondencia Auxiliar Administrativo Jefes de Dependencia RESPONSABILIDADES Recibir, radicar FORMATO Planilla Control PC - CR - 01, clasificar, asegurar una respuesta oportuna a la correspondencia recibida, así como velar por la conservación de la misma. Distribuir la Correspondencia. Recibir y entregar oportunamente la correspondencia al jefe inmediato. Dar respuesta oportuna a cada documento recibido si esta lo solicita (mediante formato Hoja de Ruta PC - HR 02). En caso de no ser una comunicación que solicite respuesta, dar trámite correspondiente y seguidamente archivar de acuerdo a los procedimientos establecidos. INFORMACION REQUERIDA: Documentación recibida de instituciones o personas públicas o privadas. PRODUCTO: Atención oportuna a la correspondencia recibida. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia.

35 FACTORES DE CONTROL: No reconocimiento de la importancia de la oficina de archivo y correspondencia. No registrar en lugar visible. No codificar por tipo documental o entidad productora. No delegación de la apertura o desempaque. Reposo de más de un ejemplar en archivo. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Difundir por parte de la Administración Municipal, la importancia de la Oficina de Archivo y correspondencia. Aplicabilidad del reglamento interno del archivo (Manual de Procedimientos). Se debe trasladar los documentos recibidos a quien deba decidir, dentro del término legal establecido, de lo contrario es causal de mala conducta. Evitar o impedir la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida de la documentación e información. La Alcaldía debe tener una infraestructura adecuada para la conservación y seguridad física. Además de llevar el control de la correspondencia en los formatos mencionados, se debe llevar base de datos en Excel. FORMATO:

36 ALCALDIA MUNICIPAL DE NARIÑO CUNDINAMARCA PLANILLA DE CONTROL CORRESPONDENCIA RECIBIDA AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA FORMATO PC - CR - 01 PROCESO ADMINISTRACION DE LA CORRESPONDENCIA VERSION 01 PROCEDIMIENTO TRAMITE CORRESPONDENCIA EXTERNA Fecha Radicado Entidad / Persona Funcionario Responsable Asunto Firma Recibido Observaciones FUNCIONARIO RESPONSABLE Nariño Responsabilidad de Todos

37 ALCALDIA MUNICIPAL DE NARIÑO CUNDINAMARCA HOJA DE RUTA DE DOCUMENTOS AREA DE GESTION PROCESO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVA ADMINISTRACION DE LA CORRESPONDENCIA TRAMITE CORRESPONDENCIA INTERNA FORMATO PC - HR - 02 RADICADO VERSION 01 ASUNTO FECHA DEPENDENCIA DE ORIGEN DEPENDENCIA DESTINO RECIBIDO Nariño Responsabilidad de Todos INDICADOR TOTAL CORREPONDENCIA TRAMITADA TOTAL CORRESPONDENCIA RECIBIDA Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : ADMINISTRATIVA

38 PROCESO : ADMNISTRACION DE LA CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTO : TRAMITAR LA CORRESPONDENCIA INTERNA DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se regula la elaboración, despacho y conservación de la correspondencia y documentos de todas y cada una de las dependencias de la Administración Municipal. OBJETIVO: Garantizar la eficacia administrativa de las dependencias de la Administración Municipal, normalizando la elaboración, despacho y archivo de la correspondencia interna. ACCION INICIAL: Orden de elaborar documento u oficio. ACCION FINAL: Entrega Hoja de Ruta del Documento, al Alcalde Municipal o al usuario final interesado. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Secretaría General, Archivo y Correspondencia. DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Dependencias de la Administración Municipal, Archivo y Correspondencia. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Alcalde /Jefes de Dependencia RESPONSABILIDADES Ordenar, elaborar documento y definir destinatario.

