Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas

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1 Tabla de contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del proceso Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo: Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas Descripción de actividades: Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas 3 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACION... 8

2 1. OBJETIVO Inventariar el material bibliográfico que se encuentra en el Sistema de Bibliotecas en la modalidad de colección abierta y reserva. 2. ALCANCE El proceso inicia definiendo la colección que se va a inventariar, y finaliza con el envío de un reporte del material inventariado y perdido a Auditoría. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices: PDI: Implementar procesos productivos y tecnológicos de calidad Lineamientos: Realizar muestra anual de material bibliográfico a través del proceso de inventario físico, para establecer la cantidad de recursos que no estarán disponibles en el servicio. Elaborar cronograma de inventario, determinando fechas y personal responsable. Anualmente se realizará una capacitación pre-inventario. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del proceso: JEFE SBSER Responsabilidades : Auxiliares de Biblioteca: Recibe capacitación sobre toma física de inventario. Inicia toma física de inventario con la herramienta asignada; debe realizar una lectura de códigos de barras, cuyo registro en la máquina de inventario, asegure que se realizó el inventario. Informar en planilla de avance de inventario, inconvenientes con redes o lectura de códigos de barras.

3 Gestores de Servicio de Información: Recibe la capacitación y cronograma de inventario, distribuye auxiliares en su área para toma física, lleva control de avance de inventario. Recibe reporte de faltantes para proceder a ubicación manual e inventario. Reporta faltantes definitivos. Jefe Administrativo: Elabora el reporte tomado del sistema donde se incluye las colecciones a ser inventariadas de acuerdo a las etapas definidas para pre-inventario, (cronograma: preinventario, toma física, reporte de faltantes, Reporte inventario), inventario y post-inventario, resultados. Jefe de Servicios de Información: Avala inicio de toma física de inventario según cronograma. -Recibe y revisa listado de material bibliográfico a inventariar. Revisa informes de toma física y presenta informe final de inventario donde debe reportar el comparativo entre el material inventariado y el faltante respecto a los informes de preinventario. Solicita cambio de estado de material perdido e inicia proceso de recuperación por compra o por pago de multa. Jefe y Coordinador de Servicios de Información: Presenta cronograma de inventario y personal a cargo de realizarlo. Capacita a todo el personal del área de Servicios sobre la metodología para realizar el inventario. Informa sobre terminación de inventario. 5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo: Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas 5.2. Descripción de actividades: Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Lisita de recursos a inventariar Coordinador de Servicios de Sistema de Bibliotecas Informe de inventario consolidado (incluye recursos inventariados y perdidos). Auditoría

4 No ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Preparación de inventario Se establece el cronograma, los recursos tecnológicos necesarios y se realizan capacitaciones para realizar el inventario de colecciones. Se promueve la divulgación del cronograma de inventario. Esa actividad la puede realizar tanto el Coordinador de Servicios como el Jefe de Servicios. 2 Generar y enviar lista de recursos a inventariar Se genera la lista de la colección a inventariar y se envía al Coordinador de Servicios para su revisión. JEFE ADMINISTRATIV O - SBADM Lista de recursos a inventariar 3 Validar lista de recursos a inventariar Se revisa la lista, filtrando los tipos de ítems a inventariar. 4 Realizar ajustes y solicitar nuevo reporte Se realizan los ajustes necesarios y se le solicita al área Administrativa generar nuevamente el reporte. 5 Remitir lista Se le remite la lista a Auditoría, a la Dirección de Sistema de Bibliotecas y al Gestor de cada sala y cada biblioteca, encargado de hacer el inventario. 6 Hacer inventario Con base en la lista de recursos a inventariar, y recursos de inventariado como máquinas pocket colection, planillas de avance de inventario, señaladores, guantes y tapabocas, se realiza el inventario en cada sala o biblioteca. AUXILIAR BIBLIOTECA - SERVICIOS SISTEMA BIBLIOTECAS 7 Notificar fin de inventario Se notifica al Coordinador de Servicios y al Jefe Administrativo la terminación de la toma física del inventario de su respectiva área. GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB

5 8 Generar y enviar informe de material inventariado por sala/biblioteca Se genera un informe del material inventariado de los recursos faltantes, por cada sala o biblioteca y se envía al Gestor de cada sala por correo electrónico. JEFE ADMINISTRATIV O - SBADM Informe de material inventariado por sala 9 Determinar si hay faltantes Se cruza la lista de material a inventariar y el Informe de material inventariado para determinar si hay recursos faltantes por inventariar. GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB 10 Verificar nuevamente el inventario Se revisa la colección de acuerdo a la numeración topográfica. Los recursos faltantes localizados, se deben apartar para hacer un nuevo inventario. GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB 11 Revisar último préstamo registrado del material En caso de que no se localicen los recursos faltantes, se revisa en el sistema el último préstamo registrado del material bibliográfico, y el último inventario en el que se registró. Esta información se debe relacionar en la planilla respectiva de inventario como informe final. Si durante la búsqueda se ubica material, de igual forma se debe relacionar: UBICADO y NO ENCONTRADO. GESTOR SERVICIOS DE INFORMACIÓN - SERSB 12 Generar informe de perdidos e inventariados Se genera un informe con la información de los recursos considerados 'perdidos' y de los recursos inventariados. Este informe se le envía a Auditoría por correo electrónico. JEFE SBSER Informe de inventario 13 Consolidar reportes de todas las salas Se consolidan todos los informes de inventario de cada sala, en un solo documento. JEFE SBSER Informe de inventario consolidado 14 Cambiar estado a 'perdido' Por solicitud del Jefe de Servicios, la unidad de Análisis de Información debe cambiar el estado del material a 'perdido' en.

6 Inventario de colecciones del Sistema de Bibliotecas MACROPROCESO Recursos académicos 15 Enviar a Auditoría NIVEL 1 Recursos Bibliográficos Se envía el informe de inventario consolidado a Auditoría por correo electrónico. NIVEL 2 Preparación y Mantenimiento del Servicio JEFE SERVICIOS SBSER DEFINICIONES Inventario: Proceso de verificación a través de la toma física de los recursos bibliográficos físicos que se encuentren disponible en las colecciones del Sistema de Bibliotecas, para detectar material bibliográfico faltante. Determinados los faltantes se procederá a su adquisición. Reporte de faltantes: Relación de material bibliográfico no inventariado. Reporte de inventario: Listado de material bibliográfico donde se describe el título, autor, número de clasificación Dewey, código de barras, fecha creación del registro, tipo de material, ubicación habitual, Biblioteca. : Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. Toma física: Proceso de lectura de códigos de barras ubicados en el material bibliográfico para su inventario. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. ISO-9001_2008 Manual de inventario Sistema de Bibliotecas PDI: Sistema de Bibliotecas REGISTRO DE NOTAS FINAL REGLAMENTO SISTEMA DE BIBLIOTECAS FICHA DEL INDICADOR 8. INDICADORES PÉRDIDAS DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Código del indicador IND Responsable del indicador Jefe de Servicios de Información

7 Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Determinar el porcentaje de pérdidas de material bibliográfico Se toman los datos de los informes de inventario finales y se divide el número de ejemplares perdidos sobre el número total de ejemplares que conforman la colección, luego se multiplica por el cien por ciento Porcentaje Fórmula [# ítems perdidos / # ítems de colección] x 100 Variables Limitaciones Fuente de datos Granularidad Periodicidad Numerador: Número de ejemplares no inventariados Denominador: Número total de ejemplares que forma parte de la colección No tener actualizado el total de ítems que conforman la colección Fallas en la verificación postinventario Sistema El indicador se puede obtener por Salas y Biblioteca Satélite Anual después de realizar cada inventario Meta 99% Observaciones RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS FALTANTES Código del indicador IND FICHA DEL INDICADOR Responsable del indicador Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Jefe Administrativo ; Jefe de servicios de Información, Coordinador de servicios de Información Realizar proceso de inventario de las colecciones bibliográficas que conforman el Sistema de Bibliotecas para determinar material bibliográfico faltante. Elaboración de reportes que listen la cantidad de material bibliográfico existente a una fecha de corte. Se procederá a verificar existencias del listado a través de la lectura de códigos de barras para determinar que material no se encuentra en colección físicamente. Ubicado el material faltante se procede a realizar el informe respectivo a Auditoria de la universidad para su información. Se procede recuperación de material bibliográfico faltante. Porcentaje, unidades. Fórmula Variables Limitaciones [ # material bibliográfico inventariado / # material bibliográfico listado de colección para inventario] * 100 % Numerador: Cantidad de material bibliográfico inventariado por toma física. Denominador: Cantidad de material bibliográfico listado para realizar proceso de inventario. No aplica

8 Fuente de datos Granularidad Periodicidad Sistema. Por biblioteca/sala Anual. Meta 100% Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Fallas en la toma física, manipulación indebida de la herramienta utilizada para la toma física, o falla en la red que suministra los datos de aprobación de inventario en el sistema. CALIDAD DE SERVICIO Molestias por los desplazamientos de los auxiliares al realizar la toma física del material. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 13/05/ APROBACION Publicación 12/01/2016 NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante Ingeniera Procesos 13/05/2015 REVISÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 30/11/2015 Alberto Monsalve Coordinador Servicios 30/11/2015 APROBÓ Ricardo Florez Jefe Servicios 30/11/2015