39 Auxiliares Administrativos de Dependencia Auxiliar de Archivo Elaborar el formato Hoja de Ruta de Documentos PC - HR 02, tomar firmas y archivar transitoriamente. Recoger oportunamente la documentación que producen las dependencias y distribuir a los destinatarios. Recibir, revisar, radicar, registrar, archivar y conservar la documentación producida por las dependencias y distribuir a los destinatarios. PRODUCTO: Envío oportuno al destinatario del oficio, memorando, o comunicación. NORMATIVIDAD: Constitución Política de Colombia. FACTORES DE CONTROL: Despacho individual de la correspondencia. No radicar en la hoja control. Número de copias innecesarias. Manejo de archivos individuales. No elaboración de los documentos según normas del Icontec. No recoger y distribuir oportunamente la correspondencia. Manejo inadecuado de las entradas y salidas de los documentos bajo custodia. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Difundir por parte de la Administración Municipal, la importancia de la Oficina de Archivo y correspondencia. Acatar en los términos establecidos por el Código Contencioso Administrativo, el derecho de petición, de lo contrario es casual de mala conducta.

40 Se debe elaborar base de datos en Excel de la correspondencia enviada por la Entidad y sus dependencias. La demora en forma injustificada de la producción de actos administrativos, su comunicación o notificación será causal de mala conducta. Art. 76 Código Contencioso Administrativo. Cumplir y hacer cumplir el Reglamento Interno del Archivo (Manual de Procedimientos). FORMATO: ALCALDIA MUNICIPAL DE NARIÑO CUNDINAMARCA HOJA DE RUTA DE DOCUMENTOS AREA DE GESTION PROCESO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVA ADMINISTRACION DE LA CORRESPONDENCIA TRAMITE CORRESPONDENCIA INTERNA FORMATO PC - HR - 02 RADICADO VERSION 01 ASUNTO FECHA DEPENDENCIA DE ORIGEN DEPENDENCIA DESTINO RECIBIDO Nariño Responsabilidad de Todos En el siguiente formato se registra la correspondencia enviada a Entidades y personas ajenas a la Entidad:

41 AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA FORMATO PC - CR - 03 PROCESO ADMINISTRACION DE LA CORRESPONDENCIA VERSION 01 PROCEDIMIENTO TRAMITE CORRESPONDENCIA ENVIADA DEPENDENCIA ORIGEN ALCALDIA MUNICIPAL DE NARIÑO CUNDINAMARCA PLANILLA DE CONTROL CORRESPONDENCIA ENVIADA Fecha Consecutivo Entidad / Persona Persona a quien dirige Asunto INDICADOR TOTAL CORREPONDENCIA REGISTRADA EN FORMATOS TOTAL CORRESPONDENCIA ENVIADA Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : ADMINISTRATIVA

42 PROCESO : ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FISICOS PROCEDIMIENTO : ELABORAR EL PLAN DE COMPRAS DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se recibe y se procesa, las demandas de bienes formuladas por las dependencias de la Administración Municipal, para luego elaborar el Plan de Compras. OBJETIVO: Lograr un aprovisionamiento razonable y planificado que posibilite una mejor atención a la comunidad así como evitar gastos innecesarios. ACCION INICIAL: Envío de formato a Jefes de Dependencia. ACCION FINAL: Incorporación al Proyecto de Presupuesto el Programa General de Compras. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: ALMACEN DEPENDENCIAS E INSTANCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Almacén y las demás Dependencias de la Administración Municipal. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Almacenista RESPONSABILIDADES Solicitar oportunamente información sobre plan de necesidades, consolidar la información y efectuar análisis.

43 Jefes de Dependencia Tesorero General Alcalde Municipal Elaborar oportunamente formato de necesidad de elementos de consumo o devolutivos, bajo los principios de economía. Certificar la disponibilidad presupuestal. Aprobar plan de compras. INFORMACION REQUERIDA: Plan de necesidades por dependencias, registros históricos, Disponibilidad presupuestal. PRODUCTO: Programa de Compras Consolidado. NORMATIVIDAD: Ley 87/93, Ley 80/93. FACTORES DE CONTROL: No manejo de información sobre registros históricos dado que puede existir stock de elementos que se pueden volver a comprar. Ausencia de políticas relacionadas con la administración de los recursos físicos. Adquisición y programación de los recursos físicos no acorde con las prioridades administrativas y proyectos a ejecutar. No dimensionamiento y mala interpretación a las necesidades y demandas sociales. No integración del Plan de Compras, al Presupuesto Municipal. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: La persona encargada de manejar un stock mínimo de inventario debe contar con formación en aspectos administrativos y/o tecnológicos, tales como calidad total, servicio al cliente, la informática básica y los programas específicos para la administración de existencia, y lo relativo a la legislación.

44 Se debe brindar capacitación en manejo de indicadores de gestión, al igual que en el manejo de inventarios. Se requiere de espacios físicos apropiados y con las debidas normas de seguridad, para evitar pérdidas y deterioro de los elementos almacenados. El acondicionamiento de los bienes, deberá hacerse en forma ordenada, lugares accesibles, y con mecanismos que hagan fácil su identificación. El Plan de Compras debe elaborarse a más tardar al finalizar el mes de agosto. FORMATO: ALCALDIA MUNICIPAL DE NARIÑO CUNDINAMARCA PLANILLA CONTROL ENTRADA DE BIENES A ALMACEN AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA FORMATO PC - ALM - EB - 01 PROCESO ALMACEN PROCEDIMIENTO ENTRADA DE BIENES A ALMACEN FECHA DE ADQUISICIÓN PLANILLA DE ENTRADA No. DESCRIPCIÓN UNIDADES COSTO UNITARIO VALOR TOTAL TOTALES RESPONSABLE DEL AREA

45 ALCALDIA MUNICIPAL DE NARIÑO CUNDINAMARCA PLANILLA CONTROL SALIDA DE BIENES DE ALMACEN AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA FORMATO PC - ALM - SB - 01 PROCESO ALMACEN FECHA DE SALIDA PROCEDIMIENTO SALIDA DE BIENES DE ALMACEN PLANILLA DE SALIDA No. DESTINO A DESCRIPCIÓN UNIDADES COSTO UNITARIO VALOR TOTAL NOMBRE DE QUIEN RECIBE TOTALES RESPONSABLE DEL AREA FIRMA DE RECIBIDO ALCALDIA MUNICIPAL DE NARIÑO CUNDINAMARCA 0 AREA DE GESTION ADMINISTRATIVA FORMATO PC - ALM - CI - 01 PROCESO ALMACEN PROCEDIMIENTO CONTROL DE INVENTARIOS FECHA DE ACTUALIZACION PLANILLA DE CONTROL No DESCRIPCIÓN UNIDADES COSTO UNITARIO VALOR TOTAL TOTALES RESPONSABLE DEL AREA Vo Bo Control Interno Contable

46 INDICADOR INVENTARIO DE BIENES FINAL INVENTARIO DE BIENES INICIAL

47 Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : ADMINISTRATIVA PROCESO : ADMNISTRACION DE LOS RECURSOS FISICOS PROCEDIMIENTO : SUMINISTRAR LOS ELEMENTOS REQUERIDOS POR LAS DEPENDENCIAS PARA CUMPLIR SUS FUNCIONES DEFINICION: Procedimiento mediante el cual el Almacenista hace entrega de los elementos solicitados por los jefes de dependencia necesarios para el cabal cumplimiento de sus funciones. OBJETIVO: Identificar clara y detalladamente la salida física y real de un bien. ACCION INICIAL: Solicitud por escrito por parte de jefes de dependencia de elementos de consumo y devolutivos. ACCION FINAL: Inventario final. Rendición de cuentas a Contraloría Departamental. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: ALMACEN DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Almacén, Dependencias de la Administración Municipal, Alcaldía Municipal. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES:

48 CARGOS Auxiliar Administrativo de cada dependencia Jefes de Dependencia Almacenista Alcalde RESPONSABILIDADES Diligenciar formato de pedido y tomar firma al jefe. Legalizar con su firma el pedido. Entregar los elementos solicitados, elaborar orden de salida, tomar firma al Alcalde y jefes de dependencia, rendir cuentas a Contraloría oportunamente. Legalizar salida de pedido diligenciado. INFORMACION REQUERIDA: Formato de pedido diligenciado. PRODUCTO: Entrega de elementos para el funcionamiento de las dependencias. NORMATIVIDAD: Resoluciones Contraloría Departamental y Ley 87/93 FACTORES DE CONTROL: Solicitud de pedidos, en fechas diferentes. No tener existencias en el Almacén. No reportar oportunamente necesidades de elementos. No registrar oportunamente las salidas de Almacén. Solicitar más elementos de los necesarios. Elaborar mal la solicitud de pedido. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Entregar solamente los elementos acordes a las funciones de cada una de las dependencias. No podrá entregarse elementos sin la firma del Jefe de la dependencia. Hacer entrega de pedidos en las fechas estrictamente establecidas. Entregar los elementos previa firma del interesado. Registrar oportunamente en el kárdex la salida de elementos.

49 Elaborar los informes para Contraloría Departamental en los formatos y fechas establecidas. Tener seguro flotante vigente. Vigilar y salvaguardar los bienes encomendados y cuidar de que sean utilizados debida y racionalmente de conformidad con los fines para los cuales fueron adquiridos. INDICADOR No ELEMENTOS SOLICITADOS No ELEMENTOS DESPACHADOS Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : ADMINISTRATIVA

50 PROCESO : ADMNISTRACION DE LOS RECURSOS FISICOS PROCEDIMIENTO : DESCARGAR DE INVENTARIOS BIENES OBSOLETOS DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se descarga del inventario de bienes que por vencimiento del tiempo calculado para su servicio, duración o desgaste debido al uso o fragilidad justifiquen su baja. OBJETIVO: Racionalizar el espacio físico de la Alcaldía Municipal o dependencias. ACCION INICIAL: Solicitud por escrito de Jefe de dependencia, autorización para dar de baja a elementos obsoletos. ACCION FINAL: Notificación anualmente a Contraloría Departamental DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: ALMACENISTA, JEFE DE DEPENDENCIAS. DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Dependencias de la Administración Municipal, ALMACEN. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Auxiliar de cada dependencia y/o Jefes de Dependencia RESPONSABILIDADES Hacer inventario de bienes obsoletos semestralmente, solicitar por escrito la baja de ellos,

51 Almacén Alcalde Municipal descargar de inventarios de almacén, y solicitar aprobación de venta cuando se requiera. Convocar a reunión a: Jefes de Dependencia y Alcalde con el fin de aprobar por acta la baja de bienes inservibles. Aprobar por Resolución la venta de los bienes muebles o inmuebles Inservibles. INFORMACION REQUERIDA: Solicitud por escrito de la baja de inservibles. PRODUCTO: Recuperación de espacio y lucro económico. NORMATIVIDAD: Resoluciones Contraloría Departamental, Ley 80/93. FACTORES DE CONTROL: No hacer análisis de necesidades de bienes, los jefes de dependencia. No registrar en el kárdex la devolución de bienes. NORMAS ADMINISTRATIVAS Y DE CONTROL: Se debe hacer inventario semestral de bienes obsoletos, clasificándolos en recuperables y los incinerables. Se debe recuperar las partes utilizables. Cuando se dan de baja a los bienes obsoletos, deben retirarse inmediatamente de las dependencias y lugares a los cuales hacen parte. Para la venta de bienes obsoletos se requiere de autorización del Concejo Municipal, acorde a la ley 80/93. Si el Alcalde cuenta con facultades por parte del Concejo para este fin, lo pueden hacer directamente. INDICADOR

52 TOTAL INVENTARIO DADO DE BAJA TOTAL INVENTARIO Nariño Responsabilidad de Todos ÁREA DE GESTIÓN : ADMINISTRATIVA PROCESO : ELABORACION DEL

53 PRESUPUESTO PROCEDIMIENTO : FORMULACION Y PRESENTACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO DEFINICION: Procedimiento mediante el cual se define a corto plazo, la programación del gasto público. OBJETIVO: Seleccionar los programas a ejecutar en un año, determinar las metas para cada uno de ellos acordes con el Programa de Gobierno (Plan de Desarrollo). ACCION INICIAL: Revisar los proyectos y necesidades de la futura vigencia. ACCION FINAL: Presentación Proyecto de Presupuesto al Consejo Municipal. DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO: Tesorería General. DEPENDENCIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROCEDIMIENTO: Alcaldía, Jefes de Dependencias. CARGOS QUE PARTICIPAN Y RESPONSABILIDADES: CARGOS Tesorero General RESPONSABILIDADES Recolectar la información presupuestal, consolidarla y analizarla. Elaborar y presentar el proyecto de presupuesto al alcalde en las fechas estipuladas por ley. Proyectar los ingresos, plan anual

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